Los eventos acercan a las personas y abren las puertas a nuevas oportunidades.
De hecho, casi el 90 % de los profesionales del marketing cree que los eventos ayudan a su empresa a destacar entre la competencia, mientras que el 89 % los considera fundamentales para el crecimiento del negocio.
Pero para crear eventos exitosos se necesita algo más que entusiasmo. Con la plantilla de planificación de eventos adecuada, podrás controlar los pequeños detalles y hacer que todo el proceso resulte más sencillo.
En este artículo, repasaremos las mejores plantillas de planificación de eventos de Notion que pueden ayudarte a gestionar tus eventos con éxito.
Las mejores plantillas para planificadores de eventos de un vistazo
Aquí tienes un resumen de todas las plantillas de planificación de eventos de Notion y ClickUp que te ofrecemos:
| Nombre de la plantilla | Plantilla descargada | Ideal para | Mejores funciones | Formato visual |
| Calendario de eventos de Notion | Descarga esta plantilla | Equipos que comparten los próximos eventos de un vistazo | Fechas de uso compartido por el equipo, enlaces de confirmación de asistencia, notas, enlaces rápidos a archivos. | Calendario de Notion |
| Planificador de regalos navideños de Notion | Descarga esta plantilla | Personas que planifican regalos durante una temporada | Ideas para regalos con presupuestos, envíos y recordatorios. | Lista de Notion |
| Planificador de presupuestos para eventos de Notion | Descarga esta plantilla | Planificadores que realizan el seguimiento de los costes de los proveedores | Categorías de gastos, estado de los pagos, agregar resúmenes y fórmulas. | Tabla de Notion |
| Planificador de cumpleaños estético de Notion | Descarga esta plantilla | Anfitriones que organizan elegantes fiestas de cumpleaños | Listas de invitados, comida, actividades, configuración del recinto... | Tablero de Notion |
| Seguimiento del entrenamiento para la media maratón de Notion | Descarga esta plantilla | Corredores que siguen un plan de 8 semanas | Plan del calendario, seguimiento del kilometraje, diario de entrenamiento. | Calendario de Notion |
| Eventos comunitarios de Notion | Descarga esta plantilla | Organizadores que muestran los participantes y sus roles | Perfiles con roles, empresas y enlaces sociales. | Galería de Notion |
| Plan de eventos de Notion | Descarga esta plantilla | Equipos que necesitan un plan de planificación completo. | Metas, público objetivo, calendario, logística, presupuesto. | Tabla de Notion |
| Planificador navideño todo en uno de Notion | Descarga esta plantilla | Familias que gestionan regalos, listas y horarios | Ideas para regalos, listas de la compra, hub de recetas, calendarios. | Calendario de Notion |
| El d ding Planner Hub de Notion | Descarga esta plantilla | Parejas que planifican lugares, proveedores y decoración | Presupuestos, proveedores, tableros de inspiración, listas de invitados. | Tablero de Notion |
| Planificador/anfitrión de fiestas sencillo de Notion | Descarga esta plantilla | Organizadores de reuniones pequeñas y medianas | Invitaciones con confirmaciones de asistencia, menú, decoración, presupuesto. | Lista de Notion |
| Plantilla de resumen de proyecto de evento de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Los gestores de la gestión de proyectos ponen en marcha los eventos con un briefing usado de forma compartida. | Objetivos, alcance, propietarios de hitos, archivos adjuntos. | ClickUp Docs |
| Plantilla de planificación de eventos grandes de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Equipos que planifican grandes lanzamientos y conferencias con muchos flujos de trabajo. | Cronogramas de Gantt, resumen del evento, actas de reuniones, asignaciones. | Diagrama de Gantt de ClickUp |
| Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Equipos que controlan el gasto en todas las categorías | Gastos basados en listas, estados, presupuestos de canales. | Vista Lista de ClickUp |
| Plantilla de gestión de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Planificadores que necesitan coordinar varios equipos para eventos complejos. | Vistas de lista, mapa, cronograma y presupuesto con progreso. | Vista de cronograma de ClickUp |
| Plantilla de documento para planificación de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Planificadores que centralizan el lugar, el catering y las notas de entretenimiento. | Documento estructurado con listas de control, aprobaciones y comentarios. | ClickUp Documenti |
| Plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Profesionales del marketing que planifican una promoción estructurada a través del correo electrónico y las redes sociales. | Calendario por canal, propietarios de tareas, presupuesto por canal. | Calendario ClickUp |
| Plantilla de promoción de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Equipos que realizan tareas promocionales diarias | Plantilla de tareas para redes sociales, prensa y divulgación de influencers. | Tareas de ClickUp |
| Plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Personas y equipos que convierten ideas en fases de proyectos con seguimiento. | Lista y seguimiento del calendario, propietarios, fechas límite. | Calendario ClickUp |
| Plantilla sencilla para planificar eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Equipos pequeños que necesitan una planificación sencilla con vistas flexibles. | Listas preguardadas para actividades, instalaciones y facturación. | Vista Tablero de ClickUp |
| Plantilla avanzada de planificación de eventos de ClickUp | Obtenga la plantilla gratuita | Equipos que planifican programas grandes de varios días o varios eventos. | 29 estados, automatizaciones, supervisión multivisión. | entorno de trabajo de ClickUp |
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de planificación de eventos de Notion?
