Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa beberapa perusahaan mampu menarik talenta terbaik sementara yang lain kesulitan mengisi posisi kosong? Atau bagaimana satu tim bisa merasa bersemangat dan produktif sementara tim lain harus bekerja keras sepanjang hari? Jawabannya mungkin mengejutkan Anda: Semuanya bergantung pada proses HR yang jelas dan terdefinisi dengan baik.
Proses sumber daya manusia adalah kerangka kerja sistematis yang memastikan tenaga kerja suatu organisasi sehat dan bahagia serta selaras dengan misinya. Mereka adalah urat nadi setiap organisasi, membantu pemberi kerja menangani segala hal mulai dari mencari talenta yang tepat hingga memastikan karyawan tetap berkembang.
Tanpa prosedur HR yang tepat, Anda mungkin berakhir dengan karyawan yang tidak memenuhi kualifikasi, karyawan yang frustrasi karena ekspektasi yang tidak jelas, atau bahkan masalah hukum jika protokol yang benar untuk menangani keluhan atau pemutusan hubungan kerja tidak diikuti.
Proses SDM yang kuat memastikan operasional yang lancar, lingkungan kerja yang positif, dan tim yang siap memberikan kontribusi terbaiknya.
Artikel ini membahas cara menetapkan proses HR yang jelas, membangun departemen HR yang unggul, dan menggunakan alat untuk mengoptimalkan alur kerja dari awal hingga akhir.
Apa Saja Proses HR yang Penting?
Proses HR adalah fondasi dari lingkungan kerja yang sukses dan sehat. Mereka mencakup segala hal, mulai dari mencari orang yang tepat (rekrutmen) hingga menjaga mereka tetap terlibat dan puas (manajemen kinerja, hubungan karyawan).
Mari kita jelajahi proses HR yang penting.
1. Perekrutan
Rekrutmen adalah fondasi perencanaan sumber daya manusia yang kuat, bertindak sebagai gerbang untuk membangun tim yang berbakat dan sukses. Ini adalah langkah pertama dalam perjalanan HR, di mana Anda mengidentifikasi kebutuhan akan talenta di dalam perusahaan dan mulai mencari orang yang tepat untuk mengisinya.
Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen talenta untuk tujuan ini.
Rekrutmen melibatkan tugas-tugas seperti:
- Menyusun deskripsi pekerjaan: Menciptakan deskripsi yang jelas dan menarik yang menjelaskan tanggung jawab peran, keterampilan yang dibutuhkan, dan budaya perusahaan
- Sourcing: Mencari calon kandidat melalui papan lowongan kerja, media sosial, atau rekomendasi karyawan
- Penyaringan: Meninjau CV dan melakukan wawancara awal untuk menyaring calon yang memenuhi syarat
- Seleksi: Melakukan wawancara mendalam, penilaian teknis, atau pengecekan referensi terhadap kandidat terpilih untuk menemukan yang paling cocok
Proses rekrutmen yang jelas dan terdefinisi dengan baik dapat menarik talenta terbaik, mengurangi waktu perekrutan, dan membangun fondasi yang kuat untuk kesuksesan perusahaan Anda.
ClickUp, alat manajemen sumber daya manusia yang efektif, dapat membantu dalam langkah-langkah ini. Misalnya, ClickUp menyediakan sumber daya gratis yang dapat membantu Anda dalam proses rekrutmen—Template Rencana Implementasi ClickUp untuk Rekrutmen.
Kesulitan menemukan kandidat yang tepat? Membangun tim yang kuat dimulai dengan proses rekrutmen yang disederhanakan.
Berikut cara menggunakan template ini secara optimal:
- Status Tugas Kustom: Status kustom seperti 'To Do,' 'In Progress,' 'Needs Input,' 'Done,' dan 'Complete' membantu Anda melacak kemajuan setiap tugas dalam pipeline rekrutmen secara visual. Dengan status yang mudah dilihat, seluruh tim Anda dapat langsung memahami posisi setiap kandidat dalam proses
- Fields Kustom: Setiap Tugas dapat dilengkapi dengan Fields Kustom untuk menyimpan informasi penting seperti 'Dokumen' (CV, surat lamaran), 'Fase Rekrutmen' (seleksi, wawancara, dll.), 'Tim' (manajer perekrutan, HR), 'Progres' (catatan, umpan balik wawancara), dan 'Upaya' (perkiraan waktu yang dibutuhkan). Pendekatan yang disesuaikan ini memastikan semua informasi relevan mudah diakses untuk setiap kandidat dan posisi
- Pandangan Khusus: Buat empat tampilan berbeda untuk memvisualisasikan proses rekrutmen Anda: Jadwal Rekrutmen: Dapatkan gambaran visual komprehensif tentang seluruh proses perekrutan, memastikan semua langkah diselesaikan dalam waktu yang diinginkan Penilaian Upaya: Perkirakan dan lacak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, memudahkan alokasi sumber daya yang lebih baik Panduan Awal: Konsolidasikan semua materi dan sumber daya onboarding dalam satu lokasi yang mudah diakses untuk karyawan baru Progres Rekrutmen: Pantau progres keseluruhan upaya rekrutmen Anda dengan tampilan jelas tentang pergerakan kandidat melalui pipeline
- Jadwal Rekrutmen: Dapatkan gambaran visual komprehensif tentang seluruh proses perekrutan, memastikan semua langkah diselesaikan dalam waktu yang diinginkan
- Penilaian Upaya: Perkirakan dan lacak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, memudahkan alokasi sumber daya yang lebih baik
- Panduan Memulai: Konsolidasikan semua materi dan sumber daya onboarding dalam satu lokasi yang mudah diakses untuk karyawan baru
- Progres Rekrutmen: Pantau kemajuan keseluruhan upaya rekrutmen Anda dengan pandangan yang jelas tentang pergerakan kandidat melalui pipeline
- Jadwal Rekrutmen: Dapatkan gambaran visual komprehensif tentang seluruh proses perekrutan, memastikan semua langkah diselesaikan dalam waktu yang diinginkan
- Penilaian Upaya: Perkirakan dan lacak waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, memudahkan alokasi sumber daya yang lebih baik
- Panduan Memulai: Konsolidasikan semua materi dan sumber daya onboarding dalam satu lokasi yang mudah diakses untuk karyawan baru
- Progres Rekrutmen: Pantau kemajuan keseluruhan upaya rekrutmen Anda dengan pandangan yang jelas tentang pergerakan kandidat melalui pipeline
2. Onboarding
Setelah fase perekrutan, datanglah onboarding, proses SDM yang memastikan transisi yang mulus bagi karyawan baru ke dalam budaya perusahaan dan peran mereka. Bayangkan seperti menyambut pemain baru ke dalam tim—Anda tidak akan langsung melemparkan mereka ke dalam permainan tanpa penjelasan, bukan? Onboarding adalah tentang memberikan karyawan baru pengetahuan, sumber daya, dan dukungan yang mereka butuhkan untuk sukses sejak hari pertama.
