Le système GTD pour améliorer la productivité et l'organisation : Un guide pratique

Avez-vous déjà eu l'impression de vous noyer dans une mer de tâches et de responsabilités en essayant de suivre le rythme du travail, de la famille et de tout ce que la vie vous réserve ? Cela arrive aux meilleurs d'entre nous. Mais il existe une solution : le système Getting Things Terminé (GTD). 🛟

Le système GTD, créé par le gourou de la productivité David Allen, vise à réduire le stress et l'incertitude qui accompagnent le barrage incessant de tâches. Il propose une approche structurée de la gestion des tâches, vous donnant les moyens d'améliorer votre productivité et votre gestion du temps, de rationaliser vos flux de travail et de transformer des pensées éparses en forfaits réalisables.

Dans ce guide complet, nous allons décomposer les principes simples mais puissants de GTD afin que vous puissiez conquérir votre liste de choses à faire et prendre le contrôle de votre temps et de votre vie. Nous vous montrerons également comment mettre en œuvre les principes fondamentaux de GTD en utilisant les outils suivants ClickUp une plateforme de productivité et de gestion de projet de premier plan.

Système GTD : Les origines

Les origines du système GTD remontent au début des années 1980, lorsque David Allen, aujourd'hui éminent consultant en productivité, a commencé à enseigner aux organisations et aux particuliers comment améliorer leur efficacité et réduire leur stress.

M. Allen a constaté que de nombreuses personnes ne parvenaient pas à faire face à l'environnement de travail moderne, marqué par des interruptions constantes, des charges de travail croissantes et des priorités changeantes. Il a remarqué que la complexité et le volume croissants d'informations dans la vie personnelle et professionnelle des gens nuisaient à leur bien-être physique et mental. Les effets les plus notables observés par Allen sont les suivants

Stress et accablement : Les individus ont de plus en plus de mal àsuivre l'évolution des tâchesles engagements et les idées, ce qui entraîne des sentiments d'anxiété et une baisse de la productivité
Problèmes de hiérarchisation des priorités : Les demandes concurrentes et les priorités changeantes ont fait qu'il était difficile pour les individus de décider sur quoi se concentrer ensuite
Manque de clarté : les techniques et outils traditionnels d'organisation et de gestion du temps, tels que les multiples listes de choses à faire et les notes autocollantes, sont souvent source de confusion et d'inefficacité

Pour résoudre le problème de la gestion d'une vie bien remplie dans un monde de plus en plus complexe, Allen a mis au point une approche révolutionnaire de la gestion de la vie professionnelle et de la vie privée : le système GTD. Présenté pour la première fois en 2001, ce modèle met l'accent sur l'enregistrement de toutes les tâches et idées, l'organisation des tâches en catégories gérables, la mise à jour régulière des listes de tâches et l'adoption de mesures basées sur les priorités.

Fondée sur l'autodiscipline, la méthodologie GTD vous permet d'alléger votre charge et d'éviter le regret de ne pas faire les choses terminées, ce qui se traduit par une productivité et un épanouissement accrus. Approfondissons ses principes fondamentaux.

Lecture bonus: Vous avez du mal à vous autodiscipliner ? Découvrez quelques exemples et conseils qui peuvent vous aider à prendre de meilleures habitudes .

Qu'est-ce que le système "Getting Things Terminé" (GTD) ?

Le système GTD est une méthode pratique pour s'attaquer aux tâches et aux responsabilités avec efficacité et facilité. Il s'agit d'une approche structurée de la gestion des tâches qui allège la charge mentale que représente le suivi de vos listes de choses à faire personnelles et professionnelles.

Ce système de productivité est construit sur le principe de déplacer les tâches de l'esprit vers un système externe. Les ressources cognitives sont ainsi Free, ce qui vous permet de vous concentrer sur la tâche à accomplir plutôt que de vous préoccuper de ce qui va suivre.

