Les relations publiques évoluent rapidement. Un instant, vous présentez le lancement d'un produit prévu, l'instant d'après, vous vous précipitez pour réagir à une nouvelle de dernière minute.
Cependant, si vous vous fiez encore à des documents éparpillés et à une planification de dernière minute, vous passez à côté de dates clés et d'opportunités médiatiques qui auraient dû être programmées depuis des semaines.
C'est là qu'un calendrier de relations publiques peut vous aider.
Lancements de produits, actualités financières, journées de sensibilisation, campagnes saisonnières, nouveaux clients : tous ces événements se disputent l'espace. Sans calendrier centralisé, vous risquez d'oublier la conférence de votre PDG ou de manquer le moment idéal pour présenter les dernières tendances en matière d'IA.
Ce guide vous aidera à y remédier. Nous vous expliquerons comment planifier un calendrier RP qui vous aidera à rester organisé, à respecter les dates clés et à assurer une couverture médiatique cohérente.
C'est parti ! 🚀
Qu'est-ce qu'un calendrier RP ?
Un calendrier RP (calendrier des relations publiques) est un calendrier de planification qui mappe les activités RP clés, les campagnes, les évènements et les opportunités médiatiques sur une période donnée, généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Par exemple, si un salon professionnel important est prévu en juillet, ajoutez-le à votre calendrier RP et planifiez à l'avance les communiqués de presse, les actions de sensibilisation des médias ou les publications sur les réseaux sociaux.
L'objectif est de maintenir vos efforts de relations publiques cohérents et intentionnels afin de ne pas vous précipiter pour publier quelque chose après des semaines de silence médiatique.
Avantages de l'utilisation d'un calendrier RP
Voici comment un calendrier RP peut ajouter de la valeur à vos efforts en matière de relations publiques :
- Repérez les espaces médiatiques : un calendrier RP vous aide à identifier les mois les plus calmes du cycle médiatique, afin que vous puissiez présenter vos sujets lorsque l'attention est forte et la concurrence faible
- Prolongez l'impact de vos campagnes : il vous permet de réutiliser les moments forts de vos relations publiques dans le contenu de votre blog, vos e-mails, vos publications sur les réseaux sociaux et vos communications internes, optimisant ainsi le retour sur investissement sur tous les canaux
- Obtenez rapidement l'accès des dirigeants : grâce à la visibilité sur les campagnes à venir, il est plus facile de bloquer à l'avance le temps des parties prenantes pour les citations, les interviews et les validations
- Soyez toujours prêt à réagir aux sujets tendance : en assurant le suivi des évènements saisonniers et des thèmes éditoriaux, votre équipe peut préparer des informations, des données ou des points de vue afin de rebondir sur les actualités pertinentes dès qu'elles apparaissent
- *respectez les délais de publication des médias à long terme : les publications spécialisées et les magazines ferment souvent leurs calendriers éditoriaux plusieurs mois à l'avance. Un objectif de relations publiques clair vous permet de respecter les délais
- Équilibrez les charges de travail internes : le fait de mapper les campagnes à l'avance permet une meilleure planification entre les équipes chargées des relations publiques, du contenu et de la conception, évitant ainsi les goulots d'étranglement de dernière minute
💡 Conseil de pro : transformez vos grandes idées de relations publiques en tâches concrètes. Utilisez les tâches ClickUp et les sous-tâches imbriquées pour planifier chaque étape d'une campagne (rédaction, révision, approbation des devis, communication avec les médias) et attribuez à chacune d'elles un propriétaire et une date d'échéance.
Les éléments clés d'un calendrier de relations publiques
Tout comme un calendrier éditorial ou marketing, un calendrier RP n'est efficace que si vous y mettez tout ce qu'il faut. Voici les éléments clés qui le rendent efficace :
- Objectifs : Chaque élément de votre calendrier RP doit être lié à un objectif clair, tel que l'augmentation de la notoriété de la marque, le renforcement du leadership éclairé ou l'annonce d'une nouvelle importante concernant l'entreprise
- Messages clés ou thèmes : énoncez le message principal que chaque activité doit véhiculer. Pour le lancement d'un produit, cela pourrait être « Le produit X résout le problème Y ». Pour une campagne de sensibilisation, cela pourrait être « Notre engagement en matière de sécurité des données »
- Public cible et canaux : Sachez à qui vous vous adressez et où votre message sera entendu afin qu'il atteigne sa cible. S'adresse-t-il à des journalistes spécialisés dans les technologies, à vos clients ou à votre équipe interne ? Sera-t-il diffusé sous forme de communiqué de presse, de publication LinkedIn ou de présentation aux médias ?
