Un budget important, une équipe nombreuse et un échéancier flexible garantissent-ils la réussite d'un projet de construction ?
Il s'avère que ce n'est pas toujours le cas. Prenez l'aéroport de Brandebourg à Berlin, qui a finalement ouvert ses portes après neuf ans de retards de construction causés par des défauts de conception et une mauvaise planification.
Les retards dans les projets sont le cauchemar de toutes les équipes de construction. Non seulement ils entraînent des dépassements de l'échéancier, mais ils finissent souvent par coûter plus cher que prévu au projet.
Alors, comment gérer les retards dans les projets du secteur de la construction, qu'il s'agisse d'un petit chantier ou d'un projet de plusieurs millions de dollars ?
Cet article présente des étapes pratiques et des stratégies éprouvées pour vous aider à comprendre comment gérer les retards dans un projet de construction.
Causes courantes des retards dans les projets de construction
Si vous passez du temps à parcourir les rapports de construction, vous constaterez que les retards sont monnaie courante dans tous les projets complexes. Des forfaits de projet obsolètes aux circonstances imprévues, en passant par les retards non critiques qui s'accumulent lentement, les causes ne manquent pas.
Voici quelques-unes des causes les plus courantes de ces retards :
- Des calendriers de projet irréalistes qui ne tiennent pas compte de l'ordre des opérations, du délai de production ou de l'effort réel requis de la part de chaque corps de métier
- Des plans incomplets ou erronés entraînant des retouches, des modifications de commande et des problèmes de coordination pendant l'exécution du projet
- Pénurie de main-d'œuvre, en particulier lorsque les travailleurs qualifiés sont sollicités pour plusieurs retards ou affectés à d'autres tâches
- Problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement et pénuries de matériaux, qui ont un effet domino et bloquent des phases entières du projet de construction
- Manque de communication claire entre l'équipe du projet, les sous-traitants et les parties prenantes, entraînant des conflits d'horaires et des retards critiques
🧠 Anecdote : entre 2011 et 2013, la Chine a utilisé plus de ciment que les États-Unis au cours de tout le XXe siècle !
Comment gérer un retard dans un projet de construction
Voici comment gérer les retards dans un projet de construction lorsque les choses commencent à dérailler.
Évaluez la cause profonde
Identifier les goulots d'étranglement avant qu'ils ne deviennent des retards critiques peut avoir un impact significatif sur l'échéancier de votre projet de construction.
Mais comment ?
Incroyablement, votre équipe peut consacrer plus de 60 % de son temps uniquement à la recherche d'informations. Cela suffit à déclencher des retards dans la construction. Pire encore, toutes ces recherches ne mènent pas nécessairement à des réponses, mais seulement à des heures perdues.
C'est là que ClickUp entre en jeu en tant qu'environnement de travail IA convergent — ou, dans ce cas, plateforme tout-en-un de gestion de projet de construction.
ClickUp combine une interface unique alimentée par l'IA avec des outils de gestion de projet, de partage des connaissances et de collaboration afin d'éliminer la prolifération des tâches qui entraîne de tels retards.
Le processus commence avec ClickUp Calendrier, où l'IA vous aide à gérer votre charge de travail quotidienne en planifiant automatiquement les tâches de haute priorité de votre backlog, en créant des blocs de concentration et en ajustant les tâches à mesure que les priorités changent.
De plus, il se synchronise avec Google Agenda, Outlook et les réunions sur Zoom ou Teams pour vous éviter d'avoir à ouvrir trop d'onglets et à passer d'un outil à l'autre.
📌Astuce rapide : vous devez préparer le coulage du béton, inspecter les matériaux et vérifier les listes de contrôle des sous-traitants ? Ajoutez chaque élément en tant que tâche ClickUp à votre environnement de travail, et le calendrier ClickUp alimenté par l'IA les intégrera à votre journée sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Que faire si vous souhaitez quantifier la progression de votre projet en temps réel afin d'identifier les goulots d'étranglement ?
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à faire cela grâce à des fonctionnalités de rapports personnalisés. Vous pouvez visualiser chaque phase, surveiller les performances de l'équipe et suivre les jalons en toute simplicité.