Berikut adalah beberapa contoh kunci tentang apa yang mungkin terlibat dalam proses onboarding:
- Mengirim email selamat datang dengan informasi penting dan menetapkan ekspektasi untuk hari pertama
- Memberikan sambutan hangat, memperkenalkan rekan kerja, menyiapkan ruang kerja, dan memberikan gambaran umum tentang perusahaan dan peran yang akan diemban
- Menyediakan program pelatihan komprehensif tentang kebijakan perusahaan, alat, dan prosedur yang spesifik untuk peran mereka
- Menugaskan mereka seorang mentor yang dapat menjawab pertanyaan, memberikan arahan, dan membantu mereka menavigasi budaya perusahaan
- Membimbing mereka melalui KPI yang perlu dicapai untuk kinerja karyawan baru*
Misalnya, pengalaman onboarding Google dikatakan begitu luar biasa sehingga 77% karyawan baru melaporkan pengalaman positif. Google melakukannya dengan proses yang teliti, berfokus pada pre-boarding, sistem buddy, dan program orientasi yang terstruktur.
Sundas Khalid, seorang ahli onboarding di Google, menyoroti pentingnya pre-boarding.
"Saat saya mengatakan ya, tim Google langsung membanjiri saya dengan email hangat – dari pewawancara hingga manajer masa depan dan bahkan rekan tim! Rasanya luar biasa," ia berbagi. Hal ini menetapkan nada yang ramah dan positif sejak awal.
Google memadukan karyawan baru, atau Nooglers, dengan teman orientasi bahkan sebelum hari pertama mereka. Teman-teman ini memberikan wajah ramah dan suara yang familiar di lingkungan baru. Pada hari pertama, teman orientasi bertindak sebagai pemandu, menunjukkan sekitar kantor dan membantu mereka beradaptasi dengan budaya perusahaan. Dengan memprioritaskan orientasi pra-kerja, membangun koneksi melalui teman orientasi, dan menyediakan orientasi komprehensif, Google mempersiapkan Nooglers untuk kesuksesan.
Jika mengelola seluruh rangkaian tugas onboarding secara manual terasa membingungkan, cobalah menggunakan templat HR gratis untuk mempermudah proses tersebut.
3. Pelatihan dan pengembangan
Pelatihan dan pengembangan (T&D) adalah proses HR yang esensial yang melampaui sekadar memberikan karyawan keterampilan untuk melakukan pekerjaan mereka saat ini. Ini tentang berinvestasi dalam pertumbuhan dan potensi jangka panjang mereka.
Pelatihan:
- Keterampilan khusus pekerjaan: Memberikan karyawan baru atau karyawan existing dengan pengetahuan dan keterampilan khusus yang diperlukan untuk menjalankan peran mereka dengan efektif. Hal ini dapat mencakup pelatihan perangkat lunak, workshop pengetahuan produk, atau protokol keselamatan
- Pelatihan kepatuhan: Memberikan pemahaman kepada karyawan tentang kebijakan perusahaan, peraturan hukum, dan pedoman etika yang relevan dengan pekerjaan mereka
Pengembangan:
- Pelatihan kepemimpinan: Memberikan karyawan berpotensi tinggi dengan keterampilan untuk memimpin dan menginspirasi tim
- Pengembangan keterampilan lunak: Membantu karyawan mengembangkan keterampilan komunikasi, kerja tim, pemecahan masalah, dan manajemen waktu
- Perencanaan jalur karier: Bekerja sama dengan karyawan untuk mengidentifikasi tujuan karier mereka dan memberikan kesempatan untuk pengembangan karier di dalam perusahaan
Dengan berinvestasi dalam program pelatihan dan pengembangan (T&D) yang komprehensif, Anda dapat meningkatkan morale karyawan, meningkatkan kinerja kerja, mendorong inovasi, dan meningkatkan retensi karyawan.
Unilever telah berkomitmen untuk meningkatkan keterampilan semua karyawan dengan keterampilan yang sesuai dengan masa depan hingga tahun 2025 sebagai bagian dari program Unilever Compass. Penelitian mereka menemukan bahwa peserta workshop meningkatkan produktivitas secara keseluruhan sebesar 41%.
Patrick Hull, Wakil Presiden Future of Work Unilever, mengatakan:
Kami menyadari sejak awal kebutuhan akan mobilitas talenta yang lebih besar, fleksibilitas yang lebih tinggi, dan pembelajaran berkelanjutan. Semua orang membicarakan pentingnya pembelajaran seumur hidup, jadi kami memutuskan saatnya untuk meneliti pasar dan mencari alat serta ide yang dapat kami terapkan untuk menciptakan dampak positif di dalam organisasi kami.
Kami menyadari sejak awal kebutuhan akan mobilitas talenta yang lebih besar, fleksibilitas yang lebih tinggi, dan pembelajaran berkelanjutan. Semua orang membicarakan pentingnya pembelajaran seumur hidup, jadi kami memutuskan saatnya untuk meneliti pasar dan mencari alat serta ide yang dapat kami terapkan untuk menciptakan dampak positif di dalam organisasi kami.
Unilever menciptakan program kerja fleksibel internal untuk mencocokkan karyawan dengan peluang proyek di bidang bisnis lain. Inisiatif ini akan diperkuat dengan platform AI untuk membantu pemimpin mengalokasikan sumber daya proyek dengan cepat.
