Les relations publiques évoluent rapidement. Un instant, vous présentez le lancement prévu d'un produit ; l'instant d'après, vous vous précipitez pour réagir à une actualité brûlante.
Cependant, si vous continuez à vous fier à des documents épars et à une planification de dernière minute, vous passez à côté de dates clés et d'opportunités médiatiques qui auraient dû être programmées depuis des semaines.
C'est là qu'un calendrier RP peut vous aider.
Lancements de produits, actualités financières, journées de sensibilisation, campagnes saisonnières, nouveaux clients... Tous ces événements se disputent l'espace. Sans calendrier centralisé, vous risquez d'oublier la conférence de votre PDG ou de manquer le moment idéal pour présenter les tendances en matière d'IA.
Ce guide vous aidera à y remédier. Nous vous expliquerons comment planifier un calendrier RP qui vous aidera à rester organisé, à respecter les dates clés et à assurer une couverture médiatique cohérente.
C'est parti ! 🚀
Qu'est-ce qu'un calendrier RP ?
Un calendrier RP (calendrier des relations publiques) est un calendrier de planification qui répertorie les principales activités RP, campagnes, évènements et opportunités médiatiques sur une période donnée, généralement mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Par exemple, si un salon professionnel majeur est organisé en juillet, ajoutez-le à votre calendrier RP et planifiez à l'avance les communiqués de presse, les relations avec les médias ou les publications sur les réseaux sociaux qui s'y rapportent.
L'objectif est de garantir la cohérence et le caractère intentionnel de vos efforts de relations publiques afin de ne pas vous précipiter pour publier quelque chose après des semaines de silence médiatique.
Avantages de l'utilisation d'un calendrier RP
Voici comment un calendrier RP peut apporter une valeur ajoutée à vos efforts de relations publiques :
- Repérez les périodes creuses dans les médias : un calendrier RP vous aide à identifier les mois les plus calmes dans le cycle médiatique, afin que vous puissiez proposer vos sujets lorsque l'attention est forte et la concurrence faible.
- Améliorez l'impact de vos campagnes : il vous permet de réutiliser les moments RP dans du contenu de blog, des mises à jour par e-mail, des publications sur les réseaux sociaux et des ressources internes, maximisant ainsi le retour sur investissement sur tous les canaux.
- Obtenez rapidement l'accord de la direction : grâce à une bonne visibilité sur les campagnes à venir, il est plus facile de réserver à l'avance du temps avec les parties prenantes pour les citations, les interviews et les validations.
- Soyez prêt à réagir aux sujets tendance : en effectuant le suivi des évènements saisonniers et des thèmes éditoriaux, votre équipe peut préparer des informations, des données ou des points de vue afin de rebondir sur les actualités pertinentes dès qu'elles surviennent.
- Respectez les délais longs des médias : les publications spécialisées et les magazines ferment souvent leurs calendriers éditoriaux plusieurs mois à l'avance. Un objectif de relations publiques clair vous permet de présenter votre projet à temps.
- Équilibrez les charges de travail internes : planifier les campagnes à l'avance permet une meilleure organisation entre les équipes de relations publiques, de contenu et de conception, et évite les goulots d'étranglement de dernière minute dans la production.
💡 Conseil de pro : transformez vos grandes idées de relations publiques en tâches concrètes. Utilisez les tâches ClickUp et les sous-tâches imbriquées pour planifier chaque étape d'une campagne (rédaction, révision, approbation des devis, communication avec les médias) et attribuez des propriétaires et des dates d'échéance à chacune d'entre elles.
Éléments clés d'un calendrier RP
Tout comme un calendrier éditorial ou marketing, un calendrier RP n'a de valeur que par ce que vous y mettez. Voici les éléments clés qui le rendent efficace :
- Buts et objectifs : chaque élément de votre calendrier RP doit être lié à un objectif clair, tel que l'augmentation de la notoriété de la marque, le renforcement du leadership éclairé ou l'annonce d'une nouvelle importante concernant l'entreprise.
- Messages clés ou thèmes : énoncez le message principal que chaque activité doit véhiculer. Pour le lancement d'un produit, cela pourrait être « Le produit X résout le problème Y ». Pour une campagne de sensibilisation, cela pourrait être « Notre engagement en faveur de la sécurité des données ».
- Public cible et canaux : sachez à qui vous vous adressez et où votre message sera entendu afin qu'il atteigne sa cible. S'adresse-t-il à des journalistes spécialisés dans les technologies, à des clients ou à votre équipe interne ? Sera-t-il diffusé sous forme de communiqué de presse, de publication LinkedIn ou de présentation aux médias ?
