👀 Le saviez-vous ? 62 % des entreprises signalent une augmentation des coûts de maintenance, tandis que 73 % ont du mal à recruter des techniciens de maintenance qualifiés.
La cause profonde ? Des rapports dispersés et incohérents rendent le suivi des réparations et la planification du processus de maintenance préventive presque impossibles.
Cependant, le passage de formulaires papier désordonnés ou de feuilles de calcul basiques à des modèles de formulaires de rapports de maintenance numériques peut transformer la gestion d'une installation.
Comprenons ce que sont ces modèles de rapports et comment ils peuvent améliorer votre processus.
Vous pouvez les personnaliser dans ClickUp et les connecter à son écosystème automatisé pour une gestion facile. Plongez-vous pour en savoir plus !
Que sont les modèles de formulaire de rapport de maintenance ?
Les modèles de formulaire de rapport de maintenance sont des outils structurés qui vous aident à documenter les problèmes liés aux équipements, les actions de réparation et l'allocation des ressources pendant les activités de maintenance, sans partir de zéro.
Ces modèles de projet aident les équipes à saisir les données relatives aux flux de travail de maintenance préventive, corrective et prédictive en assurant le suivi de tout, depuis l'état des actifs et l'historique des réparations jusqu'aux heures de travail et aux coûts. Les équipes disposent ainsi des données dont elles ont besoin pour planifier plus intelligemment et agir plus rapidement.
📖 À lire également : Comment rédiger un rapport d'incident au travail
Qu'est-ce qui fait un bon modèle de formulaire de rapport de maintenance ?
Un bon modèle de formulaire de rapport de maintenance permet d'identifier les problèmes récurrents, d'optimiser l'allocation des ressources et de réduire les temps d'arrêt imprévus. Au fil du temps, il favorise un processus de maintenance plus intelligent et des décisions basées sur les données.
Voici ce qui caractérise un bon modèle :
- Comprend l'identifiant de l'actif, son emplacement, la description du problème, la date/l'heure, les mesures prises, le nom du technicien et les mises à jour du statut
- Adaptez les formulaires à différents services de maintenance : préventive, corrective ou d'urgence
- Utilisez des dispositions simples avec des menus déroulants, des cases à cocher et des options de remplissage automatique pour réduire les erreurs et accélérer la création des rapports
- Fonctionne parfaitement avec les feuilles de calcul, les applications mobiles ou les plateformes CMMS pour un suivi et une intégration en temps réel
- Vous permet de consulter les rapports antérieurs, de surveiller les tendances et d'assurer la conformité ou les inspections
Modèles gratuits de formulaires de rapports de maintenance
Vous souhaitez anticiper les réparations de vos équipements et réduire les temps d'arrêt ?
Commencez par un processus structuré de gestion des audits qui vous aide à détecter rapidement les problèmes et à agir rapidement. Réparer ce qui est cassé n'est pas le seul objectif ; le suivi des tendances et des performances des équipements peut permettre de réaliser des économies et de prolonger la durée de vie des actifs.
Un système de rapports de maintenance clair offre à votre équipe une meilleure visibilité, des temps de réponse plus rapides et moins de surprises coûteuses. Et le meilleur dans tout ça ? Vous n'avez pas besoin de le créer de toutes pièces.
Avec ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, vos modèles de rapports d'incident peuvent cohabiter avec vos tâches, vos calendriers et vos documents importants.
Découvrez ces modèles de formulaires de maintenance gratuits et prêts à l'emploi pour maintenir la commande de travail entre les services et les équipes.
Scott Marchand Davis, directeur (affaires réglementaires et assurance qualité) chez Microline Surgical, a évalué ClickUp :
La possibilité de générer une série complète et récurrente d'évènements, comme un processus de clôture comptable en fin de mois, a permis à cette équipe de réduire considérablement le temps nécessaire à la clôture.
La possibilité de générer une série complète et récurrente d'évènements, comme un processus de clôture comptable en fin de mois, a permis à cette équipe de réduire considérablement le temps nécessaire à la clôture.
📖 À lire également : Modèles gratuits de bons de travail dans Excel et ClickUp
1. Le modèle de formulaire de maintenance ClickUp
Vous vous demandez quels équipements grèvent votre budget de maintenance ?
