Pembengkakan anggaran adalah sebuah epidemi. Dan sering kali, hal ini terjadi bersamaan dengan keterlambatan penyelesaian proyek. Kedua hal ini merupakan tanda-tanda proyek yang gagal.
Sayangnya, hanya 43% dari proyek aman dari epidemi ini. Ingin tahu mengapa? Itu karena sebagian besar proyek tidak memiliki kontrol proyek yang fungsional dan mapan.
Untungnya, kontrol proyek bukanlah ilmu roket. Jadi, teruslah membaca karena artikel ini akan memandu Anda untuk memahami apa itu kontrol proyek dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk mengimplementasikannya!
Apa itu Kontrol Proyek?
Kontrol proyek adalah sistem dan proses yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup, biaya, jadwal, kualitas, sumber daya, dan risiko proyek. Alat-alat ini memberikan dasar untuk manajemen proyek yang efisien dan mendukung pengambilan keputusan di seluruh siklus hidup proyek.
Menggunakan proses kontrol proyek dapat membantu memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya dengan mengidentifikasi potensi masalah sejak dini dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. Hal ini juga memungkinkan manajer untuk mengukur kinerja terhadap tujuan yang telah ditetapkan dan mengambil tindakan korektif dengan cepat bila diperlukan.
Kontrol Proyek vs Manajemen Proyek: Apa Perbedaannya?
Kontrol proyek dan manajemen proyek sering kali diasumsikan memiliki arti yang sama dan mendefinisikan elemen proyek yang serupa, padahal tidak demikian. Manajemen proyek adalah kumpulan pengetahuan, keterampilan, dan teknik untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Manajemen ini mengelola enam hal utama kendala proyek seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Kendala Proyek
Di sisi lain, kontrol proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang mengawasi dua kendala ini: biaya dan waktu proyek. Pada intinya, kontrol proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang membantu menganalisis dan mengoptimalkan data proyek untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Sederhananya, pengontrol proyek memberikan saran kepada manajer tentang masalah yang berkaitan dengan waktu dan jadwal, kemudian manajer memutuskan apakah akan menerapkan saran tersebut atau tidak.
Bayangkan seorang manajer proyek sebagai kapten kapal dan pengontrol proyek sebagai petugas navigasi yang memberi tahu seberapa jauh atau dekatnya kapal tersebut dengan tujuan akhirnya. Peran ini juga menyarankan rute tercepat ke tujuan dan menyerahkannya kepada kapten untuk mengikuti saran mereka atau mengabaikannya.
Pentingnya Kontrol Proyek dalam Manajemen Proyek
Kontrol proyek memastikan semuanya tetap berada di jalur dan sesuai dengan rencana Anda ruang lingkup proyek , mulai dari awal perencanaan proyek tahap hingga penutupan proyek.
Sebagai tulang punggung manajemen proyek, kontrol proyek membantu membuat rencana proyek. Dalam rencana proyek, kontrol bertanggung jawab untuk menyarankan jadwal yang optimal, perencanaan pengeluaran, alokasi sumber daya dll.
Atur Tugas Berulang untuk merampingkan pekerjaan Anda dengan memilih jadwal rapat dan mempratinjaunya di kalender Anda di ClickUp
Saat proyek memasuki tahap pelaksanaan, kontrol proyek memberikan informasi kepada manajer proyek tentang bagaimana proyek berjalan terkait penggunaan anggaran dan ketepatan waktu pengiriman. Hal ini membantu membuat dan melacak KPI yang berhubungan dengan biaya dan jadwal.
Kontrol proyek juga memperkirakan ke mana arah proyek dalam hal anggaran dan waktu. Dan jika mungkin ada penyimpangan, alat ini mencari tahu masalah-masalah ini dan menawarkan cara-cara praktis untuk memulihkannya.
Dengan kontrol proyek, Anda juga memiliki peluang yang lebih baik untuk menghilangkan pembengkakan biaya dari siklus hidup proyek Anda. Laporan dari PWC menemukan bahwa kurangnya kontrol proyek yang tepat adalah salah satu penyebab utama pembengkakan biaya.
