Los proyectos rara vez se desarrollan según el plan. Los nuevos requisitos, los cambios en los recursos, las desviaciones en el alcance e incluso los cambios en el mercado pueden hacer que un presupuesto anual rígido parezca... casi inútil. Para cuando haya finalizado el presupuesto anual, es posible que la mitad de sus hipótesis sean incorrectas.
La gestión ágil del presupuesto puede ser lo que necesita. Cuando establece presupuestos ágiles, asigna recursos y ajusta el presupuesto del proyecto trimestral o mensualmente en función del progreso real.
Este enfoque flexible mantiene la financiación alineada con las prioridades del mundo real, en lugar de con predicciones obsoletas. Como resultado, los equipos pueden pivotar rápidamente, reducir el desperdicio y ofrecer resultados de mayor impacto.
Profundicemos en qué es la presupuestación ágil en la gestión de proyectos, cómo implementarla y los retos y buenas prácticas a tener en cuenta.
¿Qué es la presupuestación ágil?
La presupuestación ágil aplica los principios de la gestión de proyectos ágil a la planificación financiera. Se basa en sesiones de planificación breves, reevaluaciones frecuentes y ajustes basados en datos. En resumen, su plan financiero se convierte en un sistema en constante evolución.
La ventaja de la gestión presupuestaria ágil es que su equipo estará en mejores condiciones para responder a las condiciones cambiantes del proyecto. Usted o su gestor de proyectos podrán estar al tanto de posibles problemas con mayor rapidez.
En el proceso tradicional de presupuestación en cascada, el presupuesto se establece por adelantado y permanece fijo durante el proyecto. Si el alcance o el cronograma cambian, o si se encuentran dificultades imprevistas, las posibilidades de respuesta o de realizar cambios en todo el proyecto son limitadas.
🚀 Ejemplo concreto: McKinsey descubrió que las organizaciones que aprovechaban prácticas ágiles avanzadas, incluida la financiación ágil, eran capaces de reaccionar a los cambios provocados por la pandemia de COVID-19 hasta dos veces más rápido que la media nacional.
Principios clave de la presupuestación ágil
- Asignación basada en el valor: financie las iniciativas que aporten más valor a la empresa y a los clientes.
- Revisiones iterativas: revise los presupuestos con frecuencia en lugar de esperar a una revisión anual.
- Flexibilidad con control: adáptese rápidamente, pero mantenga la responsabilidad con límites financieros claros.
- Transparencia y colaboración: los equipos de finanzas, operaciones y desarrollo deciden conjuntamente las prioridades presupuestarias y la asignación de recursos.
- Mejora continua: las lecciones aprendidas en cada ciclo permiten tomar decisiones presupuestarias más inteligentes en el siguiente ciclo.
¿En qué se diferencia la presupuestación ágil de la presupuestación tradicional?
La presupuestación tradicional suele ajustarse una vez al año, es aprobada por la dirección y rara vez se revisa. Aunque es predecible, a menudo deja a los equipos atrapados en supuestos obsoletos y con poco margen para reaccionar cuando las cosas cambian.
La presupuestación ágil adopta el enfoque contrario. Favorece la flexibilidad frente a la rigidez, revisa los presupuestos con frecuencia y financia las iniciativas que aportan más valor. A continuación se comparan ambos enfoques:
| Aspect | Presupuestación tradicional | Presupuestación ágil |
| Proceso de planificación | Fijado anualmente | Iterativo (trimestral, mensual o por sprint) |
| Flexibilidad | Bajo: difícil de ajustar a mitad de año. | Reasignación rápida y eficaz basada en los resultados. |
| Toma de decisiones | De arriba abajo, impulsado por las finanzas | Multifuncional y colaborativo |
| Enfoque | Control de costes y cumplimiento | Entrega de valor y adaptabilidad |
| Gestión de riesgos | Reactivo: riesgos gestionados tras la variación. | Proactivo: riesgos evaluados continuamente |
| Visibilidad | Elaboración de informes anuales limitados | Paneles de control en tiempo real y previsiones continuas |
⭐ Plantilla destacada
Cuando se trata de la presupuestación ágil de proyectos, el paso más importante es crear una estructura de desglose del trabajo (WBS) detallada. Desglose el alcance del proyecto en actividades y realice el seguimiento del presupuesto utilizando la plantilla de presupuesto de proyecto con WBS de ClickUp.
Visualice el progreso del proyecto y sepa al instante si está ahorrando o superando el presupuesto. ¡Cualquier gestor de proyectos que intente reducir costes y ahorrar tiempo debería utilizar esta plantilla!
Ventajas de la presupuestación ágil para los equipos de proyecto
Las ventajas de un proceso de presupuestación ágil incluyen:
Reaccione más rápidamente a los cambios del mercado
Los equipos pueden ajustar la financiación rápidamente cuando cambian las necesidades de los clientes o las condiciones del mercado.
⭐ Ejemplo: Su empresa SaaS lanza una nueva función basada en las historias de los usuarios, pero los comentarios de estos destacan otra función como más valiosa. Con la presupuestación ágil, su equipo puede reasignar inmediatamente los fondos para acelerar la nueva prioridad, en lugar de esperar al siguiente ciclo anual.