Mengakui cara yang beragam dalam mendefinisikan pekerjaan yang bermakna, Unilever memprioritaskan transparansi terkait peluang internal. Dengan menciptakan lapangan bermain yang setara dan visibilitas yang sama bagi semua anggota tim, mereka memastikan penugasan proyek sesuai dengan aspirasi dan kekuatan ideal kandidat. Pendekatan ini menumbuhkan budaya di mana karyawan dapat secara aktif mengejar pekerjaan yang selaras dengan definisi tujuan mereka.
4. Retensi
Karyawan yang terlibat sepenuhnya adalah mereka yang bekerja dengan penuh dedikasi; mereka percaya pada tujuan organisasi. *
Karyawan yang terlibat sepenuhnya adalah mereka yang bekerja dengan penuh dedikasi; mereka percaya pada tujuan organisasi. *
Retensi adalah proses HR yang berfokus pada menjaga karyawan berbakat tetap bahagia dan terlibat, serta pada akhirnya mendorong mereka untuk tetap bekerja di perusahaan.
Begini cara HR menggunakan strategi retensi untuk keuntungan organisasi dan karyawannya:
- Kompensasi dan manfaat yang kompetitif: Menawarkan gaji yang kompetitif, bonus, asuransi kesehatan, dan manfaat lain untuk menunjukkan nilai atas kontribusi karyawan
- Keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi : Mendorong pengaturan kerja fleksibel, kebijakan cuti, dan inisiatif untuk membantu karyawan mengelola kehidupan pribadi dan profesional mereka dengan efektif
- Pengakuan kinerja: Mengakui dan memberikan penghargaan atas prestasi karyawan secara terbuka dan pribadi untuk meningkatkan morale dan rasa pencapaian
- Kesempatan pengembangan karier: Memberikan pelatihan berkelanjutan, program mentoring, dan kesempatan untuk berkembang di dalam perusahaan agar karyawan tetap tertantang dan terlibat
- Budaya kerja positif: Mendorong budaya kolaborasi, komunikasi terbuka, rasa hormat, dan keamanan psikologis di mana karyawan merasa dihargai dan didukung
ConocoPhillips memiliki rata-rata masa kerja karyawan sebesar 10,6 tahun, yang dimungkinkan berkat manfaat dan fasilitas yang luar biasa yang ditawarkan perusahaan. Beberapa di antaranya adalah bonus tunai tahunan, asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan program tabungan perusahaan sebesar 6% dari gaji yang kadang-kadang ditingkatkan melebihi 6%.
5. Hubungan karyawan
Hubungan karyawan, yang menjadi landasan utama praktik HR yang kuat, berfokus pada pembentukan hubungan positif dan produktif antara pemberi kerja dan karyawan.
Begini cara profesional HR mengelola proses HR yang penting ini:
- Saluran komunikasi: Membangun saluran komunikasi yang jelas dan konsisten di mana karyawan merasa nyaman untuk menyampaikan keluhan, memberikan saran, atau meminta bimbingan
- Penyelesaian konflik: Memfasilitasi penyelesaian konflik di tempat kerja secara adil dan efektif, baik antara rekan kerja, atasan, maupun tim
- Keterlibatan karyawan: Melaksanakan inisiatif yang mendorong partisipasi karyawan, rasa memiliki, dan rasa kebersamaan dalam budaya perusahaan
- Manajemen kinerja: Memberikan umpan balik secara berkelanjutan, penilaian kinerja, dan peluang pengembangan untuk menjaga karyawan tetap termotivasi dan selaras dengan tujuan perusahaan
- Prosedur pengaduan: Menetapkan prosedur yang jelas dan mudah diakses bagi karyawan untuk menyampaikan keluhan atau kekhawatiran mereka, memastikan proses yang adil dan menghormati
6. Permohonan karyawan
Permohonan karyawan adalah proses HR yang vital namun sering diabaikan, yang memfasilitasi pertanyaan, permintaan, dan perubahan yang berkaitan dengan pekerjaan karyawan.
Begini cara permintaan karyawan berfungsi dalam proses HR yang terdefinisi dengan baik:
- Sistem terpusat: Implementasikan sistem yang ramah pengguna (portal online, alamat email, formulir khusus) bagi karyawan untuk mengajukan permintaan
- Klasifikasi yang jelas: Menetapkan kategori yang jelas untuk permintaan umum, seperti cuti, waktu luang, perubahan peralatan, atau pembaruan manfaat
- Proses persetujuan yang jelas: Menentukan proses persetujuan yang jelas untuk berbagai jenis permintaan
- Komunikasi dan pelacakan: Memberikan komunikasi yang jelas mengenai status permintaan karyawan, serta menjaga mereka tetap terinformasi sepanjang proses
7. Manajemen kinerja
Manajemen kinerja, sebagai proses HR inti, adalah cara sistematis untuk mengevaluasi, mengembangkan, dan memotivasi karyawan agar mencapai potensi penuh mereka dan berkontribusi pada tujuan perusahaan.
Ini adalah siklus umpan balik yang berkelanjutan—suatu proses dua arah di mana karyawan menerima ekspektasi yang jelas, dukungan berkelanjutan, dan peluang pengembangan, sementara kontribusi mereka diakui dan selaras dengan arah strategis perusahaan.
Begini cara profesional HR memanfaatkan manajemen kinerja untuk mencapai hasil optimal:
- Penetapan tujuan: Penetapan tujuan HR secara kolaboratif antara karyawan dan manajer, memastikan tujuan individu selaras dengan tujuan departemen dan perusahaan
- Umpan balik rutin: Memberikan umpan balik kinerja secara berkelanjutan, baik positif maupun konstruktif, sepanjang tahun
- Penilaian kinerja: Melakukan penilaian kinerja secara rutin yang selaras dengan KPI HR untuk secara formal mengevaluasi kemajuan karyawan terhadap tujuan yang telah disepakati
- Kesempatan pengembangan: Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan individu serta menciptakan kesempatan untuk pertumbuhan melalui pelatihan, pembimbingan, atau program pengembangan keterampilan
- Pengakuan kinerja: Mengakui dan memberikan penghargaan atas kinerja yang luar biasa secara terbuka dan secara pribadi
8. Administrasi kompensasi dan manfaat
Kompensasi dan manfaat, sebagai proses HR yang fundamental, membantu menarik, mempertahankan, dan memotivasi tenaga kerja yang berbakat. Ini adalah paket lengkap yang Anda tawarkan kepada karyawan, mencakup baik insentif finansial maupun manfaat tambahan yang berharga.
