Penutupan proyek merupakan bagian integral dari manajemen proyek. Ini adalah fase terakhir ketika hasil kerja diuji terhadap KPI dan ruang lingkup yang belum terselesaikan, pelajaran yang didapat, serah terima selesai, dan proyek ditandatangani.
Dalam banyak hal, penutupan proyek sama pentingnya dengan pertemuan awal dan ruang lingkup pekerjaan (SOW). Ini adalah sesuatu yang harus disisihkan oleh para manajer, untuk memastikan bahwa hasil proyek telah selesai seperti yang diharapkan dan bahwa proyek ini telah dilaksanakan dengan sukses .
Dalam posting ini, kami akan memandu Anda melalui proses langkah demi langkah untuk menutup proyek dan memberikan lima templat praktis yang dapat Anda gunakan untuk merampingkan proses penutupan proyek untuk tim Anda.
Apa itu Penutupan Proyek?
Baik proyek internal maupun yang dikerjakan secara kolaboratif oleh pihak ketiga, seperti perusahaan pengembangan perangkat lunak atau agensi pemasaran, proyek harus selalu diakhiri dengan fase penutupan proyek.
Penutupan proyek adalah fase kritis terakhir dalam proses manajemen proyek siklus hidup. Ini menandai akhir dari sebuah proyek, yang terakhir indikator kinerja utama sebelum hasil kerja apa pun dapat mulai memberikan dampak pada organisasi.
Lacak sasaran Anda hingga ke KPI yang paling penting dan secara otomatis mendapatkan tampilan terperinci tentang perkembangan Anda
Misalnya, jika tujuannya adalah meluncurkan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan baru di organisasi perusahaan, hal ini dapat memakan waktu, terutama jika pihak ketiga vendor atau konsultan yang terlibat.
Namun, ada baiknya Anda meluangkan waktu yang diperlukan: Sebagian besar proyek (dalam berbagai ukuran) berjalan jauh lebih lancar ketika ada perangkat lunak manajemen proyek untuk menjaga agar semua orang tetap pada tugas, fokus, dan berada di halaman yang sama.
Mengapa Penutupan Proyek Penting?
Penutupan proyek yang efektif dapat membantu mendefinisikan budaya tim. Semua yang dipelajari oleh anggota tim atau pemimpin proyek dari pelaksanaan dan penyelesaian proyek⏤keberhasilan dan kegagalan⏤dapat digunakan untuk proyek-proyek selanjutnya.
Sama pentingnya untuk memastikan bahwa dokumentasi, aset, dan hasil kerja lainnya diserahkan kepada klien dan ditandatangani. Jika tidak, klien dapat mengatakan bahwa proyek tidak selesai seperti yang diharapkan, terutama jika aset-aset tersebut termasuk dalam kontrak.
Penutupan proyek melibatkan menjawab beberapa pertanyaan untuk memastikan semuanya sudah selesai, termasuk:
- Apakah tujuan dan sasaran sudah terpenuhi?
- Apakah klien puas dengan dokumentasi dan hasil proyek?
- Apakah proyek telah diselesaikan dengan tepat waktu dan sesuai anggaran?
- Apakah ada pelajaran yang dapat diambil dari hambatan atau masalah di tengah proses yang akan berguna bagi tim proyek di masa depan?
- Apakah para pemimpin dan manajer senior atau pemangku kepentingan lainnya senang dengan hasil proyek?
- Pengembalian investasi apa yang dapat diharapkan, atau pengembalian investasi apa yang akan dialami klien setelah proyek selesai?
- Untuk referensi di masa mendatang-apakah itu sepadan dengan waktu, tenaga, dan uang yang diinvestasikan?
- Setelah proyek selesai, apakah para pemangku kepentingan dan staf yang akan menggunakan hasil proyek (misalnya, aplikasi perangkat lunak baru) sudah mengetahui dan terlatih?
Cara Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini tergantung pada apakah Anda memberikan proyek secara internal atau untuk klien. Setiap pihak akan melakukan pendekatan terhadap proses manajemen proyek ini secara berbeda.
The Templat Retrospektif Proyek ClickUp mengevaluasi keberhasilan atau kegagalan proyek secara keseluruhan sambil mengidentifikasi perbaikan untuk mencegah kesalahan di masa depan
Penutupan proyek penting karena menentukan apakah proyek tersebut sukses atau gagal dan apa yang dapat dipelajari. Terlalu sering, proyek hanya diukur berdasarkan standar anggaran dan skala waktu.