Alinee el gasto con el valor de la empresa
El flujo de recursos se dirige a las iniciativas con mayor impacto, en lugar de distribuirse de forma dispersa.
⭐ Ejemplo: Su equipo de marketing observa que una campaña publicitaria tiene un rendimiento inferior al esperado, mientras que otra supera las expectativas. La presupuestación ágil les permite retirar fondos de la campaña con bajo rendimiento y duplicar la inversión en la que está dando resultados.
Refuerce la colaboración entre equipos
Los responsables de finanzas, operaciones y proyectos comparten la responsabilidad en las decisiones de financiación.
⭐ Ejemplo: Durante una revisión trimestral, el equipo de producto y los responsables financieros deciden conjuntamente reducir una iniciativa para poder invertir más recursos en una función basada en IA.
Mejore la eficiencia y reduzca el desperdicio
Puede detener o reorientar los proyectos antes de que consuman recursos innecesarios.
⭐ Ejemplo: Su equipo depende de un conjunto de herramientas tecnológicas, pero no todas ellas aportan valor o se utilizan realmente, sin embargo, las suscripciones se siguen renovando porque nadie tiene visibilidad.
Con la gestión presupuestaria ágil, puede revisar estos gastos, recortar la financiación de herramientas que no tienen compatibilidad con las prioridades actuales y reasignar ese presupuesto a soluciones que realmente impulsan la productividad.
Entregue los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto
La supervisión continua ayuda a su equipo de gestión de proyectos a detectar problemas de forma temprana y corregir el rumbo para evitar retrasos y gastos excesivos.
⭐ Ejemplo: Su equipo de desarrollo se da cuenta a mitad del sprint de que una integración crítica de la API requerirá más tiempo y pruebas. En lugar de absorber los retrasos en las fases posteriores, el director del proyecto reasigna los fondos para incorporar recursos temporales de control de calidad. El proyecto se mantiene dentro del plazo previsto sin exceder el gasto total.
¿Cómo implementar la presupuestación ágil?
A continuación, le ofrecemos un desglose paso a paso sobre cómo implementar la gestión presupuestaria ágil.
Paso 1: Comprender las expectativas
Defina el propósito y los resultados esperados desde el principio para que sus prioridades se mantengan alineadas a lo largo de cada iteración. Esto debería formar parte de su plan de proyecto de alto nivel.
Además, defina el alcance del trabajo. ¿Por qué? Porque le servirá de guía para el proceso de presupuestación del proyecto.
- Haga una lluvia de ideas sobre los resultados clave: Las funciones, los resultados o los hitos que aportan valor empresarial.
- Divídalos en tareas más pequeñas: divida los OKR en sprints para mejorar la precisión de las estimaciones y permitir la reasignación cuando cambien las prioridades. Como tiene compatibilidad con previsiones continuas, puede realizar el seguimiento de los datos reales en cada iteración en lugar de esperar a los datos de costes al final del proyecto.
- Aclare quiénes son las partes interesadas: quiénes influirán en el presupuesto y quiénes revisarán el sprint para evitar reelaboraciones y comentarios contradictorios.
- Defina las necesidades: correlacione todos los recursos que afectan al alcance o al coste: esfuerzo humano, herramientas, integraciones, requisitos de cumplimiento y dependencias. En la presupuestación ágil, este inventario se convierte en su cartera de gastos pendientes. Los elementos se pueden reordenar según cambie el valor empresarial.
- Cree un cronograma: esboce puntos de control iterativos: revisiones de sprints, revisiones de financiación y retrospectivas de rendimiento. Alinéelos con su cadencia presupuestaria. Recuerde que no es algo inamovible.
Así es como ClickUp le ayuda
Reúna a todas las partes interesadas en un único entorno de trabajo para la elaboración de presupuestos y la planificación con el software de gestión de proyectos ClickUp. Los responsables del presupuesto ven cómo el gasto se relaciona con el progreso real del proyecto, los hitos y los resultados, y no solo con partidas separadas del trabajo que financian.
Del mismo modo, cada departamento puede tener vista de los presupuestos, las dependencias y las actualizaciones sin necesidad de cambiar de herramienta, lo que reduce los malentendidos y la duplicación.
Este enfoque elimina la dispersión del trabajo al consolidar la planificación del presupuesto y los recursos, el seguimiento y la ejecución del proyecto en un único entorno de trabajo de IA convergente. De este modo, los equipos financieros no necesitan herramientas de BI independientes para comprender los patrones de gasto de los proyectos. Y nadie tiene que buscar aclaraciones y respuestas en interminables hilos de chat y correos electrónicos.
🎷 Ver: Este tutorial le muestra cómo crear un plan de proyecto de alto nivel en menos de 30 minutos, desde la definición de las metas hasta la asignación de tareas. Abordaremos la forma más sencilla de completar una planificación completa y exhaustiva del proyecto. 🧠
📚 Bonificación Lea: Descubra cómo los equipos ágiles crean planes de proyecto que se adaptan a los cambios. Obtenga gratis el Manual de planes de proyecto.
