Sebagian besar dari kita pernah berada dalam situasi di mana tidak ada cukup banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Kami juga menyadari dampak yang ditimbulkan dari terlalu banyak pekerjaan dan risiko yang ditimbulkannya. Mengelola kapasitas dan beban kerja karyawan merupakan tindakan penyeimbangan yang cermat, yang ingin dipecahkan oleh pemanfaatan sumber daya.
Dalam panduan ini, kita akan membahas langkah-langkah praktis bagi manajer proyek untuk memanfaatkan sumber daya tim mereka secara maksimal. Selain itu, kami memiliki beberapa templat yang fantastis untuk membantu Anda di sepanjang jalan.
Mari selami dan buka rahasia untuk manajemen sumber daya yang efektif !
Apa yang dimaksud dengan Pemanfaatan Sumber Daya?
Pemanfaatan sumber daya adalah metrik yang digunakan oleh manajer dan pemimpin proyek untuk mengevaluasi bagaimana sumber daya mereka digunakan dalam proyek. Metrik ini mengukur tingkat pemanfaatan sumber daya Anda (seringkali orang-orang Anda) dari waktu ke waktu untuk menentukan apakah sumber daya tersebut digunakan secara kurang, berlebihan, atau cukup.
Tingkat pemanfaatan mengukur seberapa banyak waktu yang tersedia dari anggota tim Anda yang digunakan untuk pekerjaan yang dapat ditagih. Metrik ini memberi Anda wawasan tentang seberapa produktif anggota tim Anda, apakah Anda menggunakan sumber daya secara efektif, dan bagaimana Anda dapat lebih mengoptimalkan cara Anda bekerja untuk produktivitas dan profitabilitas yang lebih tinggi.
Pemanfaatan sumber daya sering kali dirancukan dengan alokasi sumber daya . Keduanya berada di ruang yang sama, namun keduanya memiliki peran yang unik. Pemanfaatan berfokus pada bagaimana Anda mengelola dan mengoptimalkan semua sumber daya Anda. Alokasi adalah ilmu untuk menugaskan sumber daya tertentu ke masing-masing proyek setelah Anda memutuskan cara terbaik untuk mengaturnya.
Tampilan Kotak di ClickUp memungkinkan Anda untuk melihat apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda, apa yang telah mereka capai, dan apa kapasitas mereka
Cara Menghitung Pemanfaatan Sumber Daya
Memahami apakah sumber daya Anda kekurangan atau kelebihan penggunaan adalah hal yang sangat berharga, namun bagaimana cara mengukur penggunaan sumber daya? Mungkin terdengar rumit, namun sebenarnya ada rumus umum untuk mengukur pemanfaatan sumber daya yang dapat Anda gunakan:
Tingkat pemanfaatan sumber daya = Total jam yang dapat ditagih / total jam yang tersedia
Ini akan memberikan angka yang bisa Anda gunakan untuk membandingkan berbagai sumber daya, anggota tim, dan proyek. Kalikan hasil akhirnya dengan 100 jika Anda ingin mengubah angka tersebut menjadi persentase.
Mari kita lihat contoh rumus ini dalam kehidupan nyata.
Pengembang perangkat lunak Anda dipekerjakan dengan kontrak penuh waktu 40 jam seminggu. Anda meminta mereka untuk mengisi lembar kerja dan menemukan bahwa mereka menghabiskan 30 jam seminggu untuk pekerjaan yang dapat ditagih. Mari kita terapkan rumusnya:
Tingkat pemanfaatan sumber daya= 30 / 40
Ini memberi kita tingkat pemanfaatan sumber daya sebesar 0,75, atau 75%.
Dengan informasi di atas, jelas bahwa waktu anggota tim Anda tidak digunakan secara efektif. Cobalah untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk rapat, menugaskan tugas admin ke anggota tim lain, dan berinvestasi dalam alat manajemen proyek yang merampingkan alur kerja. Dengan begitu, keahlian mereka bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang bisa ditagih.