Ada banyak hal yang lebih dari sekadar angka. apakah kita memenuhi standar kualitas? Apakah kita mencapai tujuan bisnis kita? Faktor-faktor ini sangat penting jika Anda ingin membuat proyek menjadi sukses.
Jenis-jenis Penutupan Proyek
Ada beberapa jenis penutupan proyek yang dapat diterapkan tergantung pada keadaan dan tujuan spesifik proyek. Berikut adalah beberapa jenis yang umum:
- Penutupan Normal: Ini adalah jenis penutupan proyek yang standar dan paling umum, di mana proyek selesai sesuai rencana, semua hasil kerja dihasilkan, dan semua tujuan dan sasaran tercapai. Tim proyek menyelesaikan semua tugas yang tersisa, melakukan tinjauan dan persetujuan akhir, dan secara resmi menutup proyek.
- Penutupan Prematur: Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, ini berarti Anda dapat mencentang setiap item tindakan sebagai selesai. Sayangnya, tidak semua fase penutupan proyek berakhir dengan cara ini. Beberapa proyek ditutup sebelum proyek tersebut dimulai. Ketika sebuah proyek dibatalkan saat akan dimulai, ini dikenal sebagai penghentian dini.
- Penutupan Sebagian: Terkadang, sebuah proyek dapat ditutup sebagian ketika komponen atau fase tertentu telah berhasil diselesaikan, tetapi komponen atau fase lainnya masih berlangsung. Jenis penutupan ini memungkinkan pendekatan bertahap, di mana bagian yang telah selesai ditutup sementara pekerjaan yang tersisa terus berlanjut. Hal ini membantu mengelola ketergantungan dan memprioritaskan sumber daya secara efektif.
- Penutupan Konsolidasi: Dalam kasus di mana beberapa proyek terkait sedang dijalankan secara bersamaan, penutupan konsolidasi dapat dilakukan. Hal ini melibatkan konsolidasi output, pembelajaran, dan sumber daya dari beberapa proyek ke dalam satu proses penutupan. Hal ini membantu memastikan konsistensi, transfer pengetahuan, dan pemanfaatan sumber daya yang efisien di seluruh proyek.
- Penutupan Penangguhan: Jika sebuah proyek perlu dihentikan sementara karena faktor eksternal atau kendala operasional, penutupan penangguhan dilakukan. Proyek ditunda sampai keadaan memungkinkan untuk dilanjutkan. Selama penutupan, tim mendokumentasikan status proyek, sumber daya, dan tindakan yang diperlukan untuk melanjutkan proyek.
- Penutupan yang Gagal: Sayangnya, tidak semua proyek berhasil. Penutupan yang gagal terjadi ketika sebuah proyek tidak dapat mencapai tujuannya atau memberikan hasil yang diinginkan. Dalam kasus seperti itu, proyek ditutup tanpa mencapai tujuan yang diinginkan. Sangat penting untuk melakukan analisis menyeluruh tentang alasan kegagalan, mendokumentasikan pelajaran yang dipetik, dan menentukan komponen yang dapat diselamatkan atau penyesuaian potensial untuk proyek-proyek masa depan.
Sekarang mari kita selami langkah-langkah yang harus diambil saat menutup proyek.
5 Langkah untuk Menyelesaikan Proses Penutupan Proyek
Berikut ini lima langkahnya langkah untuk manajemen proyek yang harus dilakukan oleh tim saat menutup proyek dan mendapatkan persetujuan dari klien dan pemangku kepentingan.
1. Menerapkan tugas-tugas penyelesaian
Tugas yang belum selesai selalu perlu diselesaikan selama tahap akhir proyek apa pun.
Hasil proyek utama telah selesai, jadi pastikan item tindakan dan tujuan yang lebih kecil belum terlewatkan. Hal ini dapat mencakup hal-hal berikut ini:
- Aset dan hasil tambahan
- Dokumentasi proyek dan, dalam hal hasil perangkat lunak, panduan produk
- Pelatihan apa pun yang perlu diberikan
- File dan kekayaan intelektual yang dimiliki klien setelah selesai telah ditransfer
- Faktur dikirim dan dibayar
- Tugas admin lainnya yang perlu dilakukan sebelum Anda dapat mulai menjalani proses penutupan proyek
2. Mengacu pada ruang lingkup proyek atau brief untuk memastikan tujuan tercapai
Sekarang setelah semua hal yang tidak penting telah diselesaikan, saatnya untuk memeriksa kembali ruang lingkup atau brief awal untuk menilai apakah tujuan telah tercapai.