Le modèle de formulaire de maintenance ClickUp vous aide à repérer les problèmes récurrents, à enregistrer la fréquence des réparations et à horodater chaque action, créant ainsi une piste d'audit claire pour les inspections et la conformité.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Planifiez des tâches récurrentes avec les automatisations ClickUp en fonction des recommandations du fabricant et des modèles d'utilisation des équipements
- Suivez les indicateurs clés visuels tels que le temps moyen entre les pannes et le coût total de propriété dans les tableaux de bord ClickUp
- Ajoutez des exigences en matière de documentation photographique et des champs de signature numérique pour garantir la réalisation complète des contrôles critiques pour la sécurité
🔑 Idéal pour : Les gestionnaires d'installations qui doivent trouver un équilibre entre la maintenance préventive, les réparations d'urgence et la conformité réglementaire tout en maîtrisant les coûts
2. Le modèle de formulaire de demande de maintenance ClickUp
Votre système CVC est encore en panne ? Oubliez les e-mails. Le modèle de formulaire de demande de maintenance ClickUp permet à tout le monde de soumettre des demandes détaillées, qui deviennent automatiquement des tâches avec des niveaux de priorité, des dates d'échéance et le personnel de maintenance assigné.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour :
- Déclenchez des alertes instantanées lorsque de nouvelles demandes sont créées ou mises à jour
- Créez un historique consultable qui vous sera précieux pour le suivi des problèmes récurrents et la planification de la maintenance préventive
- Suivez les coûts de réparation, les pièces utilisées et les heures de travail pour mieux établir votre budget
- Attribuez automatiquement les activités de maintenance en fonction de l'urgence, du type de réparation et du personnel disponible avec les tâches ClickUp
🔑 Idéal pour : Les responsables de la maintenance dans les moyennes et grandes entreprises qui ont besoin de moderniser leur système afin de traiter les demandes de service de manière rapide et cohérente
📖 À lire également : Meilleur logiciel de gestion de projet de construction
3. Le modèle de rapport quotidien ClickUp
Imaginez que vous arrivez au travail un lundi matin et que vous trouvez trois demandes de maintenance urgentes, deux machines en panne et une pile de rapports incomplets de la semaine dernière. Eh bien, la semaine est fichue. Le modèle de rapport quotidien ClickUp peut vous éviter cela grâce à son approche organisée qui permet de détecter les problèmes mineurs avant qu'ils ne deviennent des urgences coûteuses.
Ce modèle vous permet de :
- Suivez les mises à jour du statut des réparations et les calendriers de maintenance en temps réel à l'aide de champs personnalisés et d'indicateurs de statut
- Documentez quotidiennement l'utilisation des ressources et les niveaux de stock afin d'éviter les ruptures d'approvisionnement
- Partagez automatiquement les mises à jour de progression avec les parties prenantes grâce au partage de rapports intégré
🔑 Idéal pour : les superviseurs qui doivent suivre les réparations quotidiennes, coordonner les activités de l'équipe et prendre des décisions basées sur des données concernant l'allocation des ressources
💡 Conseil de pro : utilisez les champs personnalisés de ce modèle ClickUp pour étiqueter l'équipement par emplacement ou par service, ce qui facilite l'identification des modèles de maintenance et la planification des réparations préventives.
4. Le modèle de demande de travail de maintenance ClickUp
Un responsable administratif remarque que le système de climatisation est en panne et doit être réparé de toute urgence. Au lieu d'envoyer des e-mails frénétiques ou de passer des appels téléphoniques, il peut rapidement soumettre une demande détaillée via le modèle de demande de maintenance ClickUp.
L'équipe chargée des installations reçoit une notification instantanée, peut évaluer la priorité en fonction de l'impact et affecter le technicien approprié tout en tenant le demandeur informé de la progression.
Personnalisez ce modèle pour :
- Configurez des notifications automatiques lorsque de nouvelles demandes arrivent ou lorsque le statut change, afin que toutes les parties prenantes restent informées
- Créez des programmes de maintenance préventive basés sur des données historiques afin de réduire les temps d'arrêt de vos équipements
- Générez des rapports de maintenance détaillés indiquant les problèmes fréquemment signalés, le temps moyen de résolution et l'utilisation des ressources
🔑 Idéal pour : Les responsables qui souhaitent identifier les tendances en matière de besoins de maintenance au fil du temps
5. Le modèle de checklist hebdomadaire de maintenance ClickUp
Vous en avez assez des tâches manquées, des outils déconnectés et des corrections réactives ? Le modèle de checklist hebdomadaire de maintenance ClickUp résout ces défis critiques pour les équipes de maintenance, vous aide à suivre l'activité hebdomadaire, à respecter les séquences appropriées et à planifier de manière proactive.
