Au moment où j'écris cet article, je jongle entre sept onglets de navigateur, ClickUp pour le suivi de la marge, Slack pour la communication, et mon téléphone portable en train de se charger sur une station d'accueil, visible devant moi. Si cela vous semble trop d'applications ouvertes simultanément pour une seule tâche, nous n'avons pas encore commencé.
"Pour exécuter une seule transaction de la chaîne d'approvisionnement, chaque personne impliquée a basculé environ 350 fois entre 22 applications différentes et sites web uniques" a écrit dans la Harvard Business Review [HBR].
Dans leur étude, un utilisateur moyen activait/désactivait différentes applications et sites web environ 1200 fois par jour. Toutes ces distractions ont évidemment un coût. Dans cet article de blog, nous examinons le coût du passage constant d'une application à l'autre $$$a et la manière dont vous pouvez l'éviter.
Qu'est-ce que le Toggle Tax ?
La taxe sur les bascules est la perte de productivité que vous subissez en raison des changements fréquents de tâches ou d'applications. L'élément Toggle fait référence à changement de contexte au travail. Et l'élément fiscal fait référence au prix que vous payez :
- Passer physiquement d'un onglet, d'une application ou d'un appareil à l'autre
- Temps de chargement supplémentaire pour l'un de ces onglets, applications ou appareils
- L'adaptation à la nouvelle application, à son interface et à son objectif
- Collecte des informations ou exécution de l'application dans la nouvelle application avant de passer à l'étape suivante du flux de travail
- Distractions provenant d'applications qui ne font pas partie du flux de travail, telles qu'un fichierune surcharge de notifications sur un téléphone portable personnel
Activer/désactiver peut avoir un impact sur la productivité de l'organisation de différentes manières.
Quel est l'impact de la taxe à bascule sur la productivité ?
À première vue, l'utilisation de plusieurs applications/onglets semble évidente, voire nécessaire. Comment un écrivain pourrait-il écrire sans recherches ? Comment un développeur coderait-il sans sa boîte à outils ? Comment un responsable du service clientèle pourrait-il accéder à toutes les informations dont il a besoin sans accéder à plusieurs applications ?
Bien qu'il soit inévitable de passer d'une application à l'autre, la taxe sur les activations/désactivations peut s'avérer exponentielle lorsqu'elle est excessive.
Stress et perte de concentration : Activer/désactiver de manière excessive entraîne la production par le cerveau de cortisol, l'hormone du stress, qui a un impact important sur le travail. Il réduit la concentration, retarde même les tâches les plus simples et affecte le bien-être du salarié.
Inefficacité : Passer d'une application à l'autre oblige les gens à se réorienter à chaque fois. Les informations conservées dans la mémoire à court terme diminuent, ce qui entraîne une perte de contexte et rend le processus global inefficace.
Inefficacité : L'étude de la HBR a révélé que les individus perdent un peu plus de deux secondes à chaque fois qu'ils effectuent un changement de contexte. Cela signifie que vous passez jusqu'à quatre heures par semaine, et cinq semaines de travail par an, à vous réorienter. Cela entraîne des retards inutiles et une inefficacité générale.
Des taux d'erreur plus élevés : Le changement constant d'orientation peut entraîner des erreurs et des oublis, ce qui augmente le coût de leur réparation.
Une baisse de la qualité du travail : Le changement de contexte compromet la qualité du travail temps de concentration . L'attention achevée signifie que les employés de bureau consacrent plus d'heures et d'efforts cognitifs à achever leur travail, sans disposer de l'espace mental nécessaire pour en améliorer la qualité.
L'étouffement de la créativité : Lorsqu'une personne doit passer d'une application à l'autre pour chaque processus, elle est guidée par une checklist plutôt que par son esprit créatif. Le changement de contexte conduit à activer/désactiver de façon démesurée en fragmentant l'attention, en perturbant la créativité et en réduisant la qualité du travail le travail en profondeur étouffant la créativité et l'innovation.
S'il vous est déjà arrivé d'utiliser la touche Alt-Tab pour accéder à une application et de vous demander "mais qu'est-ce que j'étais en train de faire ?", vous avez payé la taxe sur les onglets. Une personne gagnant 100 000 $ par an pourrait payer jusqu'à 9 000 $/désactiver [jusqu'à cinq semaines de salaire] d'impôt sur la bascule.
Ce montant peut varier considérablement d'un secteur à l'autre. Voici comment.