Paso 2: Asignar presupuestos de forma iterativa
La columna vertebral del proceso de presupuestación ágil es que las cosas son dinámicas y flexibles. Las dos formas de hacerlo son: planificar el proceso en Sprints y priorizar las tareas.
En lugar de comprometer todo el presupuesto por adelantado, se asignan los fondos en incrementos más pequeños, normalmente de forma mensual o trimestral. Por supuesto, esto se basa en las prioridades actuales, los conocimientos validados y el ritmo real de progreso del proyecto.
Ágil también significa dar prioridad a lo más importante. Identifique las tareas de alta prioridad para cada sprint y asigne el presupuesto. Usted quiere que las actividades cruciales reciban atención financiera, y eso es lo que significa la priorización de tareas.
Así es como ClickUp le ayuda
ClickUp Sprints ayuda a los equipos a dividir los ciclos presupuestarios en plazos más cortos y manejables. Cada sprint tiene fechas de inicio y de finalización claras.
Puede asignar un presupuesto para cada trimestre (o cualquier otro cronograma, como Sprints) y realizar el seguimiento del gasto y los recursos dentro de cada ciclo. A continuación, ajuste las asignaciones para el próximo trimestre basándose en lo que haya aprendido.
En combinación con las prioridades de tareas de ClickUp, los equipos pueden marcar claramente qué tareas son urgentes, de alta, normal o baja prioridad. Esto garantiza que los fondos y recursos limitados fluyan primero a las iniciativas más críticas. Los elementos de menor prioridad siguen siendo flexibles y pueden dejar de ser prioritarios o retrasarse a medida que cambian las circunstancias.
💡 Consejo profesional: con ClickUp Brain, puede hacer preguntas como «¿Qué tareas del sprint están consumiendo más presupuesto?» o «¿Qué entregables están retrasados y cuál es el impacto en los costes?». Extrae datos de sus tareas, documentos y proyectos en tiempo real y muestra resúmenes, automatizaciones o alertas.
Paso 3: Colabore con equipos multifuncionales
Para que la presupuestación ágil sea eficaz, todos deben poder ver los mismos datos y hablar el mismo idioma. Esto incluye las finanzas, las operaciones, el producto y la gestión de proyectos.
Pero si el presupuesto está en hojas de cálculo que solo un departamento entiende o tiene acceso, se vuelve inútil.
La colaboración interfuncional garantiza que las decisiones presupuestarias no se tomen de forma aislada. Cuando los equipos comparten las prioridades y tienen visibilidad del gasto, es más probable que obtengan resultados dentro del presupuesto y a tiempo.
A continuación le mostramos cómo implementar la colaboración entre equipos de forma eficaz:
1. Establezca una visibilidad de uso compartido
Cree un único entorno de trabajo para tareas, costes y cronogramas. Esto ayuda a todos los equipos a comprender cómo su trabajo afecta tanto a la entrega como al presupuesto. Por ejemplo, el departamento financiero realiza el seguimiento del gasto en tiempo real.
Los gestores de proyectos ágiles ven la tasa de consumo por sprint. El producto y la ingeniería realizan el seguimiento del progreso en función del valor entregado.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Chat para discutir los ajustes presupuestarios, los sobrecostes o la asignación de recursos directamente en los canales del proyecto, en lugar de en hilos de correo electrónico dispersos o mensajes de Slack.
Etiquete a los miembros del equipo cuando necesite aprobaciones, informe a los jefes de departamento cuando reasigne fondos o recursos entre iniciativas y mantenga todas las conversaciones relacionadas con los proyectos específicos a los que afectan.
2. Establezca revisiones presupuestarias estructuradas
Celebra reuniones periódicas en las que los equipos revisen el rendimiento, debatan las ventajas e inconvenientes y tomen decisiones rápidas sobre la reasignación de recursos. Por ejemplo, el departamento financiero presenta información sobre las variaciones. El departamento de operaciones explica los obstáculos. La dirección valida los cambios basándose en el valor creado.
ClickUp SyncUps le permite realizar videollamadas y llamadas de audio rápidas directamente desde su entorno de trabajo de ClickUp. Revise los paneles, comente las tareas y actualice los elementos pendientes en tiempo real.
3. Alinearse en las definiciones de éxito
Los equipos financieros se centran en el retorno de la inversión como su métrica clave. El personal operativo tiene en cuenta la eficiencia. El departamento de entregas se fija en la velocidad. En resumen, cada equipo mide el éxito de una manera diferente.
Debe acordar métricas de éxito comunes. Estas pueden ser el coste por entrega, la tasa de adopción de funciones o la rentabilidad del sprint.
Paso 4: Cubra múltiples dimensiones de la facturación
Ser ágil significa mantenerse flexible y rentable. Un enfoque de tarifa fija puede funcionar para tareas cortas y bien definidas, pero puede crear fricciones en compromisos más largos e iterativos en los que el alcance cambia con frecuencia.
