Sebagai seorang manajer proyek, Anda tahu berapa banyak waktu, tenaga, dan keringat yang dibutuhkan untuk mengelola sebuah proyek dari awal hingga selesai. Tidak ada yang salah dengan pendekatan intuitif terhadap manajemen proyek ketika Anda hanya memiliki beberapa proyek sederhana.
Namun, jika Anda menangani beberapa proyek yang kompleks, Anda akan sangat diuntungkan dengan pendekatan terorganisir yang menguraikan fase proyek s. 🤹
The Institut Manajemen Proyek (PMI) menciptakan proses manajemen proyek lima langkah untuk memberikan para manajer proyek fondasi yang siap pakai untuk manajemen proyek yang lebih baik. Jika Anda mengalami kesulitan dengan ruang lingkup yang melebar, pengerjaan ulang, atau kekacauan proyek secara umum, mengikuti lima fase manajemen proyek akan membuat tim Anda tetap berada di jalur yang benar.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa saja kelima fase tersebut dan mengapa mereka sangat bermanfaat. Kami juga akan membagikan tips dan sumber daya praktis untuk membantu Anda menguasai setiap fase siklus hidup manajemen proyek.
Apa Saja 5 Fase Manajemen Proyek?
PMI menciptakan pendekatan lima langkah untuk memberikan manajer proyek sebuah proses sistematis dalam menjalankan proyek dari A hingga Z. Inilah lima fase siklus hidup manajemen proyek:
1. Fase inisiasi
Ini adalah saat Anda memulai proyek dan mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan dengan mendefinisikan tujuan proyek dan menetapkan tujuan.
Catat elemen-elemen kunci dan pemangku kepentingan proyek Anda dengan Templat Piagam Proyek ClickUp Fase inisiasi biasanya berujung pada piagam proyek, yang merupakan dokumen yang menguraikan ruang lingkup proyek, tujuan, dan manajemen risiko, hasil kerja dan pemangku kepentingan. Tujuannya di sini adalah untuk membangun pemahaman bersama tentang proyek sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.
2. Fase perencanaan
Anda akan mendapatkan lebih banyak informasi terperinci di bagian rencana proyek fase perencanaan. Di sinilah Anda membuat rencana terperinci untuk melaksanakan, memantau, dan mengendalikan proyek. Ini adalah salah satu fase manajemen proyek yang paling penting untuk memastikan Anda memiliki kerangka kerja dari awal hingga akhir.
Tingkatkan produktivitas dengan menyederhanakan tugas dan menggunakan ClickUp Views yang dapat disesuaikan untuk mengatur dan memantau semua jenis pekerjaan
Anda akan bertemu dengan tim Anda untuk menentukan kerangka waktu, sumber daya, dan anggaran proyek. Ini juga saat yang tepat untuk memutuskan alat manajemen proyek untuk membantu Anda merencanakan dan mengelola Tugas, Obrolan, Dokumen, Template, dan lainnya.
3. Fase eksekusi
Selama eksekusi, tim proyek Anda sibuk melakukan pekerjaan, dan Anda mulai mengelola semuanya.
Namun ini bukan kesempatan untuk berpuas diri - Anda harus manajer proyek yang baik secara teratur memeriksa tim mereka untuk memastikan mereka berada di jalur yang benar jadwal proyek dan memenuhi standar kualitas. Semakin cermat Anda mengelola selama fase eksekusi, semakin sedikit yang perlu Anda ubah selama fase berikutnya.
4. Fase pemantauan dan pengendalian
Tidak semua proyek memiliki tanggal mulai dan berakhir yang jelas. Pada fase keempat, Anda melacak kemajuan proyek dan membandingkannya dengan metrik dalam rencana awal Anda.
Merinci tujuan, tugas, poin tangkas, dan status proyek di Dasbor ClickUp 3.0 yang sangat mudah disesuaikan
Jika proyek keluar dari jalur, sekarang adalah kesempatan untuk memperbaiki arah sehingga Anda masih bisa mencapai tujuan.
5. Fase penutupan
Setelah tim Anda menyelesaikan semua tugas, Anda secara resmi menutup proyek di perangkat lunak manajemen proyek . Namun jangan biarkan proyek ini berhenti begitu saja-jadwalkan pertemuan post-mortem untuk membicarakan bagaimana proyek ini berjalan dan mengambil pelajaran untuk proyek-proyek selanjutnya.
Fase-fase siklus hidup proyek ini sangat membantu karena memberi Anda struktur untuk membangun proyek yang solid.
Fase-fase ini cukup fleksibel untuk mendukung hampir semua proyek, bisnis, atau tim, sehingga Anda bisa menambahkan keahlian Anda dan membuat metodologi manajemen proyek ini menjadi milik Anda sendiri. ✨
Manfaat Mengikuti Fase Proyek
Proyek tanpa fondasi yang kuat memiliki risiko kinerja yang buruk. Alih-alih mendekati proyek dengan sikap laissez-faire, gunakan pendekatan bertahap untuk melihat perbedaan yang terukur dalam kinerja proyek Anda.
