Setiap produk dan layanan digerakkan oleh berbagai kebutuhan bisnis dan pelanggan yang dikenal sebagai persyaratan.
Namun, bagaimana Anda memastikan bahwa hasil akhir sesuai dengan semua persyaratan ini?
Sederhana: dengan perencanaan manajemen kebutuhan yang efektif.
Dalam artikel ini, kita akan membahas perencanaan manajemen kebutuhan, mengapa hal ini penting, dan cara membuat rencana manajemen kebutuhan yang solid.
Psst! Kami juga memiliki penawaran menarik: a yang akan membuat perencanaan manajemen kebutuhan menjadi mudah .
Mari kita kenakan topeng Dalí kita. 🎭
Apa itu Perencanaan Manajemen Kebutuhan?
**Perencanaan manajemen kebutuhan melibatkan penentuan bagaimana Anda akan mengidentifikasi, mendokumentasikan, menganalisis, mengimplementasikan, melacak, dan mengontrol persyaratan proyek .
Mari kita gunakan perencanaan yang sangat mudah dari Profesor dari Pencurian Uang untuk didemonstrasikan.
Profesor akan menjadi perencana manajemen persyaratan kami. Perubahan yang dibuat pada rencananya saat timnya merampok bank adalah persyaratan. Persyaratan akan mengubah ruang lingkup proyek (perampokan).
Bonus: Templat PRD Sekarang perencanaan manajemen kebutuhannya akan mencakup:
- Bagaimana dia akan mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga agar rencana perampokan tetap sejalan dengan visinya
- Bagaimana dia akan menganalisis dan mengimplementasikan langkah-langkah ini
Dia juga harus memikirkan cara untuk melacak dan mengendalikan persyaratan proyek yang terus berubah. Terima kasih kepada orang-orang yang terlalu ambisius seperti Tokyo dalam timnya.
Perencanaan manajemen persyaratan melibatkan banyak hal, dimulai dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek dan terus berlanjut sepanjang siklus hidup proyek.
**Namun, mengapa hal ini penting?
Rencana manajemen persyaratan memastikan bahwa setiap persyaratan ditangkap, dianalisis, dan ditangani, termasuk:
- Mencegah Anda kehilangan jejak bisnis danpersyaratan pemangku kepentingan* Memungkinkan tim untuk mengontrol ruang lingkup proyek
- Mengatasi penyebab umum kegagalan proyek seperti lingkup yang melebar, penundaan proyek, pembengkakan biaya, dll.
Tentu saja, rencana manajemen kebutuhan sangat penting untuk manajemen ruang lingkup proyek.
Tetapi bagaimana Anda membuatnya? Mari kita cari tahu.
9 Langkah Untuk Membuat Rencana Manajemen Kebutuhan yang Sukses
Berikut adalah langkah-langkah untuk perencanaan manajemen kebutuhan yang efektif:
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup proyek
Ruang lingkup proyek melibatkan penentuan dan mendokumentasikan tujuan proyek hasil kerja, tugas, biaya, dan tenggat waktu.
Anda biasanya akan menangkap ruang lingkup proyek di bawah rencana manajemen ruang lingkup di piagam proyek atau rencana proyek. Kemudian, Anda cukup menyalinnya dari sana.
Tanpa rencana manajemen ruang lingkup, para pemangku kepentingan tidak akan memiliki informasi penting yang diperlukan untuk mengidentifikasi perubahan persyaratan dalam sebuah proyek. Hal ini juga menjadi sulit untuk menentukan apakah Anda harus menerapkan persyaratan yang diusulkan atau tidak.
Langkah 2: Mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek
Rencana manajemen Anda harus menyebutkan tindakan yang akan Anda ambil untuk mengidentifikasi mereka.
Hanya dengan begitu Anda dapat memetakan kebutuhan pemangku kepentingan Anda.
Anda bisa mengadakan rapat, mengadakan wawancara, atau bertukar pikiran dengan tim Anda untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda. Anda bahkan dapat memilih sendiri setiap pemangku kepentingan jika diperlukan, seperti yang dilakukan oleh Professordid.
