Ogni organizzazione lavora con un numero di fornitori per un ampio intervallo di attività. Si può trattare dell'acquisto di computer portatili/altri dispositivi elettronici, della gestione delle buste paga, della conduzione di corsi di formazione/workshop, della sicurezza dell'ufficio, degli audit di qualità o di un'altra attività outsourcing del project management . Studi mostrano che il numero di fornitori terzi utilizzati da un'organizzazione è aumentato negli ultimi due anni. Questa tendenza continuerà.
Per gestire in modo efficiente e sicuro questa rete crescente di fornitori, è necessario un solido sistema di gestione dei fornitori. Vediamo come costruire un sistema di gestione dei fornitori che funzioni.
Che cos'è la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori è il processo di mantenimento di relazioni sane con i fornitori e i provider di servizi di un'organizzazione. Comprende diverse attività, quali:
- Selezione dei fornitori
- Negoziazione dei contratti
- L'inserimento dei fornitori e l'abilitazione all'accesso
- Ricevere le fatture ed effettuare i pagamenti
- Valutazione delle prestazioni
- Eliminazione dei fornitori, se necessario
Un processo efficace di gestione dei fornitori è fondamentale per far sì che il lavoro venga terminato nel modo giusto. Consente alle organizzazioni di costruire relazioni strategiche con i fornitori, garantendo la qualità, l'affidabilità e l'economicità dei loro prodotti e servizi. È inoltre fondamentale per garantire la continuità delle operazioni, la riduzione dei rischi e la gestione della catena di fornitura.
Ecco alcuni dei vantaggi in dettaglio.
I vantaggi della gestione dei fornitori
Una gestione dei fornitori di successo è essenziale quanto la gestione della forza lavoro o dell'esperienza dei dipendenti. Aiuta l'organizzazione a sfruttare la propria rete di fornitori/servizi per massimizzare i vantaggi reciproci. Ecco come.
Visibilità granulare
Il primo e principale vantaggio di una buona gestione delle relazioni con i fornitori è la visibilità. Aiuta le organizzazioni a capire:
- Chi fornisce quale prodotto/servizio
- Qual è il prezzo di ciascun prodotto/servizio
- Se tutti gli accordi sul livello di servizio (SLA) sono stati riuniti
- Se ci sono fatture in sospeso
Grazie al monitoraggio in tempo reale di tutte le attività relative ai fornitori, è possibile eliminare gli sprechi, rafforzare la sicurezza e ottimizzare l'efficienza.
Modello ClickUp
per il monitoraggio dei KPI della gestione dei fornitori
Miglioramento della produttività
Un sistema di gestione dei fornitori ne imposta l'esito positivo. Delinea il lavoro da fare, i criteri di accettazione e le scadenze.
Per il fornitore, questa chiarezza facilita il processo di produttività del prodotto/servizio. Per i team di approvvigionamento dell'organizzazione, questo semplifica la relazione. Con una buona gestione dei fornitori, è possibile:
- Automazione dei processi ripetitivi
- Snellire i flussi di lavoro per una maggiore coerenza
- Concentrarsi su iniziative strategiche invece che su attività di amministrazione ordinaria
Mitigazione dei rischi
La gestione dei fornitori aiuta ad impostare un approccio strategico per identificare e mitigare i rischi, siano essi di non conformità o di non performance. Un buon sistema di gestione dei fornitori prevede processi, automazioni e liste di controllo per:
- Valutare le capacità dei fornitori
- Gestione della conformità normativa
- Conformità agli standard e alle politiche aziendali
- Affidabilità e storia del servizio
È possibile utilizzare le pratiche di gestione dei fornitori per effettuare controlli sui precedenti, richiedere informazioni finanziarie ed esaminare le referenze per garantire che un fornitore non rappresenti un rischio legale o operativo. Identificando e riducendo questi rischi in anticipo, potete evitare costose interruzioni, sanzioni legali e danni alla vostra reputazione.
Risultati ESG
Gli obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) stanno diventando estremamente importanti per le organizzazioni di tutto il mondo. Un buon sistema di gestione dei fornitori aiuta ad allineare la selezione dei fornitori alla vostra strategia ESG, comprese le pratiche di lavoro, la diversità e l'impegno nella comunità.
Gestione strategica
Un valido strumento di gestione dei fornitori fornisce preziose informazioni sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle tendenze del mercato, supportando il processo decisionale strategico.
