Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk memvalidasi, mendokumentasikan, dan memprioritaskan persyaratan proyek. Tugas-tugas ini sangat penting bagi keberhasilan proyek, namun memiliki sejumlah tantangan.
Banyak proyek modern merupakan bagian dari ekosistem atau program yang lebih besar, di mana keberhasilannya bergantung pada koordinasi beberapa proyek yang saling bergantung. Mendefinisikan persyaratan menjadi kompleks karena melibatkan penyelarasan tujuan di berbagai inisiatif yang berbeda, mengelola ketergantungan dan memelihara arsitektur proyek yang terkoordinasi dengan baik.
Dalam panduan ini, kita akan membahas strategi, alat bantu, dan teknik untuk mengungkap tujuan sebenarnya di balik proyek yang diminta dan bagaimana menerjemahkannya ke tim proyek. 🌐
Unduh Templat Persyaratan Manajemen Proyek ClickUp untuk mengikuti dan mulai mengatur tugas-tugas Anda!
Memulai proses persyaratan proyek dengan Daftar ClickUp
Apa yang dimaksud dengan Persyaratan Proyek?
Persyaratan proyek adalah standar, faktor, atau kondisi spesifik yang harus dipenuhi oleh sebuah proyek agar berhasil. Persyaratan membantu tim proyek memahami apa tujuan mereka, batasan apa yang mereka miliki, dan apa yang ingin mereka capai.
Persyaratan juga memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proyek mengetahui apa yang diharapkan dan bahwa proyek tetap berada di jalurnya. Persyaratan mencakup hal-hal seperti apa yang perlu dilakukan, kapan harus dilakukan, dan berapa biayanya.
Dengan melacak persyaratan dan secara teratur memeriksa bahwa telah terpenuhi manajer proyek dapat mengurangi risiko, membuat pilihan yang baik, dan tetap fokus untuk memenuhi tenggat waktu!
Tampilkan persyaratan produk Anda dengan anggota tim yang ditugaskan menggunakan tampilan Daftar yang disematkan di ClickUp
Pelajari lebih lanjut tentang perencanaan manajemen persyaratan !
Mengapa Mengumpulkan Persyaratan Proyek Penting?
Memahami dan mengumpulkan persyaratan proyek adalah proses penting dalam manajemen proyek. Hal ini memastikan adanya keselarasan dan pemahaman di antara semua pihak yang terlibat dalam proyek, mulai dari anggota tim hingga pemangku kepentingan dan pengguna akhir.
Visi bersama ini, yang diperoleh melalui proses yang transparan, menetapkan ekspektasi yang jelas dan membentuk aspek fundamental dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian proyek yang efektif. Mengumpulkan persyaratan membantu dalam menciptakan kebutuhan yang realistis rencana proyek yang realistis, jadwal, anggaran, dan menginformasikan keputusan terkait alokasi sumber daya, penugasan tugas, dan penjadwalan proyek.
Ini berfungsi sebagai tolok ukur untuk mengukur kemajuan proyek dan menetapkan tujuan yang nyata dan dapat ditentukan untuk diperjuangkan oleh tim. Ini juga merupakan langkah proaktif yang membantu mengidentifikasi potensi masalah, risiko, dan memitigasinya sejak dini dalam tahap perencanaan. Pendekatan antisipatif ini mengurangi kemungkinan kejutan yang tidak menyenangkan di kemudian hari, mengurangi penundaan proyek atau potensi pembengkakan biaya.
Berbagai jenis dokumen persyaratan proyek
Setiap proyek yang sukses bergantung pada pemahaman yang kuat tentang persyaratannya. Persyaratan proyek menjadi dasar bagi perencanaan, pelaksanaan, dan kesuksesan akhir proyek. Kami akan membahas empat jenis persyaratan proyek yang berbeda untuk manajer proyek dan pemangku kepentingan perlu menyelaraskan sebelum pekerjaan apa pun dimulai.
Persyaratan fungsional
Persyaratan fungsional menggambarkan fungsi, tindakan, dan perilaku spesifik yang harus ditunjukkan oleh produk atau layanan akhir proyek. Persyaratan fungsional sering kali dinyatakan dalam istilah yang jelas dan terukur. Tidak ada ruang untuk ambiguitas! Persyaratan ini sangat penting karena menjadi dasar untuk merancang, mengembangkan, dan menguji fitur-fitur inti proyek.
