Si crees que WhatsApp solo sirve para enviar textos rápidos y planificar viajes que nunca salen de los chats grupales, apenas estás rascando la superficie.
Con más de dos mil millones de usuarios mensuales en todo el mundo, WhatsApp no solo mantiene el flujo de las conversaciones, sino también de las agendas empresariales más importantes. Sin embargo, muy pocos de los que instalan WhatsApp aprovechan todo su potencial.
Tanto si gestionas proyectos con múltiples partes interesadas, te esfuerzas por mantenerte en contacto con tus clientes o simplemente intentas evitar que tu bandeja de entrada se convierta en un agujero negro, dominar los potentes trucos de WhatsApp puede cambiar las reglas del juego.
En esta guía, encontrarás estrategias prácticas y reales para que tu experiencia diaria con WhatsApp sea más fluida, precisa y significativamente más productiva. Y si te quedas, también te mostraremos una alternativa más inteligente (léase: ClickUp ) para pasar de las conversaciones simples a la acción productiva
¡Vamos allá! 💪🏼
Trucos imprescindibles de WhatsApp para usuarios habituales
WhatsApp ofrece innumerables trucos ocultos que pueden ahorrarte tiempo, organizar mejor tus chats e incluso proteger tu privacidad. Aquí tienes siete trucos imprescindibles de WhatsApp para pasar de ser un usuario ocasional a un profesional de la productividad:
1. Fija los chats esenciales en la parte superior
¿Cansado de desplazarte para encontrar un chat importante? O peor aún, ¿olvidaste responder a uno porque se te acumularon los chats no leídos?
La posibilidad de fijar hasta tres chats importantes en WhatsApp garantiza que las conversaciones más importantes, tanto personales como profesionales, permanezcan en la parte superior de tu bandeja de entrada. Y, por lo tanto, en tu mente.
Para fijar un chat:
- En un dispositivo Android, mantén pulsado el chat y toca el icono del alfiler
- En iPhone, desliza el dedo hacia la derecha en el chat y pulsa «Fijar»
Es un salvavidas para mantener fácilmente accesibles las conversaciones con tus clientes, tu equipo o tu familia.
💡 Consejo profesional: Actualiza regularmente tus chats fijados en función de tus prioridades.
2. Usa los mensajes destacados como marcadores rápidos
Las direcciones importantes, los plazos o la información clave a menudo se pierden entre cientos de textos. Al «destacar» un mensaje, se marca para poder acceder fácilmente a él más tarde.
- Para marcar un mensaje con una estrella, mantén pulsado el mensaje y toca el icono de la estrella
- Para ver tus mensajes destacados, ve a Ajustes > Mensajes destacados
Piensa en ello como tu recopilación personal de lo mejor de WhatsApp. Es especialmente útil cuando estás haciendo malabarismos con varios proyectos o coordinando eventos, con detalles dispersos en múltiples herramientas.
3. Busca como un profesional con los filtros
¿Estás intentando encontrar esa foto de un producto que enviaste a un cliente, pero no recuerdas a qué cliente se la enviaste?
Desplazarse manualmente por mensajes interminables para encontrar lo que buscas es una de las peores pesadillas de cualquier empresa.
La barra de búsqueda de WhatsApp te lo pone más fácil. Toca el icono de búsqueda, filtra por tipo de medio (como fotos, documentos, enlaces, vídeos, GIF o audio) y, a continuación, introduce una palabra clave. Encontrarás exactamente lo que buscas en cuestión de segundos, sin tener que rebuscar en un historial de chat tras otro.
📮 Información de ClickUp: 1 de cada 5 profesionales dedica más de 3 horas al día solo a buscar archivos, mensajes o contexto adicional sobre sus tareas. Eso supone casi el 40 % de una semana laboral completa desperdiciada en algo que solo debería llevar unos segundos
La búsqueda conectada de ClickUp unifica todo tu trabajo en tareas, documentos, correos electrónicos y chats, para que puedas encontrar exactamente lo que necesitas cuando lo necesitas sin tener que saltar de una herramienta a otra.
4. Envía mensajes a varios contactos sin crear grupos
¿Quieres enviar actualizaciones a varias personas sin atraparlas en un chat grupal?
Utiliza las listas de difusión para enviar el mismo mensaje a muchos contactos de WhatsApp de forma individual. Lo recibirán como un mensaje privado normal, sin que los demás puedan verlo.
