Kita tahu bahwa semua organisasi terdiri dari beberapa bagian yang bergerak. ♻️
Namun, agar organisasi Anda sukses dan produktif, beberapa bagian tersebut harus beroperasi secara sinkron satu sama lain.
Seperti Honda CRV tahun 2008 yang masih berjalan seperti baru, pemeriksaan rutin, penyetelan, pengujian, dan perawatan sehari-hari sangat penting untuk menjaga tim tetap beroperasi pada kapasitas terbaiknya.
Namun, bagaimana cara Anda menjaga semua anggota tim agar selalu berada dalam kondisi yang sama setiap saat?
masukkan: prosedur operasi standar (SOP) Anda
Memiliki SOP yang menyeluruh, mudah diakses, dan mudah dipahami lebih dari sekadar sebuah buku pegangan karyawan atau dokumen panjang yang menjelaskan "peraturan" perusahaan
Ini adalah sumber daya untuk menyelaraskan dan memberi tahu anggota tim tentang harapan dasar dan cara menerapkan upaya mereka dengan cara yang paling produktif.
Membuat SOP yang terperinci yang dapat dengan mudah dinavigasi oleh karyawan bukanlah hal yang mudah, namun untungnya, ada beberapa cara untuk memeriksa apakah semua SOP Anda sudah sesuai. 🦆
sambutlah templat prosedur operasi standar
Baca terus untuk mengakses 10 templat SOP gratis untuk ClickUp, Google Docs, dan Microsoft Word. Ditambah lagi, beberapa FAQ, manfaat, dan tips penting mengenai SOP.
Apa yang dimaksud dengan Prosedur Operasi Standar (SOP)?
A prosedur operasi standar (SOP) adalah seperangkat instruksi tingkat menengah ke atas yang mendokumentasikan bagaimana sebuah organisasi atau tim harus menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
Pikirkan SOP Anda sebagai panduan langkah demi langkah yang mendefinisikan proses tertentu-seperti buku petunjuk yang disertakan dengan meja rias Ikea Anda. 🔨
Tujuan utama dari prosedur operasi standar adalah untuk meningkatkan efisiensi dan koordinasi tim dengan mengurangi miskomunikasi dan ambiguitas dalam proses sehari-hari.
Maksud saya, Anda tidak akan mengharapkan anggota tim baru untuk berhasil dan tetap berada di depan dalam beban kerja mereka tanpa adanya instruksi untuk memandu mereka, bukan? tentu saja tidak! Mereka harus belajar terlebih dahulu. Tapi SOP tidak hanya untuk anggota tim baru, tapi juga untuk semua orang. 🤝
Manfaat Membuat SOP
Membuat SOP yang jelas adalah langkah pertama dalam manajemen alur kerja karena menjabarkan ekspektasi tim dan instruksi yang jelas bagi para anggota untuk merujuk kembali kapan saja. Dengan menulis SOP untuk setiap proses dalam alur kerja, Anda dapat membantu tim Anda memberikan hasil yang berkualitas, lebih cepat.
Berikut ini adalah rincian manfaat SOP yang signifikan lainnya:
Peningkatan kepatuhan di seluruh bagian
Pikirkan SOP Anda sebagai sumber kebenaran untuk memperkuat praktik terbaik yang harus diikuti oleh anggota tim setiap saat.
Hal ini tidak hanya memangkas langkah-langkah ekstra atau yang tidak perlu dalam suatu proses, tetapi juga memverifikasi bahwa perusahaan Anda telah memenuhi kepatuhan dan pedoman yang penting.
Proses orientasi yang lebih baik
SOP sangat membantu saat proses orientasi anggota tim baru-karyawan yang memahami ekspektasi dalam peran mereka pada akhirnya akan lebih bahagia, nyaman, dan produktif dengan tingkat transparansi di awal.
Memfasilitasi kontrol kualitas
Jika SOP Anda ditulis dengan baik dan mudah diikuti, maka tidak masalah siapa pun yang bekerja pada hari tertentu. Mudah dicerna instruksi tentang detail proses membantu para anggota bertanggung jawab atas pekerjaan yang mereka hasilkan setiap hari dan menjaga tujuan jangka panjang tim tetap berada di garis depan dalam setiap proyek.
Pelatihan terstandardisasi
SOP menetapkan standar-mereka mendefinisikan langkah-langkah dan tanggung jawab yang terlibat dalam sebuah proses sehingga dapat dilakukan dengan cara yang sama setiap saat. Selain berguna bagi mereka yang menjalankan tugas tertentu, SOP juga merupakan aset bagi mereka yang melatih anggota tim baru.
