Les processus métier qui fonctionnaient lorsque vous aviez moins de membres dans votre équipe ou avant d'atteindre votre taille actuelle peuvent désormais être obsolètes, inefficaces et inefficaces.
La gestion des processus métier (BPM) vous aide à analyser et à optimiser vos processus actuels grâce à des pratiques éprouvées d'amélioration des processus. Cela peut se traduire par des améliorations des processus métier telles que l'automatisation des tâches répétitives, l'élimination des goulots d'étranglement, la correction des processus inefficaces ou la redéfinition des objectifs en fonction des résultats commerciaux.
Voyons quelques exemples de gestion des processus métier et de bonnes pratiques qui améliorent l'efficacité, réduisent les coûts et facilitent la transformation numérique.
Qu'est-ce que la gestion des processus métier ?
La gestion des processus métier, ou BPM, est une approche dans laquelle les organisations évaluent, modélisent et repensent leurs processus métier afin d'optimiser leur efficacité et leur croissance
Un processus métier est une série de tâches ou d'activités que votre entreprise réalise en coordonnant les personnes, les systèmes et les informations afin d'obtenir des résultats commerciaux qui soutiennent votre stratégie d'entreprise ou permettent d'atteindre des objectifs spécifiques.
Le BPM aligne les investissements informatiques des entreprises sur leur stratégie commerciale et contribue à normaliser les opérations, à améliorer l'agilité, à accroître l'efficacité des flux de travail et à améliorer la conformité.
En quoi la gestion des processus métier diffère-t-elle des processus métier ?
Un processus métier comprend les différentes tâches, activités et flux de travail qui permettent aux organisations d'atteindre leurs objectifs. Il régit les activités quotidiennes d'une entreprise, notamment le service client, la fabrication, les achats, la gestion financière, etc.
La gestion des processus métier optimise ces processus afin de les rendre plus efficaces. Elle aide à gérer à la fois les aspects stratégiques et opérationnels de vos processus métier.
Comprendre en détail la gestion des processus métier
En quoi la gestion des processus d'entreprise diffère-t-elle de la gestion de projet et de tâches ?
La gestion des tâches se concentre sur l'organisation, l'attribution, la hiérarchisation et le suivi des tâches et des activités afin de garantir leur achèvement dans les délais impartis. Vous surveillez les tâches quotidiennes qui contribuent à des projets ou processus plus importants.
La gestion de projet supervise toutes les activités d'un projet, du début à la fin. Cela comprend la définition de la portée du projet, l'attribution des tâches, la création de calendriers, le suivi de la progression et l'allocation des ressources.
Pour en savoir plus : Gestion de projet vs gestion des tâches
Le BPM optimise différents processus et opérations métier afin d'aider les organisations à atteindre des objectifs plus ambitieux, tels que la gestion de la relation client, l'approvisionnement, l'intégration des employés, la gestion de la chaîne logistique et le traitement des commandes.