Le flux de travail GTD comprend cinq étapes clés. Voici un bref aperçu de chacune d'entre elles :

Vous commencez par capturer toutes les tâches et les idées qui vous viennent à l'esprit. Il peut s'agir de n'importe quoi, d'une réunion d'entreprise ou d'une liste de courses. Les capturer à l'extérieur, disons dans un outil numérique,logiciel de gestion des tâchesou un carnet de notes, permet de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet 🗒️
Vous clarifiez les tâches, en les décomposant en étapes exploitables si nécessaire. Par exemple, si vous êtes gestionnaire de projet, vous pouvez décider dece qui doit être Terminé pour faire avancer chaque produit livrable
Vous organisez les tâches en leur attribuant des libellés et des étiquettes ou en les classant dans des projets. Cela vous aide à gérer votre charge de travail et à hiérarchiser les tâches de manière efficace
Vous vous engagez dans vos tâches, en vous concentrant sur une tâche à la fois. Cela permet non seulement d'améliorer votre productivité, mais aussi de garantir la qualité de votre travail
Enfin, réfléchir consiste à revoir régulièrement votre liste de tâches et de projets pour vous assurer que le système fonctionne bien. Cela vous permet de ne pas perdre de vue vos validations, de réévaluer vos priorités et de procéder aux ajustements nécessaires

Lectures conseillées : Getting Things Terminé de David Terminé

Pour une meilleure compréhension du système GTD, l'ouvrage de référence de David Allen, Getting Things Done, est disponible en anglais livre sur la productivité de David Allen , Getting Things Terminé : The Art of Stress-Free Productivity, est une ressource incontournable. Il s'agit du guide définitif sur la méthode GTD, rempli d'idées et de conseils pratiques du créateur lui-même. Il est conçu pour vous aider à faire face aux complexités de la vie professionnelle moderne, en vous fournissant des stratégies pour gérer efficacement vos tâches et vos validations.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Getting-Things-Terminé-The-Art-of-Stress-Free-Productivity-by-David-Allen-ClickUp.jpg Terminé : L'art de la productivité sans stress par David Allen /$$img/

Terminé : L'art de la productivité sans stress par David Allen

David Allen fait une incursion dans les aspects psychologiques de la productivité, expliquant pourquoi les listes de choses à faire traditionnelles et l'art d'être productif sans stress techniques de gestion du temps sont souvent insuffisantes. Son approche se concentre sur la libération de votre esprit, vous permettant de rester sur la tâche à accomplir et d'être plus créatif. Le style d'écriture est conversationnel et engageant, rendant accessibles des concepts complexes.

Ne vous laissez pas décourager par la complexité initiale du système GTD. Le livre décompose le processus en morceaux gérables, vous guidant à travers chaque étape avec des conseils pratiques et des explications claires. C'est une ressource à laquelle vous pourrez revenir sans cesse pour découvrir de nouvelles idées qui vous aideront à à atteindre vos objectifs de productivité .

Bonus: Les âmes curieuses peuvent explorer d'autres livres sur le thème ici .

5 étapes du système GTD

Dans Getting Things Done, David Allen partage la sagesse de Mark Twain : le secret pour avancer, c'est de commencer. Le secret du démarrage consiste à diviser les tâches complexes et écrasantes en petites tâches gérables, puis à commencer par la première

Cette philosophie est à la base de l'essence du système GTD et de ses cinq étapes clés. Examinons chacune d'entre elles de plus près.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/GTD-system-steps.png Les étapes du système GTD /$$img/

Via : Scoutups.com

Étape 1 : Capture

Chaque fois que quelque chose vous vient à l'esprit - qu'il s'agisse d'une tâche de travail, d'un évènement, d'une idée ou d'une recommandation de livre - la première étape du système GTD vous demande de le capturer. Il s'agit de stocker rapidement l'information dans un système externe, qu'Allen appelle la boîte de réception. 📥

La boîte de réception peut être n'importe quel référentiel physique ou numérique, tant que vous ne conservez pas les informations dans votre cerveau (selon les termes d'Allen, votre tête est un bureau pourri). Cela permet de s'assurer que tout est bien documenté, que rien ne se perd dans le brassage et que les idées ne se perdent jamais.

Par conséquent, notez tout ce qui vous passe par la tête, des tâches aux idées, dans un système fiable, qu'il s'agisse d'un stylo et d'une feuille de papier traditionnels ou d'un ordinateur application numérique GTD . Et ne vous inquiétez pas si vos notes sont déstructurées et chaotiques - vous y mettrez bon ordre à l'étape suivante.

