🔎 ¿Sabías que...? El 94 % de los profesionales de empresas prefieren una plataforma unificada que conecte sus aplicaciones y automatice los flujos de trabajo, eliminando las ineficiencias que supone depender de numerosos sistemas y procesos desconectados.
Tu proyecto va por buen camino. Desde la gestión de los recursos del proyecto y la definición del presupuesto hasta la recopilación de una lista de herramientas y requisitos, ¡has pensado en todo!
Por desgracia, hay un pequeño detalle que parece frenar el progreso en todas las fases: el proceso de aprobación. La falta de aprobaciones claras y oportunas provoca retrasos, malentendidos entre equipos y trabajo adicional, lo que en ocasiones obliga a rediseñar completamente los proyectos.
Ahí es donde una plantilla de matriz de aprobación proporciona un marco estructurado para definir quién tiene autoridad para aprobar en las distintas fases de un proceso de toma de decisiones.
Si buscas optimizar tu flujo de trabajo de aprobaciones, aquí tienes una lista de 12 plantillas de matrices de aprobaciones que te ayudarán a realizar el trabajo. ✨
¿Qué son las plantillas de matrices de aprobación?
Una plantilla de matriz de aprobación es un documento de flujo de trabajo que ayuda a optimizar y estandarizar el proceso de aprobación dentro de una organización. Representa visualmente quién está autorizado para aprobar acciones, decisiones o documentos específicos.
Estas plantillas suelen describir las diferentes fases de aprobación y las personas o departamentos responsables en cada fase, incluyendo:
- Flujos de trabajo de aprobación predefinidos para eliminar la confusión y los retrasos en la toma de decisiones
- Niveles de autoridad de aprobación claramente definidos, que especifican quién aprueba las transacciones financieras, las propuestas de proyectos, los acuerdos contractuales y otras decisiones clave
- Secciones personalizables para adaptarse a los procesos de aprobación específicos de su organización, incluidos permisos específicos para cada departamento y protocolos de escalado
- Integración con los requisitos de cumplimiento, lo que garantiza que todas las aprobaciones sigan las políticas de la empresa y las normativas del sector
De este modo, define la autoridad de aprobación para ayudar a minimizar los cuellos de botella, reducir los errores y mejorar la responsabilidad. Hace que las partes interesadas se responsabilicen de las aprobaciones oportunas, lo que ayuda a evitar cuellos de botella y retrasos en los proyectos.
💡 Consejo profesional: Delegar la autoridad de forma eficaz evita los cuellos de botella en la toma de decisiones y permite a su equipo asumir la propiedad de sus tareas.
¿Qué hace que una plantilla de matriz de aprobación sea buena?
Una plantilla de matriz de aprobación bien diseñada debe ser clara y adaptable a su caso empresarial. Estas son las características clave que hacen que una plantilla sea excelente:
- Estructura clara: Busque una plantilla de matriz de aprobación que describa claramente quién tiene la autoridad para aprobar cada decisión. Debe desglosar el proceso de aprobación por rol, tarea y nivel de autoridad para evitar confusiones ✅️
- Adaptable: Busque una plantilla de matriz de aprobación adaptable, ya que cada organización tiene diferentes requisitos de proyecto y procesos de trabajo. Debe permitir ajustes fáciles para diferentes departamentos, proyectos, responsabilidades o tipos de decisiones ✅️
- Colaborativo: elige una plantilla de matriz de aprobación que fomente la colaboración definiendo los roles de cada parte interesada en el proceso de aprobación. Esto garantiza que todas las partes necesarias participen y que las decisiones pasen sin problemas de una fase a la siguiente ✅️
- Integración del flujo de trabajo: seleccione plantillas de matrices de aprobación integradas en el flujo de trabajo de su equipo. Mediante el uso de herramientas de automatización, simplificará las solicitudes de aprobación, realizará un seguimiento del progreso y eliminará los seguimientos manuales ✅️
12 plantillas de matrices de aprobación
Ahora que ya sabes qué es una matriz de aprobación y qué hace que una plantilla sea buena, vamos a ver las mejores plantillas de matriz de aprobación disponibles. Estas plantillas de ClickUp, la app para todo el trabajo, te ayudarán a definir procesos de toma de decisiones claros y a optimizar tus flujos de trabajo de aprobación.
