Mengapa beberapa perusahaan menyelaraskan prioritas strategis dan beroperasi pada efisiensi puncak sementara yang lain memiliki timbunan proyek yang tidak berhasil?
Jawaban singkatnya adalah umur strategi operasi bergantung pada implementasi sehari-hari.
Dalam survei global ClickUp tahun 2023 terhadap ratusan pemimpin bisnis, 35% responden mengatakan bahwa efisiensi operasional adalah fokus utama mereka untuk kesuksesan bisnis. Ini adalah panggilan untuk bertindak bagi para Outcome Champions - para profesional manajemen operasi yang mengoordinasikan sumber daya, proses, dan orang-orang untuk mencapai keunggulan operasional. ✨
Pertanyaan mendasar yang harus ditanyakan sebelum mengambil langkah apa pun terdiri dari dua bagian: **Apa strategi logistik dan budaya organisasi Anda yang relevan, dan bagaimana Anda mempertahankan kemitraan terbaik di kelasnya antara semua tingkat kepemimpinan dan tim untuk meraih kesuksesan?
Membangun strategi bukan hanya tentang memecahkan masalah. Sebaliknya, strategi tersebut harus memanfaatkan kemampuan teknologi dan membangun tempat kerja yang menghilangkan rasa takut untuk mencoba ide-ide baru. Dan jenis inovasi tersebut merupakan bahan bakar untuk pekerjaan strategis dan produksi.
Apa yang dimaksud dengan Strategi Operasi?
Strategi operasi adalah rencana yang dapat ditindaklanjuti yang memandu bagaimana perusahaan mengelola proses dan sumber dayanya agar selaras dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Proses ini melibatkan produksi dan pengiriman produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan.
Di balik jargon tersebut, terdapat konsep yang membentuk budaya, produktivitas, dan tujuan bisnis di tempat kerja. Setiap perusahaan-kecil, menengah, dan besar-melakukan hal ini agar sesuai dengan apa yang mereka lakukan, di mana mereka melakukannya, dan bagaimana mereka ingin berbeda dari perusahaan lain di bidangnya.
Meskipun hal ini dapat dianggap tumpang tindih dengan perencanaan strategis ada perbedaan yang perlu diperhatikan saat kita menjelajahi panduan ini: Perencanaan strategis menetapkan visi dan arah organisasi secara keseluruhan, yang biasanya dilakukan setiap tahun atau setengah tahunan. Tujuan utama operasi menggambarkan proses dan alur kerja yang akan digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. ⚙️
Mari kita lihat contoh strategi operasi dari area fungsional tertentu di dalam organisasi:
Jenis-jenis strategi operasi untuk perbaikan, peningkatan efisiensi, dan inovasi
perincian contoh strategi operasi untuk mencapai strategi bisnis secara keseluruhan | Jenis Strategi | Pencapaian | Pencapaian | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Strategi kompetensi inti | Memanfaatkan kekuatan unik perusahaan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif, dengan fokus pada keterampilan atau teknologi yang berbeda yang menentukan keberhasilan bisnis | Strategi kepemimpinan biaya | Bertujuan untuk menjadi penyedia layanan berbiaya terendah di industri, menawarkan produk atau layanan berkualitas dengan harga yang lebih rendah dari pesaing | Strategi yang digerakkan oleh pelanggan | Mengintegrasikan teknologi untuk efisiensi, kelincahan, dan pengalaman pelanggan dengan mengadopsi komputasi awan, analisis data, otomatisasi, dan alat pelaporan digital | Strategi diferensiasi/kompetitif strategi | Membedakan produk atau layanan, yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas yang dirasakan, fitur unik, dan kesetiaan pelanggan untuk menjustifikasi penetapan harga premium | Strategi transformasi