Mettre un produit ou un service sur le marché s'apparente à jouer à un jeu d'aventure plein d'action. Vous évoluez dans un environnement largement imprévisible, et la seule façon de gagner est d'être prêt à surmonter les obstacles qui vous attendent à chaque tournant. 🤺
Aujourd'hui, un chef de projet doit prévoir une multitude d'incertitudes environnementales susceptibles d'influencer le résultat du projet. Des dépassements budgétaires et des ressources humaines insuffisantes à la volatilité du marché, de nombreux éléments ont une incidence considérable sur la manière dont vous gérez la planification et l'exécution de votre projet.
C'est là qu'intervient l'analyse de l'environnement du projet, qui vous aide à cartographier tous les facteurs et les risques potentiels liés à la gestion d'un projet. Avec la bonne approche, vous pouvez non seulement être prêt à surmonter les obstacles quotidiens du projet, mais aussi réduire le stress opérationnel et améliorer l'expérience de toutes les parties prenantes.
Dans cet article, nous explorerons l'environnement du projet et son rôle dans la gestion de projet. Nous aborderons également les thèmes suivants :
- Facteurs liés à l'environnement du projet pouvant influencer un plan de projet
- Impact de l'environnement du projet à différentes étapes du cycle de vie du projet
- Conseils et stratégies pour analyser et optimiser votre environnement de projet
Qu'est-ce qu'un environnement de projet ?
Nous savons tous ce que signifie le terme « environnement » dans son sens général : il désigne tout ce qui nous soutient ou menace notre survie, y compris les personnes, la nature et la politique. De même, les projets existent dans un environnement composé d'éléments tels que les parties prenantes, les concurrents et la technologie, formant un réseau complexe qui détermine la réussite d'un projet.
Par définition, l'environnement du projet désigne l'influence collective de tous les facteurs susceptibles d'avoir un impact sur la réussite d'un projet :
- Directement ou indirectement
- De manière négative ou positive
- De manière quantifiable ou non
En matière de gestion de projet, l'étude de l'environnement du projet joue un rôle essentiel dans plusieurs processus décisionnels, tels que :
- Aligner les objectifs stratégiques d'un projet sur les objectifs organisationnels
- Budgétisation et allocation des ressources
- Ajuster les plans de projet à court terme en fonction des conditions du marché
- Planifier la main-d'œuvre et la logistique d'approvisionnement en fonction de l'écologie locale
Facteurs clés de l'environnement du projet : internes et externes
Il est essentiel de disposer d'une structure pour cartographier les facteurs de votre environnement de projet. En général, vous pouvez les classer en deux grandes catégories :
- Facteurs internes : les facteurs internes à l'environnement du projet sont des éléments propres à votre organisation et sur lesquels vous avez généralement un contrôle direct. Il s'agit par exemple de votre personnel, de la dynamique de votre équipe et des logiciels de gestion de projet, que vous pouvez facilement modeler à travers des politiques ou des décisions internes.
- Facteurs externes : facteurs externes qui échappent à votre contrôle mais qui peuvent influencer les résultats du projet. Par exemple, un changement de pouvoir politique ou de conformité réglementaire dans votre juridiction.
Ci-dessous, nous allons détailler les facteurs internes et externes de l'environnement du projet. 👇
Analyse des facteurs internes
Tenez compte de ces quatre facteurs internes qui influencent tous les environnements de projet, quel que soit votre secteur d'activité :
1. Membres de l'équipe du projet
Les ressources humaines sont vos principales parties prenantes internes et influencent directement la qualité de l'environnement interne d'un projet.
En tant que chef de projet, votre travail consiste à suivre la productivité, les compétences, le niveau d'engagement et les performances de chaque membre de l'équipe de projet, ainsi qu'à surveiller les facteurs perturbateurs susceptibles de vous ralentir, tels que :
- Une équipe de projet sujette aux conflits
- Indisponibilité du personnel clé pendant le projet
Bonus : utilisez le modèle de plan de gestion d'équipe ClickUp pour gérer et organiser vos ressources humaines pour n'importe quel projet. Il comprend des checklists prédéfinies pour surveiller la santé globale de l'équipe et planifier des améliorations mesurables adaptées à votre environnement de projet.