Ad esempio, se i dati mostrano che si spende di più per i consulenti tecnologici, si può considerare l'assunzione di un team interno come alternativa.
L'implementazione di un sistema che offra vantaggi nella gestione dei fornitori comporta probabilmente alcune sfide.
Sfide nella gestione dei fornitori e soluzioni
Le sfide legate ai sistemi di gestione dei fornitori possono essere comprese nella gestione dei contratti e nella mitigazione dei rischi.
Gestione dei contratti
Un contratto è un insieme completo di termini e condizioni che definiscono la relazione tra fornitore e azienda. Questo crea diverse sfide, come ad esempio:
Scala: Se dovete effettuare sei controlli per un fornitore, una semplice rete di dieci fornitori richiederà l'esecuzione di 60 attività. Da fare manualmente per ogni nuovo fornitore o rinegoziazione del contratto può essere noioso.
Complessità: I contratti possono avere molteplici clausole che si intrecciano tra loro per il monitoraggio degli obblighi, delle attività cardine, delle consegne, dei pagamenti, della risoluzione delle controversie, ecc. Inoltre, non è possibile utilizzare lo stesso contratto per un fornitore di servizi software e per un fornitore di caffè: più sono i fornitori, più sono complessi i termini.
Flessibilità: I contratti sono fatti per essere rigidi per essere applicabili. Tuttavia, le aziende devono renderli abbastanza flessibili da adattarsi all'evoluzione delle esigenze aziendali, agli aggiornamenti normativi o ai problemi di performance.
Conformità: In un contratto, entrambe le parti accettano termini specifici. Garantire la riunione di questi termini per tutta la durata del contratto può essere una sfida considerevole.
Gestione del ciclo di vita: La gestione dell'intero ciclo di vita, compresi i rinnovi, le rinegoziazioni e le risoluzioni, può essere complicata, soprattutto se i contratti sono a lungo termine.
Visibilità e integrazione: Mantenere un database centralizzato dei documenti che sia accessibile a tutti quando necessario. Sistemi diversi possono ostacolare il flusso di informazioni, causando inefficienze ed errori.
Valutazioni del rischio
Tutti i problemi sopra descritti nella gestione dei contratti sono aggravati dal rischio che essi comportano per le organizzazioni. Alcune delle sfide più comuni nella gestione del rischio sono:
Standardizzazione: Non è possibile eseguire la stessa valutazione del rischio per ogni fornitore. Tuttavia, creare una lista di controllo unica per ogni fornitore può essere noioso.
Coerenza: Garantire la coerenza nella valutazione, nel punteggio e nella priorità dei rischi tra i diversi reparti o unità aziendali può complicare il processo di gestione dei fornitori.
Limiti di risorse: Condurre valutazioni approfondite richiede risorse significative in termini di tempo, competenze e tecnologia.
Sicurezza informatica e privacy dei dati: La rapida digitalizzazione rende complessa la gestione dei rischi di cybersecurity e privacy dei dati associati ai fornitori.
Per superare queste sfide e rafforzare la vostra prassi di gestione dei fornitori, avete bisogno degli strumenti e dei processi giusti.
Come costruire un sistema di gestione dei fornitori?
Per creare un sistema di gestione dei fornitori efficiente non è necessario sviluppare un nuovo software. Potete scegliere un software apposito o adattare un solido strumento di project management per gestire le relazioni con i fornitori.
Diverse organizzazioni utilizzano ClickUp per la gestione delle relazioni con i fornitori, con l'impostazione di processi, attività, liste di controllo e promemoria. Se volete creare un sistema di gestione dei fornitori per la vostra organizzazione, ecco come fare.
1. Definire i requisiti
Iniziate definendo chiaramente gli obiettivi e i requisiti del vostro sistema di gestione dei fornitori. L'impostazione di obiettivi chiari guiderà lo sviluppo e l'implementazione del sistema.
Alcuni degli obiettivi aziendali comuni che le organizzazioni cercano di raggiungere con la strategia di gestione dei fornitori sono:
- Risparmio sui costi
- Gestione del rischio
- Monitoraggio degli SLA
- Revisione delle prestazioni
- Gestione finanziaria
2. Impostazione del software di gestione dei fornitori
In base alle esigenze e ai requisiti identificati in precedenza, impostate le seguenti funzionalità per creare una solida base.
