I clienti sono fondamentali per l'esito positivo della tua attività.
Che tu sia alle prime armi nella gestione dei progetti dei clienti o un professionista, sai bene che gestire i loro account può essere complicato. Gestire i progetti è una cosa, ma gestire i clienti è tutta un'altra storia.
Non si tratta solo di attività quotidiane, obiettivi trimestrali e concentrazione sul lavoro. Ora devi aggiungere alla lista anche la risoluzione dei conflitti, la comunicazione diplomatica e la gestione delle aspettative.
Alcuni clienti avanzeranno richieste con tempistiche che non sono realistiche per il tuo settore. Altri potrebbero avere personalità che rendono più difficile la comunicazione. Poi c'è la pressione di realizzare profitti e raggiungere gli obiettivi.
Con tutto questo sulle spalle, è facile capire perché la gestione dei progetti dei clienti sia difficile. Fortunatamente, imparare le strategie di project management dei clienti può rendere tutto più semplice e renderti più efficace nel tuo lavoro, soprattutto con lo strumento di project management giusto.
Qui tratteremo cosa significa realmente il project management per i clienti e esamineremo le quattro fasi principali. Quindi, condivideremo alcune delle nostre migliori strategie di project team per i tuoi clienti, per aiutarti a gestire qualsiasi situazione. 🙌
Che cos'è il project management dei clienti?
La gestione dei progetti dei clienti comporta la gestione delle comunicazioni, delle aspettative e dei risultati finali, oltre alla supervisione del lavoro interno necessario per soddisfare gli obiettivi dei clienti. Si differenzia dal normale project management in quanto il lavoro prevede un contributo continuo da parte di un cliente o un risultato finale specifico per il tuo cliente, non per la tua attività.
Esistono alcune sovrapposizioni con la normale gestione dei progetti nel lavoro quotidiano. I project manager o i team leader pianificano e assegnano le attività, creano i risultati finali e pianificano il progetto dall'inizio alla fine.
La differenza con i progetti dei clienti è che dovrai anche stabilire piani di comunicazione con i clienti, gestire lo scope creep e costruire relazioni con i clienti. Consideralo come la gestione del tuo team interno e anche la gestione di un team esterno di stakeholder.
Una grande differenza nel project management dei clienti è la componente comunicativa, ed è proprio qui che spesso i project manager si trovano in situazioni difficili. I clienti potrebbero non conoscere il tuo settore bene come te e hanno anche le loro pressioni in termini di profitti.
Potrebbero avanzare richieste che il tuo team non è in grado di soddisfare. Altre volte, potrebbero reagire in modo scortese alla reportistica sullo stato di avanzamento dei lavori o richiedere modifiche non realizzabili. Il tuo compito come project manager è quello di utilizzare tecniche per gestire le aspettative, controllare le conversazioni e garantire il successo dei clienti.
Le 4 fasi del project management dei clienti
In qualità di project manager, conosci bene il ciclo di vita di un progetto, che generalmente si articola in quattro fasi: avvio, pianificazione, esecuzione e chiusura. Quello che forse non sai è che ciascuna di queste fasi presenta caratteristiche specifiche quando viene applicata ai progetti dei clienti. Di seguito illustreremo ciascuna fase e gli aspetti da tenere presenti.
1. Avvio
Questa è la fase di avvio, in cui raccogli informazioni e definisci le aspettative del progetto e del cliente. In questa fase, pianificherai il budget, delineerai una bozza del programma del progetto e definirà i risultati finali e i dettagli del progetto. 🤔
Qui dovrai tenere conto delle esigenze del cliente, raccogliere dati e gettare le basi per un progetto di successo sia internamente che con il cliente. Anche se può sembrare facile, in questa fase è fondamentale prestare attenzione ai dettagli.
Questo perché è facile tralasciare informazioni fondamentali che potrebbero compromettere il progetto in una fase successiva. Un client potrebbe non sapere come comunicare ciò che desidera o di cui ha bisogno. Se non risolvi questo problema sin dall'inizio, potresti incontrare problemi nella gestione delle aspettative e dei risultati finali.