Para crear uno, sigue estos pasos:
- iPhone: Chats > Listas de difusión > Nueva lista
- Android: Menú > Nueva transmisión
Es perfecto para compartir anuncios importantes, invitaciones o actualizaciones de la empresa sin abrumar a los destinatarios.
5. Formatea tu texto para enfatizar
Para aquellos de nosotros que amamos la energía de la comunicación en persona, los mensajes de texto pueden parecer un poco... insulsos.
Con las sencillas herramientas de formato de texto de WhatsApp, puedes poner en negrita, cursiva o tachado tus mensajes para que sean más claros y expresivos.
Así es como funciona:
- Negrita: Añade asteriscos negrita
- Cursiva: Añade guiones bajos _cursiva_
- Tachado: añade tildes ~tachado~
- Monospace: añade tres comillas invertidas ( «`texto«` »)
Esto puede mejorar tu comunicación y hacer que tu tono e intención sean más difíciles de malinterpretar, especialmente cuando das instrucciones o aclaras puntos esenciales. Sarcasmo, entusiasmo, énfasis... todo se transmite con mayor claridad.
6. Lee mensajes sin desencadenar confirmaciones de lectura
¿Necesitas leer un mensaje sin que el remitente se entere? (¡Choca esos cinco, no te juzgamos!)
En lugar de abrir la app, aplicación:
- Activa el modo avión
- Leer el mensaje
- Cerrar WhatsApp completamente
- A continuación, desactiva el modo avión
Esta técnica te permite estar al tanto de todo sin sentirte obligado a responder inmediatamente, lo que te ahorrará mucho estrés durante los días ajetreados.
7. Acelera la reproducción de mensajes de voz
Las notas de voz largas pueden ser un rollo. A veces, agradeces tener toda la historia; otras, solo te interesan los puntos más destacados.
WhatsApp ahora te permite reproducir notas de voz a una velocidad de 1,5x o 2x. Solo tienes que tocar el botón 1x junto a la nota de voz para cambiar de velocidad.
Es una pequeña función que ahorra una cantidad sorprendente de tiempo, especialmente en contextos de trabajo en los que los compañeros pueden enviar actualizaciones largas o informes con algún que otro detalle irrelevante.
📮 Información de ClickUp: Mientras que el 60 % de los trabajadores responde a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos, el 15 % tarda más de 2 horas en responder. Esta combinación de respuestas ultrarrápidas y respuestas tardías puede crear brechas de comunicación y ralentizar la colaboración.
Con ClickUp, todos los mensajes, tareas y actualizaciones están en un solo lugar, lo que garantiza que ninguna conversación quede pendiente y que todos estén sincronizados, sin importar lo rápido o lento que respondan.
Trucos de privacidad y seguridad de WhatsApp
El cifrado de extremo a extremo de WhatsApp ofrece una seguridad básica sólida. Pero si te quedas ahí, te estás dejando vulnerable. Tanto si manejas información confidencial de clientes, gestionas el acceso de equipos o simplemente valoras tu privacidad personal, estos cinco trucos de privacidad y seguridad de WhatsApp te ayudarán a proteger mejor tus datos sin sacrificar la usabilidad:
8. Activa la verificación en dos pasos para obtener protección adicional
Las contraseñas se filtran. Los dispositivos se roban. Por eso, activar la verificación en dos pasos como capa adicional de defensa es una medida inteligente.
Con esta función activada, necesitarás un PIN de seis dígitos cada vez que tu número se registre en un nuevo dispositivo, lo que impedirá el acceso no autorizado.
Y apenas te llevará unos segundos. Solo tienes que ir a: Ajustes > Cuenta > Verificación en dos pasos > Activar.
💡 Consejo profesional: utiliza un PIN único que sea difícil de adivinar pero fácil de recordar, como los últimos cuatro dígitos del número de teléfono antiguo de tu mejor amigo o el número de la camiseta de tu deportista favorito más los dígitos de tu código postal. Además, añade una dirección de correo electrónico para recuperar tu cuenta de WhatsApp si olvidas el PIN.
🧠 Dato curioso: Según los hallazgos de Google, habilitar la autenticación de dos factores (2FA) puede bloquear de manera efectiva el 100 % de los ataques automatizados de bots, el 96 % de los ataques de phishing masivo y el 76 % de los ataques dirigidos cuando se utiliza la verificación por SMS. El empleo de métodos más seguros, como las indicaciones en el dispositivo a través de aplicaciones de autenticación, puede mejorar aún más estas cifras, logrando una eficacia del 100 % contra los bots automatizados, del 99 % contra el phishing masivo y del 90 % contra los ataques dirigidos.