Mari kita ambil contoh sebuah startup perangkat lunak yang sedang berkembang. Manajer HR mungkin menawarkan gaji yang kompetitif, paket asuransi kesehatan komprehensif dengan deductible rendah, cuti berbayar yang generoso untuk liburan dan kesehatan mental, serta fleksibilitas dalam jam kerja untuk menarik dan mempertahankan talenta muda di pasar teknologi yang kompetitif. Mereka juga dapat menerapkan program opsi saham untuk memotivasi karyawan dan menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap kesuksesan perusahaan.
9. Kepatuhan regulasi
Kepatuhan regulasi memastikan organisasi Anda mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Bayangkan ini sebagai perisai tak terlihat yang melindungi perusahaan Anda dari konsekuensi hukum.
Misalnya, jika sebuah perusahaan tidak mematuhi peraturan upah minimum dengan membayar karyawan di bawah standar, HR mungkin menghadapi keluhan dari karyawan yang tidak puas, denda dari lembaga pemerintah, dan bahkan kerusakan reputasi.
Dengan memprioritaskan kepatuhan regulasi, HR melindungi organisasi dari masalah hukum, memfasilitasi lingkungan kerja yang adil dan etis, dan membangun kepercayaan dengan karyawan.
10. Offboarding
Meskipun sering terabaikan dibandingkan dengan perekrutan dan onboarding, offboarding adalah proses HR yang krusial yang memastikan pemisahan yang lancar dan profesional antara karyawan dan perusahaan.
Misalkan Sarah, seorang manajer pemasaran di startup teknologi, memutuskan untuk mengejar kesempatan baru. Berikut adalah bagaimana proses offboarding yang terdefinisi dengan baik mungkin berlangsung untuknya:
- Dua minggu sebelum hari terakhir: Manajer Sarah, David, menjadwalkan pertemuan untuk membahas kepergiannya. Mereka meninjau tugas dan proyek yang akan datang, mengidentifikasi apa yang perlu diprioritaskan untuk diselesaikan atau diserahkan
- Satu minggu sebelum hari terakhir: HR bertemu dengan Sarah untuk memulai proses offboarding. Ini termasuk mengumpulkan barang milik perusahaan seperti laptop dan badge, meninjau opsi manfaatnya berdasarkan Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA, program asuransi kesehatan lanjutan di AS), dan mengatur setoran langsung gaji terakhir
- Hari terakhir: Sarah menghabiskan pagi hari menyelesaikan tugas-tugas mendesak dan mengadakan pertemuan serah terima dengan rekan kerja untuk memastikan transisi tanggung jawabnya berjalan lancar. Dia juga menghadiri makan siang perpisahan yang diadakan oleh tim, kesempatan untuk ucapan selamat tinggal dan doa restu secara informal
- Satu minggu setelah hari terakhir: HR melakukan wawancara keluar dengan Sarah. Di sini, dia dapat berbagi umpan balik jujur tentang pengalamannya di perusahaan, baik yang positif maupun negatif
- Satu bulan setelah hari terakhir: Sarah menerima gaji terakhirnya dan manfaat yang belum dibayarkan sesuai kesepakatan selama pertemuan HR. Perusahaan juga mengirimkan surat referensi resmi atas permintaan Sarah, yang menyoroti keterampilan dan kontribusinya
Contoh ini menunjukkan proses offboarding yang lancar yang menguntungkan baik Sarah maupun perusahaan.
11. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya manusia adalah proses strategis untuk mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja di masa depan dan mengembangkan inisiatif untuk memenuhinya. Bayangkan ini sebagai peta jalan—HR menganalisis talenta saat ini, meramalkan kebutuhan masa depan berdasarkan tujuan bisnis, dan membuat rencana untuk menutup celah. Ini bisa melibatkan perekrutan yang ditargetkan, program pelatihan, atau perencanaan suksesi untuk peran kunci.
Misalnya, sebuah perusahaan teknologi yang sedang berkembang mungkin menggunakan perangkat lunak HR untuk perencanaan guna mengidentifikasi kebutuhan akan pengembang perangkat lunak tambahan di tahun mendatang. Pemimpin HR kemudian akan mengembangkan strategi perekrutan untuk menarik talenta terbaik sambil juga menjajaki program pelatihan internal untuk meningkatkan keterampilan karyawan yang sudah ada.
Sekarang setelah Anda mengetahui daftar periksa untuk proses HR yang komprehensif, mari kita bahas pentingnya hal tersebut.
Pentingnya Proses HR
Sebuah organisasi tanpa proses HR yang dikelola dengan baik hanyalah kumpulan individu berbakat yang berjuang untuk mencapai tujuan yang sama.
Proses HR yang efektif memastikan setiap orang berperan dalam menciptakan perusahaan yang sukses. Mari kita jelajahi cara-cara spesifik di mana proses HR yang kokoh mengoordinasikan organisasi yang benar-benar luar biasa.
Proses HR dan bisnis modern
Proses HR adalah tulang punggung dari setiap bisnis modern. Mereka memastikan aliran talenta yang lancar, mulai dari menarik calon karyawan terbaik hingga menjaga karyawan tetap bahagia dan terlibat. Bayangkan mereka sebagai resep untuk membangun tim yang berkinerja tinggi. Sistem manajemen HR yang kuat menghasilkan:
- Perekrutan yang lebih baik: Menemukan talenta yang tepat untuk pekerjaan tersebut
- Penurunan tingkat turnover: Menjaga karyawan terbaik Anda
- Peningkatan produktivitas: Membangun keterlibatan karyawan agar mereka bekerja lebih baik
- Budaya kerja positif: Mendorong inovasi melalui lingkungan kerja yang bahagia
Bagaimana proses HR memengaruhi retensi karyawan, kepuasan kerja, dan produktivitas
Proses HR yang terintegrasi adalah fondasi untuk pengalaman karyawan yang kuat. Mereka secara langsung mempengaruhi retensi, kepuasan, dan produktivitas dalam rantai logis:
- Proses HR yang efektif (rekrutmen, onboarding, pelatihan) menghasilkan keputusan perekrutan yang lebih baik dan membekali karyawan dengan keterampilan yang mereka butuhkan untuk sukses
- Karyawan yang merasa dihargai dan siap lebih cenderung merasa puas dengan pekerjaan mereka
- Karyawan yang puas lebih terlibat dan produktif, memberikan kontribusi terbaik mereka
- Produktivitas tinggi menghasilkan hasil bisnis yang positif, memperkuat nilai dari proses HR yang kuat.
