Se podría pensar que, con todas las herramientas disponibles (correo electrónico, aplicaciones de chat, unidades compartidas), sería fácil mantener a los empleados remotos alineados. Pero, de alguna manera, las actualizaciones clave siguen pasando desapercibidas. Las políticas de RR. HH. permanecen intactas. Las alertas de TI no se leen.
La gente se queda preguntándose: «¿Dónde hubo uso compartido?».
Una intranet de comunicaciones internas proporciona a su organización una única fuente de información veraz donde se realiza el uso compartido de las actualizaciones, los recursos son fáciles de encontrar y todo el mundo sabe dónde buscarlos.
En esta entrada del blog, explicaremos cómo es una buena intranet de comunicaciones internas y cómo crear una que la gente realmente utilice con ClickUp. 🧰
¿Qué es una intranet de comunicaciones internas?
Una intranet de comunicaciones internas es un espacio centralizado donde los empleados pueden encontrar actualizaciones, recursos e información relevante para su trabajo diario.
Piense en anuncios de la empresa, cambios en las políticas, actualizaciones del equipo y enlaces rápidos a herramientas, todo en un solo lugar.
A diferencia de una unidad compartida o un hilo de chat, una intranet de comunicaciones internas sociales estructura el flujo de información en toda la organización, lo que reduce la confusión y las preguntas duplicadas.
🔍 ¿Sabías que...? Las primeras intranets (1994-1996) eran sitios web internos estáticos que se utilizaban principalmente para el uso compartido de noticias y documentos de la empresa.
¿Por qué utilizar una intranet de comunicaciones internas?
Una intranet de comunicaciones centralizada puede resolver algunos de los problemas más comunes (y costosos) de las organizaciones en crecimiento.
Así es como las soluciones de intranet modernas añaden valor a los equipos y departamentos. ⚓
Hub de información unificado
Cuando la información crítica se encuentra dispersa en carpetas, hilos de chat y cadenas de correo electrónico, las personas pierden tiempo tratando de encontrarla.
Una estrategia de comunicación interna aporta estructura en este sentido. Los equipos saben dónde buscar y lo que encuentran allí siempre está actualizado.
📌 Ejemplo: El departamento jurídico comparte todos los documentos de cumplimiento normativo en un espacio específico de la intranet. Ya saben dónde acudir cuando el departamento financiero necesita el último acuerdo con un proveedor o un acuerdo de confidencialidad.
⚒️ Creado en ClickUp: La plantilla Wiki de ClickUp Company crea una única fuente de información veraz. Almacene políticas, documentos de proyectos y guías de equipo en un solo lugar para que sus equipos de RR. HH. y operaciones siempre encuentren información precisa sin tener que buscarla.
Mejora de la colaboración entre equipos
Los diferentes equipos suelen operar con diferentes cronogramas, prioridades y herramientas. Un software de intranet ayuda a los equipos a estar al tanto de lo que hacen los demás, lo que reduce los obstáculos y la duplicación de tareas.
📌 Ejemplo: El equipo de producto utiliza la intranet para compartir calendarios de lanzamiento de funciones y limitaciones conocidas. Esto proporciona al equipo de éxito del cliente una visibilidad completa antes del lanzamiento, de modo que pueden actualizar los artículos del Centro de ayuda y preparar los mensajes de soporte con antelación.
📮 Información de ClickUp: El 74 % de los empleados utiliza dos o más herramientas solo para encontrar la información que necesita, saltando entre correos electrónicos, chats, notas, herramientas de gestión de proyectos y documentación. Este cambio constante de contexto hace perder tiempo y ralentiza la productividad.
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp unifica todas tus tareas (correo electrónico, chat, documentos, tareas y notas) en un único entorno de trabajo con función de búsqueda, para que todo esté exactamente donde lo necesitas.
Mayor compromiso y alineación de los empleados.
Cuando las actualizaciones internas parecen dispersas o superficiales, los equipos dejan de prestar atención. Una intranet coherente y bien gestionada mantiene a los empleados comprometidos, ya que les da acceso a información relevante: cómo le va a la empresa, por qué se toman determinadas decisiones y cuál es su papel en ellas.