9. Controla quién puede ver tu información personal
WhatsApp te permite ajustar quién puede ver tu:
- Última vez visto y estado en línea
- Foto de perfil
- Acerca de
- Actualizaciones de estado
Ve a Ajustes > Privacidad y elige entre Todos, Mis contactos, Mis contactos excepto... o Nadie.
📌 Por ejemplo, si recibes a menudo mensajes no solicitados, ajustar la visibilidad de la «Foto de perfil» a «Mis contactos» reduce drásticamente la exposición. Pequeños ajustes como estos pueden minimizar seriamente riesgos como la ingeniería social o la atención no deseada.
10. Usa el reconocimiento facial o la huella dactilar para bloquear la app, aplicación
👀 ¿Sabías que...? Las contraseñas se basan en «algo que sabes», lo que las hace vulnerables a los ataques de fuerza bruta, en los que los atacantes prueban numerosas combinaciones para adivinar la contraseña. Por el contrario, la biometría se basa en «algo que eres», que no se puede adivinar ni forzar fácilmente en el sentido tradicional.
Incluso si tu teléfono está bloqueado, considera añadir una capa adicional de seguridad a WhatsApp con la autenticación mediante huella dactilar o Face ID. También puedes configurar un cronómetro de bloqueo automático corto (por ejemplo, inmediatamente después de salir de la app, aplicación).
Además, el bloqueo de chat de WhatsApp te permite bloquear conversaciones individuales con tu huella dactilar, Face ID o un PIN personalizado, lo que resulta especialmente útil si compartes el teléfono con familiares, amigos o compañeros de trabajo.
Cuando bloqueas un chat, este se mueve a una carpeta separada de tu lista de chats habitual, de modo que solo tú puedes acceder a él. Los mensajes nuevos de los chats bloqueados tampoco aparecerán con vistas previas completas, lo que mantiene tus conversaciones aún más discretas.
11. Desactiva las copias de seguridad en la nube para los chats confidenciales
👀 ¿Sabías que...? Los chats de WhatsApp están cifrados de extremo a extremo, pero tus copias de seguridad en la nube no lo están (a menos que las cifres específicamente).
De forma predeterminada, por defecto, se puede acceder a las copias de seguridad de WhatsApp almacenadas en Google Drive o iCloud si esas cuentas se ven comprometidas.
Si la privacidad es tu prioridad:
- Desactiva las copias de seguridad en la nube en Ajustes > Chats > Copia de seguridad del chat > Copia de seguridad en Google Drive (o iCloud) > Nunca
- Activa las copias de seguridad cifradas en el mismo menú (si necesitas hacer una copia de seguridad de tus chats)
Este paso es fundamental si manejas comunicaciones de trabajo confidenciales, datos sanitarios o conversaciones financieras a través de WhatsApp.
12. Ten cuidado con las estafas y los mensajes de phishing en WhatsApp
Los sofisticados fraudes de phishing tienen como objetivo a los usuarios de WhatsApp a diario, desde solicitudes falsas de soporte técnico hasta enlaces maliciosos de «verificación».
🚩 Cualquier mensaje que solicite un código de verificación, incluso si proviene de un contacto conocido, debe considerarse sospechoso. Recuerda que WhatsApp nunca te enviará mensajes directamente ni te pedirá datos personales.
🤝 Sigue estas buenas prácticas para mantener la seguridad:
- Comprueba dos veces las URL antes de hacer clic
- Nunca compartas códigos de verificación
- Denuncia y bloquea cuentas sospechosas de inmediato
Según la Comisión Federal de Comercio, las estafas por mensajería provocaron 470 millones de dólares en pérdidas en 2024, lo que supone un aumento de cinco veces con respecto a lo registrado en 2020, a pesar de que el número de denuncias disminuyó. Mantener la vigilancia es tan importante como utilizar funciones de seguridad técnica.
Trucos de productividad de WhatsApp
Claro, la función principal de WhatsApp es enviar mensajes, pero ¿y si te dijéramos que puede ser tu lugar para guardar ideas de medianoche, una herramienta para tomar notas y almacenar (y recuperar) detalles esenciales, una app de lista de tareas pendientes e incluso un asistente de IA?
Estos trucos de productividad de WhatsApp te ayudarán a hacer más con menos esfuerzo:
13. Crea un chat personal de notas de WhatsApp
¿Alguna vez has querido enviarte a ti mismo ideas rápidas, tareas pendientes, enlaces o incluso notas de voz?