Vous avez besoin de surveiller les retards de livraison d'équipements ou de comparer les heures forfaitaires et les heures réelles ? Ajoutez des diagrammes en temps réel et des barres de progression pour visualiser cela en un coup d'œil.
Vous pouvez même afficher des diagrammes d'avancement pour suivre le travail restant ou des cartes de suivi du temps pour voir si vous respectez les estimations.
🔎 Le saviez-vous ? Selon le rapport State of Construction Scheduling 2025, seuls 16 % des personnes interrogées ont fait rapport d'utiliser des outils de IA/automatisation pour la planification.
Vous recherchez un outil plus simple pour le suivi de votre projet ? Vous pouvez essayer le modèle ClickUp Project Tracker.
Ce modèle vous permet de gérer facilement plusieurs équipes et des échéanciers changeants. Il vous aide à rester organisé, à coordonner tout le monde et à conserver une visibilité totale sur chaque phase.
💡 Conseil de pro : évitez les précipitations de dernière minute et la confusion chez les clients en créant une checklist pour la remise d'un projet de construction afin de vous assurer que tous les documents, détails et livrables sont comptés avant de remettre les clés.
Communiquez avec les parties prenantes
Les malentendus sont l'un des principaux collaborateurs des retards dans la construction, souvent plus préjudiciables que les conditions météorologiques ou les pénuries de matériaux. En fait, 52 % des retouches dans les projets de construction sont dues à des malentendus et à un manque d'accès aux données du projet.
Pour éviter cela, la communication régulière avec les parties prenantes doit aller au-delà des mises à jour de période ou des e-mails superficiels. Voici à quoi cela ressemble :
- Établissez dès le départ la fréquence des communications : avant le début des travaux, convenez de la fréquence à laquelle les mises à jour seront partagées (hebdomadaires ? bihebdomadaires ?) et de la manière dont elles seront mises en forme (résumés par e-mail, rapports, appels rapides ?).
- Adaptez les mises à jour en fonction du public : le propriétaire de votre projet n'a pas besoin de connaître le délai de livraison de chaque vitrage, mais il doit avoir une vision claire de l'état d'avancement du projet, du statut du budget et des zones à risque. En revanche, vos sous-traitants ont besoin de mises à jour tactiques en temps réel. Segmenter vos communications par type de partie prenante réduit la charge de travail et améliore la clarté.
💡 Conseil de pro : grâce aux agents ClickUp AI, vous pouvez créer des modèles de rapport distincts qui extraient les données pertinentes pour chaque public et publier les mises à jour dans la tâche ou le canal de discussion ClickUp correspondant. En exemple, un agent publie une « mise à jour hebdomadaire du propriétaire » avec le résumé du budget/de l'état d'avancement du projet ; un autre publie un « résumé de l'équipe de terrain » avec les actions immédiates à venir et les obstacles.
- Utilisez un canal centralisé pour les mises à jour : qu'il s'agisse d'un intranet, de ClickUp ou d'un Google Drive partagé, le fait de disposer d'un seul endroit où sont stockées les mises à jour réduit les moments où l'on se demande « Où est ce fichier déjà ? ».
Avec ClickUp Docs, vous pouvez créer, stocker et collaborer sur tous vos documents, des procédures opératoires normalisées aux protocoles de sécurité en passant par les contrats de construction et les modifications de périmètre, le tout en un seul endroit.
Les documents ClickUp alimentés par l'IA vous offrent des outils de modification en cours riches, des liens intelligents, des signets et la possibilité d'intégrer des tableaux et des calendriers pour une vision plus claire du projet. Vous pouvez définir des permission, exporter des documents et, surtout, les lier directement à des tâches, donnant ainsi aux membres de l'équipe le contexte dont ils ont besoin pour faire avancer le projet de construction.
Il en va de même pour les tableaux blancs ClickUp, qui sont parfaits pour la collaboration en temps réel avec les clients, les dirigeants ou les sous-traitants.
Utilisez-les pour mapper la progression du projet, identifier ce qui cause le retard du projet et mettre tout le monde d'accord sur les nouvelles attentes et les nouveaux jalons.
Pour un guide complet sur l'utilisation des tableaux blancs ClickUp, regardez cette vidéo 👇🏻
📮 ClickUp Insight : environ 43 % des employés n'envoient que 0 à 10 messages par jour. Si cette activité peut refléter une communication intentionnelle, elle peut également indiquer des discussions dispersées en dehors de l'environnement de travail principal, comme dans les fils de discussion par e-mail.