2. Technologie et logiciels
Les projets à petite échelle comme les projets d'entreprise impliquent de nombreuses activités complexes qui nécessitent l'utilisation de technologies. Les logiciels et les outils que vous utilisez pour exécuter ces activités ont une incidence sur votre environnement de projet.
On considère généralement que la technologie utilisée dans le cadre de votre projet peut soit maximiser la productivité de votre équipe, soit la réduire considérablement. Il est essentiel de choisir le bon produit après avoir soigneusement évalué votre analyse de rentabilité, la portée du projet, les exigences en matière de livraison et les compétences de votre équipe. 🦸
3. Actifs et ressources
Tous les actifs et ressources que vous utilisez pour le projet contribuent également à son environnement. Cela inclut les actifs à court et à long terme, tels que l'infrastructure de votre environnement de travail, les installations et machines, les matières premières, etc. Vous devez tenir compte de leur utilité, disponibilité et limites lors de la planification du projet.
4. Culture et structure organisationnelles
La structure et la culture de votre organisation ont également une incidence sur l'environnement de gestion de projet en interne. Par exemple, une structure organisationnelle purement descendante avec peu ou pas d'autonomie peut conduire à une culture de travail rigide, ce qui peut avoir une influence directe sur des aspects tels que :
- Morale et créativité de l'équipe
- Efficacité des processus et échéanciers des projets
- Normes pour un produit ou un service de qualité
Conseil : l'analyse de la culture organisationnelle est une tâche délicate, car elle nécessite d'examiner des aspects intangibles tels que les valeurs communes de l'équipe et les initiatives de priorité. Heureusement, vous pouvez tirer parti du modèle de culture d'entreprise ClickUp: ses fonctionnalités de définition d'objectifs et de modification en cours vous aident à rationaliser les valeurs et les priorités de votre entreprise et à aligner votre équipe entre les différents services.
Analyse des facteurs externes
Votre environnement de projet externe peut varier considérablement en fonction du secteur dans lequel vous opérez. Ici, le rôle du chef de projet consiste à étudier l'environnement externe et à élaborer des stratégies pour faire face aux risques potentiels ou saisir les opportunités.
Voici quelques facteurs courants à prendre en considération :
1. Conditions du marché de consommation et environnement concurrentiel
Les parties prenantes externes les plus influentes dans tout environnement de projet sont les consommateurs finaux. Vous devez surveiller l'évolution de leurs exigences, qui peuvent modifier considérablement, voire éliminer, la demande pour votre produit.
De même, les actions de vos concurrents auront une incidence sur votre environnement de projet. Restez attentif aux évolutions susceptibles d'influer sur votre rentabilité, telles que :
- Réduction des barrières à l'entrée et augmentation du nombre de concurrents
- Lancement d'un produit de meilleure qualité
- Stratégies agressives de marketing et de tarification
2. Environnement économique
L'environnement économique n'occupe pas une place importante dans la terminologie de la gestion de projet, mais son influence sur les environnements de projet peut être considérable. Les conditions macroéconomiques telles que l'inflation, la récession et les changements de politique fiscale influencent le pouvoir d'achat des clients et les modèles de demande.
En outre, un projet peut également subir des revers en raison de changements dans l'économie de la chaîne d'approvisionnement ou de distribution, modifiant ainsi le pouvoir de négociation des fournisseurs et des acheteurs.
3. Environnement réglementaire et politique
L'environnement politique englobe les règles, politiques et réglementations imposées par le gouvernement qui peuvent intensifier vos flux de travail de conformité, perturber les chaînes d'approvisionnement et de distribution ou nécessiter des coûts de main-d'œuvre plus élevés. L'effet de l'environnement politique est plus évident dans les secteurs de la santé, de l'immobilier et de la finance.
