Se sei un project manager che gestisce più progetti, potresti preoccuparti di non essere completamente aggiornato sullo stato di avanzamento di ciascun progetto.
Queste preoccupazioni ti tormenteranno ancora di più se gestisci progetti grandi o complessi, dove una pianificazione inadeguata può portare a risultati scadenti, scadenze prolungate e superamento dei budget.
Tuttavia, la soluzione a queste sfide è la creazione di un flusso di lavoro per il project management. Un flusso di lavoro di progetto offre una migliore visibilità e controllo su tutte le attività, le risorse, i risultati finali e le attività cardine di ogni progetto.
Può aiutarti a monitorare lo stato dei tuoi progetti e identificare i colli di bottiglia prima che diventino critici.
In questo blog esploreremo cosa sono e perché sono importanti i flussi di lavoro per il project management. Esamineremo anche l'impostazione di un flusso di lavoro per gestire i tuoi progetti, gli strumenti di project management che possono aiutarti e alcune best practice.
Che cos'è un flusso di lavoro di project management?
Un flusso di lavoro di project management è una sequenza logica di passaggi che delinea lo stato di avanzamento di un progetto dall'inizio alla fine. Include linee guida definitive sulla pianificazione e l'esecuzione del progetto e suddivide i processi complessi in attività gestibili.
I flussi di lavoro di project management definiscono chiaramente le responsabilità di ciascuno, come affrontare le escalation e gli strumenti da utilizzare.
Importanza dei flussi di lavoro nel project management
Un flusso di lavoro di project management delinea una roadmap chiara che indica ai team come eseguire i progetti con successo. Aiuta a:
- Aumenta la trasparenza: i flussi di lavoro dei progetti rappresentano i passaggi e le dipendenze delle attività nell'esecuzione di un progetto. In questo modo, tutti possono visualizzare facilmente le attività, i processi e le sequenze associate a un progetto
- Migliora la comunicazione: i flussi di lavoro di project management definiscono i protocolli di comunicazione. In questo modo, i membri del team sanno dove e come condividere le informazioni relative al progetto. Ciò riduce la confusione e semplifica la condivisione degli aggiornamenti, la collaborazione e l'accesso alle informazioni da parte dei membri del team di progetto
- Migliora la responsabilità: i flussi di lavoro definiscono le attività e le responsabilità assegnate a ciascun membro del team. Stabiliscono inoltre le sequenze temporali per i risultati finali. Ciò garantisce che ogni attività abbia un titolare dedicato e che nulla venga trascurato
Differenza tra project management e gestione del flusso di lavoro
Vediamo in che modo il project management differisce dalla gestione del flusso di lavoro.
| Aspetto | Project management | Gestione del flusso di lavoro |
| Definizione | Il project management comprende la supervisione di tutti i passaggi dall'inizio alla fine di un progetto | La gestione del flusso di lavoro delinea la sequenza di passaggi necessari per completare un progetto in modo efficiente |
| Componenti chiave | Avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura | Definisci input, processi e output previsti da un progetto |
| Oggetto | Garantite la consegna puntuale dei progetti tenendo sotto controllo i vincoli di budget, gli standard di qualità e gli obiettivi del progetto | Migliora la produttività, favorisci la collaborazione e aumenta l'efficienza operativa semplificando vari processi |
Quali sono gli elementi chiave di un flusso di lavoro di project management?
1. Input
Questo è il punto di partenza del flusso di lavoro di project management, dove elenchi tutti gli input necessari per completare il progetto. Ciò include le risorse, i materiali e le informazioni necessarie per eseguire il progetto senza intoppi. Durante la definizione dell'input, dovrai mettere insieme quanto segue:
- Piani di progetto, requisiti, ricerche e specifiche per eseguire diverse attività nel flusso di lavoro
- Risorse fisiche, umane e finanziarie necessarie per eseguire il progetto
- Linee guida e indicazioni su come svolgere attività e attività essenziali
- Dipendenze da soddisfare per eseguire il progetto
- Aspettative e requisiti specificati dagli stakeholder
2. Processo
Dopo aver compreso gli input, delineare il processo e i passaggi di esecuzione del progetto. È necessario suddividere il flusso di lavoro in singole attività e metterle in sequenza, fornendo a tutte le parti interessate un'idea chiara delle loro aspettative. Definire le scadenze per ciascuna attività e identificare le dipendenze nel completamento di tali attività.
