Cuando llega el momento de pagar a tus empleados por su duro trabajo, contar con un proceso bien organizado es clave. Quieres asegurarte de que les pagas por el número correcto de horas y de que realizas el seguimiento del historial de pagos de la organización.
Aunque, sin duda, puedes hacerlo a mano con una calculadora, hay formas más rápidas y eficaces de terminar esta tarea. Sumar las horas de cada empleado en una empresa grande simplemente no es un buen uso de tu tiempo. Ahí es donde entran en juego las plantillas de nóminas.
El uso de una plantilla de nóminas garantiza la precisión, proporciona un valioso historial de datos de pagos y simplifica la gestión de tu presupuesto. Y lo mejor de todo es que el tiempo que ahorras al no tener que realizar manualmente las tareas relacionadas con las nóminas lo puedes dedicar a alcanzar tus metas y hacer crecer tu empresa.
En este artículo descubrirás qué es una plantilla de nóminas y cómo elegir la más adecuada para tu empresa. Te ofrecemos 10 plantillas de nóminas gratuitas de ClickUp y Excel para que las pruebes hoy mismo y gestiones las nóminas de forma más eficiente.
¿Qué es una plantilla de nóminas?
Una plantilla de nóminas es una herramienta que realiza el seguimiento y documenta las tarifas por hora y los tipos impositivos del estado y el país de cada empleado. También tiene en cuenta las deducciones para que puedas pagar a tus empleados correctamente. Existen opciones de plantillas de nóminas semanales, mensuales y anuales, lo que facilita el envío de pagos para diferentes tipos de contratos.
Las plantillas de nóminas suelen incluir información básica de los empleados, como el nombre, las horas trabajadas, la remuneración correspondiente y los datos fiscales. Esta información esencial se reproduce automáticamente de una semana a otra o de un mes a otro, lo que te permite crear un calendario de pagos continuo.
La mayoría de las plantillas también incluyen secciones para las vacaciones pagadas (PTO), las bajas por enfermedad y las horas extras. Estas categorías adicionales te ayudan a realizar el seguimiento de tus empleados y a mantener organizado tu proceso de gestión de nóminas.
En esencia, las plantillas de nóminas son una opción estupenda para los propietarios de empresas que no quieren gastarse una fortuna en externalizar la gestión de proyectos o las tareas contables. Las plantillas de gestión de nóminas te permiten controlar los presupuestos, evitar errores de cálculo y garantizar que los pagos se realicen a tiempo, todo ello mientras ahorras dinero.
Los riesgos relacionados con la nómina comienzan antes del día de pago
Cuando las aprobaciones, los registros y el seguimiento se reparten entre hojas de cálculo y correos electrónicos, un paso que se pase por alto puede convertirse rápidamente en un problema de pago. Hazte con 10 agentes de flujo de trabajo de RR. HH. diseñados para reducir las tareas administrativas relacionadas con la nómina, las solicitudes y la elaboración de informes.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de nóminas?
¿Estás listo para encontrar la plantilla de nóminas perfecta para tu empresa? Antes de profundizar en algunas de las plantillas que utilizamos habitualmente, conviene saber qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir una.
Una buena plantilla de nóminas debería incluir:
- Informes sobre patrones y tendencias: una buena plantilla te permitirá realizar el seguimiento de los informes de asistencia, los reembolsos y los registros de nóminas. Puedes utilizarlos para identificar los patrones y comportamientos de los empleados en toda la empresa.
- Salario neto y salario bruto: Cualquier plantilla de nóminas que se precie incluirá los detalles del salario bruto y neto, incluyendo prestaciones como las ayudas para el seguro médico, las bonificaciones y cualquier subsidio de vivienda y transporte.
- Automatización: Las plantillas de nóminas están pensadas para facilitarte la vida. Elige una que automatice las tareas periódicas relacionadas con las nóminas y las asigne a los miembros adecuados del equipo.
- Funciones de colaboración: Gestiona la nómina de forma fluida entre los departamentos de contabilidad y recursos humanos (RR. HH.) con una plantilla que te permite colaborar en tiempo real.
- Opciones de personalización: Todas las empresas tienen necesidades específicas y algunas pueden tener que cumplir con requisitos legales. Elige una plantilla personalizada para crear la documentación y los sistemas que necesitas para pagar correctamente a tus empleados.
