Les équipes RH s'occupent de tout : recrutement, paie, évaluations de performances... Mais sans les bons outils, même les tâches les plus élémentaires se transforment en tâches interminables. Vous effectuez le suivi des congés manuellement ? Vous passez votre temps à courir après les documents papier ? Personne n'a le temps pour ça. ⏳
Les fonctionnalités adaptées d'un logiciel de gestion RH simplifient les opérations, réduisent les tâches fastidieuses et aident les équipes à se concentrer sur l'assistance aux employés et l'amélioration de la productivité.
Ce blog explore les principales fonctionnalités des logiciels RH qui facilitent, accélèrent et simplifient les opérations RH. Nous verrons également comment ClickUp améliore les performances organisationnelles. C'est parti ! 🧐
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion RH ?
Les logiciels de gestion RH sont des solutions numériques qui aident les entreprises à gérer les tâches essentielles liées aux ressources humaines. Ils automatisent le recrutement, la paie, le suivi des présences et la gestion des performances, réduisant ainsi les efforts manuels et minimisant les erreurs.
Ce logiciel centralise les données des employés, facilitant ainsi le stockage, l'accès et la gestion des dossiers importants. Un système structuré garantit la conformité avec les politiques de l'entreprise et les exigences légales tout en améliorant la précision globale des processus RH.
🔍 Le saviez-vous ? Le marché mondial des logiciels RH devrait connaître un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 12,2 % entre 2024 et 2030, grâce à l'adoption croissante des solutions cloud.
Principaux avantages des logiciels de gestion RH
La gestion des tâches RH peut rapidement devenir fastidieuse. Découvrez comment les logiciels de gestion RH vous permettent de gagner en efficacité et de mieux gérer vos tâches. 💪🏼
- Rationalisation des tâches administratives : automatisation de la paie, du suivi des congés et des évaluations de performance, permettant aux équipes RH de se concentrer sur l'engagement, la fidélisation et la croissance des employés
- Amélioration de la gestion des effectifs : centralisation des données des employés pour un accès rapide, aidant les équipes RH à contrôler les présences, à suivre les heures de travail et à gérer efficacement la conformité
- Réduction de la charge de travail : comble le fossé entre les équipes en sous-effectif et les 57 % de professionnels des RH qui travaillent au-delà de leurs limites en automatisant les tâches administratives et en permettant aux équipes de se concentrer sur les initiatives stratégiques
- Libre-service fluide pour les employés : permet au personnel de mettre à jour ses informations personnelles, de demander des congés et d'accéder aux avantages sociaux de manière indépendante, réduisant ainsi la charge administrative
- Conformité et sécurité accrues : automatisation de la tenue des registres pour garantir le respect du droit du travail et des politiques de l'entreprise, tandis que le stockage sécurisé des données protège les informations des employés et réduit les risques de non-conformité
🧠 Anecdote : Le premier service RH officiel a été créé en 1901 au sein de la National Cash Register Company après une grève majeure. Il était chargé de traiter les griefs des employés, la sécurité et la formation.
Fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion RH
En matière de logiciels de gestion des ressources humaines et des employés, certaines fonctionnalités sont indispensables. Découvrez ce qu'il faut rechercher pour répondre aux besoins de votre équipe. 👇
1. Gestion de la base de données des employés
Une base de données centralisée des employés permet de tout conserver au même endroit : informations personnelles, rôles, salaires, performances, etc. Les équipes RH peuvent rapidement rassembler des profils précis et à jour grâce à des fonctions de recherche et de filtrage avancées, ce qui leur évite d'avoir à passer au crible d'innombrables feuilles de calcul.
Tout le monde n'a pas besoin d'accéder à des données sensibles, et les contrôles basés sur les rôles garantissent que seul le personnel autorisé peut afficher ou modifier les dossiers essentiels. La conformité est également renforcée, car les contrats, les certifications et l'historique du travail restent bien documentés et sécurisés.
Le stockage cloud permet aux professionnels des ressources humaines de récupérer des données à tout moment, où qu'ils se trouvent. Oui, cela signifie que vous n'aurez plus à chercher vos fichiers partout. 😉
La vue Tableur de ClickUp vous permet d'organiser tout (rôles, services, dates de début, échelles salariales) à l'aide des champs personnalisés ClickUp adaptés à votre installation. Ajoutez des étiquettes pour regrouper les personnes par emplacement ou type d'emploi, et conservez des documents tels que les contrats dans chaque ligne.
