Il est 2 heures du matin et votre hôpital manque [encore] de personnel. Une infirmière vient de se faire porter malade et une autre est au bord du burn-out après avoir enchaîné les gardes. Vous vous démenez maintenant pour trouver une remplaçante avant que les soins aux patients n'en pâtissent.
Vous consultez le planning, mais celui-ci est chaotique, avec des changements de dernière minute, des doublons et aucune indication claire sur les disponibilités de chacun.
Une mauvaise planification des horaires du personnel infirmier est un véritable cauchemar. Sans un système clair et structuré, la gestion des équipes devient un casse-tête quotidien. Un modèle de planning infirmier adapté est essentiel pour assurer l'équilibre de votre équipe et la prise en charge de vos patients.
Découvrons les meilleurs modèles de planning infirmier pour organiser votre équipe et assurer le bon fonctionnement de votre hôpital.
Que sont les modèles de planning infirmier ?
Les modèles de planning infirmier sont des outils préformatés qui aident les établissements de santé à créer et à gérer efficacement un planning de travail pour les infirmières. Ils fournissent une disposition structurée pour attribuer les gardes, effectuer le suivi des heures et garantir une couverture adéquate en personnel.
Ces modèles permettent d'éviter les conflits d'horaires, de réduire les heures supplémentaires et de respecter la législation du travail. Ils peuvent être personnalisés en fonction des horaires de travail, de la disponibilité du personnel et des besoins des patients.
En utilisant des modèles de planning pour infirmières, les administrateurs gagnent du temps, améliorent la coordination du personnel et garantissent la continuité des soins aux patients. De plus, lorsqu'ils sont associés à des applications de planning de travail, la planification devient encore plus fluide grâce aux notifications automatisées et au suivi en temps réel.
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Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de planning pour infirmières ?
Un modèle de planning infirmier bien conçu est essentiel pour assurer le bon déroulement des opérations et garantir une répartition équilibrée de la charge de travail. Un modèle efficace simplifie la planification des équipes, évite les conflits et favorise le bien-être du personnel.
Voici les éléments clés d'un modèle de planning infirmier efficace :
- Attribution des quarts de travail : définit clairement les préférences en matière de quarts de travail et les rotations mensuelles afin d'assurer une couverture adéquate et d'éviter les lacunes dans la planification des ressources.
- Gestion des congés : comprend une section pour le suivi des demandes de congés, des vacances et des arrêts maladie afin de rationaliser la planification des effectifs.
- Distribution de la charge de travail : garantit une distribution équitable des quarts de travail entre les membres du personnel afin de minimiser l'épuisement professionnel et d'améliorer l'efficacité.
- Options de personnalisation : s'adapte à différents types d'horaires, services hospitaliers et besoins en personnel grâce à une structure flexible.
- Ajustements en temps réel : permet des ajustements rapides en cas d'absences imprévues ou d'échanges de quarts de dernière minute.
- Communication transparente : permettez aux infirmières d'accéder facilement à leurs plannings afin de réduire les malentendus et les conflits de dernière minute.
Choisir le bon modèle aide les hôpitaux et les établissements de santé à maintenir un processus de planification bien organisé et sans stress. Dans cette optique, découvrons quelques-uns des meilleurs modèles gratuits de planning infirmier disponibles aujourd'hui.
15 modèles de planning infirmier pour optimiser les équipes
Si vous utilisez encore des tableurs ou si vous vous démenez pour combler les absences de dernière minute, il est temps d'adopter un meilleur système.
Ces modèles gratuits de planning infirmier proposés par ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, et d'autres sources vous aideront à créer des plans de travail structurés et sans tracas, tout en améliorant la coordination de votre équipe.
Ces modèles gratuits de planning infirmier vous offrent un point de départ rapide, mais vous pouvez également utiliser les flux de travail personnalisables, l'automatisation basée sur l'IA et les fonctionnalités de collaboration en temps réel de ClickUp pour garantir un processus de planification fluide et devenir un expert en planification des équipes.