| aperçu | Gestion des tâches | Gestion de projet | Gestion des processus métier BPM |
| Qu'est-ce que c'est ? | Implique l'achèvement de tâches autonomes et individuelles | Implique des évènements qui ont une date de début et une date de fin | Traite des stratégies en cours et des processus existants |
| Se concentre sur | Gérer la charge de travail de votre équipe | Supervise les évènements ponctuels selon les besoins | Optimise l'efficacité des processus quotidiens de l'entreprise |
| Objectif | Gestion d'équipe | Transparence | Efficacité |
Avantages de la gestion des processus d'entreprise :
- Efficacité accrue : l'optimisation des processus minimise les coûts opérationnels, améliore la productivité des employés et élimine les redondances afin de gagner du temps et d'économiser des efforts
- Meilleure prise de décision : les logiciels de gestion des processus métier fournissent aux parties prenantes des informations précieuses sur l'efficacité opérationnelle de processus métier spécifiques. Ils les aident à optimiser les processus à l'échelle de l'entreprise grâce à la réingénierie des processus métier, à l'aide d'analyses et de rapports, afin de prendre des décisions éclairées
- Agilité accrue : un processus adaptable et évolutif peut résister à des conditions marketing changeantes, à des demandes fluctuantes des clients et à la concurrence
- Meilleure expérience client : Offrez une valeur constante à vos clients en améliorant les performances des processus et en automatisant les flux de travail pour tous les services
- Meilleure conformité : effectuez régulièrement des audits de processus pour vérifier la conformité réglementaire. L'alignement des processus métier sur les normes de conformité du secteur et les politiques internes permet d'atténuer les risques, de maintenir la sécurité et d'éviter les sanctions
- Réduction des coûts : Un outil de gestion des processus métier vous aide à automatiser les tâches répétitives et à identifier les processus pouvant être améliorés, réduisant ainsi le gaspillage et optimisant les processus métier afin de réduire les coûts de main-d'œuvre et de matériel
Types de gestion des processus d'entreprise
1. BPM centré sur l'humain
Le BPM centré sur l'humain s'articule autour de l'implication humaine, généralement pour des tâches nécessitant des approbations.
Un exemple serait l'examen des données et la création de documents tels que des rapports, des propositions et des contrats avec les fournisseurs.
Vous pouvez utiliser le BPM pour automatiser les fonctions d'assistance telles que l'attribution des tâches et les notifications aux parties prenantes.
2. BPM centré sur l'intégration
Ce type de gestion des processus métier ne nécessite pas beaucoup d'intervention humaine pour une amélioration continue.
Les processus métier centrés sur l'intégration dépendent d'API et de systèmes qui intègrent les données provenant de différentes applications, telles que la gestion de la relation client (CRM) ou la gestion de projet.
3. BPM centré sur les documents
Ce type de BPM se concentre sur des documents spécifiques, tels que des propositions ou des contrats.
Elle centralise et normalise tous les processus, de la création des documents à leur approbation, puis à leur archivage.
Par exemple, lorsqu'une entreprise achète un produit, le contrat doit passer par différents services et plusieurs cycles d'approbation avant d'être accepté par le client et le fournisseur.
Dix exemples de gestion des processus d'entreprise
Avant de mettre en pratique ces principes, examinons quelques exemples concrets de gestion des processus métier.
1. Intégration des clients
Voici comment vous pouvez mettre en œuvre le cycle de vie BPM pour rationaliser les flux de travail dans le processus d'intégration des clients.
Exemple : Une banque souhaite optimiser son processus d'intégration des clients afin d'accroître son efficacité, de minimiser les erreurs et d'améliorer l'expérience client globale.
Commencez par établir une carte des processus correspondant aux différentes étapes de l'intégration. Cela comprend la demande d'ouverture d'un compte, la vérification d'identité et l'installation du compte.
Ensuite, réfléchissez aux processus que vous pouvez automatiser à l'aide des technologies BPM.
Par exemple, les demandes de compte en ligne peuvent être intégrées aux systèmes CRM bancaires afin de saisir les informations client et de lancer automatiquement le processus de vérification d'identité.
Un système centralisé de gestion des processus métier permet de stocker numériquement les documents des clients, ce qui facilite leur accès et réduit la paperasserie. Le BPM standardise ces processus et assure une transition fluide entre les différents services impliqués dans le processus d'intégration.
Résultat : Intégration plus rapide des clients, dans le respect des réglementations en vigueur.
En savoir plus : Voici nos 10 modèles de flux de travail préférés pour pratiquement toutes les équipes et tous les processus
2. Intégration des nouveaux employés
Intégration des employés Le BPM vous aide à intégrer efficacement vos nouvelles recrues. Le BPM rationalise tout, des formalités administratives à l'intégration dans votre organisation.
