Aumentare i profitti lordi, ottimizzare la crescita dei ricavi, ridurre il tempo medio di risoluzione dei ticket di supporto, migliorare le prestazioni del team di marketing: ci sono decine e decine di processi e obiettivi strategici che possono essere monitorati con i KPI giusti.
Da dove iniziare? Avrete bisogno di una serie di KPI efficaci e pertinenti ai vostri obiettivi specifici e dovrete imparare a creare una scheda di valutazione KPI per monitorare in modo efficace i progressi compiuti verso il raggiungimento di tali obiettivi.
Pronti per iniziare? Leggete qui di seguito una guida approfondita alle schede di valutazione KPI, oltre ai passaggi per crearne una personalizzata.
Che cos'è una scheda di valutazione KPI?
Iniziamo con la definizione di KPI: gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono metriche utilizzate per quantificare e effettuare il monitoraggio dei progressi verso i tuoi obiettivi. Ma cos'è una scheda KPI?
Pensale come i fogli dei punteggi che tu e i tuoi amici potreste usare per effettuare il monitoraggio dei vostri punteggi durante una serata al bowling o mentre giocate a un gioco da tavolo. Si tratta di una rappresentazione visiva dei tuoi KPI che rende più facile effettuare il monitoraggio e misurare i progressi verso vari obiettivi. Tengono traccia dei KPI a livello individuale, per team o reparto, o a livello aziendale.
Vantaggi dell'utilizzo di una scheda di valutazione KPI
Capire cos'è una scheda di valutazione KPI è una cosa, ma perché dovreste utilizzarla? Ci sono molte ragioni:
- Le schede KPI rendono più facile vedere gli obiettivi e i traguardi, favorendo la trasparenza in tutta l'azienda.
- Queste schede consentono di mantenere l'attenzione sul raggiungimento di obiettivi specifici, il che a sua volta responsabilizza le persone ✨
- Le schede KPI sono uno strumento di misurazione delle prestazioni di facile lettura che consente il monitoraggio delle prestazioni di singoli individui, team, reparti o persino dell'intera organizzazione.
- Utilizza le schede KPI come base per il piano strategico e la previsione dei progetti.
- Poiché le schede di valutazione KPI pongono l'accento su obiettivi o traguardi specifici, mantengono tutti allineati alla vostra strategia complessiva.
- Durante il monitoraggio dei progressi, noterai che alcune aree non stanno progredendo bene come altre e questo ti fornirà informazioni utili sulle aree che necessitano di miglioramenti nei processi 🛠️
Diversi tipi di schede KPI
In definitiva, le schede KPI possono assumere qualsiasi forma o struttura che risulti più utile per te e il tuo team. Che tu stia misurando le prestazioni complessive o monitorando gli obiettivi dei singoli dipendenti, sentiti libero di utilizzare tabelle, grafici e altre visualizzazioni dei dati per facilitare il monitoraggio dello stato dei progressi.
Alcune schede KPI visualizzano i dati in formato elenco e utilizzano codici colore per distinguere i KPI in linea con gli obiettivi da quelli fuori linea.
Utilizza il modello KPI di ClickUp per creare una scheda KPI in modo semplice e veloce. Questo modello di scheda KPI consente di personalizzare lo stato di ogni attività o obiettivo, aggiungere diversi attributi ai tuoi KPI, visualizzare i tuoi KPI da diverse angolazioni e molto altro ancora.
Sebbene esistano molti modi per approcciarsi a una scheda di valutazione KPI, c'è una metodologia particolarmente popolare, che approfondiremo di seguito. 👀
La scheda di valutazione KPI bilanciata
La Balanced Scorecard (BSC) è una scheda di valutazione KPI creata dal Dr. David Norton, co-fondatore della società di consulenza Renaissance Solutions, e dal Dr. Robert Kaplan, professore di Leadership Development alla Harvard Business School.
Questo tipo di scheda KPI riunisce i KPI che valutano le prestazioni complessive dell'organizzazione da quattro diverse prospettive.
- La prospettiva finanziaria: includono metriche che valutano le prestazioni finanziarie della tua azienda. I margini di profitto, i traguardi di reddito e le entrate sono tutti esempi di KPI finanziari ✨
- Il punto di vista del cliente o degli stakeholder: i KPI dal punto di vista del cliente forniscono una misura di fattori quali la soddisfazione del cliente, la fidelizzazione del cliente, i punteggi netti dei promotori e così via. Per gli stakeholder, è probabile che si misuri il sentiment, che include il modo in cui vedono positivamente la vostra azienda, la loro soddisfazione e altre misure relative al coinvolgimento e all’esito positivo degli stakeholder.