Como gestor de eventos, me encanta que Notion me ofrezca un espacio centralizado y personalizable para gestionar todos los detalles de un evento. Desde la estrategia general hasta la logística más detallada, puedo crear listas de control dinámicas, realizar el seguimiento de los presupuestos, asignar tareas y almacenar todos los documentos relevantes en un solo lugar.
Como gestor de eventos, me encanta que Notion me ofrezca un espacio centralizado y personalizable para gestionar todos los detalles de un evento. Desde la estrategia general hasta la logística más detallada, puedo crear listas de control dinámicas, realizar el seguimiento de los presupuestos, asignar tareas y almacenar todos los documentos relevantes en un solo lugar.
Esa reseña de G2 lo resume muy bien. Una buena plantilla de planificación de eventos de Notion funciona como un único lugar donde encontrar todo lo que necesitas, desde las metas generales hasta los detalles logísticos más pequeños.
Estas son algunas características que debes tener en cuenta:
- ✅ Cronograma y lista de control para mantener claras las tareas y los plazos de principio a fin.
- ✅ Controlador de presupuesto para supervisar los gastos y mantener el control financiero.
- ✅ Gestión de proveedores para organizar contactos, presupuestos, pagos y contratos.
- ✅ Sistema de gestión de invitados para realizar el seguimiento de las confirmaciones de asistencia, las preferencias y los asientos.
- ✅ Hub centralizado para almacenar notas, documentos y enlaces en un lugar accesible.
10 plantillas gratuitas de Notion para la planificación de eventos
Desde conferencias hasta bodas o pequeñas reuniones, la plantilla adecuada puede eliminar el estrés de tener que recordar cada pequeño detalle. Aquí tienes algunas plantillas gratuitas de Notion para la planificación de eventos que te permitirán llevar un seguimiento de los detalles y cumplir con los plazos.
1. Calendario de eventos de Notion
La plantilla Calendario de eventos de Notion te ofrece un calendario compartido en el que puedes organizar los próximos eventos y añadir todos los detalles importantes, como fechas, horas y enlaces para confirmar asistencia.
Lo que la hace destacar es que también funciona como espacio de comunicación. Puedes añadir adjuntos, añadir notas rápidas o compartir enlaces directamente en el Calendario.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Comparte los detalles del evento con todo el equipo en un único espacio sencillo.
- Planifica talleres, reuniones fuera de la oficina o sesiones comunitarias con una visibilidad clara.
- Planifica las fechas de los eventos de la conferencia y las confirmaciones de asistencia.
- Crea un registro de eventos pasados para guiar la planificación futura.
✨ Ideal para: Equipos y organizaciones que buscan una forma sencilla de mantener a todos informados sobre los próximos eventos.
👀 Dato curioso: Primavera Sound batió récords en Barcelona. El festival atrajo a unas 293 000 personas en su 23.ª edición, lo que lo convirtió en el evento de una sola semana con mayor asistencia de su historia. Artistas destacados como Charli XCX, Troye Sivan y Sabrina Carpenter contribuyeron a que se agotaran las entradas en enero. El evento generó más de 300 millones de euros en impacto económico para la ciudad.
2. Planificador de regalos navideños de Notion
En Solo en casa 2, Kevin planifica cuidadosamente su visita a la tienda de juguetes, asegurándose de saber exactamente lo que necesita antes de ir. Si su familia hubiera planificado sus vacaciones con el mismo cuidado, podrían haber evitado el caos del aeropuerto.
El Planificador de regalos navideños de Notion te ayuda a hacerlo pendiente.
Esta plantilla hace que regalar sea menos complicado y más reflexivo. Puedes anotar ideas para regalos a lo largo del año, llevar a cabo el seguimiento de los presupuestos y marcar las compras a medida que las realizas.
Esta plantilla de planificación de eventos es justo lo que necesitas para recordar los detalles más pequeños: desde el color favorito de un amigo hasta el hobby de un compañero de trabajo, todo queda registrado y listo para cuando lo necesites.
Además, puedes configurar recordatorios para pedidos online, realizar el seguimiento de los envíos y personalizar las categorías de forma personalizada para que se adapten a tu estilo, tanto si compras con meses de antelación como si te gusta aprovechar las ofertas de última hora.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Realiza un seguimiento de todas las personas de tu lista, desde familiares y amigos hasta compañeros de trabajo y clientes.
- Organiza ideas para regalos con notas sobre preferencias, alergias o aficiones.
- Planifica varias vacaciones u ocasiones especiales en un único lugar centralizado.
- Establece recordatorios para las fechas límite de envío y mantente al tanto de las entregas.
✨ Ideal para: Cualquiera que quiera convertir las compras navideñas de una experiencia estresante y apresurada en una experiencia organizada y meditada.
📖 Lea también: Las mejores alternativas a Notion
3. Planificador de presupuestos para eventos de Notion
Los precios han subido en todas partes. Para cualquiera que esté planificando un evento, el aumento de la inflación significa que los locales, el catering y los suministros suelen costar más de lo esperado.
El Planificador de presupuestos para eventos de Notion está diseñado para darte tranquilidad en momentos como este, ayudándote a planificar de forma responsable para que la celebración nunca supere el presupuesto.
