Setiap proyek memiliki pemangku kepentingan - orang-orang yang memiliki kepentingan atau pengaruh dalam pekerjaan tersebut. Mengetahui siapa saja yang terpengaruh oleh sebuah proyek adalah kunci untuk mendapatkan dukungan dan dukungan demi keberhasilan proyek. Salah satu cara manajer proyek dapat mencapai langkah manajemen yang penting ini adalah dengan melakukan analisis pemangku kepentingan.
Sebagai bagian dari rencana pelibatan pemangku kepentingan yang lebih besar, analisis ini memungkinkan Anda mengetahui siapa saja orang-orang tersebut. Analisis ini juga menunjukkan kepada Anda bagaimana proyek berdampak pada mereka dan peran apa yang mereka mainkan dalam memastikan tujuan tercapai.
Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda apa itu analisis pemangku kepentingan dan mengapa itu penting. Anda juga akan belajar bagaimana melakukan analisis pemangku kepentingan dan menemukan contoh dunia nyata untuk dijadikan referensi saat membuat analisis Anda sendiri. 🛠️
Apa itu Analisis Pemangku Kepentingan?
Analisis pemangku kepentingan adalah proses mengidentifikasi individu yang terpengaruh oleh proyek dan kebutuhan mereka. Analisis ini mencakup langkah-langkah untuk mengatur dan memprioritaskan berbagai jenis kelompok pemangku kepentingan.
Proses ini berfokus pada pengelompokan pemangku kepentingan yang serupa pemangku kepentingan proyek berdasarkan seberapa besar mereka akan berpartisipasi, tingkat ketertarikan, dan tingkat pengaruh mereka. Ada juga fokus pada cara berkomunikasi dengan masing-masing jenis pemangku kepentingan yang berbeda.
Tujuan dari analisis pemangku kepentingan adalah untuk mengidentifikasi kelompok internal dan eksternal yang mungkin berdampak pada inisiatif proyek dalam hal kekuasaan atau kepentingan. Ini adalah langkah pertama dalam manajemen pemangku kepentingan dan komponen penting ketika mendapatkan dukungan untuk sebuah proyek. ✨
Lihat beberapa alur kerja dalam satu tampilan dengan tampilan Board dan Everything di ClickUp untuk pemantauan proyek yang mudah
Mengapa Analisis Pemangku Kepentingan Penting?
Analisis pemangku kepentingan sangat penting untuk memastikan hasil proyek yang sukses. Analisis ini memberikan penyelarasan awal, membantu Anda menghindari potensi hambatan, dan menciptakan peta jalan komunikasi untuk memenuhi tujuan Anda. Berikut ini adalah alasan mengapa analisis pemangku kepentingan sangat penting. 👀
Periksa yang terbaik perangkat lunak manajemen pemangku kepentingan !
Menciptakan tujuan dan strategi yang jelas
Tahap awal proyek sering kali kacau. Melakukan analisis pemangku kepentingan memberikan tujuan yang jelas dan menjabarkan strategi untuk melibatkan individu-individu penting sejak awal. Hal ini membuat pertemuan awal dan pertemuan tahap awal lebih mudah dilakukan dan lebih efektif.
Plus, pemantauan proyek berjalan mulus karena Anda memiliki visi yang jelas.
Setiap pemangku kepentingan akan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka akan mendapat manfaat dari tujuan proyek . Anda juga akan memiliki peta jalan proses untuk memandu Anda di sepanjang jalan ketika Anda perlu memberikan informasi terbaru kepada berbagai kelompok pemangku kepentingan potensial.
Ini membantu Anda mendapatkan dukungan
Ketika Anda berada dalam mode perencanaan proyek, mengetahui siapa saja yang akan terkena dampak dari pekerjaan Anda dan mendapatkan dukungan sangat penting selama tahap awal. Analisis pemangku kepentingan memberi Anda wawasan tentang siapa yang akan membantu dan siapa yang mungkin perlu didorong untuk mendukung visi dan tujuan Anda.