- Processi interni: i KPI relativi a questa prospettiva analizzano il funzionamento della vostra azienda e l'efficienza con cui fornite i vostri prodotti o servizi. Queste metriche di prestazione misurano l'esito positivo della logistica, della gestione degli ordini e di altri processi aziendali.
- Apprendimento e crescita: questi KPI esaminano le cose dal punto di vista dei tuoi dipendenti. Misurano aspetti quali gli investimenti nella formazione, lo sviluppo delle competenze, la cultura sul posto di lavoro, gli strumenti e le risorse tecnologiche e il coinvolgimento dei dipendenti.
Il nome dice tutto: la Balanced Scorecard offre una visione "equilibrata" delle prestazioni della tua azienda da quattro diversi e cruciali punti di vista. Ti consente inoltre di identificare rapidamente potenziali problemi (come un calo del coinvolgimento dei dipendenti o della fidelizzazione dei clienti), rendendo facile individuare la causa del problema e creare una strategia per risolverlo prima che sfugga al controllo.
La parte migliore? L'utilizzo della Balanced Scorecard non ti impedisce di creare altre schede KPI. Sentiti libero di utilizzare questa metodologia per valutare le prestazioni dell'azienda nel suo complesso e anche di creare schede a livello di reparto o di team per gestire più facilmente i progetti e misurarne il successo.
Come creare una scheda di valutazione KPI per migliorare le prestazioni dei progetti
Sei pronto a creare le tue schede KPI? Che tu voglia creare una mappa strategica generale per la tua azienda, valutare gli obiettivi aziendali o effettuare il monitoraggio e migliorare i flussi di lavoro dei progetti, segui i passaggi riportati di seguito. 🤩
1. Definisci l'ambito
Poiché le schede di valutazione KPI monitorano tutto, dagli obiettivi organizzativi a livello aziendale al successo individuale, il primo passo è definire l'ambito della vostra scheda di valutazione. I team di vendita monitorano KPI diversi durante il raggiungimento dei propri obiettivi rispetto ai KPI che un'organizzazione nel suo complesso potrebbe utilizzare per perseguire gli obiettivi aziendali.
Scegli tra scorecard per l'azienda nel suo complesso, per i reparti interni all'azienda e per i team che lavorano su progetti specifici, oppure crea scorecard a livello individuale per incoraggiare i dipendenti a raggiungere i propri obiettivi.
2. Delinea i tuoi obiettivi
Cosa vuoi ottenere con le tue schede KPI? Vuoi migliorare i tassi di fidelizzazione dei clienti o generare più traffico sul sito web? E che ne dici di migliorare le campagne di marketing o la soddisfazione dei dipendenti?
Scegliete qualsiasi obiettivo desideriate, ma prima di creare una scheda di valutazione KPI dovrete delineare chiaramente tali obiettivi e scegliere i KPI giusti per il monitoraggio lungo il percorso.
Quando definisci i tuoi obiettivi, pensa anche al periodo di tempo. Ad esempio, se desideri ridurre il tasso di abbandono di una certa percentuale entro la fine del prossimo trimestre finanziario, la tua scheda di valutazione dovrà riflettere lo stato dei progressi compiuti verso tale obiettivo nel periodo di tempo specificato.
Suggerimento: prova i criteri SMART!
Hai difficoltà a definire gli obiettivi? Un modo per chiarire i tuoi obiettivi è seguire i criteri SMART. "SMART" sta per Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Rilevante e Tempestivo. Utilizzare questo approccio invece di generalizzare rende i tuoi obiettivi cristallini.
Ad esempio, potresti fissare l'obiettivo di ridurre il costo di acquisizione dei clienti (CAC), ma si tratta di un obiettivo piuttosto vago. Segui i criteri SMART per perfezionare tale obiettivo.
- Specifico: desideri ridurre il costo di acquisizione dei clienti sui social media.
- Misurabile: sapete quanto costa attualmente acquisire clienti sui canali social e continuerete ad analizzare questi dati mentre lavorate per ridurre i costi.
- Raggiungibile: non puoi abbassare il tuo CAC a zero, ma devi stabilire una percentuale realistica come traguardo.
- Rilevante: pensa ai motivi per cui stai perseguendo questo obiettivo, ad esempio perché il tuo CAC sta aumentando più rapidamente di altri costi o perché il tuo CAC per un prodotto è sproporzionato rispetto a quello di un altro.
- Tempistica: stabilisci una data realistica entro la quale prevedi di raggiungere il tuo obiettivo.
3. Scegli i tuoi KPI
Una volta definiti chiaramente i tuoi obiettivi, sei pronto per scegliere i KPI, giusto? Non così in fretta!