Grâce à ClickUp, les 90 minutes nécessaires auparavant pour effectuer un changement d'équipe sont désormais réduites à 10 minutes, pendant lesquelles vous n'avez plus qu'à effectuer le travail proprement dit, sans avoir à envoyer plusieurs e-mails.
Grâce à ClickUp, les 90 minutes nécessaires auparavant pour effectuer un changement d'équipe sont désormais réduites à 10 minutes, pendant lesquelles vous n'avez plus qu'à faire le travail proprement dit, sans avoir à envoyer plusieurs e-mails.
Grâce à ClickUp, les 90 minutes nécessaires auparavant pour effectuer un changement d'équipe sont désormais réduites à 10 minutes, pendant lesquelles vous n'avez plus qu'à faire le travail proprement dit, sans avoir à envoyer plusieurs e-mails.
Découvrez dès aujourd'hui ces modèles de planning infirmier et simplifiez la gestion des équipes !
1. Le modèle de planning de travail des employés ClickUp
Vous êtes confronté à des changements de dernière minute et à des lacunes dans les plannings ? Mettez de l'ordre dans vos affaires grâce à un système structuré et centralisé.
Le modèle de planning de travail des employés ClickUp garantit un équilibre dans la répartition du personnel, le respect des règles et l'absence de perturbations dues à des changements de dernière minute.
Ce modèle vous permet de :
- Suivez les horaires, les congés et la disponibilité du personnel dans un espace centralisé.
- Personnalisez facilement les plannings des différentes équipes et services.
- Assurez-vous de respecter les réglementations en matière d'heures de travail tout en prévenant l'épuisement professionnel de vos employés.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers et les équipes RH qui doivent trouver le juste équilibre entre la disponibilité du personnel infirmier et les besoins des patients en matière de soins.
2. Le modèle de blocage de planning ClickUp
Fini les tâches dispersées et les e-mails interminables. Le blocage de planning apporte de la clarté et vous aide à vous concentrer sur ce qui compte vraiment, sans précipitation de dernière minute.
Avec le modèle de blocage de planning ClickUp, vous pouvez :
- Attribuez des blocs d'horaire dédiés aux soins des patients, à la documentation et aux rapports de service.
- Évitez les doubles réservations et les conflits de dernière minute liés à la gestion du personnel.
- Assurez des transitions en douceur grâce à une répartition claire des responsabilités.
Grâce à des fonctionnalités telles que les dépendances entre les tâches, le suivi des disponibilités et les rappels automatiques intégrés, ce modèle aide les infirmières responsables et les administrateurs hospitaliers à gérer la charge de travail sans perturber les soins aux patients.
📌 Idéal pour : les infirmières qui doivent jongler entre les quarts de travail, les soins aux patients et les horaires chargés.
3. Le modèle de planning de travail ClickUp
🔎 Le saviez-vous ? Les hôpitaux dont la planification des horaires est médiocre peuvent connaître une augmentation de l'absentéisme du personnel infirmier, ce qui entraîne des pénuries de personnel et compromet la qualité des soins prodigués aux patients.
Grâce à ses fonctionnalités intégrées telles que les vues personnalisées, l'automatisation des mises à jour et la modification en cours, le modèle de planning de travail ClickUp simplifie la planification des horaires du personnel infirmier.
Ce modèle offre un moyen clair et visuel d'organiser les quarts de travail, aidant ainsi les responsables infirmiers à :
- Attribuez et modifiez facilement les horaires grâce à une interface glisser-déposer.
- Suivez les congés, les échanges de quarts et les disponibilités en temps réel.
- Évitez le chaos de dernière minute en vous assurant d'avoir suffisamment de personnel.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers qui gèrent des rotations de quarts complexes et la disponibilité des équipes.
4. Le modèle de rapport de quart ClickUp
Les changements d'équipe sont fréquents dans le secteur de la santé, un hôpital moyen effectuant plusieurs transferts par jour. Pourtant, des études montrent qu'une mauvaise communication lors de ces transitions contribue à près de 80 % des erreurs médicales graves .
