Setiap proyek memiliki pemangku kepentingan, dan cara Anda membangun hubungan dengan orang-orang inilah yang dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda. Hubungan yang kuat membantu membangun kepercayaan dan memberdayakan tim Anda untuk menggunakan keahlian mereka untuk mencapai tujuan proyek Anda, sementara hubungan yang buruk dapat menyebabkan konflik dan klien yang tidak senang.
Mengelola hubungan dengan para pemangku kepentingan membutuhkan waktu, usaha, dan niat. Jadikan seluruh pengalaman berjalan lebih lancar dengan bantuan rencana manajemen pemangku kepentingan.
Dalam panduan ini, kita akan membahas dasar-dasar manajemen pemangku kepentingan, mengapa hal ini penting, dan cara membuat rencana manajemen pemangku kepentingan Anda sendiri.
Mari kita selami.
Apa Itu Manajemen Pemangku Kepentingan dalam Manajemen Proyek?
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai pemangku kepentingan sebagai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang bekerja dengan Anda (atau untuk Anda) selama proyek berlangsung. Mereka adalah orang-orang yang merupakan bagian integral dari keberhasilan proyek dan mereka yang harus terus diperbarui tentang kemajuan proyek hingga selesai.
Manajemen pemangku kepentingan adalah seni dan proses membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dengan orang-orang ini selama proyek berlangsung sehingga Anda dapat mencapai hasil proyek yang terbaik. 🏆
Manajemen pemangku kepentingan proyek bukan hanya tentang membuat daftar semua orang yang terhubung dengan proyek Anda. Ini adalah proses yang melibatkan kategorisasi dan prioritas pemangku kepentingan Anda, serta menyesuaikan cara Anda berkomunikasi dengan setiap pemangku kepentingan.
Tujuannya adalah untuk menciptakan pengalaman yang lancar, efisien, dan efektif bagi para pemangku kepentingan proyek.
Jenis Pemangku Kepentingan
Apa yang dimaksud dengan pemangku kepentingan dalam manajemen proyek? Ketika kita memikirkan pemangku kepentingan utama, kita sering kali berpikir tentang klien utama dan penerima manfaat lainnya - tetapi pada kenyataannya, daftar pemangku kepentingan proyek jauh melampaui hal ini.
Pemangku kepentingan adalah siapa pun yang secara langsung atau tidak langsung terkena dampak proyek Anda dan siapa pun yang memiliki kepentingan agar proyek tersebut berhasil-seperti investor atau lembaga pemerintah. Ini berarti Anda dapat memiliki pemangku kepentingan internal dan eksternal dalam rencana manajemen proyek Anda.
Pemangku kepentingan sering kali berpengaruh, memiliki kekuatan pengambilan keputusan atau kepentingan finansial dalam proyek, dan memiliki peran unik dalam tim proyek-seperti klien utama atau mitra penting. 🤝
Jenis pemangku kepentingan proyek yang paling umum meliputi:
- Klien
- Konsultan
- Instansi pemerintah
- Sponsor proyek
- Investor
- Perwakilan terpilih
- Anggota dewan dan eksekutif
- Pemilik lahan atau sumber daya
- Vendor dan pemasok (lihat initemplat daftar vendor)
- Kontraktor dan subkontraktor
- Anggota tim proyek
- Pengguna akhir
- Anggota masyarakat
Daftar ini tidak lengkap. Anda mungkin menemukan bahwa dalam proyek Anda terdapat pemangku kepentingan internal yang menduduki peran lain atau memiliki tanggung jawab yang unik. Pada awal proyek, luangkan waktu untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dari setiap sudut, berhati-hatilah agar tidak ada yang terlewatkan.
Mengapa Manajemen Pemangku Kepentingan Penting?
Proyek sering kali memiliki banyak pemangku kepentingan internal dan eksternal, dan melacak semua orang dan segala sesuatu yang terjadi dengan proyek itu sendiri dengan cepat menjadi tantangan tanpa cara yang baik untuk mengelola semuanya.