Khususnya untuk item tindakan rutin, sangat mudah untuk melupakan pembaruan terbaru atau detail kecil. SOP kemudian menjadi panduan cara ketika memandu anggota tim baru melalui tugas yang telah Anda lakukan selama bertahun-tahun.
Jenis-jenis Format SOP
SOP menetapkan standar untuk proses bisnis namun tidak terbatas pada satu format saja. Ada beberapa jenis SOP dan tergantung pada tujuan, gaya kerja, ukuran tim, dan audiens Anda, SOP Anda dapat memiliki banyak bentuk.
daftar Periksa ###
SOP daftar periksa mudah ditulis, mudah dipahami, dan mudah diselesaikan.
satu keuntungan utama dari gaya SOP ini adalah..
Daftar periksa tidak harus diikuti dalam urutan tertentu. Yang paling penting adalah bahwa semua item dalam daftar dicentang dan diverifikasi sebelum melanjutkan.
Format SOP ini sangat membantu untuk proses bisnis yang sederhana atau sebagai proses terakhir sebelum mengirimkan proyek untuk mendapatkan persetujuan akhir. ✅
Buat daftar periksa di ClickUp menggunakan Perintah Garis Tipis di komentar atau Dokumen mana pun, atau tambahkan di akhir tugas apa pun
Daftar Langkah demi Langkah
Daftar langkah demi langkah mirip dengan daftar periksa namun mengharuskan prosesnya mengikuti urutan tertentu.
Seluruh prosedur dijelaskan dari awal hingga akhir menggunakan langkah-langkah singkat dan mudah diikuti.
Tim yang melakukan proses yang mudah namun sensitif terhadap waktu akan sangat diuntungkan dengan format SOP ini. ⏱
Daftar Hirarki
Meskipun dua format pertama paling cocok untuk proses sederhana, format SOP hirarkis cocok untuk prosedur multi-langkah kompleks yang membutuhkan informasi tambahan atau tugas yang rumit.
Misalnya, langkah pertama yang diuraikan dalam SOP orientasi mungkin meminta karyawan baru untuk membuat akun pengguna. Dalam struktur daftar hierarki, langkah tersebut akan merinci semua tugas yang terlibat dalam langkah tersebut termasuk hal-hal seperti:
- Memasukkan nama pengguna
- Membuat kata sandi
- Melengkapi profil
Jadi, jika proses Anda sering melibatkan subtugas, beberapa persetujuan, atau ketergantungan tugas, format ini mungkin cocok!
Diagram Alir
Diagram alur adalah representasi visual dari alur kerja Anda dan sebagai format SOP, membantu tim memahami bagaimana setiap langkah dalam suatu proses berhubungan satu sama lain.
Diagram alur tidak hanya memberikan wawasan yang lebih baik kepada karyawan tentang bagaimana keseluruhan proses bekerja, tetapi juga membantu mereka memahami bagaimana bagian dari proses tersebut berkontribusi pada gambaran besar.
ClickUp Whiteboards menawarkan semua fitur kreatif dan kolaborasi yang Anda perlukan untuk membuat SOP diagram alur yang sempurna
10 Templat SOP untuk ClickUp, Microsoft Word, dan Google Docs
Memulai SOP dari awal bisa jadi menakutkan, namun tidak harus begitu.
Meskipun Anda telah menulis prosedur operasi standar selama bertahun-tahun, templat SOP adalah cara yang sangat baik untuk membuat tim bergerak lebih cepat, membantu Anda mendapatkan perspektif baru tentang prosesnya, dan memastikan bahwa semua hal sudah tercakup.
Ditambah lagi, banyak sekali yang gratis!
Berikut ini adalah 10 templat prosedur operasi standar favorit kami untuk ClickUp, Microsoft Word, dan Google Docs. Templat-templat ini mendukung berbagai kasus penggunaan dan dilengkapi dengan fitur-fitur yang harus dimiliki untuk semua kebutuhan SOP Anda.
1. Templat SOP Standar oleh ClickUp
Buat dan terapkan prosedur operasi standar baru dengan mudah di seluruh perusahaan Anda dengan template SOP dari ClickUp ini
Ini ramah pengguna Templat SOP oleh ClickUp sempurna untuk membuat segala sesuatunya berjalan dengan cepat. 💨
Baik Anda ingin menerapkan prosedur baru di seluruh tim yang erat atau seluruh perusahaan, templat SOP ini cocok untuk Anda. Dengan garis besar tingkat tinggi yang mencakup semua sudut pandang yang memungkinkan, Folder ClickUp ini akan membantu Anda mengatur SOP dengan cara yang sederhana dan mudah dikelola.