Ahora que ya sabes qué debes tener en cuenta a la hora de elegir una plantilla de nóminas, es el momento de valorar tus opciones y elegir la que mejor se adapte a tu empresa.
10 plantillas gratuitas para la gestión de nóminas
Aquí hemos recopilado una lista de 10 plantillas gratuitas para la gestión de nóminas que te permitirán agilizar el proceso. Tanto si diriges una pequeña empresa con unos pocos empleados como si se trata de una gran empresa con varios departamentos, hay una opción que te facilitará la gestión de las nóminas. ✨
1. Plantilla de informe de nóminas de ClickUp
Evita errores de cálculo y agiliza tus flujos de trabajo de pago con la plantilla de informe de nóminas de ClickUp. Esta herramienta facilita la recopilación y el almacenamiento de la información de los empleados, incluyendo el nombre, el ID, el rol y los datos de contacto básicos.
La plantilla de nóminas también tiene funciones para el departamento del empleado, los créditos de vacaciones y las retenciones fiscales.
Personaliza la plantilla para incluir el período de pago que desees, ya sea semanal, quincenal, mensual o anual. Indica los salarios por hora, mensuales o anuales, junto con las tarifas de las horas extras.
Una de las mejores funciones de esta plantilla de ClickUp es el control de tiempo integrado. Haz que tus empleados registren el tiempo dedicado a las tareas durante su jornada laboral. Esta información se introduce automáticamente en tu informe de nóminas para agilizar los pagos.
2. Plantilla de hoja de horas de ClickUp Services
El seguimiento de las nóminas y la elaboración de los procesos de pago pueden resultar complejos, sobre todo si tienes que pagar a tus empleados en función de los servicios que prestan. Ahí es donde entra en juego la plantilla de hoja de horas de servicios de ClickUp.
Utiliza esta hoja de horas para realizar el seguimiento de las horas facturables y los servicios prestados por cada empleado. Esto facilita la elaboración del calendario de pagos y permite tener toda la información importante sobre los pagos en un solo lugar.
📮Perspectiva de ClickUp: El 92 % de los trabajadores del conocimiento utiliza estrategias personalizadas de gestión del tiempo. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de gestión de flujos de trabajo aún no ofrecen funciones integradas sólidas de gestión del tiempo o de establecimiento de prioridades, lo que puede dificultar una priorización eficaz. Las funciones de programación y control de tiempo de ClickUp, impulsadas por IA, pueden ayudarte a transformar estas conjeturas en decisiones basadas en datos. Incluso pueden sugerirte franjas horarias óptimas para concentrarte en las tareas. ¡Crea un sistema de gestión del tiempo personalizado que se adapte a tu forma real de trabajar!
Empieza por crear una hoja de cálculo, asegurándote de incluir columnas para las fechas, las horas de inicio y fin, los tipos de servicios prestados, el nombre del empleado y el número de horas trabajadas. Introduce los datos a medida que el empleado preste sus servicios y calcula el total de horas para determinar la remuneración semanal o mensual.
La plantilla también ofrece información sobre cuánto estás gastando en cada proyecto. Úsala para decidir cómo asignar los recursos y gestionar las expectativas presupuestarias. Accede a la vista «Tablero» para obtener una panorámica de todos los servicios prestados y los pagos realizados, filtrados por tipo de proyecto o por empleado.
3. Plantilla de plan de proyecto de nóminas de ClickUp
Elimina los errores, reduce el tiempo que dedicas a las tareas administrativas y agiliza la gestión de nóminas con la plantilla de plan de proyecto de nóminas de ClickUp. Esta plantilla resulta especialmente útil para empresas grandes o pequeñas que tienen necesidades de gestión de nóminas más complejas.
La plantilla funciona como un plan de proyecto para todos tus trámites de nóminas. En primer lugar, utiliza la plantilla de presupuesto de nóminas para crear un documento de inicio del proyecto y documentar los resultados esperados y los recursos que necesitarás para gestionar los salarios de los empleados.
A continuación, identifica a los miembros del equipo que desempeñan un rol activo en el proceso de gestión de nóminas y crea automáticamente tareas para ellos. Pueden ser tareas puntuales, como elaborar procedimientos de nóminas y documentación para autónomos.
