¿Sabe por qué se dice que «el trabajo en equipo hace que los sueños se hagan realidad»?
Es sencillo: cuando las personas se unen en torno a una meta común y realizan un uso compartido de la carga de trabajo, las empresas suelen obtener resultados que superan sus expectativas más optimistas.
Pero hay un reto: sin una delegación de autoridad adecuada, esos sueños podrían convertirse en pesadillas. Y no se fíe solo de nuestra palabra; los estudios lo dicen todo: ¡solo el 2,5 % de las personas pueden realizar varias tareas a la vez de forma eficaz!
Una delegación eficaz en una organización también consiste en comprender claramente los roles respectivos de los responsables de la toma de decisiones y del equipo que ejecuta las tareas.
Con el marco adecuado de delegación de autoridad, su organización puede evitar confusiones y garantizar que todos conozcan sus responsabilidades.
A los profesionales y directivos de RR. HH. les encanta este proceso porque garantiza que las tareas específicas se lleven a cabo con responsabilidad. Algunos equipos incluso cuentan con asesoramiento jurídico para asegurarse de que todo se haga de forma transparente.
Pero la verdadera pregunta es: ¿dónde puede encontrar plantillas de delegación de autoridad perfectas que pueda utilizar de inmediato sin tener que preocuparse por realizar extensas ediciones?
En este artículo, le presentaremos 10 de las mejores plantillas de delegación de autoridad, todas ellas gratis y muy fáciles de personalizar.
¿Qué son las plantillas de delegación de autoridad?
Las plantillas de delegación de autoridad eliminan las conjeturas sobre quién puede tomar qué decisiones.
¿Necesita que alguien firme documentos o apruebe el borrador de un contrato? ¿Quiere designar a alguien para evaluar o explicar su próxima campaña estratégica? Todo está cubierto.
Estas plantillas definen claramente los roles para delegar autoridad a las partes pertinentes.
Las plantillas de delegación de autoridad pueden ayudar con lo siguiente:
- Mejorar la claridad en la toma de decisiones: Establezca directrices claras sobre quién está facultado para tomar decisiones en nombre de la organización.
- Prevención de problemas legales: asegúrese de que los miembros del equipo cumplan los procesos de aprobación y se mantengan dentro de su autoridad designada.
- Supervisión de la asignación de tareas: supervise y realice el seguimiento de las tareas delegadas en toda la organización.
- Establecimiento de roles y responsabilidades: Garantice que todos conozcan sus roles específicos y lo que se espera de ellos.
- Promover la responsabilidad: fomente una cultura de responsabilidad definiendo claramente quién es responsable de cada tarea y decisión.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de delegación de autoridad?
Una buena plantilla de delegación de autoridad hace mucho más que asignar tareas: aporta claridad y responsabilidad.
No querrá que la gente tenga que adivinar o apresurarse cuando se necesita una firma o una aprobación. Las plantillas ideales evitan esto asignando roles específicos, asegurándose de que todos conozcan sus responsabilidades en el proceso de toma de decisiones.
Las mejores plantillas también tienen en cuenta la flexibilidad. Los diferentes departamentos pueden requerir diferentes niveles de autoridad, por lo que el formulario de delegación debe ser fácilmente editable para reflejar la estructura de su organización.
Tanto si asigna autoridad para tareas rutinarias como para decisiones importantes, dicho documento debe hacer mención clara de todos los detalles. Esto facilita su seguimiento por parte de todos los implicados.
📌 Ejemplo: cuando la directora de marketing de una empresa tecnológica necesita aprobación para una nueva campaña publicitaria, utiliza una plantilla de delegación de autoridad bien estructurada para aclarar los roles y responsabilidades. El equipo funciona sin problemas, sin confusiones ni retrasos, al especificar quién puede aprobar los presupuestos y los cronogramas.
Las 10 mejores plantillas de delegación de autoridad
1. Plantilla de matriz de delegación de autoridad de ClickUp
La plantilla de matriz de delegación de autoridad de ClickUp ayuda a las empresas a optimizar la toma de decisiones y asignar responsabilidades de manera eficiente.
Ofrece estados personalizados como «Delegación» y «Necesita aportación» para realizar el seguimiento de las tareas, mientras que los campos personalizados como CFO, CEO y Departamento le permiten visualizar la estructura de autoridad de su equipo.
