Nel mercato dei calendari, Google Calendar è il chiaro vincitore con una quota di mercato del 23,97%. Persone di tutte le età e di tutti i settori lo utilizzano per gestire i propri programmi in modo ottimale. Sebbene l'interfaccia intuitiva e le funzionalità di base di Google Calendar lo rendano una scelta popolare, esiste un tesoro di funzionalità inesplorate, i trucchi di Google Calendar, che la maggior parte delle persone non conosce.
In questo articolo esploreremo alcuni ingegnosi trucchi per Google Calendar che possono trasformare il modo in cui organizzi il tuo tempo e collabori con gli altri, aumentando la tua produttività.
Cos'è Google Calendar?
Google Calendar è un'app per la gestione del tempo, la pianificazione e la condivisione di calendari. Fa parte della suite di strumenti di produttività Google Workspace. Puoi pianificare eventi, appuntamenti e promemoria e ripristinare eventi eliminati. Puoi anche creare più calendari per diversi aspetti della tua vita. Può funzionare come un'app di pianificazione giornaliera, offrendoti una visione completa del tuo programma.
Un'altra fantastica funzione di Google Calendar è che puoi integrarlo con altri servizi Google, come Gmail, e utilizzare i modelli di Google Calendar.
20 trucchi di Google Calendar per massimizzare la tua produttività
Ecco i 20 migliori trucchi per Google Calendar per portare la tua produttività a un livello superiore:
1. Integralo con ClickUp per risparmiare tempo e lavoro richiesto
ClickUp è uno strumento di project management con 15 visualizzazioni personalizzabili, tra cui una visualizzazione calendario ClickUp che migliora la collaborazione e la produttività. Essendo una piattaforma versatile che combina diversi strumenti di produttività in uno solo, può essere utilizzata sia da piccoli team che da grandi aziende.
ClickUp supporta oltre 1000 integrazioni. Si integra perfettamente con Google Calendar, garantendo la sincronizzazione automatica in modo che tutte le modifiche apportate al tuo calendario Clickup vengano sincronizzate con Google Calendar e viceversa. Grazie a questa integrazione, non dovrai più passare continuamente da un'app all'altra.
2. Crea più calendari con codici di colore
Se spesso hai difficoltà a gestire la tua vita personale e gli impegni di lavoro su un unico calendario, questo trucco di Google Calendar potrebbe essere la soluzione che fa per te. Ti consente di creare calendari diversi e di contrassegnarli con colori diversi per facilitarne il riconoscimento.
Ad esempio, potresti creare più calendari per il lavoro, gli eventi familiari e gli impegni personali. Potresti anche avere un calendario separato per tenere traccia dei compleanni e dei giorni speciali di amici e familiari. Puoi navigare tra i diversi calendari utilizzando il menu a sinistra/menu hamburger in alto a sinistra dello schermo.
Con questa funzionalità/funzione, basta un solo sguardo per organizzare la tua giornata e effettuare il monitoraggio dei tuoi eventi. Ti permette anche di separare la tua vita personale da quella professionale.
3. Nascondi un evento esistente
Un calendario pieno di eventi può facilmente diventare opprimente. È qui che entra in gioco la funzionalità "nascondi eventi" di Google Calendar. Puoi nascondere gli eventi a cui non intendi partecipare.
Ad esempio, se nel tuo calendario è presente una riunione programmata che hai già rifiutato, puoi modificare le impostazioni per rimuoverla dalla visualizzazione. Allo stesso modo, puoi anche nascondere i calendari (se hai un calendario separato per il lavoro e uno personale) disattivandoli.
4. Aggiungi un nuovo evento con un comando vocale
L'app Google Calendar può anche creare nuovi eventi basati sui comandi vocali impartiti a Google Assistant. Puoi aggiungere direttamente i dettagli di un nuovo evento dal tuo telefono o laptop senza aprire l'app.
Tutto quello che devi fare è dire "Hey Google" e seguire con il tuo comando. Ad esempio, "Hey Google, programma una cena di anniversario per mercoledì".
Puoi anche chiedere a Google Assistant cosa c'è nel tuo Calendario e fargli cancellare o riprogrammare un evento.