En términos más sencillos, debe tener en cuenta múltiples modelos de facturación (tarifa fija, tiempo y materiales, y facturación basada en anticipos). También debe realizar un seguimiento de las horas facturables frente a las no facturables, ya que no todas las tareas aportan ingresos directos. Sin embargo, todas las tareas añaden costes. El seguimiento de ambas le ayuda a proteger los márgenes.
Así es como ClickUp le ayuda
Utilice la función de control de tiempo del proyecto de ClickUp para clasificar cada tarea como facturable o no facturable. Con el tiempo, estos datos se traducen en una previsión de costes y decisiones de precios más precisas.
Es una buena práctica revisar la precisión de sus estimaciones en comparación con el tiempo real registrado y los datos facturables después de unos cuantos Sprints. Obtendrá una imagen más clara de los costes del proyecto, el margen y la velocidad del equipo.
Según el propietario de una pequeña empresa,
El control de tiempo de ClickUp es otra ventaja: hacemos un seguimiento de las horas dedicadas a las tareas para mantener los presupuestos bajo control y nos proporciona datos reales para perfeccionar el alcance de futuros proyectos.
El control de tiempo de ClickUp es otra ventaja: hacemos un seguimiento de las horas dedicadas a las tareas para mantener los presupuestos bajo control y nos proporciona datos reales para perfeccionar el alcance de futuros proyectos.
🚀 Ventaja de ClickUp: Deje que los agentes de ClickUp se encarguen del trabajo pesado de su presupuestación ágil. Como los agentes de ClickUp viven dentro de su entorno de trabajo, pueden actuar sobre los datos presupuestarios en tiempo real.
Los agentes de ClickUp funcionan como compañeros de equipo con IA, lo que le permite asignarles tareas financieras y operativas. Etiquete a un agente en una tarea o desactívelo mediante una automatización, y este se encargará del trabajo repetitivo que afecta al presupuesto.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Elabore informes sencillos para revisiones presupuestarias mensuales o trimestrales utilizando la actividad real de su entorno de trabajo.
- Supervisar las variaciones de costes o plazos entre sprints y notificar a las partes interesadas adecuadas cuando se superen los umbrales.
- Actualización de estados, propietarios o etiquetas en tareas bloqueadas, despriorizadas o que ya no se ajustan a las decisiones de financiación actuales.
📚 Más información: Software de presupuesto de proyectos para mantener el rumbo (en los buenos y en los malos momentos)
Paso 5: Realice el seguimiento de las métricas financieras y operativas
Usted quiere asegurarse de que su proyecto no caiga en las peligrosas aguas del gasto excesivo o del rendimiento inferior a las metas. Cada trimestre debe indicar si sus inversiones están dando resultados.
Los dos tipos de métricas más importantes que hay que supervisar son las financieras y las operativas. Entre ellas se incluyen:
| Categoría | Métrica | Por qué es importante en la presupuestación ágil |
| 💰 Finanzas | Variación presupuestaria | Revela el gasto excesivo o la infrautilización de los fondos en una fase temprana. |
| Tasa de ejecución o tasa de consumo | Muestra si es probable que se supere el presupuesto antes de completar el proyecto. | |
| Coste por entrega | Ayuda a evaluar la eficiencia y el coste de la creación de valor. | |
| Rentabilidad del sprint | Indica si cada sprint está generando rendimientos positivos. | |
| Precisión de las previsiones | Medidas de previsibilidad financiera | |
| ⚙️ Operativo | Velocidad del sprint | Refleja el ritmo de entrega y la productividad del equipo. |
| Duración del ciclo | Los ciclos más cortos permiten una retroalimentación más rápida y una mayor adaptabilidad. | |
| Utilización del equipo | Destaca la eficiencia de los recursos y el posible exceso o falta de personal. | |
| Frecuencia de las solicitudes de cambio | Realiza un seguimiento de la estabilidad y el control del alcance; las tasas elevadas indican una desalineación. | |
| Índice de defectos / Horas de reelaboración | Revela los costes ocultos que agotan los presupuestos y ralentizan la entrega. |
Otra buena práctica consiste en realizar retrospectivas presupuestarias después de cada ciclo para analizar qué ha funcionado, qué no y qué ajustes son necesarios.
Así es como ClickUp le ayuda
Los paneles de ClickUp le permiten centralizar y visualizar todas sus métricas financieras y operativas en un solo lugar. Conecte los datos de las tareas, los Campos personalizados y las integraciones para realizar un seguimiento del gasto presupuestario, la velocidad de los sprints y el retorno de la inversión en tiempo real.
Los paneles le permiten cambiar entre widgets, como gráficos de barras, gráficos circulares o gráficos de líneas, para identificar cuellos de botella de forma temprana y realizar el seguimiento de las tendencias de rendimiento en sprints o carteras.
Añada tarjetas basadas en IA para obtener información instantánea, desde resúmenes de variaciones presupuestarias hasta predicciones de la carga de trabajo.
¿Lo mejor de todo? Puede personalizar los paneles según el público. Cree resúmenes de vista general para la alta dirección, vistas detalladas de las variaciones para el departamento financiero o informes de velocidad a nivel de sprint para los responsables de proyectos.
