Come gestire più clienti [Consigli e trucchi]

Essere un project manager significa gestire le aspettative dei client, i deliverable budget, scadenze, team di progetto e altro ancora. I project manager di successo devono fare le mosse giuste e utilizzare gli strumenti migliori per gestire senza problemi tutti gli aspetti delle numerose variabili in gioco.

Se gestire un singolo progetto con più parti in movimento è difficile, l'attività diventa ancora più complessa quando si gestiscono diversi progetti. Si tratta di un delicato gioco di equilibri tra risorse, tempi, qualità e coinvolgimento degli stakeholder, sia all'interno del progetto che all'esterno.

Inoltre, i singoli progetti hanno esigenze e requisiti diversi, che possono lasciare il project manager a gestire più attività e responsabilità contemporaneamente.

Per quanto possa sembrare opprimente destreggiarsi tra più client, abbiamo alcuni suggerimenti e trucchi per condurvi all'esito positivo.

Sfide della gestione di più client

Sebbene avere più client sia gratificante, comporta una buona dose di sfide. Ecco una panoramica di ciò che ci si può aspettare:

• Problemi di gestione del tempo: Gestire più clienti richiede una gestione intelligente del tempo. Ogni client merita una certa attenzione e l'assegnazione di tempo proporzionato aiuterà il team del progetto a soddisfare le esigenze o i requisiti individuali
• Problemi di prioritizzazione: Poiché ogni progetto e cliente ha esigenze diverse, è necessario stabilire le priorità delle attività e fornire le risorse di conseguenza. Tuttavia, ogni client può sentirsi in diritto di avere la massima priorità in base all'importanza e all'urgenza del progetto, causando uno scontro
• Problemi di comunicazione: Tenere sotto controllo più thread di comunicazione può richiedere tempo e lavoro richiesto. L'invio di email a raffica non è un'opzione; la comunicazione deve essere specifica per il client, con informazioni pertinenti. Inoltre, è necessario tenere conto delle preferenze del client per quanto riguarda il canale, la frequenza o il linguaggio di comunicazione
• **Allocare le risorse, come membri del team, budget, tecnologie, ecc. tra più progetti può essere un delicato gioco di equilibri, con il risultato di un conflitto di risorse che si ripercuote sulla qualità dei risultati del progetto
• **La gestione di più account client di diversi settori o modelli aziendali richiede un'ampia esposizione ed esperienza all'interno del settore o dell'organizzazione
• Scope creep: È comune che i client richiedano funzionalità/funzioni aggiuntive o modifiche che vanno oltre l'ambito esistente del progetto. Lo Scope Creep è difficile da gestire e ha un effetto a cascata quando si gestiscono più client account
• Problemi legali o contrattuali: Business o settori diversi hanno requisiti di conformità differenti e devono rispettare leggi o regolamenti diversi. La gestione di tali obblighi richiede molte risorse e la mancata conformità può risultare in multe o perdita di reputazione
• Rischi del progetto: Ogni progetto ha la sua parte di rischi e insidie. Rimanere sempre vigili, gestire i rischi su una varietà di progetti e pianificare attività di mitigazione dei rischi per prevenire potenziali problemi può essere eccessivamente impegnativo
• **La modalità "always on" e le continue richieste pressanti possono affaticare il project manager e il team. Se non controllati, possono anche portare al burnout

Ora che conoscete i le potenziali sfide del project management , esaminiamo le possibili soluzioni.

Come gestire più client in modo efficace: Suggerimenti e trucchi comprovati

Gestire più client diventa più facile se si pianifica bene e si sceglie lo strumento giusto per il project management. Esistono diversi modi per gestire più progetti: ecco alcune strategie comprovate.

Centralizza il project management

clickUp offre una visualizzazione centralizzata di più progetti_

La centralizzazione è un modo eccellente per rimanere organizzati quando si ha a che fare con più account utilizzando una soluzione di project management. Evita i silos di dati o informazioni che ostacolano un project management efficace.

