Apakah Anda kekurangan staf, kelebihan anggaran, dan khawatir tentang memenuhi tenggat waktu di tengah-tengah proyek? 👀
Jika ya, Anda akan senang mengetahui bahwa ada cara untuk mengurangi kemungkinan hal itu terjadi lagi. Masukkan perencanaan kapasitas.
Juga dikenal sebagai perencanaan permintaan atau peramalan permintaan, perencanaan kapasitas adalah elemen penting dalam manajemen proyek. Jika dilakukan dengan benar, ini dapat menghemat banyak waktu, energi, dan biaya dalam proyek Anda.
Dalam panduan ini, kami akan mendefinisikan berbagai jenis strategi perencanaan kapasitas dan memberi Anda proses untuk memulai, dengan contoh dan templat untuk memudahkan Anda. Terapkan prinsip-prinsip ini pada proyek Anda berikutnya, dan lihat betapa mudahnya proyek Anda berjalan!
Apa itu Perencanaan Kapasitas?
Tujuan dari perencanaan kapasitas adalah untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya Anda untuk menyelesaikan proyek tertentu dalam jangka waktu tertentu.
Perencanaan kapasitas yang efektif mempertimbangkan:
- Berapa banyak pekerjaan yang perlu dilakukan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan
- Pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu
- Anggota tim yang tersedia untuk mengerjakan proyek tersebut
- Waktu yang dapat didedikasikan oleh tim untuk itu
- Bahan, peralatan, atau perangkat lunak apa pun yang diperlukan
- Batasan anggaran proyek
Perencanaan kapasitas pada dasarnya adalah persamaan penawaran vs permintaan. Dengan kata lain, apakah Anda akan memiliki sumber daya yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya? ⚖️
Jika tidak, Anda harus merencanakan bagaimana mendapatkannya pada waktu yang tepat. Sebagai contoh, mungkin Anda perlu menambah jumlah staf atau meminjam sumber daya dari departemen lain untuk membantu sementara waktu. Di sisi lain, jika Anda memiliki kapasitas berlebih, Anda dapat mengalihkannya ke inisiatif lain.
Buat laporan anggaran yang profesional dan komprehensif dengan mudah di ClickUp
Perencanaan kapasitas sumber daya hanyalah langkah pertama dari manajemen sumber daya . Setelah Anda menyelesaikan perencanaan Anda, Anda harus mengalokasikan sumber daya tersebut tersebut ke bagian tertentu dari proyek yang paling sesuai.
Kemudian, Anda akan memantau proyek pemanfaatan sumber daya untuk memeriksa apakah perkiraan Anda akurat. Jika sumber daya tersebut digunakan secara berlebihan atau kurang, atau kebutuhan kapasitas Anda berubah, Anda dapat dengan cepat membuat penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan alokasi sumber daya.
Manfaat Perencanaan Kapasitas
Ketika Anda melakukan perencanaan kapasitas dengan baik, seluruh proyek akan mendapatkan manfaat dalam berbagai cara:
- **Perencanaan sumber daya yang baik memastikan Anda tidak perlu berurusan dengan kekurangan bahan baku atau peralatan. Anda akan memiliki apa yang Anda butuhkan untuk melanjutkan produksi sesuai dengan rencana proyek Anda
- Tim yang lebih produktif: Perencanaan kapasitas tenaga kerja yang dipertimbangkan dengan baik membuatmanajemen beban kerja mudah. Anda mengetahui kapasitas dan keterampilan tim Anda, sehingga Anda dapat memastikan semua orang bekerja pada tingkat optimal mereka-menghasilkan tingkat kepuasan tim yang tinggi dan kelelahan yang jauh lebih sedikit
- Lebih sedikit inefisiensi proses: Jelasketergantungan proyek dan perencanaan sumber daya yang baik membantu Anda mengalokasikan sumber daya yang cukup ke tempat yang tepat. Hal ini mencegah kemacetan yang membuang waktu dan mengurangi kapasitas produksi Anda
- Mengurangi kehabisan stok: Dengan perencanaan kapasitas produk yang baik, Anda akan selalu dapat memberikan apa yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya, memastikan mereka membelanjakan uang mereka dengan Anda, bukan dengan pesaing Anda