Contoh persyaratan fungsional meliputi:
- Autentikasi pengguna: sistem harus memungkinkan pengguna untuk masuk secara aman dengan nama pengguna dan kata sandi
- Pemrosesan pembayaran: aplikasi harus memproses transaksi kartu kredit dan menghasilkan tanda terima pembayaran
- Validasi entri data: sistem harus menerapkan aturan validasi data untuk informasi yang akurat dan konsisten
Persyaratan non-fungsional
Persyaratan non-fungsional berfokus pada atribut kualitas dan karakteristik produk atau layanan akhir proyek. Tidak seperti persyaratan fungsional, persyaratan non-fungsional tidak menjelaskan tindakan atau fungsi tertentu. Sebaliknya, persyaratan non-fungsional menetapkan kriteria untuk mengevaluasi kinerja, keamanan, kegunaan, dan skalabilitas proyek secara keseluruhan.
Persyaratan ini sangat penting untuk memenuhi pemangku kepentingan proyek harapan dan menjamin keberhasilan proyek di luar fungsionalitas intinya. Contoh persyaratan non-fungsional meliputi:
- Kinerja: aplikasi harus merespons permintaan pengguna dalam waktu dua detik untuk 90% interaksi
- Keamanan: sistem harus sesuai dengan standar industri untuk perlindungan dan enkripsi data
- Kegunaan: antarmuka pengguna harus intuitif dan dapat diakses oleh individu dengan disabilitas
Kelola evaluasi persyaratan, pengukuran kemajuan, dan tindakan korektif di ClickUp
Persyaratan teknis
Persyaratan teknis mencakup aspek teknis proyek, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, platform, dan teknologi yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek yang sukses. Persyaratan ini memberikan panduan bagi tim pengembangan, dan tumpukan teknologi yang dipilih selaras dengan tujuan proyek.
Memahami persyaratan teknis sangat penting untuk mendapatkan solusi yang terintegrasi dengan baik dan kompatibel. Contoh persyaratan teknis meliputi:
- Kompatibilitas Sistem Operasi: aplikasi harus kompatibel dengan sistem operasi Windows, macOS, dan Linux
- Sistem Manajemen Basis Data: proyek ini akan menggunakan Oracle sebagai sistem manajemen basis data utama
- Bahasa Pemrograman: sistem akan dikembangkan menggunakan Python dan JavaScript
Persyaratan bisnis
**Persyaratan bisnis mendefinisikan tujuan dan hasil tingkat tinggi yang ingin dicapai proyek dari perspektif bisnis, serta memberikan konteks yang lebih luas untuk proyek dan menyelaraskannya dengan tujuan organisasi. Memahami persyaratan bisnis adalah kunci bagi manajer proyek untuk membuktikan bahwa proyek tersebut memberikan nilai yang nyata dan memenuhi kebutuhan kepemimpinan.
Contoh persyaratan bisnis meliputi:
- Meningkatkan Pangsa Pasar: proyek harus berkontribusi pada peningkatan pangsa pasar sebesar 10% dalam waktu enam bulan setelah peluncuran
- Pengurangan Biaya: _Aplikasi harus mengurangi biaya operasional dengan mengotomatiskan proses manual
- Kepuasan Pelanggan: produk akhir proyek harus meningkatkan kepuasan pelanggan dengan merampingkan layanan dukungan
Tambahkan persyaratan pemangku kepentingan ke tempat yang sesuai fase proyek pada Papan ClickUp seret dan lepas
Cara Menulis dan Mendokumentasikan Persyaratan Proyek
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup dan tujuan proyek
Langkah pertama dalam mendefinisikan persyaratan adalah membuat dokumen proyek yang menguraikan ruang lingkup dan tujuan proyek Anda . Ini akan membantu Anda menentukan batasan-batasan yang harus dicapai oleh proyek, serta memberikan peta jalan untuk mencapainya. Pastikan untuk menyertakan nama-nama pemangku kepentingan proyek yang relevan untuk setiap fungsi atau tim sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang kepemilikan.
Lihat yang lebih penting dokumentasi proyek !
Curah pendapat, rencanakan, susun strategi, dan sederhanakan komunikasi secara real-time untuk mengirimkan proyek lebih cepat dengan Papan Tulis ClickUp
Langkah 2: Kumpulkan persyaratan bisnis dan pemangku kepentingan
Setelah ruang lingkup dan tujuan ditentukan, saatnya beralih ke elisitasi persyaratan. Proses ini melibatkan pemangku kepentingan utama untuk mengumpulkan persyaratan, konteks, dan keahlian tentang apa yang perlu disertakan dalam proyek hasil kerja .