Configurez des déclencheurs et attribuez des tâches à l'aide d'outils d'automatisation des flux de travail ou d'une plateforme BPM afin d'assurer une transition fluide entre les services.
Par exemple, une fois que le service des ressources humaines a reçu les formulaires et les documents remplis par un employé, le système attribue automatiquement des tâches au service informatique afin qu'il configure l'ordinateur et l'accès au système de l'employé.
Résultat : intégration plus rapide avec un minimum d'efforts manuels, amélioration des processus RH d'intégration.
3. Gestion de la conformité
Vous pouvez normaliser les processus liés à la conformité dans toute votre organisation afin de garantir le respect des réglementations du secteur et des politiques internes.
Les outils d'automatisation des processus vous aident à mapper les activités de conformité et à automatiser les contrôles de conformité, les flux de travail d'approbation et la validation des données.
Exemple : une entreprise pharmaceutique doit se conformer aux réglementations gouvernementales et sanitaires relatives à la production et à la distribution de médicaments.
Dans ce cas, chaque fois qu'une nouvelle réglementation est publiée, le logiciel BPM déclenche immédiatement un processus d'évaluation afin d'évaluer les processus de conformité actuels de l'entreprise. Le système attribue automatiquement différentes tâches aux services concernés par le processus de gestion de la conformité.
Une fois l'évaluation achevée, les conclusions sont consolidées dans un rapport et un flux de travail est créé afin de mettre en œuvre les changements nécessaires, puis de les examiner et de les approuver.
Cela vous permet d'obtenir un aperçu complet de vos processus de conformité afin de vous assurer que chaque étape est respectée. Le système envoie des alertes lorsqu'une tâche est en retard ou lorsqu'il existe une lacune en matière de conformité. Il conserve également une piste d'audit afin de suivre toutes les tâches et activités liées à la conformité.
Résultat : votre entreprise reste conforme, avec moins d'efforts.
En savoir plus : Les 10 meilleurs logiciels de documentation des processus métier
4. Gestion du cycle de vie des produits
La gestion des processus métier vous aide à gérer systématiquement tout, de la conception à la distribution d'un produit, en passant par sa conception et son développement.
Exemple : Une société de logiciels développe un nouveau logiciel CRM destiné aux petites et moyennes entreprises.
Mettez en œuvre le BPM pour rationaliser le processus de collecte et de gestion des informations importantes, telles que les exigences des utilisateurs et les spécifications des produits. Cela permet aux chefs de produit et aux développeurs d'accéder facilement aux informations critiques pendant le développement du produit.
Les outils BPM peuvent également vous aider à coordonner le processus de déploiement et à gérer la communication avec les clients et les tickets d'assistance.
Résultat : réduit le délai de mise sur le marché des versions logicielles et garantit que le produit est mieux adapté aux besoins et aux attentes des clients.
5. Gestion de projet
Le BPM peut être utilisé pour rationaliser les processus, du lancement à l'achèvement d'un projet.
Exemple : une agence de marketing qui a mis en œuvre le BPM pour améliorer la gestion de ses projets.
Le BPM peut aider à normaliser la planification des campagnes et la communication avec les clients, à automatiser l'attribution des tâches, à gérer les données à l'aide d'une documentation pertinente et à allouer efficacement les ressources. Il peut également offrir aux parties prenantes une vue à 360 degrés de la progression des différentes activités de lancement d'une campagne.
Résultat : optimisation des flux de travail des projets, collaboration accrue et amélioration de la qualité des résultats des projets.
6. Gestion des contrats
L'automatisation des processus dans la gestion des contrats permet aux équipes de créer et de gérer plus rapidement les contrats,
Exemple : un cabinet juridique utilise l'automatisation des processus métier pour générer et gérer des contrats. Ces contrats sont ensuite acheminés vers un flux de travail de validation impliquant plusieurs approbateurs. Lorsqu'un approbateur signe un document, celui-ci est automatiquement envoyé à l'approbateur désigné à l'étape suivante, jusqu'à ce qu'il soit approuvé par toutes les parties prenantes concernées.