Dengan bekerja sama dengan orang-orang yang memengaruhi proyek Anda, Anda dapat memanfaatkan pengetahuan dan keahlian mereka untuk membuat hasil kerja. Orang-orang ini memberikan bentuk dukungan untuk mendukung proyek Anda dan memengaruhi pemangku kepentingan lain untuk ikut serta.
Buat Sasaran CERDAS di ClickUp dengan berbagai cara untuk melacak kemajuan dan mencapai target Anda
Menghindari konflik
Tidak ada yang lebih buruk daripada beberapa minggu dalam sebuah proyek dan menemukan bahwa pemangku kepentingan utama tidak mendukung pendekatan Anda dan ingin menugaskan sumber daya di tempat lain. Mengidentifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal sejak dini berarti Anda akan terhindar dari cegukan ini.
Dengan analisis pemangku kepentingan yang berhasil, Anda akan menemukan potensi penentang dan kekhawatiran mereka. Selanjutnya, saatnya untuk merumuskan rencana yang dapat mengatasi keberatan mereka dan menunjukkan bagaimana proyek ini bermanfaat bagi mereka. Jika mereka masih memutuskan untuk tidak ikut serta, Anda tidak membuang-buang waktu tim proyek dan dapat mencari pendekatan baru.
Bagaimana Cara Melakukan Analisis Pemangku Kepentingan?
Analisis pemangku kepentingan terlihat sangat berbeda tergantung pada industri apa yang Anda geluti atau jenis proyek yang Anda kerjakan. Secara umum, langkah-langkah dasarnya tetap sama, meskipun prosesnya secara keseluruhan bervariasi. Berikut ini adalah cara sebagian besar organisasi melakukan analisis pemangku kepentingan. ✍️
1. Mengidentifikasi pemangku kepentingan
Langkah pertama adalah menentukan pemangku kepentingan yang memiliki kepentingan finansial atau emosional dalam proyek. Sebaiknya buatlah daftar ini selengkap mungkin. Anda selalu dapat mempersempitnya nanti jika diperlukan, tetapi Anda pasti tidak ingin meninggalkan pemain penting mana pun.
Untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan, mulailah dengan sesi curah pendapat dengan anggota tim. Anda ingin segera menyusun ruang lingkup proyek dan bekerja sama untuk menentukan pemangku kepentingan utama.
Ini mungkin termasuk pemangku kepentingan proyek seperti:
- Eksekutif
- Tim pengembangan
- Konsultan
- Tim keuangan
- Karyawan pemasaran
- Regulator
- Sponsor proyek
Lakukan identifikasi pemangku kepentingan secara menyeluruh, dan pastikan untuk mendokumentasikan proses manajemen proyek Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek . Gunakan alat analisis pemangku kepentingan seperti perangkat lunak pemetaan pikiran untuk menyederhanakan proses curah pendapat Anda dan melacak diskusi tim.
Identifikasi pemangku kepentingan utama proyek Anda di ClickUp
Pastikan untuk memperhitungkan berbagai jenis pemangku kepentingan, termasuk pemangku kepentingan internal dan pemangku kepentingan eksternal. Berikut ini adalah uraian singkat dari tiga jenis pemangku kepentingan utama:
- Pemangku kepentingan utama: Orang-orang yang memiliki dampak langsung pada proyek Anda
- Pemangku kepentingan utama: Individu yang terpengaruh oleh proyek dengan cara apa pun, baik positif maupun negatif
- Pemangku kepentingan sekunder : Orang-orang yang secara tidak langsung terkena dampak proyek
2. Kategorikan pemangku kepentingan
Setelah Anda menentukan pemain kunci dan membuat daftar pemangku kepentingan, sekarang saatnya untuk mengkategorikan mereka. Tujuannya adalah untuk membagi para pemangku kepentingan ke dalam kelompok-kelompok berdasarkan kepentingan atau insentif yang sama.