Per prima cosa, assicurati di imparare la differenza tra KPI e metriche, in modo da non riempire accidentalmente la tua scheda di valutazione con metriche invece che con KPI. Ecco la differenza fondamentale:
- Metriche: cosa misurate per valutare l'esito positivo della vostra attività
- KPI: misure quantificabili dello stato dei progressi compiuti verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi
Prendiamo l'esempio del costo di acquisizione dei clienti di cui sopra. Il CAC è comunemente utilizzato come KPI, ovvero le aziende lo utilizzano per il monitoraggio dei progressi verso l'ottimizzazione del proprio CAC, ma ha anche una funzione di metrica. Confronta i tuoi numeri con un benchmark o uno standard di settore. Se il CAC medio nel tuo settore è di 100 dollari, confronta il tuo CAC con questa metrica per vedere se i tuoi costi sono superiori o inferiori allo standard di settore.
Una volta chiarito il concetto di KPI rispetto alle metriche, scegli i KPI rilevanti per gli obiettivi che desideri raggiungere. Ci sono decine di KPI tra cui scegliere, quindi prenditi il tempo necessario e scegli quelli più adatti a ciò che desideri realizzare.
Suggerimento: meno è meglio!
Potreste creare un dashboard KPI che monitori alcune decine di KPI relativi ai vostri obiettivi, ma spesso l'approccio migliore è quello di ridurre al minimo. È il classico dilemma del "non vedere la foresta per tutti gli alberi". Non volete perdervi in troppi dati e sicuramente non volete dedicare tutto il vostro tempo all'analisi per mantenere aggiornati i vostri report KPI.
Inizia con circa 10-15 KPI diversi e poi procedi da lì. Potresti scoprire che rimuovendone alcuni o aggiungendone altri riesci a trovare il giusto equilibrio per i tuoi obiettivi specifici. 🌻
4. Sviluppa traguardi specifici da raggiungere
A questo punto, dovreste avere in mente i vostri obiettivi strategici e un elenco di KPI efficaci da utilizzare per il monitoraggio dei progressi verso tali obiettivi. La domanda successiva è: a che punto raggiungerete il vostro obiettivo?
Se stai effettuando il monitoraggio dei KPI di vendita, magari misurando il numero di lead qualificati che alla fine si convertono, il tuo obiettivo è probabilmente quello di aumentare il numero di conversioni. Ma di quanto e in quale periodo di tempo?
Sviluppare dei traguardi significa stabilire dei numeri specifici da raggiungere. Nel caso dei tassi di conversione, potreste voler aumentare il vostro attuale tasso di conversione dal 10% al 15% e raggiungere tale cifra entro tre mesi.
5. Trova gli strumenti giusti per il monitoraggio dei tuoi KPI
Ora che hai definito i tuoi obiettivi, effettuato la selezione dei KPI e fissato traguardi raggiungibili, ci sei quasi. L'ultimo passaggio? Scegli uno strumento che ti aiuti a effettuare il monitoraggio dei KPI.
Alcuni utilizzano un foglio di calcolo Excel come impostazione predefinita per questo scopo, e si tratta di un'opzione praticabile se si effettua solo il monitoraggio di alcune informazioni di base. Tuttavia, i fogli di calcolo potrebbero non offrire tutte le funzionalità necessarie per visualizzare correttamente i progressi verso gli obiettivi aziendali.
Ricorda inoltre che le schede KPI hanno in parte lo scopo di aumentare la trasparenza e che i fogli di calcolo non sono facili da condividere come una dashboard KPI a cui tutti i membri del tuo team possono accedere in qualsiasi momento.
Invece di utilizzare fogli di calcolo, prendete in considerazione l'utilizzo di una piattaforma di project management. Le migliori piattaforme offrono tutte le funzionalità necessarie, non solo la possibilità di gestire facilmente più progetti, ma anche spazi per monitorare le analisi, creare dashboard KPI e altro ancora.
Suggerimento: prova ClickUp!
Se stai cercando quello strumento che li governa tutti, ClickUp è quello che fa per te. Si tratta di una piattaforma di project management che ti offre una vasta gamma di funzionalità e funzioni, tra cui la possibilità di pianificare progetti, effettuare il monitoraggio e dare priorità alle attività.
E quando si tratta di monitoraggio dei KPI, ClickUp dà il meglio di sé. Anziché utilizzare app o software separati per la tua scheda di valutazione KPI, usa ClickUp Goals per creare obiettivi tracciabili collegati al tuo lavoro. Ancora meglio, ClickUp Goals ti consente di monitorare i progressi in diversi modi. Crea obiettivi di attività, obiettivi monetari, obiettivi numerici e altro ancora, il tutto in una dashboard facile da usare che manterrà tutto il tuo team sulla strada giusta. 🙌
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Quali sono i tuoi obiettivi? Forse desideri iniziare al monitoraggio dei KPI, o forse hai bisogno di una piattaforma per il monitoraggio delle attività, per migliorare la collaborazione o per pianificare i progetti in modo più efficiente.
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