Temukan biaya seluruh kampanye, jam yang dapat ditagih, dan lainnya dengan rumus lanjutan di Bidang Khusus ClickUp
Mari kita lihat contoh lain. Manajer pemasaran digital Anda dipekerjakan dengan kontrak paruh waktu 20 jam seminggu, namun mereka sering kali bekerja lebih lama. Anda menemukan bahwa mereka sebenarnya menghabiskan 25 jam seminggu untuk aktivitas yang dapat ditagih.
Tingkat pemanfaatan sumber daya = 25 / 20
Anggota tim ini memiliki tingkat pemanfaatan 1,25, atau 125%. Ini melebihi jam kerja yang dikontrak dan membuat mereka berisiko mengalami kelelahan. Penting untuk mengurangi jam kerja mereka dengan menugaskan tugas kepada anggota tim lain, mengembangkan tim Anda, atau melakukan efisiensi atau penghematan proses. ⚒️
Manfaat Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif
Hampir tidak mungkin untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat, tetapi manajer proyek terbaik berusaha untuk mengelola dan sumber daya tingkat seefektif mungkin. Pemanfaatan sumber daya yang cerdas membawa banyak manfaat bagi seluruh tim. Berikut ini adalah beberapa dari banyak alasan mengapa Anda perlu menginvestasikan waktu dan energi Anda.
Meningkatkan kebahagiaan tim
Anggota tim dapat membuat Sasaran pribadi di dalam ClickUp dan menetapkan target untuk melacak kemajuan mereka dan mengawasi kapasitas mereka sendiri
Sebagian besar dari kita berkembang ketika ada aliran pekerjaan yang baik dan stabil yang terasa dapat dikelola tetapi juga membantu kita tumbuh dan menantang diri kita sendiri. Terlalu banyak pekerjaan dapat menyebabkan kelelahan dan ketidakbahagiaan, sementara terlalu sedikit pekerjaan dapat membuat kita bosan dan tidak bahagia.
Manajer proyek yang efektif bertujuan untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya agar anggota tim mereka tetap bahagia. Mereka tahu bahwa penggunaan sumber daya yang berlebihan dan waktu kerja yang melebihi jadwal harus dihindari, dan mereka berusaha untuk secara proaktif mengelola penggunaan sumber daya untuk meningkatkan kebahagiaan karyawan semangat kerja, moral, dan kepuasan. 🤩
Tingkat produktivitas yang lebih tinggi
Di hampir setiap organisasi, akan ada sumber daya yang tidak digunakan secara maksimal. Dengan memahami tingkat pemanfaatan sumber daya, Anda dapat mengidentifikasi sumber daya yang kurang dimanfaatkan dan membuat perubahan untuk meningkatkan tingkat produktivitas.
Dengan alat bantu, formula, dan rencana yang tepat, Anda bisa memeriksa pemanfaatan sumber daya secara teratur dan dengan cepat beradaptasi untuk memanfaatkan tim proyek Anda sebaik mungkin. Distribusikan lebih banyak pekerjaan kepada anggota tim yang jadwalnya tidak penuh, dan lihatlah untuk mengalokasikan tugas-tugas yang berisiko menjadi tidak produktif karena penggunaan yang berlebihan. 📈
Kontrol yang lebih besar atas proyek
Gunakan Tampilan Beban Kerja ClickUp untuk mengelola kapasitas sumber daya dan dengan mudah menarik dan melepas tugas untuk mengalokasikan ulang sumber daya
Manajemen proyek melibatkan banyak bagian yang bergerak, dan memahami bagaimana sumber daya Anda digunakan adalah salah satunya. Rencana pemanfaatan sumber daya yang efektif membuat perencanaan kapasitas lebih mudah dan memberi Anda wawasan dan kendali yang lebih besar atas proyek Anda.
