I client sono la chiave dell'esito positivo della vostra azienda.
Che siate alle prime armi con la gestione dei progetti dei client o che siate dei professionisti, sapete che gestire i loro account può essere complicato. La gestione dei progetti è una cosa, ma la gestione dei client è tutta un'altra cosa.
Non si tratta solo di attività quotidiane, obiettivi trimestrali e di lavorare a testa bassa. Ora bisogna aggiungere la risoluzione dei conflitti, la comunicazione diplomatica e la gestione delle aspettative.
Alcuni client fanno richieste in tempi che non sono realistici per il vostro settore. Altri possono avere una personalità che rende più difficile la comunicazione. E poi c'è la pressione di realizzare profitti e raggiungere obiettivi.
Con tutto questo sulle spalle, è facile capire perché il project management dei client è difficile. Fortunatamente, imparare a gestire i progetti client strategie di project management per i clienti possono rendere più facile e più efficace il vostro lavoro, specialmente con le giuste strategie di gestione dei progetti strumento per il project management .
Qui spiegheremo cosa significa effettivamente project management per i client e ne esamineremo le quattro fasi principali. Poi, condivideremo alcune delle nostre migliori strategie per i team di progetto per i vostri client, per aiutarvi a gestire qualsiasi situazione. 🙌
Che cos'è il project management per i clienti?
Il project management del cliente implica la gestione di le comunicazioni con il cliente aspettative e i prodotti da consegnare e allo stesso tempo supervisionare il lavoro interno necessario per raggiungere gli obiettivi del cliente. Si differenzia dal normale project management in quanto il lavoro prevede un input continuo da parte di un cliente o una consegna specifica per il cliente, non per la propria azienda.
Nel lavoro quotidiano c'è una certa sovrapposizione con il normale project management. I project manager o i team leader programmano e assegnano le attività, creano i deliverable e pianificano il progetto dall'inizio alla fine.
La differenza con i progetti per i clienti è che dovrete anche stabilire piani di comunicazione con i clienti, gestire lo scope creep e costruire relazioni con i clienti. Si tratta di gestire il vostro team interno e di gestire anche un team esterno di stakeholder.
Condividete i documenti con i membri del team nell'attività di ClickUp e raccogliete feedback sulle risorse di progettazione senza mai lasciare ClickUp
Una grande differenza in gestione del client è la componente della comunicazione, ed è qui che spesso i project manager si trovano in situazioni difficili. I client potrebbero non comprendere il vostro settore quanto voi, e hanno anche le loro pressioni sui profitti.
Potrebbero fare richieste che il vostro team non è in grado di soddisfare. Altre volte, possono rispondere in modo scortese ai reportistici sullo stato di avanzamento o richiedere cambiamenti che non sono fattibili. Il vostro lavoro di client project manager consiste nell'utilizzare tecniche per gestire le aspettative, controllare le conversazioni e garantire l'esito positivo del cliente.
Fasi del project management del cliente
In qualità di project manager, conoscete bene le fasi di gestione del progetto ciclo di vita del progetto che viene generalmente suddiviso in quattro fasi: avvio, piano, esecuzione e chiusura. Quello che forse non sapete è che ognuna di queste fasi ha componenti uniche quando viene applicata ai progetti client. Qui di seguito illustreremo ogni fase e gli elementi da tenere a mente.
Iniziazione
È la fase di avvio in cui si raccolgono informazioni e si definiscono le aspettative del progetto e del client. In questa fase si pianifica il budget, si delinea il calendario del progetto e si definiscono le consegne e i dettagli del progetto. 🤔
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Qui prenderete in considerazione le esigenze del cliente, raccoglierete dati e creerete le premesse per un esito positivo del progetto sia internamente che con il cliente. Anche se può sembrare facile, è fondamentale prestare attenzione ai dettagli in questa fase.
Infatti, è facile perdere informazioni vitali che possono far deragliare un progetto in seguito. Un client potrebbe non sapere come comunicare ciò che vuole o di cui ha bisogno. Se non lavorate su questo aspetto fin dall'inizio, avrete problemi in futuro nella gestione delle aspettative e delle consegne.
Concentratevi sulla creazione di aspettative chiare, gli oggetti del progetto e l'ambito del progetto in questa fase. Riunitevi più volte con il cliente, assicuratevi di aver capito cosa vuole e ripetetelo chiaramente per dimostrare che siete tutti sulla stessa pagina.