Selama sesi ini, ajukan pertanyaan yang membantu Anda menentukan kebutuhan fungsional dan non-fungsional untuk proyek Anda. Pastikan untuk mendokumentasikan temuan Anda, karena ini akan membantu Anda membuat serangkaian persyaratan yang jelas dan komprehensif!
Bonus: Alat manajemen persyaratan !
Langkah 3: Persyaratan dokumen
Setelah semua persyaratan dikumpulkan, penting untuk membuat satu dokumen yang menguraikan semua persyaratan. Dokumen ini harus mencakup tidak hanya kebutuhan fungsional, non-fungsional, dan pengguna, namun juga kendala atau asumsi yang dibuat selama proses.
Bonus: Tambahkan perkiraan jadwal dan anggaran untuk proyek berdasarkan persyaratan yang dikumpulkan. Ini akan membantu Anda membuat rencana yang realistis untuk implementasi!
Langkah 4: Meninjau dan memvalidasi persyaratan
Setelah persyaratan proyek didokumentasikan, penting untuk meninjaunya dengan para pemangku kepentingan utama dan memvalidasi bahwa persyaratan tersebut akurat. Proses ini harus mencakup tinjauan terhadap asumsi yang dibuat selama lokakarya elisitasi kebutuhan, serta memvalidasi kendala yang mungkin telah diidentifikasi.
Gunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan persyaratan proyek dan ruang lingkup proyek di satu tempat
Ini juga merupakan kesempatan untuk mendiskusikan bagaimana perubahan pada persyaratan dapat berdampak pada aspek lain dari proyek. Setelah semua pemangku kepentingan sepakat tentang persyaratan, dokumen dapat diselesaikan dan dibagikan dengan kelompok kolektif!
Langkah 5: Memantau dan mengendalikan persyaratan
Memantau dan mengendalikan persyaratan proyek akan menjadi bagian dari beban kerja Anda sehari-hari untuk mendukung tim proyek. Dengan memonitor persyaratan secara ketat, manajer proyek dapat menilai ruang lingkup merayap dan melakukan penyesuaian untuk menjaga agar proyek tetap fokus. Hal ini meminimalkan dampak pada jadwal, biaya, dan stabilitas proyek secara keseluruhan.
Untuk mengontrol persyaratan proyek secara efektif, menerapkan proses kontrol perubahan formal akan menghemat waktu Anda. Proses ini mengevaluasi dan menyetujui perubahan persyaratan agar sesuai dengan tujuan proyek.
Memanfaatkan matriks penelusuran kebutuhan (RTM) tautan hasil proyek untuk persyaratan tertentu, memberikan visibilitas yang jelas ke dalam kemajuan. (Lebih lanjut tentang ini nanti!)
Kirimkan Daftar Kontrol Kualitas kepada tim manajemen proyek di ClickUp
5 Strategi untuk Mengelola Persyaratan Proyek
Rencana yang terperinci dan terstruktur dengan baik akan menjadi sumber kebenaran untuk mengelola persyaratan proyek dan memenuhi tujuan yang diinginkan. Berikut adalah lima strategi yang akan membantu Anda mengelola kebutuhan proyek secara efektif!
1. Dapatkan wawasan dari pimpinan proyek
Memprioritaskan kebutuhan yang terkumpul adalah tugas yang tidak dapat ditawar untuk tim proyek. Proses ini menyelaraskan semua pemangku kepentingan tentang tujuan proyek tujuan dan sasaran dan menjaga agar proyek tetap berada di jalurnya.
Memahami hubungan antara persyaratan dan mengidentifikasi persyaratan yang paling penting untuk keberhasilan proyek adalah elemen kunci dari penentuan prioritas yang efektif. Dengan menetapkan prioritas yang jelas, tim dapat fokus pada penerapan fitur dan fungsi yang paling penting, memaksimalkan dampak proyek, dan memberikan nilai kepada para pemangku kepentingan.