Pour réduire les changements de contexte et les sauts d'outils, vous avez besoin d'un hub de travail tout-en-un comme ClickUp. Ici, les projets, les documents et les chats cohabitent, optimisés par l'IA pour gagner en efficacité.
Réviser l'échéancier du projet
Lorsque vous êtes plongé dans un projet de construction et qu'un retard survient, la mise à jour du calendrier de votre projet ne devrait pas vous donner l'impression d'être un autre travail à temps plein.
Lorsque vous révisez l'échéancier d'un projet, commencez par réévaluer le planning à l'aide de techniques telles que la méthode du chemin critique (CPM) afin d'identifier les tâches qui peuvent être décalées sans retarder l'ensemble du projet.
C'est là que les diagrammes de Gantt entrent en jeu : ils mapper visuellement ces changements d'échéancier, en montrant les dépendances, les chevauchements et la progression des tâches en temps réel afin d'aider tout le monde à rester aligné.
Grâce à la vue en diagramme de Gantt de ClickUp, vous pouvez collaborer avec les entrepreneurs, les membres de l'équipe et les clients afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde en leur permettant de voir les changements reflétés en temps réel sur le diagramme de Gantt. Vous pouvez suivre la progression à l'aide des statuts personnalisés dans ClickUp, tels que « En attente de l'inspection des matériaux » et repérer les goulots d'étranglement à l'origine des retards dans la construction.
Nous utilisons des diagrammes de Gantt pour mettre en évidence les tâches critiques et nous nous basons sur une prévision à trois semaines pour communiquer les jalons à venir de nos projets de construction. Les diagrammes de Gantt sont un excellent moyen de visualiser les nombreux éléments mobiles et pièces pendant la construction.
Nous utilisons des diagrammes de Gantt pour mettre en évidence les tâches critiques et nous nous basons sur une prévision à trois semaines pour communiquer les jalons à venir de nos projets de construction. Les diagrammes de Gantt sont un excellent moyen de visualiser les nombreux éléments mobiles et pièces pendant la construction.
Vous pouvez également choisir parmi plus de 15 vues dans ClickUp (Kanban, liste, calendrier, etc.) pour surveiller tous les aspects de l'échéancier de votre projet.
À partir de la vue Échéancier, vous pouvez faire glisser les tâches pour ajuster les dates de début et de fin ou les déplacer entre les groupes afin de refléter les changements de calendrier. Vous pouvez également effectuer une modification en cours directement dans la vue pour rationaliser les mises à jour sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Si vous recherchez une solution rapide pour gérer les échéanciers de vos projets, le modèle de calendrier de gestion du temps de ClickUp vous aide à respecter toutes vos échéances.
Utilisez-le pour hiérarchiser les tâches, visualiser les échéanciers et allouer efficacement les ressources, le tout en un seul endroit.
📖 À lire également : Les avantages du flottement pour gérer les changements et les retards dans les projets
Vous avez besoin de recommandations pour trouver le meilleur outil de gestion de projet de construction afin de gérer les retards ? Bien que nous ayons un parti pris en faveur de la plateforme de gestion de construction ClickUp, cette vidéo partage également d'autres concurrents :
Réaffectez les ressources
Vous serez soulagé d'apprendre que les retards dans la construction ne nécessitent pas toujours une réinitialisation complète. Parfois, ce dont vous avez vraiment besoin, c'est d'une meilleure distribution des ressources.
La vue « Charge de travail » de ClickUp vous offre un aperçu clair de la distribution des tâches au sein de votre équipe.
Vous pouvez afficher la charge de travail de chaque membre de l'équipe en fonction de l'échéancier que vous avez sélectionné et rapidement répartir les responsabilités afin d'équilibrer la charge.
- Réattribuez les tâches en fonction de la disponibilité de l'équipe afin de réduire les goulots d'étranglement et d'éviter l'épuisement professionnel.
- Ajustez la capacité des tâches par jour et définissez des jours non travaillables afin de refléter les contraintes du monde réel, telles que les jours fériés ou les catastrophes naturelles.