Allen recommande de commencer à capturer les pensées en faisant ce qu'il appelle "le balayage des boucles ouvertes", c'est-à-dire en recherchant activement dans votre esprit les idées qui pourraient nécessiter une action à un moment ou à un autre, même si vous n'y pensez pas activement.

L'objectif de la capture des pensées ? Libérer de l'espace mental pour un travail ciblé en documentant tout ce qui attire votre attention au fur et à mesure qu'il se présente. Selon Allen : le grand secret des objectifs et des visions n'est pas l'avenir qu'ils décrivent, mais le changement dans le présent qu'ils engendrent

Étape 2 : Clarifier

Une fois que vous avez tout noté, l'étape GTD suivante consiste à clarifier les choses. Il s'agit de passer en revue chaque élément de la boîte de réception que vous avez créée à l'étape précédente et de lui donner un sens et une structure.

Plus important encore, vous devez décider si les éléments peuvent faire l'objet d'une action.

Si l'élément est exploitable, vous pouvez le considérer comme une tâche et déterminer l'étape suivante pour le faire avancer - voici comment :

La tâche s'achève en moins de deux minutes : À faire immédiatement
La tâche peut être déléguée : La confier à quelqu'un d'autre
La tâche doit être Terminée, mais pas immédiatement : Fixer une date d'échéance
La tâche comporte plusieurs étapes : Faire un projet pour cette tâche

En revanche, si l'élément n'est pas exploitable, vous pouvez choisir de le mettre à la poubelle, de l'incuber en vue d'une action future potentielle ou de le classer comme référence. 🗑️

Ce processus de clarification vous aide à faire le tri, à identifier les tâches qui comptent vraiment et à écarter celles qui ne valent pas la peine qu'on y consacre du temps.

Étape 3 : Organiser

L'organisation se fait généralement en même temps que la clarification. Il s'agit de préparer le terrain pour l'exécution réelle des tâches identifiées et clarifiées au cours des deux étapes précédentes. Mieux vous organiserez vos tâches, plus il sera facile d'exécuter l'étape suivante (Engage).

Allen conseille d'organiser vos tâches en diverses catégories hiérarchiques telles que les domaines d'intervention, les projets et les listes exploitables. Vous pouvez classer vos tâches en fonction des différents libellés et étiquettes que vous leur attribuez. Vous pouvez les regrouper en fonction de leur date d'échéance, de leur urgence, de leur priorité ou même du temps nécessaire à chaque tâche. Mon travail consiste à créer un système qui fonctionne pour vous.

La cohérence est essentielle à cette étape. Restez fidèle à la méthode d'organisation que vous avez choisie et vous verrez que les tâches vous paraîtront plus faciles à gérer. Vous commencerez à voir la progression et à ressentir un sentiment d'accomplissement.

Rappelez-vous les mots d'Allen : à faire n'importe quoi, mais pas tout.

Étape 4 : S'engager

S'engager, c'est faire le travail. Vous avez déjà posé des bases solides, il est donc temps de faire confiance au système et de passer à l'action. L'objectif des étapes précédentes était de fournir systématiquement une réponse à la question suivante : _Qu'est-ce qu'il faut faire ensuite ?

Tenez compte de votre contexte, du temps dont vous disposez, de votre niveau d'énergie et de l'environnement dans lequel vous évoluez priorité des tâches . Ne vous contentez pas de vous lancer dans la tâche la plus attrayante. Soyez stratégique, suivez votre système et laissez-vous guider.

Comme l'a dit Allen : lorsqu'un nombre suffisant d'étapes ont été franchies, une situation a été créée qui correspond suffisamment à l'image que vous aviez du résultat pour que vous puissiez dire que c'est terminé

Étape 5 : Révision

L'étape de révision du système GTD est votre défense stratégique contre le chaos, garantissant que rien ne passe à travers les mailles du filet. Cette étape vous oblige à revoir régulièrement votre liste de tâches, en triant et en réorganisant si nécessaire, afin de maintenir votre système à jour. 🌸

C'est l'occasion de vous assurer que tout est au bon endroit et que vous vous concentrez sur les bonnes choses. Vous constaterez peut-être que certaines tâches ne sont plus pertinentes, tandis que d'autres sont soudainement devenues urgentes. C'est aussi le moment de réévaluer vos objectifs, en alignant vos tâches sur vos priorités.

