Aumentare i profitti lordi, ottimizzare la crescita dei ricavi, ridurre il tempo medio di risoluzione dei ticket di assistenza, migliorare le prestazioni del team di marketing: ci sono decine e decine di processi e obiettivi strategici che possono essere monitorati con i giusti KPI.
Da fare, quindi, per iniziare? Avrete bisogno di una serie di buoni KPI che siano rilevanti per i vostri obiettivi specifici e dovrete imparare a costruire una scorecard di KPI per tenere traccia in modo efficace dei progressi verso questi obiettivi.
Pronti per iniziare? Leggete qui di seguito una guida approfondita alle scorecard KPI, oltre ai passaggi per creare la vostra.
Che cos'è una Cartella di valutazione dei KPI?
Iniziamo col dire che cosa sono i KPI: Gli indicatori di performance chiave (KPI) sono metriche utilizzate per quantificare e monitorare lo stato di avanzamento dei vostri obiettivi o traguardi . Che cos'è una scorecard KPI?
Pensate a una scheda di valutazione come quelle che voi e i vostri amici usate per tenere traccia dei vostri punteggi al bowling o durante un gioco da tavolo. Si tratta di una rappresentazione visiva dei vostri KPI che facilita il monitoraggio e la misurazione dello stato di avanzamento dei vari obiettivi. I Teams possono monitorare i KPI a livello individuale, per team o reparto, o a livello aziendale.
Benefici dell'utilizzo di una KPI Scorecard
Una cosa è capire cos'è una scorecard KPI, ma perché dovreste usarla? Ci sono molte ragioni:
- Le schede di valutazione KPI facilitano la visualizzazione di obiettivi e traguardi, promuovendo la trasparenza in tutta l'azienda
- Mantengono l'attenzione sul raggiungimento di obiettivi specifici, che a loro volta responsabilizzano le persone
- Le schede di valutazione KPI sono una misura delle prestazioni di facile lettura che consente di monitorare le prestazioni dei singoli, dei team, dei reparti o dell'organizzazione nel suo complesso
- Utilizzate le schede di valutazione KPI come base per il piano strategico e per la gestione delle risorse umaneprevisione dei progetti* Poiché le schede di valutazione KPI pongono l'accento su particolari obiettivi o oggetti, mantengono tutti allineati con la strategia generale
- Durante il monitoraggio dei progressi, noterete che alcune aree non stanno progredendo bene come altre, e questo vi darà la possibilità di capire quali sono le aree in cui è necessario interveniremiglioramenti del processo 🛠️
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Diversi tipi di Cartelle di valutazione KPI
In definitiva, le schede di valutazione KPI possono assumere la forma o il modulo più utile per voi e per il vostro team. Sia che stiate misurando le prestazioni complessive sia che stiate monitorando gli obiettivi dei singoli dipendenti, sentitevi liberi di usare grafici, diagrammi e altre visualizzazioni dei dati per rendere più facile il monitoraggio degli stati.
Alcune scorecard KPI visualizzano i dati in forma di elenco e utilizzano un codice colore per distinguere tra KPI in linea e KPI fuori linea.
Ottenete una panoramica di alto livello su quali KPI sono completati, sulla buona strada o a rischio con questo pratico modello di ClickUp
Utilizzate il Modello di ClickUp KPI per creare una scorecard KPI semplice e veloce. Questo modello di scorecard KPI consente di creare stati personalizzati per ogni attività o obiettivo, campi personalizzati che consentono di aggiungere diversi attributi ai KPI, visualizzazioni personalizzate che consentono di visualizzare i KPI da diverse angolazioni e altro ancora.
Sebbene ci siano molti modi per approcciare una scorecard KPI, c'è una metodologia che è particolarmente popolare - e la analizzeremo in dettaglio qui di seguito. 👀
La scorecard bilanciata KPI
La Balanced Scorecard (BSC) è una scorecard di KPI creata dal Dr. David Norton, cofondatore della società di consulenza Renaissance Solutions, e dal Dr. Robert Kaplan, professore di sviluppo della leadership presso la Harvard Business School.
Questo tipo di scorecard KPI riunisce KPI che valutano le prestazioni organizzative complessive da quattro diverse prospettive.