Keberhasilan proyek diukur berdasarkan berbagai kriteria dan indikator kinerja utama. Pada tingkat tinggi, sebagian besar proyek dinilai berdasarkan beberapa metrik inti:
- Apakah kami memberikan apa yang diharapkan klien?
- Apakah proses penutupan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran?
- Apakah klien puas dengan kualitasnya dan senang dengan hasil kerjanya?
- Apakah tujuan dan sasaran bisnis dan operasional telah tercapai?
Asalkan tim manajemen dan tim manajemen proyek yang terlibat dapat menjawab ya untuk sebagian besar - idealnya, semua - dari pertanyaan-pertanyaan ini, maka proyek tersebut telah sukses. Mencapai tujuan pada satu proyek dapat berguna jika Anda ingin bekerja dengan organisasi yang sama lagi pada proyek baru. 🛠️
Manfaatkan tampilan Board di bagian Templat Pembelajaran Manajemen Proyek ClickUp untuk meninjau, mendokumentasikan, melacak, dan mengatur wawasan proyek Anda sebelumnya
Itulah mengapa sebuah kinerja proses post-mortem dan penutupan proyek sangat berharga. Anda bisa menggunakan waktu ini untuk meninjau hasil dan pelajaran dengan klien, dan juga secara internal.
Seorang manajer proyek juga dapat menggunakan informasi ini untuk pertemuan pembelajaran 360 derajat internal sehingga pelajaran yang dapat ditindaklanjuti dapat diterapkan pada dokumen, alur kerja, dan proses proyek di masa mendatang.
Anggota tim akan menghargai umpan balik dan arahan tentang kinerja proyek untuk melakukan yang lebih baik di lain waktu.
3. Menyelesaikan tanya jawab dengan klien dan pertemuan pembelajaran 360 derajat internal
Tanya jawab adalah salah satu bagian yang paling berguna dari proses penutupan. Seorang manajer proyek harus menyediakan waktu untuk dua hal: tanya jawab internal, yang juga dikenal sebagai pertemuan pembelajaran 360 derajat, dan pertemuan tanya jawab dan serah terima klien.
Usahakan untuk mengadakan panggilan rapat internal atau sesi tatap muka sebelum berbicara dengan klien. Dengan cara ini, semua orang dalam proses manajemen proyek Anda memiliki pemahaman yang sama.
Jika terjadi kesalahan selama fase penutupan proyek, akan sangat berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut dan bagaimana masalah tersebut diselesaikan.
Manajer proyek perlu menggunakan waktu ini untuk meninjau seluruh proses dengan tim proyek, dari awal hingga akhir, termasuk tonggak-tonggak penting.
Selama rapat 360 derajat, jujurlah dengan diri Anda sendiri dan tim proyek. Tanyakan pada diri sendiri:
- Apa yang salah?
- Apa yang berjalan dengan baik?
- Apakah sumber daya proyek telah digunakan secara efektif?
- Seberapa sukseskah tim dalam memberikan hasil yang sesuai dengan rencana proyek?
- Apa yang telah kita pelajari?
- Apa yang dapat kita lakukan dengan lebih baik di lain waktu?
ClickUp Docs memungkinkan pemformatan kaya dan perintah garis miring untuk bekerja lebih efisien
Dokumentasikan hasil rapat internal agar Anda lebih siap untuk sesi tanya jawab fase penutupan proyek dengan klien.
Sebagian besar klien akan mengajukan pertanyaan yang serupa dengan pertanyaan di atas. Selain itu, mereka juga ingin menilai hasil dan hasil kerja terhadap ruang lingkup, pengarahan awal, tujuan, dan sasaran.
Para pemangku kepentingan dan pemimpin senior yang mengukur keberhasilan proyek pada akhirnya ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka bayar. Jika Anda ingin lebih teliti, tuliskan semua ini ke dalam laporan penutupan proyek sehingga mereka dapat membandingkannya dengan rencana proyek.
TIP PROFESIONAL Bagaimana jika sebuah proyek tidak berjalan sesuai rencana? Mendokumentasikan apa yang terjadi dan mengapa sangat penting. Selama proyek berlangsung, selalu catat semua yang terjadi dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, rekam rapat dan panggilan, dan simpan salinan email di platform Anda juga. Dengan cara ini, klien tidak dapat membantah faktur selama proses penutupan proyek.