- Description du contenu ou de l'activité : il indique précisément ce qui est fait et comment. Par exemple : « Communiqué de presse : lancement du projet Atlas via PR Newswire, présenté aux 10 principaux médias technologiques ».
- Dates et échéances : elles comprennent la date principale du lancement ou de l'évènement, ainsi que les échéances clés telles que les dates d'échéance pour la remise des projets, les cycles de révision ou les réunions de préparation.
- Propriétaire/équipe responsable : qui est chargé de terminer la tâche ? Il peut s'agir d'une seule personne, de quelques membres de l'équipe ayant des rôles clairement définis, ou même d'un partenaire externe.
Créer un calendrier de relations publiques complet
La création d'un calendrier RP peut sembler une tâche ardue, mais nous pouvons la décomposer en étapes faciles à suivre.
Étape 1 : Réfléchissez, faites des recherches et rassemblez des idées de contenu
C'est le point de départ, où vous déterminez ce que vous allez dire, pourquoi c'est important et quand vous allez le dire. L'objectif ? Disposer d'une réserve solide d'idées pertinentes et opportunes qui correspondent à vos objectifs d'entreprise et captent l'attention de votre public.
🧠 Brainstorming
Il s'agit d'un brainstorming créatif où vous et votre équipe mettez toutes les idées et dates possibles sur la table.
🛠️ Que faut-il réfléchir ?
- Jalons importants de l'entreprise : lancements de produits, mises à jour de fonctionnalités, actualités sur le financement, changements de marque, ouvertures de magasins, annonces d'embauche, anniversaires, etc.
- Événements et saisons du secteur : salons professionnels, conférences, rapports trimestriels, opportunités marketing saisonnières (par exemple, Black Friday, saison budgétaire, SaaStr), mois de sensibilisation (comme le mois de la sensibilisation à la cybersécurité, la Journée mondiale de l'environnement, la Journée mondiale des océans ou la Journée mondiale du don de sang).
- Jours fériés et fêtes : jours fériés estivaux, fêtes traditionnelles (veille de Noël ou Thanksgiving) et « journées nationales ou internationales » telles que la Journée mondiale de l'emoji, la Journée nationale de la pizza, la Journée internationale des hommes, la Journée mondiale du chocolat ou la Journée mondiale du végétarisme.
- Campagnes récurrentes : si vous publiez des rapports annuels, des initiatives RSE ou des prévisions de tendances, inscrivez-les tôt dans votre calendrier afin de fixer l’échéancier.
💡 Conseil de pro : utilisez les formulaires ClickUp pour rassembler les idées de contenu RP des membres de votre équipe ou de vos partenaires externes en un seul endroit organisé. Finis les échanges d'e-mails incessants et les feuilles de calcul désordonnées !
🔍 Recherche
Une fois que vous avez une liste d'idées, validez-les et enrichissez-les grâce à des recherches stratégiques.
🛠️ Principaux domaines de recherche :
- Vérification des évènements : confirmez les dates des grandes conférences, des semaines de sensibilisation, des jours fériés et des publications de rapports.
- Analyse de la concurrence : quelles campagnes vos concurrents ont-ils menées l'année dernière ? Quels médias les ont couvertes ? Comment pouvez-vous vous différencier ou mieux synchroniser vos publications ?
- Informations sur votre audience : utilisez des outils tels que SparkToro ou Reddit pour voir ce dont parle votre audience. Observez le type de contenu qui suscite son intérêt : études de cas, statistiques, points de vue des dirigeants, etc.
- Pertinence médiatique : parcourez les articles récents dans vos publications cibles. Quels types de communiqués de presse, d'articles ou de commentaires retiennent-ils ?
💡 Conseil de pro : créez une base de données médias dans ClickUp à l'aide de champs personnalisés pour le nom du média, le contact, la date de la dernière proposition et le statut de la réponse. Vous n'aurez ainsi pas besoin d'un CRM séparé.
📋 Rassemblez des idées de contenu
Vous avez désormais plus d'idées que vous ne pouvez en utiliser de manière réaliste. Il est donc temps de les regrouper, de leur donner des étiquettes et de les structurer.
🛠️ Conseils pour s'organiser :
- Trier par trimestre : quand chaque campagne est-elle la plus pertinente ? Apposez des étiquettes sur les idées comme Q1-Q4.
