Au moment où j'écris cet article, je passe d'un onglet à l'autre dans mon navigateur, entre ClickUp pour le suivi du temps, Slack pour la communication et mon téléphone portable en charge sur sa station d'accueil, visible devant moi. Si cela vous semble être trop d'applications ouvertes simultanément pour une seule tâche, nous n'avons même pas encore commencé.
« Pour effectuer une seule transaction dans la chaîne d'approvisionnement, chaque personne impliquée a dû basculer environ 350 fois entre 22 applications différentes et des sites Web uniques », ont écrit des chercheurs dans la Harvard Business Review [HBR].
Dans leur étude, un utilisateur moyen activait/désactivait différentes applications et différents sites web environ 1 200 fois par jour. Toutes ces distractions ont évidemment un coût. Dans cet article, nous abordons le coût lié au fait d'activer/désactiver constamment une application (également appelé « toggle tax ») et les moyens de l'éviter.
Qu'est-ce que la « toggle tax » ?
La « toggle tax » désigne la perte de productivité que vous subissez en raison des changements fréquents de tâches ou d'applications. Le terme « toggle » fait référence au changement de contexte au travail. Le terme « tax » désigne le prix que vous payez pour :
- Passer physiquement d'un onglet, d'une application ou d'un appareil à l'autre
- Temps de chargement supplémentaire pour ces onglets, applications ou appareils
- S'adapter à la nouvelle application, à son interface et à son objectif
- Rassembler les informations ou effectuer l'action dans la nouvelle application avant de passer à la suivante dans le flux de travail.
- Distractions provenant d'applications qui ne font pas partie du flux de travail, telles que la surcharge de notifications sur un téléphone portable personnel.
La taxe de basculement peut avoir diverses répercussions sur la productivité organisationnelle.
Quel est l'impact de la taxe de basculement sur la productivité ?
À première vue, l'utilisation de plusieurs applications/onglets semble évidente, voire nécessaire. Comment un écrivain pourrait-il écrire sans faire de recherches ? Comment un développeur pourrait-il coder sans ses outils ? Comment un responsable du service clientèle pourrait-il accéder à toutes les informations dont il a besoin sans utiliser plusieurs applications ?
Bien que certains déplacements entre les applications soient inévitables, la « toggle tax » peut être exponentiellement élevée lorsqu'elle est excessive.
Stress et perte de concentration : un changement excessif de tâche entraîne la production de cortisol, l'hormone du stress, qui a un impact significatif sur le travail. Il réduit la concentration, retarde même les tâches les plus simples et affecte le bien-être de l'employé.
Inefficacité : passer d'une application à l'autre oblige les utilisateurs à se réorienter à chaque fois. Les informations conservées dans leur mémoire à court terme diminuent, ce qui entraîne une perte de contexte et rend l'ensemble du processus inefficace.
Inefficacité : l'étude HBR a révélé que les individus perdent un peu plus de deux secondes à chaque fois qu'ils changent de contexte. Cela signifie que vous passez jusqu'à quatre heures par semaine, et cinq semaines de travail par an, à vous réorienter. Cela entraîne des retards inutiles et une inefficacité générale.
Taux d'erreur plus élevés : le changement constant d'attention peut entraîner des erreurs et des oublis, ce qui augmente ensuite le coût de leur correction.
Baisse de la qualité du travail : le changement de contexte compromet la concentration. Une attention dispersée signifie que les employés de bureau passent plus de temps et fournissent plus d'efforts cognitifs pour achever leur travail, sans avoir l'espace mental pour améliorer la qualité.
Frein à la créativité : lorsqu'une personne doit passer d'une douzaine d'applications à l'autre pour chaque processus, elle est guidée par une checklist plutôt que par sa créativité. Le changement de contexte entraîne une charge excessive liée au fait d'activer/désactiver les applications, car il fragmente l'attention, perturbe le travail approfondi et freine la créativité et l'innovation.
Si vous avez déjà utilisé la combinaison Alt-Tab pour passer d'une application à une autre et que vous vous êtes demandé « mais qu'est-ce que je faisais déjà ? », vous avez payé la taxe de commutation. Une personne gagnant 100 000 dollars par an pourrait payer jusqu'à 9 000 dollars (soit jusqu'à cinq semaines de salaire) en taxe de commutation.