In questa fase, concentrati sulla definizione di aspettative chiare, obiettivi e ambito del progetto. Organizza più riunioni con il client, assicurati di aver compreso ciò che desidera e ripeti chiaramente i punti concordati per dimostrare che siete tutti sulla stessa lunghezza d'onda.
2. Pianificazione
Il prossimo passo è il piano. Questa fase a volte si sovrappone alla fase di avvio, ma merita una menzione poiché richiede una quantità significativa di lavoro. Qui creerai una dichiarazione di lavoro e creerai il programma del progetto, in genere in uno strumento di project management come ClickUp. 🗺️
In qualità di project manager, dovrai definire il piano di progetto e suddividerlo in attività gestibili sia per i membri del tuo team che per il client. A questo punto, dovrai aggiungere le date di scadenza per il lavoro di progetto, stabilire attività cardine chiare e assegnare il lavoro a ciascuna persona coinvolta nel progetto.
Questo vale anche per i clienti. Pensa a dove i clienti dovranno fornire input come recensioni e approvazioni. Valuta se il cliente deve fornire qualcosa al tuo team per completare il lavoro.
Crea attività per i tuoi clienti e stabilisci scadenze realistiche per completare il lavoro. Assicurati di comunicare le aspettative e di facilitare il lavoro dei clienti.
3. Esecuzione
Durante la fase di esecuzione, il tuo lavoro passa dalla pianificazione alla gestione. Il tuo team si metterà al lavoro per completare le attività che lo avvicineranno ai risultati finali. Il tuo ruolo ora consiste nel monitorare il programma per garantire che tutto proceda secondo i piani. ✍️
Dovrai intervenire quando necessario per aiutare i membri del team a superare gli ostacoli. Inoltre, dovrai supervisionare i flussi di lavoro e intervenire se qualcosa viene tralasciato, ritardato o prodotto in modo errato.
Il tuo ruolo di comunicatore assume un'importanza fondamentale in questa fase del processo di gestione dei clienti. Dovrai fornire aggiornamenti regolari al tuo team, ai diversi reparti e al cliente.
Inoltre, dovrai arbitrare eventuali disaccordi e aiutare a risolvere i conflitti che sorgono, sia all'interno del tuo team che a causa di un problema del cliente. Ciò significa fornire una guida ai membri del team che affrontano conversazioni delicate o intervenire per prendere il controllo se c'è un problema reale.
4. Chiusura
Hai svolto il tuo lavoro, il tuo team ha completato tutti gli obiettivi e il cliente ha ricevuto i risultati concordati. Ma il tuo lavoro non è ancora terminato. Ora è il momento di fare il punto della situazione e rivedere il progetto. 🛠️
Dedica del tempo a esaminare cosa ha funzionato bene nel progetto e cosa deve essere migliorato. Collabora con i membri del team per archiviare il lavoro e salvare i modelli che potrebbero essere utili per progetti futuri. Chiudi tutte le attività non necessarie e ripulisci il tuo spazio di lavoro di project management per il prossimo progetto.
Questo è anche il momento giusto per entrare in contatto con il client e vedere se ci sono altri lavori che potete svolgere in futuro. Forse hanno bisogno di aiuto per un progetto simile, oppure potrebbero raccomandare i vostri servizi professionali ad un'altra organizzazione.
Come gestire i progetti dei clienti: 7 strategie concrete
Ora che conosci l'ambito generale del processo di project management per i clienti, ti starai probabilmente chiedendo come puoi essere più efficace.
Abbiamo raccolto una serie di strategie da provare oggi stesso per progetti più efficaci. Dal software di project management ai consigli sulla comunicazione, troverai le tecniche giuste per terminare il lavoro. 💪
1. Utilizza un software di project management
La gestione dei progetti non è semplice. A seconda dell'entità del lavoro, ti ritroverai a destreggiarti tra le attività di più reparti, a comunicare con i clienti e a monitorare i programmi di tutti i team. 👨🏽💻
Utilizzare un foglio di calcolo come Excel non è sufficiente. Utilizza invece uno strumento come il software di project management ClickUp. Offre centinaia di funzionalità, tra cui l'automazione delle attività, la definizione delle priorità e diverse visualizzazioni per ottimizzare i flussi di lavoro.