- Attribuez des thèmes : regroupez les idées sous des rubriques telles que Produit, Culture, Leadership, Saisonnier ou Témoignages clients.
- Contenu de sauvegarde : identifiez quelques idées intemporelles que vous pouvez déployer si une initiative majeure est retardée ou annulée.
- Ajoutez du contexte : notez d'où vient chaque idée (par exemple, chef d'équipe, inspiration d'un concurrent, témoignage d'un client) et sous quelle forme elle pourrait se présenter (communiqué de presse, argumentaire, signature, évènement, etc.).
En savoir plus : Modèles gratuits de calendrier de contenu pour les réseaux sociaux dans Excel et Sheets
Étape 2 : Contactez les parties prenantes pour obtenir des contenus variés
Les relations publiques ne fonctionnent pas de manière isolée. Certaines de vos meilleures idées d'articles viendront d'autres équipes. Impliquez donc les principales parties prenantes de l'entreprise (et parfois au-delà) : c'est une stratégie simple mais efficace de gestion des parties prenantes.
Voici les parties prenantes avec lesquelles vous devriez établir une connexion :
| Parties prenantes | Pourquoi sont-ils importants ? | Exemples d'opportunités de relations publiques |
| Équipe marketing | Ils mènent des campagnes pour lesquelles les relations publiques peuvent fournir de l'assistance ou les amplifier. | Webinaires, livres électroniques, rapports de recherche, campagnes d'influence, lancements publicitaires |
| Équipe produit / R&D | Ils savent quels produits ou fonctionnalités sont lancés et à quel moment. | Lancements de produits/fonctionnalités, mises à jour sur les innovations, annonces de programmes bêta |
| Équipe commerciale / Réussite client | Ils proposent des témoignages de clients et des informations sur le secteur. | Études de cas clients, grands contrats remportés, partenariats, récompenses, salons professionnels |
| Cadres / Direction | Ils favorisent le leadership éclairé et les annonces à l'échelle de l'entreprise. | Conférences, articles de leadership éclairé, collectes de fonds, initiatives RSE, communications avec les investisseurs |
| RH / Communication interne | Ils gèrent les évènements internes et les mises à jour en matière de recrutement qui ont un impact sur l'image de marque de l'employeur. | Prix des meilleurs lieux de travail, récits culturels, initiatives DEI, recrutements importants |
| Partenaires externes | Ils offrent des opportunités de co-marketing et de relations publiques conjointes. | Annonces conjointes, rapports sectoriels, évènements partagés, relations avec les médias via les contributions des agences |
💡 Conseil de pro : partagez ClickUp Docs en externe avec des permissions pour afficher et modifier les documents afin d'obtenir l'avis des parties prenantes ou de l'agence sur les communiqués de presse. Utilisez la fonction Approvals pour finaliser vos messages en un seul clic.
Étape 3 : Déterminez la fréquence, le calendrier et le style de votre contenu
Il est maintenant temps d'organiser vos idées en un échéancier réalisable pour l'année à venir. Voici ce que vous devez décider :
Fréquence de contenu
Avant de fixer des dates, décidez à quelle fréquence vous souhaitez que votre marque soit sous les feux de la rampe. La fréquence doit être déterminée par :
- Objectifs : si vous cherchez à asseoir votre autorité, vous devez faire preuve d'un leadership éclairé constant. S'il s'agit de faire connaître un produit, votre calendrier peut être axé sur les lancements.
- Ressources : Soyez réaliste quant à la capacité de travail de votre équipe. Il vaut mieux publier un excellent article par mois plutôt que cinq articles rédigés à la hâte.
- Canaux : la fréquence de publication varie selon les supports : les communiqués de presse peuvent être diffusés plus souvent que les articles de blog ou les interviews de dirigeants.
🛠️ Quelques conseils rapides :
- Commencez modestement. Planifiez 1 à 2 événements majeurs par mois, puis augmentez progressivement.
- Utilisez un thème de contenu par mois ou par trimestre pour guider vos idées (par exemple, « Innovation au premier trimestre », « Clients gagnants au deuxième trimestre »).
- Alternez les tâches à fort effort (comme les communiqués de presse) avec des tâches plus légères (comme les résumés sur les réseaux sociaux ou les citations).
Planifiez (commencez par les tâches importantes, puis comblez les lacunes)
Ensuite, glissez-déposez ces idées dans votre Calendrier. La planification vous aide à éviter les annonces en double et les cycles médiatiques manqués.