Langkah 3: Tentukan peran dan tanggung jawab untuk upaya manajemen persyaratan
Rencana Anda harus menyatakan siapa yang akan bertanggung jawab untuk semua upaya manajemen persyaratan.
Bisa jadi manajer proyek, analis bisnis, atau anggota tim Anda yang lain.
Ingat bagaimana Profesor menunjuk Berlin untuk bertanggung jawab atas rencana tersebut?
Dia bertanggung jawab untuk mengumpulkan umpan balik dari tim dan memutuskan apakah ide-ide tersebut sesuai dengan rencana proyek.
Demikian pula, rencana manajemen Anda akan mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk mengawasi seluruh proses manajemen kebutuhan.
Langkah 4: Mengelola persyaratan yang saling bertentangan
Adalah hal yang umum untuk memiliki kebutuhan yang saling bertentangan dari pemangku kepentingan proyek yang berbeda dan tim proyek Anda.
Sebagai contoh, klien Anda mungkin menginginkan aplikasi yang mengambil 1000 catatan pengguna sekaligus, sedangkan tim pengembangan mungkin menganggap hal itu tidak praktis.
Ketika hal itu terjadi, ambillah tip dari sang Profesor. Dia mengantisipasi setiap potensi konflik antara timnya dan polisi dan merencanakan tindakan yang sesuai.
Demikian pula, Anda perlu memasukkan dalam rencana Anda bagaimana Anda akan membuat klien Anda dan tim pengembang menyetujui fitur aplikasi untuk menyelesaikan konflik persyaratan ini.
Demikian pula, Anda dan analis Anda mungkin harus melakukan analisis bisnis untuk mengidentifikasi konflik tersebut dan membuat para pemangku kepentingan mencapai kesepakatan.
Langkah 5: Menyusun strategi untuk memprioritaskan kebutuhan
Proyek yang kompleks memiliki banyak persyaratan.
Itulah mengapa rencana manajemen kebutuhan Anda harus menetapkan metodologi untuk memprioritaskannya. Ini termasuk mengidentifikasi persyaratan mana yang sangat penting dan mana yang dapat Anda tetapkan untuk sprint berikutnya.
Misalnya, membantu tim melarikan diri dari polisi adalah persyaratan yang lebih penting bagi Profesor daripada mengumpulkan semua uang tunai dari brankas bank.
Ketika memprioritaskan persyaratan proyek, Anda harus mempertimbangkan persyaratan teknis, pengaruh pemangku kepentingan, persetujuan dari pemangku kepentingan utama, dll., untuk membuat keputusan yang tepat.
Langkah 6: Tentukan matriks penelusuran persyaratan
Penelusuran persyaratan mengacu pada bagaimana Anda akan melacak persyaratan proyek di sepanjang siklus hidup proyek. Hal ini biasanya dilakukan dengan matriks penelusuran.
Matriks ketertelusuran adalah dokumen yang memetakan dan menelusuri persyaratan pengguna dengan kasus uji.
Saat berurusan dengan penelusuran persyaratan, Anda juga harus memiliki baseline persyaratan sehingga tim Anda tahu apa yang telah dikomitmenkan kepada klien.
Sebagai contoh, baseline persyaratan dalam pengembangan perangkat lunak dapat berupa produk yang telah selesai dibuat dengan serangkaian fitur yang telah disetujui.
Lihat Matriks ketertelusuran ClickUp !
Langkah 7: Mengelola perubahan persyaratan
Perubahan tidak dapat dihindari, tidak peduli seberapa teliti rencana proyek Anda.
Sebagai manajer proyek, Anda harus membuat protokol untuk mengelola perubahan persyaratan saat dan ketika hal itu muncul.
Untuk itu, rencana manajemen persyaratan Anda dapat memiliki "proses kontrol perubahan"
Bahkan Profesor pun memilikinya, yang hanya diketahui oleh Berlin.