Questo software di project management è completamente personalizzabile, quindi puoi creare uno o più spazi di lavoro su misura per le esigenze dei tuoi progetti. Crea dashboard per gestire lo stato di avanzamento dei progetti e crea una dashboard clienti dove i clienti possono gestire approvazioni, revisioni e fornire feedback.
Le integrazioni con strumenti come Slack rendono la comunicazione più veloce e facile che mai. Le notifiche istantanee e i trigger delle attività mantengono il lavoro in movimento lungo la pipeline e aggiornano i clienti e le parti interessate quando vengono raggiunti gli attività cardine.
Altre funzionalità includono mappe mentali per il brainstorming nella fase iniziale e wiki per creare una base di conoscenze per gestire la comunicazione con i clienti. Inoltre, sono disponibili più di mille modelli per creare documenti come il capitolato di progetto, la dichiarazione di lavoro o il contratto con il cliente.
2. Sfrutta gli strumenti visivi per coinvolgere i clienti
È facile perdersi in pagine e pagine di parole. Invece di aggiornare i clienti con email prolisse e dichiarazioni formali, fornisci loro strumenti visivi per vedere lo stato del progetto.
Le diverse visualizzazioni di ClickUp, tra cui le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt, consentono ai clienti di visualizzare il flusso di lavoro e vedere a che punto sono le cose. Possono vedere in tempo reale lo stato del progetto, così possono controllare senza disturbarti continuamente.
Controlla l'accesso impostando le autorizzazioni e limitando la visualizzazione del client solo alle attività che deve vedere. Condividi il portale clienti sin dall'inizio e offri una breve sessione di formazione o un webinar per aiutarlo a navigare nello strumento se non sa come farlo.
Ma soprattutto, un portale clienti semplifica l'onboarding dei clienti e l'avvio di un progetto. Aggiungi attività affinché il cliente firmi il contratto e fornisca feedback sui risultati finali suggeriti. Assegna le date di scadenza e utilizza il portale per effettuare il monitoraggio della comunicazione e dei progressi man mano che il progetto prende il via.
3. Stabilisci piani di comunicazione chiari
Uno dei principali ostacoli nei progetti dei clienti è la comunicazione. Ognuno di noi ha un modo diverso di comunicare e alcuni di noi sono più chiari di altri. Elimina le interferenze e vai al cuore di ciò che il tuo cliente si aspetta, stabilendo piani e canali di comunicazione chiari. 🎙️
La raccolta di modelli di piani di comunicazione di ClickUp ti aiuta a gestire la frequenza, i contenuti e gli obiettivi delle discussioni con i tuoi clienti. Usali per creare aggiornamenti regolari sui progetti, strategie di messaggistica e matrici di comunicazione per tenere tutti aggiornati secondo necessità.
Una volta definito un piano di comunicazione, automatizza le notifiche nella tua piattaforma di project management per inviare aggiornamenti o promemoria e rimanere in contatto con il client.
4. Crea un processo di approvazione semplice
Un altro ostacolo che i manager dei progetti a contatto con i clienti devono affrontare è il ritardo nelle approvazioni da parte del cliente. Che si tratti di fatturazione, invio di contratti di prezzo o richiesta di approvazione per una bozza di consegna, ottenere il consenso del cliente è la chiave.
Utilizza ClickUp per creare un flusso di lavoro semplificato per la richiesta, il monitoraggio e l'approvazione dei passaggi successivi. Accedi alla lavagna online per discutere il processo di approvazione con i membri del team o mostrare al client cosa aspettarsi. Crea attività, aggiorna gli assegnatari e aggiungi tag per accelerare il processo di revisione.