- Pengambilan keputusan yang lebih baik: Ketika Anda memiliki gambaran yang jelasrencana manajemen persyaratan ditambah manajemen kapasitas yang baik, Anda akan dapat membuat keputusan yang tepat di setiap langkah, bahkan ketika keadaan berubah atau Anda ingin meningkatkan skala
- Proses yang dapat digunakan kembali: Setelah Anda menguji strategi perencanaan kapasitas dan mengetahui bahwa strategi tersebut berhasil, Anda dapat menggunakan kembali rencana tersebut sebagai templat untuk proyek-proyek di masa mendatang, sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal setiap saat
- Profitabilitas yang lebih tinggi: Dengan semua proses yang dioptimalkan dan tingkat pemanfaatan sumber daya yang baik, biaya akan berkurang, sehingga meningkatkan laba Anda
- Pemangku kepentingan yang bahagia: Ketika semuanya berjalan lancar dan keuntungan meningkat, pemangku kepentingan Anda kemungkinan besar akan puas
Gunakan ClickUp untuk mengatur urutan operasi yang jelas dengan menambahkan ketergantungan "memblokir" atau "menunggu" di antara tugas
Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, perencanaan kapasitas yang sukses bukanlah masalah menebak-nebak. Hal ini membutuhkan data nyata dan perencanaan skenario -ditambah sedikit naluri. Untungnya, strategi perencanaan kapasitas yang sudah teruji tersedia untuk membantu, didukung oleh berbagai macam alat perencanaan kapasitas .
strategi Perencanaan Kapasitas ## Strategi Perencanaan Kapasitas
Ada beberapa cara yang berbeda untuk melakukan pendekatan terhadap perencanaan kapasitas. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan dan cocok untuk berbagai jenis bisnis dan profil risiko. Mari kita lihat apa saja yang mereka tawarkan.
Strategi kelambatan
Perencanaan kapasitas lag adalah strategi yang paling konservatif. Strategi ini bertujuan untuk memenuhi permintaan aktual dalam periode tertentu-dan tidak lebih.
Manfaat dari strategi real-time ini adalah Anda tidak membuang-buang sumber daya karena Anda hanya membayar apa yang Anda butuhkan. Namun, jika permintaan pelanggan berubah-katakanlah Anda menjalankan sebuah restoran, dan tiba-tiba ada banyak pelanggan yang datang-kemungkinan besar akan terjadi penundaan sebelum Anda dapat meningkatkan kapasitas untuk memenuhi permintaan tersebut.
Pelanggan umumnya tidak dikenal dengan kesabarannya, jadi mereka mungkin akan pergi ke pesaing Anda alih-alih menunggu Anda untuk menyusul. Jadi, Anda mungkin akan kehilangan uang dalam jangka pendek dan mungkin dalam jangka panjang jika mereka menyukai apa yang ditawarkan pesaing Anda.
Strategi ini sering digunakan oleh perusahaan yang menjual produk atau layanan bernilai tinggi atau mereka yang tahu bahwa kesetiaan pelanggan mereka terjamin.
Lihat beban kerja di seluruh tim Anda di ClickUp untuk menetapkan pekerjaan baru dan mengalokasikan sumber daya
Strategi memimpin
Perencanaan kapasitas utama jauh lebih berpikiran ke depan. Di sini, Anda merencanakan kebutuhan kapasitas Anda berdasarkan proyeksi permintaan di masa depan untuk periode tertentu. Hal ini membantu Anda memanfaatkan lonjakan penjualan yang akan datang, misalnya, pada hari libur atau waktu tertentu dalam setahun. 📊
Namun, ada juga lebih banyak risiko yang terkait dengannya. Jika perkiraan permintaan Anda selama periode tersebut ternyata terlalu optimis, Anda mungkin akan memiliki stok berlebih yang tidak dapat Anda jual atau anggota staf yang hanya duduk-duduk tanpa melakukan apa pun selain menghabiskan uang Anda.
Banyak bisnis ritel menggunakan strategi ini untuk merencanakan periode permintaan tinggi yang bersifat musiman, seperti liburan.
Lihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Mencocokkan strategi
Perencanaan kapasitas yang sesuai berada di antara dua hal ekstrem ini. Hal ini bertujuan untuk menemukan jalan tengah dengan memantau fluktuasi pasar dan perencanaan kapasitas secara teratur. Perencanaan ini juga melibatkan perencanaan kontinjensi di sekitar sumber daya yang tersedia sehingga Anda tahu persis apa yang akan Anda lakukan jika terjadi perubahan.
Misalnya, jika permintaan meningkat, Anda dapat meningkatkan kapasitas Anda hanya sedikit pada awalnya, tetapi memiliki sumber daya lain yang siap jika dibutuhkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengambil keuntungan dari peluang tanpa mengerahkan sumber daya terlalu jauh sebelumnya.
Strategi ini tidak terlalu berisiko seperti pendekatan lag dan masih memungkinkan skalabilitas. Karena alasan ini, ini adalah strategi yang baik untuk banyak bisnis. ✅
Melihat dan melacak estimasi waktu dengan mudah pada tugas ClickUp untuk manajemen sumber daya yang lebih baik
Cara Menerapkan Proses Perencanaan Kapasitas
Perencanaan kapasitas yang efektif membutuhkan beberapa langkah untuk memastikan Anda telah mencakup semua kebutuhan.
Hal ini dapat dilakukan dengan cara perencanaan kapasitas di Excel -dan tentu saja jauh lebih baik daripada mencoba melakukannya secara manual menggunakan kertas dan kalkulator. Namun, spreadsheet Excel bukanlah perangkat lunak perencanaan kapasitas terbaik yang tersedia.
Ada banyak sumber daya perencanaan kapasitas yang bagus secara online, dan salah satu yang terbaik adalah ClickUp.
ClickUp adalah manajemen proyek lengkap dan alat produktivitas yang dilengkapi untuk membantu Anda dalam perencanaan kapasitas. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengimplementasikan langkah-langkah proses.
Langkah 1: Pahami persyaratan proyek Anda
Ingatlah bahwa tujuan Anda di sini adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki semua sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Jadi, penting untuk memulai dengan memeriksa dengan tepat apa yang perlu dilakukan.
Idealnya, Anda akan memiliki dokumen ruang lingkup proyek atau piagam proyek. Jika tidak, dokumentasikan semua langkah proyek sebaik mungkin, bersama dengan kerangka waktu, prioritas, dan ketergantungan. Anda dapat menggunakan sebuah ClickUp Doc , a Papan Tulis ClickUp atau Bagan Gantt . 📝
Menguraikan semua detail proyek dan sumber daya yang tersedia dalam Dokumen ClickUp
Langkah 2: Perkirakan kapasitas yang Anda butuhkan
Gunakan rencana proyek Anda untuk memperkirakan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah proyek. Untuk melakukan ini, gunakan pengetahuan dan pengalaman Anda serta data historis yang Anda miliki-dan jangan takut untuk berkonsultasi dengan orang lain yang mungkin bisa membantu. Kemudian tambahkan estimasi waktu untuk mendapatkan total waktu.
Jika ada keahlian khusus yang dibutuhkan untuk langkah-langkah yang berbeda, soroti hal tersebut karena perlu dialokasikan untuk orang-orang tertentu. Identifikasi orang-orang yang Anda inginkan dalam tim Anda, terutama mereka yang memiliki keahlian khusus yang Anda butuhkan. Selain itu, buatlah daftar bahan atau peralatan yang mungkin Anda perlukan. 💻
Bertukar pikiran dan berkolaborasi di Papan Tulis ClickUp
Langkah 3: Periksa kapasitas tim Anda saat ini Tampilan Beban Kerja ClickUp dirancang untuk membantu Anda memastikan semua anggota tim Anda bekerja secara optimal.
Fungsionalitas tampilan Beban Kerja menggunakan tugas yang Anda alokasikan dan estimasi kerangka waktu untuk menunjukkan dengan tepat berapa banyak pekerjaan yang dimiliki atau tidak dimiliki oleh setiap anggota tim. 🏖️
Beban kerja anggota tim ditampilkan dalam bentuk grafik batang relatif terhadap kapasitas mereka-jumlah waktu yang mereka miliki untuk bekerja-selama seminggu, dua minggu, atau sebulan (Anda memilih jangka waktunya). Anda dapat dengan mudah melihat dengan tepat berapa banyak waktu yang tersisa untuk melakukan pekerjaan tambahan. Dan jika Anda ingin menelusuri detailnya, Anda bisa mengklik untuk melihat tugas-tugas spesifik yang sedang mereka kerjakan.