📌 Ejemplo: El director de operaciones comparte una publicación mensual en la que resume el rendimiento de la empresa, las actualizaciones estratégicas y las prioridades abiertas. Cada publicación está abierta a comentarios, de modo que los jefes de departamento pueden aclarar los siguientes pasos y los miembros del equipo pueden hacer preguntas directamente.
⚒️ Creado en ClickUp: La plantilla de estrategia y plan de acción de comunicación interna de ClickUp ayuda a programar las actualizaciones de los líderes y las reuniones del equipo. Esto facilita el uso compartido de las prioridades y la recopilación de comentarios, al tiempo que mejora la cultura de la empresa.
Reducción de la sobrecarga de correo electrónico
El correo electrónico no es el problema, sino la dependencia excesiva de él para las actualizaciones rutinarias. Una intranet reduce los mensajes repetitivos y los seguimientos, y permite disponer de la información adecuada cuando se necesita.
📌 Ejemplo: El equipo de instalaciones actualiza los horarios de los turnos y los avisos del edificio directamente en el software de comunicación interna. Los equipos pueden consultar el horario en cuestión de segundos para ver la última versión.
🧠 Dato curioso: El término «intranet» comenzó a aparecer en artículos ya en la década de 1970, pero no fue hasta alrededor de 1994 cuando se popularizó, cuando las empresas comenzaron a crear sus sitios web internos.
Incorporación y formación optimizadas
Los nuevos empleados suelen depender de sus compañeros de trabajo para orientarse. Eso ralentiza a todo el mundo. Una intranet les ofrece una vía clara para ponerse al día de forma rápida e independiente.
📌 Ejemplo: El hub de incorporación incluye guías específicas para cada departamento, sesiones de formación grabadas, gráficos organográficos y preguntas frecuentes. Los nuevos empleados siguen listas de control estructuradas, completan los itinerarios de aprendizaje obligatorios y averiguan a quién deben dirigirse para cada cosa.
⚙️ Bonificación: Facilite la incorporación grabando vídeos cortos de su pantalla y su voz con ClickUp Clips. Es perfecto para explicar flujos de trabajo, procesos o proporcionar comentarios de forma asíncrona.
Funciones clave que debe buscar en una intranet de comunicaciones internas
Las siguientes funciones son esenciales a la hora de elegir un software de intranet moderno que se adapte a sus equipos. 🧑💻
Publicación de noticias y anuncios 📢
Todas las organizaciones necesitan un lugar centralizado para publicar actualizaciones, cambios en las políticas, resúmenes de reuniones y mensajes del director general. La función de anuncios integrada elimina el riesgo de que la comunicación se disperse por múltiples plataformas.
Por ejemplo, el equipo de RR. HH. de una corporación puede publicar una «Actualización trimestral de políticas» cada tres meses utilizando la herramienta de publicación de la intranet. Pueden fijarla en la parte superior de la página de inicio y realizar el seguimiento de la visibilidad por departamento.
Busque:
- Boletines archivados para volver a consultar comunicaciones anteriores.
- Tiras o bloques de anuncios editables
- Opciones de programación para anuncios de tiempo
- Publicaciones fijas u opciones de fijación para actualizaciones urgentes.
💡Consejo profesional: ClickUp Chat admite conversaciones en tiempo real con el equipo en el lugar donde se desarrolla tu trabajo. Dentro de cada canal, puedes crear una publicación, elegir un formato como «Anuncio» o «Actualización» y añadir un título y un mensaje. Se encuentra en la pestaña Publicaciones para que cualquiera pueda ponerse al día rápidamente, y puedes fijar las publicaciones importantes para que permanezcan visibles en la parte superior del hilo.
Además, FollowUps convierte los elementos pendientes en tareas, SyncUps facilita la realización de comprobaciones asíncronas, mientras que la función Catch Me Up , basada en IA, ayuda a los compañeros de equipo a ponerse al día rápidamente.
🧠 Dato curioso: La intranet nació a la sombra de la World Wide Web, propuesta por Tim Berners-Lee solo unos años antes, en 1989.
Gestión y búsqueda de documentos 🔍
Encontrar el archivo adecuado nunca debería llevar más de unos segundos. Una intranet sólida permite a los equipos almacenar, organizar y recuperar documentos sin problemas.