Manajemen pemangku kepentingan sangat penting, memungkinkan Anda untuk mengatur, memprioritaskan pemangku kepentingan, dan memberikan proyek Anda peluang terbaik untuk sukses. Manajemen pemangku kepentingan yang efektif membantu Anda:
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dan membuat prioritas
- Membangun hubungan yang kuat dan saling percaya untuk keterlibatan pemangku kepentingan yang efektif
- Menyesuaikan pendekatan Anda agar sesuai dengan kebutuhan setiap pemangku kepentingan
- Menangani hambatan dengan potensi dampak paling kecil
- Berkomunikasi secara efektif dengan semua pihak selama proyek berlangsung
- Menjaga pemangku kepentingan tetap terlibat selama siklus hidup proyek
- Membuateksekusi proyek lebih mudah bagi semua pemangku kepentingan yang terlibat
- Bekerja sama dengan lebih baik untuk mencapai tujuan strategis Anda danhasil proyek Untuk alasan di atas dan masih banyak lagi, mengelola pemangku kepentingan Anda secara efektif sangat penting untuk keberhasilan hasil proyek. Tanpa adanya proses manajemen pemangku kepentingan, hampir tidak mungkin untuk memberikan informasi terbaru kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, tentang detail yang tepat.
Cara terbaik untuk mewujudkan hal ini adalah dengan rencana manajemen pemangku kepentingan yang strategis. 📄
Cara Membuat Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan
Rencana strategi manajemen pemangku kepentingan yang baik memberikan kerangka kerja yang Anda perlukan untuk mengelola pemangku kepentingan dengan cara yang paling efektif. Berikut ini adalah proses tujuh langkah untuk membuat rencana strategi Anda sendiri agar Anda dapat bekerja lebih dekat dengan para pemangku kepentingan dan membuat mereka tetap terlibat dengan apa yang sedang Anda kerjakan.
1. Identifikasi pemangku kepentingan
Sebelum Anda dapat melibatkan para pemangku kepentingan, Anda harus terlebih dahulu mengetahui siapa mereka. Langkah pertama dalam rencana yang sukses adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan eksternal dan internal Anda. 🕵️
Pikirkan tentang ruang lingkup proyek dan tujuan proyek, dan mencatat siapa saja yang muncul dalam pikiran sebagai pemangku kepentingan potensial. Manajer proyek juga harus menyertakan setiap entri dalam daftar di atas, ditambah anggota masyarakat, orang atau badan profesional, atau mitra yang terlibat dalam metrik keberhasilan proyek secara keseluruhan.
Pada tahap identifikasi pemangku kepentingan, daftar Anda tidak harus terlalu rinci. Saat kamu bergerak melalui proses ini, kamu akan mengkategorikan dan memprioritaskan pemangku kepentingan kamu. Saat ini tujuannya adalah membuat daftar awal.
2. Buatlah database pemangku kepentingan kamu
Melacak pemangku kepentingan internal dan eksternal pada Daftar ClickUp
Setelah Anda memiliki daftar pemangku kepentingan proyek, Anda dapat mulai membentuk gambaran yang lebih rinci tentang siapa mereka dan apa peran dan tanggung jawab mereka. Sekarang adalah waktu yang ideal untuk mulai membuat daftar pemangku kepentingan atau daftar pemangku kepentingan, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk berkomunikasi dan melibatkan mereka di kemudian hari.
Kumpulkan detail tentang pemangku kepentingan Anda, termasuk perusahaan atau organisasi tempat mereka bekerja, jabatan mereka, peran mereka dalam proyek, cara menghubungi mereka, dan catatan penting lainnya-seperti hubungan yang sudah terjalin atau masalah yang diketahui. 📝
Gunakan fitur Templat Daftar Pemangku Kepentingan dengan ClickUp untuk mengatur informasi pemangku kepentingan Anda dengan cara yang sederhana dan visual. Templat ini membantu Anda dengan mudah membedakan antara pemangku kepentingan internal dan pemangku kepentingan eksternal, atau menyesuaikan label untuk membuat kategori Anda sendiri. Lihat nama pemangku kepentingan, peran, saluran komunikasi, dan detail kontak dengan cepat.
Templat ini sangat membantu tidak hanya untuk mengatur data Anda, tetapi juga untuk anggota tim Anda ketika mereka perlu mengidentifikasi atau menghubungi manajer proyek atau pimpinan proyek dengan cepat.
3. Kategorikan dan prioritaskan pemangku kepentingan Anda
Gunakan Templat Analisis Pemangku Kepentingan dari ClickUp untuk melacak semua pemangku kepentingan Anda
Meskipun kita harus menciptakan pengalaman terbaik untuk setiap pemangku kepentingan, tidak semua pemangku kepentingan diciptakan sama. Kelompok pemangku kepentingan yang berbeda memerlukan gaya manajemen dan komunikasi yang sedikit berbeda, jadi mengidentifikasi siapa yang penting.