🛠️ Conseils pour réussir votre planning de relations publiques :
- Commencez par les moments clés : planifiez d'abord les lancements de produits, les évènements du secteur, les campagnes saisonnières et les journées de sensibilisation.
- Comblez les lacunes : profitez des semaines plus calmes pour publier des articles intemporels, présenter vos clients ou mener des campagnes légères, telles que des actions de relations publiques rapides ou des extraits de leadership éclairé.
- Prévoyez des semaines de marge : prévoyez des créneaux « au cas où » chaque trimestre pour gérer les annonces de dernière minute, les relations publiques réactives ou les opportunités médiatiques soudaines.
- Fixez des dates : toutes les idées ne nécessitent pas une date précise, mais les « à déterminer » sont souvent la cause de l'échec des bons projets. Même une date approximative telle que « première semaine d'avril » donne à votre équipe un point de repère pour planifier son travail.
- Équilibrez la charge : ne concentrez pas tout sur un seul mois. Répartissez le contenu sur l'ensemble du calendrier pour éviter le surmenage.
Style et canal de contenu
Enfin, donnez à chaque entrée du calendrier un contexte réel, car un simple « communiqué de presse en mars » ne suffit pas pour faire avancer les choses.
Pour chaque élément, posez-vous les questions suivantes :
- Quel format adopter ? S'agira-t-il d'un communiqué de presse, d'un article de blog, d'un épisode de podcast, d'un pitch médiatique ou d'une couverture sur les réseaux sociaux ?
- Quel ton convient le mieux ? Le message est-il formel et basé sur des données ? Ou est-il informel et axé sur des anecdotes ?
- Où sera-t-il publié ou promu ? Sera-t-il publié sur votre blog ? Sera-t-il présenté aux médias spécialisés dans les technologies ? Sera-t-il sujet à une promotion sur LinkedIn ou par e-mail ?
Cela permet aux rédacteurs, aux concepteurs et aux parties prenantes de s'aligner dès le départ, sans aller-retour sur le ton à adopter ou les canaux de distribution manqués.
Une fois le calendrier rempli, prenez du recul et examinez-le : correspond-il à vos principaux objectifs commerciaux ? Les formats sont-ils bien équilibrés ? Les échéanciers sont-ils réalistes ? Partagez ensuite le projet avec votre équipe et les parties prenantes.
En savoir plus : Stratégies créatives de gestion de marque pour maximiser le potentiel de votre marque
Outil de planification du calendrier RP
Utiliser un tableur pour votre calendrier RP fonctionne (au début).
Mais à mesure que vos campagnes prennent de l'ampleur, les éléments variables se multiplient. Vous devez assurer le suivi des échéances, coordonner les différents services et gérer le contenu sur plusieurs canaux. Les mises à jour se perdent et, soudain, vous ne savez plus qui fait quoi et quand.
C'est là qu'un outil dédié à la gestion des campagnes de relations publiques peut tout rationaliser, de la planification à la collaboration en passant par le suivi des résultats.
À ce stade, vous avez besoin de ClickUp pour les équipes marketing. Il rassemble l'ensemble de votre calendrier RP, vos campagnes et les efforts de votre équipe dans un espace connecté et facile à gérer.
Voici comment ce logiciel de gestion des tâches de relations publiques peut vous aider :
1. Planifiez sur le calendrier ClickUp
ClickUp Calendrier vous affiche une vue centralisée de l'ensemble de votre calendrier RP sur plusieurs semaines, mois ou toute l'année. Grâce à la simplicité du glisser-déposer, vous pouvez planifier visuellement les lancements de produits, les communiqués de presse, les relations avec les médias et les campagnes d'évènements.
Qu'est-ce qui le rend encore meilleur ? Cet outil alimenté par l'IA fait passer la planification à un niveau supérieur en :
- Bloquez automatiquement du temps pour vous concentrer sur des tâches telles que la rédaction, les révisions ou la préparation des médias. Par exemple, si vous avez un communiqué à publier vendredi, vous pouvez créer des blocs de 2 heures pour la rédaction mardi et mercredi.
- Reprogrammez les échéances lorsque les priorités changent. Ainsi, si votre équipe produit retarde le lancement d'une fonctionnalité d'une semaine, toutes les tâches de relations publiques associées (comme la révision des communiqués de presse, la communication avec les médias et la programmation des publications sur les réseaux sociaux) sont automatiquement reportées sans que vous ayez à modifier manuellement l'échéancier.