También hay opciones para tareas periódicas y recordatorios para procedimientos de pago habituales, como la nómina mensual.
4. Plantilla de plan de proyecto para la implantación de la gestión de nóminas en ClickUp
Si aún no dispones de un sistema de nóminas, necesitas uno. La plantilla de plan de proyecto para la implantación de nóminas de ClickUp transforma una tarea compleja y que requiere mucho tiempo en algo más fácil de gestionar que nunca. Crea una hoja de ruta para todos tus procesos de nóminas, garantizando la precisión, el cumplimiento normativo y la seguridad.
Utiliza la plantilla para configurar tu sistema de nóminas, agilizar la incorporación de empleados y supervisar las entradas de datos en todas las tareas relacionadas con los pagos. Empieza por informarte sobre el tipo de sistema de nóminas o software de RR. HH. que necesitas para gestionar los salarios de los empleados.
A continuación, utiliza la plantilla para identificar a las personas de los departamentos de contabilidad, recursos humanos y TI que tendrán un rol en el proceso de pago. Después, elige un servicio o un programa de gestión de nóminas. Establece un cronograma y unas estimaciones presupuestarias para poner en marcha el sistema.
Por último, prepara la documentación necesaria para cada paso, incluyendo las hojas de horas de los empleados, las nóminas y las plantillas del registro de nóminas. Utiliza ClickUp Docs para almacenar estos documentos y crea tareas para que los empleados rellenen sus hojas de horas y para que los miembros del equipo de contabilidad procesen los pagos.
5. Plantilla de informe de resumen de nóminas de ClickUp
La plantilla de informe de resumen de nóminas de ClickUp te permite registrar todos los datos y costes de nóminas en una única ubicación práctica. Consulta rápidamente los pagos acumulados en lo que va de año, comprueba los créditos de vacaciones pagadas y añade comentarios sobre circunstancias especiales o para señalar problemas de pago anteriores.
Utiliza la plantilla de RR. HH. para documentar la información relativa a la nómina, incluyendo los datos de contacto de los empleados y sus salarios. Indica con qué frecuencia se pagará a los empleados, ya sea mensualmente para los trabajadores por horas o quincenalmente para los asalariados. Rellena la información relativa a las retenciones de la nómina, incluidas las de la Seguridad Social y el impuesto sobre la renta.
Toda esta información es clave para no sobrepasar tu presupuesto de nóminas. Esta plantilla ofrece datos detallados sobre a quién se le paga qué y realiza un seguimiento de pagos como las vacaciones y las bajas por enfermedad, lo que te permite tener un control total sobre la gestión de las nóminas.
Además, se trata de información fundamental en caso de que surja algún problema legal relacionado con las horas de trabajo o los salarios.
6. Plantilla de historial de pagos de ClickUp
Tanto si diriges una pequeña empresa como si necesitas llevar un control de los gastos en una empresa más grande, la plantilla de historial de pagos de ClickUp simplifica la gestión de las nóminas. Úsala para llevar un seguimiento de todos los pagos realizados por tu empresa, tanto si te centras en los pagos a empleados asalariados como en el pago a autónomos por su trabajo en proyectos específicos.
Utiliza la vista «Tabla de clientes» para ver una lista de todos los empleados y el importe total a pagar. También puedes indicar la forma de pago y subir una copia de la factura correspondiente.
Cambia a la vista «Todos los elementos» para ver una lista de todos los pagos que has realizado. Filtra por empleado para ver al instante un historial de sus pagos, o filtra por departamento para obtener información útil sobre la elaboración del presupuesto.
Crea fórmulas para calcular rápidamente los impuestos sobre las nóminas o las tarifas salariales en función de parámetros semanales, mensuales u horarios. Utiliza el formulario de recibo de pago para añadir al instante nuevos registros de pago a la lista. Comparte el formulario con contratistas y autónomos para que puedan añadir automáticamente sus solicitudes de pago a la cola.
7. Plantilla sencilla de acuerdo de pago de ClickUp
La plantilla «Acuerdo de pago sencillo» de ClickUp es una forma sencilla de establecer las condiciones y expectativas relativas a la nómina de la empresa. También resulta útil para aquellas empresas que necesitan registrar las condiciones de los préstamos cuando trabajan con autónomos, como parte de los sistemas de gestión de contratistas.