Crea una ventana de chat personal donde puedas escribir todo, desde listas de la compra hasta la próxima gran idea para tu empresa, e incluso notas de tu libro o podcast favorito.
¿Cómo configurarlo?
- Guarda tu propio número de teléfono en Contactos
- Inicia un nuevo chat contigo mismo
Esto evita que se pierdan ideas valiosas y tareas pendientes, especialmente si no tienes a mano lápiz y papel (o una app dedicada a tomar notas).
🧠 Dato curioso: WhatsApp ahora ofrece de forma nativa la función «Enviarte un mensaje a ti mismo» como alternativa a crear manualmente una nueva ventana de chat personal. Para acceder a ella, pulsa Nuevo chat > «Enviarte un mensaje a ti mismo»
14. Usa WhatsApp Web/escritorio para escribir más rápido y realizar varias tareas a la vez
¿Cansado de cometer errores tipográficos al enviar respuestas largas en WhatsApp? Cambia a WhatsApp Web o a la aplicación de escritorio para disfrutar de conversaciones fluidas con el control total del teclado y el ratón.
Ve a web.whatsapp.com y escanea el código QR que aparece con tu teléfono.
La versión para escritorio también te permite arrastrar y soltar archivos fácilmente en los chats, lo que te ahorra mucho tiempo durante la incorporación de clientes, la colaboración en proyectos o la aprobación de contenidos de marketing. ¡E incluso puedes hacer y recibir llamadas de WhatsApp desde tu sistema!
15. Configura notificaciones personalizadas para contactos prioritarios
Algunos mensajes merecen atención inmediata, otros pueden esperar. Las notificaciones personalizadas te permiten diferenciar los mensajes importantes de un vistazo, sin siquiera desbloquear el teléfono.
Configúralos abriendo el chat deseado, tocando el nombre del contacto y seleccionando Notificaciones personalizadas.
Asigna diferentes sonidos, vibraciones y ajustes de ventanas emergentes para clientes VIP, gerentes o familiares. Este sutil truco entrena tu cerebro para priorizar de manera más eficaz y reduce los cambios de contexto innecesarios.
📮 Información de ClickUp: Casi el 20 % de los participantes en nuestra encuesta envían más de 50 mensajes instantáneos al día. Este elevado volumen podría indicar que el equipo está constantemente intercambiando mensajes rápidos, lo cual es ideal para la velocidad, pero también puede provocar una sobrecarga de comunicación.
Con las herramientas de colaboración integradas de ClickUp, como ClickUp Chat y ClickUp Assigned Comments, tus conversaciones siempre estarán enlazadas a las tareas correctas, lo que mejora la visibilidad y reduce la necesidad de seguimientos innecesarios.
16. Automatiza las respuestas con WhatsApp Business
Si utilizas WhatsApp para trabajar, configurar respuestas automáticas te ahorrará mucho tiempo. Te ayudará a encontrar el equilibrio entre responder con rapidez y mantener la concentración sin interrumpir constantemente tu flujo de trabajo.
Con una cuenta de WhatsApp Business (gratis de configurar), puedes:
- Envía mensajes de ausencia instantáneos
- Crea mensajes de saludo para nuevos contactos
- Establece plantillas de respuesta rápida para preguntas frecuentes
📌 Por ejemplo, puedes automatizar un mensaje del tipo «Ahora mismo estoy en una reunión, te responderé en X horas» para no dejar en espera a tus clientes potenciales o actuales.
👀 ¿Sabías que...? Según HubSpot, el 90 % de los clientes valoran como importante o muy importante una respuesta «inmediata» cuando tienen una pregunta sobre el servicio de atención al cliente, y el 60 % de los clientes definen «inmediato» como 10 minutos o menos. La automatización te ayuda a cumplir con esa expectativa sin agotarte.
17. Ponles rótulos a tus chats para organizarlos mejor
¿Te sientes abrumado por docenas de chats simultáneos? Utiliza la función «Rótulos» (disponible en WhatsApp Business) para organizar las conversaciones en categorías como:
- Nuevo cliente potencial
- Pago pendiente
- Solicitud de soporte
- Personal
Esto crea un semi-CRM dentro de la propia aplicación de WhatsApp, perfecto para emprendedores individuales, agencias o proveedores de servicios que necesitan una organización ligera sin invertir en otra herramienta costosa.
18. Silenciar grupos que distraen
No siempre quieres salir de un grupo (especialmente de los de familia, antiguos alumnos o equipos de trabajo), pero el constante zumbido puede romper tu concentración.
¿La solución? Silcialos.