- Description du contenu ou de l'activité : Elle indique exactement ce qui est terminé et comment. Par exemple : « Communiqué de presse : lancement du projet Atlas via PR Newswire, présenté aux 10 principaux médias technologiques »
- Dates et échéances : Il s'agit notamment de la date principale du lancement ou de l'évènement, ainsi que des échéances clés telles que les dates d'échéance des ébauches, les cycles de révision ou les réunions de préparation
- Propriétaire/équipe responsable : Qui est chargé de mener à bien la tâche ? Il peut s'agir d'une seule personne, de plusieurs membres de l'équipe ayant des rôles clairement définis, ou même d'un partenaire externe
Créer un calendrier complet pour vos relations publiques
Construire un calendrier de relations publiques peut sembler une tâche ardue, mais nous pouvons la décomposer en étapes faciles à suivre.
Étape 1 : Réfléchissez, faites des recherches et rassemblez des idées de contenu
C'est le point de départ, où vous déterminez ce que vous allez dire, pourquoi c'est important et quand vous allez le dire. L'objectif ? Disposer d'une réserve solide d'idées pertinentes et opportunes qui correspondent aux objectifs de votre entreprise et captent l'attention de votre public.
🧠 Brainstorming
C'est un espace créatif gratuit où vous et votre équipe pouvez mettre toutes vos idées et dates sur la table.
🛠️ Que faut-il réfléchir ?
- Jalons de l'entreprise : lancements de produits, mises à jour de fonctionnalités, actualités financières, changements de marque, ouvertures de magasins, annonces d'embauche, anniversaires, etc
- Évènements et saisons du secteur : salons professionnels, conférences, rapports trimestriels, opportunités marketing saisonnières (par exemple, Black Friday, saison budgétaire, SaaStr), mois de sensibilisation (comme le mois de la cybersécurité, la Journée mondiale de l'environnement, la Journée mondiale des océans ou la Journée mondiale du don de sang)
- Jours fériés et jours fériés : jours fériés d'été, jours fériés traditionnels (veille de Noël ou Thanksgiving) et « journées nationales ou internationales » telles que la Journée mondiale de l'emoji, la Journée nationale de la pizza, la Journée internationale des hommes, la Journée mondiale du chocolat ou la Journée mondiale du végétarisme
- Campagnes récurrentes : si vous publiez des rapports annuels, des initiatives RSE ou des prévisions de tendances, listez-les à l'avance afin de respecter les échéanciers
💡 Conseil de pro : utilisez les formulaires ClickUp pour rassembler les idées de contenu RP des membres de votre équipe ou de vos partenaires externes dans un seul endroit organisé. Finis les e-mails incessants et les feuilles de calcul désordonnées !
🔍 Recherche
Une fois que vous avez une liste d'idées, validez-les et enrichissez-les grâce à une recherche stratégique.
🛠️ Domaines de recherche clés :
- Vérification des évènements : confirmez les dates des grandes conférences, des semaines de sensibilisation, des jours fériés et des publications de rapports
- Analyse de la concurrence : quelles campagnes vos concurrents ont-ils menées l'année dernière ? Quels médias les ont couvertes ? Comment pouvez-vous vous différencier ou mieux synchroniser vos publications ?
- Informations sur votre audience : utilisez des outils tels que SparkToro ou Reddit pour découvrir ce dont parle votre audience. Observez le type de contenu qui suscite son intérêt : études de cas, statistiques, points de vue de dirigeants, etc
- Pertinence médiatique : passez en revue les articles récents dans vos publications cibles. Quels types de communiqués de presse, de signatures ou de commentaires retiennent-elles ?
💡 Conseil de pro : Créez une base de données médias dans ClickUp à l'aide de champs personnalisés pour le nom du média, le contact, la date de la dernière proposition et le statut de la réponse. Pas besoin d'un CRM séparé
📋 Rassemblez des idées de contenu
Vous avez désormais plus d'idées que vous ne pouvez en utiliser de manière réaliste. Il est donc temps de les regrouper, de les étiqueter et de les structurer.
