Come gestire più clienti [Consigli e trucchi]

Essere un project manager significa gestire le aspettative dei clienti, i risultati finali, i budget, le scadenze, i team di progetto e molto altro ancora. I project manager di successo devono compiere le mosse giuste e utilizzare gli strumenti ottimali per gestire senza intoppi tutti gli aspetti delle diverse variabili coinvolte.

Gestire più clienti non è tanto una questione di frenesia quanto di flusso. Ciò richiede sistemi strutturati, comunicazione proattiva e una gestione del tempo che rasenta il livello ninja. Il fattore che cambia le carte in tavola? Priorità intelligenti, confini chiari e strumenti che fanno il lavoro pesante, in modo da non limitarti a stare al passo, ma a guidare la carica.

Inoltre, i singoli progetti hanno esigenze e requisiti diversi, il che potrebbe costringere il project manager a gestire contemporaneamente diverse attività e responsabilità.

Per quanto possa sembrare difficile destreggiarsi tra più clienti, abbiamo alcuni consigli e trucchi per condurti a un esito positivo.

Quali sono le sfide legate alla gestione di più clients

Lavorare con più clienti può sembrare un segno di esito positivo, e in effetti lo è, ma dietro le quinte è più simile alla gestione di un circo con dieci direttori che urlano tutti contemporaneamente. Ecco come si presenta in pratica questo gioco di destrezza:

1. Problemi di gestione del tempo

Realtà: il tuo lunedì mattina inizia con una corsa frenetica: il cliente A ha bisogno di modifiche urgenti alla sua landing page, il cliente B ha una riunione strategica tra 15 minuti e il cliente C ha appena segnalato un bug che "deve essere risolto oggi". Hai bevuto solo un sorso di caffè.

Perché è un problema: ogni client si aspetta un'attenzione particolare. Senza un sistema rigoroso per la suddivisione del tempo e la pianificazione, rischi di esaurirti o di trascurare alcune attività.

2. Problemi di definizione delle priorità

Parliamoci chiaro: ricevi tre notifiche Slack in un'ora:

"Abbiamo bisogno che questa campagna sia online oggi stesso. "

"Puoi esaminare questa proposta adesso?"

"Solo una rapida sincronizzazione di 15 minuti?" Spoiler: nessuna di esse è davvero rapida.

Perché è complicato: ogni client pensa che il proprio progetto meriti la massima attenzione. Scegliere cosa viene prima (e comunicarlo in modo diplomatico) diventa un esercizio quotidiano in equilibrio sul filo del rasoio.

3. Sovraccarico di comunicazioni

Come funziona: un cliente desidera ricevere aggiornamenti tramite Notion. Un altro insiste per ricevere email settimanali. Un terzo risponde solo su WhatsApp. Oh, e il cliente n. 4 ti ha ignorato, finché all'improvviso non ha bisogno di tutto entro ieri.

Perché è importante: gli aggiornamenti generici non sono sufficienti. Hai bisogno di una comunicazione specifica per ogni client e adeguata al canale preferito, che tenga tutti informati senza sovraccaricare la tua mente.

4. Tiro alla fune delle risorse

Cosa succede: il tuo miglior designer è sommerso da due mockup urgenti, per due clienti, con scadenze che si sovrappongono. Nel frattempo, il tuo sviluppatore è a metà del lavoro di sprint quando un altro cliente richiede "solo una rapida correzione" che si trasforma in un lavoro di 4 ore.

La sfida: quando i team e gli strumenti sono soggetti a una condivisione tra diversi progetti, è inevitabile che si verifichino colli di bottiglia nelle risorse e la consegna di un lavoro di qualità diventa un esercizio di equilibrio tra diplomazia e scadenze.

5. Curva di apprendimento del settore

Esempio pratico: martedì sei immerso nell'analisi B2B SaaS. Mercoledì stai esaminando le campagne sui social media per un marchio di prodotti per la cura della pelle. Giovedì? Stai leggendo informazioni sulla conformità legale per un client fintech.

Perché è faticoso: ogni settore ha il proprio gergo, i propri KPI e le proprie peculiarità. Cambiare continuamente marcia mentale rende più difficile fornire intuizioni strategiche senza affogare nel cambio di contesto.

6. Lo scope creep si insinua

Ecco come: il cliente dice: "Possiamo aggiungere solo un'altra pagina?" Oppure: "Non ci vorrà più di un'ora, vero?" Moltiplica questo per sei clienti e voilà: la settimana del tuo team è stata appena dirottata da lavoro non pianificato.

L'effetto domino: lo scope creep può sembrare innocuo all'inizio, ma col tempo riduce la capacità produttiva, compromette le tempistiche e mette a dura prova le relazioni con i clienti.

7. Incubi legali e di conformità

Si tratta di una situazione complessa: un client desidera analisi conformi al GDPR, un altro è soggetto alle normative HIPAA e un terzo invia un contratto di 40 pagine pieno di clausole legali e di indennizzo.

Perché è rischioso: se non stai attento, trascurare un requisito di conformità potrebbe comportare problemi legali o la perdita totale della fiducia del client.