4. Environnement technologique
Au cours des trois dernières décennies, la technologie est devenue un facteur de disruption majeur pour la plupart des secteurs. Les technologies nouvelles et améliorées rendent souvent les produits existants obsolètes ou offrent des moyens plus efficaces d'optimiser les tâches d'un projet.
Conseil : essayez le modèle d'analyse des besoins technologiques ClickUp pour visualiser les besoins technologiques actuels et futurs de votre équipe de projet grâce à des vues claires sous forme de liste et de vue Tableau.
5. Environnement physique, culturel et social
L'environnement physique, social et culturel englobe les facteurs qui peuvent être tirés de l'écologie locale et avoir un impact sur l'exécution du projet. Par exemple, l'environnement physique de votre projet peut comporter des conditions météorologiques humides qui réduisent la durée de conservation de vos matières premières, tandis que l'environnement social de la région rend difficile le recrutement de travailleurs prêts à faire des heures supplémentaires.
Comment un chef de projet doit-il analyser l'environnement du projet ?
L'étude de l'environnement du projet est une tâche à faire pour tout chef de projet, mais il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Nous avons sélectionné ci-dessous cinq méthodes d'analyse de l'environnement du projet. Vous pouvez combiner une ou plusieurs options pour votre analyse :
1. Analyse SWOT
L'analyse SWOT (également appelée analyse situationnelle) est la méthode incontournable pour identifier l'influence de tous les facteurs internes et externes dans votre environnement de projet. L'idée est de classer ces facteurs en quatre catégories : Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités) et Threats (menaces). *
| Catégorie SWOT | Type de facteur | Signification |
| Points forts | Interne | Votre avantage concurrentiel |
| Faiblesses | Interne | Les pièges internes à éviter |
| Opportunités | Externe | Circonstances externes et tendances que vous pouvez exploiter |
| Menaces | Externe | Influences externes qui mettent votre projet en péril |
Tout est ensuite présenté sous forme de liste ou de matrice pour une compréhension visuelle rapide.
Le moyen le plus simple de réaliser cette analyse est d'utiliser le modèle d'analyse SWOT personnelle ClickUp. Il vous permet de réfléchir avec vos équipes et de créer une liste des différents facteurs liés à l'environnement du projet ainsi que leur impact. Visualisez les facteurs dans la vue Tableur ou Tableaux blancs de ClickUp et utilisez les données pour créer des plans concrets. 💡
2. Analyse PESTLE
Si vous souhaitez une analyse plus détaillée de votre environnement de projet externe, optez pour l'analyse PESTLE. Elle se concentre exclusivement sur six facteurs externes susceptibles d'influencer votre projet :
- Politique
- Economique
- Socioculturel
- Technologique
- Légal
- Environnement
Réalisez une analyse PESTLE juste avant le lancement du projet afin d'avoir une idée précise de l'écosystème du secteur. Utilisez le modèle d'analyse PESTLE ClickUp pour une expérience plus fluide. Il comprend :
- Guide de démarrage intégré
- Champs personnalisés pour regrouper les micro-éléments et les facteurs et enregistrer la description et l’évaluation de chacun
- Vues Liste et Tableau pour visualiser les facteurs
3. Analyse des cinq forces de Porter
Introduite pour la première fois en 1979 par Michael Porter, professeur à la Harvard Business School, cette méthode très populaire examine l'influence des cinq forces concurrentielles sur tout marché, à savoir :
- Rivalité entre les concurrents existants
- Menace des nouveaux entrants
- Le pouvoir des fournisseurs en matière de négociation des prix et des contrats
- Pouvoir d'achat en termes de prix, de demande et de potentiel de fidélité
- Disponibilité de substituts pouvant avoir un impact sur la rentabilité
Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez utiliser le modèle ClickUp Porter's 5 Forces pour effectuer cette analyse. Il s'agit d'un modèle de Tableau blanc qui vous permet de comprendre la corrélation entre les différentes forces concurrentielles sur une carte visuelle codée par couleur.