La confidentialité est également assurée : des permissions basées sur les rôles garantissent que les informations sensibles ne sont visibles que par les personnes autorisées.
📖 À lire également : Nous avons testé les meilleurs logiciels RH à Singapour
2. Traitement de la paie et conformité fiscale
La gestion manuelle des salaires est un véritable casse-tête : erreurs de calcul, erreurs fiscales et omissions de déductions peuvent entraîner de sérieux problèmes. Les logiciels de gestion RH vous libèrent du stress lié au traitement des salaires en calculant automatiquement les salaires, les primes et les déductions conformément aux politiques de l'entreprise et à la réglementation fiscale.
Les lois fiscales changent constamment, et il peut être difficile de s'y retrouver.
Des outils de conformité intégrés ajustent automatiquement les structures de paie, aidant ainsi les entreprises à rester en conformité avec la réglementation et à éviter les pénalités. L'intégration transparente avec les systèmes comptables facilite l'établissement des rapports financiers, tandis que les employés ont un accès instantané à leurs bulletins de paie et à leurs documents fiscaux via des portails en libre-service. Le paiement ponctuel et précis des salaires permet à tout de fonctionner sans retard ni goulot d'étranglement.
Vous pouvez créer des tâches récurrentes dans ClickUp pour gérer tout, du traitement des salaires mensuels aux déclarations fiscales trimestrielles. Ajoutez des sous-tâches pour les primes, les déductions ou les mises à jour fiscales. Ensuite, utilisez la vue Calendrier de ClickUp pour consulter toutes vos dates de paie et vos échéances de conformité à venir.
Vous recevrez ainsi des rappels avant les dates d'échéance et votre calendrier de paie restera visible en un seul endroit.
3. Recrutement et suivi des candidats
Sans le bon système, le recrutement peut vite tourner au cauchemar logistique. Trier des CV à n'en plus finir, suivre les candidatures et coordonner les entretiens prend un temps précieux et ralentit tout. Un système de suivi des candidats (ATS) facilite le processus en organisant de manière claire les offres d'emploi, les candidatures et les profils des candidats.
La sélection basée sur l'IA met en correspondance les candidats et les exigences du poste en quelques secondes, aidant ainsi les équipes RH à présélectionner plus rapidement les meilleurs talents.
Une fois que les bons candidats sont dans le pipeline, la planification automatisée des entretiens élimine les allers-retours fastidieux par e-mail, facilitant ainsi la coordination. Des flux de travail personnalisables guident les recruteurs à chaque étape du processus d'embauche, de la présélection à l'offre finale, afin que rien ne soit oublié.
La collaboration est également facilitée : les responsables du recrutement peuvent partager leurs commentaires en temps réel, ce qui permet de prendre des décisions sans retard inutile.
🎥 Le recrutement devient plus intelligent : découvrez comment l'IA transforme le recrutement et vous aide à trouver plus rapidement les bons candidats.
Grâce à la vue Liste de ClickUp, vous pouvez voir tous les candidats et où ils en sont dans le processus de recrutement sans aucune confusion. Les automatisations se chargent de faire passer les candidats par les différentes étapes et d'envoyer des rappels afin que vous puissiez vous concentrer sur la recherche du candidat idéal plutôt que sur la gestion des tâches.
De plus, le preneur de notes ClickUp AI capture et résume automatiquement les discussions des entretiens, ce qui facilite l'examen des commentaires et permet à tout le monde de rester sur la même page.
🔍 Le saviez-vous ? Google a autrefois utilisé une méthode de recrutement pour le moins originale : l'entreprise affichait des équations mathématiques sur des panneaux d'affichage. Seuls ceux qui parvenaient à les résoudre pouvaient passer à l'étape suivante du processus de recrutement. Cette approche a permis à l'entreprise d'attirer les meilleurs talents en matière de résolution de problèmes.
4. Gestion des présences et des congés
Le suivi manuel des présences est fastidieux et laisse trop de place à l'erreur.