Por ejemplo, un responsable de cumplimiento normativo puede localizar el registro de auditoría del año pasado escribiendo «auditoría de proveedores» en la barra de búsqueda sin necesidad de recordar la ruta de la carpeta.
Busque:
- Control de versiones para realizar el seguimiento de los cambios.
- Carpetas jerárquicas y anidamiento
- Etiquetado de metadatos para la categorización
- Búsqueda de texto completo en documentos y comentarios.
💡Consejo profesional: ClickUp Docs ofrece a los equipos una forma flexible de crear y organizar archivos como políticas, manuales o notas de reuniones. Puede anidar páginas dentro de un solo documento, añadir etiquetas y enlazarlas directamente a las tareas pertinentes.
Control de acceso basado en roles 🎮
No todos los empleados deben tener vista de todos los documentos. El control de acceso garantiza que el contenido confidencial permanezca restringido a los equipos y personas adecuados.
Por ejemplo, un equipo financiero puede preparar la propuesta de presupuesto para el próximo año en un documento privado que solo sea visible para los jefes de departamento y el director financiero.
Busque:
- Gestión de acceso a nivel de departamento
- Visibilidad basada en roles (administrador, colaborador, espectador)
- Ajustes de permisos a nivel de archivos y carpetas
- Uso compartido solo de comentarios o solo de vista
💡Consejo profesional: En ClickUp, los equipos pueden restringir las plantillas de contratos solo a los departamentos jurídico y de compras. Pueden añadir acceso solo para comentarios para que otros equipos soliciten ediciones o aclaren términos cuando sea necesario.
Funciones sociales 👥
El compromiso solo se produce cuando los empleados se sienten escuchados. Las funciones sociales de una herramienta de comunicación para equipos crean un espacio para la conversación y los comentarios sin necesidad de recurrir a aplicaciones externas.
Por ejemplo, tras publicar una nueva política de viajes, el equipo de administradores puede habilitar los comentarios para que los empleados puedan hacer preguntas directamente en el hilo del documento.
Busque:
- Formularios integrados para encuestas rápidas.
- Comentarios en línea y respuestas encadenadas de hilos
- Reacciones con emojis o botones «Me gusta».
- Creación de encuestas para obtener comentarios instantáneos
Supongamos que el equipo de comunicaciones quiere saber qué tal está funcionando el nuevo diseño de la intranet. Pueden crear e integrar un breve formulario de ClickUp titulado «¿Te ha resultado fácil encontrar lo que necesitabas hoy?», y recopilar respuestas anónimas en tiempo real. Estas respuestas se convierten en tareas de ClickUp directamente en el software del portal de empleados.
💡Consejo profesional: ClickUp está diseñado para la colaboración en equipo. Los comentarios y los emojis permiten a los miembros del equipo comunicarse directamente dentro de los archivos y las tareas, mientras que los agentes de IA ayudan a responder las consultas de los empleados en cuestión de segundos.
Seequent, uno de los clientes de ClickUp, dijo lo siguiente:
Tener la documentación de los procesos y la gestión de tareas de nuestro equipo en un solo lugar nos ayuda a ahorrar tiempo en la búsqueda de información. También nos proporciona una única fuente de información veraz.
Tener la documentación de los procesos y la gestión de tareas de nuestro equipo en un solo lugar nos ayuda a ahorrar tiempo en la búsqueda de información. También nos proporciona una única fuente de información fiable.
Asistencia con IA para respuestas y resúmenes 🤖
El profesional medio dedica más de 30 minutos al día a buscar información relacionada con el trabajo, lo que supone más de 120 horas al año perdidas en buscar entre correos electrónicos, hilos de Slack y archivos dispersos. Un asistente inteligente con IA integrado en su intranet de comunicaciones internas puede cambiar eso.
Es especialmente útil cuando se trata de aclarar una política, preparar un mensaje para toda la empresa u obtener un resumen rápido de un documento extenso.
💡Consejo profesional: ClickUp Brain conecta todas las partes de tu entorno de trabajo (documentos, tareas, comentarios y wikis) para que puedas hacer una pregunta y obtener una respuesta clara sin tener que buscarla.
