Keterlambatan pembayaran telah menjadi hal yang sangat umum dalam dunia bisnis. Menurut sebuah laporan keterlambatan pembayaran tahun 2022 sebanyak 87% bisnis mengalami keterlambatan pembayaran faktur, yang menyebabkan dampak biaya waktu dan meningkatkan beban kerja piutang.
Praktik penagihan yang buruk adalah beberapa alasan paling umum di balik keterlambatan pembayaran. Faktur yang penuh dengan kesalahan atau komponen yang tidak jelas tidak hanya akan memperlambat arus kas masuk Anda, tetapi juga dapat dianggap ceroboh dan tidak profesional oleh klien Anda.
Dalam panduan ini, kami akan mengungkap kerumitan proses penagihan klien, yang seharusnya adalah tentang konsistensi, profesionalisme, dan efisiensi. 🧑💼
kami akan menunjukkan kepada Anda* cara menagih klien melalui tiga aspek:* 1
- Langkah-langkah untuk membangun sistem penagihan yang berfungsi dengan baik
- Kiat-kiat untuk menindaklanjuti pembayaran yang terlewat
- Cara praktis untuk menyederhanakan penagihan klien dengan perangkat lunak yang tepat
Pada akhirnya, Anda akan dapat mengatur logistik penagihan Anda untuk memfasilitasi pembayaran yang tepat waktu dan membangun hubungan klien jangka panjang .
Memahami Penagihan Klien: Dasar-dasarnya
Penagihan klien sangat penting untuk menjaga arus kas yang sehat dan memastikan stabilitas keuangan usaha bisnis. Penagihan bukan hanya proses tunggal untuk mengirimkan faktur, tetapi lebih merupakan pendekatan terintegrasi yang mencakup berbagai praktik dalam jangka waktu tertentu, misalnya bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Solusi penagihan klien melibatkan pembuatan faktur terperinci dengan rincian barang dan jasa, yang diberikan bersama dengan harga satuan, jumlah yang terjual, dan jumlah total yang harus dibayarkan.
Tergantung pada yurisdiksi bisnis Anda, prosesnya mungkin termasuk menghitung dan menambahkan pajak, biaya, atau diskon yang relevan, selanjutnya, Anda dapat membangun sistem penagihan klien dengan berbagai metode penagihan. Sebagai contoh, Anda bisa:
- Menagih per jam
- Menagih dengan tarif tetap untuk sebuah proyek
- Menggunakan sistem penagihan langganan atau penagihan retainer
- Memasukkan penetapan harga berbasis pendapatan atau pengurangan biaya
Pilih metode yang paling mencerminkan nilai yang Anda tawarkan dan selaras dengan harapan klien-ini semua tentang membangun kepercayaan dan transparansi.
Sistem penagihan klien yang ideal juga berfokus pada pemusatan catatan, melacak kemajuan pembayaran, dan mengoptimalkan proses untuk meningkatkan efisiensi.
Bagaimana Mengembangkan Sistem Penagihan yang Efektif: Langkah-langkah dan Praktik Terbaik
Membuat sistem penagihan Anda dalam kondisi prima adalah langkah yang cerdas-tetapi hal ini membutuhkan kerja keras. Anda perlu menciptakan proses yang lancar yang tidak hanya membuat transaksi menjadi mudah, namun juga menambahkan sentuhan efisiensi dan profesionalisme pada operasi keuangan Anda.