Dalam templat SOP ini, Anda akan menemukan empat bagian yang dilambangkan dengan Gambaran Umum, Siapa, Di mana, dan Kapan, sehingga siapa pun yang mengakses SOP ini akan tahu persis bagaimana menavigasinya, bahkan pada pandangan pertama. Unduh Template SOP Standar
2. Templat SOP SDM oleh ClickUp
Templat SOP SDM oleh ClickUp
Jika Anda telah memperhatikan berita terbaru Tren otomatisasi SDM (bersalah), maka Anda tahu bahwa Sumber Daya Manusia (SDM) sedang menghadapi perubahan yang krusial dan menarik. Departemen yang telah lama didominasi oleh proses bisnis manual ini mulai merangkul cara-cara baru dalam mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang . 🙌🏼
Memiliki yang fleksibel Template SDM seperti ini Templat SOP HP oleh ClickUp adalah cara yang sangat baik untuk mendefinisikan proses perekrutan karyawan baru yang baru secara otomatis dan mendistribusikan informasi tersebut ke seluruh departemen.
Templat SOP ini mengatur semua tugas SDM Anda mulai dari perekrutan hingga orientasi menggunakan Papan Tulis digital ClickUp . Unduh Template SOP SDM
3. Template SOP Pemasaran oleh ClickUp
Templat SOP Pemasaran oleh ClickUp
Setiap yang berhasil kampanye pemasaran terdiri dari upaya yang tak terhitung jumlahnya. Serius-dibutuhkan banyak waktu, tenaga, dan pemikiran yang matang untuk menyampaikan strategi pemasaran yang menyeluruh dan menarik. Dengan begitu banyak elemen, SOP adalah kuncinya.
Ini Templat SOP Pemasaran oleh ClickUp sangat cocok untuk menyederhanakan prosedur kampanye yang kompleks menjadi terstruktur Dokumen ClickUp yang dapat dengan mudah dirujuk oleh setiap anggota tim kapan saja.
Templat SOP ini memberi Anda tulang dari SOP yang terperinci dan jelas untuk manajemen proyek pemasaran yang dikemas dalam editor dokumen ClickUp yang kolaboratif dan menarik. ClickUp Docs kaya akan fitur penataan, penyesuaian, dan pemformatan untuk memberikan semua informasi dan sumber daya yang dibutuhkan tim Anda untuk memberikan kualitas yang konsisten di seluruh proyek pemasaran. Unduh Template SOP Pemasaran
4. Templat SOP Nirlaba oleh ClickUp
Templat SOP Nirlaba oleh ClickUp
Apa cara yang lebih baik untuk menghidupkan SOP Anda selain melalui templat standar yang rumit dan memukau secara visual?
Template ini dapat membantu Anda Templat SOP Nirlaba oleh ClickUp adalah template tersebut.
Dokumen ClickUp yang ramah pemula ini membantu Anda membuat rencana komprehensif untuk proyek nirlaba yang berdampak besar eksekusi. Sudah saatnya Anda dan tim Anda mengucapkan selamat tinggal pada pertanyaan "Apa yang harus kita lakukan sekarang?" untuk selamanya. Unduh Template SOP Nirlaba
5. Templat SOP Restoran oleh ClickUp
Templat SOP Restoran oleh ClickUp
Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengatur dan memvisualisasikan SOP restoran selain melalui ini Templat SOP Restoran oleh ClickUp .
Templat SOP yang dapat disesuaikan ini berfungsi sebagai sumber informasi utama untuk pengoperasian restoran yang efektif dan sukses. Unduh Template SOP Restoran
6. Templat SOP Teknisi Medis oleh Microsoft Word
Templat SOP Teknisi Medis oleh Microsoft Word Jika saat ini Anda memimpin tim teknisi medis, templat seperti templat SOP Teknisi Medis dari Microsoft Word ini akan membantu Anda membuat proses internal yang kompleks dengan cara yang mudah diikuti. Unduh Templat SOP Teknisi Medis
7. Templat Prosedur Operasi Standar oleh Microsoft Word
Templat SOP Standar oleh Microsoft Word Templat Prosedur Operasi Standar di Microsoft Word mencakup semua area yang perlu Anda sertakan saat mengomunikasikan prosedur untuk tim Anda. Cukup edit contoh yang disediakan dalam dokumen Word untuk menyesuaikan templat SOP dengan kasus penggunaan spesifik Anda. Unduh Templat SOP Standar Word
8. Templat SOP Perusahaan oleh Microsoft Word
Templat SOP Perusahaan oleh Microsoft Word Templat SOP Perusahaan dari Microsoft Word dirancang untuk melayani berbagai kasus penggunaan. Apakah Anda ingin menetapkan aturan dasar untuk meninjau apa pun mulai dari peralatan medis hingga operasi pemasaran, templat SOP ini dapat mewujudkannya.
