Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Inisiasi Proyek yang Sukses

"Memulai dengan baik sudah setengah jalan."

Seorang filsuf besar, Aristoteles mengetahui pentingnya permulaan yang kuat. Pepatah abadi ini berlaku untuk filosofi dan setiap tugas, terutama proyek-proyek kami.

Sudahkah kita mengalokasikan sumber daya yang diperlukan dengan tepat untuk proyek? Bagaimana kita dapat mengelola keterbatasan anggaran? Bagaimana kita menetapkan standar kualitas?

Pertanyaan-pertanyaan seperti ini sering muncul jika Anda gagal memulai proyek dengan baik. Inisiasi proyek adalah tahap yang paling penting dalam setiap proyek.

Namun, apakah Anda seorang manajer proyek berpengalaman atau pemula, pertanyaan tentang bagaimana memulai sebuah proyek mungkin mengganggu Anda. Pada artikel ini, kami akan membawa Anda melalui ABC dari fase inisiasi proyek, bersama dengan langkah-langkah untuk inisiasi yang efektif.

Apa itu Inisiasi Proyek?

Institut Manajemen Proyek membagi sebuah siklus hidup proyek menjadi lima tahap:

• Inisiasi: Mendefinisikan proyek dan mengumpulkan para pemangku kepentingan
• Perencanaan: Menciptakan tujuan dan peta jalan
• Eksekusi: Meluncurkan proyek
• Kinerja: Mengukur kinerja menggunakan KPI
• Penutupan: Membagikan detail dengan para pemangku kepentingan

Artikel ini berfokus pada inisiasi proyek. Seperti yang terlihat dari namanya, inisiasi proyek adalah langkah pertama dari sebuah proyek. Inisiasi proyek melibatkan pendefinisian proyek pada tingkat yang luas, mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan utama, dan membangun fondasi yang kuat untuk proyek tersebut.

Tahap ini menentukan masa depan proyek Anda-apakah akan dilanjutkan atau tidak? Hanya dengan persetujuan para pemangku kepentingan, Anda dapat memulai proyek. Anda harus menunjukkan ide-ide Anda, kelayakannya, dan nilai bisnisnya untuk mendapatkan persetujuan tersebut.

Oleh karena itu, kegiatan yang terlibat dalam tahap ini meliputi:

• Definisi proyek: Mendefinisikan tujuan, sasaran, dan hasil
• Piagam proyek: Mengembangkan piagam proyek (lebih lanjut tentang ini nanti)
• Definisi ruang lingkup: Mendefinisikan ruang lingkup proyek, batasan, dan asumsi
• Penilaian risiko: Mengidentifikasi potensi risiko dan ketidakpastian
• Studi kelayakan: Memahami kelayakan proyek Anda
• Analisis biaya-manfaat **Mengidentifikasi apakah proyek memiliki nilai bisnis
• Perencanaan sumber daya: Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan dan menyusun jadwal awal proyek
• Keterlibatan pemangku kepentingan: Mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan
• Persetujuan proyek: Mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan
• **Pembentukan tim: Membentuk tim impian yang akan mengerjakan proyek

Mengelola semua aspek dalam waktu yang terbatas membuat manajemen proyek menjadi menantang. Oleh karena itu, di sepanjang siklus hidup proyek, Anda memerlukan alat bantu untuk membantu Anda mengelola risiko, tugas, sumber daya, dan kinerja.

Dapatkan tampilan holistik dari status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp 3.0 Alat Manajemen Proyek ClickUp mempercepat perencanaan dan pelaksanaan proyek, memastikan transparansi, melacak prioritas Anda, dan memungkinkan Anda menyelesaikan proyek dengan lebih cepat dan lebih baik.

Inisiasi proyek vs. perencanaan proyek

Sangat mudah untuk mengacaukan fase inisiasi proyek dengan perencanaan proyek. Banyak orang menggunakan inisiasi dan perencanaan secara bergantian ketika berbicara tentang manajemen proyek. Namun, ini adalah dua istilah yang berbeda.

Anda sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan inisiasi proyek, jadi mari kita bahas perencanaan proyek. Perencanaan proyek adalah fase kedua dari manajemen proyek. Fase ini melibatkan pendefinisian tujuan spesifik dan kiriman dan mengerjakan detail-detail kecil dari rencana tersebut. The alat perencanaan proyek yang digunakan pada tahap ini juga berbeda.

