Nessuno può vantare un livello di produttività costante. Tutti, prima o poi, affrontano un calo di produttività.
E non sono solo il venerdì pomeriggio o l'estate a rappresentare un disastro per la vostra produttività. I peggiori nemici sono i temuti lunedì mattina.
Uno studio presentato alla Conferenza della British Cardiovascular Society del 2023 ha rilevato che il lunedì si verificano più infarti che in qualsiasi altro giorno. 😲
Ma perché il lunedì è così stressante per la maggior parte dei professionisti?
Esploriamo la psicologia alla base della depressione del lunedì e come tenerla a bada.
Capire il calo di produttività del lunedì
Sono state condotte numerose ricerche che dimostrano come i dipendenti tendano ad affrontare il lunedì con un senso di sconforto piuttosto che con entusiasmo. Alcuni dei fattori che più comunemente influiscono negativamente sulla produttività e causano il malumore del lunedì sono:
- Fattori di stress persistenti: i problemi irrisolti e le scadenze imminenti della settimana precedente possono causare ansia. Questo rende difficile concentrarsi e portare a termine il lavoro il lunedì
- Jet lag sociale: che si tratti di sacrificare il sonno per socializzare o di cercare di recuperare il riposo perduto, un programma di sonno diverso durante il fine settimana può disturbare il ciclo del sonno, lasciandovi stanchi e meno produttivi
- La mentalità "nuova settimana, nuovo inizio": il lunedì può sembrare il momento perfetto per ricominciare da capo, ma cercare di affrontare tutto potrebbe farti perdere la concentrazione e renderti incline agli errori, stressandoti ulteriormente
- Finestra In arrivo 1000 e qualcosa: trovarsi di fronte a una finestra In arrivo piena zeppa il Monday mattina può essere opprimente. Potresti dover passare le ore di lavoro a setacciare una pila di email arretrate, rimandando il tuo vero lavoro
Un sondaggio condotto da B2B Reviews ha rilevato che il 25% dei dipendenti è meno produttivo il lunedì, il 50% soffre di stress maggiore il lunedì e il 57% vorrebbe che il lunedì fosse parte del fine settimana (una chiara preferenza per la settimana lavorativa di 4 giorni ).
Lo stesso sondaggio approfondisce anche altri due cambiamenti di mentalità nei dipendenti:
- Remote Mondays: il 76% dei lavoratori ibridi preferiva lavorare da casa il lunedì. Ritenevano che questo li aiutasse a iniziare la settimana con calma, evitare lunghi spostamenti e allinearsi con gli impegni familiari
- I lunedì minimi: un dipendente su quattro svolge solo il lavoro più elementare il lunedì, svuotando la finestra In arrivo, partecipando alle riunioni e pianificando la settimana lavorativa
Lo stesso sondaggio ha anche rilevato che i dipendenti in sede erano più inclini a sentirsi stressati il lunedì rispetto ai dipendenti remoti o ibridi.
Strategie per aumentare la produttività del lunedì
Abbiamo visto alcuni fattori comuni che possono portare a bassi livelli di produttività il lunedì mattina. Ora vediamo come affrontarli e diventare più produttivi, in modo da iniziare il lunedì con entusiasmo, energia e slancio.
Iniziare la giornata presto
Uno dei modi più semplici per superare il calo del lunedì mattina è semplicemente iniziare la giornata presto. Questo ti avvantaggia in due modi:
- Ti dà più tempo per preparare e organizzare le attività per una giornata produttiva
- Questo segnala al cervello che è ora di passare alla modalità lavoro, riducendo la probabilità di sentirsi disorientati o demotivati
Iniziare bene il lunedì crea un senso di slancio e di realizzazione che si riflette sul resto della settimana.
Puoi anche utilizzare le ore extra del mattino (e il tempo ininterrotto) per rivedere i tuoi obiettivi settimanali, fissare le tue intenzioni e pianificare le attività per i giorni successivi.
Un modo semplice per farlo è utilizzare uno strumento digitale come ClickUp Whiteboards. Ti offre una tela quasi infinita per visualizzare i tuoi piani. Inoltre, è sempre accessibile (sul tuo laptop e sui dispositivi mobili) e include anche un modello pronto all'uso.
Il modello di lavagna online "Piano di lavoro ClickUp" può aiutarti a suddividere i tuoi obiettivi e progetti, aggiungere attività per ciascun progetto e monitorare i tuoi progressi settimanali da un unico posto.
Utilizzalo per creare il tuo flusso di lavoro ClickUp e visualizzarlo nel modo che preferisci: come elenco, diagramma di Gantt, vista Carico di lavoro o vista Calendario. I commenti integrati, le automazioni, l'IA e gli strumenti di collaborazione semplificheranno ulteriormente la pianificazione dei progetti.
Inoltre, se lavori con dei colleghi, potete collaborare insieme sulla lavagna online, assegnarvi attività, ricevere aggiornamenti sullo stato e visualizzare le vostre sessioni di brainstorming direttamente sulla lavagna.