Successivamente, mappa il flusso del processo utilizzando un diagramma del flusso di lavoro, mostra come le attività di automazione del flusso di lavoro sono interconnesse e aggiungi attività cardine e risultati finali per tutte le fasi del progetto.
3. Risultato
L'output è l'elemento finale del flusso di lavoro. Comprende i risultati attesi alla fine del flusso di lavoro e mostra i risultati tangibili e intangibili di ciascuna attività all'interno del flusso di lavoro.
I risultati del flusso di lavoro possono includere:
- Attività e attività completate come rapporti sullo stato, rapporti di test e feedback degli utenti
- Risultati finali quali documenti, prototipi, progetti e altro ancora
- Report, risultati chiave e KPI per l'intero progetto e i processi del flusso di lavoro
Suggerimento per esperti 💡: Invece di creare un flusso di lavoro per il project management da zero, utilizza i modelli di flusso di lavoro per il project management predefiniti per mappare i processi aziendali e visualizzare i componenti chiave del processo.
Importanza dei flussi di lavoro di project management nella gestione dei processi aziendali
I flussi di lavoro aiutano a gestire bene i progetti e a rispettare i budget, influendo in modo significativo sulla gestione dei processi aziendali (BPM). Il BPM è un'attività a livello aziendale che ottimizza i processi e i flussi di lavoro per migliorare i risultati aziendali.
Ecco perché i flussi di lavoro di project management sono essenziali nel BPM:
1. Gestione semplificata dei processi
Un flusso di lavoro fornisce un quadro standard per la gestione di diverse attività all'interno di un processo aziendale. Ciò riduce le incongruenze e semplifica l'esecuzione dei processi.
Prendiamo un esempio di flusso di lavoro di un progetto. I flussi di lavoro possono semplificare il processo aziendale del supporto clienti. È possibile definire vari passaggi nella gestione dei ticket, come la selezione, l'assegnazione, la ricerca, la risoluzione, il follow-up e la chiusura. Questo flusso di lavoro indicherà agli agenti come gestire le diverse richieste di supporto, ridurre gli errori e la confusione e garantire un servizio clienti coerente.
Utilizza il modello di onboarding dei clienti di ClickUp per creare un'esperienza di onboarding coerente per i tuoi clienti e aiutarli a iniziare rapidamente a utilizzare i tuoi prodotti/servizi.
L'utilizzo di questo modello per creare flussi di lavoro garantisce che i clienti ottengano le informazioni e l'assistenza di cui hanno bisogno durante l'onboarding, riducendo le richieste di assistenza clienti.
2. Miglioramento dell'efficienza operativa
I flussi di lavoro ti aiutano ad analizzare diversi processi aziendali e ad implementare l'automazione per attività banali e ripetitive senza intervento umano, liberando i dipendenti che possono così concentrarsi su attività più complesse.
3. Maggiore visibilità sui processi aziendali
Poiché i flussi di lavoro rappresentano visivamente i passaggi, le attività e le operazioni di un processo, gli stakeholder possono vedere il flusso complessivo del processo, le attività cardine, le dipendenze, le interazioni e i passaggi di consegne.
Prendiamo ad esempio il flusso di lavoro degli acquisti in un'azienda manifatturiera. Esso includerebbe la creazione di richieste di acquisto, le approvazioni, la conferma dei fornitori e gli acquisti. Il flusso di lavoro consente alle parti interessate di monitorare con precisione lo stato delle diverse richieste di acquisto e garantire che rientrino nei limiti di budget.
Il ruolo del flusso di lavoro del project management nel ciclo di vita del prodotto
I flussi di lavoro di project management sono strettamente correlati al ciclo di vita di un prodotto e aiutano a fornire prodotti e servizi di qualità.
Ad esempio, durante la fase di sviluppo di un prodotto, il flusso di lavoro del project management si concentrerà sulla progettazione e la realizzazione del prodotto. Nella fase introduttiva, il flusso di lavoro delineerà le attività relative al lancio del prodotto, come le campagne di marketing, la distribuzione e il feedback. Una volta che il prodotto entra nella fase di crescita, i flussi di lavoro si concentreranno sul miglioramento della redditività e dei ricavi.