Gunakan proses pemetaan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda yang paling penting. Pemangku kepentingan yang paling penting Templat Analisis Pemangku Kepentingan oleh ClickUp membantu Anda melakukan hal ini secara kolaboratif dengan kisi-kisi kekuatan/kepentingan yang mudah digunakan.
Tempatkan semua pemangku kepentingan Anda di template matriks jaringan sesuai dengan posisi mereka dalam hal tingkat kekuatan (atau tingkat pengaruh) dan tingkat kepentingan. Ini analisis pemangku kepentingan akan memungkinkan Anda untuk memahami kelompok mana yang perlu Anda perhatikan dan mana yang cukup diberi informasi tentang perkembangannya. 👀
Untuk pemangku kepentingan yang memiliki kekuasaan dan kepentingan tinggi (seperti sponsor proyek dan klien), kelola mereka dengan baik dan jaga agar mereka tetap puas dan mendapat informasi. Namun analisis pemangku kepentingan juga dapat membantu Anda menemukan pemangku kepentingan yang tidak terlalu berkepentingan dan tidak terlalu berpengaruh (seperti kelompok masyarakat atau anggota masyarakat).
Orang-orang ini mungkin membutuhkan tingkat keterlibatan yang lebih rendah dan dapat diberi informasi sesekali dan dipantau secara ringan.
4. Mengembangkan rencana komunikasi pemangku kepentingan
Setelah pemangku kepentingan Anda diprioritaskan, selanjutnya Anda memerlukan rencana tentang bagaimana Anda akan berkomunikasi dan terlibat dengan mereka selama proses berlangsung. Saatnya membuat rencana komunikasi pemangku kepentingan yang strategis.
Pertimbangkan setiap pemangku kepentingan dalam proyek Anda, dan rencanakan rencana penjangkauan yang dipersonalisasi untuk setiap pemangku kepentingan. Rencana komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan Anda harus mencakup:
- Tujuan komunikasi proyek atau keterlibatan pemangku kepentingan Anda
- Metode atau saluran komunikasi
- Frekuensi komunikasi
- Gaya dan nada
- Sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan rencana komunikasi Anda
- Anggota tim yang bertanggung jawab untuk setiap tahap rencana komunikasi Anda
- Pesan potensial atau hasil komunikasi pada berbagai tahap rencana Anda
Berkomunikasi dengan tim Anda secara langsung dalam sebuah tugas, berbagi tugas lain, dan mengunggah file dengan komentar berulir di ClickUp!
Dalam rencana tindakan komunikasi Anda, Anda dapat menentukan bahwa untuk klien Anda, Anda akan menyediakan komunikasi mingguan melalui Kendur atau email atau melalui pertemuan proyek reguler. Untuk anggota komunitas, Anda dapat mengirimkan pembaruan proyek bulanan atau kuartalan melalui email. 📧
Membuat rencana yang disesuaikan untuk setiap kelompok pemangku kepentingan mungkin terdengar berlebihan pada awalnya, tetapi meluangkan waktu dan upaya di awal akan memudahkan untuk tetap bertanggung jawab dan konsisten di seluruh siklus proyek.
5. Tetapkan sumber daya untuk rencana Anda
Gunakan ClickUp's Alokasi Sumber Daya Templat untuk melacak materi organisasi, anggota tim, dan lainnya untuk setiap proyek
Memiliki rencana memang bagus, namun Anda juga membutuhkan sumber daya yang tepat untuk memungkinkan Anda mewujudkannya. Pertimbangkan sumber daya apa yang Anda butuhkan, lalu alokasikan ke rencana proyek dan anggota tim yang sesuai.
Beberapa elemen dari rencana komunikasi pemangku kepentingan Anda akan membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang lain, tetapi Anda akan selalu membutuhkan waktu dan energi anggota tim untuk mewujudkannya. Sumber daya potensial lainnya termasuk anggaran untuk alat komunikasi dan desain, materi cetak, acara pers, fotografi promosi, dan banyak lagi. 📷
Jika Anda sudah menggunakan ClickUp atau sedang mempertimbangkan untuk menggunakannya, ada banyak templat untuk membantu Anda dalam manajemen sumber daya. Gunakan templat Templat Alokasi Sumber Daya oleh ClickUp untuk mengatur permintaan sumber daya dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang sumber daya yang telah disepakati dan ditugaskan.