5. Personalizza la visualizzazione del Calendario
Ciò che rende l'app Google Calendar una delle migliori app di calendario sono le sue visualizzazioni personalizzate, la pianificazione e le funzionalità di gestione del tempo. Sono disponibili cinque visualizzazioni: giorno, settimana, mese, anno, pianificazione e quattro giorni.
Ad esempio, se selezioni la vista settimanale, vedrai solo l'agenda della settimana. Ma non è tutto. Puoi anche nascondere o visualizzare i fine settimana sul tuo calendario. Google ti consente anche di scegliere una vista personalizzata del calendario come vista per impostazione predefinita.
6. Condivisione del calendario
Se lavori in team, la possibilità di condividere il tuo calendario può essere estremamente utile, soprattutto quando sei l'organizzatore delle riunioni responsabile della pianificazione di eventi e incontri. Puoi condividere il tuo Google Calendar con persone selezionate seguendo questi passaggi:
- Apri Google Calendar sul tuo laptop
- Clicca sulla sezione I miei calendari .
- Clicca su Altro nel Calendario che desideri condividere e effettua la selezione delle impostazioni di condivisione.
- Puoi scegliere di rendere il Calendario disponibile al pubblico, solo agli utenti della tua area di lavoro o a persone specifiche tramite i loro ID di email.
- Modifica le autorizzazioni di accesso utilizzando l'elenco a discesa e clicca su Invia.
Le autorizzazioni ti consentono di regolare le informazioni che desideri condividere con gli altri. Un altro vantaggio è che puoi disattivare la condivisione in qualsiasi momento.
7. Aggiungi promemoria predefiniti
Stanco di aggiungere promemoria separatamente a ogni evento del calendario? Con i promemoria predefiniti di Google Calendar, non dovrai più aggiungere promemoria manualmente. Ecco come puoi utilizzare questo trucco di Google Calendar:
- Vai alla pagina iniziale del Calendario e clicca su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio nell'angolo destro).
- Seleziona Impostazioni e scorri verso il basso fino a Impostazioni per i miei calendari .
- Clicca sul calendario specifico e effettua la selezione di Notifiche eventi.
- Seleziona Aggiungi notifica. Qui puoi scegliere di ricevere un'email e/o una notifica all'ora che preferisci, ad esempio un giorno prima, 10 minuti prima o anche una settimana prima di un evento. Puoi anche aggiungere più promemoria.
Ogni volta che crei un evento, questo promemoria verrà automaticamente aggiunto ad esso.
8. Ricevi un'email con il programma
L'agenda via email è senza dubbio uno dei trucchi più interessanti di Google Calendar. Sebbene sia possibile accedere all'app ovunque e in qualsiasi momento e visualizzare il programma della giornata tramite la vista programma, è anche possibile ricevere il programma giornaliero nella propria casella di posta elettronica ogni giorno.
Tutto quello che devi fare è andare su Impostazioni per i miei calendari (nell'angolo destro), fare clic sul tuo nome e effettuare la selezione di Altre notifiche. Seleziona Email nel campo Programma giornaliero. E il gioco è fatto! La tua agenda giornaliera apparirà per prima cosa al mattino nella tua email.
9. Usa le scorciatoie da tastiera
Questo è uno dei nostri trucchi più utilizzati per Google Calendar. Puoi utilizzare varie scorciatoie da tastiera per aumentare l'efficienza e navigare facilmente in Google Calendar. Eccone alcune:
- Premi "c" per creare un evento
- Premi "q" per un'aggiunta rapida
- Premi "p" per tornare al periodo precedente e "n" per passare al periodo successivo.
- Digita cal. new nella barra di ricerca del browser per aggiungere nuovi eventi.
- Premi "a" per visualizzare il programma, "d" per visualizzare la vista giornaliera del Calendario, "w" per la vista settimanale, "m" per la vista mensile e "t" per il programma di oggi.
- Per i dettagli dell'evento, seleziona l'evento e premi "e".
- Premi "x" per visualizzare la tua vista personalizzata del Calendario (e, in sua assenza, la vista di quattro giorni).