🛠️ Conseils pour s'organiser :
- Trier par trimestre : quand chaque campagne a-t-elle le plus de sens ? Étiquetez vos idées comme Q1-Q4
- Attribuez des thèmes : regroupez vos idées sous des rubriques telles que Produit, Culture, Leadership, Saisonnalité ou Témoignages clients
- Contenu de sauvegarde : identifiez quelques idées intemporelles que vous pouvez déployer si une initiative majeure est retardée ou annulée
- Ajoutez du contexte : Notez d'où vient chaque idée (par exemple, chef d'équipe, inspiration d'un concurrent, témoignage d'un client) et sous quelle forme elle pourrait être présentée (communiqué de presse, argumentaire, article, évènement, etc.).
En savoir plus : Modèles gratuits de calendriers de contenu pour les réseaux sociaux dans Excel et Sheets
Étape 2 : Contactez les parties prenantes pour obtenir un contenu diversifié
Les relations publiques ne fonctionnent pas en vase clos. Certaines de vos meilleures idées d'articles viendront d'autres équipes. Impliquez donc les parties prenantes clés de l'entreprise (et parfois même au-delà) : c'est une stratégie simple mais efficace pour gérer les parties prenantes.
Voici les parties prenantes avec lesquelles vous devez vous connecter :
| Parties prenantes | Pourquoi sont-ils importants ? | Exemples d'opportunités de relations publiques |
| Équipe marketing | Ils mènent des campagnes que les relations publiques peuvent soutenir ou amplifier | Webinaires, livres électroniques, rapports de recherche, campagnes d'influence, lancements publicitaires |
| Équipe produit / R&D | Ils savent quels produits ou fonctionnalités sont lancés et à quel moment | Lancements de produits/fonctionnalités, mises à jour sur les innovations, annonces de programmes bêta |
| Équipe commerciale / Réussite client | Ils proposent des témoignages de clients et des informations sur le secteur | Études de cas clients, gains de clients importants, partenariats, récompenses, salons professionnels |
| Cadres / Direction | Ils favorisent le leadership éclairé et les annonces à l'échelle de l'entreprise | Conférences, articles de réflexion, collectes de fonds, initiatives RSE, communication avec les investisseurs |
| RH / Communication interne | Ils gèrent les évènements internes et les mises à jour en matière de recrutement qui ont un impact sur l'image de marque de l' | Prix des meilleurs lieux de travail, témoignages sur la culture d'entreprise, initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion, recrutements importants |
| Partenaires externes | Ils offrent des opportunités de co-marketing et de relations publiques conjointes | Annonces conjointes, rapports sectoriels, partage d'évènements, relations avec les médias via l'apport d'une agence |
💡 Conseil de pro : partagez les documents ClickUp en externe avec des permissions d'affichage/de modification pour obtenir l'avis des parties prenantes ou de l'agence sur les communiqués de presse. Utilisez les approbations pour finaliser vos messages en un seul clic.
Étape 3 : Déterminez la fréquence, le calendrier et le style de votre contenu
Il est maintenant temps d'organiser vos idées dans un échéancier réalisable pour l'année à venir. Voici ce que vous devez décider :
Fréquence du contenu
Avant de fixer des dates, décidez à quelle fréquence vous souhaitez que votre marque soit sous les feux de la rampe. Votre fréquence doit être déterminée par :
- Objectifs : Si vous cherchez à asseoir votre autorité, vous devez faire preuve d'un leadership éclairé constant. S'il s'agit de faire connaître un produit, votre calendrier peut être axé sur les lancements
- Ressources : Soyez réaliste quant à la capacité de votre équipe. Il vaut mieux publier un excellent article par mois que cinq articles rédigés à la va-vite
- Canaux : la fréquence de publication varie selon les supports : les communiqués de presse peuvent être diffusés plus souvent que les articles de blog ou les interviews de dirigeants
🛠️ Quelques conseils rapides :
- Commencez modestement. Prévoyez 1 à 2 éléments majeurs par mois, puis augmentez progressivement
- Utilisez un thème de contenu par mois ou par trimestre pour orienter vos idées (par exemple, « Innovation au premier trimestre », « Clients gagnants au deuxième trimestre »)
- Alternez les tâches qui demandent beaucoup d'efforts (comme les communiqués de presse) avec celles qui sont plus légères (comme les résumés sur les réseaux sociaux ou les citations)
Planifiez (commencez par les tâches importantes, puis comblez les lacunes)
Ensuite, glissez-déposez ces idées dans votre calendrier. La planification vous aide à éviter les annonces en double et les cycles médiatiques manqués.