Lebih penting lagi, hal ini mencakup semua ketergantungan yang perlu Anda ketahui. Anda akan dapat membuat urutan aktivitas yang logis sehingga satu tugas selesai sebelum tugas lainnya dapat dimulai. Hal ini mencegah inefisiensi dan menghindari penundaan yang disebabkan oleh tugas yang dikerjakan secara tidak berurutan!
2. Mengadakan lokakarya elisitasi persyaratan
Lokakarya elisitasi kebutuhan pada dasarnya adalah sesi curah pendapat untuk mendiskusikan kebutuhan proyek. Lokakarya ini melibatkan para pemangku kepentingan dari departemen terkait seperti pengembangan, pemasaran, penjualan, dan TI, yang berkumpul untuk bertukar pikiran dan menyempurnakan ide menjadi persyaratan proyek yang nyata. Selama sesi ini, alat bantu seperti peta pikiran atau papan tulis digital dapat digunakan untuk berkolaborasi secara real-time atau asinkron.
Mengubah ide menjadi tugas di ClickUp Peta Pikiran untuk anggota tim proyek
Setelah semua persyaratan dievaluasi dan diprioritaskan, tim proyek dapat melanjutkan untuk mengembangkan rencana proyek yang terperinci. Ini akan mencakup jadwal dan anggaran, alokasi sumber daya dan sumber daya lainnya yang diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian proyek.
Rujuk peta pikiran atau papan tulis Anda dari lokakarya dan lanjutkan menarik informasi sesuai kebutuhan!
3. Ikuti proses manajemen proyek Agile
Dalam lanskap bisnis yang serba cepat dan berkembang pesat saat ini, manajemen proyek yang tangkas telah menjadi pendekatan penting untuk keberhasilan pelaksanaan proyek. Metodologi agile dirancang untuk beradaptasi dengan perubahan, mendorong kolaborasi, dan memprioritaskan kebutuhan pelanggan, sehingga cocok untuk mengatasi kompleksitas proyek modern.
Manajemen proyek yang tangkas unggul dalam beradaptasi dengan perubahan, memprioritaskan kebutuhan pelanggan, mendorong kolaborasi, mempercepat waktu ke pasar, dan mendorong peningkatan berkelanjutan .
Saat menyiapkan sistem manajemen kebutuhan yang tangkas, penting untuk mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
- Menetapkan peran dan tanggung jawab untuk setiap pemangku kepentingan
- Buat serangkaian kriteria untuk menentukan kapan perubahan harus atau tidak harus dilakukan pada persyaratan
- Menetapkan proses yang jelas untuk mengelola perubahan pada persyaratan proyek
- Menetapkan mekanisme pelaporan yang memungkinkan para pemangku kepentingan untuk melacak kemajuan dan mengatasi masalah potensial
- Menyiapkan saluran komunikasi antara pemangku kepentingan sehingga semua orang diberitahu tentang perubahan atau pembaruan apa pun
Membuat yang sempurna Alur kerja yang gesit dan membangun sistem Kanban yang fleksibel dengan tampilan Board di ClickUp
4. Menerapkan proses kontrol perubahan
Membangun proses kontrol perubahan yang kuat sangat penting untuk mengelola perubahan pada persyaratan proyek dan memastikan bahwa perubahan tersebut dievaluasi, disetujui, dan diimplementasikan dengan benar.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah singkat untuk membuat proses kontrol perubahan yang efektif!
Tentukan kategori perubahan: Identifikasi berbagai jenis perubahan yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung, seperti perubahan ruang lingkup, modifikasi persyaratan, penyesuaian jadwal, atau realokasi sumber daya. Mengkategorikan perubahan membantu dalam memahami dampaknya dan menentukan tingkat persetujuan yang sesuai.
Merumuskan prosedur permintaan perubahan: Menetapkan prosedur yang jelas untuk mengajukan permintaan perubahan. Tentukan format, dokumentasi, dan informasi yang diperlukan yang harus disertakan oleh para pemangku kepentingan dalam permintaan perubahan mereka. Hal ini untuk memastikan bahwa permintaan perubahan terstruktur dengan baik dan menyertakan semua detail yang diperlukan untuk evaluasi.
Melakukan evaluasi perubahan dan analisis dampak: Kembangkan kriteria untuk mengevaluasi permintaan perubahan. Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab untuk menilai perubahan yang diusulkan dan melakukan analisis dampak. Analisis ini harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti garis waktu proyek anggaran, ketersediaan sumber daya, dan potensi risiko.