- Utilisez les informations sur la charge de travail pour hiérarchiser les ressources pour les tâches du chemin critique, afin d'éviter tout retard supplémentaire dans la date d'achevement du projet.
📚 À lire également : Vous en avez assez de courir après les mises à jour et de jongler avec des flux de travail chaotiques ? Utilisez l'amélioration des processus de gestion de projet pour repérer les inefficacités, rationaliser la collaboration et mettre en place des systèmes plus intelligents pour lesquels votre équipe vous sera reconnaissante.
Documentez tout
Une part importante de la gestion de projet de construction consiste à expliquer les retards imprévus, à traiter les réclamations juridiques et à se préparer à la résolution des litiges. C'est pourquoi une trace écrite numérique peut être votre meilleure défense et votre plus grand atout.
Avec les tâches ClickUp, vous pouvez convertir chaque note, mise à jour et checklist en éléments exploitables, avec des échéances, des assignés et des priorités.
📌 Astuce rapide : vous pouvez également utiliser les tableaux de bord ClickUp pour dresser des rapports sur l'avancement des principaux domaines du projet—qu'il s'agisse de l'achèvement des tâches, des heures facturables ou des goulots d'étranglement dans les flux de travail des sous-traitants.
Par ailleurs, le bloc-notes de ClickUp est l'outil idéal pour noter vos idées à la volée lors de vos visites sur site, puis les transformer instantanément en tâches ou en documents complets.
Vous serez ainsi prêt à tout, des vérifications internes aux litiges avec les entrepreneurs. Et si l'on vous demande pourquoi la date d'achèvement du projet a été modifiée, vous disposerez de la documentation nécessaire pour montrer exactement ce qui en est la cause et ce qui a été fait pour y remédier.
📖 À lire également : Techniques de gestion du temps pour augmenter la productivité de votre équipe
Prévenez les retards futurs grâce à une meilleure planification
À présent, nous avons appris à identifier la cause profonde, à communiquer clairement et à mettre en œuvre une gestion efficace des ressources. Voyons maintenant comment nous pouvons utiliser ces stratégies pour mieux hiérarchiser les tâches et éviter les retards dans les projets à l'avenir.
Intégrez une marge de manœuvre dans vos échéanciers
Tout d'abord, qu'est-ce qu'une éventualité ?
Dans un échéancier de construction, une contingence est une réserve de temps (ou de budget) mise de côté pour tenir compte des circonstances imprévues, des retards dans le projet ou des modifications de conception. Considérez-la comme un filet de sécurité qui vous aide à maintenir votre projet de construction sur la bonne voie sans compromettre la qualité du travail.
Voici comment intégrer efficacement des forfaits d'urgence dans le calendrier de votre projet :
✅ Distribuez les marges de temps tout au long du calendrier plutôt que d'ajouter des jours supplémentaires à la fin. Concentrez-vous particulièrement sur les domaines présentant des retards critiques ou des risques connus.
✅ Comptez les dépendances entre les tâches et identifiez les phases flexibles qui peuvent absorber le temps supplémentaire sans affecter que le projet soit achevé.
✅ Utilisez une approche basée sur un pourcentage, en réservant généralement 5 à 10 % de la durée totale du projet comme temps de contingence pour gérer les retards imprévus ou les changements de dernière minute.
📖 À lire également : Meilleur logiciel de planification de construction
Utilisez les modèles et les flux de travail automatisés de ClickUp pour rationaliser la gestion de projet
La gestion d'un projet de construction implique de nombreux éléments complexes. Il est essentiel d'éviter de perdre du temps en créant de nouveaux processus pour chaque nouveau projet.
C'est là que les modèles de gestion de construction et les automatisations de flux de travail prédéfinis de ClickUp font toute la différence.
Les modèles ClickUp vous aident à lancer plus rapidement vos projets de construction en vous fournissant un cadre prêt à l'emploi pour des tâches telles que le suivi des permis, la planification des inspections et la coordination des sous-traitants.
Prenons l'exemple du modèle de gestion de construction ClickUp.
Ce modèle est conçu pour vous aider à chaque étape de votre projet de construction, des permis et achats aux inspections et clôtures, en regroupant toutes les tâches, échéances et documents en un seul endroit.