4. Analyse des parties prenantes
Les parties prenantes du projet comprennent vos employés, vos clients, vos responsables, vos chefs de produit, vos fournisseurs, etc. En gros, toutes les personnes qui ont un intérêt pour le projet et peuvent avoir un impact sur l'environnement du projet par leurs décisions et leurs actions. L'analyse des parties prenantes vous oblige à classer ces dernières en fonction de leur influence sur votre projet.
Pour effectuer cette analyse, utilisez le modèle d'analyse des parties prenantes ClickUp. Il offre un aperçu très technique et codé par couleur des principales parties prenantes externes et internes et de leur influence tout au long des phases du projet. Vous pouvez consigner les actions à entreprendre pour fournir l'assistance nécessaire à chaque partie prenante du projet dans le modèle lui-même.
5. Analyse de la concurrence
L'analyse de la concurrence vous permet de vous concentrer sur vos concurrents et leur impact potentiel sur vos prix, vos stratégies marketing et le développement de vos produits. En fonction de votre secteur d'activité ou de votre marché de niche, vous pouvez vous intéresser à un concurrent spécifique, analyser sa structure organisationnelle et les influences environnementales, et comprendre ses décisions.
ClickUp propose toute une série de modèles d'analyse de la concurrence pour différents cas d'utilisation. Par exemple, le modèle d'analyse concurrentielle des prix ClickUp vous permet de surveiller les réductions et les offres de vos concurrents afin de réagir rapidement en ajustant vos prix.
Comment les facteurs liés à l'environnement du projet influencent le cycle de vie de la gestion de projet
Une idée fausse courante chez les chefs de projet est que l'analyse de l'environnement du projet est une tâche à faire au début du projet. En réalité, les facteurs liés à l'environnement du projet ont un impact sur les cinq étapes du cycle de vie de la gestion de projet. Voyons comment :
Étape 1 : Lancement
À cette étape, l'environnement du projet est limité. Il se compose des membres de votre équipe de projet et du marché cible. L'objectif est de mener une étude de faisabilité afin de travailler sur le développement conceptuel et la viabilité du projet.
Étape 2 : Planification
À cette étape, l'environnement du projet comprend les équipes de direction et de projet impliquées dans les tâches de planification, de programmation, de budgétisation, d'investissement technologique et d'allocation des ressources. Vous devez tenir compte de facteurs opérationnels tels que la disponibilité des fournisseurs et de la main-d'œuvre, identifier les risques et élaborer une stratégie d'atténuation. 🛡️
Étape 3 : Exécution
À l'heure actuelle, l'environnement du projet est devenu assez complexe, car il implique de multiples parties prenantes, actifs, ressources et technologies que vous utilisez pour le projet. Vos équipes en pleine croissance restent l'un des principaux facteurs environnementaux, et vous devez élaborer des flux de travail quotidiens détaillés et des plans de communication pour garantir une exécution sans heurts.
Étape 4 : Suivi
Cette étape se déroule parallèlement à la phase d'exécution. Ici, le chef de projet surveille activement les facteurs de l'environnement du projet identifiés comme des risques lors de la phase de planification, s'efforce de maîtriser les influences indésirables et ajuste le plan du projet si nécessaire.
Étape 5 : Clôture
Une fois le projet achevé et livré au client ou mis sur le marché, les consommateurs finaux deviennent les acteurs dominants de l'environnement du projet. Votre travail consiste à analyser les performances du projet, à mener des rétrospectives et à noter les enseignements tirés pour les projets futurs. ✍️
Facteurs liés à l'environnement du projet tout au long du cycle de vie du projet : un exemple
Imaginons qu'une société de développement de logiciels ait un nouveau projet visant à créer un logiciel de gestion des patients pour une chaîne d'hôpitaux en pleine expansion. Voici comment l'environnement du projet évolue à chaque étape :
- Lancement : À ce stade, l'environnement interne comprend l'équipe de développement principale et les représentants du client. L'environnement externe est défini par les besoins des patients et du personnel hospitalier, les nouvelles tendances en matière de gestion hospitalière et les exigences réglementaires. Ces facteurs doivent également être pris en compte pour les étapes suivantes.