Comment la taxe sur les bascules active/désactive les différents secteurs d'activité
L'impact global que nous avons évoqué ci-dessus s'applique à tous les secteurs d'activité. Cependant, certains d'entre eux ne subissent pas la taxe activée/désactivée de la même manière que d'autres. Voici comment.
Finance Équipes financières sont responsables des calculs complexes, des rapports, des projections et de la conformité. Pour chaque tâche, elles passent d'un logiciel à l'autre pour l'ERP, le forfait financier, la paie, la conformité, etc. en plus de la gestion de projet, de l'e-mail et d'innombrables feuilles de calcul.
Pour les employés des équipes financières, les erreurs et les inexactitudes résultant du transfert manuel des données entre les systèmes constituent la principale taxe à laquelle ils doivent s'activer/désactiver. L'oubli d'un zéro dans un calcul peut entraîner des effets composés démesurés d'un système à l'autre !
Marketing Équipes de marketing sont connues pour utiliser diverses applications pour la planification, la création de contenu, la conception de créatifs, la publication, la distribution, le suivi, l'analyse de données, la gestion de projet, la gestion de la relation client [CRM], et plus encore.
Bien que le marketing soit l'un des départements les plus créatifs d'une organisation, il est infiniment distrait par sa boîte à outils. Cette distraction nuit à la créativité et engendre l'ennui au sein de l'organisation.
Ressources humaines
Les L'équipe RH la pile d'outils de l'équipe RH comprend des applications pour le recrutement, l'intégration, la gestion des employés, l'administration des avantages sociaux, la gestion des performances, etc. Par exemple, un spécialiste de l'acquisition de talents traite un seul candidat en basculant entre un système de suivi des candidats [ATS\N], un e-mail, un outil de planification des entretiens, un système de gestion des documents, Microsoft Teams, etc.
Cette fragmentation peut ralentir le recrutement et augmenter le risque de perdre les meilleurs talents en raison de retards.
Produit Équipes de produits sont connues pour leur pile technologique. Documents, feuilles de route, objectifs, tâches, suivi des bugs, intégrations DevOps, notes de standup, retours d'expérience et rétrospectives, présentations de démonstrations,
logiciel de facturation du temps etc. Presque tous ces outils d'entreprise sont nécessaires.
Sans consolidation et intégration de cette pile d'outils, le passage de l'un à l'autre peut allonger inutilement la durée du cycle, réduire la qualité et empêcher l'innovation.
Que vous soyez spécialiste du marketing, rédacteur, programmeur, responsable du service clientèle ou artiste, activer/désactiver n'est pas nécessaire. Bien que certains changements de contexte soient inévitables, voici comment vous pouvez minimiser le temps passé à activer/désactiver en apportant de simples modifications à vos flux de travail.
Comment réduire la taxe sur les activations/désactivations
Il est important de se rappeler que le simple fait d'avoir plusieurs applications ne conduit pas à activer/désactiver la taxe. Dans le monde du travail moderne, il est nécessaire de disposer d'une panoplie d'applications pour faire son travail. Dans de nombreux cas, ces applications accélèrent également les tâches.
La taxe de basculement survient lorsque l'on passe trop souvent d'une application à l'autre, de manière inutile et compliquée. Voici ce qu'il en est comment gérer plusieurs projets et des tâches à la fois, tout en évitant sans effort d'activer/désactiver la taxe.
Repensez vos flux de travail
Prenez le temps de réfléchir à vos flux de travail actuels. Par exemple, en tant qu'équipe marketing, réfléchissez à toutes les tâches que vous faites et à la manière dont le travail flux d'une étape à l'autre.
Planifiez les outils que vous utilisez dans le processus. Tableau blanc ClickUp offre un espace de collaboration idéal pour dessiner les flux de travail existants.
Cartographie des processus avec ClickUp
Identifiez les doublons et les redondances. Par exemple, vous utilisez peut-être Google Docs, Microsoft Word et Bloc-notes pour créer du contenu.
Concevez votre état idéal. Utilisez Cartes mentales ClickUp pour imaginer à quoi pourrait ressembler votre processus le plus efficace. Ou utilisez Affichages ClickUp pour visualiser votre flux de travail de plus de 15 façons personnalisables.
Utilisez les cartes mentales ClickUp pour organiser visuellement vos idées
Consolider les outils et les informations
Pour que le travail soit fluide, vous devez consolider les informations et permettre à tous les membres de l'équipe d'y accéder. Par exemple, en tant que professionnel des ressources humaines, si vous avez les informations relatives à votre candidat sur l'ATS, la lettre d'offre sur Google Docs et la conversation de négociation par e-mail, la taxe de basculement que vous payez entre ces trois éléments est inutile.
