Ingin mengambil lompatan karier atau mempersiapkan diri untuk pekerjaan manajemen proyek lepas pertama Anda? Ini adalah tempat yang tepat untuk memulai. 🏁
Dengan strategi yang solid dan pendekatan yang tepat manajemen proyek anda juga bisa menjadi manajer proyek yang berpengalaman, menjadi bos bagi diri Anda sendiri, dan mengelola proyek apa pun yang datang kepada Anda layaknya seorang profesional sejati.
**Apa itu Manajemen Proyek Lepas?
Mari kita mulai dari yang paling dasar.
Seorang manajer proyek lepas adalah seorang profesional yang berdiri sendiri yang menawarkan layanan manajemen proyek. Dengan kemampuan mereka yang kuat keahlian manajemen yang kuat dan keterampilan pemecahan masalah, mereka membantu bisnis mengawasi seluruh proyek dari awal hingga akhir, mengoordinasikan tim dan pihak yang berbeda menuju tujuan yang sama, dan memastikan semua persyaratan proyek dipenuhi tepat waktu.
Yang membedakan mereka dari manajer proyek tradisional adalah cara kerja mereka. Beberapa manajer proyek lepas bekerja sendiri untuk klien yang berbeda berdasarkan kontrak. Sementara itu, pekerja lepas lainnya dapat bermitra dengan pihak ketiga, seperti agensi atau platform, untuk memediasi pekerjaan mereka dengan klien.
Manfaat Manajemen Proyek Lepas
Sebelum kita beralih ke tantangan di depan, mari kita bahas tentang apa yang menguntungkan bagi Anda. Mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menjadi seorang manajer proyek freelance?
Seperti halnya semua jalur karier, semua bermuara pada menemukan pengaturan kerja yang "cocok" untuk Anda. Manajemen proyek bisa membuat stres.
Dibutuhkan keterampilan manajemen krisis dan kesabaran yang tinggi. Namun, jika Anda menyukai kebebasan, mengatur jam kerja Anda sendiri, dan senang menangani berbagai aspek alur kerja secara bersamaan, pekerjaan ini akan sangat berharga.
1. Fleksibilitas dan otonomi
Dalam beberapa tahun terakhir, jutaan orang telah keluar dari pekerjaan tradisional mereka untuk mencari alternatif yang memungkinkan mereka untuk bekerja dan hidup sesuai keinginan mereka. Hubungan kerja lepas dan hubungan kerja alternatif sedang meningkat.
Pekerjaan manajer proyek lepas memberi Anda kebebasan untuk memutuskan kapan, di mana, dan bagaimana cara bekerja. Memiliki otonomi dalam karier Anda tidak hanya memperkaya kehidupan kerja Anda, tetapi juga kualitas hidup Anda secara keseluruhan.
via Ruul
2. Kemandirian finansial
Bekerja sebagai manajer proyek lepas berarti Anda bisa menentukan tarif dan model penetapan harga Anda. Biasanya, tarif Anda akan berbeda sesuai dengan tingkat profesionalitas Anda.
Apakah Anda seorang pemula atau manajer proyek senior, karier ini dapat memungkinkan Anda untuk memilih pengaturan terbaik dan menaikkan tarif Anda sesuai dengan keadaan hidup Anda sendiri.
dasbor talenta Ruul di mana Anda dapat menyederhanakan siklus keuangan Anda
3. Peluang untuk memperluas jaringan Anda
Manajemen proyek freelance memungkinkan Anda terhubung dengan lebih banyak profesional. Tentunya, Anda akan memiliki bidang keahlian dan "ceruk" Tetapi sebagai manajer proyek lepas, Anda selalu dapat mencelupkan jari-jari kaki Anda ke dalam industri baru dan mengembangkan bisnis Anda ke segala arah.
Karena Anda dapat bekerja sama dengan orang-orang di posisi yang berbeda, ini juga akan memungkinkan Anda untuk memperluas wawasan Anda tentang pasar kerja. Siapa tahu, mungkin perubahan besar dalam karier Anda berikutnya hanya tinggal menunggu waktu.
4. Lebih banyak variasi pekerjaan
Ketika Anda seorang manajer proyek yang bekerja untuk perusahaan tertentu, maka ruang lingkup pekerjaan Anda terbatas pada lini produk/layanan mereka. Dalam manajemen proyek freelance, Anda bisa mengambil berbagai proyek di berbagai industri yang berbeda .
Hal ini memungkinkan Anda untuk mengeksplorasi bakat dan minat Anda tanpa batasan. Saat Anda mengasah keterampilan Anda dan mendapatkan pengalaman dalam berbagai proyek, lebih banyak peluang akan muncul.
