Cuando se gestionan varios proyectos de clientes a la vez, los pequeños retrasos pueden acumularse rápidamente.
Un resumen que carece de detalles clave puede ralentizar el inicio de un proyecto, mientras que un rastro de activos dispersos puede ralentizar las revisiones. Por eso son importantes las herramientas de gestión de proyectos de las agencias.
ClickUp le ofrece un entorno de trabajo de IA convergente que puede utilizar para todas las operaciones de su agencia. Puede gestionar la admisión, el alcance de los proyectos, la entrega, la comunicación, las aprobaciones y la elaboración de informes desde el mismo sistema, lo que le ayudará a ahorrar tiempo y a aumentar la productividad de su equipo.
En este artículo, le guiaremos paso a paso sobre cómo puede configurar ClickUp para las operaciones de su agencia.
⭐Plantilla destacada
A medida que su agencia crece, la entrega se vuelve más compleja. Es entonces cuando la gestión de la agencia se vuelve más difícil de estandarizar, incluso si su personal está haciendo un gran trabajo.
La plantilla de gestión de agencias de ClickUp es un buen punto de partida, ya que está diseñada para cubrir todo el ciclo de la agencia. Abarca todos los procesos, desde el equipo de ventas y el alcance del proyecto hasta la incorporación de clientes, la entrega del proyecto y los comentarios de los clientes.
Lo que realmente necesitan las operaciones de una agencia (antes de configurar cualquier herramienta)
Las operaciones de la agencia se interrumpen cuando el proceso reside en la mente de las personas. A medida que aumentan los proyectos de los clientes, el trabajo comienza a cruzar más roles y más cronogramas. Es entonces cuando los detalles de admisión perdidos y las aprobaciones lentas se convierten en tareas atrasadas.
Antes de configurar cualquier herramienta de gestión de proyectos, tenga claro qué necesidades de flujo de trabajo debe satisfacer su agencia cada semana.
✅ Estos son los requisitos que mantienen estables las operaciones de la agencia a medida que esta crece:
Admisión y alcance fiables
Si las solicitudes llegan a través de hilos de chat y correos electrónicos a medio completar, el alcance del proyecto sigue siendo confuso. Sus gestores de proyectos pierden tiempo extrayendo información básica. Entonces, su plan de lanzamiento cambia a mitad de camino porque el briefing nunca estuvo realmente «listo».
Usted quiere una definición de «listo» que sea coherente en todos los proyectos de la agencia:
- La solicitud tiene una meta clara y un tipo de entrega definido.
- Se nombran las partes interesadas clave y los miembros relevantes del equipo.
- Las fechas límite y las dependencias se pueden ver desde el principio.
🧠 ¿Sabías que...? El método del camino crítico (CPM) tiene su origen documentado en un trabajo iniciado en diciembre de 1956, liderado por un esfuerzo de programación impulsado por DuPont y descrito posteriormente por las personas involucradas. Esa es, básicamente, la base histórica del pensamiento moderno sobre la dependencia: si una tarea dependiente se retrasa, todo el cronograma puede verse afectado.
Visibilidad que funciona en la vida real.
La visibilidad no consiste solo en ver su lista de tareas. Necesita visibilidad en todas las operaciones de su agencia que responda rápidamente a tres preguntas:
- ¿Qué es lo próximo en la entrega al cliente?
- ¿Qué está bloqueado, en riesgo o a la espera de alguien?
- ¿Qué trabajo se avecina que requiera la asignación de recursos ahora mismo?
Aquí es donde muchas herramientas de gestión de proyectos de agencias fallan para las agencias digitales. Muestran actividad, pero no lo que realmente es seguro confirmar.
🧠 ¿Sabías que...? Uno de los primeros elementos visuales de programación conocidos, el harmonograma, fue creado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki y posteriormente descrito como un método de programación fundamental. La conclusión para las operaciones de las agencias es atemporal: cuando el trabajo es visible como un sistema (no solo
Claridad en cuanto a la capacidad y la carga de trabajo
La gestión de la carga de trabajo no es algo que se hace después de que la semana se haya descarrilado. Es un hábito de planificación que le ayuda a planificar con antelación la disponibilidad de todo su equipo.
Para que esto sea práctico, decida de antemano cómo va a estimar el trabajo. Muchas agencias lo simplifican con:
- Una escala de esfuerzo ligera vinculada a las horas previstas.
- Un conjunto básico de «tareas estándar» con duraciones estimadas típicas.
- Una comprobación semanal de la capacidad para que pueda reequilibrar antes de que se pasen las fechas límite.
Una ruta de aprobación definida
Las aprobaciones se estancan cuando nadie sabe qué significa «aprobado», dónde deben ir los comentarios o quién debe dar el visto bueno. Lo ideal es contar con una ruta de aprobación clara con pasos coherentes, para que los miembros de su equipo puedan avanzar con absoluta claridad.
Una ruta de aprobación útil es específica en cuanto a:
- Quién aprueba cada fase (revisión interna frente a revisión del cliente)
- ¿Qué se considera feedback final y qué se considera sugerencia?
- ¿Qué ocurre cuando los comentarios llegan tarde y cómo afecta eso a las tareas dependientes?
📖 Lea también: Creación de un diagrama y un gráfico del flujo de trabajo: guía paso a paso para optimizar los procesos
Responsabilidad que se puede medir
El trabajo de la agencia avanza cuando cada tarea tiene:
- Un único propietario
- Un estado claro de las tareas
- Fechas límite reales
- Un siguiente paso sin obstáculos.