Le modèle de rapport de quart de travail ClickUp permet à votre équipe infirmière de rester coordonnée grâce à des rapports structurés et détaillés, et garantit que les informations essentielles relatives aux quarts de travail sont enregistrées, partagées et facilement accessibles.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Suivez les activités des équipes et consignez les tâches clés, les incidents et les mises à jour en un seul endroit.
- Assurez des transferts fluides grâce à une documentation claire et accessible.
- Analysez les tendances pour évaluer les besoins en personnel et les performances de l'équipe.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers et les équipes RH qui suivent les horaires de travail pour une coordination et une responsabilisation sans faille.
👀 Le saviez-vous ? Entre les dossiers des patients et les transferts de service, les infirmières consacrent une grande partie de leur temps à la paperasse plutôt qu'aux soins directs aux patients. Une planification intelligente peut les aider à gagner du temps.
5. Le modèle de planning horaire ClickUp
Avez-vous déjà eu l'impression que les heures de travail ne suffisaient pas ? Entre les soins aux patients, la documentation et les tâches imprévues, le temps peut passer très vite.
Gardez le contrôle sur chaque quart de travail grâce à un planning structuré et divisé en tranches horaires. Le modèle de planning horaire ClickUp vous aide à planifier chaque heure de travail avec précision, pour des flux de travail fluides et efficaces.
Ils vous permettent de :
- Structurez les quarts de travail en blocs horaires gérables pour une meilleure organisation.
- Réduisez les lacunes dans la planification et améliorez la gestion du temps.
- Personnalisez les plannings en fonction de la charge de travail, des besoins des patients et de la disponibilité de l'équipe.
📌 Idéal pour : les hôpitaux, les cliniques et les lieux de travail fonctionnant par roulement qui nécessitent une approche bien structurée pour la planification horaire.
📖 À lire également : Modèles gratuits pour la gestion du temps
6. Le modèle de tableau de service ClickUp
Avez-vous déjà été confronté à une confusion dans la répartition du personnel qui vous a empêché de pourvoir un poste ? Le modèle de tableau de service ClickUp vous affiche une vue d'ensemble des affectations du personnel sur une longue période.
Un tableau de service bien organisé garantit que chaque quart de travail est pris en compte, ce qui vous aide à affecter les bonnes personnes au bon moment.
Vous pouvez les utiliser pour :
- Rationalisez la planification des équipes pour voir qui travaille et quand.
- Assurez une distribution équitable des heures et évitez les lacunes dans la couverture lorsque vous planifiez les quarts de travail.
- Suivez les demandes de congés pour tenir compte des vacances et des échanges de quarts de travail.
📌 Idéal pour : les équipes RH et les managers d'équipe qui ont besoin d'un système fiable pour suivre efficacement la disponibilité et la planification du personnel.
7. Le modèle de calendrier des congés payés ClickUp
Rien ne perturbe autant un planning que les demandes de congés de dernière minute ou les chevauchements de vacances. Le modèle de calendrier des congés ClickUp permet une gestion fluide des congés, afin que vous puissiez toujours voir qui est disponible et à quel moment.
Utilisez ce modèle pour :
- Suivez les congés de vos employés en un seul endroit, ce qui réduit les conflits d'horaires.
- Effectuez l'automatisation des approbations et du suivi des congés pour un processus de demande plus fluide.
- Bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur la disponibilité du personnel afin de planifier à l'avance.
📌 Idéal pour : les équipes RH et les responsables qui ont besoin d'un moyen structuré et efficace d'optimiser la gestion des congés.
📮ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir utilisent des stratégies personnalisées de gestion du temps. Cependant, la plupart des outils de gestion des flux de travail n'offrent pas encore de fonctionnalités intégrées robustes de gestion du temps ou de hiérarchisation des priorités, ce qui peut nuire à une hiérarchisation efficace.
Les fonctionnalités de planification et de suivi du temps basées sur l'IA de ClickUp peuvent vous aider à transformer ces conjectures en décisions fondées sur des données. Elles peuvent même suggérer des plages horaires optimales pour chaque tâche. Créez un système de gestion du temps personnalisé qui s'adapte à votre façon de travailler !