Lihat berapa banyak kapasitas yang dimiliki setiap anggota tim di seluruh Ruang Kerja Anda
Langkah 4: Pikirkan kesenjangan
Setelah mengetahui berapa banyak bandwidth yang dimiliki tim Anda untuk mengerjakan proyek baru Anda, Anda bisa menghitung kesenjangan kapasitas. Sebagai contoh, katakanlah proyek ini membutuhkan 200 jam untuk jenis pekerjaan tertentu dalam seminggu, tetapi tim Anda hanya memiliki 100 jam kapasitas yang tersedia. Maka, Anda perlu mempekerjakan kontraktor sementara atau pekerja lepas untuk 100 jam ekstra. 🙋♀️
Gunakan alat perencanaan kapasitas di ClickUp selama proses perekrutan untuk memudahkan pelacakan
Langkah 5: Memantau kapasitas secara terus menerus
Memperkirakan sangat penting untuk memulai perencanaan kapasitas, namun banyak hal berubah dan kehidupan nyata tidak selalu berjalan sesuai rencana. Beberapa tugas mungkin membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda perkirakan, mungkin ada beberapa ruang lingkup merayap atau anggota tim bisa jatuh sakit.
Perhatikan terus perkembangannya agar Anda dapat menyempurnakan perencanaan kapasitas saat Anda melakukannya. Gunakan Dasbor ClickUp yang dapat disesuaikan untuk melihat analitik waktu nyata dan dengan cepat menghasilkan laporan ketika Anda membutuhkannya, sehingga Anda selalu tahu apa yang terjadi dan dapat merespons dengan cepat terhadap tanda bahaya apa pun. 🚩
Jika Anda ingin mendalami cara mengoptimalkan perencanaan kapasitas Anda, daftar secara gratis untuk mengikuti kursus Kursus ClickUp University tentang cara Memaksimalkan Perencanaan Kapasitas dengan Tampilan Beban Kerja.
Dapatkan tampilan holistik dari status proyek dan tugas yang tersisa di seluruh tim atau departemen Anda dengan Dasbor di ClickUp
Contoh dan Templat Perencanaan Kapasitas
Mari kita lihat bagaimana strategi dan proses ini dapat diterjemahkan ke dalam beberapa skenario kehidupan nyata, dengan menggunakan Templat Beban Kerja Karyawan ClickUp .
Contoh strategi jeda
Riley adalah manajer produksi untuk bisnis kecil yang membuat tas tangan eksklusif buatan tangan. Mereka tahu berapa banyak tas tangan yang terjual setiap bulannya melalui toko online mereka dan membuat rencana yang sesuai. 👜
Suatu hari, perusahaan ini mendapatkan keberuntungan, dan seorang influencer menemukan produk mereka. Dia mempromosikan tas favoritnya di saluran YouTube dan TikTok-nya, dan tiba-tiba, semua orang menginginkannya. Pesanan membanjiri, dan bisnis ini segera kehabisan stok.
Perusahaan memanfaatkan peluang ini dan membuat daftar tunggu untuk tas, yang mereka publikasikan di seluruh saluran mereka. Riley melakukan perencanaan kapasitas di dalam template beban kerja dan menyadari bahwa mereka harus menambahkan tiga pembuat tas terampil tambahan ke dalam tim yang beranggotakan empat orang. Hal ini akan meningkatkan tingkat stok mereka untuk memenuhi permintaan baru.
Visualisasikan berapa banyak pekerjaan yang ditugaskan kepada kontributor individu serta setiap tim Anda dengan tampilan Beban Kerja di ClickUp
Butuh waktu untuk merekrut anggota staf baru dan mencapai kecepatan produksi penuh, tetapi strategi jeda berhasil di sini karena ini adalah produk eksklusif-dan daftar tunggu yang dipublikasikan secara luas membuatnya tampak lebih eksklusif. Pelanggan siap untuk menunggu dan sangat senang ketika mereka akhirnya menerima tas mereka.