Suggerimento per esperti: se trovi i lunedì opprimenti, usa le attività di ClickUp per registrare tutte le attività imminenti durante il fine settimana. Puoi raggruppare le attività per categorie per creare un database per diversi tipi di attività. Questo ti libererà la mente e ti consentirà di iniziare il lunedì con una lista di cose da fare chiara.
Dare priorità alle attività
Una volta che sai su quali attività devi lavorare, il consiglio successivo è quello di stabilirne le priorità. Utilizza le Priorità delle attività di ClickUp per classificare le attività in ordine di urgenza e importanza come segue:
- Urgente: attività con scadenze critiche o conseguenze immediate in caso di mancato completamento. (Alta importanza e alta urgenza)
- Alta: attività importanti che devono essere completate presto, ma senza la pressione immediata delle attività urgenti. (Alta importanza e media urgenza)
- Normale: attività standard che contribuiscono al raggiungimento dei tuoi obiettivi ma che possono essere programmate con una certa flessibilità. (Importanza media e urgenza media)
- Basso: attività con impatto minimo o che possono essere delegate o posticipate. (Bassa importanza e bassa urgenza)
In questo modo, avrai una tabella di marcia adeguata per iniziare la tua settimana lavorativa.
Un altro ottimo modo per farlo è seguire la matrice di Eisenhower. Chiamata anche matrice urgente-importante, è un piano di produttività che aiuta le persone a dare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza.
La matrice suddivide le attività in quattro quadranti:
- Urgente e importante: richiedono attenzione immediata e devono essere svolti il prima possibile
- Urgente ma non importante: spesso sono distrazioni, possono essere delegate ad altri o addirittura ignorate se non sono fondamentali
- Importante ma non urgente: essenziali per gli obiettivi a lungo termine, non richiedono un'azione immediata ma necessitano di tempo programmato
- Non urgente e non importante: attività a bassa priorità che possono essere posticipate o eliminate del tutto per dare priorità a progetti più importanti
Mentre alcune persone visualizzano questa matrice su una lavagna online, una versione digitale può essere più utile, soprattutto se hai molti progetti o più collaboratori.
Alcune lavagne online, come ClickUp, dispongono di un modello già pronto della matrice di Eisenhower per aiutarti a iniziare rapidamente.
Il modello di matrice delle priorità di ClickUp può aiutarti a classificare le tue attività in modo da sapere quali hanno un impatto maggiore sui tuoi obiettivi settimanali. Inoltre, qualsiasi attività aggiunta alla lavagna online di ClickUp verrà automaticamente sincronizzata con la soluzione di project management con tutti i dettagli importanti, come le descrizioni delle attività, i livelli di priorità e le date di scadenza.
In alternativa, puoi utilizzare la "Vista Bacheca" per visualizzare le attività in base ai livelli che hai impostato nella matrice delle priorità. Ti offre un approccio strutturato alla gestione delle attività e dei progetti e ti consente di allocare meglio il tuo tempo e le tue risorse.
Pianificare in anticipo
Avere un piano d'azione chiaro può aiutarti a essere preparato e a iniziare rapidamente. Può anche ridurre l'ansia e darti un'idea di ciò che ti aspetta.
Alcuni guru della produttività giurano sul modello delle "tre cose principali", in cui si elencano le tre attività da svolgere ogni giorno. Si tratta di attività estremamente importanti, in genere quelle con priorità 1 e 2 che richiedono un lavoro approfondito e che consentono di avvicinarsi al raggiungimento dei propri obiettivi.
Se sei una persona che procrastina, puoi aggiungere un altro principio a questo: Eat the Frog (Mangia la rana). Questo significa che devi svolgere l'attività più grande e difficile per prima cosa al mattino.
Questo ti toglie un peso enorme dalle spalle. E ti dà una scarica di dopamina che ti accompagna per il resto della giornata (e della settimana).
Utilizzare le pause in modo efficace
Altrettanto importante quanto pianificare le attività è pianificare le pause. Le pause aiutano a concentrarsi meglio nel breve termine, a gestire i livelli di stress e a evitare il burnout nel lungo termine.
Fare brevi pause per semplicemente camminare o prendere un caffè con un collega può aiutarti a distenderti e rilassarti. Se lavori da casa, puoi portare a spasso il cane. Gli animali domestici e la luce del sole sono la combinazione migliore per migliorare l'umore.
Hai una giornata piena? Dedica cinque minuti a fare respiri profondi, stretching o yoga sulla sedia e ti sentirai subito più energico.
Un modo per essere consapevoli delle proprie pause è utilizzare la tecnica Pomodoro: lavorare per 25 minuti e fare una pausa di 5 minuti. Per un lavoro più intenso, è possibile modificare questa tecnica in 50 minuti di lavoro e 10 minuti di pausa, purché si faccia una breve pausa tra un ciclo e l'altro.
Un altro modo per programmare le pause è il blocco del tempo. Crea fasce orarie specifiche per le attività importanti, programma brevi pause per riposarti e rilassarti, oppure alterna periodi di lavoro concentrato e periodi di pausa per gestire meglio il tuo tempo (e le tue priorità).