Les contrats étant limités dans le temps, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour envoyer des notifications de renouvellement à toutes les personnes concernées par le contrat.
Résultat : Traitement et renouvellement plus rapides des contrats.
7. Gestion des risques
L'un des meilleurs exemples de gestion des processus métier est le BPM, qui évalue les processus d'évaluation des risques.
Exemple : une institution financière met en œuvre un logiciel d'automatisation des processus afin de gérer les risques liés à l'approbation des prêts.
Le système rationalise le processus d'approbation des prêts en analysant les données des clients, leurs cotes de crédit et leurs antécédents financiers afin de déterminer si l'emprunteur présente un risque de crédit. Si l'analyse montre que le client présente un risque élevé, la demande est transmise à une autre équipe pour un examen plus approfondi.
Les demandes à faible risque sont traitées immédiatement, sans aucun retard. Cela permet à l'institution financière d'octroyer des prêts sans mettre ses actifs en péril.
Résultat : réduit les erreurs et contribue à atténuer les risques.
8. Acquisition et approvisionnement
La gestion des processus métier dans le domaine des acquisitions et des achats rationalise la sélection des fournisseurs, la livraison des marchandises et le traitement des factures.
Exemple : la gestion des processus métier aide une entreprise manufacturière à automatiser la création des demandes d'achat.
Lorsque le stock d'un produit particulier atteint un seuil prédéfini, le logiciel BPM déclenche immédiatement une demande d'achat. La demande passe par un flux de travail d'approbation et est évaluée en fonction du budget, de la disponibilité des éléments et des facteurs de qualification des fournisseurs.
Une fois la demande approuvée, une commande est créée et envoyée par voie électronique au fournisseur. Le système BPM assure ensuite le suivi du statut de la commande et gère les communications jusqu'à ce que le produit en question soit réapprovisionné.
Résultat : processus d'approvisionnement conforme et efficace.
9. Gestion des fournisseurs
Vous pouvez créer des processus pour automatiser l'intégration des fournisseurs et la gestion des contrats.
Exemple : un fabricant de pièces automobiles souhaite améliorer la gestion de ses fournisseurs.
Il nécessite une technologie BPM d'apprentissage automatique pour collecter et évaluer les informations sur les fournisseurs. L'algorithme évalue chaque fournisseur en fonction de facteurs tels que la conformité, les qualifications et l'historique des performances.
Ces évaluations sont ensuite consolidées dans des rapports et envoyées aux parties prenantes concernées, qui peuvent alors décider avec quel fournisseur elles souhaitent travailler.
Une fois le fournisseur sélectionné, les systèmes BPM peuvent également être utilisés pour gérer les contrats, les renouvellements et la conformité. Vous pouvez ainsi automatiser les tâches manuelles telles que la sélection des fournisseurs et obtenir une visibilité sur le statut des relations avec les fournisseurs, les contrats, la conformité et les paiements.
Résultat : amélioration des relations avec les fournisseurs.
10. Logistique
La gestion des processus métier dans le domaine de la logistique permet d'optimiser la gestion des entrepôts et le transport.
Exemple : une entreprise mondiale de transport maritime utilise des outils BPM pour améliorer l'efficacité de ses opérations logistiques.
Chaque fois qu'un client passe une commande, le système BPM déclenche immédiatement une demande d'expédition. La demande est ensuite attribuée au transporteur le plus approprié en fonction de facteurs tels que les délais de livraison, les itinéraires d'expédition, les coûts et la disponibilité des véhicules.
Lorsque la commande est en cours d'acheminement, le système assure le suivi de l'emplacement de l'envoi et envoie des mises à jour du statut au client afin qu'il sache où se trouve sa commande et quand elle devrait être livrée.