8. Rischio di valanga del progetto

Cosa succede: un stakeholder chiave di un progetto smette di comunicare, uno strumento si rompe a metà campagna e un altro client rinuncia improvvisamente al contratto mensile. Tutto nella stessa settimana.

Perché è così difficile: i rischi non si presentano uno alla volta. Quando si verificano in gruppo, mettono a dura prova la capacità del tuo team di reagire e riprendersi.

9. Il burnout è reale

La sensazione: rispondi ai messaggi a mezzanotte, rivedi mentalmente i briefing sotto la doccia e controlli i dashboard nel tuo "giorno libero". Ti suona familiare?

Perché è importante: il continuo destreggiarsi tra le varie attività, la pressione dei clienti e i confini sfumati possono esaurire mentalmente ed emotivamente te (e il tuo team). Se subentra il burnout, le prestazioni e la soddisfazione dei clienti ne risentono.

Ora che conosci le potenziali sfide del project management, vediamo quali sono le possibili soluzioni.

Come gestire più clienti in modo efficace: consigli e trucchi collaudati

Gestire più clienti diventa più facile quando si prepara un piano accurato e si sceglie lo strumento giusto per il project management. Esistono diversi modi per gestire più progetti, ed ecco alcune delle strategie collaudate.

1. Centralizza il project management

La centralizzazione è un ottimo modo per mantenere l'organizzazione quando si gestiscono più account utilizzando una soluzione di project management. Previene la creazione di silos di dati o informazioni che ostacolano una gestione efficace dei progetti.

Inoltre, il software di project management offre una panoramica unificata di tutti i tuoi progetti e del loro stato senza richiederti di passare da una piattaforma o applicazione all'altra.

ClickUp for Project Management offre una visione completa di tutti i tuoi progetti, tiene traccia di più attività, gestisce le scadenze, celebra le attività cardine raggiunte e molto altro ancora.

Una visione olistica di tutte le operazioni sottostanti garantisce che nulla venga trascurato e aumenta la produttività e l'efficienza. Allo stesso tempo, funge da piattaforma per orchestrare una collaborazione senza soluzione di continuità per un raggiungimento più rapido degli obiettivi.

2. Segui una routine

Quando gestisci più clienti, le routine non sono noiose, ma sono il tuo sistema di sopravvivenza.

Avere un ritmo giornaliero o settimanale ti mantiene ancorato mentre le esigenze dei clienti, le richieste e le scadenze continuano a cambiare come in un gioco di Whac-A-Mole. Una routine strutturata ti aiuta a rimanere concentrato sulle attività giuste, non solo su quelle più urgenti.

Ad esempio, un project manager freelance che lavora con una startup fintech, un'agenzia di marketing e un'organizzazione no profit ha stabilito una cadenza settimanale come questa:

Le mattinate erano riservate al lavoro strategico approfondito (roadmap dei clienti, briefing, pianificazione degli sprint).

Gli slot di mezzogiorno sono stati bloccati per riunioni e check-in asincroni.

I pomeriggi erano dedicati all'amministrazione, agli aggiornamenti e alla revisione dei documenti. In questo modo, si presentava con costanza, senza esaurirsi o rimbalzare tra i thread di Slack come una pallina da ping-pong umana.

Come farlo funzionare:

Pianifica la tua routine quotidiana in base ai tuoi ritmi energetici (sei mattiniero? Organizza il tuo lavoro intenso di conseguenza).

Crea un programma di revisione mensile per avere una visione d'insieme e ridefinire le priorità tra i vari account.

Tieni conto delle finestre specifiche per ciascun cliente, ad esempio "martedì pomeriggio = aggiornamenti sul cliente B" o "venerdì = rapporti di sintesi".

Utilizza le attività ricorrenti per routine come rapporti settimanali, retrospettive o revisioni dei contenuti: non c'è bisogno di reinventare la ruota ogni settimana.

Imposta modelli di attività per i flussi di lavoro ripetitivi (ad esempio, l'inserimento di un nuovo client, la pubblicazione di un blog, l'invio di fatture).

Crea una vista dashboard per ogni giorno che mostri solo ciò che è in programma per quella data in tutti i progetti.

Sfrutta la combinazione Calendario + Vista Elenco per attivare/disattivare la visione d'insieme e la concentrazione giornaliera, in modo da non perdere mai nulla.

3. Stabilisci aspettative chiare

Essere bravi a gestire i singoli progetti è una cosa. Ma gestire le aspettative dei clienti su più account? È tutta un'altra storia. Ad esempio, un'agenzia digitale che utilizza ClickUp crea un documento sulle aspettative dei clienti collegato a ciascun progetto. Esso delinea i risultati concordati, le date chiave e le norme di comunicazione, in modo che non ci siano momenti del tipo "Ma io pensavo che..." dopo due settimane.

Una scadenza non rispettata per l'aggiornamento del sito web del cliente A potrebbe ritardare la campagna social del cliente B, soprattutto quando la condivisione del tuo team di progettazione avviene tra entrambi. Improvvisamente, non ti trovi più solo a gestire le tempistiche, ma anche un effetto domino che nessuno aveva previsto.