- Premi "s" per accedere facilmente alle impostazioni.
- Elimina un evento cliccandoci sopra e premendo "Cancella" o "Backspace".
- Premi "/" per una ricerca rapida.
- Premi "ctrl+z" per annullare l'ultima operazione.
- Premi "r" per aggiornare la pagina.
10. Imposta eventi ricorrenti
Se hai attività o riunioni di gruppo che si ripetono spesso, puoi utilizzare la funzionalità eventi ricorrenti su Google Calendar per creare più istanze. Puoi anche selezionare la frequenza e il periodo di ripetizione. Google offre le seguenti opzioni:
- Non si ripete
- Giornaliero
- Settimanale
- Mensile
- Annualmente
- Ogni giorno feriale
- Personalizzato
Puoi trovare questa opzione sotto il titolo dell'evento cliccando sull'opzione "non si ripete" . Con questa funzionalità puoi risparmiare tempo perché non devi creare ogni evento separatamente.
Un altro vantaggio di questa funzionalità/funzione è che quando effettui la modifica degli eventi ricorrenti, puoi applicare le modifiche a tutti gli eventi. Allo stesso modo, se elimini un evento, puoi eliminare tutti gli eventi contemporaneamente.
11. Utilizza la ricerca avanzata nel Calendario
Se hai un calendario pieno, trovare e effettuare la modifica di un evento può essere difficile, soprattutto se non ricordi quando si svolgerà.
Google Calendar ti consente di cercare un evento selezionando cerca (simbolo della lente di ingrandimento) sul tuo calendario. Puoi utilizzare i filtri avanzati per filtrare i risultati e trovare quelli più pertinenti.
I filtri includono quanto segue:
- Calendari che desideri cercare
- Le informazioni dall'evento
- Nomi dei titolari degli eventi o degli invitati
- Posizione specifica della riunione
- Intervallo di date
12. Aggiungi una posizione specifica per la riunione
Un altro dei trucchi più interessanti di Google Calendar è la possibilità di aggiungere la posizione dei tuoi eventi. Non dovrai più sforzarti di ricordare il luogo di ogni riunione della giornata.
Questa funzionalità è particolarmente utile se devi raggiungere il luogo di una riunione di persona. Tocca la posizione nel tuo Google Calendar e verrai reindirizzato a Google Maps per le indicazioni stradali.
Aggiungendo una posizione nei dettagli dell'evento, ti risparmierai anche la fatica della condivisione separata della posizione delle riunioni di gruppo con i singoli partecipanti.
13. Integra diverse app
Che tu sia uno studente universitario o un professionista, durante la giornata devi utilizzare molti strumenti e tecnologie. Puoi integrare Google Calendar con diverse app di comunicazione, videoconferenza e pianificazione del lavoro ed evitare di passare frequentemente da una all'altra.
Ad esempio, puoi integrare Google Calendar con Salesforce, Slack, Zapier, Zoom, HubSpot, Todoist, ecc.
14. Sfrutta un fuso orario secondario
Se lavori con clienti internazionali o hai colleghi in tutto il mondo, conosci bene le difficoltà legate alla gestione di fusi orari diversi e gli inconvenienti che ne derivano. Con la funzionalità del fuso orario secondario di Google Calendar, non dovrai più preoccuparti di calcolare la differenza di fuso orario ogni volta che invii un invito a una riunione.
Utilizza questa funzionalità per effettuare il monitoraggio di tutti i tuoi appuntamenti in entrambi i fusi orari. Per aggiungere un secondo fuso orario, procedi come segue:
- Apri Impostazioni nell'angolo destro
- Apri la scheda Generale in Impostazioni.
- Seleziona Fuso orario
- Seleziona l'opzione Visualizza fuso orario secondario.
- Seleziona il fuso orario secondario dall'elenco a discesa che desideri impostare.
15. Aggiungi allegati ai tuoi eventi
Puoi aggiungere allegati alle voci del tuo Google Calendar e assicurarti di avere tutti i documenti necessari in un unico posto. Ad esempio, se stai organizzando una conferenza, puoi allegare il programma della riunione.