Vous pouvez :
- Liez les activités de maintenance connexes à l'aide des dépendances de tâches ClickUp pour garantir un enchaînement correct
- Standardisez les protocoles d'inspection des systèmes CVC, de plomberie et électriques à l'aide de checklists prédéfinies
- Intégrez des capteurs IoT via l'API ClickUp pour déclencher des tâches de maintenance basées sur des conditions
🔑 Idéal pour : Les responsables qui souhaitent repérer des tendances dans les rapports de maintenance hebdomadaires ou mensuels au fil du temps
👀 Le saviez-vous ? 76 % des entreprises utilisent désormais des systèmes avancés de planification et d'ordonnancement (APS), mais 41 % d'entre elles continuent de recourir largement à des solutions manuelles.
6. Modèle de checklist de maintenance ClickUp
Pensez à une usine de fabrication où différentes machines nécessitent des calendriers de maintenance spécifiques. Il est facile d'oublier des vérifications, jusqu'à ce que quelque chose tombe en panne. Le modèle de checklist de maintenance ClickUp résout ce problème en organisant toutes les tâches de maintenance en un seul endroit, aidant ainsi votre équipe à respecter les normes et à anticiper les pannes.
Voici ce que vous pouvez faire avec ce modèle :
- Partagez les procédures de maintenance avec les membres de votre équipe via ClickUp Docs, garantissant ainsi une exécution standard
- Suivez les machines qui doivent être révisées et évitez les scénarios de maintenance coûteux
- Passez d'une maintenance réactive à une maintenance proactive afin de réduire les temps d'arrêt de vos équipements et de prolonger la durée de vie de vos actifs
🔑 Idéal pour : Les responsables qui doivent coordonner plusieurs plannings, garantir la conformité aux normes industrielles et suivre les opérations de maintenance effectuées
7. Le modèle de rapport d'inspection de ClickUp
La documentation manuelle entraîne des incohérences dans les données, tandis que les PDF statiques ne permettent pas de mettre à jour les résultats en temps réel. C'est pourquoi le modèle de rapport d'inspection immobilière ClickUp est indispensable.
Il fournit en permanence des évaluations de sécurité et de structure, informe les clients par le biais de rapports interactifs et assure un suivi systématique des réparations et des besoins d'entretien.
Cela vous permet de :
- Annoter les images pour mettre en évidence les problèmes, estimer les coûts de réparation et créer un dossier visuel
- Utilisez la logique conditionnelle dans ClickUp pour adapter les checklists en fonction du type d'inspection, qu'il s'agisse d'une pré-achat, d'une location ou d'une évaluation d'assurance
- Conservez une piste d'audit complète de toutes les constatations et modifications, vous offrant ainsi une protection juridique cruciale
🔑 Idéal pour : les inspecteurs immobiliers indépendants et les experts en sinistres qui ont besoin d'outils d'inspection de niveau entreprise sans investissement logiciel important
8. Le modèle de checklist d'inspection professionnelle ClickUp
Des rapports d'inspection incohérents et des étapes manquées peuvent ralentir n'importe quelle équipe d'assurance qualité ou de maintenance. Le modèle de checklist d'inspection professionnelle ClickUp vous offre un système reproductible pour documenter vos conclusions, suivre la conformité et maintenir les normes sur tous les sites.
Simplifiez votre flux de travail et :
- Documentez vos conclusions avec des pièces jointes, des photos et des notes détaillées directement dans chaque tâche d'inspection
- Effectuez des inspections approfondies de vos installations et assurez le suivi de la conformité aux réglementations en matière de santé et de sécurité à l'aide du modèle de contrôle qualité
- Standardisez les inspections immobilières sur plusieurs emplacements
🔑 Idéal pour : les professionnels de l'assurance qualité qui souhaitent maintenir des normes de qualité constantes sur plusieurs lignes de production ou dans plusieurs sites
9. La checklist et le modèle de rapport d'inspection de ClickUp
Lors de l'inspection de propriétés, les petits problèmes sont souvent négligés, ce qui entraîne des évaluations incomplètes et des risques potentiels. Le modèle de checklist et de rapport d'inspection de ClickUp documente tout, des petits problèmes électriques aux dégâts des eaux dans toute la propriété, vous aidant ainsi à concevoir une checklist et un rapport complets.
Cette installation vous permet de :
- Créez des enregistrements numériques détaillés avec photos et notes pour chaque zone d'inspection, afin de constituer une documentation complète
- Suivez l'historique de maintenance et les recommandations de réparation à l'aide de champs personnalisés pour documenter vos conclusions et hiérarchiser les corrections
- Partagez des rapports professionnels avec vos clients, agents immobiliers et gestionnaires immobiliers grâce à des liens sécurisés et partageables
🔑 Idéal pour : les gestionnaires immobiliers ou les inspecteurs immobiliers qui effectuent des inspections avant achat et supervisent plusieurs logements locatifs
🧠 Fait amusant : en optant pour une installation de bureau flexible (moins de bureaux que d'employés), les entreprises peuvent réduire leur espace de travail jusqu'à 40 %, ce qui réduit considérablement leurs coûts immobiliers.