Come gestirlo:

Fissa in anticipo obiettivi e scadenze realistici. Non promettere una consegna in 3 giorni per qualcosa che richiede una settimana, solo per soddisfare un client nel breve termine.

Sii trasparente quando si presentano ostacoli imprevisti, come un ritardo nell'integrazione di terze parti o un collo di bottiglia nel contenuto.

Utilizza i campi personalizzati di ClickUp per effettuare il monitoraggio degli impegni SLA, delle attività cardine per segnalare scadenze importanti e delle automazioni per avvisare le parti interessate in caso di cambiamenti nelle tempistiche. Puoi anche assegnare stati di avanzamento del progetto per informare i clienti sui progressi, senza dover effettuare un'altra chiamata.

4. Mantieni la separazione

Siamo realistici: quando si passa da sei clienti diversi in un giorno, è facile confondersi. Non vorrai certo inviare via email le risorse del marchio concorrente del cliente D. (Accidenti!) Ad esempio, una libera professionista che gestiva la SEO per uno studio legale, un marchio di prodotti per la cura della pelle D2C e una piattaforma SaaS ha imparato questa lezione a proprie spese, quando ha accidentalmente caricato un "calendario del blog" destinato a un cliente nella cartella di condivisione di un altro. Quell'unico errore le è costato il contratto.

La soluzione? Crea confini chiari tra il lavoro di ciascun cliente. Non solo mentalmente, ma anche nel modo in cui sono strutturati i tuoi progetti, le tue attività e le tue comunicazioni.

Come prevenirlo:

Utilizza spazi o cartelle ClickUp separati per ogni account cliente.

Tag le attività in base al nome del client, al team o al tipo di risultato finale.

Assegna a ciascuna cartella dei titolari di progetto o degli account manager dedicati, in modo che ci sia sempre qualcuno che ne sia responsabile.

📌 Come può aiutarti ClickUp:

Gli spazi mantengono il mondo di ciascun cliente completamente separato, fino ai documenti, ai dashboard, alle attività e alle sequenze.

Le viste private aiutano i membri del team a concentrarsi solo su ciò di cui hanno bisogno.

I tag con codice colore e i dashboard personalizzati ti consentono di passare da un client all'altro senza perdere il contesto o la concentrazione.

5. Esercitati a suddividere il tempo in blocchi

Ora che stiamo parlando di confini, passiamo a una tattica di gestione del tempo che funziona davvero quando si ha a che fare con più clienti: il time blocking.

Il time blocking consiste nel ritagliare porzioni specifiche e non negoziabili della tua giornata per un cliente o un progetto alla volta. È come dire al resto del caos: "Aspetta, questa ora appartiene al cliente X".

Ad esempio, una content strategist che gestiva tre incarichi fissi (un blog sull'edtech, un lavoro di ghostwriting B2B su LinkedIn e una riorganizzazione SEO SaaS) si ritrovava a passare continuamente da un'attività all'altra. Iniziava a scrivere per un marchio e finiva per rispondere ai messaggi Slack di un altro. A mezzogiorno non aveva terminato nulla di significativo.

Così ha riservato le mattinate alla scrittura di articoli approfonditi (blog SaaS), le ore dopo pranzo alla creazione di contenuti social e ha concluso la giornata con le attività amministrative e i controlli con i clienti. Una svolta decisiva.

Dedicate a ciascun client tutta la vostra attenzione, senza più mescolare toni, strategie o risultati.

Stabilisci aspettative realistiche sui tempi di terminazione del lavoro.

Eviterai il burnout sapendo esattamente cosa devi fare e quando.

Usa la vista Calendario per bloccare visivamente il tempo tra i progetti dei tuoi clienti: trascina e rilascia le attività direttamente nella tua giornata.

Attiva il monitoraggio del tempo per vedere quanto tempo richiede effettivamente ogni attività (ti ringrazierai quando dovrai stimare le scadenze in seguito).

Combina date di inizio e date di scadenza con le priorità delle attività per mappare l'intera settimana in pochi clic.

Imposta attività ricorrenti per controlli regolari dei clienti, revisioni dei contenuti o rapporti settimanali, in modo che la tua routine non vada in pezzi a metà sprint.

6. Elaborazione in batch delle attività

Ti è mai capitato di sentirti sopraffatto perché devi passare dalle chiamate strategiche ai briefing sui contenuti alla fatturazione, il tutto nell'arco di un'ora? Questo è il costo del cambio di contesto. La soluzione: l'elaborazione in batch.

L'elaborazione in batch consiste nel raggruppare attività simili e completarle in un unico blocco mirato. Invece di passare da un lavoro all'altro senza alcun nesso tra loro, ti concentri su un lavoro e rimani lì, il che è fondamentale quando gestisci più clienti con esigenze molto diverse tra loro.