Essayez de paramétrer l'ensemble du flux de travail dans un seul outil. Formulaires ClickUp permettent de saisir les informations relatives au candidat en un seul endroit. Vous pouvez télécharger la lettre d'offre sous forme de PDF dans leur tâche de candidature et gérer la discussion de négociation dans les commentaires. Cela permet de gérer le cycle de vie du candidat sans avoir à activer/désactiver plusieurs applications.
Capturez efficacement des informations cruciales grâce aux formulaires ClickUp
Trouvez des moyens d'intégrer vos outils. Lorsque vous devez utiliser plusieurs logiciels, faites en sorte que les informations entrent et sortent de votre outil principal. ClickUp offre plus de 1000 intégrations pour devenir votre vitrine unique pour tous les flux de travail.
Construisez des capacités de rapports. Avec ces intégrations, Tableau de bord ClickUp vous permet d'afficher tous les rapports dont vous avez besoin en un seul endroit. Consultez les indicateurs d'acquisition de talents, tels que les taux d'acceptation, les temps de réponse, l'expérience des candidats, etc. Utilisez ces informations pour optimiser les flux de travail afin d'éviter de payer la taxe sur les bascules.
Affichez tous vos rapports en un seul endroit avec les tableaux de bord ClickUp
Construire un lieu de travail tout-en-un avec la recherche
La consolidation des informations permet d'y accéder. Mais cela ne suffit pas. Imaginez que vous fassiez partie d'une équipe de développement de logiciels et que vous deviez passer du temps à rechercher les critères d'acceptation de la fonctionnalité que vous êtes en train de programmer.
Pour être efficaces, les équipes doivent pouvoir trouver des informations sans avoir à payer une taxe supplémentaire pour les activer/désactiver. La recherche universelle de ClickUp University est conçue pour éviter cela.
- Trouvez rapidement n'importe quel fichier, qu'il se trouve dans ClickUp, dans une application connectée ou sur votre disque local
- Ajoutez des commandes de recherche personnalisées, comme des raccourcis vers des liens, le stockage de texte pour plus tard, et plus encore, pour rechercher n'importe quoi en un seul endroit
- Étendez la recherche à vos applications favorites et effectuez des recherches en un seul endroit
- Effectuez des recherches à partir d'à peu près n'importe où, y compris le centre de commande, la barre d'action globale ou votre bureau
Effectuez des recherches sur toutes les plateformes, tous les fichiers et toutes les applications avec ClickUp Recherche universelle
Automatisation
Les équipes basculent entre diverses applications pour de petites tâches, comme la mise à jour du statut ou la vérification d'une tâche, dont beaucoup peuvent facilement être automatisées. L'automatisation rationalise les flux de travail, gère les tâches répétitives et minimise les efforts manuels.
ClickUp Automations
Avec plus de 100 Automatisations ClickUp les automatisations de ClickUp éliminent les tâches fastidieuses, telles que l'attribution de tâches, la publication de commentaires, la modification de statuts, la notification de retards, etc.
Par exemple, les informations d'un client saisies dans la base de données de logiciel de gestion des commandes peuvent être automatiquement mis à jour vers ClickUp, ce qui permet un flux de travail partagé unique et élimine la nécessité de saisir manuellement les mêmes données à plusieurs endroits.
Automatisez les flux de travail importants pour vous avec ClickUp Automatisations
ClickUp Brain
Mettez l'IA au travail sur vos tâches pour éliminer la taxe de toggle. Qu'il s'agisse de résumer des notes de réunion ou de vous apporter des réponses, ClickUp Brain peut être votre assistant personnel pour vos besoins uniques.
Exploitez la puissance de l'IA avec ClickUp Brain
Économisez sur la taxe de basculement avec ClickUp
La majeure partie du travail dans le monde numérique dépend de données provenant de divers endroits. La valeur que ces données fournissent est souvent le plus grand différentiateur d'une organisation. Pourtant, le prix que vous payez pour cela - c'est-à-dire la taxe Toggle - peut souvent être trop élevé et aucun.. technique de gestion du temps peut empêcher cela.
ClickUp est là pour vous aider. Avec un grand nombre de fonctionnalités, d'affichages, d'intégrations et une recherche universelle alimentée par l'IA, ClickUp est conçu pour être votre espace de travail tout-en-un.
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