Cuando la propiedad es difusa, el trabajo se estanca. El PMI ha informado de que el 11,4 % de la inversión se desperdicia debido al bajo rendimiento de los proyectos, por lo que la ejecución medible es importante incluso en el trabajo creativo.
Cuando se alinean primero estos requisitos, la implementación de herramientas operativas como ClickUp se vuelve mucho más fácil. Puede correlacionar la estructura de su entorno de trabajo con la forma en que los equipos de su agencia realizan realmente el trabajo, en lugar de forzar su proceso para que se ajuste a la herramienta.
📮 Información de ClickUp: El 25 % de las personas cree que los agentes de IA podrían ayudarles a mantenerse organizados.
Y tienen razón. Los agentes de IA pueden ayudarle a mantenerse organizado avanzando en las tareas, asignando responsabilidades, estableciendo plazos y gestionando el seguimiento rutinario que, de otro modo, se retrasaría.
Sin embargo, solo funciona cuando un agente puede actuar en nombre de otra persona dentro de los límites adecuados.
Al operar dentro de un entorno de trabajo unificado en el que las tareas, los archivos y las conversaciones ya están conectados, los superagentes heredan los mismos permisos de usuario que las personas a las que prestan apoyo.
Esto significa que pueden tomar medidas (avanzar en las tareas, actualizar estados o enviar información de forma responsable) sin sobrepasar sus límites ni necesitar una supervisión constante.
Cómo configurar ClickUp para las operaciones de la agencia (paso a paso)
Cuando se trabaja en una agencia, la entrega de proyectos rara vez sigue un camino estructurado. Una campaña puede cambiar tras los comentarios de los clientes, o un plan de lanzamiento puede modificarse cuando un interesado se une tarde. Además, los miembros de su equipo se encargan de todo, desde los proyectos de los clientes hasta los nuevos negocios, al tiempo que atienden las solicitudes de última hora.
Esa combinación es normal en la vida de una agencia, pero ejerce presión sobre la forma de realizar la gestión de proyectos.
Aquí es donde la dispersión del trabajo empieza a afectar a la entrega. Se produce cuando las herramientas de gestión de proyectos de la agencia se dividen entre tareas, documentos, aprobaciones y la elaboración de informes. Esto hace que se pierdan actualizaciones y que las tareas atrasadas aparezcan a finales de la semana.
La proliferación de la IA añade otra capa. Si diferentes equipos utilizan diferentes herramientas de IA para informes, resúmenes y notas de reuniones, los resultados varían según la persona y el proceso. Se hace más difícil validar lo que ha cambiado y repetir lo que ha funcionado.
ClickUp aborda ambas cuestiones al actuar como un entorno de trabajo de IA convergente para agencias. Mantiene la planificación, la ejecución, la colaboración y el soporte de IA dentro de un único entorno de trabajo de ClickUp, de modo que los proyectos de los clientes permanecen conectados desde su recepción hasta su entrega.
✅ Estos son los 10 pasos para implementar ClickUp de forma que se adapte a las operaciones de su agencia.
Paso 1: Diseña la arquitectura de tu entorno de trabajo
Cuando la estructura del entorno de trabajo de ClickUp no está clara, los diferentes equipos pueden crear reglas diferentes. Esto da lugar a un seguimiento desigual de los proyectos de la agencia y a confusión sobre dónde asignar las tareas.
La jerarquía de ClickUp le ofrece una forma práctica de estructurar la entrega para que el flujo de trabajo de su agencia se mantenga coherente a medida que añade más proyectos de clientes. Puede utilizar los espacios, carpetas y listas de ClickUp como bloques de construcción para estructurar el trabajo de la agencia.
✅ Así es como ClickUp Jerarquía ayuda a configurar las operaciones de la agencia:
- Cree un espacio de entrega para la entrega al cliente, de modo que el trabajo activo permanezca en un solo lugar.
- Cree una carpeta por cada proyecto de cliente para proyectos grandes y, a continuación, utilice listas para las fases de entrega, como la incorporación, la producción, la revisión, el lanzamiento y el poslanzamiento.
- Para el trabajo con clientes de agencias pequeñas, cree una carpeta para proyectos de clientes pequeños y, a continuación, añada una lista por cliente para mantener la gestión de la agencia ordenada.
- Añada carpetas de apoyo para CRM, facturación, alcance del trabajo, compromisos posventa y comentarios de los clientes cuando los necesite.
💡 Consejo profesional: acelere las aprobaciones de los clientes con ClickUp para equipos creativos.
Los retrasos en la aprobación de proyectos suelen tener una causa fundamental: los comentarios se encuentran en demasiados lugares y nadie sabe cuál es el definitivo. Puede resolver este problema centralizando las conversaciones de revisión en el lugar donde se realiza el seguimiento del trabajo, de modo que los miembros de su equipo puedan cerrar los ciclos más rápidamente y proteger el cronograma del proyecto.
El flujo de trabajo de ClickUp se basa en mantener conectadas las solicitudes de cambios, las aprobaciones y las tareas. Esto garantiza que la entrega al cliente se mantenga estructurada incluso cuando las partes interesadas cambian de dirección a mitad del proceso.
✅ Así es como puede ayudarte:
- Mantenga las discusiones sobre aprobaciones en ClickUp Comments y ClickUp Chat enlazando tareas y etiquetando a los miembros del equipo relevantes, de modo que los comentarios permanezcan vinculados al elemento de trabajo adecuado.
- Optimice la revisión creativa con el flujo de comentarios y marcas de ClickUp, para reducir las idas y venidas y obtener la aprobación más rápidamente.
