Ogni organizzazione lavora con un numero di fornitori per una vasta gamma di attività. Queste possono includere l'acquisto di laptop/altri dispositivi elettronici, la gestione delle buste paga, lo svolgimento di corsi di formazione/workshop, la sicurezza degli uffici, gli audit di qualità o l'outsourcing del project management.
Gli studi dimostrano che il numero di fornitori terzi utilizzati da un'organizzazione è aumentato negli ultimi due anni. Questa tendenza è destinata a continuare.
Per gestire in modo efficiente e con sicurezza questa rete di fornitori in continua espansione, è necessario un sistema di gestione dei fornitori solido. Vediamo come è possibile creare un sistema di gestione dei fornitori efficace.
Che cos'è la gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori è il processo che consente di mantenere relazioni sane con i fornitori e i provider di servizi di un'organizzazione. Comprende diverse attività, quali:
- Selezione dei fornitori
- Negoziazione dei contratti
- Onboarding dei fornitori e abilitazione dell'accesso
- Ricezione delle fatture ed effettuazione dei pagamenti
- Valutazione delle prestazioni
- Offboarding, se necessario
Un processo di gestione dei fornitori efficace è fondamentale per svolgere correttamente il lavoro. Consente alle organizzazioni di costruire relazioni strategiche con i fornitori, garantendo la qualità, l'affidabilità e l'economicità dei loro prodotti e servizi. È inoltre fondamentale per garantire operazioni senza intoppi, mitigare i rischi e gestire la catena di approvvigionamento.
Ecco alcuni dei vantaggi in dettaglio.
I vantaggi della gestione dei fornitori
Una gestione dei fornitori di successo è essenziale quanto la gestione della forza lavoro o l'esperienza dei dipendenti. Aiuta l'organizzazione a sfruttare la propria rete di fornitori/provider di servizi per massimizzare i vantaggi reciproci. Ecco come.
Visibilità granulare
Il primo e principale vantaggio di una buona gestione delle relazioni con i fornitori è la visibilità. Aiuta le organizzazioni a comprendere:
- Chi è il provider di quale prodotto/servizio
- Qual è il prezzo di ciascun prodotto/servizio?
- Tutti gli accordi sul livello di servizio (SLA) vengono rispettati?
- Ci sono fatture in sospeso?
Grazie al monitoraggio in tempo reale di tutte le attività relative ai fornitori, puoi eliminare gli sprechi, rafforzare la sicurezza e ottimizzare l'efficienza.
Maggiore produttività
Un sistema di gestione dei fornitori pone le basi per un esito positivo per i fornitori. Delinea il lavoro da fare, i criteri di accettazione e le scadenze.
Per il fornitore, questa chiarezza semplifica il processo di consegna del prodotto/servizio. Per i team di approvvigionamento dell'organizzazione, questo semplifica la relazione. Con una buona gestione dei fornitori, puoi:
- Automatizza i processi ripetitivi
- Semplifica i flussi di lavoro per una maggiore coerenza
- Concentrati sulle iniziative strategiche invece che sulle normali attività amministrative.
Mitigazione dei rischi
La gestione dei fornitori aiuta a definire un approccio strategico per identificare e mitigare i rischi, sia di non conformità che di inadempienza. Un solido sistema di gestione dei fornitori prevede processi, automazioni e liste di controllo per:
- Valutazione delle capacità dei fornitori
- Gestione della conformità normativa
- Conformità agli standard e alle politiche aziendali
- Affidabilità e cronologia dei servizi
Puoi utilizzare le pratiche di gestione dei fornitori per condurre controlli sui precedenti, richiedere informazioni finanziarie e verificare le referenze per assicurarti che un fornitore non rappresenti un rischio legale o operativo. Identificando e mitigando questi rischi in anticipo, puoi evitare costose interruzioni, sanzioni legali e danni alla tua reputazione.
Risultati ESG
Gli obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) stanno diventando estremamente importanti per le organizzazioni di tutto il mondo. Un buon sistema di gestione dei fornitori aiuta ad allineare la selezione dei fornitori alla tua strategia ESG, comprese le pratiche lavorative, la diversità e l'impegno nella comunità.
Gestione strategica
Un valido strumento di gestione dei fornitori fornisce preziose informazioni sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sulle tendenze di mercato, fornendo supporto al processo decisionale strategico.
Ad esempio, se i dati mostrano che spendi di più per i consulenti tecnologici, potresti prendere in considerazione l'assunzione di un team interno come alternativa.