digital | Mendorong pertumbuhan melalui peningkatan berkelanjutan, mendorong kreativitas, dan berinvestasi dalam penelitian dan pengembangan agar tetap kompetitif dan relevan | Strategi pelibatan karyawan | Memelihara tenaga kerja yang termotivasi dan berkomitmen dengan menumbuhkan budaya positif, memungkinkan pertumbuhan, dan melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan | Strategi operasi persediaan | Meliputi berbagai aspek manajemen persediaan (pengadaan, penyimpanan, distribusi, dan optimalisasi), sehingga jumlah barang yang tepat tersedia pada waktu, tempat, dan biaya yang tepat | Strategi keunggulan operasional | Mengoptimalkan proses untuk efisiensi, efektivitas biaya, dan kualitas, yang didorong oleh metode peningkatan berkelanjutan seperti Lean Six Sigma | Strategi outsourcing | Mengontrakkan tugas kepada penyedia eksternal, mengurangi biaya, mengakses keahlian, dan memungkinkan tim internal untuk fokus pada aktivitas bisnis inti | Strategi produk atau layanan | Berfokus pada penciptaan produk atau layanan yang melebihi ekspektasi dengan mengoptimalkan seluruh siklus hidup, mulai dari konsep hingga dukungan pasca-peluncuran | Strategi manajemen risiko | Melindungi bisnis dengan mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi potensi risiko melalui tindakan pengendalian dan rencana kontinjensi
Strategi operasi ini tidak saling terpisah. Dan ini adalah kabar baik! Tidak ada yang ingin terkunci dalam satu strategi bisnis. Pendekatan terintegrasi memungkinkan organisasi mengoptimalkan operasi mereka untuk berbagai produk/layanan, segmen pelanggan, dan pasar. 🎯
Ketika sebuah organisasi berinvestasi dalam strategi dan implementasi operasi, organisasi tersebut berinvestasi dalam produktivitas karyawan. Dengan pandangan langsung ke mengapa dan bagaimana di balik tugas-tugas mereka, mereka tidak dipaksa untuk menavigasi tingkat ambiguitas yang tinggi.
Sebaliknya, mereka dipersiapkan dengan instruksi yang jelas untuk menyelesaikan tugas yang tepat.
Jika Anda ingin memulai penambangan proses dan menguraikan tujuan operasional sekarang juga, unduh aplikasi Templat Rencana Operasional oleh ClickUp . Saatnya merapikan garasi mental Anda untuk memberikan ruang bagi proyek-proyek yang menarik dan berorientasi pada pertumbuhan.
Sebarkan undangan kepada kolaborator terdekat Anda dan adakan lokakarya arsitektur sistem, baik secara real-time maupun asinkron! 📧
Mengatur, menjalankan, dan memantau komponen rencana strategi operasional pada Daftar ClickUp
Sejauh ini, kita telah mempelajari cara kerja strategi operasi. Mari kita lihat ini dalam praktiknya.
Bagaimana Membangun Elemen-elemen Strategi Operasi ke dalam Rencana Proyek
Buku panduan ringkas ini dibuat untuk manajer operasi agar dapat mengimplementasikan proses bisnis inti dan alur kerja terbaik ke dalam rencana proyek.
Jadi, mengapa panduan ini ringkas? Penafian: Kita semua berada dalam satu sitkom yang sama namun membaca naskah yang berbeda. Meskipun ada model bisnis dan industri yang dapat kita kelompokkan, setiap perusahaan memiliki seperangkat nilai inti yang berbeda yang mencerminkan tujuan dan prinsip-prinsip panduannya.
Karena alasan ini, sistem yang akan Anda baca di bawah ini adalah faktor kunci keberhasilan yang dibutuhkan oleh semua strategi operasional. Tim dapat mencapai kinerja puncaknya hanya dengan menerapkan satu wawasan saja!
Langkah 1: Tentukan apa yang akan dipengaruhi atau diubah oleh strategi operasi
Pikirkan perspektif jangka pendek (prioritas kompetitif) dan visi jangka panjang (pertukaran).