Esta plantilla definitiva para la planificación de eventos aporta estructura a una de las partes más complicadas de la planificación de eventos: las finanzas. Puede registrar los gastos, clasificarlos por categorías y realizar el seguimiento de los pagos, todo ello mientras ve los resúmenes automáticos que calculan los presupuestos restantes.
Lo que la hace útil es su capacidad de adaptación. Tanto si estás planificando el lanzamiento de un producto, una boda o una recaudación de fondos, esta herramienta de planificación presupuestaria para eventos te ayuda a equilibrar la ambición con la practicidad.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Realiza un seguimiento de los presupuestos de varios eventos en un espacio organizado.
- Registra los gastos con categorías, importes y estado de pago.
- Calcula los totales y los fondos restantes con fórmulas automáticas.
- Mantén todos los detalles financieros conectados con el proceso de planificación más amplio.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y equipos que desean gestionar los costes de forma clara sin perder de vista el objetivo de crear experiencias inolvidables.
📮 ClickUp Insight: Alrededor del 32 % de los trabajadores afirman que les cuesta encontrar espacio para su vida personal, pero solo el 14 % lo bloquea realmente en sus calendarios. La verdad es que, si no se programa, rara vez se protege.
📆Con el calendario de ClickUp, puedes reservar tiempo para ti mismo de la misma manera que lo haces para las reuniones. Sincronízalo con tus calendarios externos, establece bloques recurrentes tanto para el trabajo como para el tiempo personal, y arrastra y suelta tareas o eventos a medida que cambian los planes. Es una forma sencilla de evitar que el trabajo de última hora se cuele en tus horas libres.
💫 Resultados reales: Lulu Press informó de un ahorro de 1 hora al día por empleado con ClickUp Automatizaciones, lo que supuso un aumento del 12 % en la eficiencia general.
4. Planificador de cumpleaños estético de Notion
Casi uno de cada cuatro adultos espera con más ilusión los cumpleaños que cualquier otro evento anual.
Tiene sentido. Los cumpleaños nos dan una razón para hacer una pausa, reunirnos con las personas que nos importan y celebrar de una manera que nos resulte personal.
El Planificador de cumpleaños estético de Notion está diseñado para ayudarte a hacer realidad esa alegría. Esta plantilla combina encanto y practicidad. Puedes planificar la comida, las actividades, las listas de invitados y la configuración perfecta del lugar en un solo lugar, todo ello con un diseño elegante y estimulante.
Lo que hace especial a esta plantilla de Notion es lo fácil que es personalizarla. Tanto si estás organizando una gran fiesta como una cena tranquila, puedes ajustar las secciones para que se adapten a tu visión.
🌻 Por eso te gustará esta plantilla:
- Organiza las listas de invitados con notas sobre sus preferencias o necesidades especiales.
- Planifica la comida, la decoración y las actividades en un formato accesible.
- Realice un seguimiento de los presupuestos sin dejar de añadir detalles cuidadosamente pensados.
- Guarda fotos y recuerdos del evento junto con el plan para inspirarte en el futuro.
✨ Ideal para: Cualquiera que quiera crear cumpleaños elegantes, organizados y llenos de toques personales.
👀 Dato curioso: El Donauinselfest de Viena es uno de los festivales de música gratuitos más grandes del mundo. Atrae a más de 3 millones de personas al año y es un gran ejemplo de cómo se pueden planificar eventos comunitarios a gran escala.
5. Seguimiento del entrenamiento para la media maratón de Notion
Últimamente se está produciendo un gran cambio en el mundo del running. Muchos corredores prefieren ahora entrenar con otras personas o utilizar aplicaciones sociales para compartir su progreso en lugar de hacerlo totalmente solos.
Basta con ver la tendencia de Strava en la nevera que se apoderó de las redes sociales, convirtiendo el entrenamiento en algo que la gente usa de manera compartida tanto para el seguimiento como para el uso compartido.
El Half Marathon Training Tracker de Notion encaja perfectamente en ese espíritu, ya que te ofrece una estructura clara y de uso compartido para tus metas de carrera.
Esta plantilla te ofrece soporte para seguir un programa de 8 semanas creado originalmente para la Media Maratón de Berlín, pero es lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier carrera o rutina. Equilibra las carreras, los días de descanso y las metas de kilometraje, al tiempo que mantiene todo visible en una vista clara.
Lo mejor es que puedes registrar las distancias, realizar un seguimiento de los avances semanales e incluso escribir un diario después de cada carrera. También hay un plan de animación para organizar el apoyo de los amigos el día de la carrera, lo que añade un toque humano muy considerado.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Sigue un plan claro de 8 semanas con carreras, descansos e indicadores de progreso.
- Realice un seguimiento del kilometraje y las ganancias semanales para ver la mejora a lo largo del tiempo.
- Reflexiona sobre cada sesión de entrenamiento con notas en tu diario de running.
- Organiza un plan de animación para que tus seguidores sepan cuándo y dónde estar.
✨ Ideal para: corredores que se entrenan para su primera media maratón o cualquier persona que desee batir su récord personal con estructura y motivación.
📖 Lea también: Preguntas para la encuesta de opinión sobre eventos
6. Eventos comunitarios de Notion
Las reuniones comunitarias están volviendo a estar de moda. De hecho, aplicaciones como Meetup han registrado un aumento en las inscripciones (¡con un total de más de 60 millones de usuarios registrados!) para eventos locales, ya que la gente busca formas de restablecer las conexiones fuera de Internet.