Untuk pemahaman yang lebih baik, berikut adalah perbedaan umum di antara keduanya:

Perbedaan antara Inisiasi Proyek dan Perencanaan Proyek

Mengapa Fase Inisiasi Proyek yang Kuat Itu Penting?

Fase inisiasi proyek dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda. Fase ini sangat penting, mulai dari mendapatkan persetujuan proyek hingga membentuk tim untuk mewujudkan visi Anda. Mari kita bahas pentingnya tahap ini.

Kejelasan tujuan

Hal ini membangun pemahaman yang jelas tentang tujuan proyek tujuan, sasaran, dan maksud. Hal ini memastikan semuanya selaras dengan ruang lingkup proyek, dengan sedikit kemungkinan terjadinya pergeseran ruang lingkup.

Melibatkan para pemangku kepentingan

Hal ini melibatkan keterlibatan pemangku kepentingan Anda dan mendapatkan persetujuan mereka. Semakin dini keterlibatannya, semakin besar peluang Anda untuk mendapatkan dukungan dan mengurangi potensi tantangan. Semakin dini Anda melibatkan sponsor eksekutif, semakin tinggi peluang proyek untuk berjalan.

Mengidentifikasi risiko

Tahap ini melibatkan proses mengidentifikasi dan memahami risiko. Hal ini sangat penting untuk perencanaan proyek dan meminimalkan dampak ketidakpastian pada proyek.

Menyelaraskan sumber daya

Ini membantu menyelaraskan sumber daya, termasuk aset manusia, keuangan, dan teknologi. Tepat alokasi sumber daya mengurangi kemungkinan menghadapi kemacetan di fase-fase selanjutnya. Optimal alokasi sumber daya akan memastikan proyek Anda berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.

Mendefinisikan ruang lingkup dan batasan proyek

Fase ini juga mencakup pendefinisian ruang lingkup proyek dengan jelas. Hal ini, bersama dengan mengidentifikasi kendala dan asumsi, menjadi dasar bagi perencanaan dan ekspektasi yang realistis.

Mengesahkan piagam proyek

Piagam proyek setara dengan keberadaan proyek. Dokumen ini secara resmi mengesahkan keberadaan proyek. Dengan dokumen ini, Anda mendapatkan wewenang untuk memulai aktivitas proyek.

Membangun komunikasi

Komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan proyek apa pun. Tahap ini menetapkan saluran komunikasi yang paling efektif antara tim proyek dan pemangku kepentingan eksternal.

Meskipun hal ini diperiksa selama durasi proyek (dan setelah pelaksanaan proyek ) untuk mencegah miskomunikasi, hal ini membantu mencegah pemborosan waktu dan sumber daya.

Dasar untuk perencanaan

Permulaan yang kuat akan menjadi dasar yang kuat untuk fase perencanaan proyek. Dengan fase inisiasi yang dijalankan dengan baik, Anda dapat memastikan bahwa perencanaan selanjutnya didasarkan pada informasi yang akurat dan pemahaman yang menyeluruh tentang persyaratan proyek.

Oleh karena itu, fase inisiasi menetapkan arah dan kebutuhan sumber daya proyek Anda. Hal ini memastikan semua pemangku kepentingan dan anggota tim berada di halaman yang sama mengenai tujuan, ruang lingkup, sasaran, dan cara melanjutkan.

5 Langkah Menuju Fase Inisiasi Proyek yang Efektif

Setelah Anda mengetahui mengapa dan kapan inisiasi proyek dilakukan, mari kita lanjutkan ke bagaimana caranya. Bagaimana kita memastikan fase inisiasi proyek yang efektif? Jawabannya sederhana-dengan beberapa kemahiran, alat manajemen proyek yang sempurna, dan langkah-langkah berikut ini! Dan jangan lupa untuk mengikuti prinsip-prinsip manajemen proyek .