Jika Anda tidak tahu apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim Anda atau seberapa produktif mereka, akan sulit untuk tetap memegang kendali. Hindari melewati jam kerja yang ditagihkan untuk klien, menugaskan anggota tim di menit-menit terakhir, dan membayar ekstra untuk menyewa sumber daya tambahan dengan mengelola penggunaan sumber daya Anda secara hati-hati. 👀
Manajemen sumber daya individu yang lebih baik
Baik Anda bekerja dengan tim proyek besar maupun kecil, sulit untuk mengecek setiap orang setiap saat untuk memahami kapasitas mereka secara real-time. Memiliki alat yang membuat pemanfaatan sumber daya menjadi lebih mudah memberi Anda cara yang lebih baik untuk memahami waktu setiap individu secara berkelanjutan.
Dengan rencana, formula, atau alat yang memberikan gambaran umum mengenai sumber daya yang tersedia dan efektivitasnya, Anda bisa membuat keputusan yang lebih strategis di tingkat individu. Periksa dengan anggota tim untuk memastikan beban kerja mereka dapat dikelola, melakukan pendekatan alokasi sumber daya dengan cara yang lebih adil, dan memahami waktu tim Anda baik secara umum maupun pada tingkat yang lebih rinci. ✨
Profitabilitas yang lebih tinggi
Mengadopsi praktik pemanfaatan sumber daya yang efektif tidak hanya membuat orang lebih bahagia, tetapi juga dapat menghasilkan lebih banyak uang. Dengan meningkatkan tingkat produktivitas dan merampingkan alur kerja, Anda juga dapat menikmati profitabilitas yang lebih tinggi.
Mengelola sumber daya Anda secara lebih efektif memiliki dampak langsung pada keuntungan Anda. Tingkat pemanfaatan yang baik memastikan Anda tidak menghabiskan waktu lebih lama untuk proyek klien dari yang diharapkan, yang dapat memengaruhi profitabilitas. Anggota tim yang lebih bahagia dan lebih terlibat juga melakukan pekerjaan dengan lebih baik-yang berarti Anda dapat meminta harga yang lebih tinggi untuk produk atau layanan terbaik. 💰
Cara Meningkatkan Pemanfaatan Sumber Daya di Tim Anda
Alokasi sumber daya yang efektif membawa banyak manfaat, tetapi bagaimana cara mewujudkannya di dalam tim proyek Anda sendiri? Berikut ini adalah cara untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan menikmati hasilnya di dalam tim Anda.
1. Pahami ketersediaan setiap anggota tim
Menggunakan sumber daya Anda secara lebih efektif dimulai dengan mengenal sumber daya Anda secara lebih detail. Pastikan Anda mengetahui dengan jelas jam kerja dan pola kerja anggota tim Anda sehingga Anda memiliki informasi yang tepat saat menugaskan sumber daya untuk proyek Anda.
Gunakan alat bantu seperti ClickUp untuk menyimpan semua data Anda dan melihat ketersediaan sumber daya secara real-time. Gunakan tombol manajemen beban kerja untuk mendapatkan gambaran tentang beban kerja anggota tim Anda yang tersedia, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dalam menetapkan tugas, peran, dan tanggung jawab. 📄
2. Gunakan rumus untuk menentukan pemanfaatan sumber daya tim Anda
Anda tidak dapat melakukan penghematan efisiensi jika Anda tidak tahu dari mana Anda memulainya. Sebelum Anda bisa mulai mengoptimalkan, cobalah menghitung pemanfaatan sumber daya dalam kondisi Anda saat ini.
Ambil rumus di atas dan gunakan untuk menghitung tingkat pemanfaatan untuk semua orang di tim proyek Anda. Ini akan memberi Anda metrik yang berguna untuk digunakan saat Anda melakukan perbaikan, sehingga Anda dapat memahami dampak dari perubahan Anda dan apakah perubahan tersebut menggeser tingkat pemanfaatan Anda ke arah yang benar. 🙌
3. Menetapkan sumber daya yang tepat untuk proyek
Setelah Anda mengetahui tingkat pemanfaatan Anda, Anda dapat menggunakan ini untuk menginformasikan sumber daya mana yang Anda alokasikan ke proyek mana. Metrik ini membuat perencanaan proyek dan penjadwalan sumber daya menjadi lebih mudah, karena Anda dapat membuat keputusan strategis berdasarkan beban kerja dan kapasitas.