La plantilla Community Events de Notion te ofrece una forma clara de capturar esa energía y mostrar a las personas que hacen que cada evento sea especial.
Esta plantilla es sencilla pero potente. Puedes destacar a los participantes, crear una lista de sus roles y enlazar sus perfiles para que todos sepan quiénes participan.
En lugar de centrarse únicamente en la logística, celebra a las personas que son el alma del evento. Puedes incluir nombres de empresas, perfiles sociales y datos personales que convierten la lista de asistentes en un directorio vivo.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Muestra a los participantes con sus roles, organizaciones y enlaces en un solo espacio.
- Úsala para ferias comunitarias, eventos estudiantiles o reuniones profesionales.
- Ayuda a los asistentes a establecer conexiones a través de intereses comunes antes y después del evento.
- Crea un registro de eventos pasados que destaque a las personas que los hicieron posibles.
✨ Ideal para: Organizadores que desean poner a las personas en el centro de sus eventos y facilitar las conexiones para que sean más memorables.
7. Plan de eventos de Notion
En Los juegos del hambre, cada arena está diseñada hasta el último detalle, desde el diseño del paisaje hasta el momento en que se realizan los desafíos. No se pasa por alto ningún detalle. La plantilla de planificación de eventos de Notion toma ese mismo nivel de estructura y lo aplica a los eventos del mundo real.
Esta plantilla le guía paso a paso a través del proceso de planificación. Puede registrar todos los detalles esenciales del evento, desde establecer metas y definir el público objetivo hasta completar un calendario completo del evento.
Lo que hace que esta plantilla para eventos sea especialmente valiosa es lo exhaustiva que es en cuanto a la logística. Puedes planificar la configuración del lugar, realizar el seguimiento de los presupuestos, crear una lista de necesidades de equipamiento e incluso esbozar estrategias de marketing y promoción.
🌻 Por eso te gustará esta plantilla:
- Define las metas, el público y el calendario en un espacio estructurado.
- Asigna y realiza el seguimiento de los presupuestos con claridad y facilidad.
- Planifica la configuración del lugar, el catering, el equipo y el transporte.
- Esboza estrategias de marketing y promoción para garantizar el éxito del evento.
✨ Ideal para: equipos y organizadores que desean un plan claro y estructurado que equilibre la creatividad con la logística esencial.
📖 Lea también: Cómo planear un evento virtual de conferencia
8. Planificador navideño todo en uno de Notion
Faltan dos días para Navidad, mañana es el concierto de Navidad del colegio de los niños, al día siguiente es la comida compartida de la oficina y acabas de darte cuenta de que se te ha olvidado comprar papel de regalo. Esa carrera frenética a Target a las 9 de la noche es una historia familiar para muchas familias.
El Planificador navideño todo en uno de Notion te ayuda a evitar el estrés de última hora para que puedas disfrutar realmente de estas fiestas.
Esta plantilla te ayuda a llevar un seguimiento de todo en un espacio organizado. Puedes hacer una lista de ideas para regalos, gestionar listas de la compra y crear un calendario que distribuya tus tareas navideñas.
En lugar de correr por tiendas abarrotadas u olvidarte de elementos importantes, podrás disfrutar de la temporada con tranquilidad y confianza.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Recopila y organiza ideas de regalos para familiares, amigos y compañeros de trabajo.
- Planifica comidas festivas y realiza el seguimiento de la compra junto con las recetas.
- Utiliza calendarios semanales y mensuales para evitar el estrés de última hora.
✨ Ideal para: Familias, parejas o cualquier persona que quiera mantenerse organizada y disfrutar de la temporada sin el estrés de las fiestas.
📖 Lea también: Las mejores alternativas y competidores de monday.com
9. The Wedding Planner Hub de Notion
El amor no conoce barreras. Salta obstáculos, atraviesa vallas, penetra muros para llegar a su destino lleno de esperanza.
El amor no conoce barreras. Salta obstáculos, atraviesa vallas, penetra muros para llegar a su destino lleno de esperanza.
Pero, ¿podrá sobrevivir a la planificación de una boda?
Bromas aparte, planificar una boda suele ser agotador. Pero el hub de planificación de bodas de Notion te ayuda a aliviar esa carga, para que el proceso sea más agradable.
Esta plantilla está diseñada para simplificar el proceso de planificación sin perder la diversión. Puedes realizar el seguimiento de los lugares, los presupuestos, la decoración y la música, todo en un solo lugar, al tiempo que almacenas tus inspiraciones.
En lugar de estresarte por la logística esencial, puedes utilizarla para delegar tareas, gestionar listas de invitados y centrarte en crear eventos inolvidables.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Gestiona presupuestos, contratos y datos de proveedores en un único hub.
- Organiza las listas de invitados y realiza el seguimiento de las confirmaciones de asistencia con facilidad.
- Recopila inspiración para la decoración, los atuendos y la música, todo en un solo lugar.
- Planifica la logística esencial, como la configuración del lugar y el catering, sin perder el seguimiento.
✨ Ideal para: Parejas que desean planificar una boda sin estrés y disfrutar al mismo tiempo del lado creativo del proceso.
10. Simple Party Planner/Hosting de Notion
Hay una frase famosa en The Office en la que Andy dice:
Ojalá hubiera una forma de saber que estás viviendo los buenos viejos tiempos antes de que realmente hayan pasado.