- Transformez les points de discussion des réunions, tels que « finaliser la liste de presse de l'évènement avant le 5 mars » ou « présenter le rapport du deuxième trimestre aux médias financiers », en tâches planifiées, afin de synchroniser votre calendrier (et votre équipe).
- Gérez facilement les tâches de relations publiques récurrentes telles que le « rapport médiatique mensuel », le « scan hebdomadaire de la couverture médiatique » ou le « suivi bihebdomadaire des présentations ».
- Superposez les calendriers en y ajoutant différents programmes (par exemple, calendrier de lancement de produits, calendrier de campagne marketing, calendrier de relations publiques) afin de repérer les conflits ou d'identifier les opportunités de synergie.
Le meilleur dans tout ça ? ClickUp Calendar fonctionne avec ClickUp Brain pour vous faire gagner du temps. Vous n'avez donc plus besoin de fouiller dans vos tâches, vos chats ou vos documents pour trouver la prochaine étape. Il vous suffit de demander : « Quelle est ma priorité aujourd'hui ? » ou « Quand a lieu la réunion pour réviser le communiqué de presse ? » et la réponse s'affiche instantanément.
📮ClickUp Insight : 18 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage souhaitent utiliser l'IA pour organiser leur vie à l'aide de calendriers, de tâches et de rappels. 15 % souhaitent que l'IA se charge des tâches routinières et du travail administratif.
À faire, une IA doit être capable de : comprendre les niveaux de priorité de chaque tâche dans un flux de travail, exécuter les étapes nécessaires pour créer ou ajuster des tâches, et mettre en place des flux de travail automatisés.
La plupart des outils ne proposent qu'une ou deux de ces étapes. Cependant, ClickUp a aidé ses utilisateurs à regrouper plus de 5 applications grâce à notre plateforme ! Découvrez la planification assistée par l'IA, qui permet d'attribuer facilement des tâches et des réunions aux créneaux disponibles dans votre calendrier en fonction de leur niveau de priorité. Vous pouvez également configurer des règles d'automatisation personnalisées via ClickUp Brain pour gérer les tâches routinières. Dites adieu au travail fastidieux !
En savoir plus : Les meilleures applications de calendrier (gratuites et payantes)
2. Faites un brainstorming à l'aide de tableaux blancs
Les tableaux blancs ClickUp offrent à votre équipe un espace visuel pour planifier vos idées de campagne, vos journées de sensibilisation, vos annonces de produits et vos opportunités médiatiques, le tout en un seul endroit.
Vous pouvez organiser les blocs de contenu par mois, par canal (médias, blog, réseaux sociaux) ou par type (évènement, produit, leadership éclairé). Mieux encore, vous pouvez utiliser des formes, des libellés ou des codes couleur pour hiérarchiser les moments à fort impact.
- Regroupez les campagnes par thème, par exemple celles axées sur les produits, la visibilité des dirigeants ou la construction de la marque, afin d'identifier les lacunes dans vos messages.
- Glissez-déposez des blocs de contenu sur les échéanciers pour visualiser la saisonnalité et éviter d'entasser plusieurs campagnes dans la même fenêtre.
- Associez des tâches ou des documents directement depuis le Tableau blanc afin que votre équipe puisse passer du brainstorming à l'exécution sans changer d'outil.
- Invitez des collaborateurs issus de différents services (marketing, direction, produit) à donner leur avis dès le début et à s'accorder sur les priorités avant que l'échéancier ne soit fixé.
- Élaborez des maps de communication médiatique : définissez visuellement différentes approches éditoriales et ciblez les journalistes ou les médias pour chacune d'entre elles.
- Élaborez des plans de communication de crise : utilisez cet espace flexible pour réfléchir à des scénarios de crise potentiels et mapper les flux de réponse et les responsabilités.
- Créez des cartes des parties prenantes : visualisez les principales parties prenantes internes et externes d'une campagne et planifiez des stratégies de communication sur mesure.
Capturez instantanément les informations médiatiques
Laissez ClickUp AI Notetaker capturer chaque détail lors des interviews avec les médias et des réunions de l'équipe de relations publiques. Il transcrit automatiquement les discussions, met en évidence les éléments d'action clés et crée des tâches de suivi directement à partir de vos discussions.
Lorsque ce journaliste mentionne un angle spécifique qui l'intéresse ou que votre équipe trouve une idée pertinente, vous ne perdrez plus jamais ces informations : elles sont toutes enregistrées, organisées et prêtes à être intégrées à votre calendrier RP.