- Invite a los clientes como invitados y ajuste permisos, de modo que las partes interesadas puedan revisar y comentar sin acceder al trabajo interno.
Paso 2: Crear sistemas estandarizados de admisión y briefing
Una vez que la estructura está en marcha, la siguiente meta es la coherencia en la puerta de entrada. La recepción es donde las operaciones de la agencia suelen ralentizarse. Las solicitudes pueden llegar con detalles que faltan, lo que tiende a debilitar el alcance del proyecto y aumentar los ciclos de revisión posteriores.
Los formularios de ClickUp le ayudan a capturar los detalles correctos desde el principio y a dirigir las solicitudes al lugar adecuado, para que el trabajo comience de forma estructurada. Puede crear un formulario de ClickUp desde la barra de vistas, el hub de formularios o dentro de la jerarquía de ClickUp.
✅ Una configuración clara para los equipos de agencias debería incluir, por lo general:
- Determinar los datos de entrada, como el tipo de entrega, el canal, el contexto del plan de lanzamiento y las fechas límite establecidas como objetivos.
- Señales de propiedad como gestor de cuentas, solicitante y miembros relevantes del equipo.
- Señales de producción como la prioridad, la duración estimada y si hay tareas con dependencia.
📋 A continuación le mostramos cómo puede aplicar los formularios de ClickUp a las operaciones de la agencia:
- Correlacione las preguntas del formulario con campos personalizados para que cada nuevo proyecto de cliente llegue con datos estructurados para su filtrado y elaboración de informes.
- Utilice las preguntas obligatorias para obtener los detalles que necesitan sus gestores de gestión de proyectos antes de asignar tareas.
- Utilice la lógica condicional cuando sea posible para que el formulario solo solicite seguimientos cuando sea necesario, como añadir un campo de fecha límite cuando se seleccione la prioridad urgente.
💡 Consejo profesional: utilice ClickUp Brain para convertir una entrada desordenada en un resumen listo para comenzar.
La calidad de la información recibida es uno de los principales factores que impulsan la repetición del trabajo en las operaciones de las agencias. Incluso con un formulario sólido, los envíos pueden incluir metas vagas o comentarios pegados de hilos de correo electrónico. ClickUp Brain le ayuda a estandarizar lo que significa «listo para empezar» sin pedir a su equipo que realice tareas administrativas pendientes.
A continuación, se indican algunas formas muy eficaces en que las agencias utilizan ClickUp Brain en esta fase de admisión:
- Convierta las notas sin procesar en un resumen claro reescribiendo la solicitud en metas, entregables, público, canales y criterios de aceptación.
- Extraiga los datos que faltan escaneando el envío y generando una breve lista de «preguntas para confirmar» para el gestor de cuentas antes de comenzar el trabajo.
- Elabore una primera lista de tareas basada en el tipo de solicitud, para que los gestores de proyectos empiecen con un plan estructurado en lugar de partir de cero.
- Resuma el contexto extenso en un bloque de inicio rápido, para que los miembros relevantes del equipo puedan comprender el trabajo en minutos en lugar de leer un hilo completo.
Paso 3: Cree sus plantillas de proyecto y flujos de trabajo recurrentes.
Una vez que la admisión está limpia, necesitas una ejecución repetible. Sin plantillas, cada inicio se convierte en una reconstrucción personalizada, lo que crea entregas desiguales y tareas atrasadas evitables en todos los proyectos de la agencia.
Las plantillas de ClickUp le ayudan a codificar su mejor enfoque de entrega y reutilizarlo en todos los proyectos de la agencia. ClickUp también ofrece compatibilidad con tareas periódicas, que son útiles para la entrega rutinaria a los clientes.
✅ A continuación te explicamos cómo configurar plantillas para la gestión de proyectos de agencias:
- Guarde plantillas de proyectos con el estado de las tareas, las personas asignadas, las fechas límite y las dependencias de las tareas para que la planificación de los proyectos sea coherente en todos los proyectos de los clientes.
- Cree tareas periódicas para entregas rutinarias, como actualizaciones semanales y la elaboración de informes mensuales, para que el flujo de trabajo de su agencia no dependa de la memoria.
- Establezca una plantilla de tareas predeterminada para una lista cuando el trabajo se repita con frecuencia, de modo que las nuevas tareas comiencen con la misma estructura.
💡 Consejo profesional: Si su agencia crea los flujos de trabajo de entrega al cliente desde cero cada vez, las pequeñas diferencias en la configuración crean una confusión que se puede evitar.
La plantilla de gestión de agencias de ClickUp le ofrece un punto de partida estructurado para la gestión de agencias, de modo que pueda estandarizar la forma en que gestiona los proyectos de los clientes y mejorar el sistema con el tiempo sin tener que rediseñar su espacio de entrega.
🌻 Por qué le gustará esta plantilla:
- Estandarice la estructura de su espacio de entrega para que cada nuevo proyecto de cliente comience de forma organizada.
- Mantenga la coherencia de las plantillas de proyectos, las tareas periódicas y los pasos de entrega al cliente entre los diferentes equipos.
- Mejore los flujos de trabajo más rápidamente actualizando un sistema de referencia en lugar de corregir configuraciones dispersas.
Paso 4: Configurar la gestión de recursos y carga de trabajo
Una vez que los flujos de trabajo se estandarizan, la capacidad se convierte en el punto de presión. Incluso los procesos más sólidos se rompen cuando la asignación de recursos no es la adecuada, especialmente en proyectos en curso con tareas que tienen dependencia.