4. Pastikan dokumentasi lengkap dan serah terima dilakukan
Apakah Anda memiliki rencana untuk serah terima proyek? Jika ya, sekaranglah waktunya untuk mewujudkan rencana ini sebagai bagian dari proses penutupan. Jika tidak, maka manajer proyek harus membuat rencana.
Pada tahap penutupan proyek ini, sering kali hanya memastikan bahwa dokumen, file, dan aset lainnya diberikan kepada klien seperti yang diharapkan. Untuk hasil proyek yang lebih rumit, seperti perangkat lunak dan aplikasi, siklus hidup akhir proyek mungkin melibatkan pengujian, pelatihan, dan debugging.
Saat menyerahkan apa pun mulai dari situs web hingga perangkat lunak, klien perlu mengetahui cara kerjanya. Jika tidak, ini seperti membayar mobil yang tidak bisa Anda kendarai. Sebagai bagian dari hal ini, pastikan Anda telah memberikan semua yang dibutuhkan klien:
- Akses tingkat admin ke hasil proyek
- Dokumentasi dan manual
- Materi pelatihan atau pelatihan
- Kekayaan intelektual dan aset lainnya
- Akses ke dukungan berkelanjutan sesuai kebutuhan
Serah terima berguna untuk membangun kepercayaan jangka panjang. Akan lebih mudah untuk mendapatkan proyek-proyek di masa depan jika Anda telah berhasil menyelesaikannya. Laporan penutupan proyek dapat berguna untuk membantu mendapatkan proyek berikutnya dari perusahaan yang sama.
Serah terima yang lancar akan membuat klien lebih senang, lebih sedikit pertanyaan setelah penutupan, dan potensi untuk mendapatkan pekerjaan yang sedang berlangsung. Centang daftar periksa penutupan proyek Anda di alat dokumentasi proyek Anda sehingga Anda tahu bahwa proyek sudah selesai.
5. Berterima kasih kepada semua orang yang terlibat dan membubarkan tim proyek
Dengan klien yang senang, proyek selesai, serah terima selesai, dan dokumen proyek diserahkan, yang tersisa hanyalah berterima kasih kepada semua orang dan membubarkan tim proyek. 🙌
Sebagai manajer proyek, pastikan setiap anggota tim tahu seberapa baik kinerja mereka. Menginternalisasi pelajaran. Ingatlah untuk mendokumentasikan proses dan perubahan alur kerja yang ingin Anda terapkan pada proyek-proyek selanjutnya.
Hal yang sama berlaku untuk setiap kemenangan, jalan pintas, atau alat baru yang dicoba. Jika Anda telah menemukan sesuatu yang akan membantu menyelesaikan pekerjaan di masa depan dengan lebih efisien, maka Anda dapat memasukkan semua yang telah Anda pelajari ke dalam alur kerja dan proses di masa depan.
Sekarang Anda bisa menugaskan kembali anggota tim ke proyek, tugas, dan klien lain.
Untuk mempermudah manajemen proyek, kami telah menyusun daftar lima templat penutupan proyek yang layak disimpan.
5 Templat Penutupan Proyek yang Bermanfaat
Templat berguna untuk berbagai skenario, alur kerja, dan proses manajemen proyek. Templat ini sangat berharga ketika Anda bisa mengintegrasikannya dengan perangkat lunak manajemen proyek, seperti ClickUp .
1. Template Tampilan Daftar Penutupan Proyek ClickUp
Versi tampilan daftar dari templat penutupan proyek ClickUp
Gunakan yang sederhana ini Templat Tampilan Daftar Penutupan Proyek ClickUp untuk melacak semuanya.
Dengan berbagai bidang dan status khusus, anda bisa menambahkan templat ini ke ClickUp dan menjadikannya sebagai pendekatan yang tepat untuk penutupan proyek yang sederhana.
Dilengkapi dengan berbagai jenis tampilan, seperti Gantt, Board, dan Timeline. Jadi, cara apa pun yang lebih disukai tim Anda untuk melihat dan mengerjakan jadwal proyek, ini bisa dengan mudah dikonfigurasikan sesuai preferensi Anda.
2. Templat Tampilan Tugas Penutupan Proyek ClickUp
Tampilan tugas dari proses penutupan proyek dengan ClickUp
The Templat Tampilan Tugas Penutupan Proyek ClickUp adalah daftar tugas proyek sederhana yang bisa Anda gunakan di ClickUp. Gunakan ini sebagai daftar periksa penutupan proyek Anda untuk memastikan Anda menangkap semua tugas yang belum selesai.