1. Plantilla de matriz de aprobación de ClickUp
La plantilla de matriz de aprobación de ClickUp ofrece un enfoque optimizado y organizado para gestionar los flujos de trabajo de aprobación. Esta plantilla te ayuda a definir la autoridad de aprobación, identificar a las partes interesadas clave y asignar tareas, lo que garantiza que todas las decisiones pasen por los canales adecuados.
Puede adaptar fácilmente esta plantilla para reflejar las jerarquías internas, las necesidades del proyecto o los roles departamentales. La claridad en las cadenas de aprobación conduce a plazos de entrega más rápidos y minimiza los retrasos causados por la falta de comunicación o la confusión de roles.
🌟 Lo que te encantará:
- Defina roles de aprobación claros para cada fase del proyecto o proceso de toma de decisiones
- Realice un seguimiento sencillo del estado de las aprobaciones para garantizar su finalización a tiempo
- Adapte las filas y columnas para reflejar los distintos niveles de toma de decisiones o departamentos
- Integración perfecta con las herramientas de gestión de tareas de ClickUp para una mejor automatización del flujo de trabajo
🔑 Ideal para: Los equipos y las organizaciones deben establecer un proceso de aprobación claro y eficiente, que garantice la responsabilidad y la toma de decisiones sin problemas.
➡️ Más información: Las mejores apps, aplicaciones y software para flujos de trabajo de aprobación
2. Plantilla de pizarra para matriz de aprobaciones de ClickUp
La plantilla de pizarra Matriz de aprobaciones de ClickUp lleva tu proceso de aprobación al siguiente nivel con un enfoque interactivo y visual. Esta plantilla permite a los equipos correlacionar los flujos de trabajo de aprobación en un formato dinámico y fácil de entender, lo que promueve la colaboración y garantiza que todos conozcan su rol en cada fase de la toma de decisiones.
Esta plantilla de matriz de aprobación utiliza un diseño de pizarra para proporcionar una vista clara de todo el proceso de aprobación, lo que facilita la detección de cuellos de botella y la asignación de tareas a las partes interesadas adecuadas. Ya sea para correlacionar la participación de las partes interesadas o reestructurar un flujo de trabajo en tiempo real, esta plantilla crea un entorno interactivo y transparente para aclarar quién firma qué.
🌟 Lo que te encantará:
- Presente los flujos de trabajo a la dirección con un diseño visual claro
- Identifique los cuellos de botella en las aprobaciones durante las sesiones de brainstorming
- Cree una representación visual e interactiva de su proceso de aprobación
- Colabore fácilmente con los miembros del equipo, asignando tareas y realizando el seguimiento de las aprobaciones
🔑 Ideal para: Equipos que prefieren un enfoque visual para los flujos de trabajo de aprobación y desean un entorno colaborativo para gestionar las decisiones.
📮 Información de ClickUp: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos de acción, lo que da como resultado decisiones perdidas y retrasos en la ejecución. Ya sea enviando notas de seguimiento o utilizando hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas para que su equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
3. Plantilla de matriz de delegación de autoridad de ClickUp
La plantilla de matriz de delegación de autoridad de ClickUp ayuda a las organizaciones a definir quién tiene la autoridad para aprobar decisiones en varios niveles organizativos. Garantiza que cada decisión sea tomada por la persona o el equipo adecuado en función de sus responsabilidades y nivel de autoridad.
Esta plantilla de decisiones de proyectos le ayuda a mantener el control y la transparencia en el proceso de toma de decisiones de su organización. Define los umbrales de autoridad entre departamentos y alinea la responsabilidad con los derechos de decisión.
🌟 Lo que te encantará:
- Evite retrasos en la toma de decisiones con una asignación clara de responsabilidades
- Defina y documente claramente los niveles de autoridad para diferentes tareas y decisiones
- Garantice la responsabilidad asignando las responsabilidades de aprobación a las personas adecuadas
- Cumpla con la normativa en entornos regulados o basados en políticas
🔑 Ideal para: Corporaciones, equipos financieros y departamentos jurídicos que desean codificar la autoridad de decisión y mantener el control operativo.
📚 Lea también: Cómo redactar un caso de negocio: la fórmula para obtener la aprobación del proyecto por parte de las partes interesadas
4. Plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp
Centralice la forma en que se solicitan, evalúan y aprueban los nuevos proyectos con la plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp. Ofrece un flujo de trabajo estandarizado en el que las partes interesadas envían ideas de proyectos, asignan revisores y realizan un seguimiento de las decisiones en cada fase de aprobación.