Richiesta di proposte
Ogni relazione con un fornitore inizia con una richiesta di offerta (RFP). Impostate le vostre software di gestione degli acquisti per raccogliere informazioni attraverso un unico modulo standardizzato. I dati dei fornitori possono essere visualizzati sotto forma di elenco e ordinati in base a tag specifici, in modo da poter facilmente selezionare e confrontare le entità. Moduli ClickUp è un'ottima impostazione per la gestione dei fornitori. Utilizzare La richiesta di proposta (RFP) di ClickUp per iniziare subito a lavorare.
ottenete tutti i dettagli dai fornitori utilizzando il modello RFP di ClickUp
Valutare il rischio del fornitore
Impostazione di audit di rischio standardizzati che valutano i fornitori su più dimensioni, come la salute finanziaria, la stabilità operativa, la conformità alle normative e le pratiche di cybersecurity.
È possibile raccogliere questi dati utilizzando i moduli ClickUp. È inoltre possibile impostare attività con liste di controllo riutilizzabili per aiutare i team di approvvigionamento ad accelerare il processo.
le liste di controllo nelle attività di ClickUp per garantire la conformità del fornitore
Integrazione
Connessione del vostro fornitore/ software di gestione degli appaltatori a vari strumenti aziendali come ERP, fatturazione, gestione dei pagamenti, ecc. Ciò garantisce un flusso di dati e processi senza soluzione di continuità tra i sistemi, migliorando l'efficienza operativa e riducendo al minimo gli errori.
ClickUp si integra con oltre 1000 strumenti, tra cui Zendesk, Dropbox, Google Suite, ecc.
Personalizza
Il software di gestione dei fornitori si adatta alle vostre esigenze specifiche. ClickUp offre oltre 15 potenti visualizzazioni, oltre 35 ClickApps , i numerosi modelli e le integrazioni consentono di creare un software esattamente come lo si desidera.
visualizzazione del calendario di ClickUp per monitorare le attività nel tempo
Implementare le politiche
Documentate le politiche e le procedure che i fornitori devono seguire e rendetele disponibili a chiunque ne abbia bisogno. Per istanza, se i fornitori devono caricare le fatture in formato PDF nel sistema ERP, scrivete una procedura operativa standard (SOP) con supporto per la risoluzione dei problemi. Documenti ClickUp offre un'interfaccia moderna, dinamica e facile da usare per scrivere le procedure operative standard. Con ClickUp Brain, inoltre, è possibile chiedere e ricevere risposte invece di perdere tempo a cercare.
Assicuratevi che queste politiche siano in linea con gli obiettivi organizzativi e gli standard normativi. Utilizzate il modelli di contratto .
Automazione
Utilizzate il sistema di gestione dei fornitori per centralizzare e automatizzare i processi. Invece di ricevere preventivi via email e di consolidarli manualmente, impostate Modelli di richiesta di preventivo (RFQ) che facilitano la raccolta dei dati.
Le Automazioni di ClickUp consentono inoltre di eseguire lavori di routine con il pilota automatico. Alcune delle automazioni più utili nella gestione dei fornitori sono:
- Assegnare un'attività all'ufficio conformità/legale quando tutti i documenti sono stati ricevuti da un fornitore
- Promemoria per gli utenti delle attività scadute
- Passare a un elenco separato di "venditori selezionati" quando lo stato di questi ultimi cambia
- Applicare il modello della lista di controllo quando lo stato cambia in "valutazione del fornitore"
Con il software di gestione dei fornitori dopo l'impostazione, è il momento di gestire le relazioni.
3. Gestire le relazioni con i fornitori
Inserimento
Creare un processo strutturato di onboarding del fornitore per garantire che tutti i nuovi fornitori soddisfino gli standard e i requisiti dell'organizzazione.
- Utilizzate la lista di controllo per assicurarvi di aver raccolto tutte le informazioni necessarie
- Create gli utenti dei fornitori su ClickUp come ospiti o come utenti completi, in modo che possano accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno
- Assegnate attività e passate senza problemi al project management. È possibile utilizzare ClickUp come unsoftware di gestione degli ordini anche per i venditori
- Stabilite dei traguardi su ClickUp Obiettivi e date ai vostri fornitori la possibilità di monitorare il loro stato
Comunicare
Stabilite riunioni periodiche di controllo e revisione con i vostri fornitori. Invitateli a commentare le attività e le sottoattività in modo che possano chiarire qualsiasi cosa nel contesto e in tempo reale.