Le logiciel HRMS enregistre automatiquement les heures de travail, les pauses et les heures supplémentaires grâce à des scanners biométriques ou des enregistrements numériques. Cela garantit des enregistrements précis sans avoir à rechercher les relevés de temps.
Les demandes de congés sont également plus faciles à gérer. Les employés peuvent soumettre leurs demandes en quelques secondes et les managers peuvent les approuver ou les refuser instantanément. Le système met automatiquement à jour les soldes de congés, garantissant ainsi la conformité avec les politiques de l'entreprise et le droit du travail. Le suivi en temps réel aide les équipes RH à identifier rapidement les tendances en matière d'absentéisme, ce qui facilite la gestion des charges de travail et prévient les perturbations.
La paie étant synchronisée de manière transparente avec les registres de présence, les calculs salariaux restent précis sans ajustements manuels supplémentaires.
Le modèle de feuille de présence de ClickUp facilite l'enregistrement des heures, des pauses et des heures supplémentaires en un seul endroit, vous fournissant ainsi des données fiables sans la paperasse habituelle. En matière de congés, le modèle de demande de congé ClickUp permet aux employés de soumettre rapidement leurs demandes de congé, tandis que les responsables peuvent les approuver ou les refuser sans délai.
Les deux modèles mettent automatiquement à jour les dossiers, ce qui vous permet de disposer d'informations en temps réel sur les soldes de congés et de gérer la disponibilité de votre équipe.
5. Gestion des performances et évaluations
La gestion des performances doit être une feuille de route pour la croissance, pas seulement une tâche routinière. Les logiciels de gestion RH facilitent cette tâche en aidant les managers à définir des objectifs clairs, à suivre les progrès et à fournir un retour d'information continu qui favorise le développement.
Les évaluations de performance automatisées allègent la pression liée aux cycles d'évaluation en recueillant les avis des employés, de leurs pairs et de leurs superviseurs afin de créer des évaluations complètes. Des modèles personnalisables garantissent que les évaluations sont alignées sur les objectifs de l'entreprise, tout en restant structurées et transparentes. Les analyses en temps réel permettent d'identifier facilement les employés les plus performants et ceux qui ont besoin d'assistance.
Des informations plus précises permettent d'élaborer de meilleurs plans de développement, d'accroître l'engagement et de motiver davantage vos collaborateurs.
La définition d'objectifs clairs et réalisables aide les employés à rester sur la bonne voie et permet aux responsables de savoir exactement où concentrer leur assistance. Avec ClickUp Objectifs, tout le monde peut voir la progression d'un seul coup d'œil, ce qui rend les points réguliers et les évaluations plus pertinents. Cela permet de garder la croissance visible et continue, plutôt que d'attendre une réunion annuelle sur les performances.
6. Portail libre-service pour les employés
Personne ne veut envoyer un e-mail aux RH pour tout : vérifier le solde des congés, mettre à jour ses informations personnelles ou retrouver une ancienne fiche de paie. Un portail en libre-service donne le contrôle aux employés, qui peuvent ainsi gérer ces tâches de manière indépendante. Vous avez besoin de demander un congé ? C'est fait en quelques clics. Vous souhaitez vérifier les registres de présence ou consulter une évaluation des performances ? C'est facile. Pas d'attente, pas d'allers-retours.
Les équipes RH sont libérées des questions routinières et peuvent ainsi se consacrer à des priorités plus importantes. Un système de connexion sécurisé protège les données sensibles, tandis que l'accès mobile permet aux employés de tout gérer où qu'ils se trouvent.
Un portail en libre-service améliore également la satisfaction des employés en leur permettant de contrôler directement les fonctions RH.
Grâce au modèle de base de connaissances ClickUp, vous pouvez créer un espace unique où tout est regroupé, des politiques en matière de congés aux détails de paie. C'est simple pour les employés et cela vous évite d'être submergé par les demandes routinières.
🧠 Anecdote : L'expression « ressources humaines » a été utilisée pour la première fois en 1893 dans un ouvrage de l'économiste américain John R. Commons.
7. Conformité et gestion des documents
Vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer les lois du travail, les politiques de l'entreprise et les réglementations du secteur, mais tout suivre manuellement est un véritable cauchemar. Égarer un document important ou manquer une date de renouvellement peut entraîner un stress inutile et des problèmes plus graves.