Jika Anda baru dalam mengembangkan sistem penagihan, berikut ini adalah proses langkah demi langkah yang dapat Anda ikuti:
- Menganalisis logistik penagihan klien Anda saat ini dalam hal model penetapan harga, persyaratan kepatuhan, dll. Anda dapat mempertimbangkanSWOT atauAnalisis kesenjangan untuk melihat bagaimana sistem dapat ditingkatkan
- Dapatkantim akuntansi atau penagihan untuk bertukar pikiran dan menyelesaikan sistem penagihan
- Pilih penagihan yang sesuai atauperangkat lunak manajemen proyek (seperti ClickUp) untuk mendukung proses penagihan Anda secara digital
- Menyediakanvideo pelatihan atau manual tertulis untuk membantu tim Anda menangani sistem penagihan
- Tinjau dan optimalkan sistem secara berkala
Ketika Anda menyingsingkan lengan baju dan bekerja untuk menerapkan sistem penagihan yang fungsional, kami sarankan untuk mengadopsi tiga praktik terbaik ini untuk meningkatkan proses penagihan Anda lebih jauh lagi
1. Jaga agar proposal atau pernyataan kerja Anda tetap transparan Membuat proposal atau
pernyataan kerja (SOW) lebih dari sekadar meletakkan pena di atas kertas; ini adalah tentang meletakkan fondasi untuk kolaborasi klien yang sukses. **SOW bertujuan untuk menentukan dengan tepat apa yang akan Anda kerjakan, serta hasil kerja, tenggat waktu, dan biaya. Bersikap terbuka dan jujur tentang syarat dan ketentuan Anda sangat penting karena hal ini akan membuka jalan bagi hubungan kerja yang bermanfaat.
Jika Anda atau tim Anda membutuhkan bantuan untuk menulis proposal profesional, gunakan fitur ClickUp Templat Pernyataan Kerja Permintaan Proposal (RFP) . Ini membantu menciptakan SOW yang transparan, terstandardisasi, dan komprehensif, sehingga meminimalkan konflik penagihan di kemudian hari.
Buat ringkasan proyek pertama Anda bersama dengan pemasok Anda dengan membagikan Template Pernyataan Pekerjaan ClickUp, dokumen SOW yang telah dirancang dan dapat disesuaikan sepenuhnya
Setelah klien Anda menandatangani proposal, proposal tersebut menjadi perjanjian yang mengikat secara hukum yang melindungi kedua belah pihak. Jika terjadi perselisihan penagihan, dokumen ini dapat dirujuk sebagai sumber kebenaran untuk menyelesaikan masalah.
2. Menerapkan jadwal penagihan yang konsisten
Menetapkan dan mematuhi jadwal penagihan yang konsisten akan meningkatkan prediktabilitas proses dan merampingkan arus kas Anda. **Sangat penting untuk menetapkan tanggal penagihan spesifik yang sesuai dengan siklus penggajian klien Anda.
Apakah Anda memilih frekuensi penagihan mingguan, dua mingguan, atau bulanan, kuncinya adalah tetap berpegang teguh pada jadwal yang telah ditetapkan secara religius . Konsistensi ini merupakan langkah pencegahan untuk menghindari kebingungan dan mengurangi risiko keterlambatan atau tidak adanya pembayaran.
3. Berikan faktur terperinci untuk transaksi yang tidak merepotkan
Menurut statistik faktur oleh Skynova hampir dua pertiga dari keterlambatan pembayaran dapat ditelusuri kembali ke ketidakakuratan dalam proses penagihan. Hal ini menggarisbawahi sifat yang tidak dapat dinegosiasikan dari sistem penagihan yang berfungsi sebagai alat komunikasi yang tepat dan bebas dari kesalahan.
Sebagian besar manajer akan mempertimbangkan faktur yang informatif untuk menyertakan hal-hal berikut ini:
- Nama, alamat, dan informasi kontak perusahaan
- Nama, alamat, dan informasi kontak klien
- Perincian terperinci tentang layanan yang diberikan atau produk yang dipasok
- Jumlah total yang harus dibayar, termasuk parameter yang mudah diikuti tentang pajak atau biaya tambahan
- Rincian bank untuk pembayaran
Empat Taktik untuk Menindaklanjuti Pembayaran yang Terlewat
Tidak peduli seberapa canggih sistem penagihan Anda, akan selalu ada situasi ketika klien melewatkan pembayaran. Meskipun ini adalah posisi yang tidak nyaman, sangat penting untuk menanganinya secara profesional.