Le système GTD implique deux types de révisions :

Les bilans quotidiens : Ce sont des vérifications rapides faites chaque jour, soit au début, soit à la fin. Jetez un coup d'œil à votre Calendrier et à la liste des prochaines actions pour voir ce qui doit être fait ce jour-là
Revues hebdomadaires : C'est l'épine dorsale de GTD et ce n'est pas négociable. Consacrez 1 à 2 heures chaque week-end pour faire le vide dans votre esprit et vous assurer que vous avez capturé et clarifié toutes les tâches et idées entrantes. Passez en revue vos projets, vos forfaits de projets actifs, la liste des prochaines actions, la liste des tâches en attente et la liste des tâches à effectuer un jour ou l'autre

David Allen considère la révision hebdomadaire comme un "facteur critique de réussite", car le fait de reconsidérer régulièrement votre système vous permet de vous assurer que vous n'êtes pas seulement occupé, mais que vous vous concentrez sur les bonnes tâches.

Utilisation populaire du système GTD

Peu après son introduction en 2001, le système GTD est devenu l'une des méthodes de productivité les plus populaires et les plus discutées, en particulier parmi la cohorte croissante de professionnels de la technologie et du savoir aux États-Unis.

Les idées d'Allen ont fait l'objet de fonctionnalités et de discussions constantes dans les principaux magazines des années 2000 et du début des années 2010. Dans un article de 2005 wired a qualifié le système GTD de nouveau culte de l'ère de l'information, tandis que Time magazine l'a qualifié en 2007 de livre d'entreprise de développement personnel le plus important de son époque.

En outre, le système GTD était fréquemment mentionné dans les blogs Internet populaires de l'époque, tels que Lifehacker et le site The Simple Dollar, aujourd'hui disparu. Il a également été promu par des personnalités publiques comme l'animateur radio Howard Stern et le blogueur et podcasteur Merlin Mann. Entre-temps, de nombreuses multinationales, comme General Mills, et leurs PDG ont mis en œuvre ses principes dans leurs activités.

Si le système GTD n'est plus aussi populaire qu'il y a vingt ans et s'est même heurté à des critiques mais sa simplicité et sa polyvalence en font toujours une méthode de gestion du temps et des tâches populaire parmi les professionnels, les étudiants et les parents au foyer.

Conseil bonus: Commencez à mettre en œuvre les étapes du système GTD en suivant ces conseils modèles de flux de travail gratuits !

Exemple de système pour faire Terminé

Imaginons que vous soyez responsable marketing et que vous supervisiez une campagne de marketing ambitieuse. Voici comment vous pourriez appliquer le système GTD pour améliorer la gestion du temps et la productivité, conquérir vos tâches et achever le projet avec réussite :

Capturez les tâches, les idées et les responsabilités liées à la campagne. Il peut s'agir d'idées sympas pour des posts sur les médias sociaux, d'impressions tirées de la dernière réunion avec un client ou d'un e-mail important. Dans tous les cas, déplacez ces éléments de votre tête vers une boîte de réception externe
Clarifiez chaque élément de la boîte de réception en décidant s'il peut faire l'objet d'une action ou non. Dans l'affirmative, déterminez les étapes suivantes. Par exemple, répondre à un e-mail prend généralement moins de deux minutes et devrait être Terminé immédiatement. Pendant ce temps, vous pouvez décider de programmer ou de déléguer des tâches telles que "Créer des visuels pour des posts sur les médias sociaux", qui sont importantes mais n'ont pas besoin d'être achevées tout de suite
Organisez les tâches en différentes catégories de contextes. Par exemple, "Créer des visuels pour les publications sur les médias sociaux" pourrait relever de la catégorie "Création de contenu", tandis que "Coordonner avec l'équipe de conception" relèverait de la catégorie "Collaboration avec l'équipe" Une catégorie spéciale de tâches pourrait être les tâches dites ponctuelles. Elles prennent plus de deux minutes, mais ne constituent pas un projet entier ou ne nécessitent pas plusieurs étapes, comme l'approbation d'un visuel sur les médias sociaux
Engagez les tâches que vous avez clarifiées et organisées, en suivant les règles de l'forfait de productivité que vous avez élaboré à l'aide de la méthode GTD
Passez périodiquement en revue votre liste de tâches pour ajuster les priorités et vous assurer que vous avancez dans la bonne direction