1. Membuat piagam proyek

Atur proyek Anda, tentukan metrik keberhasilan, dan identifikasi potensi masalah dengan templat piagam proyek ClickUp yang sangat terorganisir

Piagam proyek adalah dokumen penting dalam siklus hidup manajemen proyek. Ini memformalkan proyek Anda dan memberikan arahan kepada semua orang. Penggunaan dasarnya adalah untuk:

• Mengesahkan proyek
• Menunjukkan mengapa proyek Anda diperlukan
• Meminta semua orang bertanggung jawab atas peran dan tanggung jawab mereka
• Bertindak sebagai garis dasar di seluruh siklus hidup proyek

Piagam proyek sangat berbeda dengan business case. Business case digunakan untuk proyek yang lebih besar dengan lebih banyak item, sedangkan project charter digunakan untuk proyek yang lebih kecil dengan lebih sedikit item.

Konten piagam proyek Anda

Berikut ini adalah hal-hal yang harus Anda sertakan saat membuat project charter:

• Nama proyek Anda: Tambahkan nama proyek Anda dan buatlah sespesifik mungkin. Nama tersebut harus menarik dan mengkomunikasikan tujuan proyek Anda secara efektif
• Maksud dan tujuan: Cantumkan apa yang ingin dicapai oleh proyek dan mengapa proyek tersebut diusulkan
• Anggaran: Tambahkan perkiraan biaya dan sumber daya yang dibutuhkan
• Hasil: Tambahkan hasil, KPI, dan metrik
• Risiko: Sertakan tujuan dan strategi mitigasi yang telah diidentifikasi
• Ruang Lingkup: Nyatakan ruang lingkup proyek Anda
• Durasi: Sebutkan kerangka waktu awal dan akhir proyek Anda
• Pemangku kepentingan: Kepada siapa kamu akan melapor? Tambahkan rincian pemangku kepentingan utama kamu
• Peran dan tanggung jawab: Tentukan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim dalam proyek

Singkatnya, cakuplah mengapa, apa, dan siapa: mengapa proyek ini ada? Apa ruang lingkup proyek ini? Dan siapa yang akan mengerjakan proyek tersebut? Cara terbaik untuk membuat piagam proyek yang komprehensif adalah dengan menggunakan template piagam proyek .

Metode untuk membuat piagam proyek

Kelompokkan, filter, atau sembunyikan tugas dalam bagan Gantt ClickUp 3.0 untuk melacak dan menghubungkan alur kerja di semua pekerjaan Anda

Piagam proyek Anda akan sangat penting dalam menginformasikan dan membujuk para pemangku kepentingan. Oleh karena itu, piagam ini harus menarik. Gunakan visual seperti bagan Gantt atau Tampilan Garis Waktu untuk membuatnya menarik secara visual. Dengan cara ini, para pemangku kepentingan Anda akan dengan mudah mencerna informasi.

Hal lain yang perlu diingat adalah melibatkan anggota tim Anda yang penting dalam prosesnya. Kantor Manajemen Proyek atau PMO berfungsi sebagai sebuah tim dan kelompok. Proses inisiasi proyek adalah langkah siklus hidup proyek yang penting untuk melibatkan beberapa pemangku kepentingan utama sejak awal.

Hal yang baik adalah sebagian besar perangkat lunak manajemen proyek memiliki fitur yang menawarkan kolaborasi dan visual. Jadi, Anda tidak perlu melakukan semuanya secara manual.

Manajer proyek menggunakan Templat Piagam Proyek ClickUp untuk memberikan gambaran umum tentang tujuan dan sasaran secara komprehensif. Menawarkan daftar periksa yang mudah digunakan untuk melacak kemajuan dan opsi berbagi dokumen yang fleksibel dengan para pemangku kepentingan. Yang harus Anda lakukan adalah mendaftar ke ClickUp, menambahkan templat, dan mengundang anggota ke ruang kerja Anda untuk memulai kolaborasi.

2. Identifikasi pemangku kepentingan utama Anda

Langkah selanjutnya dalam inisiasi proyek adalah menemukan pemangku kepentingan utama yang akan menandatangani piagam proyek Anda. Project Management Institute mendefinisikan pemangku kepentingan sebagai orang-orang yang memengaruhi proyek atau dipengaruhi oleh proyek, seperti pemimpin eksekutif, sponsor, dll.

Mereka menyediakan sumber daya dan persetujuan untuk proyek. Dan kepuasan mereka adalah faktor utama dalam keberhasilan proyek.