Ada beberapa metodologi untuk melakukan hal ini, tetapi kami akan fokus pada dua yang paling umum: jaringan kekuasaan/kepentingan dan Model Salience. Anda juga dapat menggunakan alat bantu seperti templat pemetaan pemangku kepentingan untuk membuat prosesnya lebih mudah. 🙌
Jaringan listrik/bunga
Metodologi ini, yang juga dikenal sebagai matriks kepentingan, mengelompokkan para pemangku kepentingan berdasarkan tingkat kepentingan dan kekuasaan mereka. Analisis ini membagi mereka ke dalam empat kuadran dan memberikan pendekatan visual yang jelas terhadap tingkat pengaruh dan tingkat keterlibatan setiap orang.
Ketika Anda menyusun daftar pemangku kepentingan yang telah teridentifikasi, bagilah ke dalam empat kategori sebagai berikut:
- Kekuatan tinggi, kepentingan tinggi: Ini adalah pemangku kepentingan yang paling kuat - dan dengan demikian merupakan pemangku kepentingan yang paling penting. Sebagian besar waktu Anda harus digunakan untuk memastikan bahwa mereka senang dengan kemajuan proyek
- Kekuasaan tinggi, minat rendah: Orang-orang ini memiliki pengaruh tinggi di perusahaan tetapi mungkin tidak ingin ditambahkan ke dalam komunikasi sehari-hari dalam proyek Anda
- Kekuasaan rendah, minat tinggi: Orang-orang ini tidak memiliki banyak wewenang, tetapi mereka berinvestasi dalam proyek Anda. Berusahalah untuk menjaga agar pemangku kepentingan yang berkepentingan tetap berada dalam lingkaran untuk memastikan bahwa mereka tidak mengalami masalah di sepanjang jalan
- Kekuasaan rendah, minat rendah: Ini adalah anggota tim yang tidak memiliki minat atau kekuasaan yang tinggi terhadap pekerjaan Anda. Anda ingin membuat mereka tetap berada dalam lingkaran, tetapi mereka akan menjadi prioritas terendah Anda
Beri peringkat kepentingan pemangku kepentingan eksternal dan internal pada Papan Tulis ClickUp
Model Salience
Metodologi kedua disebut dengan model Model Penonjolan (Salience Model) yang menggunakan tiga parameter dan delapan klasifikasi pemangku kepentingan. Sangat ideal jika perusahaan Anda lebih besar atau Anda bekerja dengan kelompok pemangku kepentingan yang lebih kompleks.
Model Salience mengelompokkan pemangku kepentingan dengan menggunakan tiga atribut:
- Kekuasaan: Orang yang memiliki otoritas dan pengaruh terhadap proyek itu sendiri serta perusahaan secara luas
- Legitimasi: Individu yang diharuskan untuk menjadi bagian dari proyek (misalnya: orang yang memiliki kewajiban moral atau hukum)
- Urgensi: Anggota tim yang perannya melibatkan sensitivitas waktu
Ketiga atribut ini menjadi dasar Diagram Venn dengan tiga lingkaran besar. Kemudian ada delapan area di mana Anda mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan atribut mereka.
3. Memprioritaskan pemangku kepentingan
Langkah terakhir dalam proses analisis pemangku kepentingan adalah penentuan prioritas. Anda tahu siapa saja yang terkena dampak proyek, Anda telah mengelompokkannya ke dalam beberapa kategori, dan sekarang saatnya menetapkan prioritas yang lebih tinggi kepada mereka yang memiliki pengaruh dan kepentingan paling besar. ✅
Prioritas ini dapat berubah selama proyek berlangsung. Pada awalnya, Anda mungkin perlu memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan keuangan terlebih dahulu.
Di kemudian hari, Anda mungkin perlu memprioritaskan pemangku kepentingan di sektor pembangunan. Mengetahui siapa pemangku kepentingan Anda dan apa yang mereka butuhkan akan menjadi dasar dari proses penentuan prioritas Anda.