Menugaskan sumber daya yang tepat bukan hanya tentang siapa yang memiliki waktu yang tersedia. Ini juga tentang keahlian, kecocokan, dan keahlian. Manajer proyek terbaik tahu bagaimana menyeimbangkan setiap kebutuhan untuk membangun tim proyek yang kuat. ✨
4. Tetapkan jam kerja sebagai dapat ditagih atau tidak dapat ditagih
Dengan memahami perbedaan antara tugas yang dapat ditagih dan aktivitas yang tidak dapat ditagih, Anda dapat membuat keputusan yang lebih cerdas tentang cara menggunakan sumber daya Anda. Jika ada terlalu banyak jam yang tidak dapat ditagih, tim proyek Anda tidak memiliki waktu untuk mengerjakan proyek yang dapat ditagih yang menghasilkan biaya.
Pertimbangkan semua tugas yang dikerjakan anggota tim Anda dan tetapkan sebagai penggunaan yang dapat ditagih atau aktivitas yang tidak dapat ditagih. Tentukan apakah keseimbangannya sudah tepat atau apakah Anda perlu menugaskan tugas yang tidak dapat ditagih kepada anggota tim lain untuk membebaskan waktu yang berharga. Bidang Khusus ClickUp memudahkan untuk mengkategorikan tugas sehingga Anda dapat dengan cepat melihat bagaimana anggota tim Anda menghabiskan waktu mereka. 📚
5. Gunakan pelacakan waktu
Pelacakan waktu di ClickUp memungkinkan tim untuk melihat tampilan terperinci tentang di mana waktu dihabiskan, sehingga proses dapat terus ditingkatkan Anda tidak dapat memahami apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim Anda tanpa catatan waktu yang akurat yang diperbarui secara teratur. Perkenalkan sistem di mana anggota tim Anda mengisi lembar waktu mingguan sehingga Anda bisa mendapatkan gambaran yang realistis tentang bagaimana waktu dihabiskan untuk proyek tertentu.
ClickUp memiliki banyak fitur templat manajemen waktu dan fitur-fitur yang memudahkan pelacakan waktu anggota tim Anda. The Templat Lembar Waktu Layanan oleh ClickUp sangat ideal untuk melacak jam layanan atau waktu yang dapat ditagih. Ada juga pelacak waktu bawaan yang dapat Anda gunakan dari desktop, web, atau perangkat seluler-memungkinkan Anda menambahkan waktu ke proyek di mana pun anggota tim Anda berada. 👀
6. Bandingkan jam yang diharapkan dan jam yang ditagihkan
Buat Dasbor khusus di ClickUp untuk mendapatkan gambaran umum tingkat tinggi tentang jam kerja yang diharapkan vs jam kerja yang dapat ditagih dari seluruh tim Anda
Bahkan proyek yang dikelola dengan baik pun bisa mengalami hambatan dan keterbatasan sumber daya yang menyebabkan total jam kerja yang dapat ditagih berbeda dari yang Anda harapkan. Lacak penggunaan sumber daya selama proyek berlangsung dan evaluasi di akhir untuk melihat seberapa dekat dengan perkiraan Anda.
Mengukur jam kerja yang diharapkan vs jam kerja aktual akan memberikan wawasan yang lebih besar tentang bagaimana Anda mengelola sumber daya. Jika mendekati, Anda berada di jalur yang benar. Jika Anda telah meleset, mungkin sudah waktunya untuk memantau pemanfaatan lebih dekat selama proyek berlangsung untuk menghindari ruang lingkup merayap . Jika di bawah yang diharapkan, mungkin masih banyak yang bisa Anda lakukan untuk menyelesaikan pekerjaan untuk klien. Semua ini adalah informasi yang berguna untuk dibawa ke proyek-proyek selanjutnya. 🌻
Mengelola sumber daya dengan a kalender sumber daya !