Les logiciels de gestion RH vous permettent de rester en conformité sans vous noyer dans la paperasse.
Tout (contrats, certifications, politiques et rapports d'audit) est stocké en toute sécurité au même endroit, afin que rien ne se perde dans la confusion. Des alertes automatisées informent les équipes RH des renouvellements, audits ou mises à jour de politiques à venir, mettant ainsi fin aux courses de dernière minute. Les signatures numériques accélèrent les approbations et le stockage crypté garantit la sécurité des informations sensibles.
ClickUp vous aide à organiser et à rendre accessibles vos documents de conformité sans le désordre habituel. Vous pouvez utiliser le Hub Documents pour centraliser les contrats et les politiques, puis les lier directement à des tâches pour les renouvellements, les audits ou les approbations. Les permissions basées sur les rôles sécurisent les fichiers sensibles, de sorte que seules les personnes autorisées peuvent les afficher ou les modifier. Et comme tout est regroupé au même endroit, joint aux flux de travail et mis à jour en temps réel, vous ne perdrez plus la trace de ce qui doit être révisé, signé ou soumis.
8. Suivi de la formation et du développement
Le suivi manuel des formations est fastidieux et inefficace. Les cours se perdent, les certifications expirent et la moitié de l'équipe oublie ce à quoi elle s'est inscrite. Les logiciels de gestion RH remédient à ce problème en regroupant tout au même endroit : programmes de formation, certifications et outils de développement des compétences.
Les employés peuvent trouver ce dont ils ont besoin, s'inscrire à des ateliers et suivre les formations obligatoires sans avoir à solliciter le service RH pour obtenir des informations.
Les équipes RH n'ont plus besoin de fouiller dans des feuilles de calcul pour savoir qui apprend quoi : les rapports indiquent la progression, mettent en évidence les lacunes et permettent à tout le monde d'avancer. Les parcours de formation garantissent que les employés reçoivent une formation qui correspond réellement à leur rôle, et non pas une simple case à cocher. Comme tout est lié à la gestion des performances, il est plus facile de voir qui a besoin d'une mise à niveau avant que cela ne devienne un problème.
Garder une trace des personnes qui ont achevé telle ou telle formation peut rapidement devenir compliqué. Les checklists de tâches dans ClickUp divisent les cours en étapes gérables que les employés peuvent cocher au fur et à mesure. Les responsables bénéficient d'un aperçu en temps réel de la progression, ce qui facilite le maintien des certifications à jour et l'efficacité des formations.
9. Outils d'engagement et de feedback des employés
Une équipe désengagée est une équipe qui avance lentement.
Lorsque les employés se sentent ignorés, sous-estimés ou exclus, la productivité chute. Les logiciels de gestion des ressources humaines aident les entreprises à surveiller l'engagement grâce à des outils intégrés tels que des sondages, des formulaires de commentaires et des programmes de reconnaissance.
Les sondages anonymes permettent aux équipes RH de voir ce qui se passe avant que les petits problèmes ne prennent de l'ampleur. Les outils de feedback instantané permettent aux employés de partager leurs préoccupations ou leurs suggestions sans attendre la prochaine grande réunion. Les programmes de reconnaissance, en particulier ceux qui comportent des éléments ludiques, permettent de récompenser facilement les meilleurs éléments et de maintenir un niveau de motivation élevé.
Les analyses de l'engagement aident également les RH à repérer les tendances et à mettre en place des initiatives pertinentes qui améliorent la satisfaction au travail.
Créez des formulaires ClickUp pour mener des sondages anonymes sur l'engagement ou des pulsations. Les réponses arrivent directement dans votre environnement de travail, prêtes à être examinées et suivies. Lorsque le moment est venu d'agir, les commentaires assignés dans ClickUp vous permettent d'étiqueter les bonnes personnes afin que rien ne soit oublié ou mis de côté. Ainsi, les employés se sentent écoutés et les équipes RH peuvent réagir plus rapidement.
🔍 Le saviez-vous ? Les vendredis décontractés ont vu le jour à Hawaï dans les années 1960 sous le nom d'« Aloha Fridays » afin de promouvoir les chemises hawaïennes sur le lieu de travail. La tendance s'est ensuite répandue dans le monde entier, devenant une tradition courante sur le lieu de travail.