Karena itu, mari kita lihat sekilas beberapa faktor yang memengaruhi pengendalian proyek.
4 Faktor yang Mempengaruhi Pengendalian Proyek
Berikut adalah empat faktor yang dapat memengaruhi kontrol proyek Anda.
1. Lingkup proyek
Ruang Lingkup Proyek ruang lingkup proyek adalah sebuah dokumen yang menunjukkan segala sesuatu yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Dokumen ini mendefinisikan pemangku kepentingan proyek, penyamarataan sumber daya tenggat waktu, kiriman dan batasan-batasan yang relevan dengan proyek.
Berikut ini sebuah contoh.
Menggunakan ClickUp Docs untuk mendokumentasikan ruang lingkup proyek dan detail penting lainnya tentang proyek Anda, dan dengan mudah membagikannya dengan tim Anda
Misalnya, jika proyek Anda adalah membuat kartu nama digital, Anda harus mengidentifikasi perangkat lunak dan keterampilan, garis waktu dan variabel lain yang terlibat. Ini akan membentuk ruang lingkup proyek .
Kurangnya a ruang lingkup proyek yang ditentukan menyulitkan untuk menyelaraskan dengan jadwal atau estimasi biaya. Namun, ketika Anda bekerja dengan ruang lingkup yang jelas, akan lebih mudah untuk memantau status proyek Anda. Oleh karena itu, Anda dapat dengan mudah melihat apakah proyek tersebut akan selesai sesuai tenggat waktu dan anggaran.
Periksa ini template proposal anggaran !
2. Risiko dan tantangan
Pengendalian proyek memiliki banyak risiko dan tantangan. Biasanya, kami mengkategorikan risiko-risiko ini di bawah dua payung.
Yang pertama adalah risiko keuangan, termasuk kenaikan biaya material yang tidak terduga, kebutuhan tenaga kerja yang lebih tinggi dari perkiraan, dll. Risiko-risiko ini dapat secara signifikan memengaruhi kemampuan untuk memantau proyek membuat perkiraan keuangan secara akurat
Risiko proyek lainnya adalah risiko yang dapat menunda penyelesaian proyek melewati waktu yang telah ditentukan. Beberapa risiko ini termasuk material yang dicuri, bug yang tidak terlacak, atau penurunan populasi tenaga kerja secara tiba-tiba.
Intinya, hasil tak terduga dari risiko-risiko ini dapat sangat memengaruhi lintasan proyek dan, dalam beberapa kasus, menghalangi Anda untuk memenuhi garis waktu proyek dan target anggaran.
Ketika Anda mengambil langkah proaktif untuk menentukan risiko ini dalam pengendalian proyek dan menyiapkan strategi manajemen risiko yang efektif, Anda dapat mencegah atau mengelolanya secara efektif untuk memastikan stabilitas di semua lini.
3. Biaya proyek
Memahami biaya yang terkait dengan sebuah proyek adalah dasar dari pengendalian proyek. Secara umum, ada dua jenis biaya untuk setiap proyek: langsung dan tidak langsung.
- **Biaya langsung berhubungan dengan produk tertentu. Ini termasuk biaya bahan, tenaga kerja tetap, dll.
- **Biaya tidak langsung adalah biaya yang terkait dengan menjalankan proyek secara luas. Biaya ini termasuk biaya kontrol kualitas dan utilitas.
Tanpa memahami biaya-biaya ini, mendefinisikan sebuah biaya anggaran proyek tidak mungkin.
Gunakan Bidang Khusus di ClickUp untuk menambahkan nilai moneter ke setiap tugas dan menjaga anggaran proyek tetap terlihat setiap saat
Selain itu, anda tidak akan dapat melacak realitas keuangan proyek atau membuat perkiraan yang akurat. Oleh karena itu, proyek akan rentan terhadap pembengkakan anggaran, yang mengindikasikan kegagalan dalam proses kontrol proyek anda.
4. Tenggat waktu proyek
Tenggat waktu proyek adalah waktu dan tanggal penyelesaian proyek yang telah ditentukan. Menurut jurnal penelitian konsumen tenggat waktu ini menentukan relevansi proyek dan urgensi yang dirasakan.