Ad esempio, una consulente di marketing che gestisce cinque clienti fissi ha iniziato a raggruppare il suo flusso di lavoro settimanale in questo modo:

Lunedì mattina: reportistica per i clienti (analisi, metriche email, dati SEO)

Martedì pomeriggio: revisione dei contenuti su tutti gli account

Mercoledì: sessioni strategiche e preparazione delle riunioni

Venerdì: amministratore, fatture e pulizia degli strumenti

La sua produttività? In aumento. Il suo livello di stress? In calo. I suoi fine settimana? Finalmente gratis.

Perché funziona:

Riduci l'affaticamento mentale mantenendo un unico stato d'animo alla volta.

Accelererai l'esecuzione poiché non dovrai costantemente riorientarti.

Otterrai risultati di qualità migliore, perché la tua mente sarà concentrata sul tipo di attività da svolgere, senza dover passare continuamente da uno strumento all'altro e da un argomento all'altro.

Utilizza tag di attività come "Reportistica", "Creatività", "Amministratore", ecc. per classificare e filtrare il lavoro in base alle categorie.

Crea viste salvate per ogni tipo di attività, come una "vista di reportistica" che raccoglie tutte le attività di analisi relative ai client.

Imposta modelli giornalieri batch con attività precaricate per attività raggruppate ricorrenti (ad esempio, "Coda di revisione dei contenuti del martedì").

Utilizza le automazioni per trigger una lista di controllo, un'attività secondaria o un aggiornamento di stato all'inizio di una giornata di elaborazione batch.

7. Dai priorità alle attività

Siamo realistici: quando si gestiscono più progetti per diversi clienti, tutto sembra importante. Ma trattare ogni attività come se fosse urgente? È così che si perdono le scadenze e i team si esauriscono. La definizione delle priorità è ciò che distingue il caos reattivo dall'esecuzione proattiva.

Se terminata correttamente, la definizione delle priorità agisce come un GPS per il tuo flusso di lavoro: mostra al tuo team cosa affrontare per primo, cosa rimandare e cosa può aspettare.

Ad esempio, stai gestendo progetti per il Cliente A, il Cliente D e il Cliente F. Tutti e tre hanno richieste "urgenti" che arrivano nello stesso giorno. Senza una chiara definizione delle priorità, il tuo team divide la propria attenzione, affretta i risultati finali e consegna un lavoro scadente. Con una matrice delle priorità adeguata? Gestisci prima la scadenza legale del Cliente D, metti in pausa la revisione della campagna del Cliente A e mantieni aggiornato il Cliente F con tempistiche realistiche.

La definizione delle priorità consente al tuo team di concentrarsi sul lavoro che fa davvero la differenza.

In questo modo eviterai la mentalità del "tutto è urgente" che riduce la produttività.

Riduci il cambio di contesto, risparmiando ore ogni settimana.

I clienti ottengono la chiarezza che desiderano e i risultati per cui hanno pagato.

Utilizza campi personalizzati come Priorità (Bassa/Normale/Alta/Urgente) e Punteggio di impatto per ordinare le attività in base a ciò che è più importante.

Crea una matrice delle priorità utilizzando il layout Tabella o Bacheca di ClickUp per filtrare in base all'urgenza e all'importanza.

Applica le automazioni di ClickUp per assegnare SLA o promemoria in base alla priorità delle attività.

Configura ClickUp Brain per riassumere istantaneamente le attività settimanali con la massima priorità per client o assegnatario, in modo da non dover cercare manualmente gli aggiornamenti.

Crea dashboard ClickUp che mostrano a colpo d'occhio i lavori ad alta priorità di tutti i clienti.

8. Personalizza le comunicazioni

Una buona comunicazione non significa solo rimanere aggiornati, ma anche costruire un rapporto di fiducia, ridurre il tasso di abbandono e far sentire i clienti come VIP (non solo come una voce nel tuo CRM). Ma quando gestisci più progetti per diversi clienti, copiare e incollare lo stesso aggiornamento Slack per tutti i clienti non è sufficiente.

Ogni client ha uno stile di comunicazione diverso: alcuni desiderano aggiornamenti quotidiani, altri preferiscono riepiloghi settimanali. Alcuni desiderano dashboard di alto livello, mentre altri amano i registri delle attività dettagliati. Il tuo compito? Adattarti alle loro esigenze senza sommergere il tuo team di messaggi e email.

Ad esempio, il cliente A desidera ricevere aggiornamenti via email il lunedì, il mercoledì e il venerdì. Il cliente B preferisce un messaggio settimanale su Slack con un video Loom. Il cliente C? Desidera una dashboard ClickUp che possa controllare in qualsiasi momento. Se il tuo team utilizza lo stesso ritmo di comunicazione per tutti e tre, qualcuno finirà inevitabilmente per sentirsi ignorato o sopraffatto.

Una comunicazione personalizzata crea un rapporto di fiducia più profondo con i clients.

Riduce al minimo le comunicazioni avanti e indietro fornendo agli stakeholder esattamente ciò di cui hanno bisogno.

Ciò consente al tuo team interno di rimanere allineato su come, quando e dove comunicare.