6. Bagikan rencana Anda dengan para pemangku kepentingan
Setelah Anda puas dengan rencana keterlibatan Anda dan yakin bahwa rencana tersebut realistis, saatnya untuk membagikannya kepada para pemangku kepentingan. Ini mungkin tidak terdengar seperti langkah yang jelas, tetapi ini adalah langkah yang dapat sangat membantu dalam mengelola ekspektasi pemangku kepentingan.
Bagikan rencana komunikasi untuk keterlibatan pemangku kepentingan yang lebih baik guna membantu mereka memahami proses, jadwal komunikasi Anda, dan apa yang dapat mereka harapkan. Pikirkan rencana Anda sebagai peta jalan tentang bagaimana manajer proyek tetap berhubungan satu sama lain selama proyek berlangsung.
Visualisasikan dan kelola peta jalan produk Anda di Tampilan Garis Waktu ClickUp
Jika kedua belah pihak mengetahui rencana tersebut, Anda dapat mengelola ekspektasi dan juga merasa termotivasi untuk tetap bertanggung jawab dan berada di jalur yang benar.
Dengan membagikan dokumen rencana dan pemetaan pemangku kepentingan, Anda juga mempermudah membangun hubungan dengan mereka. Melibatkan pemangku kepentingan bisa jadi sulit-terutama jika mereka sibuk-jadi bersikap terbuka dan transparan dengan mereka sejak awal dapat membangun kepercayaan dan menciptakan ikatan yang lebih kuat yang membuat kerja sama menjadi lebih mudah. 🤩
7. Pantau dan sesuaikan rencana Anda
Bahkan rencana pemangku kepentingan terbaik pun dapat berubah, dan rencana Anda pun harus berubah jika Anda melakukan manajemen pemangku kepentingan dengan benar. Ketika Anda bergerak melalui siklus hidup proyek, tantangan dan peluang baru dapat muncul-jadi sangat masuk akal untuk mengubah rencana Anda agar sesuai.
Berusahalah untuk mengelola pemangku kepentingan dan hubungan Anda dengan mereka selama proyek berlangsung. Lakukan pengecekan secara teratur untuk memastikan rencana Anda efektif. Anda mungkin menemukan bahwa pembaruan yang Anda rencanakan terlalu sering terjadi dan hal ini menyebabkan para pemangku kepentingan tidak terlibat.
Anda mungkin menemukan bahwa saluran komunikasi yang Anda pilih tidak sesuai dengan rencana manajemen pemangku kepentingan Anda. Pantau secara proaktif, sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian untuk menjadi lebih baik. ⚒️
Kiat Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan
Mengetahui bahwa Anda memerlukan rencana dan memahami cara terbaik untuk mewujudkannya adalah dua hal yang berbeda. Temukan cara untuk membuat rencana manajemen pemangku kepentingan yang sukses menjadi lebih efektif dan berhasil dengan lima tips berguna ini.
1. Jadikan rencana Anda lebih ramah pengguna
Rencana manajemen pemangku kepentingan Anda bukan hanya dokumen internal untuk memandu Anda, tetapi juga dokumen yang akan Anda bagikan kepada seluruh tim proyek dan mungkin pemangku kepentingan Anda. Ini berarti rencana tersebut harus mudah dipahami, dengan bahasa yang jelas dan ringkas.
Hindari kata-kata yang terlalu teknis, dan gunakan diagram, jadwal, tabel, dan gambar yang relevan untuk memecah teks dan memberikan visual yang bermanfaat, sehingga membuat pengalaman yang lebih ramah pengguna. ✨
2. Rencanakan untuk hal yang tidak terduga
Kita tidak dapat merencanakan setiap kemungkinan, namun kita dapat mengantisipasi beberapa masalah yang mungkin terjadi. Pastikan rencana Anda memiliki elemen manajemen risiko yang mempertimbangkan potensi hambatan dan komplikasi-bersama dengan ide-ide tentang bagaimana Anda akan menanganinya. ⚒️
Anda mungkin berencana untuk merilis pembaruan pada jadwal tertentu, namun penundaan proyek dan hambatan berarti hal ini dapat tertunda. Pertimbangkan saat-saat di mana hal ini mungkin terjadi, dan buatlah beberapa cadangan dalam jadwal Anda sehingga Anda tidak selalu ketinggalan jika menghadapi masalah.