Durante l'implementazione di un sistema che offre vantaggi nella gestione dei fornitori, potresti incontrare alcune sfide.
Sfide nella gestione dei fornitori e soluzioni
Le sfide relative ai sistemi di gestione dei fornitori possono essere comprese nella gestione dei contratti e nella mitigazione dei rischi.
Gestione dei contratti
Un contratto è un insieme completo di termini e condizioni che definiscono la relazione tra fornitore e azienda. Ciò crea varie sfide, quali:
Scala: se devi effettuare sei controlli per un fornitore, una rete di soli dieci fornitori richiederà l'esecuzione di 60 attività. Eseguire manualmente questa operazione per ogni nuovo fornitore o rinegoziazione del contratto può essere tedioso.
Complessità: i contratti possono contenere diverse clausole interconnesse relative al monitoraggio degli obblighi, delle attività cardine, dei risultati attesi, dei pagamenti, della risoluzione delle controversie, ecc. Ancora più importante, non è possibile utilizzare lo stesso contratto per un fornitore di servizi software e per il proprio fornitore di caffè: più fornitori ci sono, più complessi sono i termini.
Flessibilità: i contratti sono redatti in modo rigido per essere applicabili. Tuttavia, le aziende devono renderli sufficientemente flessibili da adattarsi alle mutevoli esigenze aziendali, agli aggiornamenti normativi o ai problemi relativi alle prestazioni.
Conformità: in un contratto, entrambe le parti accettano termini specifici. Garantire che tali termini vengano rispettati per tutta la durata del contratto può rappresentare una sfida considerevole.
Gestione del ciclo di vita: gestire l'intero ciclo di vita, inclusi rinnovi, rinegoziazioni e risoluzioni, può essere complicato, soprattutto se i contratti sono a lungo termine.
Visibilità e integrazione: mantieni un database centralizzato dei registri accessibile a tutti quando necessario. Sistemi disparati possono ostacolare il flusso di informazioni, causando inefficienze ed errori.
Valutazione dei rischi
Tutti i problemi sopra citati relativi alla gestione dei contratti sono aggravati dal rischio che comportano per le organizzazioni. Alcune delle sfide più comuni nella gestione dei rischi sono:
Standardizzazione: non è possibile eseguire la stessa valutazione dei rischi per ogni fornitore. Tuttavia, creare una lista di controllo unica per ogni fornitore può essere noioso.
Coerenza: garantire la coerenza nella valutazione, nella classificazione e nella definizione delle priorità dei rischi tra i diversi reparti o unità aziendali può complicare il processo di gestione dei fornitori.
Limiti delle risorse: condurre valutazioni approfondite richiede risorse significative in termini di tempo, competenze e tecnologia.
Sicurezza informatica e privacy dei dati: la rapida digitalizzazione rende complessa la gestione dei rischi legati alla sicurezza informatica e alla privacy dei dati associati ai fornitori.
Per superare queste sfide e rafforzare la tua pratica di gestione dei fornitori, hai bisogno degli strumenti e dei processi giusti.
Come creare un sistema di gestione dei fornitori?
La creazione di un sistema efficiente di gestione dei fornitori non richiede necessariamente lo sviluppo di un nuovo software. Puoi scegliere un software creato appositamente per questo scopo o adattare un solido strumento di project management per gestire le tue relazioni con i fornitori.
Diverse organizzazioni utilizzano ClickUp per la gestione delle relazioni con i fornitori, impostando processi, attività, liste di controllo e promemoria. Se desideri creare un sistema di gestione dei fornitori per la tua organizzazione, ecco come puoi farlo.
1. Definisci i requisiti
Inizia definendo chiaramente gli obiettivi e i requisiti del tuo sistema di gestione dei fornitori. L'impostazione chiara degli obiettivi ti guiderà nello sviluppo e nell'implementazione del tuo sistema.
Alcuni degli obiettivi aziendali comuni che le organizzazioni cercano di raggiungere con la strategia di gestione dei fornitori sono:
- Risparmio sui costi
- Gestione dei rischi
- Monitoraggio degli SLA
- Valutazioni delle prestazioni
- Gestione finanziaria
2. Configura il software di gestione dei fornitori
Sulla base delle esigenze e dei requisiti che hai identificato in precedenza, configura le seguenti funzionalità/funzioni per creare una solida base.