5. Crea obiettivi realistici, raggiungibili e trasparenti
Un modo sicuro per far fallire il tuo progetto fin dall'inizio è fissare obiettivi che non sono realistici, chiari o raggiungibili. Poiché i clienti non sono esperti di project management, potrebbero proporre idee che non funzionano nel tuo settore.
Un altro aspetto da tenere presente sono i clienti che pensano di sapere cosa vogliono, ma le cui parole o azioni potrebbero non riflettere tali desideri. Il tuo compito è gestire le loro aspettative spiegando cosa è fattibile e cosa non lo è. Più sarai chiaro, più avrai possibilità di ottenere un esito positivo. 👀
Utilizza uno strumento come il modello Client Success Template di ClickUp per entrare nella mente dei tuoi clienti e comprenderne le aspettative. È un ottimo modo per dimostrare che hai a cuore la loro esperienza. Inoltre, sarai sulla stessa lunghezza d'onda o almeno potrai generare idee da discutere quando si tratta dei risultati finali.
Una volta raggiunto un accordo sui risultati e sugli obiettivi del progetto, annotali in uno strumento come ClickUp Docs. In questo modo, avrai una registrazione della discussione e potrai gestire eventuali scostamenti rispetto al piano concordato. Inoltre, questi documenti sono condivisibili, rendendo facile comunicare modifiche e obiettivi direttamente al tuo team interno.
6. Visualizza i programmi e stabilisci scadenze, sequenze e attività cardine chiari
Come per tutti i progetti, l'organizzazione e la pianificazione anticipata sono la chiave del successo. Inizia utilizzando uno strumento come ClickUp per la gestione delle attività e l'impostazione delle tempistiche del progetto. Utilizza le diverse visualizzazioni per avere un'idea del carico di lavoro di ciascun membro del team e assegnare le attività secondo una tempistica realistica.
Integra uno strumento di monitoraggio del tempo per vedere quanto tempo richiede ogni attività e modifica la pianificazione secondo necessità. Crea liste di controllo per tenere aggiornato il team di progetto sullo stato del progetto e sulle prossime fasi in programma.
7. Utilizza un CRM per gestire le relazioni con i clienti e migliorare la reportistica
Se svolgi un lavoro incentrato sul cliente, è probabile che tu lavori con più di un cliente alla volta. Tenere traccia dei loro dati, delle comunicazioni e dei progetti può essere complicato se non sei organizzato. Utilizza il CRM di ClickUp per monitorare la soddisfazione dei clienti, centralizzare le comunicazioni con i clienti e creare database per migliorare la reportistica. 📈
Memorizza i contatti per poter contattare facilmente i clienti in qualsiasi momento e aggiungi campi personalizzati per account, progetti e stili di comunicazione. Utilizza i modelli CRM per risparmiare tempo nella redazione delle informazioni sui clienti, nel monitoraggio dello stato dei clienti e nel miglioramento dei processi di reportistica.
Utilizza i dati storici e le metriche di progetto del tuo CRM per migliorare la reportistica ai clienti. Le viste tabellari e grafiche ti consentono di generare rapidamente analisi visive dello stato del progetto. Quindi prendi le metriche e trasformale in una presentazione straordinaria per il tuo cliente.
Il CRM semplifica il monitoraggio di tutte le interazioni con i clienti e dei risultati di tali discussioni. Inoltre, le metriche consentono al tuo team di redigere rapporti sullo stato in pochi minuti anziché in ore.
Gestisci i progetti dei clienti con ClickUp
Il project management per i clienti può essere difficile, ma grazie a queste strategie di successo sarai in grado di affrontare la sfida. Dal software di project management che semplifica l'onboarding dei clienti e ottimizza i flussi di lavoro ai consigli sulla comunicazione, esistono modi semplici per migliorare i tuoi progetti per i clienti.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp e inizia a costruire relazioni migliori con i clienti e a gestire progetti di successo. Con le funzionalità di automazione del flusso di lavoro, i dashboard e i database, avrai tutto ciò che ti serve per raggiungere attività cardine per tutti i tipi di clienti. ✨