Défis liés à l'utilisation du système "Getting Things Terminé" (faire les choses)

Si le système GTD peut considérablement améliorer la productivité professionnelle et personnelle, il n'est pas exempt de difficultés que vous pourriez avoir à surmonter. Voici quelques-uns des plus notables :

Installation initiale : La mise en place du système GTD nécessite du temps et des efforts, ainsi qu'une période d'adaptation à de nouveaux flux de travail et à de nouvelles habitudes
Cohérence : L'application du système est une période sans fin qui exige discipline et dévouement, ce qui peut s'avérer impossible en période de forte activité ou en cas d'urgence
Complexité : Vous pourriez vous sentir dépassé par le volume des tâches que vous devez saisir, traiter et organiser
**Manque de flexibilité : GTD est un cadre prédéterminé, il peut donc être trop limitatif et ne pas toujours s'adapter aux changements soudains ou aux tâches inattendues
Changement de contexte : Un système GTD prévoit le regroupement des tâches en fonction du contexte, comme l'emplacement ou les outils nécessaires. Ainsi, le fait de passer constamment d'un type de tâche à un autre et aux outils nécessaires pour les gérer peut être source de distraction et diminuer la productivité

Heureusement, il existe d'autres méthodes de productivité et de gestion des tâches que vous pouvez utiliser comme alternatives ou comme outils complémentaires au système GTD. Il s'agit notamment des méthodes suivantes

La matrice d'Eisenhower : Contrairement au système GTD, cette méthode classe intrinsèquement les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Il s'agit d'un outil visuel qui divise les tâches en quatre quadrants
Technique Pomodoro : Consiste à fractionner le travail en intervalles appelés Pomodoros, d'une durée typique de 25 minutes et séparés par de courtes pauses
Kanban : Permet de visualiser les tâches sous forme de cartes sur un Tableau, où différentes colonnes représentent les différentes étapes de la tâche, comme To Do, In Progress, et Done. Il suffit de déplacer les cartes sur les différentes colonnes pour modifier le statut des tâches

Et si nous vous disions que vous pouvez toujours utiliser le système GTD sans vous contenter de ses limites ni recourir à des alternatives ? Bonne nouvelle ! Il n'y a pas de compromis à faire avec ClickUp, une plateforme de productivité tout-en-un qui vous permet d'utiliser la méthode de votre choix pour gérer vos tâches et votre temps comme un pro !

Comment mettre en œuvre le système GTD avec ClickUp

Avec plus de 1 000 modèles prêts à l'emploi divers outils de collaboration et de gestion du temps, et 15+ affichages personnalisables pour rester au top de vos tâches et projets, ClickUp vous équipe de tout ce dont vous avez besoin pour débloquer une productivité sans précédent. 💪

Si vous ne connaissez pas encore le système GTD et que vous avez besoin d'un raccourci pour tout paramétrer, vous allez adorer les fonctionnalités de ClickUp Modèles GTD . Ils fournissent un cadre préétabli pour capturer, traiter et achever vos tâches. Voici nos meilleurs choix :

Le modèle ClickUp "Faire le nécessaire"
Le modèle ClickUp de cadre de travail pour faire les choses terminées
Le modèle ClickUp de liste simple pour faire les choses terminées

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/ClickUp-Gettiing-Things-Terminé-Template-1400x922.png Le modèle ClickUp Pour faire les choses Terminé /$$img/

Le modèle Terminé (GTD) vous aide à organiser toutes ces idées dans un emplacement central

Voyons comment vous pouvez utiliser ClickUp pour mettre en œuvre efficacement chacune des cinq étapes du système GTD : 👇

Étape 1 : Tout capturer

Ne vous stressez pas pour organiser ou détailler tout ; la première étape consiste à faire sortir vos pensées de votre tête et à les placer dans un emplacement centralisé et facilement accessible.

ClickUp vous permet de capturer vos pensées et vos idées sans effort grâce à son Fonctionnalité bloc-notes . Elle est idéale pour noter des rappels rapides, les notes de réunion ou toute autre chose qui vous vient à l'esprit. Il vous suffit de cliquer sur l'icône du bloc-notes en bas à droite de votre écran, et le tour est joué. Chaque note a son propre titre et sa propre date, et vous pouvez même la développer ou la compléter ultérieurement.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-126.png Image du tableau de bord du ClickUp Bloc-notes /$$img/

Prenez des notes rapides, des idées et des rappels avec ClickUp Bloc-notes

Si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure en matière de prise de notes, utilisez Documents ClickUp . Il s'agit de l'éditeur de texte et du système de gestion de documents de la plateforme qui vous permet de créer, modifier et collaborer sur des documents en temps réel.