Richiesta di proposte
Ogni relazione con un fornitore inizia con una richiesta di offerta (RFP). Configura il tuo software di gestione degli acquisti in modo da raccogliere le informazioni tramite un unico modulo standardizzato. Consenti la visualizzazione dei dati dei fornitori sotto forma di elenco/ordinati per tag specifici, in modo da poter facilmente selezionare e confrontare le entità.
I moduli ClickUp sono un ottimo strumento per configurare tutto questo nell'ambito della tua pratica di gestione dei fornitori. Utilizza il modello di richiesta di proposta (RFP) di ClickUp per iniziare subito a lavorare.
Valuta il rischio fornitori
Imposta audit di rischio standardizzati che valutino i fornitori su più dimensioni, quali solidità finanziaria, stabilità operativa, conformità normativa e pratiche di sicurezza informatica.
Puoi raccogliere questi dati utilizzando i moduli ClickUp. Puoi anche impostare attività con liste di controllo riutilizzabili per aiutare i team di approvvigionamento ad accelerare il processo.
Integrazione
Collega il tuo software di gestione dei fornitori/appaltatori a vari strumenti aziendali come ERP, fatturazione, gestione dei pagamenti, ecc. Ciò garantisce un flusso di dati e processi senza soluzione di continuità tra i sistemi, migliorando l'efficienza operativa e riducendo al minimo gli errori.
ClickUp si integra con oltre 1000 strumenti, tra cui Zendesk, Dropbox, Google Suite, ecc.
Personalizza
Adatta il tuo software di gestione dei fornitori alle tue esigenze specifiche. Le oltre 15 potenti visualizzazioni, le oltre 35 ClickApp, i numerosi modelli e le integrazioni di ClickUp ti consentono di creare un software esattamente come lo desideri.
Implementa le politiche
Documenta le politiche e le procedure che i fornitori devono seguire e rendile disponibili a chiunque ne abbia bisogno. Ad esempio, se hai bisogno che i tuoi fornitori carichino le fatture in formato PDF sul tuo sistema ERP, scrivi una procedura operativa standard (SOP) con supporto per la risoluzione dei problemi.
ClickUp Docs offre un'interfaccia moderna, dinamica e facile da usare per scrivere le procedure operative standard. Con ClickUp Brain, puoi anche porre domande e ottenere risposte invece di perdere tempo a cercare.
Assicurati che queste politiche siano in linea con gli obiettivi della tua organizzazione e gli standard normativi. Utilizza i modelli di contratto.
Automatizza
Utilizza il sistema di gestione dei fornitori per centralizzare e automatizzare i processi. Invece di ricevere preventivi via email e consolidarli manualmente, imposta modelli di richiesta di preventivo (RFQ) che semplificano la raccolta dei dati.
ClickUp Automations ti consente anche di eseguire lavori di routine in modo automatico. Alcune delle automazioni più utili nella gestione dei fornitori sono:
- Assegna un'attività all'ufficio legale/conformità quando tutti i documenti sono stati ricevuti da un fornitore.
- Invia un promemoria agli utenti sulle attività in ritardo
- Passa a un elenco separato di "fornitori selezionati" quando si verifica un cambiamento di stato per loro.
- Applica il modello di lista di controllo quando lo stato cambia in "valutazione fornitore".
Una volta effettuata l'impostazione del software di gestione dei fornitori, è il momento di gestire le tue relazioni.
3. Gestisci le relazioni con i fornitori
Onboarding
Crea un processo strutturato di onboarding dei fornitori per garantire che tutti i nuovi fornitori soddisfino gli standard e i requisiti della tua organizzazione.
- Utilizza la lista di controllo per assicurarti di aver raccolto tutte le informazioni necessarie.
- Crea utenti fornitori su ClickUp come ospiti o utenti completi in modo che possano accedere a tutte le informazioni di cui hanno bisogno.
- Assegna le attività e passa senza sforzo al project management. Puoi utilizzare ClickUp anche come software di gestione degli ordini per i fornitori.
- Imposta gli obiettivi su ClickUp Goals e consenti ai tuoi fornitori di effettuare il monitoraggio dello stato dei loro progressi.
Comunicare
Organizza incontri periodici e riunioni di revisione con i tuoi fornitori. Invitali a commentare le attività e le sottoattività in modo che possano chiarire qualsiasi aspetto nel contesto e in tempo reale.
Utilizza la vista chat di ClickUp per consolidare le conversazioni con i fornitori e rispondere in modo efficiente.