In più, software di project management garantisce una panoramica unificata di tutti i progetti e del loro stato senza dover passare da una piattaforma all'altra o da un'applicazione all'altra. ClickUp per il project management offre una visualizzazione completa di tutti i progetti, monitora le attività multiple, gestisce le scadenze, festeggia le attività cardine e altro ancora.

Una visualizzazione olistica di tutte le operazioni sottostanti garantisce che nulla vada perso e aumenta la produttività e l'efficienza. Allo stesso tempo, serve come piattaforma per orchestrare una collaborazione senza soluzione di continuità, per un più rapido raggiungimento degli obiettivi.

Seguire la routine

Stabilire e seguire una routine è la chiave per gestire efficacemente più progetti. Aiuta a gestire più client e le loro mutevoli esigenze senza perdere la concentrazione sulle attività critiche.

Preparate una routine giornaliera o mensile con un programma ritagliato per i diversi client, progetti o attività. Inoltre, usatela per sfruttare i vostri punti di forza. Per esempio, incorporare un lavoro profondo nella vostra routine mattutina vi aiuterà a ottenere maggiori risultati se siete una persona mattiniera.

Inoltre, conferisce coerenza al vostro stile di lavoro e vi rende affidabili e accessibili ai client, affinando le vostre capacità di project management.

Fissare aspettative chiare

L'abilità nella gestione di singoli progetti è una cosa, gestire le aspettative del cliente su più account client è un gioco diverso.

Un progetto può avere un effetto domino sugli altri, facendo precipitare tutto! Diversi fattori estrinseci e intrinseci possono compromettere la vostra capacità di mantenere la Sequenza o di fornire determinati standard di qualità.

Impostate aspettative e scadenze realistiche per relazioni con i client senza intoppi. Comunicate ciò che potete realisticamente consegnare entro i vincoli di budget e di Sequenza.

Mantenere la separazione

Mentre ci si destreggia tra più client, è indispensabile mantenere un certo grado di separazione tra i vari progetti e i titolari degli stessi.

Definite confini chiari per classificare le attività e le responsabilità. Da fare per concentrarsi su un solo client alla volta, riducendo al minimo la confusione, la distrazione e i potenziali incidenti.

La separazione consente di rimanere organizzati e di attenuare qualsiasi "effetto di ricaduta" sulla qualità o sulla Sequenza del progetto. I confini cancellati consentono di fornire servizi personalizzati ed efficienti a ciascun client.

Pratica del blocco del tempo

Modello per il blocco giornaliero del tempo di ClickUp è stato progettato per aiutarvi a creare facilmente un programma.

Dal momento che stiamo parlando di intermezzare i confini tra progetti e attività, il blocco del tempo è un'opzione pratica per la gestione del lavoro strategia per il project management . Blocco del tempo prevede l'assegnazione di fasce orarie specifiche e dedicate per ogni client o progetto. Durante questo periodo, si lavorerà solo sul lavoro assegnato. Questa classificazione del proprio programma aiuta i project manager a concentrarsi su un singolo problema senza correre il rischio di trascurarlo, distrarlo o sovrapporlo.

La si può utilizzare per aumentare la produttività e fissare scadenze realistiche, dato che il blocco del tempo implica la suddivisione di tutte le attività in un fattore temporale. Usare il funzionalità di monitoraggio del tempo su ClickUp per far sì che ogni minuto conti.

Esecuzione di attività in batch

L'elaborazione in batch consiste nel raggruppare attività simili o strettamente correlate e affrontarle collettivamente in un blocco di tempo dedicato. La categorizzazione di tutte le attività in gruppi basati su limiti comuni il cambio di contesto e snellisce il flusso di lavoro.

Un approccio strategico di questo tipo è utile per gestione di più progetti con requisiti diversi, in quanto i project manager possono concentrarsi sulla natura del lavoro piuttosto che sull'attività in sé.