La vista de carga de trabajo de ClickUp le ayuda a planificar la asignación de recursos mediante la visualización de la carga de trabajo de los miembros del equipo. Puede medir la carga de trabajo utilizando recuentos de tareas, duraciones estimadas, puntos de sprint o Campos personalizados, y verla por día, semana o mes.
✅ Así es como la vista Carga de trabajo ayuda a gestionar la carga de trabajo de los equipos de las agencias:
- Planifique la capacidad utilizando duraciones estimadas para que los cronogramas del proyecto reflejen el esfuerzo real, y no las mejores suposiciones.
- Agrupa por la persona asignada para detectar a tiempo la sobrecarga y reequilibrar antes de que se retrasen las fechas límite de entrega de los proyectos en curso.
- Establezca límites de capacidad para que quede claro cuándo alguien está por encima o por debajo de la capacidad, y pueda tomar mejores decisiones sobre los recursos.
Paso 5: Implemente un flujo de trabajo de aprobación claro.
Una vez que tenga listos los formularios de admisión y las plantillas, el trabajo comenzará a avanzar más rápido. Es entonces cuando las aprobaciones se convierten en la siguiente limitación. Si las revisiones se realizan en hilos dispersos, su equipo dedicará más tiempo a conciliar los comentarios que al progreso.
Esto es especialmente cierto en proyectos relacionados con elementos visuales, en los que suele ser difícil dejar comentarios detallados, como un archivo de vídeo o un grupo de nuevos diseños con múltiples elementos.
ClickUp Revisión le ayuda a recopilar comentarios claros sobre imágenes, vídeos y archivos PDF, ya que permite a los revisores añadir comentarios directamente en el archivo adjunto. También puede asignar comentarios, que se pueden convertir en elementos de acción rastreables para mantener una responsabilidad clara durante la revisión.
✅ Así es como ClickUp Revisión ayuda a las operaciones de la agencia durante los ciclos de revisión:
- Centralice los comentarios de revisión en el adjunto de la tarea para que los miembros de su equipo puedan actuar sobre la base de información precisa y reducir los ciclos de revisión.
- Asigne comentarios a los propietarios para que las correcciones avancen con una responsabilidad clara, en lugar de notas vagas del tipo «que alguien actualice esto».
- Conecte la aprobación con las dependencias de las tareas para que las tareas dependientes avancen en el orden correcto una vez completadas las aprobaciones.
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Paso 6: Organice los activos, los documentos y los entregables de los clientes.
Una vez definido cómo se desarrolla el trabajo y quién lo aprueba, el siguiente riesgo es la pérdida de contexto. Esto es especialmente cierto en el caso de los informes y los entregables, que a menudo terminan dispersos entre carpetas y herramientas.
ClickUp Docs le ofrece un lugar donde almacenar resúmenes, POE y notas de entrega junto con los proyectos de su agencia. También puede utilizar el hub de documentos para organizar, buscar y crear documentos y wikis desde una ubicación centralizada.
✅ Así es como ClickUp Docs ayuda a la gestión de agencias para el trabajo con clientes:
- Guarde cada nuevo proyecto de cliente en ClickUp Docs y vincúlelo a las tareas de ejecución para que la entrega se mantenga alineada con el material original.
- Utilice el hub de documentos para mantener los POE y los documentos de referencia fáciles de encontrar durante el trabajo activo, de modo que los miembros del equipo no pierdan tiempo buscando.
- Comparte documentos con permisos controlados para que los clientes puedan revisar los entregables correctos sin tener acceso al trabajo interno.
💡 Consejo profesional: Una vez que sus informes, POE y entregables estén en ClickUp Docs, el siguiente reto es la velocidad. La gente sigue perdiendo tiempo releyendo largos hilos o tratando de recordar por qué se tomó una decisión. ClickUp Brain MAX ayuda a los equipos de las agencias a obtener rápidamente el contexto adecuado y convertirlo en el siguiente paso concreto utilizando los mismos datos del entorno de trabajo en el que ya se basa el trabajo de su cliente.
Así es como suelen utilizarlo las agencias justo después de configurar ClickUp Docs:
- Capture notas de entrega al instante con Talk to Text y, a continuación, conviértalas en un resumen claro dentro del documento para que el equipo disponga del contexto más reciente sin tener que escribir nada más.
- Haga preguntas en Docs y en el trabajo conectado con Enterprise Search para encontrar decisiones, requisitos y el contexto de «por qué elegimos esto», de modo que los nuevos miembros del equipo se incorporen más rápidamente y los traspasos de los gestores de cuentas no creen lagunas.
- Obtenga actualizaciones orientadas al cliente del mismo documento, de modo que las notas de estado coincidan con lo que realmente se ha aprobado y está en curso, lo que reduce las idas y venidas durante los ciclos de revisión.
- Utilice un único lugar para acceder a los mejores modelos de IA (incluidos ChatGPT, Claude y Gemini) para que los diferentes equipos no tengan que saltar entre herramientas separadas para resúmenes, reescrituras y análisis.
Paso 7: Configure paneles de control para los gestores de proyectos y los directivos.
Con la organización de las admisiones, los flujos de trabajo, las aprobaciones y los activos, ahora puede localizar su trabajo en ClickUp. Ahora necesita la elaboración de informes que ayuden a su equipo a tomar decisiones rápidamente, sin tener que realizar un seguimiento manual del estado y sin tener que volver a crear la misma actualización cada semana.
Los paneles de ClickUp le ayudan a convertir sus datos de entrega en la elaboración de informes basados en roles, de modo que cada grupo vea lo que necesita sin tener que reconstruir la misma vista cada semana.