Praktik HR yang dikelola dengan baik menciptakan tenaga kerja yang bahagia dan produktif, yang menjadi pendorong kesuksesan organisasi. Laporan McKinsey tahun 2024 menyatakan bahwa menghilangkan tumpang tindih, mengurangi jumlah lapisan, dan menyesuaikan rentang kendali dapat berdampak 5 hingga 10 persen dalam menciptakan efisiensi yang secara langsung memengaruhi produktivitas karyawan.
Dampak proses HR pada kerja jarak jauh, keterlibatan karyawan, dan dinamika tim
Dalam lingkungan kerja jarak jauh pasca-pandemi, proses HR lebih penting dari sebelumnya. Mereka berfungsi sebagai jembatan yang menghubungkan jarak fisik, memengaruhi keterlibatan karyawan dan dinamika tim. Berikut ini cara kerjanya:
- Onboarding yang terstruktur: Bayangkan seorang karyawan baru langsung ditempatkan dalam tim virtual tanpa pengenalan atau pelatihan yang memadai. Proses onboarding yang jelas (misalnya: modul pelatihan online, pertemuan virtual untuk perkenalan) membantu karyawan remote merasa diterima, siap, dan terhubung dengan tim sejak hari pertama
- Saluran komunikasi yang jelas: Bekerja jarak jauh bisa terasa isolasi. HR memfasilitasi keterlibatan dengan menetapkan saluran komunikasi yang jelas (misalnya: saluran Slack khusus, panggilan video rutin) di mana karyawan merasa nyaman untuk menyampaikan ide atau kekhawatiran
- Manajemen kinerja: Penilaian kinerja tidak boleh menjadi hal yang dilupakan setahun sekali. HR mendorong dinamika tim yang kuat dengan mendorong sesi umpan balik rutin, seperti pertemuan video antara manajer dan karyawan remote. Hal ini menjaga semua orang tetap sejalan dan termotivasi
Ini tentang menciptakan lingkungan virtual yang mengutamakan kolaborasi, di mana setiap orang merasa dihargai, terhubung, dan siap memberikan kontribusi terbaik mereka.
Pengaruh proses HR pada 'Perang Talenta'
McKinsey memperkenalkan istilah 'Perang Talenta' pada tahun 1997 untuk menggambarkan kesulitan yang dihadapi bisnis dalam mencari dan merekrut pekerja terampil. Dengan jumlah calon yang terbatas, perusahaan terjebak dalam persaingan sengit untuk menarik dan mempertahankan karyawan terbaik.
Ini bukan tren sementara—ini adalah norma baru. Dan dalam perang ini, proses HR yang tidak efisien adalah musuh Anda. Mereka membuang waktu, sumber daya, dan pada akhirnya, kesempatan Anda untuk mendapatkan talenta yang dibutuhkan untuk menang.
Proses HR memainkan peran kritis dalam perang ini:
- Menang dalam persaingan rekrutmen: Proses rekrutmen yang kuat dengan deskripsi pekerjaan yang jelas, jangkauan yang terarah, dan pengalaman perekrutan yang lancar dapat menarik talenta terbaik
- Membangun loyalitas karyawan: Berinvestasi dalam program keterlibatan karyawan, pelatihan, dan pengembangan menciptakan rasa nilai dan menjaga karyawan tetap termotivasi untuk tetap tinggal
- Memberdayakan manajer: HR membekali manajer dengan keterampilan dan sumber daya untuk menciptakan budaya kerja yang positif, memberikan umpan balik yang efektif, dan menangani keluhan karyawan
Dengan menerapkan proses HR yang kokoh, perusahaan dapat bertransformasi dari medan perang menjadi magnet, menarik dan mempertahankan talenta terbaik dalam persaingan untuk masa depan.
Pengelolaan Proses HR End-to-End
Manajemen proses HR end-to-end (E2E HRM) adalah tentang mengelola seluruh siklus hidup karyawan, mulai dari saat calon karyawan masuk ke radar Anda hingga akhirnya mereka meninggalkan perusahaan.
Hal ini membantu menciptakan perjalanan yang mulus dan strategis yang menguntungkan baik karyawan maupun organisasi. Beberapa manfaatnya adalah:
- Pengalaman kandidat yang lebih baik: Proses rekrutmen yang lancar dan efisien menarik talenta terbaik dan membangun citra pemberi kerja yang positif—bahkan dalam kasus di mana kandidat tidak diterima pada akhirnya
Seorang pengguna Reddit menggambarkan pengalaman penolakannya : "Seorang manajer KPMG menelepon saya setelah wawancara karena kami cocok selama proses. Dia meminta maaf karena saya tidak mendapatkan posisi tersebut, dan menjelaskan mengapa saya kalah (IPK). Saya menghargai panggilan tersebut dan kami akan tetap berhubungan secara profesional."
- Peningkatan keterlibatan karyawan: Proses onboarding yang disederhanakan, peluang pengembangan berkelanjutan, dan manajemen kinerja yang jelas menciptakan rasa nilai dan motivasi pada karyawan
- Peningkatan retensi: Pengalaman karyawan yang positif mengurangi tingkat turnover dan mempertahankan karyawan terbaik Anda
- Pengambilan keputusan yang lebih baik: Wawasan berbasis data dari proses end-to-end (E2E) mendukung keputusan strategis HR
- Biaya lebih rendah: Otomatisasi dan proses yang disederhanakan menghemat waktu dan sumber daya bagi tim HR. Menurut laporan Gartner, 38% pemimpin HR telah menjajaki atau menerapkan solusi AI untuk meningkatkan efisiensi proses di organisasi mereka
Proses HR yang efektif tidak hanya sekadar menyelesaikan tugas. Mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan.