Tutto quello che devi fare è aprire i dettagli dell'evento, cliccare sull'icona della graffetta e allegare l'allegato appropriato.
Poiché Google Calendar effettua la sincronizzazione automatica su tutti i dispositivi, i tuoi allegati saranno disponibili anche sul tuo telefono (nell'app Google Calendar) e sul tuo laptop. In questo modo, potrai trovare tutte le informazioni relative alle riunioni in un unico posto.
16. Trova un orario che vada bene per tutti
Pianificare riunioni trovando fasce orarie comuni può richiedere molto tempo, soprattutto se lavori in un fuso orario diverso da quello degli altri partecipanti alla riunione. Ma Google Calendar ha una soluzione anche per questo! Se hai condiviso i tuoi calendari o fai parte di un'area di lavoro condivisa, puoi utilizzare la scheda "Trova un orario" per trovare una fascia oraria disponibile per tutti i membri.
Tutto quello che devi fare è aprire i dettagli dell'evento nel calendario condiviso e cliccare sull'opzione Trova un orario . Ti verranno automaticamente mostrati gli slot disponibili per tutti. Puoi selezionare l'orario che meglio si adatta alle tue esigenze e pianificare rapidamente le riunioni.
Tuttavia, questa funzionalità è disponibile solo per gli utenti di Google Workspace.
17. Sincronizzazione di riunioni ed eventi su tutti i dispositivi
Una delle funzionalità/funzioni più convenienti dell'utilizzo di calendari online come Google Calendar è che i tuoi eventi vengono sincronizzati automaticamente su tutti i dispositivi. Quindi, se apporti modifiche su un dispositivo, queste vengono automaticamente sincronizzate su tutti gli altri dispositivi. Ciò ti garantisce l'accesso a tutti gli appuntamenti aggiornati (compresi quelli nuovi e quelli eliminati di recente), indipendentemente dalla piattaforma che utilizzi.
18. Crea eventi privati
Google Calendar è utile non solo per segnare eventi professionali, ma anche per segnare eventi della vita personale. Ti preoccupi che i tuoi appuntamenti personali siano visibili ai colleghi? Google ha già pensato a tutto e il Calendario offre una soluzione perfetta! Per ogni evento creato, puoi impostare e modificare le impostazioni dell'evento per garantire la privacy.
Puoi accedere a questa opzione selezionando l'evento e cliccando sull'opzione visibilità predefinita. Puoi anche cambiare l'impostazione di visibilità da libero a occupato. In questo modo, la tua voce nel Calendario non sarà più visibile a nessuno, anche se hai condiviso il tuo Calendario.
19. Segna le tue ore di lavoro e la tua posizione
Se sei un utente di Google Workspace, puoi anche accedere alla comodissima funzionalità che ti consente di impostare la tua posizione e il tuo orario di lavoro. Questo ti aiuterà a mantenere una struttura organizzata e a garantire che il tuo team sappia quando contattarti.
Puoi accedere alla funzionalità procedendo come segue:
- Vai alle impostazioni e clicca su generale.
- Seleziona orario di lavoro e posizione, quindi fai clic su Abilita orario di lavoro.
- Ora puoi effettuare la selezione dei tuoi giorni e orari di lavoro. Puoi anche aggiungere la tua posizione per ogni giorno.
20. Aggiungi eventi da Gmail
Puoi aggiungere eventi al tuo Google Calendar direttamente da Gmail. Ecco come fare:
- Apri l'email e clicca sull'icona con i tre puntini in alto.
- Clicca su Crea evento
- Verrai reindirizzato al tuo Google Calendar con il nome e la descrizione dell'evento già precompilati.
- Ora puoi apportare modifiche e aggiungere l'ora dell'evento, la posizione, gli ospiti e le notifiche.
Se non vuoi farlo manualmente, puoi anche assicurarti che tutti i tuoi eventi Gmail vengano aggiunti direttamente al tuo Calendario.
- Vai alle impostazioni di Google Calendar
- Seleziona eventi da Gmail
- Seleziona Mostra gli eventi creati automaticamente da Gmail nel mio Calendario.
Puoi anche modificare la privacy degli eventi email singolarmente o collettivamente.