✅ A continuación te explicamos cómo configurar paneles que faciliten las operaciones de la agencia:
- Cree un panel de control de PM (gestión de proyectos) para el estado de las tareas, las tareas vencidas, los obstáculos y las fechas límite en todos los proyectos de los clientes.
- Cree un panel de control estratégico para los cronogramas de los proyectos, el progreso del plan de lanzamiento y lo que está en revisión frente a lo que está listo para publicar.
- Cree un panel de control de liderazgo para las tendencias de capacidad y el estado de la entrega en los proyectos en curso, incluido el control de tiempo cuando sea relevante.
💡 Consejo profesional: prepare los paneles para las reuniones con las tarjetas de ClickUp AI.
Los paneles de ClickUp le ofrecen visibilidad, pero las reuniones de la agencia siguen atascándose cuando alguien tiene que traducir los gráficos en una actualización. Las tarjetas de ClickUp AI ayudan a generar una capa de estado impulsada por IA directamente en sus paneles y vistas generales, utilizando el contexto del trabajo real de su equipo.
Así es como los propietarios de agencias y los gestores de proyectos suelen utilizar las tarjetas AI:
- Añada una tarjeta Resumen ejecutivo de IA para extraer los logros clave, los próximos pasos para las operaciones creativas, los riesgos y los obstáculos, de modo que los directivos puedan hacerse una idea sin tener que buscar en múltiples tarjetas.
- Utilice una tarjeta al estilo StandUp por IA para las reuniones semanales de gestión de proyectos o entrega, de modo que las actualizaciones se redacten a partir de la actividad real de las tareas y no se pasen por alto las tareas vencidas.
- Cree tarjetas de IA para aspectos específicos de las operaciones de la agencia, como una vista de panel por línea de servicio o gestor de cuentas, de modo que cada grupo vea lo que le interesa sin necesidad de la elaboración de informes manuales adicionales.
Paso 8: Automatice los traspasos, las notificaciones y el trabajo rutinario.
Una vez que su flujo de trabajo tiene visibilidad, aparecen patrones. Las mismas entregas se repiten una y otra vez. Se pasan por alto los mismos recordatorios. Aquí es donde la automatización resulta más útil, ya que permite estandarizar el seguimiento y mantener las tareas en marcha sin depender de que los gestores de proyectos impulsen cada paso manualmente.
Las automatizaciones de ClickUp le ayudan a estandarizar el seguimiento rutinario al desencadenar acciones cuando se produce un cambio, como cuando se actualiza el estado de una tarea o se crea una tarea.
✅ Estas son algunas automatizaciones de gran impacto para los equipos de agencias:
- Asigne automáticamente el trabajo cuando una tarea pase a una nueva fase, para que los traspasos no dependan de que alguien lo recuerde.
- Añada seguidores automáticamente o notifique a los miembros del equipo pertinentes cuando las tareas entren en revisión, para que las aprobaciones no se retrasen.
- Aplique automáticamente una plantilla o lista de control cuando se cree un nuevo proyecto de cliente, para que la configuración sea coherente.
📽️ Vea un vídeo: ¿Quiere ver rápidamente cómo encaja la automatización en las operaciones de la agencia? Aquí tiene una guía que puede seguir y copiar en su propio espacio de entrega.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Super Agents para reducir las deficiencias en el seguimiento de su equipo.
Las automatizaciones son ideales para pasos predecibles, pero las agencias también se enfrentan a trabajos complicados en los que el siguiente paso depende del contexto.
Los superagentes de ClickUp le ayudan cuando necesita un seguimiento estructurado que respete los matices. Esto es lo que pueden hacer:
- Asigne el trabajo al propietario adecuado cuando llegue un encargo, en función de la línea de servicio, el cliente o la prioridad.
- Pida los detalles que falten antes de comenzar el trabajo, para que el alcance del proyecto no sea una conjetura.
- Mantenga las tareas en marcha avisando a los propietarios cuando las fechas límite estén en riesgo, sin necesidad de que un gestor de proyectos tenga que estar pendiente de cada actualización.
- Estandarice la forma en que se cierra el trabajo, como confirmar que los enlaces, los activos y las aprobaciones finales estén adjuntos antes de marcar la entrega como completada.
Paso 9: Cree vistas fáciles de usar para los clientes y protocolos para el uso compartido de información.
Una vez estabilizadas las operaciones internas, la visibilidad del cliente se convierte en el siguiente nivel. Usted quiere que los clientes estén informados, pero no quiere que se entrometan en todo su espacio de entrega.
ClickUp le permite compartir las carpetas, listas y tareas adecuadas, mientras que los permisos de ClickUp le permiten controlar lo que los clientes y las partes interesadas pueden hacer dentro de lo que ha compartido. Así es como se protege el trabajo interno y, al mismo tiempo, se ofrece a los clientes una vista clara de la entrega.
✅ Aquí tiene una norma de uso compartido sencilla que puede aplicar en todas las cuentas:
- Usa compartido solo las ubicaciones y vistas orientadas al cliente necesarias para la revisión, de modo que los clientes vean lo que realmente importa.
- Establezca niveles de permiso por rol, como solo lectura para las partes interesadas y acceso a comentarios para los revisores.
- Estandarice lo que cada gestor de cuentas comparte, de modo que todas las listas de clientes sigan las mismas reglas.