💡 Consejo profesional: Los campos personalizados realizan el seguimiento de los presupuestos asignados, el gasto real y los fondos restantes a nivel de hitos, lo que proporciona a los equipos financieros y de proyectos visibilidad sobre si las inversiones están dando los resultados esperados antes de comprometer recursos adicionales.
Software y herramientas de presupuestación ágil
Incluso el mejor marco presupuestario fracasa sin las herramientas adecuadas. Las hojas de cálculo por sí solas no pueden gestionar las previsiones continuas, la modelización de escenarios o la colaboración interfuncional al ritmo que exige Agile.
A continuación se presentan algunas de las herramientas de presupuestación ágil que vale la pena explorar.
Cómo evaluamos el software en ClickUp
Nuestro equipo editorial sigue un proceso transparente, respaldado por investigaciones y neutral con respecto a los proveedores, por lo que puede confiar en que nuestras recomendaciones se basan en el valor real del producto.
Aquí tienes un resumen detallado de cómo revisamos el software en ClickUp.
1. ClickUp
Con ClickUp, obtienes una gestión de proyectos basada en IA, visibilidad financiera y colaboración interfuncional, lo que lo convierte en una potente solución para la presupuestación ágil.
Como hemos visto, puede gestionar previsiones continuas, aprobaciones y paneles en el software de gestión de proyectos de ClickUp para mantener el gasto alineado con los resultados.
Aquí tiene otras funciones que le ayudarán en el proceso de presupuestación y seguimiento:
Deje de perder tiempo en tareas administrativas repetitivas.
Los equipos pierden tiempo comprobando manualmente si los proyectos se están acercando a los límites presupuestarios o recordando notificar a las personas adecuadas cuando es necesario realizar ajustes en la financiación.
Las automatizaciones de ClickUp eliminan estas tareas repetitivas al desencadenar acciones automáticamente en función de sus reglas presupuestarias.
Por ejemplo, puede configurar desencadenantes que notifiquen a los equipos financieros cuando el gasto del proyecto alcance el 75 % del presupuesto asignado, mover elementos presupuestarios a «Necesita revisión» cuando los costes reales superen las estimaciones o asignar tareas de aprobación a los jefes de departamento cuando se reciban solicitudes.
Utilice plantillas personalizables sobre la marcha.
Al configurar un nuevo proyecto, utilice plantillas gratuitas de presupuesto para estimar los costes, definir las barreras financieras y ajustar el alcance al presupuesto.
Comience con la plantilla de gestión de proyectos presupuestados de ClickUp, que le permite configurar estimaciones de costes, datos reales y variaciones directamente en su entorno de trabajo. Puede personalizar los campos para presupuestos específicos de cada fase y, a continuación, verlos todos en una vista Tabla o en un panel personalizado de ClickUp para obtener visibilidad en tiempo real.
Mantenga la documentación presupuestaria vinculada al trabajo real.
ClickUp Docs mantiene la documentación presupuestaria dinámica y conectada a los proyectos que financia. Cree planes de proyecto dinámicos en los que las hipótesis, los hitos y los motivos de la asignación estén enlazados a las tareas y proyectos reales que consumen esos recursos.
Cuando cambien las circunstancias, actualice los documentos de planificación en su contexto y enlazarlos directamente a los cronogramas del proyecto afectado, para que todos comprendan tanto los números como el razonamiento que hay detrás de los ajustes.
💡 Consejo profesional: La consolidación manual de datos para revisiones ágiles puede provocar retrasos y errores. Las integraciones de ClickUp conectan sus herramientas financieras, sistemas de contabilidad y plataformas de gastos directamente con el seguimiento de su presupuesto en ClickUp.
Búsqueda basada en IA para tus documentos, archivos y notas.
Creemos que los equipos financieros y los gestores de proyectos no deberían tener que recopilar informes manualmente ni revisar todas las tareas para comprender dónde se gasta el dinero.
ClickUp BrainGPT es una superaplicación de IA para escritorio que proporciona información instantánea sobre el estado del presupuesto, las tendencias de gasto y las decisiones de financiación, aprovechando todos los datos de su entorno de trabajo de ClickUp. Así es como funciona:
- Unificado en todos los datos financieros: encuentre facturas específicas, conversaciones de aprobación, contratos con proveedores o decisiones presupuestarias anteriores buscando en ClickUp y todas las aplicaciones conectadas, como Google Drive, OneDrive y SharePoint.
- Información presupuestaria instantánea sin informes: pregunte a BrainGPT «¿Qué proyectos han superado el presupuesto este trimestre?» y obtenga respuestas inmediatas basadas en datos de gasto reales, Campos personalizados y el estado de los proyectos en todo su entorno de trabajo.
- Actualizaciones presupuestarias por voz: utilice Talk to Text para registrar gastos, actualizar los datos presupuestarios reales o solicitar la reasignación de fondos mientras está en reuniones o entre tareas.
2. Abacum
Diseñado para FP&A y presupuestación, Abacum, nativo de IA, permite a los equipos financieros crear modelos basados en impulsores, ejecutar escenarios hipotéticos y unificar datos de múltiples fuentes de datos para que las previsiones se mantengan actualizadas.