Guida dettagliata alla creazione di flussi di lavoro per il project management
A seconda dell'ambito del progetto, delle dimensioni del team e dei budget disponibili, esistono molti modi per creare un flusso di lavoro. Ecco però una semplice linea guida per aiutarti a organizzarti, creare un flusso di lavoro per il project management ed eseguirlo:
1. Definisci gli obiettivi del progetto
Inizia identificando i risultati generali attesi dal progetto. Assicurati che siano specifici, misurabili e realistici, in modo che possano aiutarti nella pianificazione e nel processo decisionale.
Alcuni esempi di obiettivi di progetto includono:
- Aumenta la quota di mercato
- Aumenta la dimensione media delle transazioni
- Migliora la qualità dei prodotti
- Riduci i costi di produzione
- Lancia un nuovo prodotto
Una volta definiti gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, è necessario assicurarsi che siano suddivisi in obiettivi più piccoli e assegnati ai membri del team.
Usa gli Obiettivi di ClickUp per suddividere gli obiettivi più grandi in traguardi più piccoli.
Inizia creando l'obiettivo del tuo progetto e definisci traguardi misurabili per raggiungerlo.
Ad esempio, se l'obiettivo del tuo team commerciale è aumentare la dimensione media delle trattative, il traguardo misurabile per i venditori sarebbe:
- Chiusura di contratti di importo superiore a una certa soglia (ad esempio, superiore a 50.000 $ per cliente all'anno)
- Raggruppare più prodotti o servizi in contratti annuali
Man mano che i venditori procedono, possono aggiornare i traguardi in ClickUp.
La parte migliore è che il software di project management di ClickUp calcola automaticamente lo stato di avanzamento del tuo progetto in tempo reale.
Il modello Obiettivi SMART di ClickUp organizza i tuoi obiettivi in un sistema gestibile che supporta l'impostazione quotidiana degli obiettivi. Questo modello suddivide i tuoi obiettivi in obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e temporizzati (SMART), visualizza lo stato di avanzamento e suddivide le attività in passaggi più piccoli e più facilmente raggiungibili.
2. Identifica l'ambito del progetto ed elenca le attività
Una volta compresi i risultati attesi da un progetto, il passaggio successivo consiste nell'identificarne l'ambito, i risultati finali, le risorse e le attività.
Potrai quindi ottenere il contributo delle parti interessate per garantire che l'ambito sia completo e ben definito.
Il consiglio migliore è quello di utilizzare ClickUp Docs per definire l'ambito, gli obiettivi, i promemoria, le attività, i risultati finali, le risorse e altro ancora. L'editor di documenti collaborativo all'interno del software di project management aiuta i project manager a standardizzare il processo di esecuzione del progetto.
Ecco perché i project manager amano i documenti ClickUp:
- Converti il testo dei documenti ClickUp in attività concrete
- Delega i commenti ai membri del team taggandoli o menzionandoli
- Tutti possono visualizzare o modificare il documento senza sovrapposizioni e le modifiche vengono riportate in tempo reale
3. Crea una roadmap di progetto
Successivamente, crea una roadmap tracciando questi obiettivi e attività cardine nella sequenza del progetto, in modo che tutti possano comprendere la direzione generale.
Puoi rappresentare visivamente una roadmap utilizzando la vista Grafico di Gantt di ClickUp all'interno dello strumento di project management.
Questa tecnica di project management consente di visualizzare lo stato, le attività e le dipendenze del progetto su una sequenza dinamica. È possibile monitorare le scadenze e identificare eventuali colli di bottiglia che potrebbero ritardare il progetto.
4. Assegna e delega le attività in base alla disponibilità delle risorse
Definisci i vari ruoli necessari per il tuo progetto e assegna le risorse per ciascuna attività, come progettazione, ricerca, sviluppo e approvazione. Una volta individuato chi farà cosa, assegna le attività ai membri del team identificati.
La vista Carico di lavoro di ClickUp mostra l'assegnazione del lavoro a ciascun membro del team per identificare e assegnare le risorse in modo appropriato per il completamento del progetto con esito positivo.
5. Crea una rappresentazione visiva del flusso di lavoro
Creare una rappresentazione visiva del flusso di lavoro del tuo progetto aiuta tutti i membri del team a comprendere la roadmap e l'impatto dei loro ruoli sulle altre attività del progetto.