Riduce le incomprensioni che potrebbero compromettere le sequenze o le aspettative.

Crea dashboard specifici per cliente in ClickUp con aggiornamenti in tempo reale, grafici e visualizzazioni dei progetti.

Utilizza Docs + ClickUp Brain per generare automaticamente riepiloghi settimanali e report personalizzati per ogni cliente.

Automatizza gli aggiornamenti di stato tramite email, Slack o notifiche utilizzando ClickUp Automazioni.

Utilizza i moduli ClickUp per acquisire nuovi clienti e individuare i loro canali di comunicazione e le loro frequenze preferite.

Mantieni spazi o cartelle dedicati per ogni cliente, completi di thread di commenti assegnati, @menzioni e note private.

Suggerimento professionale: utilizza ClickUp Relazioni per collegare le attività di comunicazione ai risultati finali. In questo modo, il tuo team non perderà mai un colpo quando aggiorna il client e ogni messaggio sarà contestualizzato.

9. Pianifica controlli regolari

Certo, hai a disposizione dashboard, stati delle attività e thread di messaggi, ma niente batte il buon vecchio faccia a faccia (o Zoom). I controlli regolari sono il luogo in cui si vivono le sfumature: le sopracciglia alzate, le "domande veloci" nelle barre laterali e le tensioni sottili che non arrivano mai nei thread dei commenti.

Per i project manager che si occupano di più progetti per diversi clienti, i check-in sono una valvola di sfogo. Mantengono il flusso delle conversazioni, riducono al minimo i disallineamenti e impediscono che piccoli problemi si trasformino in disastri.

Ad esempio, il tuo team sta procedendo rapidamente, ma il client non si fa sentire da una settimana. Senza un controllo programmato, non sai se è soddisfatto o frustrato. Il risultato sono modifiche dell'ultimo minuto e una corsa contro il tempo prima della scadenza. Se avessi effettuato quel controllo infrasettimanale? La crisi sarebbe stata scongiurata.

Aiuta a mantenere l'allineamento su ambito, aspettative e sequenze di consegna

Rafforza la fiducia dei clienti attraverso la trasparenza e un impegno costante

Offre uno spazio per sollevare ostacoli, chiarire feedback o reimpostare le priorità.

Aumenta la responsabilità interna incoraggiando aggiornamenti quotidiani sullo stato dei progressi compiuti.

Crea attività ricorrenti per i check-in del team e dei clienti: riunioni quotidiane, sincronizzazioni settimanali, revisioni bisettimanali... e chi più ne ha più ne metta.

Utilizza la vista calendario di ClickUp per mappare visivamente tutti gli appuntamenti e evitare sovrapposizioni tra più progetti.

Sfrutta i documenti ClickUp per i programmi delle riunioni, quindi converti automaticamente i punti di discussione in attività concrete dopo la riunione.

Usa ClickUp Brain per generare automaticamente riassunti delle riunioni, elementi da intraprendere e promemoria di follow-up dopo ogni sessione.

Imposta delle automazioni per avvisare i membri del team o i clienti prima di ogni check-in programmato, in modo da aumentare la partecipazione e la preparazione.

Suggerimento da esperto: contrassegna le attività di check-in con etichette di priorità come "🟢 Sincronizzazione cliente" o "🔵 StandUp del team" in modo che il tuo calendario rimanga pulito e la tua mente meno affaticata.

10. Fai il piano per i rischi e le contingenze

Non serve una sfera di cristallo per sapere che qualcosa andrà storto. Le sequenze cambiano. I fornitori commettono errori. I clienti cambiano direzione a metà sprint. Moltiplica tutto questo per 5-10 progetti e ti ritroverai in un cocktail di caos, a meno che tu non abbia dei margini di sicurezza e dei piani di backup.

La gestione del rischio non è solo un "di più". È la tua rete di sicurezza.

Ad esempio, hai pianificato il lancio di contenuti per il cliente B, ma il tuo freelance ti ha dato buca all'ultimo minuto. Ti affretti a cercare qualcuno di nuovo e riesci a malapena a consegnare in tempo, ma ora hai esaurito il budget e il morale del team. Se avessi segnalato la dipendenza dal freelance come un rischio, avresti avuto un backup.

I rischi si accumulano su più progetti attivi: un solo ritardo può creare un effetto domino.

I piani di emergenza preservano le tempistiche, la disponibilità del team e la fiducia dei clienti.

A team preparato reagisce rapidamente, invece di andare nel panico o improvvisare.

Smetti di essere un pompiere e inizia a essere uno stratega.

Crea un registro dei rischi del progetto utilizzando un documento ClickUp personalizzato, con sezioni dedicate a probabilità, impatto, trigger e passaggi da intraprendere.

Utilizza campi personalizzati come "Livello di rischio" e "Pronto per le emergenze?" per segnalare i problemi ad alta priorità all'interno delle viste delle attività.

Imposta attività ricorrenti per esaminare e aggiornare i rischi durante i controlli settimanali con i clienti.