8. Le modèle de planning 24 heures sur 24 de ClickUp
Les hôpitaux ne dorment jamais, tout comme la planification. Les soins aux patients étant assurés 24 heures sur 24, il est essentiel de garantir une couverture complète à chaque heure de la journée. Éliminez les approximations dans la planification et assurez-vous que chaque quart de travail se déroule comme sur des roulettes grâce au modèle de planning 24 heures sur 24 de ClickUp.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Planifiez et suivez les horaires des infirmières dans un format structuré sur 24 heures.
- Automatisez les alertes et les rappels pour des transitions de quart fluides.
- Suivez la progression et ajustez les plannings en temps réel.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers et les équipes RH qui doivent trouver le juste équilibre entre la disponibilité du personnel et les soins aux patients, tout en garantissant l'efficacité et la fluidité des opérations.
💡 Conseil de pro : configurez des rappels automatiques avec ClickUp pour informer les infirmières de leurs prochains horaires, afin d'assurer une transition fluide et de réduire les absences.
9. Le modèle de planning d'équipe ClickUp
Gérer le personnel d'un hôpital sans planning structuré revient à diriger un service d'urgence sans triage, ce qui peut être chaotique et inefficace. Contrairement aux modèles de planning spécifiques à un poste ou individuels, le modèle de planning d'équipe ClickUp assure la coordination à l'échelle de l'équipe, en équilibrant la charge de travail entre les différents services.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Harmonisez les horaires et les tâches entre les équipes pour une transparence totale.
- Effectuez une distribution équitable de la charge de travail pour éviter l'épuisement professionnel.
- Suivez les échéances importantes pour une coordination sans faille.
Pour en savoir plus sur la productivité des employés, consultez ce guide sur les logiciels de surveillance des employés.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers et les administrateurs hospitaliers qui doivent garantir une planification efficace à l'échelle de l'équipe.
10. Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp
Les transferts de quart ne sont pas seulement une routine, ils sont essentiels aux soins des patients. Une mise à jour manquée ou un rapport incomplet peut entraîner de la confusion, des retards, voire des erreurs médicales.
Contrairement au modèle de rapport de quart, qui permet le suivi des activités et des incidents au cours d'un quart, le modèle de rapport de changement de quart ClickUp garantit des transferts fluides en documentant les mises à jour importantes concernant les patients, les tâches non résolues et les détails essentiels pour l'équipe entrante.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Clarifiez les tâches en suspens pour éviter tout manquement aux responsabilités.
- Effectuez des rapports efficaces sur les incidents et les mises à jour concernant les patients pour assurer la continuité des soins.
- Standardisez les transferts pour minimiser les malentendus et les erreurs.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers et les chefs d'équipe qui doivent assurer des transitions fluides et précises entre les équipes.
💡 Conseil de pro : utilisez la « vue Charge de travail » de ClickUp pour voir instantanément la disponibilité des infirmières, éviter les conflits d'horaires et équilibrer efficacement les équipes. Elle vous permet de voir la capacité de chaque infirmière grâce à des barres visuelles représentant la charge de travail. Vous pouvez glisser-déposer les équipes pour les réaffecter ou les reprogrammer facilement, repérer les surréservations grâce à la disponibilité en temps réel et filtrer les équipes par rôle, service ou type d'équipe. Finis les ajustements de dernière minute !
11. Le modèle de planning mensuel ClickUp
Planifier un planning infirmier type semaine après semaine est faisable jusqu'à ce que le chaos de fin de mois frappe. Les plannings doivent être finalisés pour le traitement des salaires, ce qui augmente la pression et réduit la flexibilité.
Vous devez vous assurer que personne ne dépasse le nombre d'heures mensuelles ou les limites contractuelles, ce qui ajoute à la complexité. De plus, après un mois complet de gardes, il devient plus difficile de trouver un équilibre entre équité et repos.
Un planning mensuel vous donne une vue d'ensemble des besoins en personnel dès le début, ce qui vous aide à anticiper les pénuries, à équilibrer les charges de travail et à éviter les remaniements de dernière minute. C'est là que le modèle de planning mensuel de ClickUp entre en jeu.