Berikut adalah empat taktik untuk membantu Anda mengatasi masalah ini dengan baik, memastikan bahwa hubungan dengan klien Anda tetap terjaga dan pembayaran yang tertunggak dapat diselesaikan dengan baik.
1. Tetapkan ekspektasi yang jelas dengan komunikasi yang sopan
Ingatkan klien tentang persyaratan pembayaran yang telah ditetapkan, tenggat waktu, dan denda yang berlaku untuk keterlambatan pembayaran.
Buatlah pesan pengingat yang tegas dan sopan. Anda dapat menyoroti pembayaran yang tertunda dengan lembut, dengan menyebutkan jumlah dan tanggal jatuh tempo. Tunjukkan empati jika situasinya membutuhkannya dan berikan klarifikasi yang diperlukan untuk menunjukkan komitmen Anda terhadap kemitraan yang kolaboratif dan berkelanjutan.
Memiliki yang kuat kontrak tertulis berfungsi sebagai garis pertahanan pertama Anda di sini.
Karena perjanjian menguraikan detail proyek, harga, jadwal, dan proses pembayaran, perjanjian ini menjadi titik acuan untuk ekspektasi. Jadi, manfaatkan ini sebagai dokumen pendukung untuk komunikasi yang jelas ketika menindaklanjuti pembayaran yang terlewat .
2. Mengatur pengingat otomatis
Sistem pengingat pembayaran otomatis berfungsi sebagai dorongan yang lembut namun terus-menerus, mengingatkan klien akan pembayaran yang akan datang atau yang telah jatuh tempo tanpa perlu intervensi manual secara terus-menerus. Dengan menyesuaikan pengingat agar sesuai dengan preferensi klien, Anda meningkatkan pengalaman pengguna dan berkontribusi pada pengalaman yang lebih personal dan penuh perhatian pendekatan komunikasi .
Namun, sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara ketekunan dan kesabaran. Meskipun pengingat pembayaran otomatis adalah alat yang berharga untuk memastikan pembayaran tepat waktu, pengingat ini tidak boleh membebani klien atau merenggangkan hubungan.
3. Tawarkan solusi yang fleksibel
Jika Anda mengalami situasi di mana klien melewatkan pembayaran, penting untuk menindaklanjuti dengan mereka dan menawarkan beberapa solusi tambahan untuk menyelesaikan masalah. Anda bisa:
- *Mempertimbangkan untuk menawarkan rencana pembayaran alternatif untuk meringankan beban mereka. Sebagai contoh:
Membagi total hutang menjadi cicilan yang lebih kecil dan mudah dikelola
- Sepakati jadwal pembayaran yang realistis
- Izinkan metode pembayaran yang berbeda, seperti:
- Cek
- Transfer bank
- Kartu kredit atau debit
- Dompet digital
Inti dari praktik ini adalah membuat klien merasa didukung saat mereka memenuhi komitmen mereka.
4. Gunakan tindakan hukum sebagai upaya terakhir
Tidak masuk akal untuk bersikap lunak terhadap klien jika bisnis Anda terus-menerus menderita karena ketidakmampuan mereka untuk memenuhi komitmen mereka. Tindakan hukum mungkin diperlukan sebagai jalan terakhir jika semua upaya komunikasi dan pemulihan pembayaran terbukti tidak berhasil.
Salah satu pilihannya adalah mendaftarkan diri ke agen anjak piutang atau penagihan. Mereka adalah kelompok profesional yang dapat menangani proses pemulihan utang secara efisien, meskipun dengan biaya - biasanya berupa persentase dari jumlah yang dipulihkan.
Sebagai alternatif, para ahli merekomendasikan untuk berkonsultasi dengan pengacara untuk mengeksplorasi opsi hukum. Pengadilan gugatan kecil umumnya cocok untuk jumlah yang kecil, sementara piutang yang lebih besar mungkin memerlukan proses di pengadilan perdata.
Ketahuilah bahwa tindakan hukum, dalam banyak kasus, menyebabkan Anda kehilangan bisnis dengan klien. Ini harus menjadi solusi terakhir setelah semua jalan negosiasi lainnya dan Strategi CRM telah gagal.
Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Penagihan Klien yang Efisien
Sampai batas tertentu, stabilitas keuangan pemilik usaha kecil dan profesional bergantung pada seberapa baik mereka menangani proses penagihan klien.
Anda tidak bisa lagi mengandalkan catatan manual atau spreadsheet yang panjang untuk membantu Anda-mereka memakan waktu dan tidak dapat diandalkan. Solusinya? Gunakan alat bantu perangkat lunak manajemen proyek untuk memberikan struktur pada sistem penagihan Anda!
Alat manajemen proyek adalah solusi lengkap yang dapat menyederhanakan banyak aspek penagihan dengan menyatukan berbagai proses keuangan dalam satu platform terpusat. Sebagai contoh, alat-alat seperti ClickUp tidak hanya menawarkan solusi CRM yang komprehensif tetapi juga menyediakan kemampuan pelacakan waktu, gambaran umum klien, dan pengingat otomatis. Selain itu, mereka hadir dengan banyak templat yang akan membuat proses penagihan Anda lebih mudah dikelola.
Pantau pembaruan proyek, kelola alur kerja penagihan, dan berkolaborasi dengan tim, semuanya dari Ruang Kerja ClickUp Anda
Mari cari tahu bagaimana Anda dapat memanfaatkan beberapa fitur praktis ClickUp untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi penagihan Anda!
1. Visualisasikan alur kerja penagihan dengan solusi CRM ClickUp
Proses penagihan cenderung menjadi rumit seiring pertumbuhan bisnis Anda karena ada kebutuhan untuk menangani proyek yang lebih kompleks. Tetapi dengan solusi yang sangat skalabel ClickUp CRM suite, menangani klien dan praktik penagihan menjadi mudah dan efektif!
Kelola data pelanggan, tugas pribadi, dan komunikasi di ClickUp dari perangkat apa pun
Dengan ClickUp, Anda bisa memusatkan semua informasi dan tugas manajemen akun dan membuat Ruang Kerja yang disesuaikan dengan opsi tampilan data yang fleksibel. Hal ini membantu Anda atau tim Anda mengakses data yang akurat tentang pekerjaan yang telah dilakukan dan model penagihan untuk mempercepat proses pembuatan faktur.
Apakah Anda ingin melacak tanggal jatuh tempo pembayaran, pesanan, atau tingkat inventaris, platform ini membuat bekerja dengan klien semudah membalikkan telapak tangan! Berikut ini sekilas tentang beberapa fungsi CRM praktis lainnya dalam ClickUp:
- Hirarki Folder dan Daftar untuk mengatur info klien sesuka Anda
- Dokumen ClickUp untuk menulis dan menyimpan dokumen seperti SOP dan proposal
- Integrasi asli dan pihak ketiga yang mudah digunakan dengan perangkat lunak faktur dan alat lainnya
- Kolom numerik untuk menghitung item seperti ukuran transaksi dan pendapatan dengan lebih cepat
- Filter dan tag untuk menemukan informasi penagihan yang spesifik
Gunakan ClickUp Documents untuk membuat SOW, kontrak proaktif, dan dokumen penagihan prosedural dengan tim Anda
2. Gunakan pelacakan waktu untuk mencatat dan melacak jam kerja yang dapat ditagih
Profesi seperti medis dan konsultasi hukum biasanya memerlukan model penagihan berbasis waktu. Agar faktur menjadi akurat, Anda memerlukan pelacak waktu yang andal untuk mencatat tugas, proyek, dan rapat sehari-hari.
Metode pencatatan waktu jadul, seperti menggunakan lembar waktu atau spreadsheet, sering kali menyebabkan kesalahan penagihan dan ketidakkonsistenan karena sifatnya yang ekstensif. Melacak jam kerja yang dapat ditagih melalui aplikasi khusus adalah solusi yang lebih masuk akal. A studi pelacakan waktu 2023 menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan perangkat lunak dengan fitur pencatatan waktu 44% lebih kecil kemungkinannya untuk melakukan kesalahan penggajian.