Faktanya, mengikuti fase siklus hidup proyek ini memiliki banyak keuntungan. 🤩
Kejelasan dan arahan
Membagi proyek menjadi beberapa tahapan yang jelas membuatnya tidak terlalu mengintimidasi dan lebih mudah diakses. Hal ini memastikan Anda mendefinisikan setiap aspek proyek sebelum memulai pekerjaan, memberikan tim Anda peta jalan yang jelas untuk diikuti sehingga Anda tidak mengabaikan detail penting.
Keterlibatan pemangku kepentingan
Orang-orang akan mengabaikan jika mereka merasa sebuah proyek tidak sesuai dengan mereka atau jika proyek tersebut terlalu berbelit-belit. Fase siklus hidup proyek memungkinkan Anda untuk menjelaskan mengapa proyek itu penting sebelum tim Anda melakukan pekerjaan apa pun. Hal ini tidak akan menjamin keterlibatan, namun proses manajemen proyek ini membuatnya lebih mungkin untuk orang akan memahami peran mereka dan mengapa pekerjaan mereka penting. 🧑🏽💼
Gunakan Papan Tulis ClickUp untuk memberikan tugas, menandai penerima tugas, dan apa pun yang diperlukan untuk memulai kolaborasi Anda berikutnya
Menangani proyek dalam tahapan yang jelas juga mengurangi pemikiran berlebihan dan perfeksionisme. Jika tim Anda kesulitan mengerjakan ulang fase-fase sebelumnya atau ruang lingkup yang melebar, pendekatan langkah demi langkah sangat cocok untuk mengajak para pemangku kepentingan membuat keputusan dan mematuhinya.
Efisiensi sumber daya
Anda memiliki sumber daya yang terbatas untuk proyek ini, jadi manfaatkanlah sebaik-baiknya. Fase-fase manajemen proyek memeras lebih banyak nilai dari sumber daya yang ada, apakah itu anggaran, alat, atau orang.
ClickUp 3.0 menyediakan tampilan yang disederhanakan untuk melihat seluruh beban kerja tim Anda atau individu untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan
Ini mendorong perencanaan proaktif, yang memungkinkan untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat dengan sumber daya yang sudah Anda miliki. ⚒️
Manajemen risiko
Anda mengidentifikasi potensi risiko proyek selama proses inisiasi proyek fase. Hal ini memberi tim Anda-termasuk orang-orang baik di bagian hukum dan SDM-sebuah kesempatan untuk mengatasi potensi kewajiban sebelum hal itu terjadi.
Proyek yang bertahap jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mengalami kendala yang dapat dicegah, yang membantu Anda menghindari sakit kepala di masa depan dan menikmati proyek yang lebih lancar. 🧘
Hasil kerja yang lebih baik
Membagi proyek ke dalam beberapa fase memberi Anda pos pemeriksaan rutin untuk mengevaluasi pekerjaan tim. Anda dapat melihat perbedaan antara hasil proyek dan rencana proyek Anda, yang memberikan waktu bagi tim Anda untuk memperbaiki masalah sejak dini.
Moral dan akuntabilitas yang lebih baik
Fase siklus hidup proyek yang jelas memberi semua orang di tim Anda item tindakan yang jelas. Mereka tidak perlu bertanya-tanya apa yang perlu mereka lakukan atau apakah mereka berhasil atau tidak-semuanya dijabarkan dalam rencana proyek.
Saat Anda menyelesaikan tonggak pencapaian, tim proyek memiliki rasa pencapaian yang lebih besar, sehingga meningkatkan semangat kerja. 🙌
Komunikasi yang efektif
Pendekatan bertahap memerlukan pembuatan rencana komunikasi yang menjelaskan bagaimana Anda berinteraksi dengan para pemangku kepentingan dan anggota tim proyek. Hal ini membuat semua orang tetap berada dalam lingkaran untuk mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman.
Kinerja yang lebih baik dari waktu ke waktu
Satu proyek yang sukses akan menghasilkan proyek-proyek yang lebih sukses di masa depan. Meskipun proyek ini tidak berjalan seperti yang Anda atau manajer proyek harapkan, pendekatan bertahap mengharuskan Anda untuk merefleksikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang akan Anda ubah di lain waktu.
Dengan rencana ini, Anda dapat menghindari pengulangan kesalahan yang sama dan merancang proyek yang lebih baik di masa mendatang. 🎉
5 Fase Manajemen Proyek di Seluruh Siklus Hidup Proyek
Apakah Anda siap menerapkan fase-fase dalam proyek Anda sendiri? Lihat bagian Templat Proyek Bertahap ClickUp untuk memecah proyek Anda dengan cepat ke dalam tahapan-tahapan yang dapat dikelola.