La plantilla minimiza los seguimientos manuales y ofrece compatibilidad con la transparencia al registrar los comentarios y los resultados de los revisores en un formato coherente.
🌟 Lo que te encantará:
- Recopile y organice todos los detalles de las solicitudes de proyectos en un solo lugar
- Simplifique el proceso de aprobación con fases y rutas de aprobación claras
- Realice un seguimiento del estado de las solicitudes para garantizar una toma de decisiones oportuna
- Registre las aprobaciones, los rechazos y los comentarios para garantizar la transparencia
🔑 Ideal para: PMO, jefes de departamento y equipos de producto que gestionan propuestas de proyectos entrantes.
➡️ Más información: Plantillas gratuitas para propuestas de proyectos en Word, Excel y ClickUp
5. Plantilla de proceso de aprobación de proyectos de ClickUp
La plantilla de proceso de aprobación de proyectos de ClickUp es perfecta para equipos y organizaciones que necesitan un enfoque estructurado para revisar y aprobar proyectos. Esta plantilla integral proporciona una estructura formalizada para las aprobaciones de proyectos, desde el envío inicial hasta la aprobación final, y captura detalles críticos como el alcance, el presupuesto, las metas y los responsables de la toma de decisiones asignados.
Con automatizaciones y asignaciones de tareas integradas, reduce la fricción y garantiza que todos sepan lo que se necesita antes de que un proyecto avance. Se acabó perseguir a los aprobadores o perder documentación.
🌟 Lo que te encantará:
- Delega automáticamente los revisores en función de la categoría del proyecto
- Mantenga registros de auditoría para garantizar el cumplimiento normativo y como referencia futura
- Defina cada fase del proceso de aprobación del proyecto para mayor claridad y eficiencia
- Asigne tareas y aprobaciones a las partes interesadas adecuadas en cada paso
🔑 Ideal para: Gestores de proyectos y equipos que necesitan un proceso formal y repetible para evaluar y aprobar proyectos internos o orientados al cliente.
💡 Consejo profesional: Definir y documentar meticulosamente los requisitos del proyecto es la base de cualquier iniciativa exitosa. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Describe claramente lo que incluirá y lo que no incluirá el proyecto, así como lo que pretendes conseguir 🎯
- Comprenda las necesidades y expectativas de todas las partes implicadas, desde la empresa hasta los usuarios finales 🗣️
- Registra formalmente todos los requisitos en un formato claro, conciso y comprensible ✍️
- Confirme los requisitos documentados para garantizar su precisión y exhaustividad ✅
- Realice un seguimiento de los cambios en los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y gestiónelos de forma eficaz para evitar desviaciones del alcance ⚙️
6. Plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp
¿Estás lanzando una nueva iniciativa? La plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp te ayuda a estructurar las ideas en un formato atractivo con secciones para objetivos, alcance, riesgos, entregables y aprobaciones necesarias. La plantilla se puede personalizar para adaptarse a cualquier proyecto, proporcionando una estructura clara para que los equipos describan los detalles clave del proyecto y obtengan la autorización de los responsables de la toma de decisiones.
Esta plantilla facilita la evaluación objetiva de las propuestas y garantiza que las partes interesadas dispongan de la información adecuada para ofrecer comentarios o aprobaciones oportunas. Además, acorta la distancia entre el concepto y la ejecución.
🌟 Lo que te encantará:
- Incluya enlaces, elementos visuales y tareas para reforzar la propuesta
- Fomente los comentarios y las opiniones a través de comentarios y revisores asignados
- Estructure las propuestas de proyectos con secciones para objetivos, alcance, cronograma y presupuesto
- Colabore en tiempo real con los miembros del equipo y las partes interesadas mediante comentarios y asignaciones de tareas
🔑 Ideal para: Gestores de proyectos, equipos y empresas que desean crear propuestas de proyectos organizadas y profesionales que optimicen el proceso de aprobación.
Esto es lo que Judy Hellen, directora de soporte administrativo de Brighten A Soul Foundation, opina sobre el uso de ClickUp :
El seguimiento y la organización de los proyectos de la empresa es muy fácil y eficaz con el software ClickUp. Desde simples listas hasta proyectos complicados, el software ClickUp se ha utilizado para conseguir que las cosas se hagan como se espera. Es un software muy eficaz a la hora de abordar problemas de gestión de tareas y realizar el seguimiento del progreso de las tareas y proyectos en curso de una organización.