Rencana ini akan menguraikan proses untuk mendokumentasikan setiap perubahan. Ini akan mencakup beberapa poin penting seperti:
- Bagaimana persyaratan tertentu telah berubah
- Alasan keputusan untuk melakukan perubahan
- Siapa yang akan mengesahkan perubahan tersebut
- Apa dampaknya (jika ada) terhadap proyek
Langkah 8: Mengkomunikasikan persyaratan proyek
Perencanaan manajemen kebutuhan Anda juga harus mendefinisikan mekanisme untuk mengkomunikasikan kebutuhan pengguna kepada tim proyek dan pemangku kepentingan.
Dalam rencana Anda, Anda harus menyatakan:
- Siapa yang akan memberi tahu orang lain tentang perubahan persyaratan
- Siapa yang harus diberi tahu tentang perubahan tersebut
- Kapan mereka perlu diberi tahu
- Bagaimana mereka perlu diberi tahu
Profesor menggunakan kabel telepon untuk berkomunikasi dengan Berlin setelah mencapai setiap pencapaian. Berlin, pada gilirannya, memberi tahu anggota tim lainnya.
Langkah 9: Mengidentifikasi alat bantu untuk mengelola persyaratan
Terakhir, Anda harus menjelaskan setiap Alat bantu manajemen persyaratan yang akan Anda gunakan untuk mendokumentasikan, melacak, dan mengelola persyaratan.
Jika Anda ingin melacak semua persyaratan dan mengawasi kemajuan proyek, Anda memerlukan alat manajemen persyaratan seperti ClickUp !
ClickUp adalah berperingkat tinggi perangkat lunak manajemen proyek yang digunakan oleh tim produktif di seluruh dunia untuk mengelola siklus hidup proyek dan perencanaan manajemen persyaratan mereka.
Sebagai perangkat lunak manajemen persyaratan, perangkat lunak ini menyatukan tim Anda untuk merencanakan dan berkolaborasi secara real-time. Mari kita lihat bagaimana caranya:
A. Lacak kemajuan dengan views Dengan ClickUp, Anda bisa melacak proyek dan rencana manajemen kebutuhan dari awal hingga akhir dengan banyak tampilan.
Visualisasikan tugas Anda dengan lebih dari 15 tampilan di ClickUp termasuk Daftar, Papan, dan Kalender
Anda dapat memvisualisasikan tugas pada Daftar , Dewan atau Kalender lihat.
Anda juga dapat melihat tugas yang saling bergantung atau langkah-langkah rencana manajemen persyaratan di halaman Tampilan Gantt Chart dan lacak perkembangan rencana Anda.
Untuk perencanaan manajemen kebutuhan yang mudah, Anda juga mendapatkan tampilan lain seperti: Tampilan obrolan .
Namun, saat Anda menyusun rencana Anda, Anda harus memperhatikan beberapa kesalahan umum dalam perencanaan kebutuhan yang harus dihindari.
4 Kesalahan Perencanaan Manajemen Kebutuhan yang Harus Dihindari
Perencanaan manajemen kebutuhan dapat menjadi tantangan, terutama ketika berhadapan dengan proyek yang kompleks. Ada kemungkinan untuk membuat kesalahan pada tahap yang berbeda.
Berikut ini empat kesalahan umum yang dapat Anda hindari sebagai manajer proyek:
1. Pemetaan pemangku kepentingan yang salah
Jika Anda tidak memetakan pemangku kepentingan proyek dengan benar, tim Anda mungkin akan mengerjakan persyaratan pemangku kepentingan yang salah.
Penting juga untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda dengan benar, karena beberapa persyaratan bisnis akan datang dari mereka.
2. Kurangnya komunikasi
Jika Anda tidak berkomunikasi dengan baik dengan tim proyek, klien, dan pemangku kepentingan Anda, Anda mungkin akan kesulitan memenuhi persyaratan.
Komunikasi tim juga dapat membantu menemukan masalah lebih awal untuk menghemat waktu dan sumber daya.
Selain itu, meskipun Anda tidak memiliki sesuatu untuk dikatakan, katakanlah juga.