Ojalá hubiera una forma de saber que estás viviendo los buenos viejos tiempos antes de que realmente hayan pasado.
La plantilla Simple Party Planner/Hosting de Notion te ayuda a crear esos momentos con menos estrés y más intención.
Esta plantilla reúne todo lo necesario para organizar un evento en un espacio tranquilo y claro. Puedes configurar invitaciones con enlaces para confirmar asistencia, organizar el menú, realizar el seguimiento de las bebidas y la decoración, y asegurarte de que el presupuesto sea el adecuado.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Crea invitaciones y realiza el seguimiento de las confirmaciones de asistencia de una forma sencilla y compartible.
- Planifica la comida, la bebida y la decoración en un espacio organizado.
- Gestiona las listas de invitados y controla el presupuesto de la fiesta.
- Adapta fácilmente la plantilla para reuniones grandes o pequeñas.
✨ Ideal para: Anfitriones que desean planear reuniones con facilidad y centrarse más en los recuerdos que en la logística.
Limitaciones de Notion
«Decepcionado».
Así es como un usuario describió su experiencia con Notion, diciendo que
Aunque ofrece un amplio intervalo de posibilidades, la configuración puede resultar complicada y las plantillas no siempre cumplen con las expectativas.
Aunque ofrece un amplio intervalo de posibilidades, la configuración puede resultar complicada y las plantillas no siempre cumplen con las expectativas.
Notion no está exento de defectos, y vale la pena tenerlos en cuenta antes de confiar en él como tu principal herramienta de planificación:
- La curva de aprendizaje puede parecer empinada, especialmente para los principiantes que solo quieren algo sencillo y listo para usar.
- La compatibilidad sin conexión sigue siendo limitada, lo que dificulta el trabajo sin una conexión a Internet estable.
- Las funciones de IA son prometedoras, pero aún están por debajo de las de la competencia, especialmente en lo que respecta a la precisión y la facilidad de uso.
- La colaboración puede ser inconsistente, con equipos que luchan por mantener los diseños y las vistas sincronizados entre las páginas.
- La interfaz puede resultar abrumadora, con demasiadas opciones que a veces ralentizan la productividad en lugar de acelerarla.
📖 Leer también: El mejor software gratuito para la planificación de eventos
Alternativas a las plantillas de Notion
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos hoy en día es la dispersión del trabajo. Las tareas se asignan en una herramienta, mientras que los equipos trabajan en otras tres plataformas. Naturalmente, esta fragmentación consume tiempo y energía.
Notion, aunque es flexible, no aborda completamente la expansión del trabajo. Su falta de gestión de procesos coherente, compatibilidad offline e integraciones fluidas hace que a menudo se pierdan detalles.
ClickUp se diseñó para salvar estas diferencias. Como entorno de trabajo de IA convergente, reduce la dispersión al reunir tareas, documentos, metas, chat y automatización en un único sistema conectado.
Veamos algunas de sus plantillas y funciones para comprender cómo facilita la gestión de eventos y proyectos.
1. Plantilla de resumen de proyecto de evento de ClickUp
Dicen que la primera impresión es la que cuenta, y esto es especialmente cierto en el caso de los eventos. Si la visión no está clara desde el principio, la planificación se vuelve caótica.
La plantilla de resumen de proyectos de eventos de ClickUp te ayuda a causar una buena primera impresión al reunir todos los detalles esenciales en un solo lugar desde el principio.
Con esta plantilla, puedes esbozar las metas de tu evento, recopilar los detalles imprescindibles, como fechas, lugares, presupuestos y número de asistentes, y asegurarte de que todos los involucrados tengan la misma información. Convierte la fase inicial de planificación en una hoja de ruta clara que todo el equipo puede seguir con confianza.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Define los objetivos y coordina a las partes interesadas en un único documento con uso compartido.
- Captura los detalles del evento, como presupuestos, ubicaciones y horarios, sin perder el hilo.
- Asigna responsabilidades y supervisa los hitos en un entorno de trabajo conectado.
- Mantén las conversaciones, los archivos y las actualizaciones vinculados directamente al plan.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y equipos que desean un punto de partida sólido que mantenga a todos alineados desde el primer día.
👀 Dato curioso: Aunque los formatos virtuales e híbridos se dispararon durante la pandemia, alrededor del 60 % de los eventos han vuelto a ser totalmente presenciales, ya que las grandes empresas prefieren la conexión cara a cara. Los eventos virtuales siguen teniendo su lugar, pero no en la misma medida.
2. Plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp
La gira Eras Tour de Taylor Swift se convirtió en la primera en superar la barrera de los mil millones de dólares. Piensa en la cantidad de planificación que debe haber requerido llevar a cabo algo tan grande.
Por supuesto, la mayoría de nosotros no organizamos visitas a estadios, pero incluso los eventos más pequeños pueden resultar abrumadores sin la plantilla de planificación de grandes eventos de ClickUp.
Esta plantilla te permite establecer tu presupuesto, crear un cronograma y asignar tareas a tu equipo con claridad. Puedes planificar cada aspecto del evento, desde la reserva de los locales hasta la gestión de los proveedores.
Por su parte, la vista Gantt de ClickUp permite ver los plazos de un vistazo, mientras que el resumen del evento y las actas de las reuniones mantienen todas las discusiones documentadas y accesibles.