El seguimiento y la organización de los proyectos de la empresa es muy fácil y eficaz con el software ClickUp. Desde simples listas hasta proyectos complicados, el software ClickUp se ha utilizado para conseguir que las cosas se hagan como se espera. Es un software muy eficaz a la hora de abordar problemas de gestión de tareas y realizar el seguimiento del progreso de las tareas y proyectos en curso de una organización.
7. Plantilla de propuesta presupuestaria de ClickUp
La plantilla de propuesta presupuestaria de ClickUp te ayuda a crear propuestas presupuestarias detalladas y precisas para tus proyectos, garantizando que se cubran todos los aspectos financieros. Tanto si envías presupuestos para proyectos internos como propuestas a clientes, esta plantilla te garantiza que presentarás tu plan financiero.
El formato es compatible con desgloses detallados por categoría y vincula los gastos con los resultados estratégicos, lo que brinda a los aprobadores lo que necesitan para firmar con confianza. La plantilla simplifica el proceso de aprobación del presupuesto con secciones designadas para los costos estimados, el retorno de la inversión, la justificación y el cronograma.
🌟 Lo que te encantará:
- Describa las necesidades de financiación y los rendimientos esperados en una sola vista y desglose los costes por tarea, recurso o hito
- Enlace las solicitudes de presupuesto con las metas generales del proyecto para respaldar la planificación financiera con una lógica clara y detallada
- Calcule y organice los costes de los proyectos en un formato claro y estructurado
- Supervise el estado de las aprobaciones presupuestarias para garantizar una toma de decisiones oportuna
🔑 Ideal para: Jefes de equipo, solicitantes de finanzas y directores de operaciones que envían propuestas presupuestarias detalladas.
💡 Consejo profesional: La automatización de los flujos de trabajo repetitivos permite a los equipos centrarse en tareas de alto valor y mejorar la eficiencia.
8. Plantilla del modelo DACI de ClickUp
La plantilla del modelo DACI de ClickUp está diseñada para definir los roles y responsabilidades en la toma de decisiones de los proyectos. Todos los miembros del equipo están alineados en cuanto a quién es responsable, a quién se consulta y a quién se informa durante la toma de decisiones.
El marco DACI (impulsor, aprobador, colaborador, informado) proporciona una estructura clara que ayuda a los equipos a reducir la confusión, evitar los cuellos de botella y tomar decisiones de manera eficiente. Es perfecto para equipos que desean establecer roles claros en la toma de decisiones y optimizar los flujos de trabajo de los proyectos.
🌟 Lo que te encantará:
- Defina roles claros para cada miembro del equipo en el proceso de toma de decisiones
- Optimice la comunicación especificando a quién hay que consultar e informar
- Realice un seguimiento del progreso de las decisiones y aprobaciones para garantizar una actuación oportuna
- Alinee a todos los departamentos en cuanto a la propiedad y justifique claramente los documentos y los resultados de las decisiones
🔑 Ideal para: Gestores de proyectos, equipos, organizaciones y equipos multifuncionales que gestionan grandes iniciativas en las que la claridad en la toma de decisiones es fundamental.
➡️ Más información: Plantillas gratuitas para la toma de decisiones en Excel, documentos y ClickUp
9. Plantilla de matriz RACI de ClickUp
La plantilla de matriz RACI de ClickUp es esencial para definir y aclarar los roles y responsabilidades en cualquier proyecto o tarea. Al utilizar el marco RACI (Responsable, Acuontable, Consultado, Informado), esta plantilla permite a todos los miembros de tu equipo conocer su rol exacto en el proceso de toma de decisiones y ejecución.
Esta plantilla permite a los equipos simplificar la comunicación, reducir la confusión y mejorar la colaboración al definir quién es responsable de cada tarea, a quién hay que consultar y a quién hay que mantener informado.
🌟 Lo que te encantará:
- Asigne y realice un seguimiento de los roles utilizando el marco RACI para cada tarea
- Mejore la colaboración definiendo claramente quién es responsable y a quién hay que consultar
- Elimine la confusión y asegúrese de que todos los miembros del equipo estén alineados con las responsabilidades del proyecto
- Utilice las tareas de ClickUp para integrar la matriz en su flujo de trabajo general
🔑 Ideal para: Gestores de proyectos y equipos que deben aclarar los roles, las responsabilidades y los procesos de toma de decisiones en proyectos complejos.