Tidak adanya tenggat waktu berarti tidak ada kriteria penyelesaian untuk proyek tersebut. Dengan demikian, Anda akan menemukan kesulitan dalam menganalisis data waktu yang terkait dengan status proyek Anda.
Gunakan tampilan Gantt Chart di ClickUp untuk menjadwalkan tugas mengikuti perkembangan proyek, mengelola tenggat waktu, dan menangani kemacetan.
Tanpa tenggat waktu yang ditetapkan, Anda tidak dapat menjadwalkan tugas-tugas tertentu dalam proyek. Selain itu, Anda tidak akan dapat menetapkan prioritas tugas atau mengontrol kendala lain yang terkait dengan waktu dalam alur kerja Anda.
Sekarang setelah Anda memahami empat faktor utama yang memengaruhi kontrol proyek, mari kita jawab pertanyaan ini-bagaimana cara Anda melakukan faktor-faktor ini dengan benar dan menerapkannya dalam rencana manajemen proyek Anda ?
Jangan khawatir. Kami akan membantumu.
Cara Menerapkan Kontrol Proyek Di Seluruh Tim Anda
Ada lima cara untuk mengimplementasikan kontrol proyek. Dengan cara-cara ini, Anda bisa memantau proyek Anda dengan lebih baik dan menjaga hasil kerja Anda tetap sesuai rencana tanpa melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
1. Sumber daya
Sumber daya adalah pendorong yang mengantarkan setiap proyek menuju kesuksesan. Sumber daya tersebut meliputi uang, waktu, anggota tim, dan alat manajemen proyek seperti ClickUp dan Tara AI .
Dalam pengendalian proyek, seberapa baik Anda mengelola sumber daya ini menentukan seberapa efektif Anda dapat mengendalikan biaya, bahan, dan waktu proyek.
Selama proses inisiasi proyek fase, estimasi biaya dan Perencanaan sumber daya yang ekstensif dapat membantu Anda memulai proyek tanpa melebihi anggaran. Proses ini memberi tahu Anda sumber daya apa saja yang tersedia dan bagaimana menggunakannya secara optimal.
Selain itu, seiring berjalannya proyek, Anda memerlukan pemahaman yang jelas tentang bagaimana cara melacak sumber daya ini. Melakukan estimasi varians biaya untuk memantau seberapa baik Anda memanfaatkan sumber daya keuangan Anda. Estimasi ini membantu Anda mengetahui kinerja keuangan proyek saat ini.
Tentu saja, Anda juga ingin memastikan tim proyek bekerja secara efektif. Jadi, sangat penting untuk mengatur beban kerja mereka dan memastikan tidak ada yang kewalahan.
Dengan bantuan alat manajemen tim seperti ClickUp, Anda bisa melihat beban kerja tim Anda dan menunjukkan anggota tertentu yang bekerja terlalu keras atau tidak bekerja dengan kapasitas penuh.
Tampilan kotak memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Dengan wawasan ini, Anda akan lebih memahami cara mendelegasikan tugas dan mengelola sumber daya manusia Anda secara efektif.
2. Jadwal proyek
Secara konsisten melacak dan menganalisis jadwal proyek membantu Anda memahami apakah Anda mengalami kemajuan di sepanjang jadwal yang telah ditentukan. Anda bisa mendapatkan data ini dari manajemen proyek Anda atau alat perencanaan sprint jika Anda menjalankan proyek Anda melalui sprint yang berulang.
Berikut adalah contoh kalender proyek rilis di Tampilan Kalender ClickUp .
Atur proyek, rencanakan jadwal, dan visualisasikan pekerjaan tim Anda pada kalender fleksibel yang membuat semua orang tetap berada di halaman yang sama
Seperti yang ditunjukkan di atas, Anda akan memiliki wawasan yang jelas tentang tenggat waktu, tugas, dan area penting lainnya yang terkait. Selain itu, wawasan ini memudahkan Anda untuk menetapkan indikator kinerja utama dan tonggak pencapaian untuk menilai kemajuan Anda.