- La prospettiva finanziaria: Queste includono metriche che valutano le prestazioni finanziarie dell'azienda. Margini di profitto, traguardi di reddito e ricavi sono tutti esempi di KPI finanziari
- **I KPI della prospettiva del cliente forniscono una misura di fattori quali la soddisfazione dei clienti, la fidelizzazione dei clienti, il net promoter score e così via. Per gli stakeholder, probabilmente misurerete il sentiment, che comprende il grado di positività con cui visualizzano la vostra azienda, la loro soddisfazione e altre misure relative al coinvolgimento e all'esito positivo degli stakeholder
- **I KPI per questa prospettiva analizzano il funzionamento della vostra azienda e l'efficienza con cui fornite il vostro prodotto o servizio. Queste metriche di performance misurano l'esito positivo della logistica, della gestione degli ordini e di altri processi aziendali
- **Questi KPI analizzano le cose dal punto di vista dei dipendenti. Misurano aspetti quali gli investimenti in formazione, lo sviluppo delle competenze, la cultura dell'ambiente di lavoro, gli strumenti e le risorse tecnologiche e il coinvolgimento dei dipendenti
Il nome dice tutto: La Balanced Scorecard offre uno sguardo "bilanciato" sul rendimento dell'azienda da quattro punti di vista diversi e cruciali. Inoltre, consente di identificare rapidamente i potenziali problemi (come un calo del coinvolgimento dei dipendenti o una diminuzione della fidelizzazione dei clienti), facilitando l'individuazione della fonte del problema e la creazione di una strategia per affrontarlo prima che vada fuori controllo.
Utilizzate i filtri della dashboard di ClickUp per vedere i vostri dati da qualsiasi prospettiva
La parte migliore? L'utilizzo della Balanced Scorecard non preclude la possibilità di creare altre scorecard KPI. Sentitevi liberi di usare questa metodologia per valutare le prestazioni dell'azienda nel suo complesso e anche di creare schede di valutazione a livello di reparto o di team per facilitare l'accesso alle risorse umane gestire i progetti e misurarne l'esito positivo .
Come creare una KPI Scorecard per migliorare le prestazioni dei progetti
Siete pronti a creare le vostre scorecard KPI? Sia che vogliate creare una mappa della strategia generale per la vostra azienda, valutare gli obiettivi aziendali o monitorare e migliorare i flussi di lavoro dei progetti seguite i passaggi seguenti. 🤩
1. Definire l'ambito
Poiché le scorecard KPI monitorano tutto, dagli obiettivi organizzativi a livello aziendale all'esito positivo individuale, il primo passaggio consiste nel definire l'ambito della scorecard. I team commerciali monitorano KPI diversi durante il raggiungimento dei loro oggetti rispetto ai KPI che un'organizzazione nel suo complesso potrebbe utilizzare per perseguire gli obiettivi aziendali.
Con ClickUp Obiettivi, avete la possibilità di impostare traguardi per diversi team e obiettivi per monitorare meglio lo stato di avanzamento
Scegliete tra schede di valutazione per l'azienda nel suo complesso, per i reparti all'interno dell'azienda e per i team che lavorano a progetti particolari, oppure create schede di valutazione a livello individuale per incoraggiare i dipendenti a raggiungere i propri obiettivi.
2. Delineare gli obiettivi
Che cosa volete ottenere con le vostre scorecard KPI? Da fare per migliorare il tasso di fidelizzazione dei clienti o per generare più traffico sul sito web? Che ne dite di migliorare le campagne di marketing o la soddisfazione dei dipendenti?
Scegliete qualsiasi obiettivo, ma prima di creare una scorecard di KPI, dovrete delineare chiaramente questi obiettivi e scegliere i KPI giusti da monitorare lungo il percorso.
Nel definire gli obiettivi, pensate anche all'orizzonte temporale. Ad esempio, se volete ridurre il churn di una certa percentuale entro la fine del prossimo trimestre finanziario, la vostra scorecard dovrà riflettere lo stato di avanzamento dell'obiettivo nel periodo di tempo specificato.
Suggerimento: provate i criteri SMART!
Avete problemi a definire gli obiettivi? Un modo per fare chiarezza sugli obiettivi è seguire i criteri SMART. "SMART" è l'acronimo di Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound. Utilizzando questo approccio invece di generalizzare, i vostri obiettivi saranno chiarissimi.
Ad esempio, potreste fissare l'obiettivo di ridurre il costo di acquisizione dei clienti (CAC), ma è piuttosto vago. Seguite i criteri SMART per perfezionare l'obiettivo.
- **Specifico: volete ridurre il costo di acquisizione dei clienti sui social media
- Misurabile: Sapete quanto costa attualmente acquisire clienti sui canali social - e continuerete ad analizzare questi dati mentre lavorate per ridurre i costi
- Raggiungibile: Non è possibile ridurre il CAC a zero, ma Da fare è trovare una percentuale realistica da traguardo
- Rilevante: Pensate alle ragioni per cui state perseguendo questo obiettivo, ad esempio perché il vostro CAC sta aumentando più velocemente di altri costi o perché il CAC di un prodotto è sproporzionato rispetto a un altro
- Time-Bound: Stabilite una data realistica entro la quale prevedete di riunire l'obiettivo
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3. Scegliete i vostri KPI
Con gli obiettivi completamente delineati, siete pronti a scegliere i KPI, giusto? Non così in fretta!