Utilisez-les pour :
- Planifiez les horaires des infirmières à l'avance pour éviter les imprévus de dernière minute.
- Assurez-vous de disposer d'un niveau de personnel suffisant pendant les heures de pointe à l'hôpital et les périodes de forte demande.
- Répartissez efficacement les heures de travail, les budgets d'heures supplémentaires et les ressources humaines.
📌 Idéal pour : les responsables infirmiers, les administrateurs hospitaliers et les équipes RH qui ont besoin d'une planification structurée et à long terme.
👀 Le saviez-vous ? Les infirmières communiquent souvent leurs échanges de quarts de travail par des moyens informels. Le fait de s'appuyer sur des discussions de groupe plutôt que sur des systèmes de planification officiels peut entraîner des confusions et des changements de dernière minute.
12. Le modèle de planning 2-2-3 de ClickUp
Le système 2-2-3, également appelé « Panama schedule » ou « Pitman schedule », est un modèle de rotation des équipes souvent utilisé dans les activités fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, comme les hôpitaux, les usines ou les services d'urgence.
Il s'agit d'un cycle de deux semaines :
- Semaine 1 : 2 jours de travail, 2 jours de congé, 3 jours de travail
- Semaine 2 : 2 jours de congé, 2 jours de travail, 3 jours de congé
Sur une période de deux semaines, chaque employé effectue sept gardes, généralement de 12 heures chacune, soit un total d'environ 84 heures toutes les deux semaines.
La gestion d'un système de roulement 2-2-3 dans un hôpital consiste à garantir une répartition équitable du personnel, des rotations justes et un repos suffisant pour tous. Sans un système structuré, le suivi des personnes en service, en congé et celles qui font des heures supplémentaires devient chaotique.
Le modèle de planning 2-2-3 de ClickUp permet d'organiser les rotations de manière prévisible et conforme, afin que les infirmières puissent se reposer correctement tout en garantissant une couverture 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 dans les hôpitaux.
Ils vous permettent de :
- Attribuez des quarts de travail alternés tout en évitant les conflits d'horaires.
- Surveillez les heures supplémentaires et les absences pour éviter l'épuisement professionnel de votre personnel.
- Assurez-vous que chaque équipe dispose d'un effectif complet sans avoir à vous démener à la dernière minute.
📌 Idéal pour : les hôpitaux qui gèrent les plannings rotatifs des infirmières
🧠 Anecdote amusante : le planning Panama est l'un des plans de rotation utilisés par l'armée de l'air américaine!
📖 À lire également : Qu'est-ce qu'un planning de travail 9/80 et comment fonctionne-t-il ?
13. Le modèle de relevé de temps ClickUp Services
Le suivi manuel des heures de service, du temps facturable et de l'allocation des ressources est un véritable cauchemar. Une seule entrée manquée peut entraîner des factures incorrectes, des problèmes de paie ou des dépassements budgétaires.
Le modèle de relevé de temps ClickUp Services vous aide à enregistrer les heures de travail, à réaliser l'automatisation de la facturation et à améliorer le suivi de la productivité.
Ses principaux avantages ?
- Enregistrez les heures de service et le temps facturable avec précision en un seul endroit.
- Automatisez la facturation pour des paiements fluides.
- Suivez les heures supplémentaires, les congés maladie et le salaire total pour éviter les écarts dans la paie.
- Personnalisez et automatisez les relevés de temps grâce à des champs pour les taux horaires, les congés maladie et la rémunération totale.
📌 Idéal pour : les administrateurs de soins de santé, les équipes RH et les responsables financiers qui souhaitent rationaliser le suivi des salaires et des ressources infirmières.
💡 Conseil de pro : vous pouvez soumettre, examiner et approuver les relevés de temps en un seul endroit, sans quitter ClickUp ! Regardez cette vidéo pour savoir comment faire.
14. Le modèle de disponibilité pour planning personnel ClickUp
Le modèle de disponibilité des horaires personnels de ClickUp offre aux infirmières un espace dédié pour saisir leurs préférences de travail, tandis que les administrateurs hospitaliers bénéficient d'une visibilité en temps réel sur leur disponibilité.