Esta plantilla presenta un diseño sencillo con la redacción habitual de los acuerdos de pago. Rellena la información básica, como fechas, nombres e importes de pago. Introduce el calendario de pagos e indica las condiciones en caso de impago.
8. Plantilla de formulario de pago de ClickUp
La plantilla de formulario de pago de ClickUp facilita el seguimiento de las facturas y los pagos realizados a empleados o clientes. Para utilizarla como parte de tu proceso de nóminas, empieza por crear un formulario de pago utilizando la plantilla. Rellena la información con el nombre del empleado, sus datos de contacto y la forma de pago.
Configura automatizaciones para que, al completar un formulario, se active una nueva tarea para tramitar el pago. Personaliza las automatizaciones para adaptarlas a las necesidades de tu empresa y asigna las tareas a los departamentos correspondientes.
A continuación, accede a la vista «Seguimiento de pagos» para ver una lista de todos los formularios de pago actuales y anteriores. Utiliza los filtros para acotar la vista por forma de pago, empleado o importe. Sube los recibos para realizar el seguimiento de toda la información relevante de forma sencilla en un único panel.
Utiliza la vista «Tablero» para obtener una panorámica de todos los pagos en curso, los nuevos pedidos y los pagos completados. Abre una tarjeta de tarea para obtener información más detallada sobre el pago concreto en cuestión.
¿Sabías que ClickUp también te permite realizar el seguimiento del tiempo creando hojas de horas personalizadas para tu equipo? ¡Descubre cómo sacarle el máximo partido en este breve vídeo!
9. Plantilla de Excel para hojas de horas para la gestión de nóminas
Las plantillas de hojas de horas son una forma estupenda de llevar a cabo el seguimiento del tiempo que dedica un empleado a realizar las tareas propias de su puesto. La plantilla de hoja de horas para nóminas de Excel de Microsoft 365 es una hoja de cálculo fácil de usar diseñada para su uso en Microsoft Excel.
Asigna una hoja de horas a cada empleado y pídeles que anoten cada día la hora de entrada y la de salida. Asegúrate de que registren sus pausas para comer. Introduce fórmulas en la minicalculadora de nóminas para que genere automáticamente el número total de horas de trabajo a la semana.
Incluye secciones para los importes y las posibles retenciones en la plantilla de nóminas de Excel. Utiliza la plantilla de hoja de nóminas para generar pagos semanales, quincenales o mensuales a cada empleado.
Esta plantilla es ideal para pequeñas empresas o firmas que trabajan con contratistas y autónomos. Dado que se trata únicamente de una hoja de horas y no forma parte de una herramienta de gestión de proyectos más amplia, puede resultar demasiado sencilla para organizaciones con numerosos departamentos y muchos empleados asalariados.
10. Plantilla de Excel para la nómina mensual de empleados de Vertex42
Si cuentas con un contable o un servicio de nóminas en línea, pero aún así deseas disponer de documentación interna, como un registro de nóminas de los empleados, utiliza la plantilla de nóminas para empleados en Excel de Vertex42. Esta plantilla de nóminas mensuales en Excel está diseñada para propietarios de pequeñas empresas que solo necesitan llevar un seguimiento de la información relativa a las nóminas y no tienen que encargarse de realizar los pagos.
Utiliza la pestaña «Información del empleado» para registrar el nombre del empleado, sus datos de contacto, la fecha de contratación, la información salarial y las prestaciones. En la pestaña «Registro de nóminas», anota el número de horas trabajadas por el empleado, las fechas de pago y la información fiscal.
Completa la plantilla de presupuesto de nóminas para obtener un desglose de tu presupuesto más fácil de clasificar.
Extra: ¡Plantillas de presupuesto de Documentos de Google!
Simplifica la gestión de nóminas y crea procesos eficientes
Tanto si diriges una gran empresa con docenas de empleados como si gestionas un pequeño negocio con una combinación de contratistas, autónomos y empleados fijos, necesitas un proceso de nóminas optimizado. Utiliza estas plantillas de nóminas para crear de forma personalizada un sistema de nóminas que se adapte a tu negocio.
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