Berikut adalah beberapa metrik kunci untuk mengukur efektivitas proses HR Anda:
- Waktu perekrutan: Mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi kosong. Waktu perekrutan yang lebih singkat menunjukkan proses perekrutan yang efisien
- Tingkat retensi karyawan baru: Melacak persentase karyawan baru yang tetap bekerja di perusahaan setelah periode tertentu (misalnya, satu tahun). Tingkat retensi yang tinggi menandakan program onboarding dan pengembangan yang kuat
- Kepuasan karyawan: Survei dan mekanisme umpan balik dapat mengungkap perasaan karyawan tentang pengalaman mereka. Kepuasan yang tinggi menandakan budaya kerja yang positif dan praktik HR yang efektif
- ROI Pelatihan (Return on Investment): Mengukur manfaat finansial dari program pelatihan dibandingkan dengan biayanya. Menunjukkan nilai investasi dalam pengembangan karyawan
- Tingkat absensi: Melacak frekuensi ketidakhadiran karyawan. Tingkat absensi yang rendah menunjukkan tenaga kerja yang sehat dan terlibat
Kesulitan dalam menetapkan proses HR end-to-end atau tidak tahu harus mulai dari mana? Biarkan Platform Manajemen HR ClickUp membimbing dan membantu Anda.
Platform komprehensif ini dilengkapi dengan berbagai alat dan templat untuk membantu Anda di setiap langkah dalam pengelolaan proses HR end-to-end:
Manajemen tugas
ClickUp Tasks yang digabungkan dengan 15+ tampilan fleksibel ClickUp memungkinkan tim HR Anda untuk membuat tampilan tugas yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka.
Anda dapat membuat pipa visual untuk proses rekrutmen Anda, lengkap dengan fungsi seret dan lepas untuk memindahkan kandidat melalui tahap-tahap berbeda (misalnya, pencarian, penyaringan, wawancara).
Buat daftar periksa untuk proses onboarding karyawan baru, memastikan transisi yang lancar ke peran mereka. Atur tugas berulang dan pengingat untuk penilaian kinerja, menjaga manajer tetap pada jalurnya dan memberikan umpan balik karyawan secara tepat waktu.
Kolaborasi real-time
Sentralisasikan semua dokumen karyawan dengan ClickUp Docs , menciptakan repositori yang aman dan mudah diakses.
Simpan curriculum vitae, penilaian kinerja, materi pelatihan, dan dokumen relevan lainnya di folder atau ruang kerja yang ditentukan. Memfasilitasi kolaborasi yang lancar pada dokumen dengan fitur pengeditan real-time dan komentar bertingkat, memastikan semua orang tetap berada di halaman yang sama.
Anda juga dapat menggunakan Template Basis Pengetahuan HR ClickUp untuk menyederhanakan penyimpanan informasi HR.
Karyawan Anda dapat dengan mudah mengakses informasi penting menggunakan Basis Pengetahuan HR ClickUp. Repositori terpusat ini memastikan bahwa tim HR Anda menghabiskan lebih sedikit waktu menjawab pertanyaan dan lebih banyak waktu fokus pada tugas strategis.
Berikut adalah cara template ini dapat bermanfaat bagi tim Anda:
- Buat basis pengetahuan yang komprehensif dan mudah dinavigasi
- Organisir dan simpan dokumen HR kritis di satu lokasi yang praktis
- Pantau perubahan kebijakan dan pembaruan dokumen seiring waktu
Komunikasi tindak lanjut
Gunakan ClickUp Forms untuk menyederhanakan pengumpulan data dan alur kerja. Buat formulir online untuk berbagai proses HR, termasuk onboarding karyawan, penilaian kinerja, wawancara keluar, atau permintaan cuti.
Desain formulir dengan antarmuka pengguna yang ramah untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan secara efisien. ClickUp otomatis mengisi data ke bidang yang relevan, mengurangi entri manual dan menghemat waktu berharga tim HR.
Misalnya, Anda dapat menggunakan templat formulir umpan balik ClickUp untuk memulai proses umpan balik karyawan.
Template ini dapat sangat berguna untuk mengumpulkan dan mengelola umpan balik karyawan. Berikut adalah cara beberapa fitur kunci dapat diterapkan pada proses HR:
- Sesuaikan templat untuk menyederhanakan proses pengumpulan umpan balik karyawan. Desain pertanyaan yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, seperti pengalaman onboarding, penilaian kinerja, atau budaya perusahaan
- Pantau umpan balik karyawan secara efisien dengan status kustom seperti 'Perlu Ditindaklanjuti' atau 'Sudah Dilaksanakan'. Gunakan bidang kustom untuk mengkategorikan umpan balik berdasarkan departemen, kelompok karyawan, atau jenis (misalnya, saran, keluhan)
- Organisir umpan balik karyawan untuk analisis yang mudah. Buat tampilan khusus seperti 'Saran yang Dapat Ditindaklanjuti' atau 'Masalah Departemen' untuk mengidentifikasi tren dan memprioritaskan upaya perbaikan.
- Manfaatkan alat manajemen proyek ClickUp untuk melacak kemajuan implementasi umpan balik. Berikan tugas kepada tim yang relevan, tetapkan batas waktu untuk menangani masalah, dan gunakan fitur seperti pemberitahuan email dan peringatan ketergantungan untuk memastikan pertanggungjawaban dan tindakan tepat waktu
Percepat proses HR yang berulang
Gunakan templat HR gratis untuk memulai proses manajemen sumber daya manusia Anda dengan lebih mudah.
Misalnya, tim onboarding dapat menggunakan Template Onboarding Karyawan ClickUp untuk melewati berbagai langkah pada tahap ini dengan cepat.