Perencanaan jangka pendek memenuhi kebutuhan pelanggan yang mendesak, membantu mengalokasikan sumber daya di tempat dan waktu yang tepat, dan memberikan tolok ukur untuk mengevaluasi kinerja tim.
Perencanaan jangka panjang memungkinkan organisasi untuk berinvestasi dalam solusi teknologi modern, memandu peluang perluasan pasar, dan mendesain ulang logistik.
Rencana operasional Anda harus memiliki cakupan yang lebih sempit dan berkaitan dengan kegiatan sehari-hari dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan rencana strategis . Kunci untuk mendapatkan persetujuan dan dukungan dari pimpinan adalah mengartikulasikan nilai, kelayakan, dan keselarasan rencana Anda.
Di sinilah pentingnya menciptakan kPI yang mudah diukur dengan tim dan semua tingkat kepemimpinan sangat penting untuk memberikan setiap anggota tim rasa kepemilikan dalam tugas-tugas mereka. 🔑
Menganalisis strategi bisnis di Papan Tulis ClickUp
Langkah 2: Mengidentifikasi dan mengamankan sumber daya penting yang diperlukan untuk eksekusi strategi yang sukses
Menyusun gugus tugas untuk strategi operasi adalah upaya kelompok, terutama ketika bermitra dengan tim lain. Kolaborator di bidang keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, dan lainnya akan membantu mengisi kesenjangan pengetahuan dan mengadvokasi meningkatkan efisiensi mengurangi biaya, dan memberikan nilai yang lebih besar.
Setiap departemen memiliki tugas-tugas bisnis seperti biasa yang membuat kapal terus bergerak. Jika strategi operasi Anda membutuhkan waktu yang cukup lama, perlu ada pembicaraan dengan pimpinan departemen tentang pendekatan terbaik untuk meminimalkan gangguan. 💬
Karena manajer operasi memiliki peran yang kompleks dan beragam, diskusi ini merupakan momen yang dapat dipelajari untuk memengaruhi hasil proyek.
Tiga alat bantu yang berharga-perencanaan kapasitas, perencanaan sumber daya, dan pemetaan proses-akan membantu dalam langkah ini.
- Perencanaan kapasitas memberikan visibilitas apakah Anda memiliki sumber daya perusahaan yang cukup untuk memenuhi tuntutan kebutuhan proyek
- Perencanaan sumber daya menjawab pertanyaan tersebut: Proyek apa yang sedang dikerjakan oleh sumber daya kita saat ini?
- Pemetaan desain proses menguraikan urutan kejadian, tugas, dan aktivitas yang terlibat dalam proses bisnis
### Langkah 3: Bersama-sama membuat rencana aksi untuk mengamankan aliran bahan, informasi, dan sumber daya
Rencana tindakan ini akan memakan waktu beberapa kali untuk diselesaikan, namun tidak akan selesai sampai di situ saja karena prioritas bisa saja berubah seiring dengan perubahan situasi. Perlindungan terbaik untuk transparansi dalam setiap perubahan strategi adalah dengan memiliki satu sumber kebenaran untuk ditinjau kembali dan membuat penyesuaian mikro. ⚖️
Isi dari rencana aksi Anda akan bervariasi berdasarkan model bisnis dan proses operasional perusahaan Anda. Setidaknya, isi dokumen rencana aksi Anda harus mencakup:
perincian bagian yang diperlukan untuk dokumen rencana strategi operasional_ | Bagian | Konten | | -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Judul Judul Mulai dengan nama yang mudah diingat yang mencerminkan dampak atau fokus strategi operasional | Pendahuluan | Berikan gambaran singkat mengenai strategi operasional, tujuannya, dan mengapa hal tersebut relevan dengan tujuan strategi perusahaan | Rangkuman Eksekutif | Merangkum sorotan utama dari rencana aksi, termasuk tujuan yang diprioritaskan, pemilik tugas/kontributor, jadwal, dan hasil yang diharapkan | Tugas dan Inisiatif Tingkat Tinggi | Jabarkan skala dan cakupan tugas atau inisiatif yang diperlukan untuk implementasi | Tim yang Bertanggung Jawab | Tentukan akuntabilitas kepala departemen/kontributor individu yang akan bertanggung jawab atas pembaruan, tinjauan, dan persetujuan komunikasi proyek | Garis Besar Jadwal dan Pencapaian | Garis besar jadwal spesifik untuk aktivitas utama, hasil, dan pos pemeriksaan kontrol kualitas yang menandakan kemajuan aktual | Ketergantungan | Menyoroti tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum yang lain dapat dimulai dan membahas bagaimana ketergantungan akan dikelola untuk mencegah penundaan | Alokasi Sumber Daya | Merinci alokasi sumber daya, termasuk anggaran, staf, teknologi, dan material. Cantumkan batasan sumber daya, jika ada! | | Penilaian dan Mitigasi Risiko | Identifikasi potensi risiko dan tantangan dengan rencana kontinjensi | Komunikasi dan Keterlibatan Pemangku Kepentingan | Jelaskan rencana komunikasi untuk memberikan informasi kepada semua pemangku kepentingan dan tingkat keterlibatan pemangku kepentingan | Lampiran | Cantumkan dokumen pendukung, penelitian, dan proyek yang relevan | Pelaporan dan Pemantauan | Tentukan metrik dan KPI yang akan digunakan untuk mengukur kemajuan dan keberhasilan | Anggaran dan Perencanaan Keuangan | Tambahkan sumber daya keuangan yang dialokasikan untuk setiap tugas atau inisiatif
Jika Anda merasa seolah-olah alam semesta bosan dan mulai mewujudkan sesuatu dengan sendirinya karena Anda membutuhkan waktu lebih dari seminggu untuk menyusun rencana aksi, cobalah ClickUp AI . Kami telah menyediakan lebih dari 100 alat yang menggunakan petunjuk berbasis penelitian yang disesuaikan dengan peran tertentu! 🤖
Gunakan petunjuk dengan ClickUp AI untuk membuat Dokumen dengan cepat
Langkah 4: Manfaatkan teknologi dan jadilah kekuatan pendorong di balik penerapan strategi
Apakah tim merasa nyaman untuk berbagi ide, masalah, dan umpan balik? Apakah ada peningkatan proyek yang tertunda karena kurangnya akuntabilitas? Apakah anggota tim bertanya, "Apa yang harus saya lakukan hari ini?"
Keterampilan kepemimpinan, komunikasi, dan pemecahan masalah Anda sangat penting untuk keberhasilan strategi operasi. Karena Anda bekerja di antara tim yang berbeda, Anda harus mengatur berbagai macam informasi yang datang kepada Anda dari berbagai saluran. 👨💻
Anda akan membutuhkan manajemen tugas wadah untuk menyiapkan semua orang untuk sukses dan mengkomunikasikan ekspektasi untuk melaksanakan proyek. Jika menurut Anda rencana tindakan yang Anda tulis pada langkah 3 sudah "cukup baik", pertimbangkan hal ini:
Mengelola tugas melalui rencana tindakan statis dapat membebani tim yang lebih besar atau proyek yang kompleks. Terlalu banyak kebisingan dan kekacauan yang harus ditelusuri setiap hari. Tugas khusus dan perangkat lunak manajemen proyek menetapkan panggung untuk produktivitas individu dan tim dalam skala besar
Model manual tidak dapat memenuhi tuntutan tenaga kerja yang gesit, dan menjadi gesit adalah hal yang tidak dapat dinegosiasikan di pasar saat ini karena kasus penggunaan AI yang disesuaikan dengan industri terus berkembang. Waktu dan perhatian Anda harus dihabiskan untuk tugas dan aktivitas bernilai tinggi yang membuat tim lebih dekat dengan tujuan mereka.