Sumber daya ini berfungsi sebagai templat penulisan dan panduan pengguna dengan teks yang disorot di setiap bagian yang menjelaskan cara melakukan setiap tugas. Sentuhan yang sangat bagus, Microsoft Word. Unduh Template SOP Perusahaan
9. Templat SOP Standar oleh Google Docs
Templat SOP Standar oleh Google Docs Dan untuk semua tim G Suite kami di luar sana..
Templat SOP Google Docs ini sederhana dan mudah. 🙌🏼
... Pada dasarnya, template ini juga merupakan pesaing satu-untuk-satu dari template SOP Microsoft Word yang tercantum di atasnya.
Templat ini hadir dengan tabel yang diformat secara menarik dan intuitif dengan subbagian yang ditata dengan baik untuk Rincian Prosedur, Tujuan, Cakupan, dan Riwayat Revisi - ideal untuk peran yang membutuhkan pengawasan langkah demi langkah. Unduh Templat SOP Standar Google Docs
10. Templat SOP Sederhana di Google Dokumen
Templat SOP sederhana oleh Google Docs Templat SOP Google Docs ini dibagi menjadi tujuh bagian dengan instruksi yang jelas tentang cara mengisi bagian tersebut.
Segmen tersebut meliputi Tujuan (apa nama prosesnya), Cakupan (untuk siapa proses ini ditujukan), dan Tanggung Jawab (anggota staf yang bertanggung jawab untuk menangani aspek yang paling penting dalam SOP), dan masih banyak lagi. Unduh Templat SOP Sederhana Google Docs
Cara Menulis SOP
Templat SOP adalah cara terbaik untuk memulai menulis prosedur operasi dengan cepat. Templat ini menyediakan struktur dasar yang dapat Anda isi dan sesuaikan sesuai kebutuhan-_namun, apa yang seharusnya dikatakan dalam prosedur operasi standar (SOP) Anda?
Jika Anda belum pernah membuat SOP dari awal atau tidak memiliki opsi template SOP yang dapat Anda gunakan, ini adalah pertanyaan yang tepat. ⏰
Untungnya, kami sudah melakukan pekerjaan rumah kami di departemen itu juga. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengembangkan SOP yang berfokus pada pengguna:
Ketahui tujuan Anda: Tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang akan diberikan kepada tim, bagaimana hal tersebut akan meningkatkan pengalaman tim Anda, dan apakah hal tersebut sesuai dengan standar perusahaan. Mengetahui apa yang ingin Anda capai dengan SOP Anda akan membantu Anda mengidentifikasi titik awal yang praktis.
Tentukan pengguna akhir: Atau, kenali audiens Anda. Untuk siapa SOP ini dibuat?
Jadikan ini sebagai proses kolaboratif: SOP terbaik ditulis sebagai sebuah tim. Umpan balik hanya akan membuat SOP Anda lebih kuat dan lebih rinci. Selain itu, Anda mungkin akan mendapatkan ide yang lebih baik tentang cara menyelesaikan tugas dengan lebih efisien.
Tentukan ruang lingkup dan format SOP: Kompleksitas prosedur yang Anda tentukan dalam SOP akan menentukan formatnya. Tindakan terbaik adalah berpikir secara mendasar-bagaimana Anda dapat menguraikan proses Anda dengan cara yang sesederhana mungkin?
Mulailah dengan garis besar: Garis besar akan membantu Anda menetapkan poin-poin penting yang harus dicapai oleh SOP Anda sebelum mulai menyusun. Hal ini juga akan membantu Anda tetap berada di jalur yang benar dan mungkin memotong beberapa kali pengeditan sebelum SOP Anda disetujui!
Tips ini akan membantu menempatkan Anda pada pola pikir yang tepat untuk membuat SOP yang komprehensif bahkan dengan bantuan templat, namun jika templat SOP bukan merupakan pilihan Anda, ada beberapa elemen penting yang perlu diingat.