Setelah Anda memprioritaskan pemangku kepentingan Anda, bekerjasamalah dengan anggota tim lainnya untuk membuat strategi komunikasi untuk pemangku kepentingan yang berbeda. Beberapa akan membutuhkan pembaruan rutin dan tingkat tinggi, sementara yang lain hanya membutuhkan pengarahan singkat untuk mempercepatnya.
Atur prioritas di ClickUp untuk membedakan dengan lebih baik apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang bisa menunggu
Contoh Analisis Pemangku Kepentingan
Mencari contoh analisis pemangku kepentingan untuk digunakan sebagai referensi saat membuat analisis Anda sendiri? Kami siap membantu kamu. Di sini, kami akan memandu Anda melalui proses pembuatan analisis pemangku kepentingan menggunakan fitur Templat Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp .
Katakanlah Anda bekerja di perusahaan pemasaran, dan Anda menjalankan analisis pemangku kepentingan untuk proyek mendatang yang menjalankan iklan di platform utama. Ini akan menjadi proyek yang sama sekali baru. Untuk memastikan keberhasilan proyek, Anda memerlukan dukungan dari para eksekutif di perusahaan serta anggota tim lain di departemen pemasaran.
Anda akan mulai dengan mencari tahu siapa pemangku kepentingan Anda. Kumpulkan tim Anda untuk bertukar pikiran dan menyoroti siapa saja yang mungkin memiliki kepentingan atau pengaruh terhadap proyek yang Anda tentukan. Gunakan peta pikiran untuk mendokumentasikan prosesnya, atau cukup catat nama dan peran dalam sebuah daftar.
Beberapa pemangku kepentingan yang mungkin ingin Anda pertimbangkan antara lain:
- CFO atau pengawas
- Manajer pemasaran
- Pemasar di tim Anda yang akan menulis dan menerbitkan iklan
- Manajer proyek yang akan mengawasi pekerjaan sehari-hari
Setelah Anda memiliki daftarnya, catatlah semuanya di satu tempat yang mudah. Gunakan matriks untuk menambahkan informasi mengenai setiap individu. Templat ini menampilkan kisi-kisi warna-warni yang menyoroti berbagai minat dan tingkat kekuasaan. Di sebelah kanan, Anda mengisi daftar pemangku kepentingan dan memplotnya langsung di bagian template matriks .
Matriks Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp memudahkan untuk memetakan individu yang berinvestasi berdasarkan tingkat kekuasaan dan minat mereka
Plot pemangku kepentingan yang berbeda dalam bagan berdasarkan tingkat kepentingan dan kekuatan mereka. Setiap kotak kisi diberi kode warna untuk dengan mudah melihat anggota tim yang mana yang perlu diprioritaskan dan mana yang harus dipantau atau diberi pengarahan selama proses berlangsung.
Untuk contoh perusahaan pemasaran ini, Anda akan menempatkan manajer pemasaran dan pengontrol di tingkat kekuasaan yang tinggi. Namun, tingkat kepentingan pengontrol akan lebih rendah daripada manajer pemasaran Anda.
Hal yang sama berlaku untuk semua pemain lain dalam daftar Anda. Manajer proyek kemungkinan akan memiliki minat yang tinggi tetapi kekuasaannya lebih rendah. Penulis yang membuat iklan Anda masih merupakan pemangku kepentingan, meskipun mereka akan memiliki kekuatan dan minat yang lebih rendah.
Anda juga dapat menggunakan Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp untuk membuat daftar pemangku kepentingan Anda. Untuk memulai, unduh templatnya dan klik "Tambah Tugas." Isi nama pemangku kepentingan, peran, email, tingkat dukungan, pengaruh, dan tindakan.
Templat Analisis Pemangku Kepentingan ClickUp memungkinkan Anda membuat daftar berkode warna untuk semua orang yang terlibat dalam proyek
Masuk ke tampilan Pemangku Kepentingan berdasarkan Tindakan untuk melihat individu mana yang berkontribusi pada aspek proyek apa. Gunakan filter untuk melihat hanya individu-individu yang mempengaruhi tindakan keuangan-seperti pengontrol-atau mereka yang berperan dalam menangani kontrol proyek dan perencanaan, seperti manajer proyek.