Además, puedes realizar el seguimiento del progreso, actualizar estados y compartir información clave en un solo lugar. Elimina la incertidumbre de la planificación a gran escala y te da confianza.
🌻 Por eso te gustará esta plantilla:
- Asigna responsabilidades a los miembros del equipo y supervisa el progreso en todas las vistas.
- Realice un seguimiento de los presupuestos, la logística y los recursos para evitar errores costosos.
- Utiliza resúmenes de eventos y actas de reuniones para mantener informadas a las partes interesadas.
✨ Ideal para: equipos que planifican eventos a gran escala y necesitan claridad, estructura y visibilidad en tiempo real de todas las partes implicadas.
Si quieres ver esta plantilla en acción y comprender cómo se adapta a diferentes casos de uso, echa un vistazo a este vídeo:
📖 Lea también: Ejemplos de marketing de eventos para que el suyo destaque
3. Plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp
¿Recuerdas la película El padre de la novia, en la que el carácter de Steve Martin casi se vuelve loco por el coste de los globos y los panecillos para los perritos calientes? Ya sea grande o pequeño, eso es lo que ocurre cuando los presupuestos se descontrolan.
Ahí es donde la plantilla de presupuesto para eventos de ClickUp se convierte en tu red de seguridad.
Esta plantilla te permite establecer un presupuesto realista, realizar el seguimiento de todos los gastos y tener una visión general antes de que te encuentres con sorpresas inesperadas. Puedes planear el catering, los lugares, el equipo y la decoración en un espacio organizado, sin perder de vista lo que ya has gastado.
Gracias a las vistas integradas, puedes desglosar los costes, actualizar los estados y ajustar tu plan sin perderte en hojas de cálculo dispersas.
🌻 Por eso te gustará esta plantilla:
- Establece presupuestos claros para el catering, los lugares de celebración y los proveedores para no sobrepasar los límites.
- Detecta a tiempo las oportunidades de ahorro y evita gastos innecesarios.
- Mantén informados a los interesados con un seguimiento preciso y en tiempo real de los gastos.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y equipos que desean gestionar cada dólar con claridad, evitar sorpresas de última hora y mantener la confianza desde la planificación hasta la ejecución.
4. Plantilla de gestión de eventos de ClickUp
Imagina lo siguiente: estás organizando el lanzamiento de un producto para tu startup. El lugar ya está reservado, pero el equipo de catering aún necesita los números definitivos. Mientras tanto, tu director general te pide que le entregues un guion detallado para mañana.
Gestionar tantos elementos sin un sistema centralizado es casi imposible.
La plantilla de gestión de eventos de ClickUp te ofrece un único hub. Puedes establecer metas, crear cronogramas, asignar tareas y mantener los presupuestos bajo control. Con vistas como mapas, listas y cronogramas, tendrás una imagen clara del progreso y la logística.
Ya sea un lanzamiento, una conferencia o una reunión interna fuera de la oficina, esta plantilla garantiza que tu equipo pueda centrarse en crear una experiencia fantástica en lugar de estar pendiente de las actualizaciones.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Manténgase al tanto de todas las tareas y plazos con cronogramas claros.
- Asigna responsabilidades a los miembros del equipo y realiza el seguimiento de su progreso en tiempo real.
- Colabora fácilmente con proveedores, personal y partes interesadas.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos que gestionan eventos complejos y necesitan claridad, colaboración y tranquilidad para que nada se les escape.
💡 Consejo profesional: cuando gestionas un evento, los detalles más pequeños pueden pasar desapercibidos en medio del ajetreo. Una actualización tardía de un proveedor o una nota perdida de una llamada de planificación pueden provocar pánico de última hora. Ahí es donde ClickUp Brain se convierte en un compañero de equipo adicional.
Con ClickUp Brain, tus notas de reuniones se convierten al instante en tareas, agendas y seguimientos. Puedes hacerle preguntas como «¿Qué ha cambiado en nuestro plan de catering esta semana?» y te dará la respuesta desde tu entorno de trabajo en cuestión de segundos.
De media, los equipos ahorran alrededor de 1,1 días a la semana al dejar que Brain se encargue del trabajo rutinario. Ese es tiempo que puedes dedicar a la planificación creativa o simplemente a tomarte un respiro.
5. Plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp
El 52 % de los organizadores de eventos afirman que aumentar la asistencia es su mayor obstáculo, por encima de los problemas relacionados con el lugar de celebración o la producción. Esto demuestra lo fácil que es para la gente inscribirse, pero lo difícil que es que acudan.
Conseguir que los asistentes inscritos acudan al evento requiere una planificación minuciosa entre bastidores. Para ello, necesitas la plantilla de documento de planificación de eventos de ClickUp.
En lugar de buscar en correos electrónicos o notas adhesivas, puedes utilizar las listas de control integradas para marcar las tareas a medida que se completan. De esta manera, ya sea para obtener permisos, confirmar el sistema de sonido o gestionar el catering, tendrás un lugar claro donde realizar el seguimiento de todo.
Esta lista de control para la planificación de eventos es especialmente útil para la colaboración. Los miembros del equipo pueden comentar directamente en las secciones y actualizar el estado de las tareas.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Centraliza los detalles clave del evento, como el lugar, el catering y el entretenimiento, en un solo documento.