Piano
È il momento del piano. Questa fase a volte si sovrappone a quella dell'iniziazione, ma merita una menzione a parte perché richiede una notevole quantità di lavoro. In questo caso, creerete una dichiarazione di lavoro e creerete il programma del progetto, in genere in uno strumento di project management come ClickUp . 🗺️
In qualità di project manager, dovrete definire il piano di lavoro e il piano di lavoro piano del progetto e suddividerlo in attività gestibili sia per i membri del team che per il client. Qui aggiungerete le date di scadenza per il lavoro del progetto, stabilirete chiare attività cardine e assegnerete il lavoro a ogni persona coinvolta nel progetto.
Impostate un chiaro ordine delle operazioni aggiungendo dipendenze "di blocco" o "di attesa" tra le attività e mantenete il vostro team in carreggiata per sapere su cosa lavorare per primo
Questo vale anche per i client. Pensate ai casi in cui i client dovranno dare un contributo, come le revisioni e le approvazioni. Considerate se il cliente deve fornire qualcosa al vostro team per completare il lavoro.
Create delle attività per i vostri client e stabilite delle Sequenze realistiche per completare il lavoro. Assicuratevi di comunicare le aspettative e di rendere facile al client Da fare la sua parte.
Esecuzione
Durante la fase di esecuzione, il vostro lavoro si sposta dal piano alla gestione. Il vostro team si metterà al lavoro completando le attività che lo porteranno a un passo dalla realizzazione dei vostri obiettivi. Il vostro ruolo consiste ora nel monitorare il programma per garantire che tutto rimanga in linea con i tempi. ✍️
Dovrete intervenire se necessario per aiutare i membri del team a superare gli ostacoli. Inoltre, avrete la supervisione dei flussi di lavoro e dovrete intervenire se qualcosa viene perso, ritardato o prodotto in modo errato.
La visualizzazione della chat memorizza tutti i commenti in ClickUp per trovare rapidamente qualsiasi conversazione
In questa fase del processo di gestione del client, anche il vostro lavoro di comunicatori è al centro dell'attenzione. Dovrete fornire aggiornamenti regolari al vostro team, ai vari provider e al client.
Inoltre, dovrete arbitrare eventuali disaccordi e aiutare a risolvere i conflitti che si presentano, sia all'interno del vostro team che a causa di un problema del cliente. Ciò significa fornire indicazioni ai membri del team che si trovano a dover affrontare conversazioni difficili o passare al comando se c'è un problema reale.
Chiusura
Avete fatto il lavoro, il vostro team ha completato tutti gli oggetti e il client ha ricevuto i risultati stabiliti. Ma il vostro lavoro non è ancora terminato. È il momento di fare un debriefing e rivedere il progetto. 🛠️
Impostate un momento di pausa per esaminare ciò che è andato bene nel progetto e ciò che deve essere migliorato. Collaborate con i membri del team per archiviare il lavoro e salvare i modelli che potrebbero essere utili per progetti futuri. Chiudete le attività non necessarie e ripulite l'area di lavoro del project management per il prossimo progetto.
Creare modelli in ClickUp per un'efficace automazione delle email, per ridurre le attività manuali e risparmiare tempo
Questo è anche il momento di entrare in connessione con il client e vedere se ci sono altri lavori che potete fornire in futuro. Forse hanno bisogno di aiuto per un progetto simile o potrebbero raccomandare i vostri servizi professionali a un'altra organizzazione.
7 Strategie per migliorare la vostra strategia di project management con i client
Ora che conoscete la portata complessiva del processo di project management per i clienti, vi starete chiedendo come potete essere più efficaci.
Abbiamo raccolto una serie di strategie da provare oggi per ottenere un esito positivo dei progetti dei clienti. Da software per il project management a suggerimenti per la comunicazione, troverete le tecniche per terminare il lavoro. 💪
1. Utilizzare un software per il project management
La gestione dei progetti non è semplice. A seconda dell'entità del lavoro, è necessario destreggiarsi tra le attività di più reparti, comunicare con i client e monitorare i programmi dei vari team. 👨🏽💻
L'uso di un foglio di calcolo come Excel non è sufficiente. È invece consigliabile utilizzare uno strumento come Il software di project management di ClickUp . Offre centinaia di funzionalità/funzione, tra cui l'automazione delle attività, la definizione delle priorità e le visualizzazioni multiple per ottimizzare i flussi di lavoro.