10. Le modèle de rapport d'inspection de toiture ClickUp
Les inspections de toiture peuvent prendre beaucoup de temps, surtout lorsque les photos, les notes et les détails de conformité sont conservés séparément. Le modèle de rapport d'inspection de toiture ClickUp combine tout dans un seul format et génère automatiquement des rapports soignés et conformes aux normes OSHA.
Utilisez ce modèle pour :
- Enregistrez instantanément vos constatations à l'aide de checklists préchargées pour vérifier l'intégrité des bardeaux, la condition des solins et l'efficacité du drainage
- Générez des PDF conformes, remplis automatiquement avec les détails de la propriété et les informations du client
- Identifiez les problèmes récurrents en comparant les évaluations actuelles aux données historiques
🔑 Idéal pour : les experts en sinistres qui documentent les déclarations de sinistres liés à des tempêtes et les sociétés de gestion immobilière qui supervisent des complexes immobiliers comprenant plusieurs unités
11. Le modèle de gestion des installations ClickUp
Gérer plusieurs installations implique d'organiser des dizaines de calendriers de maintenance, de contrats avec les fournisseurs et d'exigences de conformité, tout en évitant les pannes coûteuses des équipements.
Le modèle de gestion des installations ClickUp vous aide à centraliser vos opérations grâce à un système structuré permettant de suivre les commandes de travail, de planifier les mesures préventives et de documenter les réparations d'équipement.
Ce cadre vous permet de :
- Configurez des attributions automatiques de commandes de travail qui réduisent de moitié les suivis manuels grâce aux automatisations ClickUp
- Créez des portails fournisseurs pour partager les mises à jour et les factures, et mettez fin aux interminables fils d'e-mails sur le statut des paiements
- Planifiez des rappels de maintenance préventive basés sur l'emplacement pour tout, des vérifications CVC aux inspections des extincteurs
🔑 Idéal pour : les responsables d'installations dans les secteurs de la santé, de l'éducation et de la fabrication qui doivent coordonner des opérations sur plusieurs sites
12. Modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs de maintenance ClickUp
Vous travaillez avec plusieurs fournisseurs ? Il est difficile de suivre les informations d'identification, la qualité et les échéanciers sans un système centralisé. Le modèle de checklist pour la gestion des fournisseurs de maintenance ClickUp offre une checklist structurée qui vous guide à chaque étape, de la sélection des fournisseurs qualifiés au suivi de la qualité de leur travail, le tout dans un seul tableau de bord. Cela vous permet de superviser clairement les relations avec les fournisseurs tout en garantissant la cohérence des prestations et le respect des normes de conformité.
Ce modèle facilite les tâches suivantes :
- Recueillez et vérifiez les références des fournisseurs, les certificats d'assurance et les dossiers de sécurité
- Attribuez des tâches de maintenance préventive à des fournisseurs spécifiques avec des délais clairs
- Documentez les délais de réponse, la qualité du travail et la rapidité de résolution des problèmes afin de prendre des décisions éclairées concernant les partenariats avec les fournisseurs
🔑 Idéal pour : les usines de fabrication, les bâtiments commerciaux, les établissements de santé et les entreprises de logistique où la coordination des activités des fournisseurs a un impact direct sur les opérations
13. Modèle de checklist de contrôle qualité de maintenance ClickUp
Il est essentiel de maintenir un contrôle qualité afin de détecter les petits défauts avant qu'ils ne provoquent des pannes majeures. Le modèle de checklist de contrôle qualité de maintenance ClickUp fournit à votre personnel de maintenance un processus clair et reproductible ainsi qu'une feuille de route pour des vérifications approfondies des équipements.
Cette installation vous aide à :
- Documentez vos conclusions avec des photos et des notes directement dans le modèle, afin de créer un historique de maintenance fiable qui vous aidera à prévoir les besoins futurs
- Partagez en temps réel avec les parties prenantes les mises à jour sur le statut de la maintenance et les résultats du contrôle qualité, afin que tout le monde soit informé sans chaînes d'e-mails interminables
- Suivez les indicateurs de performance clés et identifiez les tendances à l'aide de champs personnalisés pour des données telles que les dates d'inspection, le statut des équipements et l'historique de maintenance
🔑 Idéal pour : les responsables du contrôle qualité dans les environnements industriels qui doivent documenter la conformité aux normes et réglementations de sécurité
👀 Le saviez-vous ? 40 % des gestionnaires d'installations consacrent environ 20 % de leur budget d'exploitation au nettoyage et à l'entretien des équipements et des fournitures.