Che si tratti di pianificazione del progetto, comunicazione o analisi dei dati, l'elaborazione per lotti facilita un uso concentrato ed efficace del tempo e delle risorse per gestire in modo efficiente più account client.

Prioritizzare le attività

clickUp permette di ordinare le attività in base alle date di scadenza

La prioritizzazione è l'ancoraggio di più project management del cliente esito positivo. Non tutte le attività sono uguali: alcune sono urgenti, altre hanno un impatto più profondo e altre ancora hanno una funzionalità/funzione in cima all'ordine cronologico. Priorità delle attività di ClickUp si basa sulla classificazione sistematica delle attività in base alla loro importanza, impatto e urgenza. L'ordinamento strategico delle attività porta in primo piano quelle più critiche e libera le risorse per completarle con successo.

Completare le attività ad alta priorità consente ai project manager di rispettare le scadenze, mantenere la qualità del progetto e affrontare gli elementi critici dei diversi progetti.

Personalizzare le comunicazioni

La comunicazione è il fondamento di relazioni solide, sia interne che esterne.

Quando i team e i membri del team comunicano in modo efficace, possono collaborare e raggiungere gli obiettivi più velocemente. D'altra parte, comunicazione con il cliente informa i titolari del progetto sullo stato attuale o sullo stato di avanzamento del progetto.

Per questo motivo, la maggior parte delle piattaforme di project management sono dotate di sistemi di comunicazione sincrona e di comunicazione asincrona canali di comunicazione asincrona per tutte le parti interessate.

Un modo per farlo è l'impostazione di canali di comunicazione asincroni per tutti gli stakeholder portali dedicati ai client per la comunicazione, che tengono conto delle preferenze, delle aspettative, degli stili, dei canali e della frequenza di comunicazione del cliente. Questo allineamento consente ai project manager di navigare efficacemente in diversi paesaggi comunicativi, di caricare il valore in anticipo e di prevenire gli errori di comunicazione, il tutto in un'unica soluzione.

Programmare controlli periodici

scegliere dalla libreria di modelli di check-in di ClickUp

Abbiamo già stabilito che è necessario comunicare regolarmente per alleviare i timori dei clienti e supportare il lavoro collettivo del team. Sebbene esistano diversi modi per ospitare tali comunicazioni, come email, messaggistica istantanea, reportistica sullo stato di avanzamento e così via, i check-in regolari dovrebbero far parte di questo mix di comunicazioni.

I check-in di periodo dovrebbero essere parte integrante del vostro strategia di gestione del cliente perché vi aiutano ad aggiornarli sullo stato di avanzamento e a discutere gli eventuali problemi. D'altra parte, i check-in quotidiani con il team consentono interventi tempestivi, una risoluzione efficace dei problemi e un'implementazione proattiva dei cambiamenti.

Che siano interni o esterni, questi check-in favoriscono un ambiente trasparente e ricco di comunicazione e collaborazione.

Piano per i rischi e gli imprevisti

Ogni progetto ha la sua parte di rischi e sfide, e bisogna affrontarli per garantire che non influiscano sulla qualità dei risultati o sulle sequenze del progetto. Tuttavia, la minaccia si amplifica nel caso di progetti multipli, poiché può avere un effetto a cascata.

È indispensabile prendere provvedimenti per questi rischi e imprevisti con largo anticipo. Mantenere un cuscinetto sano mentre si definiscono le specifiche del progetto. Allo stesso tempo, preparate un piano di emergenza completo per ogni client e progetto. Questo livello di preparazione impedisce che piccoli rischi o imprevisti si trasformino in problemi più gravi.

Streamline e automazione dei processi

impostare con facilità le automazioni basate sulle regole in ClickUp

Tra il monitoraggio dei vari progetti e l'aggiornamento dei client sul loro stato, non c'è quasi più tempo per attività banali e ripetitive. In questo scenario, la razionalizzazione e l'automazione del flusso di lavoro aiutano a sostenere le operazioni su scala.