🛠️ Conseils pour réussir votre planning RP :
- *commencez par les moments clés : planifiez d'abord les lancements de produits, les évènements du secteur, les campagnes saisonnières et les journées de sensibilisation
- Comblez les lacunes : profitez des semaines plus calmes pour publier des articles intemporels, mettre en avant vos clients ou mener des campagnes légères, comme des actions de relations publiques rapides ou des extraits de réflexions de leaders d'opinion
- Prévoyez des semaines tampons : prévoyez chaque trimestre des plages horaires « au cas où » pour gérer les annonces de dernière minute, les relations publiques réactives ou les opportunités médiatiques imprévues
- Attribuez des dates : toutes les idées ne nécessitent pas une date précise, mais les « à déterminer » sont le pire ennemi des bons forfaits. Même une date approximative comme « première semaine d'avril » donne à votre équipe une base pour planifier
- Équilibrez la charge : ne concentrez pas tout sur un seul mois. Répartissez le contenu sur l'ensemble du calendrier pour éviter le surmenage
Style de contenu et canal
Enfin, donnez à chaque entrée du calendrier un contexte réel, car un simple « communiqué de presse en mars » ne suffit pas pour faire avancer les choses.
Pour chaque élément, posez-vous les questions suivantes :
- Comment le mettre en forme ? S'agira-t-il d'un communiqué de presse, d'un article de blog, d'un épisode de podcast, d'un pitch média ou d'une couverture sur les réseaux sociaux ?
- *quel ton adopter ? Le message est-il formel et axé sur les données ? Ou est-il plutôt informel et narratif ?
- Où sera-t-il publié ou promu ? Sera-t-il publié sur votre blog ? Sera-t-il diffusé auprès des médias spécialisés dans les technologies ? Sera-t-il promu sur LinkedIn ou par e-mail ?
Cela permet aux rédacteurs, aux designers et aux parties prenantes de s'aligner dès le départ, sans aller-retour sur le ton à adopter ou les canaux de distribution manquants.
Une fois que vous avez rempli le calendrier, prenez du recul et examinez-le : correspond-il à vos objectifs clés ? Les formats sont-ils bien équilibrés ? Les échéanciers sont-ils réalistes ? Partagez ensuite le brouillon avec votre équipe et les parties prenantes.
En savoir plus : Stratégies créatives de gestion de marque pour maximiser le potentiel de votre marque
Outil de planification du calendrier RP
Utiliser un tableur pour votre calendrier RP fonctionne (au début).
Mais à mesure que vos campagnes prennent de l'ampleur, les éléments à gérer se multiplient. Vous devez suivre les échéances, coordonner différents services et gérer le contenu sur plusieurs canaux. Les mises à jour se perdent et, soudain, vous ne savez plus qui fait quoi et quand.
C'est là qu'un outil dédié à la gestion des campagnes de relations publiques peut tout simplifier, de la planification à la collaboration, en passant par le suivi des résultats.
À ce stade, vous avez besoin de ClickUp pour les équipes marketing. Il rassemble l'ensemble de votre calendrier RP, vos campagnes et les efforts de votre équipe dans un espace connecté et facile à gérer.
Voici comment ce logiciel de gestion des tâches de relations publiques peut vous aider :
1. Planifiez votre calendrier ClickUp
Le calendrier ClickUp vous offre une vue centralisée de l'ensemble de votre planning RP sur plusieurs semaines, plusieurs mois ou toute l'année. Grâce à la simplicité du glisser-déposer, vous pouvez mapper visuellement les lancements de produits, les communiqués de presse, les relations avec les médias et les campagnes événementielles.
Qu'est-ce qui le rend encore meilleur ? Cet outil alimenté par l'IA fait passer la planification au niveau supérieur en :
- Blocage automatique du temps de concentration pour des tâches telles que la rédaction, les révisions ou la préparation des médias. Par exemple, si vous avez un communiqué à publier vendredi, vous pouvez créer des blocs de 2 heures pour la rédaction mardi et mercredi
- Reprogrammation des échéances lorsque les priorités changent. Ainsi, si votre équipe produit retarde d'une semaine le lancement d'une fonctionnalité, toutes les tâches de relations publiques associées (comme la révision du communiqué de presse, la communication avec les médias et la programmation des publications sur les réseaux sociaux) sont automatiquement décalées sans que vous ayez à modifier manuellement l'échéancier
- Transformez les points de discussion des réunions, tels que « finaliser la liste de presse pour l'évènement avant le 5 mars » ou « présenter le rapport du deuxième trimestre aux médias financiers », en tâches planifiées, afin que votre calendrier (et votre équipe) soient synchronisés
- Gérez facilement les tâches récurrentes en matière de relations publiques, telles que le « rapport mensuel sur les médias », le « scan hebdomadaire de la couverture médiatique » ou le « suivi bihebdomadaire des présentations ».