Ada dua jenis pemangku kepentingan:

• Pemangku kepentingan internal: Ini biasanya orang-orang dari dalam organisasi yang terlibat dalam proyek. Ini termasuk tim proyek, manajer, sponsor, dan tim internal
• Pemangku kepentingan eksternal: Orang-orang ini terpengaruh oleh hasil proyek, meskipun mereka mungkin tidak terlibat langsung dalam proyek. Misalnya, klien eksternal, subkontraktor, pemasok, dan pengguna akhir

Cara lain untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan adalah dengan melakukan pemangku kepentingan proyek analisis. Berdasarkan hal ini, bagi pemangku kepentingan Anda menjadi empat kelompok:

• Orang dengan pengaruh tinggi dan minat tinggi
• Orang dengan pengaruh tinggi dan minat rendah
• Orang-orang dengan pengaruh rendah dan minat tinggi
• Orang-orang dengan pengaruh rendah dan minat rendah

Orang-orang dalam kelompok pertama adalah pemangku kepentingan utama Anda. Dengan adanya orang-orang ini di sisi Anda, proyek Anda memiliki peluang lebih besar untuk berhasil, karena mereka membantu mengidentifikasi risiko dan memberikan pengalaman mereka. Dan ingatlah untuk membuat daftar pemangku kepentingan. Ini akan membantu Anda menyelaraskan frekuensi dan sarana komunikasi dengan mereka.

Satukan komunikasi tim dalam satu ruang dengan ClickUp Chat dan bagikan pembaruan, tautkan sumber daya, dan berkolaborasi dengan mudah

Bagian penting lain dari langkah ini adalah menentukan metode komunikasi dengan para pemangku kepentingan. Hal ini juga akan berguna selama komunikasi tim. Pilih alat komunikasi dan kolaborasi yang tepat. Ini termasuk alat sederhana seperti email, Skype, atau sesuatu yang lebih intuitif seperti perangkat lunak manajemen proyek.

3. Mempresentasikan proyek Anda

Setelah Anda menemukan pemangku kepentingan utama, langkah selanjutnya dalam inisiasi proyek adalah mempresentasikan proyek Anda kepada mereka. Presentasi melibatkan presentasi dan advokasi untuk proyek Anda. Jika berhasil, Anda akan mendapatkan dukungan, sumber daya, dan keselarasan dari orang-orang yang dapat mempengaruhi proyek Anda.

Berikut adalah beberapa elemen yang perlu dipertimbangkan saat mempresentasikan proyek Anda:

• Buat narasi yang menarik tentang proyek Anda. Komunikasikan tujuan, sasaran, dan hasilnya dengan cara yang selaras dengan prioritas dan kepentingan para pemangku kepentingan
• Mengidentifikasi kekhawatiran, harapan, dan prioritas para pemangku kepentingan, dan menyesuaikan presentasi Anda untuk menjawab poin-poin tersebut
• Jelaskan dengan jelas proposisi nilai dari proyek tersebut. Pastikan untuk menekankan manfaat dan dampak positifnya terhadap organisasi dan masyarakat
• Pastikan untuk membahas risiko dan tantangan. Akui dengan jelas dan bagikan strategi mitigasi
• Buatlah presentasi yang menarik secara visual. Gunakan bagan, grafik, dan slide untuk memberikan gambaran umum yang ringkas tentang proyek
• Buatlah presentasi yang interaktif dan menarik. Doronglah pertanyaan dan diskusi agar para pemangku kepentingan dapat mengungkapkan kekhawatiran mereka dan memberikan umpan balik
• Waktu sangat penting. Oleh karena itu, pilihlah waktu yang tepat untuk mempresentasikan proyek Anda. Pertimbangkan inisiatif dan prioritas lain yang sedang berlangsung sebelum membuat langkah Anda
• Selalu minta umpan balik. Tangani kekhawatiran para pemangku kepentingan dan bagikan informasi tambahan jika diperlukan
• Dan yang terakhir, rangkullah standarisasi proyek. Dengan metodologi yang terstandardisasi, presentasi Anda menjadi lebih jelas, lebih konsisten, dan lebih selaras dengan tujuan organisasi

4. Menjalankan studi kelayakan*

Langkah selanjutnya dalam inisiasi proyek adalah menjalankan studi kelayakan. Studi ini menilai kelayakan proyek Anda dengan sumber daya yang tersedia. Studi ini memastikan peluang pasar dan mendapatkan lebih banyak informasi sebelum Anda membuat keputusan akhir.