Ingatlah untuk menjaga agar pemangku kepentingan Anda tetap selaras dengan kemajuan proyek Anda. Jika mungkin proyek menyimpang dari rencana awal, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi penyebabnya dan menawarkan solusi yang sesuai.
Sekarang, Anda telah mengetahui bagaimana Anda dapat melacak jadwal proyek. **Namun, bagaimana Anda dapat membuat jadwal yang efektif? Di situlah Gantt Chart berperan. Bagan ini memungkinkan Anda menentukan jadwal, melacak ketergantungan, dan memprioritaskan tugas seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Rencanakan proyek, kelola ketergantungan, dan prioritaskan tugas dengan tampilan Gantt di ClickUp
Ketika Anda mengintegrasikan wawasan ini ke dalam alur kerja, Anda bisa mulai menulis surat perpisahan untuk jadwal yang terlewat.
3. Analisis risiko Analisis risiko diperlukan untuk mengidentifikasi hambatan dan risiko yang dapat menggagalkan waktu dan anggaran proyek Anda.
Untuk menganalisis risiko dengan benar, Anda perlu mengidentifikasi risiko paling umum yang dapat dikaitkan dengan proyek Anda, yang dapat Anda lakukan dengan mudah dengan bantuan Analisis SWOT . Seperti yang telah disebutkan di bagian sebelumnya, sebagian besar risiko biasanya berada di bawah kinerja keuangan dan proyek. Contohnya adalah penundaan jadwal, penundaan komunikasi, pelanggaran data, dll.
Setelah mengidentifikasi ini, gunakan alat manajemen risiko seperti ClickUp untuk memberi peringkat dan memprioritaskan risiko-risiko ini.
ClickUp menawarkan ratusan fitur untuk membantu Anda membuat daftar risiko untuk melacak potensi risiko dengan mudah dan melakukan tindakan pencegahan bahkan sebelum risiko tersebut terjadi.
Berikut ini sebuah contoh untuk Anda:
Jaga agar risiko proyek Anda tetap terlihat, terorganisir, dan berada di depan dan di tengah dalam tampilan Daftar ClickUp (via penulis: Tam Pham)
Dan jika Anda ingin melihat seperti apa tampilan daftar risiko yang baik, gunakan fitur Templat Folder Daftar Risiko oleh ClickUp untuk membantu Anda menyiapkannya!
Kelola proyek Anda dan hindari risiko menggunakan Templat Folder Daftar Risiko oleh ClickUp
Setelah Anda memprioritaskan risiko-risiko ini dengan daftar risiko, akan lebih mudah untuk mengelolanya. Unduh Templat Daftar Risiko dengan ClickUp
4. Mengubah proses kontrol
Terkadang, pemangku kepentingan cenderung memasukkan hasil tambahan ke dalam proyek atau memundurkan tenggat waktu. Ini adalah ruang lingkup yang melebar. Scope creep dapat mengakibatkan keterlambatan jadwal dan pembengkakan biaya.
Namun untungnya, ada cara untuk mencegah scope creep - proses kontrol perubahan.
Proses kontrol perubahan adalah tindakan proaktif yang mempersiapkan Anda untuk potensi perubahan ruang lingkup proyek. Dengan proses ini, Anda dapat menilai perubahan untuk melihat apakah perubahan itu perlu atau tidak.
Jika perlu, Anda dapat menelusuri lebih lanjut dengan mengidentifikasi perubahan yang dapat Anda izinkan tanpa memengaruhi ruang lingkup proyek atau jadwal pengiriman.
Rencanakan, terapkan, dan pantau semua perubahan yang diperlukan dalam bisnis dengan sukses dengan Templat Manajemen Perubahan oleh ClickUp
Selain itu, jika perubahan ini tidak akan memengaruhi garis waktu atau ruang lingkup, Anda dapat mengintegrasikan templat rencana manajemen perubahan ke dalam alur kerja Anda. Dengan ini, Anda dapat dengan mudah merencanakan, memantau, dan mengimplementasikan perubahan ini.