Templat ini merupakan awal yang baik, tetapi mengetahui cara menjalankannya akan membantu Anda mendapatkan nilai lebih dari setiap fase proyek dalam siklus hidup proyek. Ikuti tips berikut ini untuk merampingkan proyek dari inisiasi hingga penutupan.
1. Inisiasi proyek
Anda telah memutuskan untuk memulai sebuah proyek. Bagus! Selama fase inisiasi proyek, Anda akan:
- Mengidentifikasi kasus bisnis untuk proyek tersebut
- Melakukan studi kelayakan untuk memastikan proyek tersebut layak
- Membuat daftar tim proyek, pemangku kepentingan, dan anggota tim yang harus diinformasikan
Jadwalkan pertemuan awal untuk memulai segala sesuatunya. Pertemuan ini harus melibatkan semua anggota tim di seluruh tim proyek, ditambah pemangku kepentingan yang relevan seperti atasan Anda atau CEO.
Selama rapat, Anda akan membuat piagam proyek, yang menguraikan visi dan arah proyek Anda. Anda juga tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk merencanakan rapat ini.
Atur proyek Anda, tentukan metrik keberhasilan, dan identifikasi potensi masalah dengan templat piagam proyek ClickUp yang sangat terorganisir
The Template Piagam Proyek ClickUp memiliki semua yang Anda butuhkan untuk memulai. Tentukan tujuan proyek, delegasikan tugas, dan perjelas komunikasi dalam dokumen ini sebelum Anda merencanakan proyek dengan sungguh-sungguh - ini akan menghemat banyak pekerjaan di kemudian hari. ⏲️
Kiat-kiat cepat:
- Lakukan analisis pemangku kepentingan untuk melibatkan pemangku kepentingan utama di awal tim proyek Anda
- Pilihlah tujuan yang jelas dan dapat dicapaitujuan proyek yang selaras dengan tujuan organisasi Anda
- Memiliki gambaran yang jelas tentang jadwal dan anggaran proyek Anda untuk merampingkan fase berikutnya
2. Perencanaan proyek
Perencanaan proyek mungkin terdengar mirip dengan inisiasi, namun keduanya tidak sama. Pada fase inisiasi, Anda menjustifikasi proyek dan mengumpulkan tim ahli. Pada fase perencanaan proyek, Anda membuat rencana proyek, yang meliputi:
- Memutuskan jadwal proyek
- Memprioritaskan hasil kerja
- Menentukan ruang lingkup proyek
- PengaturanSasaran yang cerdas* Membuat struktur perincian kerja, yang memecah tugas menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
Bagian dari proses manajemen proyek ini bisa menjadi sedikit membingungkan, jadi yang terbaik adalah memasukkan semuanya ke dalam perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp. Curah pendapat tentang ide-ide besar Anda dalam sebuah Papan Tulis ClickUp dan ubah menjadi Proyek dan Tugas hanya dengan sekali klik.
Tindak lanjuti rencana Anda dengan mengubah catatan tempel langsung menjadi tugas menggunakan Templat Rencana Tindakan untuk Papan Tulis ClickUp
Visualisasikan peta jalan proyek Anda di Tampilan Papan (Kanban) atau Tampilan Bagan Gantt untuk melihat rencana proyek pada tingkat tinggi dan menyesuaikan semuanya.
Sebagai manajer proyek, Anda mendasarkan seluruh proyek pada rencana ini (tanpa tekanan!), jadi luangkan waktu Anda untuk membuat rencana proyek yang matang dan memudahkan eksekusi. 💃
Tips cepat:
- Tetapkan tonggak pencapaian yang jelas dengan tanggal dan hasil yang terukur
- Alokasikan anggota tim, peralatan, dan anggaran untuk setiap tugas
- Kembangkan rencana komunikasi untuk membagikan siapa yang perlu mengetahui apa, kapan, dan bagaimana mereka akan mendapatkan informasi tersebut
3. Pelaksanaan proyek
Dengan rencana proyek di tangan, manajer proyek harus sibuk membuat hasil kerja di fase eksekusi . Jika Anda memiliki lebih dari dua pemangku kepentingan (dan Anda mungkin memiliki lebih dari dua), sebaiknya pantau semua pekerjaan dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda.
Dapatkan pandangan holistik tentang status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0
Lacak kemajuan tim Anda secara real-time Dasbor ClickUp . Buat Dasbor untuk setiap proyek atau lihat semua proyek Anda di tingkat tinggi. Templat Hasil Proyek ClickUp juga sangat menghemat waktu. Ambil templat ini, tambahkan tugas proyek Anda, dan secara otomatis memantau semua status dari tempat yang sama hanya dalam beberapa menit.