En cas d'obstacle, le transporteur reçoit immédiatement une notification, ce qui lui permet de prendre immédiatement des mesures correctives.
Résultat : Amélioration des délais de livraison et augmentation de la satisfaction client.
Bonnes pratiques en matière de gestion des processus métier
Le logiciel de gestion de projet ClickUp dispose de nombreuses fonctionnalités polyvalentes pour vous aider à créer vos flux de travail et à mettre en place un système de gestion des processus métier qui vous convient.
Examinons quelques exemples de gestion des processus métier avec ClickUp. La plateforme peut vous aider à améliorer votre BPM grâce à des flux de travail automatisés, à la collaboration en équipe, à des rapports en temps réel, à des modèles de cartographie des processus, à un assistant IA intégré et à des formulaires de collecte de commentaires.
1. Conception
La meilleure façon de concevoir une stratégie BPM pour votre organisation dépendra de vos processus et des objectifs stratégiques de votre organisation.
Une analyse SWOT vous aidera à comprendre ce qui doit changer dans les processus d'entreprise existants, à identifier les goulots d'étranglement potentiels et les nouvelles améliorations à apporter aux processus.
Recueillez également l'avis des parties prenantes sur les opérations quotidiennes et les nouveaux processus métier que vous envisagez de mettre en œuvre.
Les fonctionnalités collaboratives de Docs, notamment la modification en temps réel, l'ajout de commentaires, l'attribution de tâches et la mise en forme avancée, permettent aux parties prenantes et aux membres de votre équipe de participer facilement aux discussions sur la gestion des processus métier.
Vous pouvez utiliser Docs pour créer des procédures opératoires normalisées, qui constituent un référentiel centralisé de toutes les informations relatives aux processus pour les employés actuels et futurs.
2. Modélisation
Utilisez des cartes de processus à l'étape de modélisation pour visualiser les processus d'entreprise proposés, y compris un aperçu des différentes tâches, activités, flux et évènements qui contribueront au processus sur lequel vous travaillez.
Créez des modèles de processus à l'aide d'un outil BPM ou d'un logiciel de gestion des flux de travail afin d'analyser le flux des activités, les points de décision et les dépendances. Cela permet de décomposer les processus complexes et les étapes impliquées dans l'automatisation des processus, d'ajouter de la valeur et d'éliminer les activités inefficaces.
Ici, le modèle de cartographie des processus de ClickUp vous aide à évaluer les processus à améliorer, à recueillir des informations sur les goulots d'étranglement et à visualiser les processus de bout en bout.
Le modèle fournit tous les outils dont vous avez besoin pour :
- Évaluez comment les processus pourraient être améliorés
- Recueillez des informations sur les goulots d'étranglement ou les points faibles de votre système
- Visualisez rapidement et facilement les processus de bout en bout
Les analystes commerciaux et les chefs de projet apprécient particulièrement ce modèle, car il simplifie les processus complexes en diagrammes faciles à suivre et montre les relations entre les différentes étapes d'un processus.
3. Exécution
Cette phase vise à mettre en œuvre l'automatisation afin de réduire les tâches répétitives et les erreurs manuelles.
ClickUp Automatisation prend en charge la gestion des processus métier en automatisant la création, l'attribution et la mise à jour du statut des tâches. Il peut modifier automatiquement le statut des tâches à mesure qu'elles progressent dans les différentes étapes de votre flux de travail BPM.
Vous pouvez configurer l'automatisation pour mettre à jour le statut d'une tâche de « En cours » à « Achevé » lorsque toutes les actions requises sont terminées.
Les intégrations de ClickUp avec plus de 1 000 applications garantissent un flux de données sans erreur entre le logiciel BPM et votre pile technologique.
4. Surveillance
Il est important de surveiller régulièrement les performances de vos processus d'entreprise afin d'identifier les goulots d'étranglement et de prendre des mesures correctives en temps réel. Cela peut vous aider à garantir que les processus ne s'écartent pas des résultats attendus.