Limiti dell'utilizzo di Google Calendar
Con così tante funzionalità fenomenali, può essere difficile credere che Google Calendar abbia dei limiti. Tuttavia, come qualsiasi app, ha i suoi svantaggi, come la mancanza di funzionalità avanzate, problemi di compatibilità e una visualizzazione personalizzata disordinata con un numero elevato di calendari.
Ecco alcune delle principali limitazioni di Google Calendar:
Personalizzazione di base
Google Calendar offre opzioni di personalizzazione limitate rispetto ad altri strumenti di calendario. Ad esempio, non è possibile modificare la dimensione del carattere, il colore, l'immagine di sfondo o molti altri elementi del calendario.
Inoltre, non offre una visione completa di tutti gli eventi e i risultati finali in un'unica dashboard, il che lo rende difficile da utilizzare per la pianificazione dei progetti e attività simili.
Integrazioni di terze parti limitate
Un altro svantaggio di Google Calendar è il numero limitato di integrazioni. Può essere integrato solo con poche app di terze parti. Alcuni utenti hanno anche messo in dubbio la qualità dell'integrazione con altre app.
Funzioni limitate
Google Calendar non offre funzionalità avanzate per scopi specifici come la pianificazione di eventi complessi o la gestione di progetti interfunzionali. Se hai esigenze di pianificazione complesse e richiedi molte integrazioni con altre app, è meglio cercare delle alternative a Google Calendar.
ClickUp: un'alternativa a Google Calendar
ClickUp è uno strumento di produttività all-in-one con ricche funzionalità che superano facilmente tutti i limiti di Google Calendar. Che tu faccia parte di un grande team con membri sparsi in tutto il mondo o di una piccola azienda che lavora a un progetto complesso, ClickUp è in grado di soddisfare tutte le tue esigenze di pianificazione e coordinamento.
Con la vista calendario di ClickUp, puoi organizzare facilmente i progetti e visualizzare il lavoro del tuo team in più di 15 modi completamente personalizzabili. Puoi gestire le tempistiche e visualizzare il tuo calendario per giorno, settimana o mese. Puoi anche effettuare la condivisione con i membri del tuo team o altre parti interessate.
Un'altra funzionalità che rende ClickUp un'opzione affidabile è ClickUp Reminders. Puoi aggiungere promemoria da qualsiasi punto di ClickUp (anche dalle notifiche del telefono o del desktop o dai commenti alle attività!) e gestirli dal tuo browser, desktop e dispositivi mobili. Inoltre, puoi aggiungere allegati, programmi ricorrenti e date.
Altre funzionalità di ClickUp che lo rendono un'alternativa ideale a Google Calendar includono:
- Pianifica un'attività utilizzando il metodo drag-and-drop
- Ordina le tue attività in base allo stato, all'assegnatario e alla priorità
- Utilizza le visualizzazioni ClickUp adattabili in base al tuo stile di lavoro e alle tue esigenze.
- Assegna un codice colore alle tue attività e effettua le modifiche in blocco, se necessario.
- Ordina e filtra il tuo Calendario per avere una visione dettagliata dei tuoi eventi.
- Integrazione con oltre 1.000 strumenti di lavoro
- Accedi a una vasta libreria di modelli, inclusi modelli di pianificazione dei progetti e modelli di calendario dei contenuti.
- Sfrutta oltre 100 funzionalità/funzioni per migliorare la tua produttività.
Il vantaggio principale di ClickUp è che, se non vuoi passare completamente a questo strumento, puoi semplicemente utilizzare Google Calendar integrandolo con ClickUp e sfruttando le sue numerose funzionalità/funzionalità.
Combina il tuo Calendario con la gestione delle attività per aumentare la produttività
I trucchi per Google Calendar che abbiamo esplorato possono semplificarti la vita, rendendola più produttiva ed efficiente. Tuttavia, anche un'app fantastica come Google Calendar può avere i suoi limiti.
Pertanto, se desideri un calendario che soddisfi tutte le tue esigenze di project management o di lavoro, è meglio cercare alternative come ClickUp. Prova ClickUp gratis oggi stesso e scoprilo tu stesso.