Ini adalah pengalaman yang sangat umum di antara manajer proyek yang bekerja sendiri: Mereka berasal dari latar belakang pendidikan tertentu. Namun, mereka akhirnya berkecimpung dalam berbagai bidang yang tidak pernah mereka bayangkan saat kuliah.
Tantangan Manajemen Proyek Lepas
Kita telah membahas keuntungan yang dimiliki oleh manajer proyek lepas, dan sekarang Anda mungkin sudah yakin. Sekarang mari kita lihat potensi tantangan yang ada di sepanjang jalan.
1. Penyelarasan dan koordinasi tim
Sebagai manajer proyek lepas, Anda sering kali bertanggung jawab untuk mengoordinasikan tim yang berbeda. Hal ini dapat berarti membuat beberapa zona waktu dan beberapa jadwal bekerja untuk tujuan yang sama. Dengan banyaknya bagian yang bergerak, penyelarasan tim dapat menjadi tantangan tersendiri.
Pengaturan zona waktu di ClickUp memudahkan untuk mengetahui lokasi pengguna untuk kolaborasi yang lebih mudah
Rahasia dari "keseluruhan" yang sehat adalah bagian-bagian yang sehat dengan hubungan yang sehat. Setiap anggota tim harus mengetahui peran dan tanggung jawab mereka sehingga tidak ada detail yang terlewatkan di sepanjang jalan. Tentu saja, Anda juga membutuhkan media yang solid untuk interaksi kolaborasi jarak jauh untuk menyelesaikan pekerjaan.
2. Mengikuti tenggat waktu
Meskipun terdengar paradoks, tenggat waktu adalah garis hidup sebuah proyek. Setiap tugas menit dan besar tonggak sejarah harus memiliki tenggat waktu. Dengan banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan, manajer proyek harus melacak tenggat waktu dan memastikan orang yang bertanggung jawab dapat memenuhinya.
Memori manusia hanya dapat menyimpan sejumlah informasi. Ketika Anda berada dalam manajemen proyek lepas yang bekerja dengan banyak klien, Anda mungkin merasa kesulitan untuk mengikuti tanggal yang tepat untuk setiap hasil kerja. Menggunakan hak alat dan teknik yang tepat untuk memilah-milah tugas yang berbeda dan tanggal jatuh temponya membuat tenggat waktu menjadi lebih mudah dikelola.
3. Mendefinisikan tujuan dan hasil kerja
Ini adalah tujuan utama dalam manajemen proyek freelance: Untuk mencapai hasil bisnis yang ditetapkan oleh klien. Tetapi untuk mencapainya, Anda perlu memecah item-item yang dapat ditindaklanjuti menjadi bagian-bagian kecil yang bermakna.
Hasil kerja yang terdefinisi dengan baik memastikan semua orang yang terlibat memiliki pemahaman yang sama. Mereka juga membantu mengukur keberhasilan dan jalannya pekerjaan secara keseluruhan. Anggap saja sebagai pos pemeriksaan untuk perjalanan panjang. Untuk hal ini, gunakan alat manajemen proyek dengan fitur penetapan tujuan dan pelacakan .
Tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda dengan jadwal yang jelas, target yang terukur, dan pelacakan kemajuan otomatis di ClickUp
4. Mengatur alur kerja yang lancar
Siklus kerja yang diperlukan untuk sebuah proyek-sayangnya-tidak akan mengalir dengan sendirinya. Di sinilah manajer proyek berperan. Setelah Anda menetapkan langkah-langkah yang diperlukan, yaitu hasil dan tujuan, ini adalah bagian ketika Anda mencari tahu bagaimana tujuan tersebut akan ditangani. Bisa dikatakan, jalannya tindakan.
Setiap proyek memiliki tuntutan dan tantangan yang unik. Namun, ketika Anda menguasai organisasi alur kerja anda dapat mengadaptasi dan menggunakan kembali pendekatan Anda untuk setiap skenario. Untuk manajemen proyek freelance anda perlu menjawab beberapa pertanyaan dasar, seperti berikut ini:
- Alat bantu apa yang akan Anda gunakan?
- Bagaimana Anda akan mendistribusikan tugas dan memberi tahu penerima tugas?
- Siapa yang akan melacak kemajuan individu, dan bagaimana caranya?
- Apa yang cocok untuk tim dan situasi tertentu, dan apa yang dapat ditingkatkan?
- Ketika masalah muncul, bagaimana umpan balik dan proses perbaikan akan dilakukan?
5. Menghindari pergeseran ruang lingkup
Lihatlah, mimpi buruk utama para manajer proyek, gagasan menakutkan yang menghantui rencana yang telah mereka susun dengan hati-hati: ruang lingkup merayap .