Pour surveiller les performances de vos processus d'entreprise, identifier les goulots d'étranglement et prendre des mesures correctives, vous avez besoin de tableaux de bord en temps réel qui visualisent la progression des différentes tâches.
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à atteindre cet objectif grâce à des données en temps réel sur votre modèle de processus d'entreprise et ses performances. Obtenez une vue d'ensemble et détaillée de vos opérations et processus.
N'oubliez pas de définir des indicateurs clés et des indicateurs de performance pour suivre l'efficacité opérationnelle des améliorations apportées à vos processus métier. Vous pouvez suivre des indicateurs tels que le débit, le coût par processus, le NPS et les indicateurs de conformité pour vous aider à suivre les performances des processus métier.
5. Optimisation
Organisez régulièrement des réunions avec les parties prenantes et les membres de l'équipe afin d'informer tout le monde du statut des différents processus dans le flux de travail. Vous pouvez examiner les données de performance et obtenir les commentaires des parties prenantes afin d'améliorer votre flux de travail BPM. Cela contribue à l'amélioration des processus.
La vue Formulaire de ClickUp recueille les commentaires de tous les utilisateurs dans un format standardisé afin de vous aider à optimiser les processus métier, en particulier pour les tâches qui nécessitent une amélioration continue, telles que le service client et le développement de produits.
Conseil de pro💡 : Faites appel à ClickUp Brain pour analyser les commentaires reçus et créer des éléments d'action.
Continuez d'apporter des modifications itératives à votre BPM en fonction de l'évolution des besoins organisationnels, des commentaires des parties prenantes et des clients, ainsi que de l'analyse des données afin d'en garantir l'efficacité.
Gestion des processus métier : tendances futures
Plateformes low-code ou no-code
Que vous soyez analyste commercial ou chef de projet, les outils low-code et no-code pour la gestion des processus métier vous permettent de concevoir l'automatisation des processus sans dépendre de votre équipe technique, d'accélérer les cycles de développement et de réagir plus rapidement aux conditions changeantes du marché.
IA et ML
Lorsqu'elle est intégrée au BPM, l'intelligence artificielle automatise des tâches telles que la création de documentation et les flux de travail. L'apprentissage automatique analyse de grands ensembles de données afin de fournir des informations permettant d'optimiser les processus existants et nouveaux.
Orientation client
Le BPM centré sur le client place les besoins du client au cœur de ses préoccupations et se concentre sur l'amélioration de l'expérience client. Les processus tels que la cartographie du parcours client, les sondages auprès des clients, la collecte de commentaires et la personnalisation continueront d'être essentiels à la mise en œuvre de processus d'entreprise efficaces.
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L'importance et les implications du BPM pour les entreprises modernes
Les exemples de BPM cités ci-dessus montrent comment cette approche va au-delà de l'amélioration des performances des processus et rend votre entreprise agile et réactive aux conditions du marché et aux attentes des clients.
Quel que soit le domaine dans lequel vous envisagez de mettre en œuvre l'automatisation des processus métier (équipe commerciale, gestion des fournisseurs, intégration des clients ou logistique), cela aura un impact considérable sur votre entreprise, sa réussite et sa compétitivité.
ClickUp est un logiciel de gestion des processus métier convivial pour les débutants qui vous aide à créer rapidement et facilement des processus métier complexes.
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Foire aux questions (FAQ)
1. Quels sont les exemples de gestion des processus d'entreprise ?
La gestion des processus métier s'étend à différents secteurs et départements. Voici quelques exemples populaires de BPM :
Le BPM peut rationaliser l'intégration des clients pour les banques, automatiser le traitement des commandes, la facturation et la gestion des stocks pour les entreprises de commerce électronique, et automatiser des processus tels que la saisie et la validation des informations sur les employés lors de leur intégration.