- Planification du projet : les documents et ressources de planification sont désormais intégrés, tels que les bibliothèques de développement logiciel, les contrats, les budgets et les consultants.
- Exécution et suivi : l'environnement du projet s'étend désormais à davantage d'éditeurs de code et à des logiciels de serveur améliorés, tandis que le système interne de gestion de projet surveille la progression et les risques.
- Clôture : le logiciel est désormais prêt et les développeurs organisent une démonstration pour les clients. Le personnel hospitalier utilisera le produit et partagera son expérience, éventuellement en comparaison avec les produits concurrents ✌️.
Les défis liés à l'environnement du projet et comment ClickUp aide à les gérer
La gestion de tout environnement de projet comporte trois défis clés :
- Complexité de l'environnement : même les meilleurs chefs de projet ont du mal à gérer les divers facteurs liés à l'environnement du projet. Il y a toujours un risque que vous passiez à côté de quelque chose.
- Facteurs environnementaux en constante évolution : les facteurs liés à l'environnement du projet évoluent constamment, tout comme leurs effets. Cependant, tout surveiller régulièrement est une tâche exigeante et susceptible d'entraîner des problèmes tels que la surcharge d'informations.
- Problèmes d'organisation des données : la surveillance régulière des facteurs liés à l'environnement du projet génère un volume important de données qui sont souvent dispersées et difficiles à traiter.
Notez qu'il s'agit là de défis courants dans tout environnement de gestion de projet, et que vous pouvez facilement les surmonter grâce à un logiciel de gestion de projet complet, tel que ClickUp! 🌹
Dans les sections suivantes, nous vous présenterons certaines fonctionnalités pratiques de la suite de gestion de projet ClickUp, conçue pour rationaliser et surveiller facilement les environnements de projet.
1. Gérez des environnements de projet complexes grâce aux outils de visualisation de ClickUp.
La meilleure façon de gérer un environnement de projet complexe consiste à visualiser correctement ses différents facteurs et leurs connexions avec vos processus. Heureusement, ClickUp vous aide à comprendre tout cela grâce à ses outils de visualisation.
Pour commencer, vous pouvez utiliser ClickUp Dependencies pour suivre les relations entre les composants externes et internes du projet et les tâches interdépendantes, par exemple en reliant le délai de livraison de votre fournisseur à votre échéancier de production. Le processus est simple. Il vous suffit de créer une tâche dans ClickUp et d'activer l'une des options suivantes :
- Si la tâche doit attendre l'achèvement d'autres tâches, ajoutez une dépendance en attente.
- Ajoutez une dépendance bloquante pour les tâches qui doivent être achevées avant d'autres tâches.
De plus, vous pouvez visualiser les flux de travail et les dépendances tout au long du cycle de vie du projet dans la vue ClickUp Gantt. Elle vous permet de définir une base de référence pour le projet avec un échéancier flexible. Vous pouvez explorer les écarts dus à des facteurs perturbateurs et ajuster votre calendrier en conséquence.
Pour les facteurs dont les relations sont plus complexes, visualisez-les sur ClickUp Whiteboards et invitez votre équipe à réfléchir à des solutions. Cette fonctionnalité de tableau blanc numérique offre une toile infinie avec des outils de dessin, des connecteurs et des notes autocollantes pour cartographier des flux de tâches complexes et planifier des stratégies alternatives si nécessaire.
2. Suivez les facteurs dynamiques du projet grâce aux objectifs et tableaux de bord ClickUp
Si les facteurs liés à l'environnement du projet semblent être des cibles mouvantes, la seule solution pour garder le contrôle est de les surveiller méticuleusement.