- Asigna responsabilidades para que cada persona conozca claramente su rol.
- Documenta las aprobaciones, actualizaciones y notas para facilitar la coordinación entre las partes interesadas.
✨ Ideal para: equipos que desean un hub de planificación sencillo que recopile todos los detalles y facilite la ejecución.
💡 Consejo profesional: Captura las actualizaciones cuatro veces más rápido con Talk to Text.
No dejes que se pierdan las notas sobre la visita al lugar del evento o las tareas pendientes tras las llamadas. La función Talk to Text de ClickUp convierte tu voz en tareas, correos electrónicos o actualizaciones de documentos pulidos, dondequiera que esté el cursor. Solo tienes que hablar con naturalidad y dejar que la IA se encargue del formato, los enlaces y las @menciones.
Ejemplo: Digamos: «Crear tarea: Confirmar proveedor de audiovisuales antes del viernes. Asignar a Priya. Añadir lista de control: 4 micrófonos de mano, 2 micrófonos de solapa, divisor HDMI, prueba del monitor del escenario. Vincular el guion del evento y las notas de la reunión de ayer». → Talk to Text crea la tarea, inserta la lista de control y enlaza automáticamente los documentos correctos.
¿Planificas sobre la marcha? Dicta los seguimientos justo después de una visita al lugar y mantén el impulso sin necesidad de escribir.
6. Plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp
En los últimos años, muchas empresas han recortado sus presupuestos de marketing entre un 10 % y un 20 %, mientras que el coste medio por clic ha aumentado significativamente. Esa restricción significa que cada campaña tiene que hacer más trabajo y estar muy bien organizada para obtener resultados.
La plantilla de plan de marketing de eventos de ClickUp te ayuda a hacerlo convirtiendo las ideas en un plan claro que puedes seguir día a día.
Empieza por escribir las metas del evento y el público al que quieres llegar. Añade los detalles clave del evento que vas a promocionar, como la fecha, la hora, el lugar y los enlaces de inscripción. Planifica tus canales en un calendario para que las publicaciones y los correos electrónicos lleguen en el momento adecuado.
También puedes realizar el seguimiento de los presupuestos por canal para ver dónde va el dinero y cambiar rápidamente si algo no funciona. Observa los resultados a medida que se producen para poder repetir lo que aumenta el interés de los asistentes y pausar lo que no lo hace.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Defina las metas, el público y los mensajes para que la comunicación de los detalles clave del evento sea coherente.
- Planifica un calendario sencillo que abarque el correo electrónico, las redes sociales y los socios para impulsar con éxito la promoción del evento.
- Realice un seguimiento de los presupuestos y los resultados por canal para poder ajustarlos con antelación y proteger su gasto.
✨ Ideal para: equipos que desean un sistema sencillo y fiable para planificar la divulgación, gestionar el trabajo y llenar la sala.
💡 Consejo profesional: cuando las campañas y las promociones de eventos comienzan a acumularse, encontrar respuestas ocultas en hojas de cálculo, correos electrónicos y tableros de proyectos supone una pérdida de tiempo valioso. ClickUp Brain Max actúa como tu centro de comandos de IA al recopilar información de ClickUp y tus herramientas conectadas en un solo lugar. Puedes formular preguntas de forma natural, ya sea hablando o escribiendo, y ClickUp Brain Max te dará respuestas claras y documentadas.
Imagina pedirle a ClickUp Brain Max que te muestre las inscripciones de la semana pasada, resuma qué canales funcionaron mejor y sugiera dónde reasignar el presupuesto. En lugar de buscar manualmente, obtienes una instantánea clara con detalles de apoyo e incluso un borrador de plan de acción que puedes perfeccionar con tu equipo.
7. Plantilla de promoción de eventos de ClickUp
Piensa en lo rápido que algo puede hacerse viral en TikTok o Instagram. Una publicación ingeniosa o un vídeo pegadizo pueden atraer miles de miradas hacia un producto o incluso hacia una tienda pop-up local en cuestión de horas.
Ese mismo tipo de energía es lo que necesita la promoción de eventos, y la plantilla de promoción de eventos de ClickUp te ayuda a conseguirlo.
Puedes establecer metas para tu evento, esbozar el cronograma de promoción y asignar tareas para publicaciones en redes sociales, relaciones con la prensa o coordinación con influencers. Todos los recursos, desde borradores de carteles hasta borradores de correos electrónicos, se pueden almacenar con su tarea correspondiente, para que tu equipo siempre sepa dónde buscarlos.
Ahora, en lugar de tener que revisar varias hojas de cálculo y hilos de chat, dispones de un único espacio para supervisar el rendimiento y realizar ajustes sobre la marcha.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Crea un cronograma claro para la promoción de eventos en todos los canales.
- Asigna tareas para publicaciones en redes sociales, contacto con influencers y cobertura de prensa.
- Mantén los archivos de diseño, las copias y las aprobaciones adjuntos a las tareas para facilitar el acceso.
✨ Ideal para: Organizadores de eventos y profesionales del marketing que desean promover eventos con estructura, coherencia y un toque de libertad creativa.
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8. Plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp
Nada funcionará a menos que tú lo hagas.
Nada funcionará a menos que tú lo hagas.