Con Abacum Intelligence, los equipos financieros pueden modelar escenarios, analizar los factores que impulsan el gasto y realizar un uso compartido de las previsiones continuas con los jefes de departamento en tiempo real.
3. Birdview PSA
Birdview PSA (antes Easy Projects) combina la ejecución de proyectos, la planificación de recursos y el seguimiento de costes en una sola vista. Puede planificar cargas de trabajo, asignar horas y supervisar los costes reales frente a los previstos en todas las carteras.
Se utiliza en empresas de servicios o entornos de agencias donde la utilización impulsa la rentabilidad. Los paneles de previsión con IA integrados simulan los cronogramas de los proyectos basándose en las capacidades reales del equipo. El control de tiempo le permite prever los ingresos y detectar desviaciones del alcance antes de que afecten a los márgenes.
📚 Más información: Su guía definitiva para la gestión ágil de proyectos
4. Planview
Como software de gestión de carteras de proyectos de corporaciones, Planview es utilizado por organizaciones para la presupuestación ágil a nivel de cartera. Admite la gestión presupuestaria, la previsión, el seguimiento de OPEX/CAPEX y alinea la financiación con las prioridades estratégicas.
Los equipos pueden realizar previsiones a nivel de programa o cartera, simular compensaciones hipotéticas y medir el valor empresarial de las iniciativas mediante la gestión de carteras basada en IA.
🧠 Dato curioso: Según un estudio de ClickUp, el empleado medio dedica 30 minutos o más al día a buscar información. Con el entorno de trabajo todo en uno de ClickUp, Enterprise Search, puede reducir ese tiempo drásticamente y reasignarlo a trabajo facturable.
5. monday. com
Work OS de Monday.com reúne el trabajo del proyecto, el seguimiento de los recursos y la visibilidad del presupuesto en un único panel. Sus funciones de IA, como monday Magic para la generación automática de flujos de trabajo y Sidekick para indicaciones en tiempo real, ayudan a identificar las tareas que desvían el gasto y los cuellos de botella de los recursos antes de que afecten al presupuesto.
Al integrar campos de costes, flujos de trabajo de aprobación y paneles en su entorno de trabajo, podrá obtener una panorámica rápida del presupuesto ágil.
6. Jira
Gracias a Atlassian Intelligence, Jira permite a los equipos ágiles conectar la planificación de sprints, el seguimiento del trabajo y el impacto presupuestario en un único ecosistema.
La búsqueda en lenguaje natural basada en IA, los resúmenes automatizados del coste del sprint frente al resultado y los flujos de trabajo sugeridos ayudan a tender un puente entre las métricas de entrega y las métricas financieras. El resultado: cuando cambia la velocidad o el alcance, puede evaluar instantáneamente las implicaciones en los costes y ajustar la financiación o las prioridades en consecuencia.
📚 Más información: Guía completa para la gestión de costes de proyectos
📮 ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos.
¿Pero qué tal si utilizas una sola plataforma? Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una sola plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
Retos en la implementación de la presupuestación ágil y cómo resolverlos
Debe comprender los retos que probablemente encontrará al establecer procesos de presupuestación ágil y estar preparado para abordarlos. Entre ellos se incluyen:
Reto 1: Fragmentación de herramientas
Su equipo financiero utiliza hojas de cálculo para la elaboración de presupuestos. Los registros de tiempo se encuentran en una aplicación independiente y los Sprints, en una herramienta de gestión de proyectos. Además, el análisis de productos se realiza en otro lugar y la facturación se lleva a cabo en un sistema de contabilidad independiente.
Impacto en la presupuestación ágil
- Reasignación lenta: no se puede cambiar de rumbo y gastar a mitad del sprint si el departamento financiero ve los datos con dos semanas de retraso.
- Variación oculta: los excesos aparecen después del cierre mensual, cuando ya no hay tiempo para corregirlos.
- Doble contabilización o lagunas: Categorías incoherentes (por ejemplo, «Diseño: facturable» frente a «Diseño facturable»).
✅ Solución: Todos deben tener una única fuente de información veraz. Un único registro de proyecto/cartera de trabajo vincula: ID de sprints/tareas, centros de coste, indicadores facturables y códigos de cliente/iniciativa.
Paneles de control casi en tiempo real alimentados por datos a nivel de eventos (no resúmenes mensuales). El software de gestión de proyectos que elija para la presupuestación ágil debe integrarse con su pila tecnológica para garantizar un flujo de datos fluido entre los sistemas y una vista integrada de los datos.
Reto 2: Carga cognitiva y sobrecarga de datos
Todo el mundo tiene paneles, pero hay 18. Los gestores de proyectos comprueban la velocidad, el departamento financiero realiza un seguimiento de las variaciones y el departamento de operaciones mide la utilización; ninguno ofrece una visión unificada. El tiempo de revisión se dedica a desplazarse por los gráficos, no a realizar llamadas.
Impacto en la presupuestación ágil
- Parálisis decisoria: demasiados gráficos, señales poco claras.
- Corrección tardía del curso: Las alertas se activan después de que se hayan superado ampliamente los umbrales.
- Atención mal dirigida: los equipos optimizan lo que es fácil de representar de forma gráfica, no lo que genera valor.