«Al realizar un seguimiento eficaz de las tareas y proporcionar contexto (a través de la sección de descripción y comentarios), se reduce el cambio de contexto, lo que lleva a utilizar un solo sistema (ClickUp) en lugar de varios (GDrive, correo electrónico y Slack). »
«Al realizar un seguimiento eficaz de las tareas y proporcionar contexto (a través de la sección de descripción y comentarios), se reduce el cambio de contexto, lo que lleva a utilizar un solo sistema (ClickUp) en lugar de varios (GDrive, correo electrónico y Slack). »
Paso 10: Poner en práctica la mejora continua
Una vez que el sistema está en funcionamiento, el trabajo no ha terminado. Las operaciones de la agencia cambian a medida que crece su línea de servicios y evoluciona su enfoque de entrega. Este paso consiste en utilizar lo que aprende de la entrega de proyectos reales para perfeccionar su configuración, de modo que su proceso mejore sin volver a complicarse.
Los campos personalizados de ClickUp le ayudan a realizar el seguimiento de las señales de entrega coherentes, para que pueda mejorar el flujo de trabajo de su agencia utilizando datos reales.
✅ Así es como los campos personalizados contribuyen a la mejora continua:
- Estandarice información como la línea de servicio, la prioridad, el gestor de cuentas y la fase de entrega al cliente, para que la elaboración de informes sea coherente entre los diferentes equipos.
- Permita un mejor alcance del proyecto, como estimaciones de esfuerzo y etiquetas de complejidad, para que los cronogramas del proyecto sigan siendo realistas.
- Ayude a identificar las áreas en las que se ralentiza la entrega, como las aprobaciones, los traspasos y los ciclos de revisión.
📖 Lea también: Cómo mejorar la colaboración en proyectos a cualquier escala
Buenas prácticas para gestionar las operaciones de la agencia en ClickUp
Una vez que su configuración de ClickUp esté en funcionamiento, la coherencia es lo que la mantiene útil. La meta es crear un espacio de entrega que los equipos de su agencia puedan seguir cuando los proyectos de los clientes se intensifiquen y haya múltiples partes interesadas involucradas.
✅ Utilice estas buenas prácticas para mantener la estabilidad de las operaciones de la agencia a medida que esta crece:
Asigne propietarios claros del entorno de trabajo, en lugar de que «todos sean propietarios».
Su configuración se desviará si nadie se hace responsable del sistema. Elija entre uno y dos propietarios del entorno de trabajo (a menudo, un jefe de operaciones y un jefe de proyectos) que se encarguen de mantener la coherencia de su espacio de entrega a medida que crecen los equipos de la agencia.
Deles un mandato claro:
- Apruebe cualquier nuevo espacio o cambio importante en la jerarquía.
- Mantenga la plantilla de estado canónica y los Campos personalizados básicos.
- Sea dueño de la biblioteca de plantillas y actualice la cadencia.
Esto evita que la implementación de ClickUp se convierta en cinco interpretaciones diferentes de «la forma correcta» a medida que se incorporan nuevos miembros al equipo.
Fije sus estándares en plantillas de estado reutilizables.
Incluso cuando los equipos tienen buenas intenciones, los cambios de estado se producen con el tiempo. La forma más fácil de mantener el estado de las tareas coherente en todos los proyectos de los clientes es guardar el flujo de estado como una plantilla de estado reutilizable y luego aplicarla donde sea necesario.
Estas son algunas de las buenas prácticas que pueden seguir las agencias:
- Mantenga una plantilla principal de estado de entrega (su flujo de trabajo predeterminado).
- Mantenga una plantilla «ligera» opcional para el trabajo de agencias pequeñas si realmente la necesita.
- Evite crear conjuntos de estados específicos para cada cliente, a menos que el cliente tenga un modelo de entrega realmente diferente.
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Trate a los clientes como invitados y gestione el acceso de forma intencionada.
La colaboración con los clientes funciona mejor cuando decides lo que los clientes deben ver y hacer antes de compartir cualquier cosa. Los permisos de ClickUp varían según el rol (propietario/administrador/miembro/miembro limitado/invitado), la ubicación o el elemento, y los ajustes de tu plan, por lo que vale la pena hacerlo de forma intencionada.
Aquí tiene un enfoque práctico que puede seguir:
- Cree una «norma de acceso de clientes» sencilla para su agencia: qué se usa de forma compartida, qué se mantiene interno, quién puede comentar y quién solo puede ver.
- Utilice ubicaciones privadas cuando sea necesario y confirme quién puede acceder a qué antes de invitar a invitados.
- Revise el acceso de los invitados en momentos clave, como al final de un proyecto o durante una pausa en el contrato.
🧠 ¿Sabías que...? El 27 de octubre de 1994, HotWired (ahora parte de la historia de WIRED) publicó lo que se recuerda como el primer banner publicitario web, lo que supuso un punto de inflexión en las operaciones de marketing digital. Es un buen recordatorio de que, a medida que los canales evolucionan, las agencias que triunfan son aquellas que cuentan con sistemas capaces de absorber los cambios sin interrumpir la entrega.
Cree un manual interno de la agencia dentro de ClickUp y manténgalo actualizado.
Una configuración de ClickUp sigue siendo útil cuando las reglas de «cómo trabajamos» se encuentran en un solo lugar y son fáciles de seguir. Debe mantener sus conocimientos actualizados y conectados con el trabajo para que no se convierta en una wiki obsoleta.
Esto es lo que debe incluir en un manual ligero para agencias:
- Dónde se ubican los proyectos de nuevos clientes en la jerarquía
- Su definición inicial de «listo para empezar»
- Significado de los estados y reglas de aprobación
- Sus convenciones de nomenclatura de archivos y entregables
- Sus reglas de comunicación y uso compartido con los clientes
- Su lista de control mensual para la revisión del sistema
Cree una ruta de formación para cada rol, en lugar de una incorporación genérica.