Contrairement aux planificateurs de quarts fixes ou aux plannings basés sur la rotation, ce modèle permet aux infirmières de définir à l'avance leur disponibilité quotidienne, garantissant ainsi un équilibre entre vie professionnelle et vie privée sans perturber la couverture hospitalière. Grâce à des champs personnalisés pour les quarts préférés, les demandes de congés et le suivi de l'équilibre de la charge de travail, ce modèle vous permet de :
- Permettez aux infirmières de définir leurs disponibilités afin de tenir compte de leurs engagements personnels.
- Suivez les demandes de congés en temps réel pour éviter les conflits de dernière minute.
- Équilibrez efficacement les charges de travail grâce à des informations d’automatisation sur les écarts entre les équipes.
📌 Idéal pour : les hôpitaux et les établissements de santé qui privilégient une planification flexible et axée sur le personnel.
📮 ClickUp Insight : Notre sondage sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée a révélé que 46 % des travailleurs consacrent entre 40 et 60 heures par semaine à leur travail, tandis que 17 % dépassent les 80 heures ! Mais le calvaire ne s'arrête pas là : 31 % ont du mal à trouver du temps pour eux-mêmes de manière régulière. C'est la recette parfaite pour le burn-out. 😰
Mais vous savez quoi ? L'équilibre au travail commence par la visibilité ! Les fonctionnalités intégrées de ClickUp, telles que la vue Charge de travail et le suivi du temps, facilitent la visualisation de la charge de travail, la distribution équitable des tâches et le suivi des heures réellement effectuées. Vous savez ainsi toujours comment optimiser le travail et à quel moment.
💫 Résultats concrets : Lulu Press gagne 1 heure par jour et par employé grâce aux automatisations ClickUp, ce qui se traduit par une augmentation de 12 % de l'efficacité au travail.
15. Le modèle de planning pour le personnel infirmier par Template. Net
Le manque de personnel entraîne une surcharge de travail pour les infirmières, tandis que le sureffectif pèse sur les budgets. Le modèle de planning du personnel infirmier garantit une couverture optimale des équipes en permettant aux hôpitaux d'affecter les infirmières en fonction du nombre de patients, des besoins des services et des exigences de conformité.
Grâce à ce modèle, vous pouvez :
- Attribuez les quarts de travail de manière stratégique en fonction de la charge de travail du service et des besoins en personnel.
- Évitez les conflits d'horaires grâce au suivi intégré des disponibilités.
- Assurez l'équité en effectuant la distribution des quarts de travail de manière équitable entre les membres du personnel.
📌 Idéal pour : les infirmières gestionnaires et les administrateurs hospitaliers qui souhaitent optimiser la couverture des quarts de travail et la planification des effectifs.
Simplifiez la planification et la gestion des horaires du personnel infirmier avec ClickUp.
Que vous ayez besoin de créer un planning infirmier, un Relevé de temps pour le suivi des heures, un planning sur 24 heures ou un planning de rotation des équipes, vous trouverez le modèle qu'il vous faut dans la liste ci-dessus.
Mais les administrateurs et coordinateurs hospitaliers savent que la gestion des plannings infirmiers ne se limite pas à remplir les postes vacants : il s'agit d'assurer des soins optimaux aux patients, de réduire l'épuisement professionnel et d'améliorer la planification des effectifs.
Cependant, des outils déconnectés et une planification manuelle créent des inefficacités qui font perdre du temps et épuisent les ressources. En fait, 61 % du temps de travail est consacré à la recherche et à la mise à jour d'informations, tandis que le changement constant d'application entraîne une perte de concentration et des retards.
ClickUp offre une solution tout-en-un pour rationaliser la planification des horaires des infirmières, réaliser les rapports et centraliser la communication. Elle élimine les tâches redondantes et améliore l'efficacité, permettant aux équipes de soins de santé de se concentrer sur ce qui compte vraiment : soutenir les infirmières et fournir des soins exceptionnels aux patients.
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