Scope creep adalah ketika ruang lingkup proyek diperluas atau diubah di sepanjang jalan. Hal ini menimbulkan beban kerja ekstra bagi semua orang yang terlibat dan membutuhkan pergeseran sumber daya dan perencanaan ulang. Cukup menyeramkan, bukan?
Khususnya dalam manajemen proyek freelance, sebagai talenta tunggal yang bekerja dengan klien yang berbeda, tanggung jawab untuk menangkal lingkup merayap berada di tangan manajer proyek. Anda harus membuat pernyataan ruang lingkup dengan hati-hati dan berkomunikasi dengan jelas dengan para pemangku kepentingan dan klien di seluruh proyek, memastikan semuanya terdefinisi dengan baik dan terstruktur.
6. Pemangku kepentingan yang tidak terlibat Pemangku kepentingan adalah semua individu, organisasi, atau kelompok yang memiliki pengaruh potensial terhadap aktivitas dan hasil proyek. Ini mencakup semua orang mulai dari anggota tim, sponsor, dan pemimpin, hingga pelanggan dan vendor.
Tentu saja, tidak semua dari mereka harus terlibat langsung selama proyek berlangsung. Namun, Anda tetap perlu menjaga transparansi dan membuat mereka tetap terinformasi dan tertarik. Menyeimbangkan dan memprioritaskan permintaan dan umpan balik dari para pemangku kepentingan merupakan bagian integral dari keberhasilan manajemen proyek pekerja lepas.
7. Alat dan dokumen yang tersebar
Mereka mengatakan bahwa dibutuhkan satu desa untuk membesarkan seorang anak. Untuk "membesarkan" sebuah proyek, dibutuhkan dokumen, folder, data, alat, dan platform yang setara dengan satu desa. Dengan begitu banyak platform digital yang bersaing, bisa jadi memusingkan untuk menavigasi antara tab dan perangkat lunak.
Di mana Anda menaruh daftar klien itu? Bagaimana dengan itu kalender konten ? Bagaimana dengan jadwal rapat Anda dan tautan Google Meet tersebut? Komputer Anda yang malang mengeluarkan suara kipas yang bising lagi, bukan?
Dengan memilih platform manajemen proyek dengan banyak integrasi anda bisa merampingkan seluruh alur kerja Anda di satu tempat dan mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk bolak-balik antar tab.
Bonus: Perangkat Lunak Pelacak Waktu untuk Pekerja Lepas
Kiat untuk Manajemen Proyek Pekerja Lepas yang Sukses
Manajemen proyek bukanlah ilmu roket selama Anda mau berusaha. Dengan alat yang tepat dan tips yang tepat, proyek apa pun akan berjalan dengan baik menuju kesuksesan.
1. Gunakan a
bagan RACI untuk mengkoordinasikan tim
Salah satu cara untuk memastikan keselarasan di seluruh tim adalah dengan menentukan peran dan tanggung jawab setiap anggota, dan Anda dapat menggunakan Bagan RACI (atau matriks RACI) untuk tujuan ini.
RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Konsultan dan Informan-tingkat akuntabilitas yang berbeda di antara tim.
Peran RACI dalam Tampilan Papan Tulis ClickUp melalui Alladdine Djaidani Gunakan ClickUp Fitur papan tulis untuk membuat bagan RACI Anda sendiri atau menggunakan templat RACI yang sudah dibuat sebelumnya untuk menguraikan berbagai aktivitas proyek secara visual, menunjukkan sejauh mana tanggung jawab di seluruh tim, dan memulai pekerjaan dengan lebih cepat.
Periksa ini template pekerja lepas !
2. Melacak tenggat waktu melalui kalender
Banyak tenggat waktu dan banyak proyek? Tidak masalah sama sekali. Menggunakan gratis alat manajemen proyek seperti ClickUp bisa membantu Anda memilah-milah berbagai aspek proyek dengan mudah-atau beberapa aspek dari beberapa proyek!
Anda dapat menetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas dan menggunakan Tampilan Kalender ClickUp untuk memvisualisasikan dan mengelola tenggat waktu. Dengan menggunakan filter dan mode tampilan, menavigasi tenggat waktu akan menjadi mudah. Anda bahkan bisa menjadwalkan dan memulai rapat dengan integrasi Google Kalender dan Zoom. Bicara tentang toko serba ada!
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama.
3. Kelola tugas dengan Gantt Chart atau Papan Kanban
Perencanaan dan manajemen tugas adalah tulang punggung manajemen proyek pekerja lepas. Manajer proyek perlu memilih metode yang tepat untuk manajemen tugas untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar dan menyiapkan proyek untuk sukses.