- Superposez des calendriers en superposant différents programmes (par exemple, calendrier de lancement de produit, calendrier de campagne marketing, calendrier de relations publiques) afin de repérer les conflits ou d'identifier les opportunités synergiques.
Le meilleur dans tout ça ? Le calendrier ClickUp fonctionne avec ClickUp Brain pour vous faire gagner du temps. Plus besoin de fouiller dans vos tâches, vos discussions ou vos documents pour trouver la prochaine étape. Il suffit de demander : « Quelle est ma priorité aujourd'hui ? » ou « Quand est prévue la réunion pour réviser le communiqué de presse ? » et la réponse s'affiche instantanément.
📮ClickUp Insight : 18 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent utiliser l'IA pour organiser leur vie à l'aide de calendriers, de tâches et de rappels. 15 % souhaitent que l'IA se charge des tâches routinières et du travail administratif.
Pour ce faire, une IA doit être capable de comprendre les niveaux de priorité de chaque tâche dans un flux de travail, d'exécuter les étapes nécessaires pour créer ou ajuster des tâches, et de configurer des flux de travail automatisés.
La plupart des outils ne proposent qu'une ou deux de ces étapes. Cependant, ClickUp a aidé ses utilisateurs à regrouper plus de 5 applications grâce à notre plateforme ! Découvrez la planification basée sur l'IA, qui permet d'attribuer facilement des tâches et des réunions à des créneaux disponibles dans votre calendrier en fonction de leur niveau de priorité. Vous pouvez également configurer des règles d'automatisation personnalisées via ClickUp Brain pour gérer les tâches routinières. Dites adieu au travail fastidieux !
En savoir plus : Les meilleures applications de calendrier (gratuites et payantes)
2. Réfléchissez avec des tableaux blancs
Les tableaux blancs ClickUp offrent à votre équipe un espace visuel pour mapper les idées de campagne, les journées de sensibilisation, les annonces de produits et les opportunités médiatiques, le tout en un seul endroit.
Vous pouvez organiser les blocs de contenu par mois, par canal (médias, blog, réseaux sociaux) ou par type (évènement, produit, leadership éclairé). Mieux encore, vous pouvez utiliser des formes, des libellés ou des codes de couleur pour hiérarchiser les moments importants.
- Regroupez les campagnes par thème, par exemple axées sur les produits, la visibilité des dirigeants ou le développement de la marque, afin d'identifier les lacunes dans votre communication
- Glissez-déposez des blocs de contenu dans les échéanciers pour visualiser la saisonnalité et éviter d'entasser plusieurs campagnes dans la même fenêtre
- Liez des tâches ou des documents directement à partir du tableau blanc afin que votre équipe puisse passer du brainstorming à l'exécution sans changer d'outil
- *invitez des collaborateurs de différents services (marketing, direction, produit) à donner leur avis dès le début et à s'accorder sur les priorités avant que les échéanciers ne soient fixés
- Développez des plans de présentation aux médias : élaborez visuellement différentes stratégies selon les angles d'approche et ciblez les journalistes ou les médias pour chacune d'entre elles.
- Définissez des plans de communication de crise : utilisez l'espace flexible pour réfléchir à des scénarios de crise potentiels et mapper les flux de réponse et les responsabilités.
- Créez des cartes des parties prenantes : visualisez les parties prenantes internes et externes clés d'une campagne et planifiez des stratégies de communication sur mesure.
Capturez instantanément les informations des médias
Laissez ClickUp AI Notetaker capturer chaque détail lors des interviews avec les médias et des réunions de l'équipe RP. Il transcrit automatiquement les discussions, met en évidence les éléments clés et crée des tâches de suivi directement à partir de vos discussions.