Crea un modello di lista di controllo per il piano di emergenza in caso di ritardi da parte degli appaltatori, modifiche dell'ambito di lavoro o guasti tecnici, quindi duplicalo per tutti i progetti.

Con ClickUp Brain, individua rapidamente i modelli di rischio tra i clienti e riepiloga le 5 principali minacce per garantire la visibilità della leadership.

11. Semplifica e implementa le automazioni per i processi

Ammettiamolo: destreggiarsi tra le scadenze dei clienti, gli aggiornamenti del team e la reportistica sullo stato dei lavori sembra già uno sport da contatto. L'ultima cosa di cui hai bisogno è sprecare energie mentali in attività banali e ripetitive che un flusso di lavoro ben organizzato può gestire al posto tuo.

È qui che entra in gioco l'automazione, come un assistente operativo dietro le quinte, che gestisce silenziosamente il lavoro di routine in modo che tu possa concentrarti sulla strategia generale e sulla costruzione di relazioni.

Ad esempio, stai gestendo cinque clienti, ognuno dei quali richiede rapporti settimanali. Raccogli manualmente gli aggiornamenti sullo stato, li formatti in un documento e li invii via email uno per uno. Ora immagina di sostituire tutto questo con un rapporto automatizzato che estrae i dati direttamente dalle bacheche dei progetti, genera un riepilogo/riassunto e lo consegna puntualmente, ogni volta. Ciò ti fa risparmiare ore ogni settimana. E le tue cellule cerebrali? Te ne saranno grate.

Riduce gli errori umani derivanti da lavori manuali ripetitivi

Risparmia tempo nelle attività di routine come la reportistica, i promemoria e i follow-up.

Garantisce coerenza e tempestività nella comunicazione con i clienti

Libera risorse del team per il pensiero creativo e strategico

Gestisci i tuoi account senza esaurirti

Utilizza le automazioni di ClickUp per aggiornare automaticamente lo stato delle attività, assegnare i membri del team e trigger le notifiche, senza bisogno di inserire manualmente i dati.

Configura i moduli ClickUp per raccogliere i contributi, i feedback o le richieste dei clienti e indirizzarli automaticamente verso attività o elenchi.

Con ClickUp Brain, genera report dai dati del progetto e inviali via email o Docs, personalizzati per ogni client.

Crea il tuo modello di successo per i clienti in ClickUp o inizia con quello predefinito per standardizzare l'onboarding, la comunicazione e la consegna su tutti gli account.

Combina attività ricorrenti e dashboard personalizzate per monitorare i flussi di lavoro automatizzati e segnalare tutto ciò che richiede la tua attenzione.

12. Prevedere le richieste di modifica

I progetti raramente rimangono statici: i clienti cambiano le loro priorità, nuovi stakeholder entrano in gioco o fattori esterni richiedono un cambiamento di rotta.

E quando si verificano dei cambiamenti? Non vuoi che il tuo team si affanni o che il tuo ambito di competenza vada fuori controllo.

Invece di opporvi, preparatevi ad affrontarlo. Un solido processo di richiesta di modifica garantisce che ogni adeguamento sia intenzionale, sottoposto a monitoraggio e implementato senza caos.

Ad esempio, sei a metà del processo di rinnovamento del marchio per il cliente D e improvvisamente il suo amministratore delegato vuole includere una nuova linea di prodotti. Senza un processo chiaro di richiesta di modifica, il tuo team è già a metà strada nella fase di progettazione finale e ora deve affrontare rielaborazioni, scadenze non rispettate e crescente frustrazione.

Se quella richiesta fosse stata prima sottoposta a una valutazione strutturata? Avresti potuto adeguare le sequenze, le risorse e le priorità senza stressare il team o cogliere nessuno di sorpresa.

Questo impedisce lo slittamento degli obiettivi e mantiene i progetti in linea con i risultati concordati.

Proteggono il tempo, l'energia e la larghezza di banda del tuo team, senza farti sembrare poco flessibile.

Offre ai clienti un modo trasparente per richiedere modifiche, comprendendone al contempo l'impatto.

Localizza il cambiamento in modo che il cambiamento di rotta di un client non comprometta gli altri progetti.

Crea un modulo di richiesta di modifica che si colleghi direttamente alla bacheca ClickUp del progetto, registrando chi ha richiesto cosa, perché e quando.

Crea un documento di registro delle modifiche per ogni client per mantenere una traccia di audit delle richieste, delle approvazioni e dei risultati.

Per il monitoraggio delle fasi delle richieste, usa gli stati personalizzati delle attività come "In fase di revisione", "Approvato" o "Rinviato".

Con ClickUp Brain, riassumi automaticamente i registri delle modifiche e ottieni valutazioni dell'impatto su sequenze, budget e allocazione delle risorse.

Aggiungi l'automazione per contrassegnare le richieste con priorità elevata e avvisare immediatamente le parti interessate, in modo che nessun aggiornamento venga trascurato.

13. Chiedi recensioni e feedback

Pensi che tutto vada bene solo perché nessuno si lamenta? Ripensaci.