3. Bersikaplah terbuka dan transparan
Transparansi membangun kepercayaan, dan itu adalah sesuatu yang Anda inginkan dari para pemangku kepentingan Anda. Bersikaplah terbuka dan transparan di seluruh proyek sehingga Anda mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan utama proyek Anda dan mereka mempercayai Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda.
Jujurlah mengenai tenggat waktu, jadwal, dan pencapaian sehingga Anda dapat mengelola ekspektasi. Akui ketika Anda melakukan kesalahan, dan minta maaf atas dampak yang ditimbulkannya terhadap orang lain. Meminta pertanggungjawaban diri sendiri dan orang lain, dan jalankan proyek Anda dengan transparansi dan kepercayaan untuk rencana manajemen pemangku kepentingan yang benar-benar sukses. 🤝
4. Selalu siap sedia untuk para pemangku kepentingan Anda
Meskipun Anda tidak perlu selalu ada untuk para pemangku kepentingan Anda setiap menit setiap hari, mereka harus merasa bahwa mereka memiliki hubungan yang baik dengan Anda dan dapat menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan. Tetapkan ekspektasi lebih awal tentang siapa yang akan tersedia untuk mendiskusikan proyek dan kapan sehingga Anda dapat menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan sesuai. 📞
Tunjuk seorang anggota tim untuk menjadi orang yang dapat dihubungi oleh setiap pemangku kepentingan utama Anda-atau seseorang untuk setiap kelompok pemangku kepentingan jika Anda menjalankan proyek berskala besar. Berikan detail kontak anggota tim yang bertanggung jawab kepada para pemangku kepentingan, dan beritahukan mereka cara terbaik untuk tetap berhubungan di antara pembaruan resmi.
Membangun komunikasi akan meyakinkan mereka, dan memberi Anda cara lain untuk membuat mereka tetap terlibat melalui rencana manajemen pemangku kepentingan yang efektif.
5. Gunakan untuk membuat manajemen pemangku kepentingan menjadi lebih mudah 
Tampilan Garis Waktu di ClickUp memberikan gambaran umum tentang sumber daya dan tugas Anda
Mengelola pemangku kepentingan dan seluruh proses proyek Anda tanpa alat yang tepat bisa menjadi tantangan. Untungnya, kami telah membangun yang terbaik perangkat lunak manajemen proyek di luar sana-Klik.
ClickUp adalah pusat yang ideal untuk semua manajemen proyek kebutuhan. Mengatur orang, sumber daya, anggaran, dan tugas. Membuat dan memantau bagan manajemen proyek jadwal, daftar tugas, dan ketergantungan.
Berkumpul untuk curah pendapat atau pemecahan masalah dengan Papan Tulis, dan berkolaborasi di Dokumen untuk membuat dokumentasi proyek untuk seluruh tim. Personalisasi dasbor Anda dan lihat status proyek Anda dalam sekejap, sehingga Anda dapat bekerja secara proaktif dan strategis. ✨
Ciptakan Pendekatan yang Unggul untuk Manajemen Pemangku Kepentingan
Manajemen pemangku kepentingan sangat penting dalam proses perencanaan proyek Anda-terutama jika Anda mengerjakan proyek besar atau penting atau proyek yang berlangsung dalam jangka waktu yang lama, atau jika proyek Anda melibatkan beberapa klien dengan prioritas tinggi. Gunakan tips berikut ini untuk membantu Anda memahami prosesnya dan membuat rencana manajemen pemangku kepentingan yang membuat semua orang terlibat dari awal hingga akhir.
Jika menjalankan proyek yang sukses ada dalam daftar tugas Anda, pertimbangkan untuk menggunakan ClickUp sebagai platform manajemen proyek Anda. ClickUp tidak hanya memiliki templat khusus untuk membantu Anda menyederhanakan proses manajemen pemangku kepentingan, tetapi juga menawarkan banyak fitur dan templat bawaan untuk membantu semua area manajemen proyek dan produktivitas.
Bergabunglah, dan coba ClickUp hari ini secara gratis untuk melihat seperti apa pusat produktivitas baru Anda. 🤩