Dengan proses kontrol perubahan, Anda dapat menjaga anggota tim Anda tetap sinkron dengan setiap perubahan. Hal ini membuat mereka merasa terlibat dan terinformasi. Dengan demikian, mereka dapat menangani perubahan secara efektif. Unduh Templat Rencana Manajemen Perubahan
5. Memantau kinerja
Pemantauan kinerja adalah hal yang membantu Anda mengelola kesuksesan proyek Anda. **Untuk memantau kinerja, Anda memerlukan KPI SMART yang tepat. KPI ini berkisar dari ROI dan jam kerja yang ditagih hingga pengiriman tepat waktu dan melacak biaya dalam kaitannya dengan garis dasar.
KPI SMART memenuhi kriteria di bawah ini.
melalui ClickUp
Anda tidak perlu menunggu akhir proyek sebelum menentukan apakah proyek tersebut berhasil atau tidak. Metrik proyek ini berfungsi sebagai alat kontrol proyek yang efektif yang membantu Anda mengukur kemajuan dan melihat apakah Anda masih berada di jalur yang benar.
Mengelola Kontrol Proyek dengan Struktur Perincian Kerja?
Untuk menggunakan WBS secara efektif, Anda harus memasukkan tujuan menyeluruh yang ingin Anda capai Katakanlah Anda ingin membuat kursus. Ini adalah tujuan menyeluruh. Kemudian, bagi proyek ini menjadi beberapa bagian dan fase yang dapat dikelola seperti ide, menulis, mengoreksi, menerbitkan, dll.
Semuanya diwakili dalam WBS harus menampilkan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan Anda. Anda tidak memerlukan tugas-tugas yang tidak penting atau tidak berhubungan.
Kemudian masukkan tugas-tugas ini ke dalam bagan WBS di berbagai tingkatan, dari akun kontrol hingga paket kerja, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Contoh struktur rincian kerja berbasis deliverable melalui workbreakdownstructure.com Anda bisa membuat struktur Anda sendiri struktur perincian kerja di ClickUp dari awal atau cukup gunakan atribut Templat Struktur Perincian Kerja ClickUp di bawah ini untuk membuat sesuatu yang serupa.
Membuat, memvisualisasikan, dan mengelola Struktur Perincian Kerja Anda dengan mudah dalam tampilan Papan Tulis ClickUp (via penulis: Tam Pham)
Dengan adanya struktur ini, Anda bisa dengan mudah memantau tugas-tugas Anda dan melihat seberapa jauh keselarasan Anda dengan pengiriman tepat waktu dan penggunaan anggaran yang optimal. Unduh Templat Struktur Perincian Kerja dengan ClickUp
Kelola Kontrol Proyek Dengan ClickUp!
Kontrol proyek diperlukan untuk mengelola proyek Anda dan memastikan pengiriman tepat waktu. Hal ini juga dilengkapi dengan manfaat seperti alokasi sumber daya yang optimal, pencegahan pembengkakan anggaran, hasil yang berkualitas tinggi, dan penjadwalan yang optimal.
Namun, Anda harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti tenggat waktu proyek, biaya, ruang lingkup, dan risiko sehingga Anda tidak akan membuat kontrol proyek Anda sia-sia.
Praktik pengendalian proyek yang baik melibatkan pengelolaan sumber daya Anda, melacak dan menganalisis jadwal proyek, dan melakukan analisis risiko yang konsisten. Selain itu, pantau kinerja Anda dengan KPI dan perhatikan proses kontrol perubahan Anda untuk mencegah pergeseran ruang lingkup. Terakhir, integrasikan struktur perincian pekerjaan ke dalam alur kerja Anda.
Ikuti panduan utama ini untuk kontrol proyek dan gunakan alat bantu seperti ClickUp dan Tara A Saya akan membantu Anda secara konsisten menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Coba ClickUp Gratis Hari Ini! Penulis Tamu:
Tam Pham
adalah Manajer Operasi Bisnis di Tara AI. Tara adalah platform pengiriman produk yang dirancang untuk membantu tim teknik mendapatkan wawasan pengembangan,
meningkatkan kinerja
dan memberikan hasil yang dapat diprediksi.