Utilizzate il Visualizzazione della chat ClickUp per consolidare le conversazioni con i fornitori e rispondere in modo efficiente.
la visualizzazione della chat di ClickUp per facilitare la collaborazione con il fornitore_
Valutare
Definite chiare metriche di performance e stabilite regolari processi di monitoraggio e valutazione.
- Utilizzomodelli di elenco dei fornitori per monitorare tutti i fornitori in un unico posto
- Utilizzate il dashboard di ClickUp per discutere metriche come i tempi di consegna, gli standard di qualità, l'efficacia dei costi e il rispetto degli SLA
- Utilizzate queste metriche per valutare le prestazioni dei fornitori e identificare le aree di miglioramento
- Impostazione di promemoria per i rinnovi dei contratti, le verifiche di conformità, le rinegoziazioni, ecc.
Se siete alle prime armi con la creazione di sistemi di gestione dei fornitori, non preoccupatevi. Il Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp è un punto di partenza ideale. È una soluzione end-to-end per la gestione dei fornitori, dai controlli iniziali alla valutazione delle prestazioni.
gestite i vostri fornitori con il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp_
4. Ottimizzare man mano che si va avanti
Con il passare del tempo, imparerete a conoscere meglio i vostri processi di gestione dei fornitori, in base ai quali potrete ottimizzare anche i vostri strumenti. Ad esempio, se la fatturazione è soggetta a errori, potete utilizzare ClickUp Clip per un tutorial del processo di screen-grab.
Se avete fornitori di diverse aree geografiche, potete impostare un campo personalizzato per la valuta. È possibile impostare avvisi di dipendenza se due fornitori lavorano allo stesso processo.
Imparate dalle relazioni con i vostri fornitori e investite nel miglioramento continuo.
Rafforzare il processo di gestione dei fornitori con ClickUp
Lo scopo principale di rivolgersi a un fornitore è ridurre il carico di lavoro dei team interni. L'intero esercizio è inutile se la gestione del fornitore crea un carico di lavoro aggiuntivo per i vostri team di progetto/approvvigionamento.
Per questo motivo, un sistema di gestione dei fornitori ben strutturato è fondamentale. ClickUp software di project management gratis di ClickUp è flessibile e adattabile, il che lo rende perfetto anche per la gestione dei fornitori.
Vi aiuta a gestire l'intero ciclo di vita, dall'inserimento dei fornitori alla loro cessazione. È flessibile, personalizzabile e progettato appositamente per le vostre esigenze. Semplifica il processo e automatizza i flussi di lavoro.
È utile sia per voi che per il fornitore. Provate gratis ClickUp oggi stesso !
Domande frequenti sul sistema di gestione dei fornitori
1. Da fare per la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori si riferisce al modo in cui le organizzazioni gestiscono le relazioni con i fornitori e i provider di servizi. Comprende la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, il controllo dei costi, la gestione delle consegne e la valutazione delle prestazioni.
2. Quali sono le quattro fasi della gestione dei fornitori?
Le quattro fasi della gestione dei fornitori sono le seguenti.
- Selezione del fornitore: Identificazione dei potenziali fornitori, valutazione delle capacità e selezione in base a considerazioni di qualità, costo, affidabilità e servizio
- Negoziazione del contratto: Definizione delle condizioni, dei prezzi in base al modello aziendale del fornitore, dei tempi di consegna, degli standard di qualità e degli accordi sui livelli di servizio
- Monitoraggio delle prestazioni: Monitoraggio delle prestazioni del fornitore rispetto alle metriche e agli SLA concordati
- Gestione delle relazioni: Comunicazione regolare, risoluzione di problemi o preoccupazioni e lavoro collaborativo per migliorare i processi e i risultati
3. Chi è responsabile della gestione dei fornitori?
La responsabilità della gestione dei fornitori è tipicamente condivisa tra gli acquisti, i team di progetto e la finanza.
- L'approvvigionamento è responsabile della revisione delle proposte, della negoziazione dei contratti, dell'inserimento dei fornitori, ecc.
- Gli stakeholder del progetto avranno un ruolo importante nella scelta del fornitore. Lavoreranno anche con il fornitore, ne valuteranno le prestazioni, forniranno feedback, decideranno sui rinnovi, ecc.
- I team finanziari gestiscono le fatture, i pagamenti e le eventuali multe/penalità.
Una buona gestione delle relazioni con i fornitori richiede la collaborazione di tutte e tre le parti.