Iniziate valutando i processi esistenti per identificare le attività di routine e ripetitive che richiedono un intervento umano minimo. Le attività di voce, comunicazione e reportistica sono in genere i punti caldi di queste ridondanze. Utilizzate quindi strumenti di automazione per automatizzare queste attività e gestire i vari client senza intoppi. Infine, testate la fedeltà di questi flussi di lavoro automatizzati in diverse circostanze per garantire prestazioni costanti.

Potete anche esplorare modelli di gestione dei client che aiutano a gestire più account client. Utilizzare Il modello di esito positivo per i client di ClickUp per una gestione degli account senza sforzo.

Predisposizione di richieste di modifica

Oltre all'account per i rischi e gli imprevisti, è necessario prendere provvedimenti anche per le richieste di modifica. Dato che il cambiamento è inevitabile, diventa necessario un processo dinamico di gestione delle modifiche che comprenda l'invio, la valutazione, l'approvazione e l'implementazione delle richieste.

Una configurazione di questo tipo può onorare le richieste di modifica, migliorare la qualità del progetto e aumentare il tasso di soddisfazione dei clienti senza gravare sulle risorse o risultare in un'estensione eccessiva.

Un piano di gestione delle modifiche flessibile consente di cambiare la direzione del progetto senza interrompere l'intero ecosistema del project management. Inoltre, localizza le modifiche entro i confini di un progetto specifico, in modo che non abbiano un impatto sui progetti di altri client. Una struttura così adattabile e resiliente per la gestione dei cambiamenti consente ai project manager di soddisfare i requisiti dei clienti in continua evoluzione.

Richiesta di recensioni e feedback

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/Conditional-Logic-in-ClickUp-Forms-Product-Feedback-Example.gif Logica di condizione nei moduli ClickUp Esempio di feedback sul prodotto /$$$img/

raccogliere un feedback in tempo reale con ClickUp

Il vostro client sospetta che non stiate dedicando abbastanza tempo al suo progetto? Il vostro cliente non è soddisfatto di una specifica deliverable? Vi trovate di fronte alla difficile scelta se rinunciare alla qualità o allungare la Sequenza?

Allora è il momento di chiederlo al vostro cliente. Dopotutto, non saprete cosa ne pensa se non glielo chiedete!

La ricerca di recensioni o feedback è la chiave di volta per un coinvolgimento significativo del cliente e per relazioni durature. Il feedback è fondamentale, soprattutto quando si gestiscono più account di clienti

Il ciclo di feedback aiuta a migliorare continuamente, offrendo spunti di riflessione sui punti di forza, le opportunità e le debolezze nella gestione dei clienti progetti multipli . Oltre ad affinare le vostre capacità, vi conferisce reattività e adattabilità mentre svolgete i vostri compiti di project manager.

Documentare tutto

Dai documenti meticolosamente dettagliati piani di progetto a regolari elenchi di cose da fare durante la giornata, i project manager possono trarre notevoli vantaggi se mantengono un registro di tutto.

Una documentazione completa è un punto di riferimento affidabile per i dettagli del progetto, le decisioni critiche, lo stato di avanzamento, le attività cardine future, ecc. È possibile individuare rapidamente i progetti o chiarire due progetti simili. L'accesso rapido alle specifiche del progetto offre chiarezza e controllo, soprattutto quando si gestiscono più client.

Oltre a visualizzare in modo univoco i vari progetti in corso, la documentazione riduce al minimo i malintesi e le interpretazioni errate. Per istanza, un registro delle interazioni con il client che hanno portato a una modifica dell'ambito offre un contesto per capire come si è arrivati alla decisione e come aderire al meglio a tale richiesta.

Implement cross-client learning

Uno dei maggiori vantaggi della gestione di più account client è l'esposizione a diversi modelli aziendali, dimensioni dell'organizzazione e settori industriali. Si tratta di un modo stratificato ed efficiente in termini di tempo per affinare la vostra esperienza come project manager, arricchendo al contempo la vostra capacità di affrontare diversi client.