✅ Solución: Simplifique la información con las tarjetas de IA de ClickUp. Convierten su información sin procesar en resúmenes prácticos. En lugar de revisar docenas de gráficos, puede generar información instantánea como:
- Los 3 sprints con mayor riesgo de sobrecoste
- Tendencia de variación de esta cartera en los últimos 30 días
- ¿Qué KPI están mejorando y cuáles requieren atención?
Cada tarjeta de IA analiza los datos del entorno de trabajo en tiempo real a partir de sus tareas, campos personalizados con IA e integraciones para mostrar lo que realmente importa. Puede combinar widgets visuales (barra, línea, gráfico circular) con resúmenes de IA para obtener una vista lista para ejecutivos.
Reto 3: Falta de comunicación entre equipos
Los gestores de proyectos operan en rituales de sprint; las finanzas, en cierres mensuales; las operaciones, en ciclos semanales de proveedores. Las actualizaciones se transmiten de forma asíncrona, se pierde el contexto y los cambios presupuestarios se quedan atrás con respecto a la realidad.
¿Qué impacto tiene la presupuestación ágil?
- Cambios lentos: el trabajo sigue ejecutándose sobre la base de supuestos de financiación obsoletos.
- Narrativas contradictorias: ingeniería «en marcha», finanzas «por encima del presupuesto».
- Desviación del alcance de forma sigilosa: cambios aprobados de manera informal, que no se reflejan en el presupuesto ni en el plan.
✅ Solución: Utilice un tomador de notas con IA para convertir las conversaciones en registros procesables. Con el tomador de notas con IA de ClickUp, cada revisión de sprint, sincronización de presupuesto o puesta al día entre equipos se convierte en una fuente de conocimiento estructurado. Obtendrá transcripciones, resúmenes y vídeos en su documento de ClickUp.
El AI Notetaker registra automáticamente las decisiones, el impacto, el responsable y las fechas límite en su entorno de trabajo, etiquetando las tareas, los presupuestos y los proyectos relacionados. Todos ven la misma versión de la verdad, sin tener que buscar notas posteriores a la reunión o hilos de Slack.
Estudios de casos y ejemplos de presupuestación ágil
A continuación, ilustramos cómo se ha aplicado la presupuestación ágil en diversos sectores y el impacto que ha tenido.
1. Blue Cross Blue Shield de Nebraska
⁉️ Reto: BCBSNE estaba llevando a cabo una compleja migración de sistemas al tiempo que se enfrentaba a las cambiantes demandas del mercado sanitario. Sus modelos tradicionales de presupuestación y gobernanza creaban cuellos de botella, ralentizando la toma de decisiones y reduciendo la transparencia.
🔄 Enfoque ágil: Tras adoptar prácticas ágiles en TI, BCBSNE extendió el mismo enfoque a la planificación financiera y la elaboración de presupuestos. Los presupuestos se revisaban con mayor frecuencia, se alineaban con los resultados empresariales y se ajustaban a medida que cambiaban las prioridades.
🏆 Resultado: El director financiero y el equipo directivo observaron una mayor transparencia, colaboración y rapidez en comparación con la presupuestación tradicional. Este intento correcto generó confianza en los ejecutivos para ampliar la presupuestación ágil a toda la organización.
2. Organismos del sector público
⁉️ Reto: Las agencias gubernamentales suelen depender de presupuestos anuales rígidos, lo que establece un límite a su capacidad para responder a nuevas políticas, crisis o necesidades de los ciudadanos. Esta rigidez puede retrasar programas críticos o asignar mal los fondos cuando cambian las condiciones.
🔄 Enfoque ágil: Las organizaciones del sector público del Reino Unido y de todo el mundo han comenzado a adoptar prácticas de presupuestación ágil, como las previsiones continuas y los ciclos de financiación continuos. En lugar de bloquear los fondos para todo un año fiscal, las agencias asignan los recursos de forma iterativa y los redirigen a medida que cambian las prioridades.
🏆 Resultado: Al adoptar una presupuestación más dinámica, los organismos públicos mejoraron su capacidad para pivotar rápidamente, priorizar las necesidades emergentes y ofrecer más valor con los fondos de los contribuyentes.
3. Institución financiera norteamericana
⁉️ Reto: Una importante institución financiera descubrió que casi el 50 % de su presupuesto anual se destinaba a trabajos no planificados y de menor prioridad. Esto dejaba sin financiación a sus iniciativas más importantes. La presupuestación anual tradicional bloquea los fondos demasiado pronto, lo que hace imposible cambiar de rumbo.
🔄 Enfoque ágil: La organización pasó de una financiación basada en proyectos a carteras persistentes vinculadas a resultados estratégicos. En lugar de financiar docenas de proyectos de corta duración, asignaron recursos a flujos de trabajo centrados en los resultados.
🏆 Resultado: Con este enfoque, la empresa logró cumplir con el 80 % de sus principales prioridades empresariales, mejorando la previsibilidad y garantizando que los presupuestos se ajustaran a las metas estratégicas.