Supongamos que su equipo jurídico está revisando los acuerdos con los proveedores. Solo tienen que preguntar: «¿Cuál es la última cláusula sobre el almacenamiento de datos para proveedores externos?». ClickUp Brain muestra el documento relevante y destaca la actualización más reciente. También puede utilizarlo para escribir anuncios o resumir wikis complejos dentro del software de colaboración de documentos.
Analíticas y métricas de interacción 📊
Hacer un seguimiento de lo que interesa a las personas ayuda a los equipos internos a mejorar las estrategias de comunicación y comprender la fiabilidad de la plataforma. Mientras que algunas herramientas ofrecen análisis integrados, otras admiten flujos de trabajo de elaboración de informes personalizados.
Por ejemplo, un director de operaciones puede querer saber qué POE se consultan con más frecuencia y cuáles se ignoran, mientras que un director de recursos humanos puede querer evaluar el compromiso de los empleados.
Busque:
- Interacción con el contenido por departamentos
- Vistas de página, tasas de apertura y seguimiento de clics.
- Frecuencia y sentimiento de los comentarios
- Tiempo dedicado por publicación o sección
💡Consejo profesional: los paneles personalizables de ClickUp te permiten crear informes a medida para visualizar la participación, las vistas al contenido y mucho más.
Vistas personalizadas 🗂️
Para que sea realmente valiosa como solución de comunicación interna, la plataforma que elija debe ofrecer a cada empleado una pantalla de Inicio personalizada.
Al reunir todo lo relevante en un solo lugar y eliminar la información irrelevante, la plataforma mejora la eficiencia y facilita su adopción.
💡Consejo profesional: ClickUp Inicio ofrece a cada usuario una vista personalizada de su trabajo.
Esta herramienta todo en uno ofrece a cada miembro del entorno de trabajo una panorámica de las tareas asignadas, los documentos, los anuncios y los recordatorios. También puede fijar documentos internos, añadir widgets para páginas clave y supervisar metas o actualizaciones.
Acceso móvil y notificaciones 📱
Los equipos ya no están atados a sus escritorios. El personal de campo, los trabajadores remotos y los ejecutivos a menudo necesitan acceder a información interna desde sus teléfonos.
Por ejemplo, un supervisor de turno puede necesitar consultar la nueva lista de control de seguridad durante una visita a las instalaciones, incluso cuando no está conectado a Internet.
Busque:
- Preferencias de notificaciones personalizadas
- Aplicaciones móviles adaptables con acceso completo a todas las funciones.
- Notificaciones push para nuevas actualizaciones y comentarios.
- Acceso sin conexión a flujos de trabajo esenciales para la gestión de documentos.
💡Consejo profesional: con la aplicación móvil de ClickUp, los supervisores pueden revisar los cambios en las políticas durante sus viajes, dejar comentarios para el equipo e incluso aprobar tareas, todo ello desde sus dispositivos móviles.
Buenas prácticas para el diseño de intranets de comunicaciones internas
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas que debe tener en cuenta al diseñar la intranet de su empresa para lograr una comunicación interna eficaz:
- Mantenga la navegación intuitiva y centrada en el usuario: utilice un diseño limpio y coherente con menús sencillos y funciones de búsqueda, y dé prioridad a las funciones más utilizadas en la página de inicio.
- Mantenga el contenido relevante y actualizado: destaque las novedades de la empresa, los mensajes de los directivos y las noticias de los departamentos. Utilice feeds de contenido específicos (por equipo, ubicación, rol) en lugar de un enfoque único para todos, y elimine periódicamente el contenido obsoleto.
- Fomente la comunicación bidireccional: dé voz a los empleados a través de blogs, historias de éxito y muros de reconocimiento, y permita que las personas interactúen a través de comentarios, reacciones y foros.
- Integre la intranet en los flujos de trabajo diarios: conecte la intranet con las herramientas que ya utilizan los empleados (aplicaciones de gestión de proyectos, software de chat, sistemas de RR. HH.).
- Priorice la accesibilidad y la inclusividad: asegúrese de que la página web sea compatible con dispositivos móviles y diseñe teniendo en cuenta las normas de accesibilidad (WCAG). Ofrezca contenido multilingüe si su plantilla es internacional.