Lorsque ce journaliste mentionne un angle spécifique qui l'intéresse ou que votre équipe trouve un angle d'approche opportun, vous ne perdrez plus jamais ces informations : elles sont toutes enregistrées, organisées et prêtes à être intégrées à votre calendrier RP.
En savoir plus : Créer une stratégie de communication marketing efficace
3. Stockez vos recherches et vos idées de contenu dans des documents
Une fois vos idées de campagne visualisées, l'étape suivante consiste à mettre de l'ordre dans ce chaos. Et quoi de mieux pour cela que ClickUp Docs?
Créez un document pour chaque mois, campagne ou thème, comme « Lancement du produit au deuxième trimestre » ou « Campagne de sensibilisation en octobre ». Vous pouvez y stocker des brouillons de messages, des grandes lignes de communiqués de presse, des articles pertinents, des cibles médiatiques, des accroches saisonnières et les performances des campagnes précédentes.
Créez un guide centralisé pour vos relations publiques : utilisez Documents pour créer et maintenir un référentiel évolutif contenant les messages de la marque, les points clés à aborder, les textes standard et les protocoles de communication de crise, afin de garantir la cohérence au sein de l'équipe.
Élaborez des rapports d'analyse post-campagne : structurez des rapports de campagne détaillés dans Docs, en intégrant des diagrammes, en créant des liens vers des tableaux de bord ou en joignant des données de performance afin de partager efficacement les résultats de vos relations publiques.
Profitez de l'historique des versions : suivez toutes les modifications apportées aux communiqués de presse, aux messages ou aux documents stratégiques, ce qui vous permet de revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Utilisez les liens relationnels : connectez directement des documents à des tâches, des campagnes, des listes ou des évènements spécifiques du calendrier. Par exemple, liez le document « Communiqué de presse évènement T3 » à la tâche de campagne « Évènement secteur T3 » pour un accès contextuel instantané.
💡 Conseil de pro : Utilisez ClickUp Brain pour transformer vos notes brutes en contenu RP soigné.
Vous pouvez lui demander de rédiger un aperçu rapide de la campagne pour le lancement de votre produit au deuxième trimestre à partir des notes et des messages stockés dans votre document. Vous pouvez également coller un article ou un rapport sur les tendances et demander à Brain de vous suggérer des angles d'approche ou des idées de titres adaptés à votre marque.
4. Définissez et atteignez vos objectifs RP avec ClickUp Objectifs
Démontrez l'impact réel de vos efforts en matière de relations publiques. Avec ClickUp Objectifs, vous pouvez :
- Définissez des objectifs clairs : Fixez des cibles spécifiques et mesurables pour vos campagnes, telles que « Obtenir plus de 20 placements dans les médias pour le lancement du troisième trimestre » ou « Augmenter de 15 % les mentions positives de la marque »
- Décomposez vos objectifs en cibles : Divisez vos objectifs principaux en « cibles » plus petites et plus faciles à gérer, qui peuvent être numériques, monétaires ou même basées sur des tâches (par exemple, « obtenir 5 interviews », « publier 3 articles signés »)
- Suivez la progression visuellement : surveillez en temps réel la manière dont vos efforts contribuent aux objectifs généraux, ce qui facilite la création de rapports sur le retour sur investissement des relations publiques et permet de maintenir la motivation de l'équipe
- Lien vers le travail : Connectez les objectifs et les cibles directement aux tâches et aux listes où le travail est effectué, garantissant ainsi l'alignement entre les activités quotidiennes et les résultats stratégiques
5. Rationalisez vos flux de travail avec les automatisations ClickUp
Avec les automatisations ClickUp, vous pouvez connecter chaque étape de votre flux de travail RP. Voici quelques exemples d'automatisation de votre calendrier RP pour obtenir les meilleurs résultats pour vos campagnes :
| Déclencher | Action d'automatisation |
| Une nouvelle tâche de campagne est créée (par exemple, « Lancement de produit ») | Attribuez automatiquement les tâches aux services et équipes concernés |
| Le statut de la tâche passe à « Approuvé » | Créez une tâche de suivi intitulée « Distribuer aux médias » et attribuez-la au responsable des relations publiques |
| La date d'échéance de la tâche est mise à jour | Modifiez automatiquement les dates d'échéance de toutes les sous-tâches associées en conséquence |
| Une sous-tâche (par exemple, « Rédiger un article de blog ») est marquée comme achevée | Postez un commentaire tel que « Contenu prêt, passons à la conception visuelle » |