A continuación, le ofrecemos un resumen rápido de las buenas prácticas para configurar un proyecto:
10. Plantilla de formulario de solicitud de compra de ClickUp
La plantilla de formulario de solicitud de compra de ClickUp simplifica y organiza el proceso de compra de tu organización. Estandariza la forma en que los equipos solicitan bienes, servicios o software para que el proceso de compra siga una ruta documentada con las aprobaciones adecuadas.
Además, gestione las solicitudes de compra de principio a fin, asegurándose de que todas las solicitudes pasen por los canales de aprobación adecuados, reduciendo los errores y manteniendo la eficiencia del proceso.
🌟 Lo que te encantará:
- Envíe los envíos al departamento financiero o a los responsables de la aprobación al instante
- Reduzca los retrasos eliminando las aclaraciones innecesarias
- Adjunte presupuestos, especificaciones o contratos de proveedores directamente
- Realice un seguimiento del estado de cada solicitud a lo largo de su proceso de aprobación
🔑 Ideal para: Equipos de compras, departamentos financieros y empresas que buscan optimizar y estandarizar sus procesos de solicitud de compras.
11. Plantilla de revisión de contratos de ClickUp
La plantilla de revisión de contratos de ClickUp ayuda a los equipos a examinar los contratos antes de que se finalicen. Es compatible con el seguimiento de versiones, los comentarios internos y los comentarios legales, todo ello dentro de ClickUp, sin necesidad de cambiar de herramienta.
Envíe documentos a los revisores pertinentes, asigne propietarios y asegúrese de que todas las cláusulas se tengan en cuenta antes de firmar. Esta plantilla agiliza la colaboración entre los equipos jurídicos, de compras y empresariales, lo que reduce el tiempo de respuesta.
🌟 Lo que te encantará:
- Divida las cláusulas de los contratos en tareas para facilitar su revisión y gestión
- Asigne revisores y documente claramente los motivos de las decisiones
- Garantice el cumplimiento de las políticas internas y las normas legales
- Acelere los tiempos de respuesta con flujos de trabajo de revisión basados en tareas
🔑 Ideal para: equipos jurídicos, personal de adquisiciones y partes interesadas responsables de revisar acuerdos o contratos con proveedores.
Descubra cómo crear coherencia con las plantillas de ClickUp:
12. Plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp
La plantilla de análisis de riesgos para la gestión de proyectos de ClickUp identifica, evalúa y gestiona de forma proactiva los riesgos potenciales de sus proyectos. Con esta plantilla, los gestores de proyectos describen los riesgos potenciales, evalúan su impacto y definen estrategias de mitigación para mantener los proyectos en marcha.
Esta matriz de aprobación mejora la visibilidad de los posibles problemas y permite a los equipos responder rápidamente, minimizando la probabilidad de retrasos o fallos en los proyectos.
🌟 Lo que te encantará:
- Documente, evalúe y priorice los riesgos durante la planificación o las fases activas
- Priorice los riesgos utilizando puntuaciones de impacto y probabilidad
- Asigne la propiedad de cada plan de mitigación a los miembros del equipo pertinentes
- Supervise y actualice el estado de los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
🔑 Ideal para: Gestores de proyectos y equipos que buscan gestionar los riesgos de forma más eficaz y garantizar una ejecución más fluida de los proyectos.
💡 Consejo profesional: La evaluación de riesgos debe ser fundamental en sus flujos de trabajo de aprobación. Puede tomar decisiones informadas y basadas en datos con el software de gestión de riesgos adecuado.
Optimice sus aprobaciones y mejore su flujo de trabajo con ClickUp
Todos sabemos que las aprobaciones pueden ser un verdadero dolor de cabeza. Para obtener las aprobaciones a tiempo, debe mantener todo organizado, asegurarse de que todos estén en la misma página y evitar esos molestos cuellos de botella que ralentizan todo.
Con las plantillas de ClickUp, optimice sus flujos de trabajo de aprobación, realice un seguimiento de las decisiones en tiempo real y garantice que todos los procesos sean lo más eficientes posible. Tanto si gestiona presupuestos, contratos o propuestas de proyectos, las potentes plantillas de ClickUp le ayudan a mantenerse organizado y en control.
¿Listo para mejorar tu proceso de aprobación? ¡Empieza a usar ClickUp y accede a estas plantillas gratis hoy mismo!