En ajoutant des liens, des images, des signets et des tableaux aux documents, vous pouvez donner plus de profondeur et de contexte à vos pensées pour mieux saisir ces boucles ouvertes que nous avons mentionnées plus tôt. Vous pouvez également créer des sous-pages imbriquées, relier des documents entre eux et créer des catégories pour faciliter l'accès et la recherche.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Subpages-Simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Docs - Des sous-pages simplifiées /$$img/

Affichez rapidement toutes vos sous-pages et relations connectées sur ClickUp Docs pour rester organisé et garder le travail connecté

Étape 2 : Clarifier les choses vers le haut

Une fois vos idées, vos pensées, vos images et vos liens capturés et soigneusement stockés dans votre bloc-notes et vos documents, il est temps de décider quoi en faire. Si vous déterminez qu'un élément particulier peut faire l'objet d'une action, créez une tâche en utilisant Tâches ClickUp clickUp Tasks est la toute puissante suite de gestion des tâches de la plateforme.

Dans chaque tâche ClickUp, vous pouvez décrire ce qui doit être Terminé, décomposer la tâche en sous-tâches plus petites , assigner des commentaires pour vous-même ou votre équipe afin d'obtenir des informations supplémentaires ou d'ajouter des rappels.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Assigned-comments-in-Tasks.png ClickUp 3.0 Commentaires assignés dans les tâches /$$img/

Assurez-vous que vos commentaires sont vus en attribuant des commentaires aux utilisateurs directement dans les tâches, et affichez rapidement les commentaires attribués dans une Checklist

Cette fonctionnalité vous permet de clarifier chaque tâche dans les moindres détails en ajoutant des images, des liens ou des documents entiers comme matériel de référence. Vous pouvez également joindre des checklists et des listes de tâches à faire et fixer des dates d'échéance pour les tâches plus complexes que vous ne terminerez pas immédiatement.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Task-view-Due-dates.png ClickUp 3.0 Affichage des tâches Dates d'échéance /$$$img/

Définissez facilement et rapidement les dates de début et d'échéance d'une tâche ou utilisez des paramètres conditionnels pour que les dates se répètent ou pour créer une nouvelle tâche une fois achevée

ClickUp vous permet également de d'ajouter des niveaux de priorité à vos tâches pour déterminer rapidement l'ordre d'exécution, ce qui est une composante essentielle du système GTD. Il existe quatre niveaux : Urgent, High, Normal et Low, chacun étant marqué d'un drapeau de priorité à code couleur pour faciliter l'identification.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-443.png Image du tableau de bord de la fonctionnalité ClickUp Priorité /$$img/

Définissez des priorités dans ClickUp pour mieux distinguer ce qui doit être fait tout de suite de ce qui peut attendre

Étape 3 : S'organiser

Maintenant que vous avez ajouté autant de détails que possible à vos tâches, il est temps de les organiser et de les regrouper en fonction des critères définis précédemment, tels que la complexité, le contexte, le niveau d'effort, la priorité, etc.

Si vous avez besoin de critères supplémentaires pour filtrer et trier les tâches, vous pouvez les libeller à l'aide des éléments suivants Étiquettes de tâches ou créer Champs personnalisés pour ajouter un niveau d'organisation supplémentaire. En créant des des relations et des dépendances vous pouvez passer rapidement d'une tâche à l'autre et établir un ordre d'exécution clair.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Create-Custom-Tags-in-ClickUp-Views.gif Créer des étiquettes personnalisées dans ClickUp Views /$$img/

Améliorez l'organisation de vos tâches en ajoutant des étiquettes personnalisées et utilisez les options de filtrage dans les vues Liste et Tableau pour identifier précisément vos tâches les plus prioritaires