Por ejemplo, puede asignar tareas a un director de ventas y realizar el seguimiento de su autoridad de aprobación a través de la vista Tabla.
Esta plantilla también ofrece compatibilidad con vistas personalizadas, como listas de tareas y diagramas de Gantt, para aclarar los roles de toma de decisiones y las estructuras jerárquicas, lo que facilita enormemente el seguimiento de los roles individuales.
✨ Ideal para: Gerentes y supervisores de equipos grandes que desean comunicar claramente las responsabilidades y los POE para diversas tareas del equipo.
🧠 ¿Sabías que... los directores generales que destacan por sus habilidades de delegación experimentan un impresionante aumento del 33 % en los ingresos? Estos altos ejecutivos entienden que no pueden hacerlo solos, sino que empoderan a sus equipos para que aborden tareas que se ajustan a sus puntos fuertes.
2. Plantilla de gestión de tareas de ClickUp
¿Le cuesta mantener sus tareas en orden? La plantilla de gestión de tareas de ClickUp es una solución con numerosas funciones que le permite organizar las tareas por prioridad, estado o departamento, lo que facilita enormemente la colaboración.
Supongamos que su equipo de marketing está planificando el lanzamiento de un producto. Puede utilizar la vista Tablero para trazar cada fase, como la creación de contenido, las campañas publicitarias y las publicaciones en redes sociales, en un tablero Kanban y, a continuación, mover las tareas individuales a través de columnas como «Pendiente», «En curso» y «Completada», para realizar un seguimiento visual del progreso.
Para aquellos que compaginan múltiples responsabilidades, la «vista de calendario» permite programar entrevistas, establecer plazos para los seguimientos y actualizar los calendarios de tareas.
Por último, la «Vista Lista» de la plantilla funciona muy bien para un gestor de proyectos que supervisa varios equipos.
✨ Ideal para: Gestores de proyectos y otras personas que necesitan gestionar y delegar tareas interfuncionales.
Nota: ¿Necesita más soluciones de gestión de tareas listas para usar? Eche un vistazo a nuestra recopilación de 11 plantillas gratuitas de gestión de tareas en Excel y ClickUp.
3. Plantilla de plan de gestión de equipos de ClickUp
Gestionar un equipo multifuncional o remoto puede resultar complicado en ocasiones. ¿Cómo se consigue que todos sigan alineados y por el buen camino? ¿Cómo se gestiona el progreso individual y del equipo?
Ahí es donde entra en juego la plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp. La plantilla está diseñada para ayudar a los líderes a realizar el seguimiento del progreso del equipo, asignar roles y mantenerse organizados.
Por ejemplo, si un equipo de marketing remoto tiene dificultades para coordinar tareas, la «Agenda por departamento» les permite planificar reuniones de manera eficiente, asegurándose de que todos estén incluidos.
Por su parte, un equipo técnico que trabaje en el lanzamiento de un producto puede utilizar la vista «Estado por departamento» para realizar el seguimiento de las tareas que están estancadas o completadas.
Con campos personalizados como «Departamento» y estados como «En proceso» o «Cancelado», su equipo puede adaptar fácilmente esta plantilla a sus necesidades.
✨ Ideal para: gerentes de equipos multifuncionales o remotos, ya que les ayuda a coordinar tareas, asignar roles y realizar el seguimiento del progreso de manera unificada.
4. Plantilla de matriz RACI de roles y responsabilidades de ClickUp
La matriz RACI (Responsable, Acuarable, Consultado, Informado) es un marco sencillo para definir roles y responsabilidades en un proyecto o equipo.
Imagina que tu departamento de contabilidad se está preparando para la auditoría anual. Con múltiples partes interesadas involucradas, como el director financiero, los auditores y el equipo de finanzas, es fundamental mantener claros los roles. La plantilla RACI Matrix de roles y responsabilidades de ClickUp simplifica ese proceso.
Por ejemplo, el director financiero es «responsable» de garantizar que la auditoría se desarrolle sin problemas, mientras que el director financiero es «responsable» de la elaboración de los informes financieros. Es necesario «consultar» a los auditores externos para las comprobaciones de cumplimiento, y es posible que sea necesario «informar» al departamento de recursos humanos sobre los registros financieros relacionados con los empleados.