7. Gunakan alat bantu dan templat untuk pemanfaatan sumber daya yang optimal
Melacak aset perusahaan dan membuat keputusan cepat entri data pada tampilan Daftar, Tabel, atau Garis Waktu, lalu maksimalkan sumber daya tim Anda dengan mengelola kapasitas dengan tampilan Beban Kerja dan Kotak
Mengetahui bahwa Anda harus mengukur tingkat pemanfaatan dan menetapkan sumber daya secara strategis memang masuk akal, namun Anda memerlukan alat manajemen sumber daya untuk mewujudkannya. Berinvestasilah pada perangkat lunak manajemen sumber daya yang merampingkan proses, menggunakan otomatisasi untuk tugas-tugas yang berulang, dan memberikan Anda kendali lebih besar atas sumber daya Anda.
ClickUp dipenuhi dengan fitur dan templat untuk membuat pemanfaatan sumber daya Anda lebih efektif. Kami fitur-fitur manajemen sumber daya lebih dari sekadar spreadsheet dan basis data dasar-memberi Anda pusat digital untuk semua kebutuhan sumber daya Anda.
Lihat dan lacak aset perusahaan dalam sekejap di berbagai jenis tampilan seperti daftar, papan, dan garis waktu. Gunakan pelacak waktu bawaan untuk menambahkan entri, mengatur perkiraan, dan menggunakannya untuk membuat alokasi waktu yang lebih cerdas. ClickUp menggabungkan pelacakan waktu, manajemen aset, dan dasbor pintar untuk memberi Anda pengalaman manajemen proyek yang lebih baik. ✨
3 Templat Pemanfaatan Sumber Daya yang Berguna
Memulai dari awal bisa terasa sangat berat-terutama jika ini adalah usaha pertama Anda dalam dunia pemanfaatan sumber daya strategis. Untungnya, ClickUp memiliki koleksi templat perencanaan sumber daya yang dirancang untuk mempermudah peran Anda.
1. Templat Perencanaan Sumber Daya ClickUp
Gunakan Templat Perencanaan Sumber Daya untuk melihat kapasitas yang tersisa dalam sekejap
The Templat Perencanaan Sumber Daya oleh ClickUp memberi Anda cara mudah untuk melihat dan mengalokasikan sumber daya di seluruh tim proyek atau departemen Anda. Gunakan tampilan Beban Kerja untuk memahami kapasitas setiap anggota tim, lalu alokasikan sumber daya dengan membuat perubahan secara langsung dalam rencana sumber daya.
2. Templat Matriks Sumber Daya Proyek ClickUp
Rencanakan sumber daya Anda secara efektif dengan template Matriks ini untuk menentukan perkiraan total biaya sumber daya yang tersedia
Nikmati cara yang lebih mudah untuk memahami total biaya proyek Anda dengan Templat Matriks Sumber Daya Proyek oleh ClickUp . Templat ini menggunakan bidang khusus seperti departemen, jenis sumber daya, hari, dan tarif sehingga Anda bisa menentukan biaya, menyiapkan anggaran yang akurat, dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.
3. Templat Orang Manajemen Sumber Daya ClickUp
Temukan dengan cepat ketidakefisienan proyek dan ketidakseimbangan tugas dengan Templat Orang Manajemen Sumber Daya
Disajikan di sini dalam format garis waktu, ini Templat Orang Manajemen Sumber Daya oleh ClickUp adalah cara yang bagus untuk mengawasi waktu, ketersediaan, dan pemanfaatan anggota tim Anda. Lihat kapasitas mereka, jenis proyek, dan tugas apa yang sedang mereka kerjakan dari satu tempat terpusat.
Tingkatkan Pemanfaatan Sumber Daya Anda Dengan ClickUp
Mengelola sumber daya Anda secara efektif sangatlah masuk akal. Pemanfaatan sumber daya yang tepat tidak hanya menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi, tetapi juga berdampak pada kebahagiaan karyawan dan keuntungan Anda.
Gunakan langkah-langkah di atas untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya di dalam tim Anda atau di seluruh organisasi. Jadikan seluruh proses lebih mudah dan buatlah hub khusus untuk semua kebutuhan manajemen proyek Anda dengan ClickUp. Daftar untuk mendapatkan akun ClickUp gratis hari ini dan nikmati cara yang lebih baik untuk mengelola proyek-proyek baru Anda. 🤩