Yang terbaik dari semuanya, perangkat lunak siklus hidup manajemen proyek ini akan memberi tahu Anda atau manajer proyek yang berdedikasi jika ada tugas atau proyek yang keluar dari jalur. Hal ini memungkinkan intervensi dini, yang membuat perbedaan antara kegagalan dan kesuksesan. 🏅
Tips cepat:
- Kembangkan lingkungan di mana anggota tim saling berkolaborasi dan berbagi ide dengan bebas
- Jadwalkan check-in rutin untuk pembaruan status
- Periksa kembali hasil kerja untuk kualitasnya guna mencegah revisi besar di kemudian hari
4. Pemantauan dan pengendalian proyek
Setelah eksekusi awal berjalan, saatnya memantau kemajuan proyek. Pada tahap ini, Anda akan memonitor kontrol proyek seperti:
- Biaya
- Risiko
- Waktu
- Lingkup
- Sumber daya
- Kualitas
Buat dasbor KPI terperinci di ClickUp untuk menganalisis, memvisualisasikan, dan memprioritaskan pekerjaan Anda
Menyiapkan dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan untuk menarik data proyek secara real-time ke dalam satu visual yang rapi. Anda akan melihat semua metrik dan indikator kinerja utama (KPI) di satu tempat dan membuat keputusan dalam waktu singkat.
Namun, kinerja proyek hanyalah salah satu bagian dari teka-teki. 🧩
Anda juga mengelola manusia, dan hal ini membutuhkan pengawasan terhadap beban kerja tim Anda. Perangkat lunak pemantauan karyawan ClickUp memberi Anda pandangan instan tentang beban kerja tim Anda sehingga Anda dapat membagi pekerjaan dengan tepat. Jika Anda mengelola banyak orang, lihat Tampilan aktivitas untuk melihat aktivitas agregat berdasarkan karyawan, aktivitas, atau departemen.
Tips cepat:
- Bandingkan KPI Anda saat ini dengan sasaran yang ditetapkan dalam rencana proyek Anda
- Jangan takut untuk menyesuaikan rencana proyek Anda berdasarkan kinerja dan perubahan eksternal
- Buat lingkaran umpan balik di mana Anda mengumpulkan, menganalisis, dan menindaklanjuti umpan balik untuk membuat produk yang lebih baik
5. Penutupan proyek
Semua hal yang baik harus berakhir, jadi inilah saatnya bagi manajer proyek untuk menyelesaikan bagian yang belum selesai di bagian penutupan proyek fase. Tentu saja, menutup proyek di perangkat lunak manajemen proyek Anda adalah suatu keharusan, tetapi jadwalkan post-mortem dengan tim Anda sebelum melakukannya.
Pertemuan post-mortem melihat apa yang berjalan dengan baik dan apa yang bisa menjadi lebih baik. Jika Anda gagal atau ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana, catatlah untuk proyek berikutnya. Jika proyek tersebut berhasil, jelaskan mengapa proyek tersebut berhasil dalam catatan post-mortem Anda sehingga Anda bisa menirunya untuk proyek-proyek selanjutnya.
Buka tampilan Papan untuk memvisualisasikan tugas dengan Templat Post-Mortem Proyek ClickUp Templat Post-Mortem ClickUp memberi Anda dokumen post-mortem siap pakai untuk melihat tren proyek. Kumpulkan data proyek Anda dalam dokumen, tinjau dengan tim Anda, dan bagikan dengan semua orang sesudahnya. Pastikan untuk meninjau dokumen post-mortem sebelumnya sebelum proyek Anda berikutnya untuk menciptakan pekerjaan yang lebih kuat di masa depan. 💪
Tips cepat:
- Atur semua dokumen post-mortem di ruang bersama di manapemangku kepentingan proyek dapat mengaksesnya-mempercepat proses dengan haktemplat post-mortem* Lepaskan semua sumber daya, termasuk manajer proyek, anggota tim, dan perangkat lunak, dari proyek sehingga mereka dapat mengerjakan proyek lain
- Berikan penghargaan kepada tim Anda atas kerja keras mereka
Bangun Alur Kerja Proyek yang Lebih Baik di ClickUp
Fase-fase proyek merampingkan hari kerja Anda, meningkatkan kualitas kerja tim Anda, dan menghasilkan kinerja yang lebih baik secara keseluruhan. 🏆
Perangkat lunak manajemen proyek harus dimiliki untuk manajemen proyek berbasis fase. ClickUp tidak hanya menyatukan semua Proyek, Tugas, Papan Tulis, Obrolan, dan Dokumen di bawah satu atap, namun juga mendukung pendekatan yang lebih terstruktur untuk manajemen proyek.
Lihat sendiri fitur-fiturnya yang menghemat waktu: Buat Ruang Kerja ClickUp gratis Anda sekarang.