Con la vista de matriz RACI, todos conocen su rol específico, lo que evita solapamientos o tareas olvidadas.
A medida que las tareas avanzan por estados como «Abierta» o «En curso», todo el equipo permanece alineado, lo que garantiza una colaboración fluida y evita retrasos en el flujo de trabajo.
✨ Ideal para: Organizaciones y departamentos que necesitan definir claramente los roles y responsabilidades.
5. Plantilla de planificación RACI de ClickUp
Al igual que la plantilla anterior, la plantilla de planificación RACI de ClickUp también ayuda con la delegación de funciones y la responsabilidad, ¡pero hay una trampa! Está pensada para principiantes que gestionan proyectos interfuncionales.
Imagina que estás planificando un evento corporativo: el coordinador del evento es responsable de la logística, el director financiero es responsable del presupuesto y el equipo de RR. HH. debe estar informado de cualquier necesidad de personal.
O considere el lanzamiento de una campaña de marketing: el creador de contenido es responsable de redactar los materiales, mientras que el director creativo supervisa los elementos visuales y se debe consultar al departamento jurídico para garantizar el cumplimiento normativo.
Puede utilizar la «vista Tablero» dentro de la plantilla para asignar tareas a los miembros del equipo y ver el diagrama de Gantt para supervisar el progreso.
✨ Ideal para: Principiantes que gestionan proyectos interfuncionales y necesitan definir roles, responsabilidades y obligaciones en un formato estructurado y fácil de entender.
6. Plantilla de matriz RACI de ClickUp
A diferencia de las listas de tareas estándar, la plantilla de matriz RACI de ClickUp establece claramente los roles, por lo que ya no tendrá que preguntarse quién se encarga de las cosas importantes. Además, puede utilizar esta plantilla incluso para la planificación personal.
Supongamos que está planeando un viaje por carretera con amigos. Puede utilizar esta plantilla de gráfico RACI para asignar a la persona responsable de reservar los hoteles, encargarse de establecer la ruta e informar a todos los demás sobre las decisiones clave.
O imagina que organizas un evento benéfico: puedes supervisar fácilmente quién se encarga de la recaudación de fondos y consultar con los patrocinadores.
La belleza de esta plantilla reside en su capacidad para correlacionar con precisión las responsabilidades, lo que facilita el trabajo en equipo, tanto en las empresas como en la vida cotidiana.
✨ Ideal para: gestión de proyectos empresariales y personales, en los que una delegación clara de roles y una asignación de responsabilidades precisa son esenciales para obtener resultados satisfactorios.
7. Plantilla de matriz de asignación de responsabilidades de ClickUp
Imagina que gestionas varios proyectos de clientes, por ejemplo, uno de desarrollo web y otro de marketing de contenidos.
Con la plantilla de matriz de asignación de responsabilidades (RAM) de ClickUp, puede simplificar la gestión de proyectos en un abrir y cerrar de ojos.
La plantilla le ayuda a asignar roles claros: el desarrollador se encarga de las actualizaciones del sitio web, mientras que el redactor trabaja en las entradas del blog. También garantiza que su coordinador de proyectos esté al tanto de todo para mantener el cronograma al día, sin más conjeturas ni constantes intercambios de correos electrónicos.
Una de las mejores funciones es la «vista de pizarra», que ofrece una visión en tiempo real de quién es responsable de cada tarea, para que nada se pase por alto.
Tanto si gestiona un equipo como si solo se pone en contacto con los clientes, la plantilla le facilitará la comunicación y le mantendrá informado.
✨ Ideal para: Jefes de equipo que gestionan múltiples proyectos de clientes, simplificando la delegación de tareas y la asignación de roles con herramientas de seguimiento visual claras.
💡 Consejo profesional: Utilice la vista de pizarra en ClickUp para mejorar la colaboración mientras asigna roles con la plantilla de matriz de asignación de responsabilidades. Esta función permite a su equipo intercambiar ideas y crear tareas en tiempo real, lo que garantiza que todos estén informados.
8. Plantilla de roles y matriz de permisos de ClickUp
¿Alguna vez ha vivido esa situación en la que un miembro del equipo intenta acceder a un archivo y se encuentra con el frustrante mensaje «Permiso denegado»?
La plantilla de roles y permisos de ClickUp soluciona ese problema.