A volte, un client ha la sensazione di non ricevere abbastanza attenzione. Altre volte, è silenziosamente deluso da un risultato, ma troppo educato per dirlo apertamente. O peggio ancora, è frustrato e sta pensando di cambiare fornitore... senza nemmeno darti la possibilità di rimediare.

Ecco perché non devi aspettare che il feedback ti arrivi: chiedilo tu. In modo proattivo.

Ad esempio, stai gestendo cinque clienti e il cliente C improvvisamente smette di interagire come prima. Non risponde alle chiamate e dà risposte brevi. Si scopre che non era soddisfatto dell'ultimo lavoro consegnato, ma non lo ha detto. Un semplice "Come ti è sembrato?" avrebbe potuto salvare la relazione.

Perché è importante:

Questo dimostra ai clienti che ci tenete e che non state operando in modo automatico.

Scoprirai i punti deboli e potrai correggere la rotta prima che i piccoli problemi si aggravino.

Questo crea una cultura di trasparenza, rispetto reciproco e miglioramento continuo.

Otterrai materiale valido per testimonianze, casi di studio o persino per il perfezionamento di prodotti/servizi.

Aggiungi attività di richiesta di feedback ai tuoi flussi di lavoro post-consegna, automatizzate e ricorrenti dopo ogni attività cardine o sprint.

Utilizza i moduli in ClickUp per raccogliere feedback strutturati e specifici per ciascun cliente, collegati direttamente alla cartella del loro progetto.

Contrassegna il feedback come "Positivo", "Neutro" o "Richiede un intervento" con i campi personalizzati, in modo da poter monitorare facilmente il sentiment nel tempo.

Memorizza le risposte in un documento centrale dedicato al feedback dei clienti collegato alla dashboard del progetto, in modo da poterlo consultare in futuro e garantire la massima trasparenza.

Con ClickUp Brain, riepiloga i feedback qualitativi in punti d'azione o temi comuni a più clienti per facilitare l'apprendimento a livello di team.

14. Documenta tutto

Quando gestisci più clienti, affidarsi alla memoria è come usare dei post-it durante un uragano. La documentazione non è facoltativa: è la tua arma segreta.

Da roadmap dettagliate dei progetti a semplici liste di controllo giornaliere, mettere tutto per iscritto ti offre un punto di riferimento affidabile quando la tua casella di posta elettronica è in subbuglio. È così che mantieni il controllo, eviti situazioni di "lui dice, lei dice" e fai chiarezza in una complessa configurazione multi-cliente.

Ad esempio, supponiamo che tu stia lavorando a due campagne simili per clienti diversi: una nel settore della tecnologia sanitaria, l'altra in quello della tecnologia educativa. Senza una documentazione adeguata, potresti dimenticare che il cliente A ha richiesto un formato di contenuto basato sui dati, mentre il cliente B desiderava un tono narrativo. All'improvviso, ti ritrovi a rileggere vecchi messaggi su Slack per confermare una direzione creativa, perdendo tempo (e credibilità) nel processo.

O peggio ancora, una modifica dell'ambito di lavoro è stata approvata durante una riunione, ma non è stata registrata. Due settimane dopo, il client contesta le ore aggiuntive. La tua unica difesa? Un "fidati, ne abbiamo discusso". Sì... non proprio il massimo.

Perché è essenziale:

Otterrai immediatamente chiarezza su ciò che è stato concordato, quando e perché.

Riduci la dipendenza dalla memoria ed elimini il backtracking.

Crea un'unica fonte di verità per progetti, sequenze, decisioni e modifiche dell'ambito.

Consenti la collaborazione nel team: tutti possono rimanere allineati, anche se qualcuno è assente per malattia o offline.

Utilizza Docs per archiviare brief di progetto, note strategiche e registri delle riunioni con i clienti, tutti ricercabili e collegati alle attività correlate.

Allega i documenti alle attività o alle attività cardine, in modo che ci sia sempre un contesto dietro i risultati finali e le scadenze.

Trasforma gli appunti delle riunioni in elementi concreti utilizzando ClickUp AI o ClickUp Brain, in modo da mantenere tutto tracciabile e attuabile.

Utilizza i campi personalizzati per effettuare il monitoraggio dei registri delle decisioni o delle modifiche all'ambito direttamente all'interno delle attività, in modo che nessuna informazione vada persa nei thread o nei messaggi diretti.

Consiglio da esperto: crea un documento "Registro delle decisioni dei clienti" all'interno della cartella di ciascun cliente in ClickUp. Dopo ogni cambiamento significativo, aggiungi una nota indicando la decisione, la data e chi l'ha approvata. È la tua cartella delle ricevute, ma molto più elegante.

15. Implementa l'apprendimento incrociato tra clienti

Uno dei maggiori vantaggi nascosti nel gestire più clienti? Avrete una visione privilegiata di ciò che funziona davvero, in tutti i settori, le dimensioni delle organizzazioni e gli stack tecnologici.

L'apprendimento incrociato tra clienti consiste nell'individuare quei modelli vincenti, estrapolare ciò che funziona da un progetto e applicarlo (in modo intelligente) agli altri. È come copiare e incollare il successo, senza i problemi legati al copyright.