Vous pouvez désormais suivre les facteurs liés à l'environnement de votre projet en temps réel grâce à ClickUp Objectifs. Fixez des cibles mesurables pour obtenir des indicateurs de performance idéaux pour vos employés et vos projets. Il ne vous reste plus qu'à surveiller les changements pour voir si un élément de l'environnement du projet pose problème. Vous pouvez également définir des indicateurs pour les facteurs standard de gestion de projet, tels que le nombre d'heures de travail prévu pour les employés et la durée de vie des équipements, et surveiller les fluctuations.
Par exemple, si le projet n'atteint pas sa cible de vente initiale, vous pouvez prendre l'initiative de mener une analyse approfondie du marché ou de la concurrence. Cela vous permettra d'identifier les facteurs environnementaux qui ont conduit à cet écart.
Si vous craignez d'être submergé par les informations provenant du suivi de plusieurs objectifs, nous avons la solution ! Suivez tous vos indicateurs en un seul endroit grâce aux tableaux de bord ClickUp. Créez un tableau de bord personnalisé en ajoutant des cartes, des graphiques, des diagrammes linéaires et des diagrammes circulaires qui suivent les données de votre choix en temps réel.
3. Utilisez ClickUp Docs pour organiser les données et les informations dans des espaces de projet
Compte tenu de la grande diversité des éléments qui composent un projet, vous devez mettre en place un système permettant d'enregistrer et de stocker les données du projet de manière structurée.
Heureusement, ClickUp peut également vous aider dans ce domaine, grâce à ses fonctionnalités de gestion des données telles que :
- ClickUp Documents pour enregistrer des informations sur les facteurs liés à l'environnement du projet, tels que les réglementations, les nouvelles tendances, les parties prenantes du projet et les stratégies des concurrents.
- Tâches ClickUp pour organiser vos flux de travail, facilement consultables par les personnes assignées et les étiquettes de tâches.
- ClickUp Chat pour organiser et rationaliser la communication avec les employés et la direction.
Créez des environnements de travail dédiés au projet afin de stocker toutes les données du projet en un seul endroit pour faciliter leur récupération et leur manipulation. De plus, vous pouvez analyser ces données plus en détail à l'aide des outils suivants :
- ClickUp Brain : l'assistant IA de la plateforme qui agit comme un réseau neuronal assurant la connexion entre les Documents, Tâches et Personnes d'un projet.
- Vues ClickUp : cette fonctionnalité permet d'ajouter différentes perspectives aux mêmes données. Passez d'une vue à l'autre parmi plus de 15 vues, notamment les vues Liste, Tableau, Échéancier et Calendrier.
Bonus : tirez parti des modèles de gestion de projet ClickUp.
ClickUp propose plus de 1 000 modèles de gestion de projet et de tâches pour tous les cas d'utilisation. Visitez la galerie de modèles pour découvrir des modèles uniques permettant de suivre des facteurs spécifiques à l'environnement du projet.
Si vous êtes chef de projet, nous vous recommandons toutefois d'utiliser le modèle de gestion de projet ClickUp pour mettre en place un tableau de bord robuste pour votre projet, même dans les environnements les plus difficiles.
Ce modèle est conçu pour vous aider à mener à bien votre projet, de sa conception à son achèvement. Utilisez ses fonctionnalités intégrées :
- Affichage des documents pour trouver les documents de votre projet
- Vue Gantt pour visualiser les dépendances
- Vue Liste des tâches triées par statut ou d'autres paramètres
Profitez d'une gestion de projet et d'une analyse de l'environnement de projet réussies avec ClickUp.
Un outil de gestion de projet tel que ClickUp peut aider votre projet à prospérer dans n'importe quelle configuration. Grâce à ses fonctionnalités permettant de surveiller les facteurs liés à l'environnement du projet, de planifier les flux de travail et de réfléchir à des stratégies de gestion des risques, vous n'aurez plus à nager à contre-courant pour obtenir les résultats souhaités !
Alors, inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et commencez à gérer votre environnement de projet de manière proactive. 💗