10. Analyse et rapports RH
Les bonnes décisions reposent sur des données fiables ; les équipes RH ont besoin de plus que des feuilles de calcul pour garder une longueur d'avance. Les logiciels d'analyse RH fournissent des informations sur les tendances en matière de main-d'œuvre, les taux de rotation, la réussite des recrutements et les performances globales, aidant ainsi les entreprises à prendre des décisions éclairées.
Des rapports personnalisables mettent en évidence les tendances en matière de fidélisation des employés, de productivité et de lacunes en matière de compétences, ce qui facilite la planification des besoins futurs en main-d'œuvre. Des outils automatisés de visualisation des données décomposent des nombres complexes en formats clairs et faciles à lire afin que les parties prenantes n'aient pas à fouiller dans les données brutes. L'analyse prédictive permet d'identifier les risques tels que l'augmentation du taux de départs ou les pénuries de compétences avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants.
Les bonnes décisions reposent sur des données claires, pas sur des suppositions. Le suivi du temps dans ClickUp enregistre les heures travaillées et les efforts consacrés à chaque projet sans tracas supplémentaires. Les tableaux de bord combinent ces données avec des indicateurs de rotation et de performance afin que les équipes RH puissent repérer les tendances à un stade précoce et mieux planifier.
Comment choisir un logiciel de gestion RH
Choisir le bon logiciel de gestion RH est une décision importante, mais cela ne doit pas nécessairement être stressant. Examinons les facteurs clés qui peuvent vous aider à faire le bon choix pour votre équipe. 💻
Évaluez les besoins de votre entreprise
Comprendre les besoins de votre organisation vous aidera à affiner votre choix de logiciels.
Vous devez évaluer les défis RH actuels, tels que la gestion inefficace de la paie, les risques de conformité ou les charges de travail administratives élevées. Identifier les fonctionnalités indispensables garantit que le logiciel répond aux points critiques. Il est également essentiel de tenir compte de la croissance future et de l'évolutivité afin d'éviter de changer de système à mesure que les besoins évoluent.
Comparez les fonctionnalités et les fonctionnalités
Tous les logiciels de gestion RH n'offrent pas les mêmes fonctionnalités. Comparer les fonctionnalités essentielles, telles que l'automatisation de la paie, les outils de recrutement et la gestion des performances, vous aidera à déterminer celui qui vous convient le mieux.
Essayez de privilégier les solutions qui s'intègrent parfaitement aux systèmes existants, garantissant ainsi un flux de données fluide entre les différents services.
Évaluez l'expérience utilisateur
Une interface intuitive réduit la courbe d'apprentissage pour vous et votre équipe. Un logiciel qui simplifie les flux de travail et minimise la saisie manuelle des données améliorera l'efficacité. Explorez les démos, demandez des essais gratuits et recueillez les commentaires d'utilisateurs potentiels avant de vous décider.
Tenez compte de l'évolutivité et de la personnalisation
À mesure que votre entreprise se développe, les processus RH deviennent plus complexes. Un logiciel évolutif s'adapte à vos besoins changeants sans nécessiter de mises à niveau fréquentes. Les options de personnalisation vous permettent d'adapter les fonctionnalités, les flux de travail et les rapports à vos exigences opérationnelles uniques.
Consultez les tarifs et l'assistance
Le budget est un facteur important dans le choix d'un logiciel.
Vous aurez envie de comparer les modèles de tarification, notamment les frais d'abonnement, les coûts de mise en œuvre et les frais cachés. Ne négligez pas non plus le service client : une assistance de qualité facilitera la prise en main et vous aidera à résoudre rapidement les problèmes, ce qui est essentiel pour une réussite à long terme.
📮ClickUp Insight : Le blues du lundi ? Il s'avère que le lundi est le maillon faible de la productivité hebdomadaire (sans jeu de mots), 35 % des travailleurs le considérant comme leur journée la moins productive. Ce ralentissement peut être attribué au temps et à l'énergie consacrés à la recherche des mises à jour et des priorités hebdomadaires le lundi matin.