- Hazla atractiva y humana: utiliza imágenes, vídeos e infografías en lugar de actualizaciones con mucho texto. Gamifica la participación (insignias, puntos, tablas de clasificación por participación) si se adapta a la cultura de tu empresa.
- Incorpore análisis y bucles de retroalimentación: Realice el seguimiento de las métricas de uso y recopile los comentarios de los empleados para identificar las deficiencias. Repita el proceso periódicamente en lugar de tratarlo como un lanzamiento único.
🧠 Dato curioso: Uno de los primeros paquetes de software de intranet fue Intranet Genie, lanzado en 1996, que ofrecía funciones para el uso compartido de documentos y el envío de mensajes.
Cree un hub de comunicaciones internas moderno con ClickUp.
El trabajo actual no funciona. Nuestros proyectos, conocimientos y comunicaciones están dispersos en herramientas inconexas que nos ralentizan.
ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, soluciona esto combinando proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que le ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
En el centro de esta experiencia se encuentra ClickUp Knowledge Management, que establece la conexión entre la documentación, las discusiones del equipo y el conocimiento organizacional en todo su entorno de trabajo.
- Centralice toda su información dispersa importando los conocimientos existentes del equipo desde otras herramientas como Notion, Confluence, Google Drive u hojas de cálculo.
- Organice todo en el hub de documentos de ClickUp para mantener a los equipos en sintonía. Cree wikis estructurados utilizando jerarquías de páginas, añada contexto con tablas e incrustaciones, aproveche el control de versiones para evitar confusiones y mucho más.
- Garantice la trazabilidad y la responsabilidad completas con los comentarios asignados en ClickUp para actualizaciones o aprobaciones, y vincule cada documento a las tareas pertinentes.
Y cuando alguien necesite encontrar esa información, no tendrá que recordar dónde está almacenada. La búsqueda conectada de ClickUp extrae resultados de todo tu entorno de trabajo y de herramientas de terceros integradas.
¿No quieres empezar desde cero?
La plantilla de base de conocimientos de ClickUp le ayuda a crear documentación estructurada y fácil de navegar para su equipo. Incluye secciones para la incorporación, los POE, las políticas y mucho más, para que pueda empezar a organizar su base de conocimientos interna de inmediato. Cada sección es totalmente editable y conecta tareas, etiquetas y comentarios en todo su entorno de trabajo.
Equipos como QubicaAMF recuperaron más de 5 horas semanales utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas anuales por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
ClickUp es una plataforma intuitiva que transforma las comunicaciones internas. Desde la incorporación hasta los anuncios, todo se encuentra en la misma plataforma que ya utilizan sus empleados.
Podrá involucrar a los empleados y gestionar el conocimiento, las conversaciones, las actualizaciones y las tareas diarias sin tener que cambiar de herramienta ni perder el hilo de las decisiones. Llevará a su organización del caos y los equipos aislados a la claridad y la colaboración.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
Una intranet de comunicaciones internas ayuda a las organizaciones a promover el uso compartido de noticias, actualizaciones, políticas y recursos en un lugar centralizado. Mantiene a los equipos informados y alineados al facilitar la búsqueda y el acceso a la información importante.
Una intranet almacena y organiza canales de comunicación interna, como documentos, anuncios y políticas de la empresa, para facilitar su consulta y respaldar el conocimiento a largo plazo. Por otro lado, Slack se centra en la mensajería en tiempo real y las conversaciones diarias rápidas.
Sí, ClickUp puede actuar como una plataforma de intranet al combinar documentos, wikis, chat, herramientas de colaboración y gestión de tareas en una sola plataforma. Los equipos pueden almacenar conocimientos, compartir actualizaciones y comunicarse en la red privada, lo que beneficia su estrategia de comunicaciones internas y mejora el compromiso de los empleados.
Estos son algunos pasos básicos para configurar correctamente una intranet interna: Recopile la información clave de la empresa y organícela de forma clara. Elija entornos de trabajo digitales que permitan a los equipos acceder, actualizar y compartir contenido fácilmente. Fomente el uso regular integrando tareas y conversaciones diarias. Forme a los comunicadores internos sobre cómo encontrar y aportar información.