Tampilan Pemangku Kepentingan berdasarkan Dukungan memungkinkan Anda melihat siapa saja yang mendukung proyek Anda dan siapa saja yang memiliki pandangan negatif terhadap pekerjaan. Dengan menggunakan informasi ini, prioritaskan berkomunikasi dengan individu yang membutuhkan lebih banyak panduan. Pastikan untuk mengatasi masalah agar mereka dapat mendukung proyek.
Tampilan Pemangku Kepentingan Berdasarkan Tindakan memudahkan untuk melihat pemangku kepentingan mana yang berperan dalam hal tindakan, investasi, dan pengaruh
Selain itu, manfaatkan dukungan dari pemangku kepentingan utama untuk memberikan dukungan dan membantu mengajak orang lain bergabung. Individu-individu ini memiliki pengaruh yang lebih besar terhadap rekan kerja, memberikan dukungan yang berharga ketika Anda sangat membutuhkannya.
Sebagai contoh, katakanlah manajer pemasaran Anda berpikir bahwa proyek iklan adalah cara terbaik untuk meningkatkan pendapatan dan membangun merek Anda. Namun, pengawas berpikir bahwa Anda membuang-buang uang. Meminta manajer pemasaran untuk membantu menjelaskan implikasi keuangan dari proyek tersebut kepada pengawas dapat membantu menghasilkan dukungan.
Gunakan tampilan Pemangku Kepentingan berdasarkan Pengaruh untuk melihat siapa yang memiliki kekuatan terbesar dalam keberhasilan proyek Anda
Tampilan Pemangku Kepentingan berdasarkan Pengaruh memungkinkan Anda untuk melihat siapa saja pemangku kepentingan yang paling berpengaruh. Dengan cara ini, Anda dapat memfokuskan upaya komunikasi Anda pada individu-individu ini. Hal ini mencakup kick-off tahap awal serta pembaruan rutin selama proyek berlangsung.
Gunakan tampilan Pemangku Kepentingan berdasarkan Dukungan untuk melihat pendukung terbesar Anda dan mengidentifikasi para pencela yang perlu Anda menangkan
Sekarang setelah Anda mengetahui posisi setiap orang, saatnya menyusun rencana komunikasi untuk setiap orang. Tambahkan tugas di ClickUp untuk pemantauan dan komunikasi rutin, terutama untuk pemangku kepentingan yang paling penting.
Anda perlu meluangkan waktu untuk memastikan pengawas Anda mendapatkan informasi terbaru, terutama karena mereka skeptis terhadap proyek ini. Untuk individu dengan minat yang lebih rendah, Anda bisa merencanakan pembaruan yang lebih jarang. Mereka yang memiliki kepentingan tinggi dan kekuasaan tinggi harus diperbarui paling sering.
Otomatiskan rapat dan laporan kemajuan untuk terus memantau keberhasilan dan hasil proyek. Anda dapat merencanakan pertemuan mingguan atau dua bulanan untuk memberi informasi kepada para pemangku kepentingan. Perlu diingat bahwa setiap kelompok pemangku kepentingan akan membutuhkan irama yang berbeda dalam hal pelaporan.
Melakukan Analisis Pemangku Kepentingan yang Efektif
Untuk menjadi manajer proyek yang efektif, Anda perlu mengetahui bagaimana proyek Anda memengaruhi individu dalam tim dan perusahaan. Dengan analisis pemangku kepentingan yang efektif, Anda akan dapat membuat strategi yang jelas, menghindari konflik, dan mendapatkan dukungan dari para pemain kunci dalam organisasi Anda. Coba ClickUp hari ini dan mulai membuat analisis pemangku kepentingan yang informatif untuk semua proyek utama Anda. Dengan alat ClickUp, anda akan menghemat waktu menyusun daftar pemangku kepentingan dan mengembangkan pendekatan terbaik untuk setiap pemangku kepentingan!