Tambahkan templat dan lihat seluruh proyek (atau serangkaian subtugas) satu per satu item daftar tugas. Centang saat Anda melakukannya, sesederhana itu - selain melakukan pekerjaan, tentu saja! 👀
3. Templat Retro ClickUp 4Ls
Lakukan pendekatan retro untuk retrospektif dengan templat 4L ini
Bagi mereka yang ingin sedikit lebih ekspresif dengan tugas penutupan proyek, inilah Templat Retro ClickUp 4Ls .
Tim Anda dapat menyampaikan apa yang mereka sukai, rindukan, benci, dan pelajari dari sebuah proyek. Templat ini dilengkapi dengan ruang untuk mendalami pelajaran yang diperoleh tim.
Ada baiknya mengisi empat "L", terutama ketika proyek lebih menantang, sehingga tim merasa dipahami, umpan balik diterima oleh manajer proyek, dan pelajaran berharga dapat ditindaklanjuti untuk pekerjaan di masa depan.
4. Templat Formulir Umpan Balik ClickUp
Kumpulkan dan tingkatkan umpan balik pelanggan dengan templat formulir umpan balik yang dapat disesuaikan untuk mengatur umpan balik di satu tempat untuk wawasan yang lebih baik
The Templat Formulir Umpan Balik ClickUp berguna untuk mengumpulkan pandangan klien ketika sebuah proyek selesai dan ditandatangani. Anda bisa menggunakan ini untuk umpan balik internal dan bahkan testimoni dari klien.
Klien biasanya akan memberikan umpan balik dalam panggilan tanya jawab. Bahkan jika itu negatif, ada baiknya Anda mencatatnya agar dapat diintegrasikan ke dalam pembelajaran untuk masa depan.
Umpan balik dan testimoni yang positif bahkan lebih berharga. Publikasikan ini secara online dengan izin klien Anda. Kumpulkan umpan balik ini dengan templat umpan balik digital ClickUp, dan masukkan pelajaran ini ke dalam alat manajemen proyek tepercaya Anda.
5. Templat Serah Terima Proyek ClickUp
Templat serah terima sangat penting untuk setiap penutupan proyek
Apakah Anda perlu menerapkan serah terima proyek tetapi tidak tahu harus mulai dari mana?
Jangan khawatir jika Anda tidak memilikinya dalam prosedur operasi standar Anda. Kami telah membantu Anda dengan Templat Serah Terima Proyek ClickUp .
Masukkan semua detail penting dalam dokumen ini untuk serah terima yang sukses. Sertakan hal-hal penting seperti login dan tautan ke folder, dokumentasi, panduan pelatihan, dan apa pun yang dibutuhkan klien setelah serah terima.
Jaga agar semua proyek Anda tetap berjalan dan hindari penundaan atau miskomunikasi yang merugikan. Dengan Templat Serah Terima Proyek ClickUp, Anda memiliki solusi lengkap untuk proses yang lancar bagi setiap anggota tim yang terlibat.
Sederhanakan Penutupan Proyek Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Templat dan proses sangat menghemat waktu alat organisasi saat menjalankan daftar periksa penutupan proyek dan item tindakan, seperti:
- Apakah semua tugas sudah diselesaikan?
- Apakah semua keluaran dan hasil kerja telah ditandatangani secara internal dan oleh klien?
- Sudahkah kita melakukan serah terima dan pelatihan terkait untuk klien?
- Apakah proyek telah ditutup?
- Apakah semua tugas penutupan proyek telah dilakukan dan ditandatangani oleh manajemen?
Namun untuk membuat proses ini menjadi lebih lancar bagi semua orang, Anda memerlukan perangkat lunak produktivitas untuk mengelola seluruh siklus hidup proyek secara menyeluruh. Dengan perangkat lunak produktivitas, seluruh tim proyek tetap berada dalam tugas dan bertanggung jawab.
Jika Anda memberi mereka akses, klien juga bisa memberikan masukan, ide, umpan balik, dan sumber daya mereka untuk memastikan proyek selesai dan ditutup dengan sukses. Daftar akun ClickUp gratis Anda hari ini untuk menangani seluruh siklus hidup proyek dengan satu perangkat lunak yang kuat, membuat penutupan proyek menjadi proses yang lebih mudah bagi semua orang.