Pada dasarnya, studi ini menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah tim proyek memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini?
• Apakah proyek ini akan menghasilkan ROI yang cukup untuk membuatnya layak dikejar?

Studi kelayakan dilakukan setelah presentasi proyek. Anda bisa melakukannya bersamaan dengan analisis SWOT dan penilaian risiko proyek. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukan studi tersebut:

• Melakukan analisis awal
• Mengevaluasi kelayakan finansial proyek
• Melakukan penilaian pasar
• Tinjau data yang dikumpulkan oleh semua jenis studi kelayakan
• Dan terakhir, buatlah keputusan

A alat manajemen proyek seperti ClickUp membantu Anda melacak semua informasi yang diperlukan terkait studi kelayakan. Periksa kemajuan secara real-time, berkolaborasi secara instan dan mudah, aktifkan Tampilan Tim, dan rampingkan seluruh proses.

Sebelum melakukan studi kelayakan, pertimbangkan apakah proyek Anda membutuhkannya. Karena studi kelayakan membutuhkan cukup banyak waktu dan sumber daya, maka penting untuk menentukannya. Biasanya, Anda tidak perlu melakukannya untuk proyek-proyek kecil yang tidak memiliki dampak jangka panjang yang besar pada organisasi Anda. Anda tidak perlu melakukannya lagi jika Anda telah melakukan proyek atau studi serupa dalam tiga tahun terakhir.

5. Temukan orang-orang Anda

Dengan persetujuan pemangku kepentingan di satu sisi dan kelayakan proyek di sisi lain, Anda sudah siap untuk memulai proyek Anda. Yang tersisa hanyalah menemukan tim impian Anda. Sebuah tim proyek melibatkan orang-orang dari berbagai departemen, tergantung pada kebutuhan Anda.

Beberapa anggota tim yang umum meliputi:

• **Sponsor proyek: Orang yang bertanggung jawab atas visi dan tata kelola proyek. Mereka biasanya lebih senior dari manajer proyek
• Manajer proyek: Orang yang memimpin dan memandu tim, membuat keputusan, membuat rencana proyek, memantau kemajuan proyek, dan berinteraksi dengan para pemangku kepentingan
• Ketua tim: Dalam tim yang lebih besar, ketua tim berbeda dengan manajer proyek. Mereka bertanggung jawab atas tanggung jawab manajemen tim
• Anggota tim: Orang-orang dengan keahlian yang dibutuhkan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas yang berbeda

Tim proyek juga dapat memiliki anggota lain, tergantung pada kebutuhan. Pada akhirnya, tujuan Anda adalah membentuk tim fungsional dengan pengalaman dan keterampilan yang tepat. Anda bisa merekrut orang baru atau menugaskan kembali karyawan yang sudah ada.

ClickUp 3.0 menyediakan tampilan yang disederhanakan untuk melihat seluruh beban kerja tim Anda atau individu untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan

Dengan tim yang besar, memantau kemajuan anggota tim Anda bisa jadi sulit. Namun, Anda dapat memantau kemajuan setiap karyawan menggunakan status tampilan tim yang tersedia pada alat manajemen proyek Anda.

Kesimpulan

Sebagai langkah pertama dalam pengembangan proyek fase inisiasi memiliki kekuatan yang besar terhadap keseluruhan proyek.

Keputusan yang diambil selama fase ini memengaruhi seluruh siklus hidup proyek, membentuk lintasannya, dan menentukan keberhasilan akhirnya. Setiap langkah yang dibahas dalam artikel ini akan membawa Anda lebih dekat ke fase inisiasi proyek terbaik.

Mengikuti langkah-langkah ini akan membuat inisiasi proyek Anda menjadi lebih cerdas dan kuat. Dan ingat, jangan biarkan energi ini hilang selama proyek berlangsung. Pastikan setiap aspek, termasuk jadwal proyek, pengembangan kapasitas manajemen mutu, dan banyak lagi, dimulai dan diakhiri dengan energi yang sama (atau lebih baik!).