Jika Anda menagih dengan tarif per jam, maka Alat Pelacakan Waktu ClickUp dapat membantu Anda menagih pembayaran dengan akurasi yang lebih tinggi. Menawarkan antarmuka yang tidak merepotkan untuk melacak jam kerja yang Anda dan tim Anda investasikan untuk klien secara tepat. Jalankan beberapa pengatur waktu secara bersamaan untuk memastikan penagihan yang transparan di seluruh proyek yang sedang berjalan.
Lihat waktu yang dilacak di seluruh tugas dan lokasi untuk tampilan yang disederhanakan ke dalam kemajuan tim secara keseluruhan
Dengan laporan dan opsi anotasi bawaan, klien Anda dapat melihat dengan tepat ke mana uang mereka pergi, membangun kepercayaan dan menekankan nilai layanan Anda. Dengan mengoptimalkan penggunaan waktu Anda, Anda akan melihat peningkatan profitabilitas yang nyata-yang merupakan keuntungan yang sama-sama menguntungkan di hari yang baik! ✌️
Apakah Anda menjalankan bisnis berbasis layanan saat bepergian? Catat dan tampilkan jam kerja yang dapat ditagih dari mana saja menggunakan aplikasi seluler gratis ClickUp atau Ekstensi Chrome !
Bonus: Jelajahi bagian atas alat perangkat lunak pelacakan waktu untuk pengguna Mac !
3. Nikmati gambaran umum pelanggan yang komprehensif dengan tampilan ClickUp Tampilan ClickUp seperti koleksi kacamata Anda untuk berbagai kesempatan. Seperti halnya Anda memilih kacamata khusus untuk membaca, mengemudi, atau menikmati pemandangan, tampilan ClickUp memberi Anda perspektif yang berbeda untuk berbagai tugas, masing-masing dirancang untuk meningkatkan cara Anda melihat dan menangani akun klien dan alur kerja penagihan.
Sebagai contoh, mari kita perbesar dua tampilan yang sangat berharga untuk penagihan: Tampilan tugas dan Tampilan tabel . Sistem ini memberi Anda gambaran umum tentang pelanggan dan akun Anda, mengkonsolidasikan semua informasi penagihan ke dalam satu platform.
Tampilan tugas
Tampilan tugas menawarkan berbagai cara untuk melihat tugas penagihan Anda, dan Anda dapat memutuskan bagaimana grup , mengurutkan dan filter mereka.
Anda dapat menyesuaikan lebih lanjut tampilan ini ke dalam tata letak seperti Daftar, Kalender, dan Bagan Gantt sesuai keinginan Anda. Dan bagian yang keren? Kustomisasi ini bekerja secara menyeluruh, memberi Anda gambaran besar - gambaran Tampilan semuanya -dari semua alur kerja penagihan Anda.
Tampilan Semuanya memberi Anda perspektif holistik pada semua tugas penagihan Anda, memastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas dan kontrol atas keseluruhan alur kerja keuangan Anda
Tip cepat: Beri nama setiap tampilan Tugas dengan nama yang mudah diingat oleh Anda. Sebagai contoh, beri nama Terhutang jika menampilkan tugas yang diurutkan berdasarkan tanggal jatuh temponya. Atau beri nama Klien XYZ jika tugas tersebut menyaring informasi penagihan khusus akun. Selain pelabelan, Anda juga dapat menyematkan tampilan prioritas untuk aksesibilitas yang lebih baik.
Tampilan tabel
Jika Anda menyukai spreadsheet secepat kilat dan basis data visual yang dinamis, tampilan Tabel adalah pusat komando untuk mengatur dan mengawasi tugas penagihan. Bayangkan mengelola anggaran , pencatatan dan penanganan informasi klien dan menyederhanakan tugas penagihan-semuanya dalam format tabel yang responsif dan intuitif.
ClickUp Bidang Khusus memudahkan untuk mencatat detail penagihan spesifik, seperti Tanggal Jatuh Tempo, Metode Pembayaran, dan Mata Uang, sehingga memastikan proses penagihan menjadi efisien dan terorganisir.