Kesan pertama sangat penting, terutama saat menyambut karyawan baru. Template ini memungkinkan Anda menciptakan pengalaman onboarding yang lancar dan menarik yang menjadi landasan kesuksesan. Gunakan template ini untuk:
- Buat daftar periksa langkah demi langkah yang memastikan setiap aspek proses onboarding tercakup, mulai dari dokumen pra-onboarding hingga perkenalan dan sesi pelatihan. Jaga agar semuanya terorganisir dan berjalan sesuai rencana, menghilangkan stres akibat tugas yang terlewat
- Jadwalkan pertemuan dan tugas penting dalam templat, pastikan semua pihak (karyawan baru, manajer, anggota tim) mendapat informasi dan siap. Hal ini memastikan komunikasi yang jelas dan transisi yang lancar bagi karyawan baru
- Memfasilitasi kolaborasi antara karyawan baru dan rekan kerja. Jadwalkan makan siang tim atau obrolan kopi, mendorong koneksi awal dan menciptakan rasa kebersamaan dalam budaya perusahaan
Jika Anda kesulitan dengan proses onboarding itu sendiri, Template Daftar Periksa Onboarding ClickUp dapat membantu Anda.
Memasukkan karyawan baru ke dalam peran mereka dan membekali mereka untuk sukses. Template ini mengubah proses onboarding dari tugas rutin menjadi keunggulan strategis.
Begini cara kerjanya untuk menciptakan pengalaman onboarding yang lebih cepat dan berdampak:
- Buat daftar periksa yang disesuaikan untuk setiap posisi. Hal ini memastikan pengalaman onboarding yang terfokus dan relevan, membekali karyawan baru dengan pengetahuan dan alat yang mereka butuhkan untuk sukses
- Pecah tugas onboarding menjadi langkah-langkah yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Karyawan baru menerima instruksi yang jelas, meminimalkan kebingungan, dan memaksimalkan produktivitas mereka sejak hari pertama
- Pantau kemajuan onboarding secara real-time. ClickUp memberikan visibilitas yang jelas tentang penyelesaian tugas, memastikan semua aspek onboarding berjalan sesuai rencana. Hal ini memungkinkan manajer untuk mengidentifikasi hambatan potensial dan bertindak secara proaktif
Proses HR dan Sistem HR
Proses HR mengarahkan dan mengkoordinasikan aktivitas, sementara sistem HR atau perangkat lunak HRMS (Human Resource Management System) mengimplementasikan proses-proses tersebut.
Mari kita jelajahi perbedaan kunci antara dua elemen penting ini dalam membangun strategi HR yang sukses:
| Fitur | Proses HR | Sistem HR |
| Definisi | Langkah-langkah, aktivitas, dan metodologi yang telah ditetapkan untuk mengelola siklus hidup karyawan, mulai dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja | Aplikasi perangkat lunak dan platform teknologi yang mengotomatisasi, menyederhanakan, dan mendukung proses HR |
| Fokus | Strategis: Menentukan 'apa' dan 'mengapa' di balik aktivitas HR | Operasional: Menyediakan alat dan teknologi untuk melaksanakan proses HR secara efisien |
| Kekuatan fleksibilitas | Dapat disesuaikan dan dipersonalisasi sesuai kebutuhan spesifik perusahaan | Kurang fleksibel, dengan fitur dan fungsi yang sudah ditentukan sebelumnya |
| Contoh | – Proses rekrutmen (seleksi, wawancara) – Manajemen kinerja (penetapan tujuan, umpan balik) – Program pelatihan dan pengembangan | – Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) – Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS) – Perangkat lunak penggajian dan manfaat |
| Evolusi | Dapat berkembang dan berubah seiring waktu sesuai dengan kebutuhan bisnis | Membutuhkan pembaruan dan peningkatan untuk tetap up-to-date dengan perkembangan teknologi |
Proses HR dan sistem HR bekerja secara sinergis. Proses yang jelas memastikan peta jalan yang jelas untuk mengelola tenaga kerja Anda, sementara sistem HR menyediakan teknologi untuk melaksanakan proses tersebut dengan efisien dan efektif.
Mari kita jelajahi peran kunci sistem HR dalam mengelola proses HR:
- Mempermudah alur kerja: Proses HR dapat melibatkan tugas-tugas berulang seperti menjadwalkan wawancara, mengirim surat penawaran, atau mengelola materi pelatihan. Sistem HR mengotomatisasi tugas-tugas ini, sehingga profesional HR dapat fokus pada inisiatif strategis yang lebih penting
- Meningkatkan akurasi: Entri data manual dapat menyebabkan kesalahan. Sistem HR meminimalkan risiko ini dengan menyediakan penyimpanan data terpusat dan transfer data otomatis antar fungsi yang berbeda
- Meningkatkan komunikasi: Sistem HR memfasilitasi komunikasi di seluruh organisasi. Karyawan dapat mengakses slip gaji, mengajukan cuti, atau mengirimkan umpan balik secara elektronik, sementara manajer dapat memberikan umpan balik dan memantau metrik kinerja
- Meningkatkan layanan mandiri karyawan: Sistem HR memungkinkan karyawan untuk mengelola aspek-aspek pengalaman HR mereka sendiri. Mereka dapat memperbarui informasi pribadi, mendaftar ke program manfaat, atau mengakses modul pelatihan secara mandiri
- Pengambilan keputusan berbasis data: Sistem HR mengumpulkan dan menganalisis data dalam jumlah besar tentang perekrutan, kinerja, retensi, dan area kunci lainnya. Data ini memberikan wawasan berharga yang dapat dimanfaatkan oleh profesional HR untuk mengambil keputusan yang terinformasi dan mengoptimalkan strategi HR
Kara Smith, Manajer Program Operasional di Instant Teams, menghargai ClickUp karena membantu meningkatkan efisiensi di setiap departemen:
Platform ini telah memberikan kami satu lokasi untuk menciptakan efisiensi proses. Tim ClickUp terdiri dari anggota tim yang luar biasa yang selalu terbuka terhadap masukan dan mereka bekerja keras untuk menerapkan perubahan berdasarkan masukan tersebut. Ini adalah sistem dukungan yang belum pernah saya lihat sebelumnya. Semua tim dapat memanfaatkan otomatisasi, dan ClickUp telah memiliki itu untuk setiap skenario yang saya temui, namun, keunggulan besar ClickUp adalah penyederhanaan proses dan alat menjadi satu zona kerja. "