Usa ClickUp in due modi per rappresentare i tuoi flussi di lavoro: ClickUp Mindmap e ClickUp Lavagna online.
La Mappa mentale di ClickUp ti aiuta a creare una rappresentazione passo dopo passo del tuo flusso di lavoro, consentendoti di creare un'attività e quindi aggiungere attività correlate e dipendenze in modo ramificato in un'unica vista. Puoi modificare o eliminare attività dalla Mappa mentale e condividerle con i membri del tuo team.
In alternativa, puoi utilizzare la lavagna online di ClickUp per presentare il flusso di lavoro al tuo team. Collega le tue idee ad attività, file e altre informazioni importanti per aggiungere contesto.
| Suggerimento professionale 💡: ClickUp offre diversi modelli di lavagna online per semplificare anche i flussi di lavoro più complessi. |
6. Identifica le aree di miglioramento creando diagrammi di flusso
Un diagramma di flusso nel project management si concentra sulla mappatura dei processi di progetto, comprese le attività secondarie e i punti decisionali. Ti aiuta a comprendere l'ordine logico dei passaggi e a identificare le aree in cui potrebbero verificarsi inefficienze o ritardi.
Quando si verifica un problema, puoi facilmente ripercorrere i passaggi in un diagramma di flusso per identificare l'origine del problema e trovare soluzioni utilizzando i modelli di flusso di lavoro di project management predefiniti di ClickUp.
I project manager utilizzano il modello di grafico del flusso di processo di ClickUp per creare una mappa del processo facile da monitorare, documentare tutti i passaggi del processo e risolvere i problemi in anticipo.
7. Prova e avvia
Prima dell'esecuzione del progetto, prova il tuo flusso di lavoro per identificare eventuali lacune o inefficienze. Coinvolgi gli stakeholder e i colleghi che lavorano con te al progetto per identificare potenziali lacune.
Utilizza i loro suggerimenti per migliorare il tuo flusso di lavoro e lanciarlo.
Ottimizzazione dei flussi di lavoro di project management
È necessario rivedere regolarmente il flusso di lavoro del project management per assicurarsi che funzioni in modo ottimale.
Un ottimo modo per farlo è monitorare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e le metriche specifiche del flusso di lavoro di project management. Ad esempio, se hai progettato un flusso di lavoro per il miglioramento del servizio clienti, il monitoraggio di metriche quali la risoluzione al primo contatto, il CSAT, il volume dei ticket e il tasso di risoluzione può fornirti informazioni dettagliate sulla sua efficacia.
Il modello KPI di ClickUp consente ai manager e ai team di monitorare e visualizzare le metriche di successo e allineare tutti agli obiettivi. Gli stakeholder ottengono visibilità sulle prestazioni dell'intera organizzazione, mentre i manager possono analizzare i dati e le aree di miglioramento.
Best practice per un flusso di lavoro efficiente nel project management
Ecco alcune best practice per creare flussi di lavoro di project management efficienti ed efficaci.
1. Stabilisci protocolli di comunicazione chiari
Protocolli di comunicazione chiari sono essenziali per una gestione efficace del flusso di lavoro. Definiscono la frequenza con cui il team deve fornire aggiornamenti, chi deve essere avvisato quando si verifica un problema e quali percorsi di escalation seguire.
È inoltre necessario definire i canali o i mezzi di comunicazione preferiti.
Ad esempio, le email saranno utilizzate per comunicazioni formali relative agli aggiornamenti del progetto, alle comunicazioni con gli stakeholder, ai report settimanali sullo stato di avanzamento e agli annunci ufficiali.
D'altra parte, la messaggistica istantanea è eccellente per una collaborazione rapida. ClickUp Chat ti consente di comunicare con i tuoi compagni di squadra e condividere aggiornamenti in tempo reale. Basta taggare un membro del team nella conversazione in chat e verrà immediatamente avvisato.
2. Mantieni trasparenza e responsabilità
Garantite la trasparenza di tutte le informazioni, lo stato di avanzamento, le sfide e i requisiti di un progetto per promuovere la fiducia tra i membri del team e assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina in merito a priorità e aspettative. Ciò facilita il processo decisionale ed è essenziale per un flusso di lavoro di project management senza intoppi.