Une application tout-en-un pour le travail, comme ClickUp, peut vous aider. Par exemple, ClickUp Brain, l'assistant IA intégré de ClickUp, peut vous « mettre à jour » sur toutes les mises à jour et priorités critiques en quelques secondes. Et tout ce dont vous avez besoin pour travailler, y compris les applications intégrées, est consultable grâce à la recherche connectée de ClickUp. Avec la gestion des connaissances de ClickUp, créer un point de référence commun pour votre organisation est un jeu d'enfant ! 💁
📖 À lire également : Logiciels de gestion du capital humain pour les entreprises
Comment utiliser ClickUp pour la gestion des ressources humaines
ClickUp, l'application qui fait tout pour le travail, réunit la gestion de projet, la gestion des connaissances et l'assistance en ligne dans une seule plateforme alimentée par l'IA qui aide les équipes à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Le logiciel de gestion de projet ClickUp HR centralise les opérations RH, rationalise le recrutement, l'intégration et la gestion des politiques, tout en assurant la connexion entre la communication et le travail.
Voici comment les équipes RH peuvent utiliser ClickUp pour rester organisées et efficaces. 🗂️
Stockez et gérez vos documents RH en un seul endroit
Les équipes RH gèrent un flux constant de documents, des politiques de l'entreprise aux manuels des employés. Tout organiser peut s'avérer difficile, en particulier lorsque des mises à jour doivent être effectuées fréquemment.
ClickUp Docs offre un espace centralisé pour créer, modifier et stocker des documents RH. Les équipes peuvent collaborer, ajouter des commentaires et lier des tâches pertinentes à chaque document en temps réel.
Par exemple, un responsable RH qui déploie un nouveau programme d'intégration peut créer un document présentant les politiques de l'entreprise, les avantages sociaux et les membres de l'équipe.
Les nouveaux employés peuvent y accéder à tout moment et les mises à jour sont synchronisées instantanément, ce qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
ClickUp Brain, l'assistant de connaissances alimenté par l'IA, va encore plus loin.
Il peut résumer instantanément les politiques, générer des guides d'intégration et répondre aux questions des employés à partir de la documentation existante.
Au lieu de fouiller dans plusieurs fichiers, les équipes RH peuvent demander à ClickUp Brain des informations spécifiques, telles que les politiques en matière de congés payés ou les détails des avantages sociaux, et obtenir une réponse immédiate.
Simplifiez la collecte de données pour les processus RH
La collecte d'informations sur les employés, les candidatures ou les commentaires nécessite souvent plusieurs outils et e-mails. Une approche plus structurée permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Les formulaires ClickUp permettent aux équipes RH de créer des formulaires personnalisés qui transforment automatiquement les réponses en tâches exploitables.
Les formulaires permettent de collecter les informations des candidats, de demander des autorisations d'absence ou de recueillir les commentaires des employés, le tout dans ClickUp.
Par exemple, un recruteur peut concevoir un formulaire de candidature avec des champs pour les coordonnées, les CV et les lettres de motivation. Lorsqu'un candidat le soumet, une nouvelle tâche apparaît dans ClickUp, garantissant ainsi le bon déroulement du processus de recrutement.
🔍 Le saviez-vous ? Les RH ont joué un rôle dans l'exploration spatiale. La NASA a mis en place des politiques pour gérer le bien-être des astronautes, notamment des formations à la résolution de conflits, des évaluations de la dynamique d'équipe et même un soutien psychologique pour les missions de longue durée.
Suivez les indicateurs clés des RH en temps réel
Le suivi de la progression des recrutements, de la satisfaction des employés et des délais de conformité nécessite une visibilité claire.
Les tableaux de bord ClickUp fournissent des informations en temps réel sur les indicateurs RH. Les équipes peuvent créer des cartes pour suivre la progression du recrutement, les taux d'achèvement des formations ou les scores de satisfaction des employés.
Par exemple, un directeur des ressources humaines peut configurer un tableau de bord pour suivre les postes vacants, le délai de recrutement et les performances des nouvelles recrues. Cela facilite l'identification des tendances, l'optimisation des processus et la communication des informations stratégiques aux dirigeants.