Esto es especialmente cierto cuando se trata de planificar eventos, donde la magia que ven los invitados es en realidad el resultado de una preparación minuciosa entre bastidores.
La plantilla de plan de proyecto de eventos de ClickUp te ofrece la estructura necesaria para llevar a cabo esa preparación. Puedes planificar cada fase de tu evento con claridad, asignar responsabilidades a tu equipo y realizar un seguimiento de los proveedores, los presupuestos y la logística, todo ello en un único entorno de trabajo.
Con las vistas de cronograma, lista y calendario, es más fácil detectar qué requiere atención y cuándo. En lugar de apresurarte, podrás avanzar con la tranquilidad de saber que todo está bajo control.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Crea cronogramas que muestren todas las fases del proceso del evento.
- Asigna tareas y responsabilidades con fechas límite para garantizar la rendición de cuentas.
- Realiza un seguimiento de los presupuestos, los proveedores y la logística utilizando campos personalizados.
✨ Ideal para: Equipos que desean convertir las ideas para eventos en planes viables con cronogramas claros, responsabilidades y seguimiento del progreso.
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9. Plantilla sencilla para planificar eventos de ClickUp
Imagina esto: estás planificando una fiesta de graduación para un amigo cercano. La lista de invitados sigue creciendo, alguien sugiere un nuevo servicio de catering y, de repente, te das cuenta de que estás realizando el seguimiento de todo en tres aplicaciones diferentes.
Ahí es cuando realmente empieza el estrés.
Con la plantilla sencilla para planificación de eventos de ClickUp, puedes realizar el seguimiento del lugar, el presupuesto, la lista de invitados e incluso los pequeños detalles, como la decoración o la música, sin perder de vista el panorama general.
La plantilla incluye vistas flexibles, como Lista, Tablero y Calendario, para que puedas elegir la configuración que mejor se adapte a tu estilo.
Además, tienes todas estas listas preguardadas para actividades, instalaciones y facturación que te permiten estar al tanto de todo con mayor facilidad. Y cuando llegue el momento del uso compartido de las novedades, ClickUp Docs te ofrece un espacio colaborativo para recopilar información sobre patrocinadores, acuerdos con proveedores o simplemente notas de las conversaciones del equipo.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Organiza los lugares, los presupuestos y las listas de invitados en vistas estructuradas.
- Cambia entre los diseños Lista, Tablero y Calendario en función de tu flujo de trabajo.
- Añade detalles clave con Campos personalizados y realiza el seguimiento del progreso con estados.
✨ Ideal para: equipos que desean una forma sencilla y fiable de gestionar eventos sin tener que hacer malabarismos con múltiples herramientas inconexas.
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10. Plantilla avanzada de planificación de eventos de ClickUp
PwC descubrió que el 98 % de las empresas afirman que las herramientas digitales han mejorado la visibilidad integral de sus operaciones. Eso es casi todo el mundo, y nos dice algo importante.
Cuanto más grande y compleja sea la operación, más necesitarás una única fuente de información para mantener una alta visibilidad de todas las partes móviles. La planificación de grandes eventos funciona de la misma manera.
La plantilla avanzada de planificación de eventos de ClickUp está diseñada para ofrecerte esa visibilidad. Puedes reservar lugares, gestionar el catering y coordinar las listas de invitados, todo ello sin perder de vista los presupuestos.
Con múltiples vistas, Campos personalizados y más de dos docenas de estados, te permite crear una imagen completa de tu evento de principio a fin.
No importa lo que tengas entre manos, ya sea una conferencia con múltiples sesiones paralelas o una serie de giras corporativas, esta plantilla te permite supervisar el progreso.
🌻 Por qué te gustará esta plantilla:
- Gestiona todas las fases de la planificación de eventos con 29 estados personalizados para un seguimiento detallado.
- Utiliza automatizaciones para optimizar tareas repetitivas, como recordatorios o registros de proveedores.
- Visualiza los cronogramas con seis vistas integradas, incluidos calendarios y gráficos de Gantt.
- Realiza un seguimiento de los presupuestos y los pagos con campos personalizados diseñados para actualizaciones en tiempo real.
✨ Ideal para: equipos que organizan eventos grandes y complejos y necesitan visibilidad, estructura y automatización.
Esté a la altura de las circunstancias con ClickUp.
No nos engañemos. Planificar un evento es muy intenso.
Hay que equilibrar presupuestos, realizar el seguimiento de los cronogramas, gestionar los invitados y lidiar con la preocupación constante de olvidar algún pequeño detalle que puede acabar siendo importante.
Y por eso necesitas las herramientas adecuadas. ⚙️
Cuando se analizan todas las opciones disponibles, ClickUp destaca discretamente. No se limita a proporcionarte un calendario o una lista de control y dejarte solo. Te ofrece estructura cuando necesitas claridad, flexibilidad cuando los planes cambian inevitablemente y un único espacio en el que todo tu equipo puede ver el panorama general.
Y lo mejor de todo: las plantillas de ClickUp hacen que la planificación resulte más accesible.
Tanto si gestionas conferencias como si organizas fiestas, tendrás toda la información esencial en un solo lugar. Eso significa menos estrés, más confianza y un proceso de planificación que realmente resulta agradable.
Si estás listo para que tu próximo evento sea más fluido, tranquilo y un poco más divertido de planear, ¡regístrate en ClickUp de forma gratuita!