14. Modèle de formulaire de rapport de maintenance par Jotform
Le modèle de formulaire de rapport de maintenance dispose d'un outil de suivi de la progression qui indique aux personnes qui ont soumis le formulaire la partie qu'elles ont déjà remplie. Cette fonctionnalité très pratique vous aidera à suivre tous les détails importants liés à la maintenance.
Utilisez-le pour :
- Connectez les demandes de maintenance directement aux commandes de travail grâce à l'acheminement automatisé
- Documentez les problèmes à l'aide de photos et de vidéos, idéales pour les déclarations d'assurance et les dossiers de conformité
- Exportez les données de maintenance vers des feuilles de calcul pour suivre les tendances
🔑 Idéal pour : les secteurs soumis à des exigences strictes en matière de documentation de maintenance
📮 ClickUp Insight : En moyenne, un professionnel passe plus de 30 minutes par jour à rechercher des informations liées à son travail, soit plus de 120 heures par an perdues à fouiller dans ses e-mails, les fils Slack et des fichiers éparpillés. Un assistant IA intelligent intégré à votre environnement de travail peut changer cela.
Découvrez ClickUp Brain. Il fournit des informations et des réponses instantanées en faisant apparaître les bons documents, les bonnes discussions et les détails des tâches en quelques secondes, afin que vous puissiez arrêter de chercher et commencer à travailler.
💫 Résultats réels : Des équipes telles que QubicaAMF ont récupéré plus de 5 heures par semaine grâce à ClickUp, soit plus de 250 heures par an et par personne, en éliminant les processus de gestion des connaissances obsolètes. Imaginez ce que votre équipe pourrait accomplir avec une semaine supplémentaire de productivité chaque trimestre !
15. Modèle de rapport de maintenance pour les installations scolaires par Template.net
Le modèle de rapport de maintenance pour les établissements scolaires aide les écoles primaires et secondaires, les centres de formation professionnelle et les établissements d'enseignement supérieur à systématiser la gestion de leurs installations tout en respectant les réglementations nationales et locales.
Le formulaire en ligne vous permettra de :
- Créez des pistes d'audit claires pour les visites de l'OSHA, les contrôles des pompiers et les examens d'accréditation
- Vérifiez le statut des réparations dans tous les bâtiments scolaires en temps réel
- Tenez les parents et les membres de la communauté informés des améliorations apportées aux installations via les portails destinés aux parents
🔑 Idéal pour : Les centres de formation professionnelle qui entretiennent des équipements spécialisés tels que des postes de soudage et des ponts élévateurs pour automobiles
16. Modèle de rapport d'entretien automobile par Template.net
Le modèle de rapport d'entretien automobile organise les données d'entretien dispersées dans un système qui aide à prolonger la durée de vie des véhicules grâce à un entretien approprié et à des services opportuns. Il documente tous les aspects de l'historique d'entretien de votre véhicule, des vidanges d'huile de routine aux réparations majeures.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Planifiez les prochains services en fonction du kilométrage ou des intervalles de temps, afin que les entretiens critiques ne soient jamais oubliés
- Documentez la rotation, l'alignement et l'usure des pneus afin de maximiser leur durée de vie et de maintenir une maniabilité optimale du véhicule
- Suivez les dépenses dans différentes catégories de services telles que les réparations, les pièces détachées et l'entretien courant afin de faciliter l'établissement du budget et l'identification des tendances en matière de coûts
🔑 Idéal pour : Les propriétaires de voitures individuelles qui souhaitent conserver des registres d'entretien détaillés afin de protéger leur investissement et la valeur de revente de leur véhicule
Oubliez les journaux de maintenance désorganisés, passez à ClickUp
Créer un système de suivi de maintenance à partir de zéro peut sembler fastidieux. Cependant, les modèles gratuits de ClickUp font également office de logiciel d'automatisation des formulaires afin que votre équipe puisse se concentrer sur les corrections, et non sur la paperasse.
Que vous consigniez les inspections quotidiennes, planifiiez les réparations d'équipement ou analysiez les problèmes récurrents, ces modèles de description de problèmes rationalisent votre processus et assurent le bon déroulement de vos opérations.
Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et mettez fin au chaos dans votre gestion de la maintenance.