Jangan biarkan klien berasumsi bahwa tidak ada yang terjadi pada proyek.
3. Tidak membuat rencana yang berulang-ulang
Kita sudah tahu bagaimana persyaratan berubah beberapa kali selama siklus hidup proyek.
Jika perubahan ini tidak dimasukkan, hasilnya tidak akan sesuai dengan yang diinginkan oleh para pemangku kepentingan.
Namun, jika rencana tersebut tidak mengikuti metodologi berulang seperti agile, tim proyek dapat terjebak hanya dengan set persyaratan pertama.
4. Menggunakan MS Word dan MS Excel untuk perencanaan
Word dan Excel mungkin merupakan alat bantu yang paling umum digunakan tim untuk menangkap kebutuhan.
Namun, dengan alat bantu ini, pembuatan versi dokumen bisa menjadi sangat merepotkan.
Matriks penelusuran yang dibuat di lembar Excel juga dapat menjadi jaringan kolom yang merujuk ke dokumen yang tidak pernah berakhir. 😰
Bonus: Templat Matriks
3 Pertanyaan Umum Manajemen Persyaratan
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait proses manajemen kebutuhan:
1. Apa yang dimaksud dengan persyaratan?
Persyaratan adalah segala sesuatu yang dibutuhkan atau diinginkan.
Persyaratan harus diperlukan, spesifik, dapat dimengerti, akurat, layak, dan dapat diuji.
Misalnya, jika tim pengembangan perangkat lunak Anda membuat aplikasi pemblokiran waktu, fitur pelacakan waktu dapat menjadi salah satu persyaratan.
2. Mengapa saya harus mengelola persyaratan?
Mengelola kebutuhan tidak hanya membantu meningkatkan organisasi proyek Anda dan strategi operasional tetapi juga membantu untuk:
- Meningkatkan kualitas produk atau layanan akhir
- Mengurangi waktu penyelesaian proyek
- Mencegah pembengkakan biaya
- Mengurangi risiko
- Memungkinkan manajemen ruang lingkup yang efektif
3. Apa yang dimaksud dengan proses manajemen persyaratan?
Proses manajemen persyaratan melibatkan:
- Template pengumpulan persyaratan mengumpulkan umpan balik dan kebutuhan dari para pemangku kepentingan
- Analisis: menentukan apakah persyaratan fungsional yang diusulkan selaras dengan ruang lingkup proyek
- Definisi: mendokumentasikan persyaratan dari perspektif pengguna dan menangkap persyaratan fungsional atau teknis
- Prioritas: merencanakan rilis atau sprint yang akan datang dan persyaratan yang dibutuhkan
- Validasi dan pemeliharaan: mendefinisikan apa yang disebut sebagai "persyaratan selesai" dan merencanakan peningkatan yang sedang berlangsung
Siap Membuat Rencana Manajemen Kebutuhan yang Solid?
Tentu saja, akan membutuhkan waktu untuk menulis rencana manajemen kebutuhan yang sempurna. Sang Profesor telah merencanakan perampokan tersebut sejak ia berusia 19 tahun. Dan ternyata itu adalah rencana yang bagus!
Tidak peduli berapa lama waktu yang dibutuhkan, rencana manajemen kebutuhan Anda harus memeriksa semua langkah yang telah kami sebutkan sebelumnya.
Alat manajemen kebutuhan yang cerdas seperti ClickUp dapat membantu Anda melakukannya dengan cepat.
Dengan ClickUp, Anda dapat berkolaborasi dan mengedit dokumen persyaratan atau rencana manajemen proyek, mengurutkan konflik persyaratan, dan merampingkan pekerjaan rutin dengan mudah.
Benar-benar pemain tim terbaik yang mendukung Anda di setiap langkah.
mengapa harus menunggu? Coba ClickUp secara gratis untuk membuat rencana manajemen kebutuhan yang kokoh sepertiProfessor, dan kami yakin para pemangku kepentingan Anda akan memiliki satu kata untuk dikatakan..