Platform ini telah memberikan kami satu lokasi untuk menciptakan efisiensi proses. Tim ClickUp terdiri dari anggota tim yang luar biasa yang selalu terbuka terhadap masukan dan mereka bekerja keras untuk menerapkan perubahan berdasarkan masukan tersebut. Ini adalah sistem dukungan yang belum pernah saya lihat sebelumnya. Semua tim dapat memanfaatkan otomatisasi, dan ClickUp telah memiliki itu untuk setiap skenario yang saya temui, namun, keunggulan besar ClickUp adalah penyederhanaan proses dan alat menjadi satu zona kerja. "
Otomatisasi Proses HR
Tim HR memiliki banyak peran. Bayangkan mengurus perekrutan, onboarding, pelatihan, dan banyak lagi—sambil memastikan akurasi dan efisiensi. Otomatisasi proses HR hadir sebagai asisten superhero Anda, menawarkan berbagai manfaat:
- Meningkatkan efisiensi: Otomatisasi menghemat waktu pada tugas-tugas berulang, membebaskan tim HR untuk fokus pada pekerjaan strategis
- Ketepatan & kecepatan: Proses otomatis memastikan akurasi data dan menyederhanakan alur kerja
- Karyawan yang diberdayakan: Opsi layanan mandiri meningkatkan pengalaman karyawan
- Keputusan berbasis data: Otomatisasi HR memberikan wawasan untuk mengoptimalkan strategi HR
- Penghematan biaya: Otomatisasi mengurangi pekerjaan manual dan beban administratif
- Kepatuhan & keterlibatan: Alur kerja otomatis memastikan kepatuhan dan membebaskan tim HR untuk fokus pada keterlibatan karyawan
Hubungan antara otomatisasi HR dengan inovasi dan manajemen proses bisnis
Otomatisasi proses HR menghubungkan Inovasi dan Manajemen Proses Bisnis (BPM):
Inovasi
- Membebaskan HR untuk kreativitas dan inovasi berbasis data
- Menguji teknologi baru, membuka jalan bagi inovasi yang lebih luas
BPM
- Mempermudah alur kerja dan meningkatkan integrasi data, sejalan dengan tujuan BPM
- Menstandarkan praktik HR untuk BPM yang efektif
Peran otomatisasi dalam mengurangi tingkat pergantian karyawan
Perputaran karyawan merupakan beban bagi bisnis. Otomatisasi HR mengatasi hal ini dengan pendekatan multifaset:
- Otomatisasi menyederhanakan perekrutan, onboarding, dan pelatihan, menciptakan pengalaman karyawan yang positif sejak hari pertama
- Pembelajaran otomatis menjaga karyawan tetap terlibat dan mengembangkan keterampilan mereka
- Umpan balik dan pengakuan secara teratur melalui otomatisasi membuat karyawan merasa dihargai
- Otomatisasi HR membebaskan tim HR untuk terhubung dengan karyawan dan menangani kekhawatiran mereka
Menggunakan Otomatisasi ClickUp
Anda dapat menggabungkan ClickUp Automations dalam platform manajemen proyek. Pilih dari lebih dari 100 otomatisasi dan sesuaikan dengan proses HR unik Anda menggunakan bidang kustom dan status tugas.
Hubungkan ClickUp dengan alat dan platform HR lainnya untuk mengotomatisasi transfer data dan menyederhanakan alur kerja. Lakukan survei dan pengecekan cepat secara berkala untuk mengumpulkan umpan balik karyawan.
Kirim pesan ulang tahun atau peringatan hari kerja secara otomatis kepada karyawan. Pantau program pengakuan karyawan dengan poin atau badge otomatis. Tetapkan tugas berulang untuk penilaian kinerja dan sesi umpan balik.
Otomatis memberitahu manajer saat penilaian kinerja jatuh tempo. Pantau kemajuan tujuan dan sasaran kinerja dengan laporan otomatis. Dengan menggunakan otomatisasi secara kreatif, tim HR dapat mengubah tugas-tugas yang membosankan menjadi proses HR yang lancar.
Perkembangan kunci dan tren masa depan dalam proses HR
Berikut ini adalah ringkasan tren otomatisasi HR yang menggabungkan analitik terperinci:
- Alat AI untuk HR: Mengotomatisasi proses seleksi, memberikan pengalaman personal (chatbot), merekomendasikan pelatihan (jalur pembelajaran), dan membantu pengambilan keputusan kompleks (misalnya, pemilihan kandidat)
- Otomatisasi proses robotik: Mengelola tugas-tugas berulang (entri data, penjadwalan), meningkatkan akurasi, dan memastikan kepatuhan
- Self-service: Memungkinkan karyawan mengakses portal self-service dan akses mobile (slip gaji, pendaftaran manfaat, permintaan cuti)
- Keputusan berbasis data (dengan analitik yang diperkaya): Menyediakan data dan analitik dalam format yang mudah dipahami (visualisasi, laporan) untuk pengambilan keputusan HR yang terinformasi. Analitik yang diperkaya menggunakan AI untuk mengungkap wawasan yang lebih dalam dan mengotomatisasi pelaporan, memungkinkan profesional HR fokus pada inisiatif strategis
- Sentuhan manusia: Memindahkan fokus HR ke strategi, hubungan, dan budaya kerja, menggunakan data dan otomatisasi untuk membebaskan waktu untuk area-area krusial ini
Perbaiki Proses HR untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
Proses HR inti tidak hanya mengisi posisi—mereka membangun budaya perusahaan yang kuat, meningkatkan keterlibatan karyawan, mendukung tujuan organisasi, dan pada akhirnya mendorong kesuksesan.
Untuk tetap unggul, Anda membutuhkan alat yang tepat. Pertimbangkan ClickUp, platform yang kuat yang terintegrasi secara mulus dengan proses HR Anda. ClickUp menyederhanakan proses onboarding dengan daftar periksa yang dapat disesuaikan, mengotomatisasi tugas dengan pengingat, dan memanfaatkan analitik data untuk melacak keterlibatan karyawan—semua dalam satu platform yang ramah pengguna.
Daftar sekarang untuk ClickUp dan biarkan profesional HR Anda menjadi mitra strategis yang fokus pada hal yang paling penting—membangun tenaga kerja yang bahagia, produktif, dan siap menghadapi masa depan!