Synchronisez vos discussions et votre travail
Les équipes RH ont besoin d'une communication constante, qu'il s'agisse de coordonner les recruteurs, de répondre aux préoccupations des employés ou de gérer les mises à jour des politiques. Lorsque les discussions ont lieu dans un outil distinct, le contexte se perd, ce qui entraîne des suivis inutiles et des retards.
ClickUp Chat élimine ces problèmes en intégrant la communication directement dans l'environnement de travail. Les discussions se déroulent en direct dans les listes, les dossiers et les espaces, ce qui permet aux équipes RH de discuter des candidats, de finaliser les politiques et de traiter les demandes des employés, le tout sans changer d'outil.
Les messages clés peuvent être convertis en tâches ClickUp, liés à des documents ou assignés comme suivis, afin qu'aucune demande ne soit oubliée.
Par exemple, les recruteurs et les responsables du recrutement peuvent discuter d'un candidat dans la liste de recrutement pendant un cycle d'embauche. Si une décision est prise, un recruteur peut transformer le message en une tâche pour les étapes suivantes, comme la planification d'un entretien ou l'envoi d'une offre.
Les fonctionnalités basées sur l'IA génèrent des résumés et mettent en évidence les éléments à traiter, afin que tout le monde reste sur la bonne voie.
Modèles pour démarrer vos processus RH
ClickUp fournit également des modèles gratuits spécifiques aux RH pour standardiser les processus et améliorer l'efficacité. Découvrez-en quelques-uns ci-dessous. 👇
1. Modèle de plan d'action pour le recrutement ClickUp
Le modèle de plan d'action pour le recrutement de ClickUp simplifie le recrutement en vous offrant une approche claire et organisée pour trouver, évaluer et intégrer de nouveaux employés. Il vous aide à rester proactif, à allouer efficacement vos ressources et à centraliser toutes les étapes du processus de recrutement.
Ce modèle se distingue par ses vues préconfigurées, chacune conçue pour gérer un aspect clé du recrutement :
- Ne convient pas : Suivez les candidats rejetés tout en conservant les profils prometteurs pour de futurs rôles
- Liste de recrutement : Suivez tous les candidats et leur progression dans le processus de recrutement
- Par rôles : obtenez un aperçu général de toutes les positions ouvertes et des besoins en matière de recrutement
- Formulaire de candidature : Simplifiez le processus de candidature et rassemblez les informations des candidats en un seul endroit
2. Modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp HR
Le modèle de procédures opératoires normalisées pour les RH de ClickUp offre un moyen structuré de créer, suivre et gérer les processus RH. Il aide les équipes RH à :
- Assurez la cohérence de toutes vos procédures RH
- Réduisez le temps de formation des nouveaux employés
- Fournissez une feuille de route claire pour traiter les problèmes liés aux employés
- Améliorez la conformité et la précision des opérations RH
L'utilisation du modèle est simple. Commencez par définir les objectifs de vos procédures opératoires normalisées, puis effectuez une analyse des lacunes afin d'identifier les domaines à améliorer. Avant de rédiger les procédures opératoires normalisées, élaborez un forfait décrivant les tâches clés, les échéanciers et les responsabilités.
Une fois achevé, partagez-le avec l'équipe RH pour garantir l'alignement. Surveillez et affinez régulièrement les procédures opératoires normalisées afin qu'elles restent pratiques et pertinentes.
🔍 Le saviez-vous ? L'idée du week-end comme pause dans le travail ne s'est répandue qu'au début du XXe siècle. Avant cela, de nombreux employés travaillaient six jours par semaine, le dimanche étant leur seul jour de congé. Le week-end de deux jours s'est généralisé après que les mouvements syndicaux ont milité pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Défis courants et avantages des logiciels de gestion RH
Les ressources humaines ont leur lot de défis, mais le bon logiciel peut grandement faciliter les choses. Voici quelques-unes des difficultés courantes rencontrées par les équipes RH et comment les bons outils peuvent les aider. 🚧
Trop d'administrateurs, pas assez de stratégie
Les équipes RH sont souvent confrontées à des tâches répétitives telles que le traitement des paies, l'approbation des congés et la mise à jour des données des employés. Cela leur laisse peu de temps pour se consacrer à des priorités plus importantes telles que le développement des employés, la création d'une culture d'entreprise et la planification stratégique.