Contoh strategi memimpin
Alex adalah manajer proyek untuk sebuah perusahaan pemasaran. Bisnisnya baru saja memenangkan kontrak untuk memproduksi materi pemasaran untuk sebuah perusahaan besar, yang akan dimulai dalam dua bulan, dan ada juga kontrak lain yang sedang dalam proses.
Ketika Alex menggunakan template untuk perencanaan kapasitas, mereka menyadari bahwa tidak mungkin tim mereka yang terdiri dari enam orang saat ini dapat menangani jam kerja tambahan untuk dua kontrak ini tanpa banyak lembur. 🕜
Jadi, sementara kontrak pertama masih dalam tahap penyelesaian dan sebelum kontrak kedua dikonfirmasi, mereka mewawancarai dan merekrut empat karyawan baru. Pada saat kontrak pertama secara resmi dimulai, karyawan baru sudah siap dan siap untuk bekerja.
Alex mengambil beberapa risiko karena kontrak-kontrak tersebut belum final, dan ada kemungkinan terjadi sesuatu yang tidak beres, namun mereka bertaruh bahwa keduanya akan berhasil. Perusahaan juga akan dapat menggunakan fakta bahwa mereka sudah memiliki tim yang dapat menangani pekerjaan tersebut sebagai nilai jual untuk kontrak kedua.
Tentu saja, jika mereka tidak memenangkan kontrak kedua, mereka akan memiliki kapasitas ekstra dalam tim mereka. Kemudian, mereka harus segera mencari bisnis lain atau melepaskan beberapa karyawan tambahan.
Gunakan tampilan Daftar untuk merencanakan tugas tim anda di masa depan
Contoh strategi pencocokan
Jamie mengelola tim yang terdiri dari delapan agen pusat panggilan yang bekerja berdasarkan shift untuk sebuah bisnis ritel. 🎧
Perusahaan akan menjalankan penawaran khusus yang kemungkinan besar akan menarik banyak minat. Mereka mungkin akan mendapatkan banyak panggilan tambahan ke pusat kontak, namun ada juga banyak informasi di situs web dan saluran lainnya.
Jamie menggunakan templat beban kerja dan menghitung bahwa setiap agen memiliki kapasitas tertentu, namun jika mereka menerima terlalu banyak panggilan, mereka akan membutuhkan bantuan ekstra. Daripada mempekerjakan staf tambahan, mereka meminta beberapa anggota tim shift alternatif untuk siaga.
Strategi ini memungkinkan Jamie untuk berhati-hati dalam mengambil keputusan, dan hanya membawa bantuan tambahan jika diperlukan. Tidak akan ada pengeluaran yang tidak perlu jika anggota tim tambahan tidak diperlukan. Namun, jika mereka perlu membawa anggota tim tambahan, peningkatan penjualan dari pertanyaan telepon tambahan seharusnya cukup untuk mengimbangi biaya.
Buka tampilan Beban Kerja ClickUp saat perencanaan sumber daya untuk informasi terbaru
Menguasai Perencanaan Kapasitas untuk Membantu Bisnis Anda Berkembang
Perencanaan kapasitas membantu Anda memahami dengan tepat berapa banyak pekerjaan yang dapat ditangani oleh tim Anda. Perencanaan ini membandingkan kapasitas saat ini dengan permintaan yang akan datang dan menentukan apakah Anda perlu mempekerjakan anggota staf tambahan. Hal ini memastikan efisiensi, produktivitas, dan pengambilan keputusan yang lebih baik, yang semuanya mengarah pada keuntungan yang lebih tinggi. 🙌
Metode lag adalah strategi perencanaan kapasitas yang paling konservatif, yang hanya meningkatkan sumber daya ketika permintaan terbukti ada. Metode lead bersifat proaktif dengan potensi risiko dan imbalan yang lebih tinggi, sedangkan strategi match bertujuan untuk menemukan kompromi di antara kedua strategi yang ekstrem ini. Setiap strategi dapat digunakan untuk berbagai jenis bisnis dan situasi, namun kekuatannya terletak pada perencanaan yang baik. Daftar gratis dan mulai gunakan ClickUp untuk menguasai manajemen kapasitas hari ini.✨