En savoir plus : Créer une stratégie de communication marketing efficace
3. Stockez vos recherches et vos idées de contenu dans des documents
Une fois vos idées de campagne visualisées, l'étape suivante consiste à transformer ce chaos en structure. Et quoi de mieux à faire pour cela que de créer des documents avec ClickUp Docs?
Créez un document pour chaque mois, campagne ou thème, comme « Lancement du produit au deuxième trimestre » ou « Campagne de sensibilisation en octobre ». Vous pouvez y stocker des brouillons de messages, des résumés de communiqués de presse, des articles de presse pertinents, des cibles médiatiques, des accroches saisonnières et les performances des campagnes précédentes.
Créez un manuel centralisé de relations publiques : utilisez Docs pour créer et tenir à jour un référentiel vivant contenant les messages de la marque, les points clés à aborder, les textes standard et les protocoles de communication de crise, afin de garantir la cohérence au sein de l'équipe.
Élaborez des rapports d'analyse post-campagne : structurez des rapports de campagne détaillés dans Docs, en intégrant des diagrammes, en créant des liens vers des tableaux de bord ou en joignant des données de performance afin de partager efficacement les résultats de vos relations publiques.
Profitez de l'historique des versions : suivez toutes les modifications apportées aux communiqués de presse, aux documents de communication ou aux documents stratégiques, ce qui vous permet de revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Utilisez les liens relationnels : reliez directement les documents à des tâches, campagnes, listes ou évènements de calendrier spécifiques. Par exemple, liez le document « Communiqué de presse sur les évènements du troisième trimestre » à la tâche de campagne « Événements sectoriels du troisième trimestre » pour un accès contextuel instantané.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Brain pour transformer vos notes brutes en contenu RP soigné.
Vous pouvez lui demander de rédiger un aperçu rapide de la campagne pour le lancement de votre produit au deuxième trimestre à partir des notes et des messages stockés dans votre document. Vous pouvez également coller un article ou un rapport sur les tendances et demander à Brain de vous suggérer des angles d'approche ou des idées de titres adaptés à votre marque.
4. Fixez et atteignez vos objectifs RP avec ClickUp Objectifs
Démontrez l'impact réel de vos efforts de relations publiques. Avec ClickUp Objectifs, vous pouvez :
- Définissez des objectifs clairs : fixez des cibles spécifiques et mesurables pour vos campagnes, telles que « Obtenir plus de 20 placements médiatiques pour le lancement du troisième trimestre » ou « Augmenter de 15 % les mentions positives de la marque ».
- Décomposez vos objectifs : divisez vos objectifs principaux en « cibles » plus petites et plus faciles à gérer, qui peuvent être numériques, monétaires ou même basées sur des tâches (par exemple, « obtenir 5 interviews », « publier 3 articles signés »).
- Suivez la progression de manière visuelle : surveillez en temps réel la manière dont vos efforts contribuent aux objectifs généraux, ce qui facilite la création de rapports sur le retour sur investissement des relations publiques et permet de maintenir la motivation de l'équipe.
- Lien vers le travail : reliez directement les objectifs et les cibles aux tâches et aux listes où le travail est effectué, en veillant à l'alignement entre les activités quotidiennes et les résultats stratégiques.
5. Rationalisez vos flux de travail avec les automatisations ClickUp
Avec ClickUp Automations, vous pouvez connecter chaque étape de votre flux de travail RP. Voici quelques exemples d'automatisation de votre calendrier RP pour obtenir les meilleurs résultats possibles pour vos campagnes :
| Déclencheur | Action d'automatisation |
| Une nouvelle tâche de campagne est créée (par exemple, « Lancement de produit »). | Attribuez automatiquement des tâches aux services et équipes concernés. |
| Le statut de la tâche passe à « Approuvé ». | Créez une tâche de suivi intitulée « Distribuer aux médias » et attribuez-la au responsable des relations publiques. |
| La date d'échéance de la tâche est mise à jour. | Modifiez automatiquement les dates d'échéance de toutes les sous-tâches associées en conséquence. |
| Une sous-tâche (par exemple, « Rédiger un article de blog ») est marquée comme achevée. | Postez un commentaire tel que « Contenu prêt — passer à la conception visuelle ». |
| Une tâche récurrente (par exemple, un résumé mensuel des relations publiques) est créée. | Attribuez automatiquement les tâches au responsable des relations publiques et définissez des sous-tâches avec des délais pour la rédaction, la modification en cours et la relecture. |
6. Effectuez la connexion de votre écosystème avec les intégrations ClickUp
Si ClickUp regroupe de nombreux outils, il s'intègre également très bien avec d'autres. Améliorez vos opérations de relations publiques en intégrant ClickUp avec :
- Outils de veille médiatique (par exemple, Meltwater, Brandwatch via Zapier/API) : automatisez la création de tâches dans ClickUp lorsque de nouvelles mentions ou alertes pertinentes dans les médias sont identifiées.