| Une tâche récurrente (par exemple, « Résumé mensuel des relations publiques ») est créée | Attribuez automatiquement les tâches au responsable des relations publiques et définissez des sous-tâches avec des délais pour la rédaction, la modification en cours et la révision |
6. Connectez votre écosystème avec les intégrations ClickUp
Si ClickUp regroupe de nombreux outils, il s'intègre également très bien avec d'autres. Améliorez vos opérations de relations publiques en intégrant ClickUp avec :
- Outils de veille médiatique (par exemple, Meltwater, Brandwatch via Zapier/API) : Automatisez la création de tâches dans ClickUp lorsque de nouvelles mentions ou alertes pertinentes sont identifiées dans les médias
- Services de demande de sources (par exemple, HARO, Qwoted, SourceBottle) : rationalisez votre recherche d'opportunités médiatiques. En transférant les résumés quotidiens de services tels que HARO vers une adresse e-mail ClickUp dédiée (à l'aide de la fonction E-mail dans ClickUp ou d'un outil tel que Zapier), vous pouvez créer automatiquement des tâches pour chaque requête. Affinez encore cette méthode en utilisant des outils d'automatisation pour analyser les e-mails à la recherche de mots-clés pertinents pour vos clients ou votre secteur d'activité, puis attribuez-les au membre de l'équipe approprié pour la présentation
- Outils de gestion des réseaux sociaux (par exemple, Hootsuite, Buffer) : coordonnez l'amplification des réussites en matière de relations publiques sur les réseaux sociaux en liant les tâches et en partageant les mises à jour
- Stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) : joignez et accédez facilement à vos dossiers de presse, images, vidéos et autres ressources RP essentielles stockées dans votre solution cloud préférée
La source unique d'informations fiables pour votre équipe RP !
Unifiez les directives de marque, les plans de crise, les connaissances en matière de campagne et les informations sur les médias. Trouvez instantanément, appliquez de manière cohérente et faites évoluer stratégiquement vos récits grâce à la gestion des connaissances ClickUp.
Optimisez vos relations publiques : toutes les connaissances, brillamment organisées, dans un seul espace.
7. Gagnez du temps grâce à des modèles de calendrier de relations publiques
Si tout cela vous semble intéressant, mais que vous ne savez pas par où commencer votre planification RP, ClickUp propose des modèles de communiqués de presse prêts à l'emploi qui vous offrent une structure toute faite pour planifier, rédiger et distribuer facilement vos annonces. Vous pouvez également utiliser des modèles de calendrier RP pour mapper vos campagnes, vos échéances et vos relations avec les médias, le tout dans un échéancier organisé.
Le modèle de campagne RP ClickUp est conçu pour prendre en charge la nature rapide et interfonctionnelle du travail de relations publiques. Il vous aide à passer de la planification de la campagne au lancement, en passant par le suivi des performances, le tout dans un environnement de travail personnalisable.
Le modèle offre :
- Statuts personnalisés tels que « En cours de rédaction », « Prêt pour révision » et « Publié » pour suivre les différentes phases d'une campagne de relations publiques
- Vues adaptées aux besoins des relations publiques, telles que la vue Liste pour gérer les flux de travail de contenu, la vue Tableau pour le brainstorming et la vue Calendrier ou Gantt pour mapper les échéanciers et éviter les chevauchements de campagnes
- Champs personnalisés pour organiser les campagnes selon des critères clés de relations publiques, tels que le canal de distribution (communiqué de presse, réseaux sociaux, newsletter), le type de liste de médias (technologie, mode de vie, régional) ou la priorité de la campagne (visibilité élevée ou notoriété de la marque)
💡 Conseil de pro : Créez des tableaux de bord RP personnalisés qui affichent en un coup d'œil les indicateurs de campagne, les placements dans les médias et les échéances à venir. Surveillez les indicateurs clés de performance, suivez l'engagement des journalistes et partagez la progression avec les parties prenantes grâce à des vues ciblées et basées sur des données qui éliminent les tâches fastidieuses liées à la création de rapports.
Mais si vous gérez plusieurs campagnes à la fois et que vous avez besoin d'une vue d'ensemble pour tout organiser de bout en bout, optez pour un modèle de planification des relations publiques.
Le modèle de planification des relations publiques ClickUp est votre centre de commande tout-en-un pour mener des campagnes de relations publiques intelligentes et rationalisées. Grâce à ce modèle, vous pouvez définir des objectifs clairs pour chaque campagne, organiser les tâches et les échéanciers, et collaborer avec vos coéquipiers et les parties prenantes sans aucune confusion.