Ad esempio, hai creato un flusso di lavoro di onboarding eccezionale per un client B2B SaaS che ha ridotto il tasso di abbandono del 20%. Un mese dopo, stai effettuando l'onboarding di una startup fintech e ti rendi conto che l'80% di quel flusso di lavoro è ancora applicabile. Modifichi il testo, sostituisci alcune automazioni e voilà: un altro lancio senza intoppi con metà del lavoro richiesto.

Perché è una svolta rivoluzionaria:

Riduci i tempi di avvio per nuovi progetti o settori.

Crea una libreria di modelli collaudati, senza dover reinventare la ruota ogni volta.

Segnalate in modo proattivo i rischi e i colli di bottiglia, perché li avete già visti in passato.

Accelererai la creazione di valore: i clienti noteranno quando inizierai a lavorare a pieno ritmo.

Come ClickUp può aiutarti:

Utilizza Docs + Modelli per creare flussi di lavoro riutilizzabili, liste di controllo o strutture di onboarding personalizzate in base al settore o al tipo di cliente.

Crea una cartella di apprendimento condivisa tra i clienti con approfondimenti condivisibili, analisi post mortem dei progetti o strategie di campagna vincenti.

Imposta modelli di attività per i risultati ricorrenti, come piani di lancio, report sprint o presentazioni QBR.

Tag queste risorse con etichette pertinenti (ad esempio, "Onboarding B2B", "Funnel e-commerce", "Contratto di consulenza") in modo da poterle adattare rapidamente quando necessario.

Suggerimento professionale: sfrutta i documenti basati sull'intelligenza artificiale di ClickUp (ClickUp Brain) per riassumere le informazioni ricavate dagli aggiornamenti dei progetti o dalle riunioni con i clienti in diverse aree di lavoro: perfetto per creare una base di conoscenze che si evolve insieme a te.

Vantaggi dell'utilizzo di un sistema di project management per più clienti e attività

Gli strumenti di project management sono indispensabili nel kit di ogni project manager. Tuttavia, gestire più clienti e attività rende essenziale disporre della giusta soluzione software di project management per i seguenti motivi:

Centralizzazione delle informazioni: gli strumenti di project management centralizzano la gestione dei progetti o dei clienti. Si tratta di una piattaforma unica per tutto ciò che riguarda i progetti, dalla creazione all'organizzazione, alla gestione e alla chiusura. È un'unica fonte di verità per tutti i membri del team.

Gestione delle attività: quando si tratta di gestire le attività, nulla può battere la comodità dei sistemi di project management. Crea, organizza, classifica, assegna priorità e assegna attività con pochi clic.

Collaborazione: uno strumento di project management è un hub per il lavoro di squadra. I membri del team possono creare, modificare o condividere documenti collettivamente, aggiungere commenti, convertire commenti attuabili in elenchi di cose da fare e molto altro ancora.

Gestione delle scadenze: gli strumenti di project management visualizzano i dettagli del progetto sotto forma di sequenze o diagrammi Gantt. Queste visualizzazioni offrono visibilità sulle tempistiche del progetto, sulle scadenze imminenti e sulle dipendenze. Tali visualizzazioni dettagliate supportano una gestione efficace del tempo.

Allocazione delle risorse: poiché gli strumenti di project management si aggiornano in tempo reale, puoi effettuare il monitoraggio delle risorse in modo facile e assegnarle in modo proattivo a determinate attività o progetti per garantirne l'esito positivo.

Automazione: la maggior parte delle moderne piattaforme di project management dispone di funzionalità di automazione per gestire attività ricorrenti, promemoria e notifiche, al fine di ridurre al minimo lo sforzo richiesto e massimizzare l'efficienza.

Reportistica e analisi: la funzionalità di reportistica e analisi dei sistemi di project management aiuta i project manager a monitorare lo stato dei progetti, identificare i colli di bottiglia, misurare le metriche di rendimento e individuare le tendenze per prendere decisioni più intelligenti basate sui dati.

Diventa un professionista del multitasking con ClickUp

L'arte di gestire più clienti è una competenza molto ricercata. È anche un vantaggio strategico e un fattore di differenziazione competitiva.

Una volta acquisita la capacità di gestire le tempistiche, le aspettative dei clienti e i diversi ambienti di progetto, diventerai un project manager esperto. Inoltre, ogni passo falso diventa un'esperienza di apprendimento. Consideralo come una scorciatoia per un esito positivo nel project management.

Utilizza i suggerimenti di condivisione sopra e potenzia le tue capacità con uno strumento di project management efficace come ClickUp: diventerai una forza inarrestabile!

ClickUp è una piattaforma all-in-one per progetti con infinite possibilità: assegna e dai priorità alle attività, crea e monitora gli obiettivi, sfrutta l'automazione e molto altro ancora. Dalla collaborazione in team al successo dei clienti, ClickUp ti offre visibilità completa ed esecuzione efficiente. Iscriviti oggi stesso a ClickUp: l'iscrizione è gratis!