Bonus: Perangkat lunak buku pegangan karyawan
Contoh Elemen-elemen SOP
Terutama jika Anda membuat draf pertama atau menguraikan proses yang agak sederhana, mengikuti sembilan elemen dokumen SOP berikut ini akan menyelesaikan pekerjaan dengan baik.
Jika Anda sudah siap, buka ClickUp Doc dan ikuti langkah-langkahnya!
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring bekerja lebih efisien
- Judul: Ini harus mencakup judul, nomor dokumen, dan versi. Header Anda harus secara jelas dan ringkas mengidentifikasi aktivitas yang dimaksud
- Tujuan: Tentukan maksud dari dokumen tersebut. Usahakan untuk membuatnya dalam dua kalimat
- Cakupan: Tentukan siapa atau apa yang berlaku untuk proses tersebut
- Referensi dan Dokumen Terkait: Sertakan dokumen atau referensi yang diperlukan untuk memahami dan melaksanakan proses secara efektif
- Definisi: Jelaskan setiap terminologi yang mungkin tidak dikenal oleh audiens Anda dan jelaskan singkatan atau akronim apa pun
- Peran dan tanggung jawab: Tentukan peran yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses
- Prosedur: Hanya sertakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan prosedur. Ingat, yang terpenting adalah kualitas, bukan kuantitas
- Riwayat Revisi: Bagian ini untuk mencatat perubahan yang dilakukan pada prosedur serta alasan untuk melakukannya
- Tanda Tangan Persetujuan: Bagian ini biasanya terdapat di halaman belakang atau di akhir dokumen, namun tidak semua SOP memerlukannya. Tanda tangan persetujuan dapat mencakup penulis, peninjau, atau pemimpin yang terlibat
Siapa yang diuntungkan dari penggunaan SOP?
Tim Layanan Pelanggan: Prosedur operasi standar (SOP) penting bagi tim layanan pelanggan untuk memastikan bahwa semua interaksi dengan pelanggan dilakukan secara profesional dan konsisten. Dokumen ini menguraikan proses untuk menangani setiap permintaan pelanggan, seperti pengembalian uang atau pengembalian barang, sehingga anggota tim dapat memberikan layanan terbaik.
- SOP Manajemen Hubungan Pelanggan
- SOP Penanganan Keluhan Pelanggan
- SOP Sistem Ticketing
- SOP SISTEM MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN (CRM)
- SOP Operasi Pusat Panggilan
Bisnis: Memiliki prosedur operasi standar (SOP) memungkinkan bisnis untuk tetap terorganisir dan memastikan bahwa semua tugas diselesaikan tepat waktu. Dokumen ini membantu mereka melacak kemajuan dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan mengetahui setiap perubahan atau pembaruan yang diperlukan untuk proyek.
Jawabannya adalah Templat SOP
Membuat prosedur operasi standar yang menyeluruh bisa menjadi proses yang panjang, tetapi templat SOP yang fleksibel adalah cara terbaik untuk memaksimalkan waktu Anda sambil mengembangkan sumber daya tingkat atas ini.
Apa pun gaya kerja yang Anda sukai, ada templat SOP yang cocok untuk Anda. Tetapi jika Anda mencari opsi yang kuat dan hemat biaya, Anda pasti ingin mulai dengan ClickUp .
Rencanakan proyek, kelola alur kerja, dan buat SOP terperinci untuk dibagikan dengan seluruh tim, semuanya di ClickUp
Templat prosedur operasi standar yang ditampilkan dalam daftar ini hanya menyentuh permukaan Perpustakaan templat ClickUp yang luas untuk setiap kasus penggunaan -belum lagi kumpulannya yang kaya akan fitur produktivitas dan dapat disesuaikan alat manajemen proyek tersedia pada semua paket harga.
Dengan lebih dari 15 tampilan alur kerja yang dapat disesuaikan cara yang tak terhitung jumlahnya untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang, dan lebih dari 1.000 integrasi untuk menyederhanakan proses Anda, ClickUp adalah platform terbaik untuk membangun SOP terperinci untuk tim dan perusahaan dalam berbagai ukuran.
Akses banyak fitur yang dapat disesuaikan dan kolaboratif Alat bantu SOP termasuk ClickUp Docs dan Papan Tulis, ditambah tugas dan anggota tak terbatas tanpa biaya sama sekali saat Anda mendaftar untuk Paket Gratis Selamanya dari ClickUp .
Jadi, apa lagi yang Anda tunggu? Mulailah dengan ClickUp hari ini !