Al gestionar un proyecto de alcance mixto, supongamos que su jefe de ventas necesita acceder a los datos de los clientes, mientras que los autónomos solo tienen acceso a los materiales de marketing.
Esta plantilla le permite correlacionar exactamente quién puede acceder a qué, garantizando la seguridad y la eficiencia.
Por ejemplo, en el proyecto del sitio web que mencionamos anteriormente, el diseñador de productos tendría acceso a los archivos de diseño y los prototipos, mientras que el especialista en marketing podría ver las descripciones de los productos y el contenido de promoción.
Con las vistas personalizadas de ClickUp, como «Tareas del departamento» y «Tareas externas», puede realizar el seguimiento visual de los permisos y los roles en tiempo real.
Se acabaron las dudas: ¡solo flujos de trabajo sencillos y bien gestionados!
✨ Ideal para: Gerentes y jefes de equipo en organizaciones que necesitan controlar el acceso, realizar el seguimiento de los permisos y garantizar que las personas adecuadas dispongan de la información adecuada.
9. Plantilla de formulario de delegación de autoridad de pdfFiller
La plantilla de formulario de delegación de autoridad de pdfFiller es ideal para agencias de marketing que buscan agilizar las aprobaciones y la toma de decisiones.
¿Necesita que el director creativo supervise las aprobaciones de diseño y que el gestor de cuentas se encargue de las aprobaciones presupuestarias? ¿O será el gestor de redes sociales quien se encargue de las aprobaciones de contenido para las publicaciones diarias?
Simplemente delegue los roles de autoridad y deje que cada miembro del equipo se centre en lo que mejor sabe hacer.
Con opciones fáciles de usar para la edición, la firma y el uso compartido, esta plantilla mantiene sus proyectos en marcha de forma fluida y eficiente.
✨ Ideal para: agencias de marketing o equipos creativos que buscan facilitar la aprobación de tareas y la toma de decisiones.
🌟 Dato curioso: ¿Sabías que los líderes que no delegan lo suficiente pueden crear involuntariamente una cultura de indecisión entre sus empleados? Cuando los miembros del equipo sienten que sus habilidades y talentos son realmente valorados, son más felices y tienen mayor productividad.
10. Plantilla de matriz de delegación de autoridad de Lark
La plantilla de matriz de delegación de autoridad de Lark está dirigida a usuarios principiantes y ayuda a mantener los proyectos organizados gracias a su interfaz fácil de usar.
Desde simples delegaciones de liderazgo de equipos internos hasta asignaciones de autoridad entre departamentos, puede realizar la edición de las asignaciones de tareas, ajustar los niveles de autoridad y realizar el seguimiento del progreso, todo ello con solo unos clics.
Es especialmente útil para garantizar que todos conozcan su rol, desde los becarios que están aprendiendo el oficio hasta el personal sénior que supervisa tareas críticas.
Sin embargo, ten en cuenta que la plantilla es más adecuada para las Hojas de cálculo de Google.
✨ Ideal para: usuarios novatos o pequeñas empresas que necesitan una herramienta sencilla y fácil de usar para asignar tareas y gestionar los niveles de autoridad en toda su organización.
Delega y mejora con ClickUp.
Muchos líderes empresariales de éxito, como Andrew Carnegie, Eli Broad y Jessica Jackley, han reiterado la importancia de una delegación eficaz.
Haga caso al magnate de la empresa inglesa Sir Richard Branson, quien dijo la famosa frase: «Si realmente quieres crecer como emprendedor, tienes que aprender a delegar».
Resulta que dominar las habilidades de delegación podría ser la clave para alcanzar un éxito increíble en su empresa.
Pero lo entendemos: dejar ir puede ser difícil.
Por eso, estas 10 plantillas de delegación de autoridad son perfectas para facilitarle el proceso de delegación.
Tanto si gestiona una iniciativa personal, supervisa un proyecto de marketing o coordina un evento corporativo, estas plantillas le ayudarán a fomentar la responsabilidad en todo su equipo.
¡Y no nos olvidemos de ClickUp! Esta plataforma de gestión de proyectos va más allá de sus más de 1000 plantillas y ofrece funciones de colaboración que le ayudan a usted y a su equipo a mantenerse organizados y con alta productividad.
¡Regístrese en ClickUp de forma gratuita y empiece a delegar de forma más inteligente hoy mismo!