Valuta
Definisci metriche di rendimento chiare e stabilisci processi di monitoraggio e valutazione regolari.
- Utilizza i modelli di elenco fornitori per tenere traccia di tutti i tuoi fornitori in un unico posto per il monitoraggio.
- Utilizza la dashboard di ClickUp per discutere metriche quali tempi di consegna, standard di qualità, efficienza in termini di costi e rispetto degli SLA.
- Utilizza queste metriche per valutare le prestazioni dei fornitori e identificare le aree di miglioramento.
- Imposta promemoria per il rinnovo dei contratti, gli audit di conformità, le rinegoziazioni, ecc.
Se sei alle prime armi con la creazione di sistemi di gestione dei fornitori, non preoccuparti. Il modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp è un punto di partenza ideale. Si tratta di una soluzione end-to-end per la gestione dei fornitori, dai controlli iniziali alla valutazione delle prestazioni.
4. Ottimizza man mano che procedi
Con il tempo imparerai ulteriori informazioni sui tuoi processi di gestione dei fornitori, sulla base dei quali potrai anche ottimizzare i tuoi strumenti. Ad esempio, se la fatturazione è soggetta a errori, puoi utilizzare ClickUp Clips per un tutorial sul processo di cattura dello schermo.
Se hai fornitori provenienti da diverse aree geografiche, puoi impostare un campo personalizzato per la valuta. Puoi impostare avvisi di dipendenza se hai due fornitori che lavorano sullo stesso processo.
Impara dalle tue relazioni con i fornitori e investi nel miglioramento continuo.
Rafforza il tuo processo di gestione dei fornitori con ClickUp
Lo scopo principale di rivolgersi a un fornitore è quello di ridurre il carico di lavoro dei team interni. L'intero esercizio è inutile se la gestione dei fornitori crea un carico di lavoro aggiuntivo per i tuoi team di progetto/approvvigionamento.
Pertanto, un sistema di gestione dei fornitori ben strutturato è fondamentale. Il software gratis di project management ClickUp è flessibile e adattabile, rendendolo perfetto anche per la gestione dei fornitori.
Ti aiuta a gestire l'intero ciclo di vita, dall'onboarding dei fornitori all'after-offboarding. È flessibile, personalizzabile e progettato appositamente per le tue esigenze. Semplifica il processo e automatizza i flussi di lavoro.
Questo andrà a vantaggio sia tuo che del fornitore. Prova ClickUp oggi stesso gratis!
Domande frequenti sul sistema di gestione dei fornitori
1. Cosa si intende per gestione dei fornitori?
La gestione dei fornitori si riferisce al modo in cui le organizzazioni gestiscono le proprie relazioni con i fornitori e i provider di servizi. Comprende la selezione dei fornitori, la negoziazione dei contratti, il controllo dei costi, la gestione delle consegne e la valutazione delle prestazioni.
2. Quali sono le quattro fasi della gestione dei fornitori?
Le quattro fasi della gestione dei fornitori sono le seguenti.
- Selezione dei fornitori: identificazione dei potenziali fornitori, valutazione delle capacità e selezione in base a considerazioni relative a qualità, costi, affidabilità e servizio.
- Negoziazione dei contratti: definizione dei termini e delle condizioni, prezzi in base al modello di business del fornitore, tempi di consegna, standard di qualità e accordi sul livello di servizio.
- Monitoraggio delle prestazioni: monitoraggio delle prestazioni dei fornitori rispetto alle metriche concordate e agli SLA
- Gestione delle relazioni: comunicazione regolare, risoluzione di problemi o dubbi e collaborazione per migliorare i processi e i risultati.
3. Chi è responsabile della gestione dei fornitori?
La responsabilità della gestione dei fornitori è solitamente sottoposta a una condivisione tra il reparto acquisti, i team di progetto e il reparto finanziario.
- L'ufficio acquisti è responsabile della revisione delle proposte, della negoziazione dei contratti, dell'inserimento dei fornitori, ecc.
- Gli stakeholder del progetto avranno un ruolo determinante nella scelta del fornitore. Lavoreranno inoltre con il fornitore, valuteranno le prestazioni, forniranno feedback, decideranno in merito ai rinnovi, ecc.
- I team finanziari gestiscono fatture, pagamenti, eventuali multe/penalità.
Una buona gestione delle relazioni con i fornitori richiede la collaborazione di tutte e tre le parti.