De plus, il vous offre 14 affichages différents pour visualiser votre forfait RP sous tous les angles possibles :
- Nouvelle vue Liste : affichez toutes les tâches de relations publiques récentes et non attribuées pour commencer à planifier votre campagne
- Vue Liste des travaux en cours : vérifiez rapidement sur quoi vous travaillez actuellement et qui en est responsable
- Pour la vue Liste : suivez les tâches qui sont prêtes ou presque prêtes à être publiées
- Vue Tableau : déplacez visuellement les tâches d'une étape à l'autre, par exemple de « Rédaction » à « Publié »
- Vue Discussion : discutez des tâches et des mises à jour ou échangez des idées directement avec votre équipe
Surmonter les défis liés à la gestion du calendrier des relations publiques
Même le meilleur calendrier RP peut dérailler. Voici un guide rapide des pièges courants et des moyens de les éviter.
1. Surcharger le calendrier (et l'équipe)
Il est facile de se laisser emporter par son enthousiasme et de remplir son calendrier d'activités de relations publiques ambitieuses. Cependant, un calendrier trop chargé peut entraîner un épuisement et une exécution bâclée.
Pour éviter cela :
✅ Soyez réaliste quant à la charge de travail que votre équipe peut supporter sans s'épuiser. Soyez également attentif aux signaux d'alerte tels que les heures supplémentaires fréquentes ou les sessions de planification manquées
✅ Établissez des priorités sans compromis. Concentrez-vous sur les campagnes incontournables et reportez ou abandonnez celles qui ont peu d'impact
✅ Ajustez votre calendrier en fonction de la disponibilité de votre équipe et des changements en temps réel
💡 Conseil de pro : la vue Charge de travail de ClickUp vous aide à voir qui est surchargé et qui a de la capacité, afin que vous puissiez attribuer la propriété des communiqués de presse ou la préparation des évènements de manière équitable sans épuiser l'équipe.
2. Pas assez flexible
Considérer votre calendrier comme immuable peut se retourner contre vous. En relations publiques, des nouvelles inattendues peuvent rendre votre contenu obsolète si vous ne vous adaptez pas rapidement.
Pour éviter cela :
✅ Prévoyez une marge de manœuvre pour les imprévus ou les actualités de dernière minute
✅ Préparez un contenu de sauvegarde au cas où quelque chose ne se passerait pas comme prévu (par exemple, un article de blog si un évènement est annulé)
✅ Consultez régulièrement votre calendrier : des vérifications hebdomadaires permettent de l'ajuster en fonction des nouveaux développements
3. Maintenir le calendrier à jour
Certaines équipes créent un excellent calendrier RP annuel, mais ne le tiennent pas à jour. Les vérifications manquées et les informations obsolètes le rendent peu fiable, et rapidement, plus personne ne l'utilise.
Pour éviter cela :
✅ Désignez un propriétaire du calendrier (généralement le responsable des relations publiques) pour le tenir à jour et recueillir les contributions de l'équipe
✅ Définissez une routine hebdomadaire pour passer en revue les éléments à venir, marquer les tâches achevées et les reprogrammer si nécessaire
✅ Formez tout le monde à mettre à jour ses tâches, les changements de statut, les changements de date, etc.
💡 Conseil de pro : automatisez les tâches répétitives liées aux relations publiques, telles que l'envoi de rappels de suivi, la mise à jour du statut des campagnes ou la notification des membres de l'équipe lorsqu'un communiqué de presse est prêt à être révisé.
Créez un calendrier RP qui fonctionne vraiment avec ClickUp
La création et la gestion d'un calendrier RP peuvent sembler fastidieuses au premier abord, mais les avantages sont considérables. Grâce à une feuille de route claire, votre équipe reste alignée, les délais sont respectés et vos articles touchent toujours le bon public.
Et avec ClickUp, l'ensemble du processus devient plus simple, plus rapide et plus collaboratif. Du brainstorming visuel avec les tableaux blancs à l'organisation des idées de contenu dans les documents, en passant par la planification des campagnes avec le calendrier alimenté par l'IA et l'automatisation des tâches répétitives, ClickUp rassemble toutes les étapes de votre flux de travail RP au sein d'une seule et même plateforme puissante.
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