Se utilizzi ClickUp come strumento di gestione delle attività personali o lavorative, ti consigliamo vivamente il modello ClickUp Daily Time Blocking. Questo modello ti consente di dividere la giornata in fasce orarie mattutine, pomeridiane e serali e di aggiungere attività specifiche (e tempi di inattività) durante la giornata.
Ti dà anche un'idea del tuo piano giornaliero, monitora le ore di massima produttività e ti assicura di avere abbastanza tempo libero per rilassarti e ricaricare le batterie.
Consigli organizzativi per aumentare la produttività
Sapevi che un ambiente disordinato può aumentare i livelli di cortisolo?
Una ricerca ha scoperto che la corteccia visiva di una persona può essere sopraffatta da oggetti non correlati a una particolare attività. Questo rende più difficile concentrarsi.
Ecco perché è importante mantenere pulita e organizzata la propria area di lavoro, che si tratti di un ufficio o di una stanza di casa.
Quando arrivi al lavoro o ti siedi per iniziare la giornata, dedica qualche minuto a organizzare la tua scrivania. Eliminando il disordine, organizzando i documenti e mettendo in ordine gli elementi sparsi, creerai un'area di lavoro pulita e accogliente che favorisce l'efficienza e la produttività.
Comunicazione e riunioni il Monday
Un motivo comune per i lunedì stressanti è trovarsi di fronte a una finestra In arrivo piena. Rispondere a decine di email, messaggi e altre comunicazioni interne può richiedere molto tempo. Prima che te ne accorga, hai perso il controllo della giornata.
Poi ci sono le riunioni del lunedì mattina: aggiornamenti sullo stato dei lavori, standup quotidiani e chiamate strategiche settimanali. Tutte queste attività possono consumare gran parte della giornata, impedendoti di portare a termine il lavoro realmente importante e di grande impatto.
Ecco alcuni modi per evitare che ciò accada:
- Mangia prima la rana: fai sapere ai tuoi colleghi che risponderai ai loro messaggi nella seconda metà della giornata, in modo da poter svolgere prima le attività più importanti
- Adotta metodi di comunicazione asincroni: Riduci il numero di riunioni condividendo gli aggiornamenti di stato in modo asincrono. Pubblicali sul tuo strumento di comunicazione interna, lascia commenti su documenti e attività e, soprattutto, crea una cultura del lavoro in cui i membri del team non si sentano sotto pressione per rispondere immediatamente
- Usa clip video: ogni volta che devi spiegare qualcosa, invia registrazioni video invece di programmare una chiamata. Ciò consente ai tuoi colleghi di rispondere quando hanno tempo
- Spostare le riunioni del lunedì al venerdì (precedente): con questo semplice cambiamento, è possibile ridurre le interruzioni del lunedì e dare a tutti un'idea chiara di cosa aspettarsi nella settimana successiva. Ciò consentirà ai dipendenti di iniziare il loro lavoro non appena inizia la settimana
Se hai in piano di integrare sistemi di comunicazione asincrona nel tuo spazio di lavoro, ClickUp può tornarti utile. Usalo come strumento asincrono unico per collaborare ai tuoi progetti, documenti e altro ancora da un unico posto.
Con ClickUp, puoi lasciare commenti contestuali su ogni attività o documento e collaborare sui documenti in modo asincrono lasciando commenti o taggando i DRI. Puoi anche condividere registrazioni video che approfondiscono feedback o concetti complicati utilizzando ClickUp Clips.
La tua lista di controllo per la produttività del lunedì
Abbiamo riepilogato/riassunto i nostri migliori consigli per la produttività del Monday in una pratica lista di controllo. Copiala nel tuo planner digitale o stampane una copia (o anche più di una!) e raggiungi i tuoi obiettivi!
- Inizia la giornata presto [Monday]
- Pianifica la tua settimana in anticipo [Il venerdì prima di uscire dal lavoro]
- Dai priorità alle tue attività [Il venerdì prima di uscire dal lavoro o la domenica]
- Eliminare o delegare le attività di scarso valore [Monday]
- Utilizza sistemi di produttività come Eat the Frog o Getting Things Done per portare a termine prima le attività più importanti
- Rivedi le tue attività e modifica il tuo piano secondo necessità
- Fai delle pause durante la giornata [Monday]
- Usa uno strumento digitale per la produttività come ClickUp per organizzarti [Durante tutta la giornata]
Inizia la settimana nel modo giusto con ClickUp
Se ti manca la motivazione il lunedì mattina o ti senti mentalmente svuotato all'inizio della settimana, un sistema di organizzazione e produttività può aiutarti a costruire una routine efficiente.
Una piattaforma di produttività come ClickUp può aiutarti a pianificare la settimana successiva. È dotata di una serie completa di strumenti, tra cui strumenti di monitoraggio del tempo, lavagne online, strumenti di gestione delle attività e molto altro, per aiutarti a creare una routine semplice e lineare. Pianifica in anticipo e inizia la settimana con il piede giusto. Iscriviti gratuitamente, organizza l'intera settimana e inizia il lunedì con rinnovata energia!