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Questo software di project management è interamente personalizzabile, in modo da poter creare un'area di lavoro - o più aree di lavoro - pensata per le esigenze del vostro progetto. Create dashboard per gestire lo stato di avanzamento del progetto e create una dashboard per i client, dove i clienti possono gestire le approvazioni, le revisioni e fornire feedback.
Le integrazioni con strumenti come Slack rendono la comunicazione più facile e veloce che mai. Le notifiche istantanee e i trigger delle attività consentono di far avanzare il lavoro nella pipeline e di aggiornare client e stakeholder quando vengono raggiunte le attività cardine.
Altre funzioni sono le mappe mentali per il brainstorming nella fase iniziale e i wiki per la costruzione di un progetto base di conoscenza per gestire la comunicazione con il cliente. Inoltre, ci sono più di mille modelli per creare documenti di progetto, dichiarazioni di lavoro o contratti con i clienti.
2. Sfruttare gli strumenti visivi per l'inserimento dei client
È facile perdersi in pagine e pagine di parole. Invece di aggiornare i client con email prolisse e dichiarazioni formali, date loro strumenti visivi per vedere lo stato del progetto. Le visualizzazioni multiple di ClickUp , tra cui le tavole Kanban e i grafici Gantt, consentono ai client di visualizzare la pipeline di lavoro e di vedere a che punto sono le cose. Hanno la possibilità di vedere in tempo reale lo stato del progetto, in modo da poterlo controllare senza dovervi buggare continuamente.
Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team
Controllate l'accesso impostando le autorizzazioni e limitando la visualizzazione del client alle sole attività che deve vedere. Condividete il portale del cliente fin dall'inizio e offrite una sessione di formazione rapida o un webinar per aiutarli a navigare nello strumento se non sanno come fare.
La cosa migliore è che un portale per i clienti rende l'onboarding del cliente e l'avvio di un progetto è più facile. Aggiungete attività affinché il client firmi il contratto e fornisca un feedback sulle consegne proposte. Assegnate date di scadenza e utilizzate il portale per monitorare le comunicazioni e lo stato di avanzamento del progetto.
3. Stabilire piani di comunicazione chiari
Uno dei principali problemi dei progetti client è la comunicazione. Ognuno di noi ha modi diversi di comunicare e alcuni sono più chiari di altri. Per superare il rumore e arrivare al cuore delle aspettative del vostro cliente, stabilite piani e canali di comunicazione chiari. 🎙️
La raccolta di ClickUp di modelli di piani di comunicazione aiutano a gestire la frequenza, il contenuto e gli oggetti delle discussioni con i client. Utilizzateli per creare aggiornamenti regolari sul progetto, strategie di messaggistica e matrici di comunicazione per tenere tutti aggiornati secondo le necessità.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Communication-Plan-Template.png Modello di piano di comunicazione di ClickUp /$$$img/
Utilizzate il modello di piano di comunicazione di ClickUp per creare una roadmap di processo per una comunicazione personalizzata tra team e clienti
Una volta predisposto un piano di comunicazione, automatizzate le notifiche nella vostra piattaforma di project management per inviare aggiornamenti o promemoria per la connessione con il cliente.
4. Creare un processo di approvazione semplice
Un altro ostacolo che i project management dei progetti rivolti ai clienti vedono è il ritardo nelle approvazioni da parte del client. Sia che si tratti di fatturare, inviare contratti di prezzo o chiedere l'approvazione di una bozza di deliverable, è fondamentale ottenere l'approvazione del cliente.
Le lavagne online di ClickUp sono il vostro hub visivo centralizzato per trasformare in modo collaborativo le idee del team in azioni coordinate
Usate ClickUp per creare un sistema semplificato di flusso di lavoro di approvazione per richiedere, monitorare e approvare i passaggi successivi. Entrate nel flusso visivo Lavagna online per fare un brainstorming del processo di approvazione con i membri del team o per mostrare a un client cosa si aspetta. Create attività, aggiornate gli assegnatari e aggiungete tag per accelerare il processo di revisione.