📚 Más información: Cómo crear un presupuesto operativo
¿Cómo superar la resistencia a la presupuestación ágil?
Independientemente de las ventajas documentadas de la presupuestación ágil, es probable que se enfrente a la resistencia de su equipo si está acostumbrado a la planificación presupuestaria anual. Cuando eso ocurra, pruebe algunos de estos consejos:
- Elija un proyecto de gran impacto para implementar la presupuestación ágil. Documente los aprendizajes y los resultados, lo que funcionó y lo que no.
- A continuación, utilice este manual para explicar cómo la financiación iterativa mejora la precisión y la transparencia. Muestre beneficios y resultados tangibles.
- Consiga el apoyo de los ejecutivos desde el principio. Invíteles a participar en las primeras revisiones de sprint para que vean la agilidad en acción.
- Mantenga los datos presupuestarios abiertos en las áreas de finanzas, operaciones y entrega.
- Fomente debates abiertos sobre las compensaciones y las opciones de coste-beneficio. Por ejemplo, cuando los departamentos de finanzas e ingeniería ven los datos de gasto en tiempo real en ClickUp, los debates pasan de «¿por qué se está gastando de más?» a «¿qué podemos ajustar para mejorar los resultados?».
- No deje de celebrar los pequeños logros. Puede ser algo tan sencillo como agradecer en una reunión semanal a los compañeros que han introducido un pequeño cambio en el proceso que ahora todos siguen. Convierta esos logros en casos prácticos para la comunicación interna.
Ponga en práctica la presupuestación ágil con ClickUp.
La presupuestación tradicional le da control, pero también elimina la flexibilidad. La presupuestación ágil proporciona adaptabilidad, pero corre el riesgo de fragmentarse si sus herramientas, equipos y todas las partes interesadas no están alineados en toda la organización.
ClickUp salva la brecha. El entorno de trabajo de IA convergente de ClickUp convierte la presupuestación ágil de un ejercicio de hojas de cálculo en un sistema vivo y colaborativo.
Utilice ClickUp Brain como su copiloto financiero para resumir los gastos, realizar previsiones de tendencias y obtener información que le ayude a tomar decisiones de financiación con confianza. Cambie a los paneles de ClickUp para ver el panorama completo.
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Preguntas frecuentes
No. Funciona mejor en entornos ágiles donde las prioridades cambian con frecuencia, como SaaS, startups y corporaciones de rápido crecimiento. Estas organizaciones son las que más se benefician de ciclos presupuestarios más cortos, previsiones continuas y financiación flexible. Sin embargo, a los sectores muy regulados, como la banca o la sanidad, que requieren aprobaciones presupuestarias fijas, les puede resultar difícil aplicar la presupuestación ágil a gran escala. Un modelo híbrido, que combine los principios ágiles (previsiones continuas, revisiones iterativas) con los controles tradicionales, ofrece mejores resultados.
Sí, pero con una gobernanza sólida. Los equipos financieros de las corporaciones pueden adoptar la presupuestación ágil mediante: 1. Previsiones continuas: actualizar las hipótesis financieras trimestral o mensualmente en lugar de anualmente. 3. Financiar flujos de valor, no proyectos: pasar de la financiación por elementos a la inversión continua en resultados o equipos3. Toma de decisiones descentralizada: capacitar a las unidades de negocio para que ajusten el gasto basándose en el aprendizaje validado.
La presupuestación ágil se centra en la adaptabilidad y la reasignación continua de fondos en función de las prioridades cambiantes, mientras que la presupuestación ajustada hace hincapié en la eficiencia y la reducción del desperdicio en la planificación y aprobación del presupuesto. La agilidad tiene que ver con la flexibilidad; la austeridad tiene que ver con el flujo y la disciplina.
A continuación se indican algunas formas de medir el retorno de la inversión en la presupuestación ágil: valor entregado, duración del ciclo y variación presupuestaria frente a variación de resultados. También puede considerar métricas basadas en resultados, como la tasa de abandono, la entrega de productos y la tasa de adopción o satisfacción de los clientes.
Recomendamos hacerlo trimestralmente. La frecuencia dependerá de la volatilidad de la empresa, la madurez de los datos y los ciclos de decisión. Los ciclos de revisión habituales incluyen: revisiones trimestrales de la empresa (QBR), revisiones mensuales y ajustes a nivel de sprint.
Sí. En proyectos creativos y de marketing, la presupuestación ágil permite ajustar rápidamente los presupuestos en función del rendimiento de las campañas, reasignando los fondos a las iniciativas más eficaces.
Sí. Pero de forma selectiva. Las industrias con gran intensidad de capital (por ejemplo, la aeroespacial, las infraestructuras o la energía) dependen de compromisos financieros plurianuales, por lo que la presupuestación ágil pura no es viable en todo el proceso. Sin embargo, un enfoque híbrido es eficaz en las primeras fases de I+D, planificación, proceso de desarrollo o fases piloto. Las revisiones basadas en hitos y las previsiones continuas permiten a los equipos adaptarse dentro de un marco disciplinado, lo que garantiza el control financiero y mantiene la capacidad de respuesta ante los cambios del mercado o las realidades técnicas.