Los problemas de adopción suelen parecer «que la gente se olvida de algunos pasos», pero la causa principal suele ser la confusión de roles. Un gestor de proyectos necesita hábitos de ClickUp diferentes a los de un diseñador o un gestor de cuentas.
Utilice las rutas de aprendizaje basadas en roles de ClickUp University para incorporar a las personas más rápidamente y mantener un uso coherente de ClickUp en los diferentes equipos.
Pruebe también estas buenas prácticas:
- Proporcione a los nuevos empleados una lista de control para la primera semana según su rol (gestor de proyectos, gestor de cuentas, creativo, directivo).
- Incluya un breve vídeo o documento sobre «cómo utilizamos ClickUp aquí» e incorpórelo a la formación inicial de roles y departamentos específicos.
- Realice una demostración en vivo de 30 minutos sobre el espacio de entrega una vez al mes para los nuevos empleados.
Consejo profesional: puede crear un «superagente» en ClickUp para configurar y ejecutar de forma autónoma flujos de trabajo de incorporación específicos para cada rol, tanto para clientes como para empleados.
Realice una rutina mensual de «higiene del sistema» para que los entornos de trabajo sigan siendo rápidos.
Incluso el trabajo de una gran agencia genera desorden. Sin una rutina de limpieza, su lista de clientes se vuelve desordenada, las búsquedas se vuelven más difíciles y la gente deja de confiar en lo que ve.
ClickUp admite el archivado en varios niveles (tareas, listas, carpetas, espacios) y los elementos archivados siguen siendo buscables, lo que es ideal para las agencias que necesitan un contexto histórico sin el desorden diario.
Aquí tiene una sencilla lista de control mensual que puede utilizar:
- Archiva las carpetas de clientes completadas o las listas que ya no estén activas.
- Archiva las tareas que ya no deben saturar las vistas activas.
- Revise la coherencia de los nombres y corrija los casos atípicos evidentes.
- Elimine o consolide las vistas que no se utilizan y que confunden a los nuevos miembros del equipo.
Mantenga las plantillas y los documentos con una cadencia de actualización real.
Las plantillas y los POE solo son útiles cuando reflejan cómo trabaja realmente su agencia en la actualidad. Establezca una cadencia de actualización y trátela como el lanzamiento de un producto, no como una solución ad hoc.
Pruebe estas buenas prácticas:
- Auditoría trimestral de plantillas: evalúe qué plantillas se utilizan, cuáles no y cuáles necesitan una actualización.
- Actualización mensual de los POE: actualice solo los elementos que causaron problemas en la entrega durante ese mes.
- Un único propietario para cada plantilla o sección de POE importante, para que las actualizaciones no se retrasen.
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Errores comunes que cometen las agencias al configurar ClickUp
Al configurar las operaciones de la agencia en ClickUp, la mayoría de los problemas de implementación se reducen a la inconsistencia. El entorno de trabajo de ClickUp se vuelve más difícil de gestionar cuando cada equipo configura los proyectos de los clientes de forma diferente o cuando la elaboración de informes depende de la limpieza manual.
Estos son algunos errores comunes que cometen las agencias creativas al configurar las operaciones de ClickUp:
Dejar que la estructura se expanda antes de que se establezcan los patrones de uso.
Cuando se crean muchos espacios, carpetas y listas desde el principio, no se consigue «más organización». Lo que se consigue es una fragmentación en la elaboración de informes y hábitos inconsistentes entre los equipos de la agencia. La guía de jerarquía de agencias de ClickUp se basa en mantener una estructura sencilla y coherente, y luego ampliarla solo cuando el patrón de entrega está claro.
✅ Esto es lo que debe hacer en su lugar:
- Mantenga un espacio de entrega principal hasta que el flujo de entrega de sus clientes sea estable.
- Añada nuevos espacios solo cuando resuelvan una necesidad real de acceso, elaboración de informes o flujo de trabajo.
Tratar los permisos como algo secundario
Las agencias suelen invitar rápidamente a clientes y contratistas, y luego pasan semanas corrigiendo ediciones accidentales o problemas de visibilidad. Los permisos de ClickUp varían según el rol, la ubicación, el tipo de elemento y el plan, por lo que un enfoque de uso compartido poco riguroso genera riesgos evitables.
✅ Esto es lo que debe hacer en su lugar:
- Decida qué significa «visibilidad del cliente» en el entorno de trabajo de su agencia antes de invitar a invitados.
- Estandarice el acceso por rol y luego reutilice el mismo enfoque en todos los proyectos de los clientes.
Uso de campos personalizados como vertedero
Los campos personalizados solo son útiles cuando las personas los mantienen actualizados. Cuando se añaden demasiados, las actualizaciones se omiten y la elaboración de informes deja de ser fiable. Este es un problema común en los sistemas de proyectos, ya que los equipos dejan de actualizar los metadatos que no afectan claramente a las decisiones.
✅ Esto es lo que debe hacer en su lugar:
- Mantenga un pequeño conjunto básico vinculado a decisiones como la prioridad, la línea de servicio, el gestor de cuentas, la fase de entrega y el esfuerzo.
- Revise regularmente el uso de los campos y elimine los que no se utilicen.
Permitir que se produzcan desviaciones del alcance a través de «solicitudes rápidas».
El alcance excesivo es un factor clásico que provoca el fracaso de los proyectos, y las agencias lo ven constantemente a través de solicitudes de cambios de última hora y peticiones de «solo una versión más».
✅ Esto es lo que debe hacer en lugar de lo pendiente:
- Defina cómo se registran, revisan y aprueban las solicitudes de cambio.