Cela peut varier considérablement d'un secteur à l'autre. Voici comment.
Comment la taxe de basculement affecte différents secteurs
L'impact global dont nous avons parlé ci-dessus s'applique à tous les secteurs. Cependant, certains sont plus touchés que d'autres par la taxe de basculement. Voici comment.
Finance
Les équipes financières sont chargées d'effectuer des calculs complexes, d'établir des rapports, de réaliser des projections et de veiller à la conformité. Pour chaque tâche, elles passent d'un logiciel à l'autre (ERP, planification financière, paie, conformité, etc.), sans compter la gestion de projet, les e-mails et les innombrables feuilles de calcul.
La plus grande taxe de basculement pour les employés des équipes financières est constituée par les erreurs et les inexactitudes résultant du transfert manuel de données entre les systèmes. Un zéro manquant dans un calcul peut entraîner des effets cumulatifs excessifs !
Marketing
Les équipes marketing sont connues pour utiliser diverses applications pour la planification, la création de contenu, la conception de créations, la publication, la distribution, le suivi, l'analyse de données, la gestion de projet, la gestion de la relation client [CRM], etc.
Même si le marketing est l'un des départements les plus créatifs d'une organisation, ses membres sont sans cesse distraits par leurs outils. Cette distraction affecte la créativité et engendre un sentiment d'ennui au sein de l'organisation.
Ressources humaines
La boîte à outils de l'équipe RH comprend des applications pour le recrutement, l'intégration, la gestion des employés, l'administration des avantages sociaux, la gestion des performances, etc. Par exemple, un spécialiste en acquisition de talents traite un seul candidat en passant d'un système de suivi des candidats [ATS] à un e-mail, à un outil de planification d'entretiens, à un système de gestion de documents, à Microsoft Teams, etc.
Cette fragmentation peut ralentir le recrutement et augmenter le risque de perdre les meilleurs talents en raison des retards.
Produit
Les équipes produit sont réputées pour leur pile technologique. Documents, feuilles de route, objectifs, tâches, suivi des bogues, intégrations DevOps, notes de compte rendu, commentaires et rétrospectives, présentations de démonstration, logiciels de facturation au temps passé, etc. Presque tous ces outils professionnels sont indispensables.
Sans consolidation et intégration de cet ensemble d'outils, le fait de passer de l'un à l'autre peut prolonger inutilement la durée du cycle, réduire la qualité et empêcher l'innovation.
Que vous soyez spécialiste du marketing, rédacteur, programmeur, responsable du service clientèle ou artiste, le « toggle tax » est inutile. Bien que certains changements de contexte soient inévitables, voici comment vous pouvez minimiser le temps passé à activer/désactiver entre les tâches grâce à de simples modifications de vos flux de travail.
Comment réduire la taxe de basculement de Toggl
Il est important de garder à l'esprit que le simple fait de disposer de plusieurs applications n'entraîne pas nécessairement une surcharge de travail. Dans le monde moderne du travail intellectuel, il est nécessaire de disposer d'une multitude d'applications pour accomplir ses tâches. Dans de nombreux cas, ces applications permettent également d'accélérer les tâches.
Le « toggle tax » se produit lorsqu'il y a des changements excessifs entre ces applications, d'une manière inutile et compliquée. Voici comment gérer plusieurs projets et tâches à la fois, tout en évitant sans effort le « toggle tax ».
Repensez vos flux de travail
Prenez le temps de réfléchir à vos flux de travail actuels. Par exemple, en tant qu'équipe marketing, pensez à toutes les tâches que vous effectuez et à la manière dont le travail passe d'une étape à l'autre.
Répertoriez les outils que vous utilisez dans le processus. ClickUp Tableau blanc offre un excellent espace collaboratif pour dessiner les flux de travail existants.
Identifiez les doublons et les redondances. Par exemple, vous utilisez peut-être Google Docs, Microsoft Word et le bloc-notes pour créer du contenu.
Concevez votre situation idéale. Utilisez les cartes mentales ClickUp pour imaginer à quoi pourrait ressembler votre processus le plus efficace. Ou utilisez les vues ClickUp pour visualiser votre flux de travail de plus de 15 façons personnalisables.