- Services de recherche de sources (par exemple, HARO, Qwoted, SourceBottle) : rationalisez votre recherche d'opportunités médiatiques. En transférant les résumés quotidiens de services tels que HARO vers une adresse e-mail ClickUp dédiée (à l'aide de la messagerie électronique dans ClickUp ou d'un outil tel que Zapier), vous pouvez créer automatiquement des tâches pour chaque requête. Affinez encore cette méthode en utilisant des outils d'automatisation pour analyser les e-mails à la recherche de mots-clés pertinents pour vos clients ou votre secteur d'activité, puis attribuez-les au membre de l'équipe approprié pour la présentation.
- Outils de gestion des réseaux sociaux (par exemple, Hootsuite, Buffer) : coordonnez la diffusion des réussites en matière de relations publiques sur les réseaux sociaux en liant les tâches et en partageant les mises à jour.
- Stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) : joignez et accédez facilement aux dossiers de presse, images, vidéos et autres ressources RP essentielles stockées dans votre solution cloud préférée.
La source unique de vérité pour votre équipe de relations publiques !
Unifiez les directives de marque, les plans de crise, les connaissances en matière de campagne et les informations sur les médias. Trouvez instantanément, appliquez de manière cohérente et faites évoluer stratégiquement vos récits à l'aide de ClickUp Knowledge Management.
Optimisez vos relations publiques : toutes les connaissances, brillamment organisées, en un seul espace.
7. Gagnez du temps grâce aux modèles de calendrier de relations publiques
Si tout cela vous semble intéressant, mais que vous ne savez pas par où commencer votre planification RP, ClickUp propose des modèles de communiqués de presse prêts à l'emploi qui vous offrent une structure toute faite pour planifier, rédiger et réaliser facilement la distribution de vos annonces. Vous pouvez également utiliser des modèles de calendrier RP pour planifier vos campagnes, vos échéances et vos relations avec les médias, le tout dans un échéancier organisé.
Le modèle de campagne de relations publiques ClickUp est conçu pour s'adapter au rythme effréné et à la nature interfonctionnelle du travail de relations publiques. Il vous aide à passer de la planification de la campagne à son lancement, puis au suivi des performances, le tout dans un environnement de travail personnalisable.
Le modèle propose :
- Statuts personnalisés tels que « En cours de rédaction », « Prêt pour révision » et « Publié » pour suivre les différentes phases de la campagne de relations publiques.
- Affichages adaptés aux besoins des relations publiques, tels que la vue Liste pour gérer les flux de travail de contenu, la vue Tableau pour le brainstorming et la vue Calendrier ou la vue Gantt pour planifier les échéanciers et éviter les chevauchements de campagnes.
- Champs personnalisés pour organiser les campagnes selon des critères RP clés, tels que le canal de distribution (communiqué de presse, réseaux sociaux, newsletter), le type de liste de médias (technologie, mode de vie, régional) ou la priorité de la campagne (forte visibilité ou notoriété de la marque).
💡 Conseil de pro : créez des tableaux de bord RP personnalisés qui affichent en un coup d'œil les indicateurs de campagne, les placements médiatiques et les échéances à venir. Surveillez les indicateurs clés de performance, suivez l'engagement des journalistes et partagez la progression avec les parties prenantes grâce à des vues ciblées et basées sur les données qui éliminent les tâches fastidieuses de rapports.
Mais si vous gérez plusieurs campagnes à la fois et que vous avez besoin d'une vue d'ensemble pour tout organiser de bout en bout, tournez-vous vers un modèle de planification des relations publiques.
Le modèle de planification des relations publiques ClickUp est votre centre de commande tout-en-un pour mener des campagnes de relations publiques intelligentes et rationalisées. Grâce à ce modèle, vous pouvez définir des objectifs clairs pour chaque campagne, organiser les tâches et les échéanciers, et collaborer avec vos collègues et les parties prenantes sans aucune confusion.