Rancang proses persetujuan dan peninjauan: Tunjuk otoritas persetujuan atau dewan kontrol perubahan yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui atau menolak permintaan perubahan. Tetapkan jadwal peninjauan rutin untuk menilai permintaan perubahan dengan segera, sehingga mencegah penundaan pelaksanaan proyek.
Menerapkan rencana komunikasi: Menginformasikan kepada semua pemangku kepentingan yang relevan tentang permintaan perubahan, evaluasi, dan keputusan. Menyimpan dokumentasi terperinci dari setiap permintaan perubahan, proses evaluasi, dan keputusan akhir untuk memberikan transparansi dan akuntabilitas penuh.
Tambahkan perubahan yang disetujui: Setelah permintaan perubahan disetujui, masukkan perubahan ke dalam rencana proyek dan komunikasikan pembaruan kepada tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya. Lacak kemajuan implementasi untuk melihat apakah perubahan telah dilaksanakan dengan tepat.
Memantau dan mengukur dampak: Pantau terus dampak perubahan yang disetujui terhadap kemajuan, anggaran, dan ruang lingkup proyek. Tinjau efektivitas proses pengendalian perubahan itu sendiri secara teratur untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5. Gunakan Matriks Penelusuran Kebutuhan (Requirement Traceability Matrix/RTM)
Matriks penelusuran kebutuhan (RTM) menyatukan semua strategi yang telah kita bahas di bawah satu atap digital. Tujuannya adalah untuk membangun dan mempertahankan hubungan yang jelas antara persyaratan proyek dan hasil proyek. Berikut ini cara menggunakan RTM:
- Identifikasi kebutuhan: Mulailah dengan membuat daftar semua persyaratan proyek di kolom pertama matriks
- Pemetaan hasil: Pada kolom-kolom berikutnya, petakan setiap persyaratan ke hasil proyek yang sesuai, seperti dokumen desain, modul kode, kasus uji coba, dan manual pengguna. Hal ini menetapkan hubungan langsung antara apa yang perlu disampaikan dan persyaratan yang mendorong hasil tersebut
- Verifikasi dan validasi: Selama pelaksanaan proyek, RTM membantu memastikan setiap persyaratan terpenuhi. Setelah setiap hasil kerja selesai, verifikasi dan validasi bahwa hasil kerja tersebut memenuhi persyaratan terkait yang tercantum dalam RTM
- Analisis dampak: Ketika ada perubahan pada persyaratan atau ruang lingkup proyek, gunakan RTM untuk melakukan analisis dampak. Tentukan hasil kerja mana yang terpengaruh oleh perubahan tersebut dan nilai implikasinya terhadap jadwal dan sumber daya proyek
- Kontrol ruang lingkup: RTM membantu dalam pengendalian ruang lingkup dengan memberikan pemahaman yang jelas tentang cakupan persyaratan. Setiap persyaratan baru harus ditambahkan ke matriks, dan tim harus memeriksa bahwa semua hasil yang relevan telah diidentifikasi dan ditangani
- Saluran komunikasi: RTM mendorongtransparansi di antara para pemangku kepentingan proyek. Ini memberikan pandangan yang komprehensif tentang bagaimana setiap persyaratan berkontribusi pada hasil proyek, sehingga lebih mudah untuk mengkomunikasikan kemajuan dan status kepada para pemangku kepentingan
- Dokumentasi proyek: RTM berfungsi sebagai bagian penting dari dokumentasi proyek. Ini membantu dalam audit kepatuhan dan peraturan dengan menunjukkan keselarasan antara persyaratan dan produk yang dikirimkan
Mulailah dengan Templat Matriks Ketertelusuran ClickUp !
Kelola Persyaratan Proyek Anda di Era Digital
Menulis persyaratan proyek adalah pilar fundamental dalam menyiapkan seluruh badan manajemen proyek untuk keberhasilan proyek apa pun. Persyaratan yang terdefinisi dengan baik dan terstruktur berfungsi sebagai cetak biru yang memandu seluruh siklus hidup proyek, mulai dari perencanaan dan eksekusi hingga pemantauan dan kontrol.
Dengan menginvestasikan waktu dan tenaga dalam proses pengumpulan kebutuhan, manajer proyek dan pemangku kepentingan dapat menetapkan ekspektasi yang jelas, mengurangi risiko, dan menyelaraskan semua anggota tim untuk mencapai tujuan yang sama!