3. Pianifica controlli e aggiornamenti regolari
Resta in contatto regolarmente con i membri del tuo team per garantire un flusso di lavoro efficiente nella gestione dei progetti. Controlli regolari possono aiutarti a identificare dove i membri del team sono bloccati o stanno affrontando delle difficoltà e ad adottare i passaggi necessari per risolvere eventuali problemi.
4. Report automatici e approfondimenti con le dashboard di ClickUp
Automatizza le attività di project management come la reportistica e gli approfondimenti con i dashboard di ClickUp.
Le dashboard di ClickUp aiutano i project manager a visualizzare lo stato di avanzamento dei progetti, le scadenze, le attività e gli assegnatari da un unico centro di controllo. Ottieni report dettagliati sullo stato di avanzamento del tuo progetto e identifica eventuali colli di bottiglia nel flusso di lavoro.
5. Implementa un software di gestione del flusso di lavoro
Il software di gestione del flusso di lavoro può semplificare i tuoi progetti creando flussi personalizzati e automatizzando le attività.
Ad esempio, le solide funzionalità/funzioni di gestione del flusso di lavoro di ClickUp ti aiutano a gestire le attività, progettare flussi di lavoro personalizzati e compilare report dettagliati. Le automazioni di ClickUp automatizzano i flussi di lavoro, come l'impostazione di una nuova data di scadenza quando si verifica un cambiamento di stato. Puoi anche utilizzare l'integrazione dell'automazione se la tua automazione è correlata ad altre app per lo scambio di dati.
Crea un flusso di lavoro efficace per il project management con ClickUp
La creazione di flussi di lavoro per il project management è un modo infallibile per ridurre il caos anche nei progetti più complessi. Che si tratti di gestire flussi di lavoro per più progetti o per un singolo progetto, sono necessari gli strumenti giusti per monitorare tutto e garantire che nulla venga trascurato: output, risultati finali, sequenze o budget.
Fortunatamente, ClickUp ha tutte le funzionalità/funzioni e i modelli necessari per aumentare le probabilità di successo dei tuoi progetti. ClickUp per il project management è il tuo centro di controllo centralizzato per la collaborazione, la gestione delle attività, la gestione delle risorse e il monitoraggio delle prestazioni. Riduce il lavoro manuale nell'impostazione di un flusso di lavoro di project management e ti aiuta a personalizzare i flussi di lavoro in base alle tue esigenze e priorità.
Iscriviti gratis su ClickUp per creare rapidamente i tuoi flussi di lavoro per il project management.
Domande frequenti (FAQ)
1. Che cos'è un flusso di lavoro di project management?
Un flusso di lavoro di project management è una sequenza logica e ben strutturata di attività, processi e operazioni coinvolti nell'esecuzione di un progetto. Il processo del flusso di lavoro di project management delinea l'ambito, gli obiettivi e gli obiettivi del progetto e contiene informazioni sugli strumenti, i budget e il personale necessari per completare un progetto.
Mentre gli stakeholder utilizzano il flusso di lavoro di project management per ottenere una panoramica dello stato e dei risultati del progetto, i project manager lo utilizzano per identificare i colli di bottiglia o i rischi e adottare misure proattive per correggerli.
2. Quali sono i cinque passaggi del flusso di lavoro?
I cinque passaggi di un flusso di lavoro di project management sono:
- Definire l'ambito del progetto: delineare gli obiettivi e le risorse necessarie per completare un progetto. L'ambito del progetto consente alle parti interessate di comprendere cosa comporta il progetto e quando si prevede che sarà completato
- Suddividi le attività: una volta compreso l'obiettivo del progetto, suddividilo in diverse attività di alto livello. Questo ti darà un'idea di come dovrebbe procedere il progetto in ogni fase
- Crea sequenze temporali: assegna una scadenza realistica a ogni attività
- Delega le attività: assegna le attività ai membri del team in base alla loro capacità e al loro carico di lavoro
- Prova e migliora: prova il tuo flusso di lavoro per verificare che funzioni come previsto, ottieni il feedback delle parti interessate e identifica le aree di miglioramento. Quindi, implementa il flusso di lavoro e monitoralo per apportare miglioramenti e modifiche continui
3. Perché il flusso di lavoro è fondamentale per il project management?
I flussi di lavoro migliorano l'efficienza del project management stabilendo un processo strutturato per completare attività e operazioni, allocare le risorse in modo efficiente, ridurre gli errori e minimizzare le inefficienze.