🛠️ Correction : l'automatisation prend en charge la paie, le suivi des présences et la tenue des registres, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les objectifs à long terme et la planification des ressources humaines plutôt que sur les tâches administratives quotidiennes.
La gestion des équipes à distance et hybrides est chaotique
Les modèles de télétravail et de travail hybride créent de nouveaux défis en matière de suivi des présences, de collaboration entre les équipes et de gestion des performances des employés. Sans les bons outils, il devient difficile de maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.
🛠️ Correction : les logiciels RH basés sur le cloud permettent aux équipes à distance d'accéder aux fonctions RH depuis n'importe où, garantissant ainsi un suivi des présences, une intégration virtuelle et une communication continue.
La gestion des avantages sociaux est complexe
Les employés ont du mal à comprendre et à gérer leurs avantages sociaux, ce qui entraîne frustration et non-respect des délais d'inscription. Les équipes RH ont également du mal à suivre l'éligibilité aux avantages sociaux et la conformité.
🛠️ Correction : un portail d'avantages sociaux en libre-service permet aux employés de consulter facilement leurs forfaits, de mettre à jour leurs préférences et de suivre leur admissibilité, tandis que les équipes RH bénéficient d'un suivi automatisé des inscriptions et d'alertes de conformité.
Trop d'outils RH disparates
Jongler entre différentes plateformes pour la paie, la gestion des performances, le recrutement et la conformité crée des inefficacités et des silos de données, rendant les processus RH plus difficiles à gérer.
🛠️ Correction : un système de gestion RH unifié connecte toutes les fonctions RH en un seul endroit, éliminant ainsi le besoin de multiples outils et garantissant un flux de données fluide entre les processus.
Gérer les flux de travail RH à distance et hybrides avec ClickUp
Les équipes RH modernes assistent les employés au bureau, les employés à distance et les travailleurs hybrides, en gérant des effectifs répartis dans différents fuseaux horaires. Sans les bons outils, la gestion de tout cela peut rapidement devenir chaotique.
ClickUp prend en charge la gestion RH distribuée en fournissant :
- Collaboration asynchrone : Les documents, tâches et tableaux blancs ClickUp permettent aux équipes de travailler sur les mêmes flux de travail RH sans être en ligne en même temps
- Discussion en temps réel + contexte : les discussions se déroulent là où le travail est effectué, afin que les membres des équipes à distance ne manquent jamais les mises à jour ou les décisions importantes
- Planification tenant compte du fuseau horaire : planifiez les entretiens, les événements d'intégration et les sessions de formation grâce à la vue Calendrier et aux rappels synchronisés entre tous les emplacements
- Tableaux de bord unifiés : obtenez une vue unique des performances, des commentaires, des étapes d'intégration et des pipelines de recrutement, quel que soit l'endroit où se trouve votre équipe
- Intégration depuis n'importe où : utilisez des modèles et des formulaires ClickUp pour automatiser les checklists des nouveaux employés, la collecte de documents et les guides d'orientation
💡 Conseil de pro : Vous intégrez une équipe à distance ? Combinez ClickUp Docs + Rappels + Tableaux de bord pour créer un parcours d'intégration virtuel fluide dès le premier jour.
ClickUp et les RH : une alliance gagnante en matière d'efficacité
Vous gérez les demandes de congés à travers d'interminables chaînes d'e-mails ? Vous mettez à jour manuellement les dossiers des employés ? Vous courez après les approbations ? C'est le chemin le plus court vers l'inefficacité.
Un système de gestion des ressources humaines robuste comme ClickUp transforme ces défis en flux de travail rationalisés. Il centralise tout sur une plateforme intuitive, du suivi des candidats et des évaluations de performance à la gestion de la conformité et au libre-service des employés.
Les informations fournies par l'IA de ClickUp Brain facilitent la prise de décisions plus éclairées, tandis que les flux de travail automatisés réduisent la charge administrative et que les tableaux de bord en temps réel offrent une visibilité complète sur les opérations RH.
En fin de compte, les RH devraient servir à responsabiliser les employés et à favoriser la réussite de l'entreprise, et non à se noyer dans la paperasse. ClickUp rend cela possible. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui ! ✅