Saat ini, metode yang paling populer untuk mengatur tugas Anda sebagai manajer proyek adalah Bagan Gantt dan papan Kanban . Setiap alat bantu memiliki keunggulan dan kegunaan yang unik, namun keputusan akhir tergantung pada apa yang Anda butuhkan.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
Bagan Gantt menyajikan tampilan garis waktu dari semua tugas dan aktivitas dan idealnya akan menampilkan detail seperti ketergantungan dan tonggak sejarah . Tampilan batang horizontal membantu memvisualisasikan kemajuan dan memberikan gambaran umum yang baik tentang garis waktu proyek .
Di sisi lain, papan kanban memungkinkan Anda mengelompokkan tugas ke dalam kolom-kolom menurut statusnya. Opsi defaultnya adalah "harus dilakukan", "sedang berlangsung", dan "selesai", tetapi Anda dapat mengubah dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Papan kanban sangat berguna untuk pendekatan Scrum, karena membantu dengan mudah melihat apa yang telah dilakukan dan apa yang perlu dilakukan.
4. Memecah tujuan menjadi tonggak-tonggak proyek
Dalam manajemen proyek lepas, Anda bertanggung jawab untuk melacak ke mana tujuan dan status Anda saat ini. Cara terbaik untuk tetap mengetahui perkembangan Anda adalah dengan menggunakan tonggak pencapaian proyek . Terutama jika Anda dibayar per pencapaian, ini penting untuk mempertahankan bisnis Anda.
Tonggak pencapaian proyek bisa ditetapkan sesuai dengan fase-fase siklus produk. Misalnya, fase ide dan curah pendapat adalah tonggak pertama, mengerjakan prototipe adalah tonggak kedua, menguji prototipe dan mengumpulkan umpan balik adalah tonggak ketiga, dan tahap peluncuran dan promosi adalah tonggak keempat.
Menampilkan hubungan antara tugas dan tugas Milestone dalam tampilan Gantt di ClickUp
Sebagai alternatif, Anda bisa menetapkan OKR dan hasil bisnis sebagai tonggak pencapaian. Misalnya, mencapai target audiens tertentu atau menghasilkan pendapatan sekian dan sekian.
5. Tetapkan rencana komunikasi untuk para pemangku kepentingan
Apakah mereka terlibat langsung dalam proyek atau secara tidak langsung terpengaruh oleh hasilnya, melibatkan pemangku kepentingan adalah tanggung jawab penting untuk manajemen proyek. Untuk menjaga transparansi dan membuat mereka tetap terlibat, Anda harus menyiapkan rencana komunikasi.
Untuk setiap pemangku kepentingan, Anda harus membuat pendekatan komunikasi . Menggunakan fitur seperti Hak akses khusus ClickUp memungkinkan Anda untuk mengelola siapa yang melihat dokumen mana dan menjaga keamanan informasi sensitif.
Opsi kolaborasi jarak jauh ClickUp juga memungkinkan Anda untuk memandu pemangku kepentingan internal melalui status proyek dan memungkinkan mereka untuk berkomentar secara langsung pada materi yang relevan. Fitur lain yang sangat membantu adalah integrasi, yang akan kita bahas sebentar lagi.
6. Pilihlah alat manajemen proyek dengan integrasi asli
Alat manajemen proyek all-in-one harus sebisa mungkin tidak perlu bolak-balik antar aplikasi dan tab. Integrasi asli ClickUp memungkinkan hal tersebut-integrasi yang mulus dari berbagai aplikasi dan peralatan di satu tempat. Tetapi juga, Anda bisa membuka berbagai tindakan yang berbeda. Dengan otomatisasi dan fitur-fitur yang berarti, menavigasi siklus proyek menjadi lebih mudah.
Kuasai Manajemen Proyek Pekerja Lepas Dengan Alat yang Tepat
Bekerja sebagai manajer proyek freelance bisa menjadi tantangan karena Anda mengelola berbagai proyek sekaligus. Namun dengan alat bantu yang tepat seperti ClickUp perangkat lunak manajemen proyek gratis, Anda akan dilengkapi dengan semua yang Anda butuhkan untuk menjadi manajer proyek yang berpengalaman.
ClickUp menawarkan ratusan fitur yang dapat disesuaikan untuk membantu Anda mengelola proyek dalam bentuk apa pun dan membuat sistem fungsional yang memungkinkan Anda mendelegasikan pekerjaan, melacak kemajuan proyek, dan mendorong kolaborasi tanpa batas dan manajemen tim untuk memastikan penyelesaian yang sukses.
Ditambah dengan Ruul sebagai mitra kepatuhan dan keuangan Anda, membangun dan mengembangkan bisnis freelance Anda dengan sukses menjadi mudah dengan beberapa klik.
Penulis Tamu:
bilge Özensoy_
adalah mantan akademisi dan pekerja lepas yang kini menekuni semua hal tentang konten, mengeksplorasi potensi media baru di bawah naungan Ruul