Innanzitutto, assicuratevi di conoscere la differenza tra KPI e metriche, per evitare di riempire accidentalmente la vostra scorecard con metriche invece che con KPI. Ecco la differenza di base:
- Metriche: Ciò su cui si misura l'esito positivo
- **KPI: misure quantificabili dello stato di avanzamento dei vostri obiettivi
Riprendiamo l'esempio del costo di acquisizione dei clienti di cui sopra. Il CAC è più comunemente usato come KPI - in altre parole, le aziende lo usano per monitorare lo stato di ottimizzazione del CAC - ma ha anche la funzione di metrica. Confrontate i vostri numeri con un benchmark o uno standard di settore. Se il CAC medio del vostro settore è di 100 dollari, confrontate il vostro CAC con questa metrica per vedere se i vostri costi sono più alti o più bassi dello standard del settore.
Una volta cancellati i KPI e le metriche, scegliete KPI che siano rilevanti per gli obiettivi che volete raggiungere. Esistono decine di KPI tra cui scegliere quindi prendetevi il tempo necessario per scegliere quelli che meglio si adattano a ciò che volete realizzare.
Suggerimento: meno è meglio!
Potreste creare una KPI dashboard che monitora qualche decina di KPI relativi ai vostri obiettivi, ma spesso l'approccio migliore è quello di ridurre al minimo. Si tratta dell'enigma del "non vedere la foresta per tutti gli alberi". Non volete perdervi in una quantità eccessiva di dati e non volete assolutamente dedicare tutto il vostro tempo all'analisi per mantenere il vostro business Reportistica KPI corrente.
Categorizzate le attività e i piani e seguite lo stato di avanzamento con la vista Elenco nelle dashboard di ClickUp
Iniziate con circa 10-15 KPI diversi e proseguite da lì. Potreste scoprire che la rimozione di alcuni o l'aggiunta di altri rappresenta il giusto equilibrio per i vostri specifici oggetti. 🌻
4. Sviluppare traguardi specifici da raggiungere
A questo punto dovreste avere in mente i vostri obiettivi strategici e un elenco di KPI efficaci da utilizzare per monitorare lo stato di avanzamento di tali obiettivi. La domanda successiva è: a che punto raggiungerete il vostro obiettivo?
Se state monitorando i KPI commerciali - magari misurando il numero di lead qualificati che alla fine si convertono - il vostro oggetto è probabilmente l'aumento del numero di conversioni. Ma di quanto e in quale periodo di tempo?
Sviluppare dei traguardi significa trovare numeri specifici da raggiungere. Nel caso dei tassi di conversione, forse volete passare dall'attuale 10% al 15% e volete raggiungere questo numero entro tre mesi.
5. Trovare gli strumenti giusti per monitorare i KPI
Ora che avete definito i vostri obiettivi, selezionato i KPI e fissato dei traguardi raggiungibili, ci siete quasi. L'ultimo passaggio? Scegliere uno strumento che vi aiuti a monitorare i KPI.
Alcuni si sono abituati a utilizzare un foglio di calcolo di Excel e questa è un'opzione praticabile se si tratta di monitorare solo alcuni elementi di base. Ma i fogli di calcolo potrebbero non fornire tutte le funzioni necessarie per visualizzare correttamente lo stato degli obiettivi aziendali.
Inoltre, ricordate che le scorecard KPI sono pensate in parte per aumentare la trasparenza: i fogli di calcolo non sono così facili da condividere come un dashboard KPI a cui ogni membro del team può accedere in qualsiasi momento.
Creare dashboard dettagliati sui KPI in ClickUp e collaborare con i membri del team e le parti interessate per tenere tutti informati
Invece di seguire la strada del foglio di calcolo, prendete in considerazione l'utilizzo di una piattaforma di project management. Le migliori tra queste piattaforme offrono tutti i vantaggi e i vantaggi, non solo la possibilità di di gestire più progetti con facilità ma anche spazi per monitorare le analisi, costruire dashboard KPI e altro ancora.
**Suggerimento: provate ClickUp!
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E per quanto riguarda il monitoraggio dei KPI, ClickUp è il punto di forza. Piuttosto che utilizzare app o software separati per il vostro scorecard KPI, usate Obiettivi di ClickUp per creare obiettivi tracciabili e in connessione con il mio lavoro. Ancora meglio, ClickUp Obiettivi vi permette di monitorare lo stato in diversi modi. Create obiettivi per le attività, obiettivi monetari, obiettivi numerici e altro ancora, il tutto in un dashboard facile da usare che terrà tutto il vostro team in carreggiata. 🙌
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Quali sono i vostri obiettivi? Forse volete iniziare a monitorare i KPI, o forse avete bisogno di una piattaforma per tracciare le attività, migliorare la collaborazione o pianificare i progetti in modo più efficiente.
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