- Exija una comprobación clara del impacto en las fechas límite, la carga de trabajo y las tareas dependientes antes de realizar la confirmación.
Creación de paneles antes de que las reglas de datos sean reales
Los paneles solo reflejan lo que los miembros de su equipo mantienen actualizado. Si los propietarios de las tareas, las fechas límite y las reglas de estado de las tareas son inconsistentes, el panel será engañoso y los gestores de proyectos pueden perder la confianza en la elaboración de informes. El enfoque del panel de ClickUp asume que los datos de su entorno de trabajo se mantienen actualizados, ya que las tarjetas se extraen directamente de esos datos.
✅ Esto es lo que debe hacer en su lugar:
- Haga que la propiedad y las fechas límite sean innegociables para el trabajo de entrega al cliente.
- Primero, estandarice los estados y un pequeño conjunto de campos, y luego cree paneles.
«Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles en los que nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta su ubicación en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes».
«Con ClickUp, dimos un paso más allá y creamos paneles donde nuestros clientes pueden acceder y supervisar el rendimiento, la ocupación y los proyectos en tiempo real. Esto permite a los clientes sentirse conectados con sus equipos, especialmente teniendo en cuenta que se encuentran en diferentes países y, a veces, incluso en diferentes continentes».
Automatización de un flujo de trabajo que aún no es estable
La automatización puede ahorrar tiempo, pero también puede aumentar la confusión si los equipos siguen cambiando los estados, las plantillas o las reglas de enrutamiento. Este error se manifiesta en todos los entornos de proyectos como una «dependencia excesiva de las herramientas», en lugar de una clara propiedad y supervisión de los procesos.
✅ Esto es lo que debe hacer en lugar de lo pendiente:
- Estabilice primero el flujo de trabajo y, a continuación, automatice los traspasos y las notificaciones repetitivas.
- Revise las automatizaciones después de unos cuantos ciclos para confirmar que se ajustan al funcionamiento real del trabajo.
Gestione la entrega a los clientes y las operaciones de la agencia en un solo entorno de trabajo de ClickUp.
Cuando configura ClickUp para agencias con una estructura clara, proporciona a los miembros de su equipo un sistema en el que pueden confiar. Reduce los retrasos en las aprobaciones y mantiene organizados los proyectos de los clientes. También facilita la gestión de proyectos en curso.
Lo mejor es que el sistema se adapta al crecimiento de su agencia. A medida que su agencia crece, puede añadir líneas de servicio, incorporar nuevos miembros al equipo más rápidamente y mantener la gestión de la agencia medible en todos los proyectos en curso.
Cuando su espacio de entrega, documentos, paneles y automatizaciones funcionan juntos, la entrega al cliente se vuelve más fácil de repetir y mejorar con el tiempo. Regístrese en ClickUp de forma gratuita ✅.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Empiece por crear un espacio de entrega en su entorno de trabajo de ClickUp que cubra cómo gestiona los proyectos de los clientes de principio a fin. Estandarice primero la admisión, el estado de las tareas y las plantillas de proyectos, y luego añada paneles y automatizaciones una vez que su flujo de trabajo sea estable. Esto mantiene la coherencia en la gestión de proyectos a medida que su agencia crece y reduce las tareas atrasadas en los proyectos en curso.
La mayoría de las agencias digitales siguen la jerarquía de ClickUp con un espacio para la entrega al cliente y, a continuación, utilizan carpetas para agrupar el trabajo por carpeta de cliente o línea de servicio. Las listas suelen representar fases de entrega o flujos de trabajo recurrentes, de modo que los gestores de proyectos pueden realizar el seguimiento del cronograma de los proyectos y asignar tareas de forma coherente en todos los proyectos de la agencia.
Cree un espacio para las operaciones de la agencia y la entrega al cliente, y luego elabore listas que se ajusten al flujo de trabajo de su agencia, como la admisión, la incorporación, la producción, la revisión y el lanzamiento. Si gestiona muchos proyectos de clientes, utilice carpetas para cada cliente o para líneas de servicio, de modo que los miembros del equipo pertinentes puedan encontrar rápidamente las tareas de los clientes y mantener el estado de las tareas coherente.
Utilice los formularios de ClickUp para recopilar detalles sobre el alcance del proyecto, las partes interesadas, las fechas límite y los requisitos de entrega, y luego envíe las solicitudes a la lista adecuada. Aplique una plantilla de proyecto para que cada nuevo proyecto de cliente comience con las mismas tareas específicas, propietarios, dependencias de tareas y duraciones estimadas. Esto facilita un proceso de incorporación fluido y reduce la necesidad de reelaboraciones posteriores.
Para el trabajo basado en proyectos, utilice plantillas de proyectos, fechas límite y dependencias de tareas para mantener una secuencia clara en proyectos complejos. Para los clientes fijos, utilice tareas periódicas y control de tiempo para que las tareas periódicas de los clientes sean predecibles y la asignación de recursos sea más fácil. Esto proporciona a los gestores de cuentas y a los gestores de proyectos una visibilidad clara del trabajo activo y de lo que está en riesgo.
Comience con la plantilla de gestión de agencias de ClickUp para estandarizar la gestión de la agencia en todos los proyectos de los clientes, incluyendo la admisión, la entrega y la elaboración de informes. A continuación, cree plantillas de proyectos para sus trabajos más habituales, como planes de lanzamiento, producción de campañas, creación de sitios web e informes mensuales. Las plantillas ayudan a los miembros del equipo a ahorrar tiempo, ya que se evita tener que volver a crear la misma configuración para cada lista de clientes.