Une fois que vous avez planifié chaque phase, les automatisations ClickUp vous permettent d'éviter d'avoir à effectuer manuellement des tâches répétitives.
En résumé, le résultat est que vous pouvez attribuer automatiquement les tâches aux bonnes personnes, modifier le statut des tâches, alerter les collègues responsables lorsque la date limite approche et même envoyer des alertes automatisées lorsque les matériaux ne sont pas arrivés à temps.
📌 Exemple : définissez un paramètre pour avertir votre chef de chantier lorsque la livraison de plaques de plâtre a plus de 24 heures de retard, sans avoir à vérifier manuellement.
En ce qui concerne les tâches manuelles, la fonctionnalité de suivi du temps sur les projets de ClickUp vous aide à mesurer la durée réelle des tâches par rapport à ce qui était prévu, vous donnant ainsi la clarté nécessaire pour apporter des ajustements avant que les coûts supplémentaires et les retards ne deviennent incontrôlables.
Enfin, pour que les équipes restent informées des échéances imminentes, activez les rappels avec les notifications ClickUp.
Recevez des alertes instantanées lorsque des tâches telles que le coulage du béton, les inspections ou les livraisons d'équipement sont en retard ou doivent être effectuées.
En effet, vous pouvez recevoir des mises à jour lorsque le statut d'une tâche change, par exemple lorsqu'un entrepreneur indique « Cloison sèche achevée » ou qu'un électricien signale un retard important dans la livraison des matériaux. Vous pouvez personnaliser les notifications pour rester informé sans avoir à vérifier manuellement en permanence.
📖 À lire également : Modèles gratuits pour la gestion du temps (Calendriers et plannings)
Réalisez régulièrement des audits de projet à l'aide de tableaux de bord et du suivi du temps.
Les retards dans la construction sont rarement causés par un seul évènement : ils sont souvent le résultat d'une série de petites erreurs qui s'accumulent au fil du temps.
C'est pourquoi réaliser des audits réguliers tout au long du cycle de vie du projet est la clé pour respecter le calendrier et le budget. Grâce aux tableaux de bord et au suivi du temps de ClickUp, ces audits deviennent rapides, visuels et incroyablement pertinents.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de créer un centre de contrôle qui affiche en temps réel la progression des principaux domaines du projet.
Associez cela au suivi du temps dans ClickUp, et vous obtiendrez une visibilité totale sur la durée réelle des tâches, par rapport à la durée prévue.
Voici comment ClickUp vous aide à simplifier les audits de projet :
- Suivez le temps réel par rapport à l'estimation de durée grâce aux cartes de suivi du temps.
- Mesurez l'efficacité de votre équipe et identifiez les périodes d'inactivité
- Visualisez l'avancement des tâches grâce aux champs de statut personnalisés et aux diagrammes d'avancement.
- Tirez des rapports pour les audits hebdomadaires, les comparaisons budgétaires et les durées enregistrées.
- Configurez des audits récurrents avec l'automatisation pour vous assurer que rien n'est oublié.
📖 Pour en savoir plus : Vous avez du mal à respecter les délais de vos projets ? L'article « Gestion des délais de projet : stratégies pour réussir la livraison d'un projet » partage des conseils pratiques pour franchir chaque jalon sans épuiser votre équipe.
Construisez l'échéancier de vos rêves avec ClickUp
Les retards dans la construction peuvent ébranler même les fondations les plus solides, mais avec ClickUp, vous construisez sur des bases solides.
Demandez simplement à Giuliano Peressini, directeur technique chez Casagrande, une entreprise leader dans le domaine des équipements de construction, qui a partagé:
« ClickUp est toujours un très bon choix lorsqu'il s'agit de partager des informations entre plusieurs personnes en même temps et lorsque différentes équipes travaillent sur le même sujet à partir de points de vue différents. »
« ClickUp est toujours un très bon choix lorsqu'il s'agit de partage d'informations entre plusieurs personnes en même temps et lorsque différentes équipes travaillent sur le même sujet à partir de points de vue différents. »
ClickUp regroupe l'ensemble de votre projet sur une seule plateforme numérique, intégrant le suivi du temps, la gestion des tâches, les documents, les tableaux blancs et les tableaux de bord en temps réel pour garantir que votre équipe reste synchronisée.
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