Avec La fonctionnalité de hiérarchie de ClickUp vous permet d'adopter pleinement la méthode GTD en organisant vos tâches pour les affiner et les mettre en œuvre. Elle vous permet de classer les tâches ayant des attributs partagés dans des listes, tandis que plusieurs listes apparentées peuvent former un Dossier. Vous pouvez regrouper plusieurs dossiers dans un Espaces, qui est l'unité d'organisation la plus large au sein d'un environnement de travail ClickUp.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-1.gif Fonctionnalités de la hiérarchie des projets de ClickUp /$$$img/

Organisez les tâches et localisez-les plus rapidement grâce aux fonctionnalités de hiérarchie de projet de ClickUp

ClickUp dispose d'une autre fonctionnalité unique pour le regroupement et le suivi de tâches connexes - Objectifs de ClickUp . Utilisez-le pour fixer des cibles mesurables et limitées dans le temps afin d'achever vos projets et objets à long terme et surveillez votre progression vers ces objectifs grâce au suivi automatique des progrès. Vous pouvez également créer des dossiers distincts pour les objectifs personnels et d'équipe importants.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-24.gif Objectifs ClickUp /$$img/

Organisez vos objectifs et vos OKR dans des dossiers faciles à utiliser dans ClickUp Objectifs

Étape 4 : S'engager et passer à l'action

C'est à l'étape de l'engagement que vous retroussez vos manches et que vous vous attaquez à vos tâches de front. Avec l'esprit Effacées et tout organisé, tout ce qu'il reste à faire est, eh bien, faire les choses terminées.

ClickUp peut vous aider à réaliser cette étape du système GTD grâce à ses fonctions de collaboration en temps réel et de fonctionnalités de gestion du temps qui rationalisent les flux de travail et stimulent la productivité. Voici nos favoris :

Tableaux blancs : Ces toiles infinies sont excellentes pour le brainstorming collaboratif et l'idéation. Vous pouvez passer des idées à l'action en quelques secondes en convertissant les objets sur les Tableaux blancs en tâches
Cartes mentales : Les utiliser pour établir des connexions entre les idées et les tâches afin de faciliter la planification et l'exécution
Suivi du temps du projet : Enregistrez le temps que vous passez sur les tâches, définissez des estimations de durée et ajoutez des notes depuis n'importe quel appareil
Affichez le chat : L'outil de communication natif de ClickUp vous permet de partager des mises à jour et de collaborer de manière transparente avec votre équipe en temps réel

Étape 5 : Examiner le processus

La vérification de la progression et du statut est essentielle au bon fonctionnement de votre système GTD. Revoir et mettre à jour régulièrement votre liste de tâches vous permet de vous assurer que vous avancez dans la bonne direction. Cela vous permet de réagir aux changements soudains, d'identifier les points à améliorer et de réfléchir à votre travail.

Les vues personnalisables de ClickUp vous permettent de visualiser et de suivre vos tâches et vos projets sous tous les angles possibles afin de garder un œil sur votre progression. Les affichages suivants sont utiles dans le contexte du système GTD :

Vue Tableau : Un Tableau de type Kanban qui vous donne un aperçu complet de toutes vos tâches et de leurs statuts
Vue Charge de travail : Illustre la quantité de travail par membre de l'équipe sur une période donnée
Vue Gantt : Visualise et planifie la progression du projet, gère les ressources et identifie les jalons et les bloqueurs
Affichage de l'échéancier : Permet de planifier et d'afficher les tâches dans une vue linéaire
Affichage du Calendrier : Permet de gérer les échéanciers, de planifier les tâches et d'examiner rapidement les détails du travail

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/image6-1.gif Exemple des différents affichages de ClickUp /$$img/

Les plus de 15 vues de ClickUp offrent aux fournisseurs prestataires une solution mur à mur pour chaque équipe

ClickUp : La solution définitive pour la maîtrise de GTD

Si la méthode GTD excelle à désencombrer votre esprit et à structurer les tâches, elle n'ajoute pas magiquement des heures à votre journée. Si vous êtes surchargé de tâches, gérer efficacement votre temps est indispensable.

Comme le souligne David Allen, c'est le moment opportun pour prendre le contrôle de ce que nous pouvons, avec les bonnes personnes et au bon moment

Grâce aux fonctionnalités polyvalentes et aux modèles de ClickUp, la mise en œuvre du système GTD devient plus accessible que jamais. Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui pour prendre le contrôle de votre temps et faire les choses terminées avec facilité ! 👏