L'apprendimento trasversale ai client consiste nell'estrarre metodologie collaudate, intuizioni preziose e best practice da un progetto e applicarle ad altri progetti. Sfruttando questa strategia è possibile formulare modelli per impostazioni familiari o quasi familiari.

Una volta configurati, Da fare è solo identificare i punti in comune tra i progetti e replicare l'esito positivo. Questa metodologia Agile riduce al minimo la curva di apprendimento, accelera il percorso verso il raggiungimento degli obiettivi e segnala i potenziali problemi. E allo stesso tempo mantiene la flessibilità necessaria per abbracciare l'innovazione per applicazioni specifiche.

Benefici dell'uso di un sistema di project management per più client e attività Strumenti per il project management sono indispensabili nella cassetta degli attrezzi di ogni project manager. Tuttavia, la gestione di più client e attività rende la giusta soluzione software di project management essenziale per i seguenti motivi:

Centralizzazione delle informazioni: Gli strumenti di project management centralizzano la gestione dei progetti o dei client. Si tratta di una piattaforma unica per tutto ciò che riguarda il progetto, dalla creazione all'organizzazione, alla gestione e alla chiusura. È un'unica fonte di verità per tutti i membri del team

clickUp offre una visualizzazione unica di tutti i vostri progetti_

**Quando si parla di gestione delle attività, niente può battere la comodità dei sistemi di project management. Create, organizzate, categorizzate, date priorità e assegnate attività in pochi clic

Collaborazione: A strumento di project management è un hub per il lavoro di squadra. I membri del team possono creare, modificare o condividere collettivamente i documenti, aggiungere commenti, convertire i commenti in elenchi di cose da fare e molto altro ancora

clickUp facilita la collaborazione tra progetti_

Gestione delle scadenze: Gli strumenti di project management visualizzano i dettagli del progetto come sequenze temporali o grafici Gantt. Queste visualizzazioni offrono visibilità alle sequenze temporali del progetto, alle scadenze imminenti e alle dipendenze. Queste viste dettagliate supportano una gestione efficace del tempo

Allocazione delle risorse: Poiché gli strumenti di project management si aggiornano in tempo reale, è possibile monitorare senza sforzo le risorse e assegnarle in modo proattivo a determinate attività o progetti per garantirne l'esito positivo

Automazioni: La maggior parte delle moderne piattaforme di project management dispone di funzionalità/funzione di automazione per gestire attività ricorrenti, promemoria e notifiche per ridurre al minimo il lavoro richiesto e massimizzare l'efficienza

Reportistica e analisi: La funzionalità di reportistica e analisi dei sistemi di project management aiuta i project manager a monitorare lo stato, a identificare i colli di bottiglia, a misurare le metriche delle prestazioni e a individuare le tendenze per prendere decisioni più intelligenti basate sui dati

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L'arte di gestire più client è un'abilità molto richiesta. È anche un vantaggio strategico e un fattore di differenziazione competitiva.

Una volta padroneggiata la capacità di gestire la Sequenza, le aspettative dei client e i vari ambienti di progetto, emergerà come un project manager esperto. Inoltre, ogni passo falso diventa un'esperienza di apprendimento. Consideratela come la corsia preferenziale per il successo nel project management.

Utilizzate i suggerimenti condivisi sopra e potenziate le vostre capacità con uno strumento di project management efficace come ClickUp, e sarete una forza inarrestabile!

ClickUp è una piattaforma all-in-one per progetti con infinite possibilità: assegnare e dare priorità alle attività, creare e monitorare obiettivi, sfruttare le Automazioni e molto altro ancora. Dalla collaborazione del team all'esito positivo per i client, ClickUp vi offre una visibilità completa e un'esecuzione efficiente. Iscrivetevi su ClickUp oggi - è gratis per iniziare!