Consolidez les outils et les informations
Pour que le travail se déroule sans heurts, vous devez consolider les informations et permettre à tous les membres de l'équipe d'y accéder. Par exemple, en tant que professionnel des ressources humaines, si vous disposez des informations sur les candidats dans l'ATS, de la lettre d'offre dans Google Docs et de la discussion de négociation par e-mail, le toggle tax que vous payez entre ces trois éléments est inutile.
Essayez de configurer l'ensemble du flux de travail dans un seul outil. Les formulaires ClickUp permettent de saisir les informations des candidats en un seul endroit. Vous pouvez télécharger la lettre d'offre au format PDF dans leur tâche de candidature et gérer les discussions de négociation dans les commentaires. Cela permet de gérer le cycle de vie des candidats sans avoir à activer/désactiver plusieurs applications.
Trouvez des moyens d'intégrer vos outils. Lorsque vous devez utiliser différents logiciels, faites en sorte que les informations transitent par votre outil principal. ClickUp propose plus de 1 000 intégrations pour devenir votre interface unique pour tous vos flux de travail.
Développez vos capacités de rapports. Grâce à ces intégrations, ClickUp Tableau de bord vous permet d'afficher tous les rapports dont vous avez besoin en un seul endroit. Consultez les indicateurs de recrutement, tels que les taux d'acceptation, les temps de réponse, l'expérience des candidats, etc. Utilisez ces informations pour optimiser les flux de travail et éviter de payer la taxe de basculement.
Créez un lieu de travail tout-en-un grâce à la recherche
La consolidation des informations facilite l'accès. Mais cela ne suffit pas. Imaginez que vous fassiez partie d'une équipe de développement logiciel et que vous deviez passer du temps à rechercher les critères d'acceptation de la fonctionnalité que vous programmez.
Pour être efficaces, les équipes doivent pouvoir trouver des informations sans payer de taxe de basculement supplémentaire. La Recherche universelle de ClickUp est conçue pour éviter précisément cela.
- Trouvez rapidement n'importe quel fichier, qu'il se trouve dans ClickUp, dans une application en connexion ou sur votre disque local.
- Ajoutez des commandes de recherche personnalisées telles que des raccourcis vers des liens, l'enregistrement de texte pour plus tard, et bien plus encore, afin de rechercher tout ce que vous voulez en un seul endroit.
- Étendez la recherche à vos applications favories et effectuez toutes vos recherches au même endroit.
- Effectuez des recherches depuis n'importe où, y compris depuis le centre de commande, la barre d'actions globale ou votre bureau.
Automatisez l'automatisation
Les équipes activent/désactivent différentes applications pour effectuer de petites tâches, telles que la mise à jour du statut ou la validation d'une tâche, dont beaucoup pourraient facilement être automatisées. L'automatisation rationalise les flux de travail, gère les tâches répétitives et minimise l'effort manuel.
Automatisations ClickUp
Grâce à plus de 100 automatisations ClickUp, éliminez les tâches fastidieuses telles que l'attribution de tâches, la publication de commentaires, la modification des statuts, la notification des retards, etc.
Par exemple, les informations d'un client saisies dans le logiciel de gestion des commandes peuvent être automatiquement mises à jour dans ClickUp, ce qui permet de partager un seul flux de travail et d'éliminer la nécessité de saisir manuellement les mêmes données à plusieurs endroits.
ClickUp Brain
Utilisez l'IA pour accomplir vos tâches et éliminer la taxe de basculement. Qu'il s'agisse de résumer les notes de réunion ou de vous fournir des réponses, ClickUp Brain peut être votre assistant personnel pour répondre à vos besoins spécifiques.
Économisez sur la taxe de Toggl avec ClickUp
La plupart des tâches dans le monde numérique dépendent de données provenant de diverses sources. La valeur apportée par ces données est souvent le principal facteur de différenciation d'une organisation. Cependant, le prix à payer pour cela, c'est-à-dire la « toggle tax », peut souvent être trop élevé et aucune technique de gestion du temps ne peut y remédier.
ClickUp est là pour vous aider. Avec un grand nombre de fonctionnalités, de vues, d'intégrations et une Recherche universelle alimentée par l'IA, ClickUp est conçu pour être votre environnement de travail tout-en-un.
Rendez votre travail plus efficace. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!