Buat sistem yang efisien untuk melacak semua tugas dan aktivitas di ClickUp
Istirahat sejenak, lalu unduh aplikasi Templat Rencana Tindakan Harian oleh ClickUp . Templat ini memiliki semua bahan untuk mengatur tugas, pencapaian, tenggat waktu, dan kontributor.
Sebagai pengguna ClickUp, tim dan pemangku kepentingan Anda memiliki semua tugas dan dokumentasi dalam jangkauan untuk memantau kemajuan secara dekat selama fase implementasi!
Peringatan: Biaya tersembunyi dari jalan pintas
Sangat mudah untuk meremehkan dampak dari tugas-tugas kecil yang tampak biasa yang bertambah seiring waktu. Namun, tugas-tugas yang "disimpan untuk nanti" ini bisa dengan cepat menjadi masalah tim yang signifikan.
Mari kita lihat lebih dekat biaya tersembunyi dari jalan pintas:
- **Hutang budaya di tempat kerja: Hutang budaya di tempat kerja mengacu pada konsekuensi negatif dari pengabaian budaya dan nilai-nilai inti perusahaan, seperti rendahnya moral karyawan, perputaran karyawan yang tinggi, dan menurunnya produktivitas, yang dapat membahayakan kesuksesan jangka panjang mereka
- Utang teknis: Utang teknis muncul ketika perangkat lunak atau solusi teknologi dikembangkan dengan cepat atau dengan praktik pengkodean yang tidak optimal untuk memenuhi kebutuhan mendesak
- Utang proses: Utang proses mengacu pada akumulasi inefisiensi dan kekurangan dalam alur kerja dan prosedur organisasi dari waktu ke waktu
- **Hutang pengetahuan: Hutang pengetahuan terjadi ketika organisasi gagal berinvestasi secara berkelanjutanpembelajaran dan pengembangan untuk karyawan mereka
Mengatasi utang apa pun adalah upaya tim. Berikut adalah beberapa metode cepat untuk menarik keluar dari kotak peralatan produktivitas Anda dan menangani tugas-tugas kecil untuk dampak minimum pada inisiatif produksi Anda:
- Memprioritaskan tugas: Memprioritaskan tugas dengan menggunakan Matriks Eisenhower (tugas yang mendesak dan penting didahulukan, diikuti oleh tugas yang penting namun tidak mendesak)
- Pemblokiran sesi tim: Jadwalwaktu yang terfokus blok untuk tugas-tugas kecil, hindari multitasking untuk meminimalkan gangguan
- Pengelompokan tugas: Kelompokkan tugas-tugas yang serupa dan tangani secara berkelompok untuk mengurangi pengalihan konteks
- Delegasikan bila perlu*: Mendelegasikan item tindakan dan tugas yang dapat ditangani oleh orang lain di tim Anda
Sekarang, kembali ke program rutin kami! 🎬
Langkah 5: Tetapkan daftar periksa dan aturan keputusan untuk perbaikan berkelanjutan
Mempertimbangkan bahwa tugas rutin lainnya dan proyek khusus berjalan secara bersamaan dalam beban kerja Anda, bagaimana Anda mempertahankan momentum kelompok dalam rencana operasi?
Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan untuk membantu tim manajemen operasi mengumpulkan dan menganalisis data secara sistematis pada dasbor terpusat. Hal ini akan mengurangi beban kognitif dan memungkinkan anggota tim untuk membuat keputusan dengan percaya diri.