De plus, il vous offre 14 vues différentes pour examiner votre plan de relations publiques sous tous les angles possibles :
- Nouvelle vue Liste : consultez toutes les tâches de relations publiques récentes et non attribuées pour commencer à planifier votre campagne.
- Vue Liste des tâches en cours : vérifiez rapidement les tâches en cours et les personnes qui en sont responsables.
- Pour la vue Liste des publications : suivez les tâches qui sont prêtes ou presque prêtes à être mises en ligne.
- Vue Tableau : déplacez visuellement les tâches d'une étape à l'autre, par exemple de « Rédaction » à « Publié ».
- Affichage du chat : discutez des tâches et des mises à jour ou échangez des idées directement avec votre équipe.
En savoir plus : Modèles gratuits de modèles de plans marketing pour élaborer une stratégie marketing
Surmonter les défis liés à la gestion du calendrier RP
Même le meilleur calendrier RP peut dérailler. Voici un guide rapide sur les pièges courants et comment les éviter.
1. Surcharger le calendrier (et l'équipe)
Il est facile de se montrer trop enthousiaste et de remplir son calendrier de LineUp d'activités de relations publiques ambitieuses. Cependant, un calendrier surchargé peut entraîner un épuisement professionnel et une exécution bâclée.
Pour éviter cela :
✅ Soyez réaliste quant à la charge de travail que votre équipe peut supporter sans s'épuiser. Soyez également attentif aux signaux d'alerte tels que les heures supplémentaires fréquentes ou les sessions de planification manquées.
✅ Établissez des priorités sans concession. Concentrez-vous sur les campagnes incontournables et reportez ou abandonnez celles qui ont peu d'impact.
✅ Adaptez votre calendrier en fonction de la disponibilité de votre équipe et des changements en temps réel.
💡 Conseil de pro : la vue Charge de travail de ClickUp vous aide à identifier les personnes surchargées et celles qui ont encore de la capacité, afin que vous puissiez attribuer équitablement la propriété des communiqués de presse ou la préparation des évènements sans épuiser votre équipe.
2. Manque de flexibilité
Considérer votre calendrier comme immuable peut se retourner contre vous. Dans le domaine des relations publiques, des nouvelles inattendues peuvent rendre votre contenu obsolète si vous ne vous adaptez pas rapidement.
Pour éviter cela :
✅ Prévoyez du temps supplémentaire pour les opportunités imprévues ou les actualités de dernière minute.
✅ Préparez du contenu de sauvegarde au cas où quelque chose ne se passerait pas comme prévu (par exemple, un article de blog si un évènement est annulé).
✅ Consultez régulièrement votre calendrier : des vérifications hebdomadaires permettent de l'ajuster en fonction des nouveaux développements.
3. Maintenir le calendrier à jour
Certaines équipes créent un excellent calendrier RP annuel, mais ne le tiennent pas à jour. Les vérifications manquées et les informations obsolètes le rendent peu fiable, et rapidement, plus personne ne l'utilise.
Pour éviter cela :
✅ Désignez un responsable du calendrier (généralement le responsable des relations publiques) pour le tenir à jour et recueillir les contributions de l'équipe.
✅ Établissez une routine hebdomadaire pour passer en revue les éléments à venir, marquer les tâches achevées et reprogrammer si nécessaire.
✅ Formez tout le monde à mettre à jour ses tâches, les changements de statut, les changements de date, etc.
💡 Conseil de pro : automatisez les tâches répétitives liées aux relations publiques, telles que l'envoi de rappels de suivi, la mise à jour du statut des campagnes ou la notification des membres de l'équipe lorsqu'un communiqué de presse est prêt à être révisé.
Créez un calendrier RP qui fonctionne vraiment avec ClickUp
La création et la gestion d'un calendrier RP peuvent sembler fastidieuses au premier abord, mais les résultats en valent largement la peine. Grâce à une feuille de route claire, votre équipe reste coordonnée, les délais sont respectés et vos articles touchent à chaque fois le bon public.
Et avec ClickUp, l'ensemble du processus devient plus facile, plus rapide et plus collaboratif. Du brainstorming visuel avec les Tableaux blancs à l'organisation des idées de contenu dans Docs, en passant par la planification de campagnes avec le calendrier alimenté par l'IA et l'automatisation des tâches répétitives, ClickUp rassemble toutes les étapes de votre flux de travail RP au sein d'une seule et même plateforme puissante.
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