5. Creare obiettivi realistici, raggiungibili e trasparenti
Un modo infallibile per far inciampare il progetto fin dall'inizio è quello di fissare obiettivi che non siano realistici, chiari o raggiungibili. Poiché i client non sono esperti di project management, possono proporre idee che non funzionano nel vostro settore.
Un'altra cosa da tenere d'occhio sono i clienti che pensano di sapere cosa vogliono, ma le loro parole o azioni potrebbero non riflettere tali desideri. Il vostro compito è quello di gestire le loro aspettative spiegando cosa è fattibile e cosa no. Più sarete chiari, meglio vi imposterete per un esito positivo. 👀
Utilizzate uno strumento come Modello di esito positivo per i client di ClickUp per entrare nel titolo del vostro cliente e capire le sue aspettative. È un ottimo modo per dimostrare che avete a cuore l'esperienza del cliente. Inoltre, sarete sulla stessa pagina o almeno genererete idee da discutere quando si tratterà di consegnare i prodotti.
Con questo modello di ClickUp è possibile bloccare la fuga dei clienti
Una volta raggiunto un accordo su i risultati del progetto e gli obiettivi, scriverli in uno strumento come Documenti ClickUp . In questo modo, avrete una registrazione della discussione e potrete gestire lo scope creep rispetto al piano concordato. Inoltre, questi documenti sono condivisibili e consentono di comunicare facilmente modifiche e obiettivi direttamente al team interno.
6. Visualizzare le programmazioni e stabilire scadenze, sequenze e attività cardine chiare
Come per tutti i progetti, l'organizzazione e il piano sono la chiave dell'esito positivo. Iniziate utilizzando uno strumento come ClickUp per la pianificazione e l'organizzazione dei progetti la gestione delle attività e l'impostazione delle scadenze per il progetto. Utilizzate le diverse viste per avere un'idea del carico di lavoro di ciascun membro del team e per assegnare le attività in base a una sequenza temporale realistica.
Registra con precisione il tempo dedicato alle attività e ai progetti di ClickUp
Integrate uno strumento di monitoraggio del tempo per vedere quanto tempo impiega ogni attività e regolate la pianificazione in base alle necessità. Creare liste di controllo per tenere aggiornato il team sullo stato del progetto e sulle attività successive.
7. Utilizzare un CRM per gestire le relazioni con i client e migliorare la reportistica
Se svolgete un lavoro incentrato sul cliente, è probabile che lavoriate con più di un client alla volta. Il monitoraggio dei dati, delle comunicazioni e dei progetti può essere complicato se non si è organizzati. Utilizzare Il CRM di ClickUp per monitorare la soddisfazione dei clienti, centralizzare i contatti con i clienti e creare database per migliorare la reportistica. 📈
Memorizzate i contatti per facilitare il contatto con i clienti in qualsiasi momento e aggiungete campi personalizzati per account, progetti e stili di comunicazione. Utilizzate Modelli CRM per risparmiare tempo nella stesura delle informazioni sui client, nel monitoraggio del loro stato di salute e nel miglioramento dei processi di reportistica.
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Utilizzate i dati storici e le metriche dei progetti del vostro CRM per migliorare la vostra gestione la reportistica per i clienti . Le viste Bacheca e Grafico consentono di generare rapidamente ripartizioni visive dello stato del progetto. Quindi prendete le metriche e trasformatele in una splendida presentazione per il vostro client.
Il CRM consente di monitorare facilmente tutte le interazioni con i client e i risultati delle discussioni. Inoltre, le metriche consentono al team di redigere report sullo stato in pochi minuti invece che in ore.
Gestire i progetti dei client con ClickUp
Il project management per i client può essere difficile, ma grazie a queste strategie di esito positivo sarete all'altezza della sfida. Dal software di gestione che semplifica l'onboarding dei clienti e snellisce i flussi di lavoro ai consigli per la comunicazione, ci sono modi semplici per migliorare i progetti dei clienti. Iscriviti a ClickUp oggi stesso e iniziate a costruire relazioni migliori con i clienti e a gestire progetti di esito positivo. Con automazioni del flusso di lavoro funzionalità/funzione, dashboard e database, avete tutto ciò che vi serve per raggiungere le attività cardine per tutti i tipi di client. ✨