Daftar periksa dan aturan ini dapat dibuat sedetail mungkin sesuai kebutuhan untuk penggunaan internal. Jika hal ini membantu untuk menilai kegunaan sebenarnya, jalankan melalui uji penerima. Berikan daftar tersebut kepada pemimpin proyek, pemangku kepentingan, dan pimpinan senior untuk mengonfirmasi apakah mereka berfokus pada pertanyaan yang tepat untuk mengevaluasi implementasi sehari-hari. 📊
Mengakses tugas dan aktivitas terkait proyek dari Dasbor ClickUp
Jadi, bagaimana manajer operasi dapat menerapkan daftar periksa dan aturan keputusan pada tingkat taktis ketika mereka menghadapi jadwal yang ketat?
Berikan pengalaman yang konsisten kepada tim Anda dengan rutinitas yang terjadwal.
Berikut ini adalah rincian tugas-tugas strategi operasional dalam beberapa interval. Adakah hal yang Anda perhatikan yang dapat ditambahkan ke jadwal pribadi atau tim Anda? 🗓️
Rincian tugas harian, mingguan, dan bulanan untuk dijadwalkan oleh seorang profesional manajemen operasi dalam beban kerja mereka
Frekuensi
Item Tindakan
Tugas harian
Tahan sebentar pertemuan harian atau berkumpul dengan pemimpin proyek untuk membahas kemajuan, tantangan, dan tujuan untuk hari/minggu tersebut
Mengatasi masalah atau hambatan dengan tekun untuk mencegahnya meningkat menjadi masalah yang lebih signifikan
Meninjau kemajuan harian dan memeriksa masalah atau hambatan kritis
Memantau status indikator kinerja utama (KPI) secara terus menerus
Tugas-tugas mingguan
Konsep laporan status mingguan kepada para pemangku kepentingan, menyoroti pencapaian proyek, tantangan, dan pencapaian yang akan datang
Meninjau alokasi sumber daya dan distribusi beban kerja sehingga tim seimbang, dan tidak ada yang kelebihan beban
Mengevaluasi risiko baru yang muncul selama seminggu dan memperbaruinya rencana mitigasi risikoMengumpulkan umpan balik dari anggota tim tentang kemajuan tugas dan pengalaman mereka Menganalisis kemajuan terhadap jadwal, anggaran, dan tujuan proyek
Tugas bulanan
Membuat catatan untuk mengembangkan rencana peningkatan berkelanjutan yang menguraikan tindakan spesifik untuk meningkatkan manajemen proyek proses
Menyelenggarakan tinjauan pasca proyek atau tinjauan kembali untuk mendokumentasikan pelajaran yang dipetik dari proyek yang telah selesai untuk referensi di masa depan
Mempertimbangkan perencanaan sumber daya jangka panjang dan kebutuhan pengembangan tenaga kerja berdasarkan perkembangan portofolio proyek Memastikan bahwa proyek yang sedang berjalan dan yang akan datang selaras dengan tujuan dan prioritas strategis organisasi secara keseluruhan
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik dari pelanggan dan pemangku kepentingan tentang hasil dan kinerja proyek
Menilai apakah proyek berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tujuan mereka dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk rencana proyek Meninjau anggaran proyek dan kinerja keuangan
Apa Selanjutnya?
Dengan kerangka kerja strategi operasi yang baru Anda dapatkan, terapkan dalam konteks operasi dan proses perusahaan Anda. Dari manajemen rantai pasokan hingga perangkat lunak dan semua yang ada di antaranya, Anda akan memiliki alat untuk mengoordinasikan strategi operasi yang paling sulit sekalipun. 💪
Terakhir, jika Anda pernah mengalami kemajuan sekilas dalam tanggung jawab Anda, itu mungkin karena Anda tidak fokus pada hal yang tepat pada waktu yang tepat. Tidak apa-apa - tidak, tidak masalah - untuk meminta rekan kerja Anda untuk menantang pengamatan Anda ketika Anda mengalami kebuntuan.
Andalkan tim di ClickUp sebagai salah satu rekan Anda, dan hubungi mereka jika Anda membutuhkan bantuan untuk keluar dari pintu putar implementasi yang gagal. Selamat merencanakan! ✍️