Mengatur, mengurutkan, dan memfilter tugas dalam Tampilan Tabel ClickUp 3.0 untuk mendapatkan wawasan lebih cepat di semua pekerjaan Anda
4. Gunakan Otomasi di ClickUp untuk meningkatkan efisiensi dalam proses penagihan
Menagih klien dapat menjadi pekerjaan admin yang membosankan yang melibatkan banyak langkah, yang membuat seluruh proses rentan terhadap kesalahan. Untungnya, Anda dapat meminimalkan beban kerja manual dengan mengotomatiskan tugas-tugas tertentu yang berulang atau pembayaran berulang. Menurut survei B2B, 71% ahli memperkirakan otomatisasi sebagai tren faktur yang sangat penting di tahun 2023 !
The Otomatisasi ClickUp merevolusi lanskap penagihan dengan memungkinkan Anda merampingkan tugas dan menjalankan proses rutin seperti jarum jam. Gunakan lebih dari 100 opsi yang sudah disiapkan sebelumnya atau buat otomatisasi Anda sendiri untuk tindakan seperti pembaruan status, pengingat tanggal jatuh tempo, dan tindak lanjut penagihan.
Menyiapkan ClickUp Automations tidak memerlukan pengetahuan pengkodean.
Gunakan resep otomatisasi yang telah dibuat sebelumnya di ClickUp atau sesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda, sehingga tim Anda dapat fokus pada hal yang paling penting
5. Manfaatkan templat ClickUp untuk membuat proses penagihan yang konsisten
Pembuatan faktur dan Templat CRM adalah pahlawan tanpa tanda jasa bagi banyak perusahaan rintisan dan pemilik usaha kecil. Mereka menjanjikan konsistensi dan keakuratan faktur sambil menambahkan struktur pada perjalanan penagihan Anda.
ClickUp memiliki koleksi templat penagihan untuk berbagai kasus penggunaan. Berikut ini adalah pilihan favorit kami:
- Templat Faktur ClickUp: Hasilkan faktur profesional dengan cepat dengan kolom isian otomatis dan fasilitasi pengiriman sekali klik, sambil melacak pembayaran dengan lancar dalam platform yang sama
- Template SOP Proses Penagihan ClickUp: Pastikan presisi dan efisiensi denganmenstandarkan prosedur penagihanmenghemat waktu dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, dan mempertahankan alur kerja yang terorganisir untuk menghilangkan kesalahan dan memantau tenggat waktu pembayaran
- Templat Faktur Freelance ClickUp: Bekerja sebagai pekerja lepas? Gunakan templat faktur ini untuk membuat faktur profesional, memusatkan pelacakan pembayaran dan tenggat waktu, dan menyimpan informasi klien dengan aman
- Templat Pelacakan dan Penagihan Kasus Hukum ClickUp: Gunakan templat ini untuk memantau kasus hukum yang aktif, jam kerja yang dapat ditagih, dan kemajuan serta secara efisien mengatur informasi klien dengan cara yang mudah digunakan,basis data tanpa kode5. Template Proposal Proyek Sistem Penagihan ClickUp: Buat proposal yang profesional dan dapat disesuaikan serta konsolidasi proses penagihan dengan built-inpelacakan proyek dan alat bantu penghitungan
Dapatkan pembayaran dengan cepat dengan bantuan Templat Faktur ClickUp ini
Tagih Klien dengan Percaya Diri: Jelajahi ClickUp
Rekomendasi praktik terbaik dan saran fitur kami akan membantu Anda membuat sistem penagihan yang efektif dalam waktu singkat! Anda akan mengurangi jumlah tunggakan dan memiliki lebih banyak waktu untuk membangun hubungan dengan klien dan merencanakan keuangan. Daftar secara gratis **untuk melihat bagaimana ClickUp dapat meningkatkan alur kerja penagihan Anda! Pusat Bantuan untuk pengguna baru. 🌻