Así es como se hace: Abre el grupo > Pulsa el nombre del grupo > Silenciar notificaciones > Selecciona la duración (8 horas, 1 semana o Siempre).
Los grupos silenciados siguen actualizándose en segundo plano, sin resentimientos ni puentes rotos, pero tu cerebro tiene espacio para respirar y centrarse en lo que realmente importa.
Con estos sencillos ajustes, WhatsApp puede pasar de ser una máquina de distracciones a una de tus herramientas diarias más eficientes. Ya sea para enviarte tareas por mensaje, acelerar los chats en el escritorio o etiquetar conversaciones como un mini CRM, estos trucos de WhatsApp son mejoras prácticas que puedes implementar hoy mismo.
Ahora, vamos a dar un paso más allá y descubrir algunas funciones ocultas que incluso los usuarios más experimentados suelen pasar por alto.
Funciones ocultas de WhatsApp que probablemente no conocías
WhatsApp es tan versátil que es probable que aún no hayas desbloqueado algunas de sus funciones ocultas más útiles. Estas herramientas poco conocidas pueden hacer que tu comunicación sea más rápida, inteligente y mucho más organizada... una vez que sabes que existen.
Aquí tienes seis que vale la pena dominar:
1. Edita mensajes enviados (en un plazo de 15 minutos)
¿Alguna vez has enviado un texto con un error tipográfico que ha cambiado por completo el significado que querías dar... y te has sonrojado de vergüenza al darte cuenta de lo que había pasado?
WhatsApp te permite editar los mensajes enviados para evitar este tipo de situaciones. Pero solo es posible durante los 15 minutos posteriores al envío.
Para ello, mantén pulsado el mensaje > pulsa «Editar» > corrige y reenvía.
Los mensajes editados muestran un rótulo que indica «editado», pero sin revelar el historial de ediciones. Es un gran alivio para las conversaciones de empresa en las que la precisión es importante, o simplemente para evitar errores incómodos del autocorrector.
2. Envía fotos y vídeos en HD
Hasta hace poco, WhatsApp comprimía tus archivos multimedia de forma predeterminada, por defecto, lo que no era ideal para enviar pruebas de diseño, contratos o carteras visuales.
Ahora puedes enviar fotos y vídeos en calidad HD sin sacrificar la claridad. Todo lo que tienes que hacer es pulsar el botón «HD» en la parte superior del medio seleccionado antes de enviarlo.
Esto elimina la necesidad de apps de terceros o de enviar adjuntos gigantes por correo electrónico, ¡una gran ventaja para los profesionales del marketing, los fotógrafos y los consultores!
📚 Más información: Cómo utilizar la comunicación por vídeo asíncrona para mejorar el teletrabajo
3. Usa el modo acompañante (varios dispositivos, misma cuenta)
Anteriormente limitado a un dispositivo por número, WhatsApp ahora ofrece el modo Companion, que te permite enlazar hasta cuatro dispositivos a la misma cuenta.
Esta función es una bendición si alguna vez has querido acceder a tus chats tanto desde tu teléfono del trabajo como desde tu dispositivo personal, por ejemplo.
¿Lo mejor? Tus mensajes permanecen sincronizados y el cifrado se mantiene intacto en todos los dispositivos.
4. Conserva los mensajes de los chats que desaparecen
Si tú o tus contactos usáis mensajes que desaparecen por motivos de privacidad, pero quieres conservar textos específicos de un chat, WhatsApp ahora te permite hacerlo de forma selectiva.
Para conservar un mensaje que desaparece, mantén pulsado el mensaje y pulsa «Conservar».
Se mantiene en la conversación, incluso después de que se agota el cronómetro de eliminación automática, lo que te permite controlar mejor lo que permanece y lo que desaparece.
5. Busca chats por fecha
¿Necesitas encontrar esa dirección que te envió tu amigo hace meses? En lugar de desplazarte sin fin, ahora puedes buscar mensajes por fecha.
Abre el chat correspondiente. Pulsa Buscar. Selecciona el icono Calendario y elige una fecha.
Es una función pequeña, pero cuando estás buscando antiguos resúmenes de proyectos, facturas o planes de viaje, te ahorra mucho tiempo.
Ahora que has desbloqueado algunos de los superpoderes ocultos de WhatsApp, vamos a subir aún más el nivel, especialmente si utilizas WhatsApp para fines profesionales.
Trucos avanzados para WhatsApp Business
Si realmente quieres utilizar WhatsApp como parte de tu experiencia de cliente o estrategia de ventas, WhatsApp Business ofrece ventajas que van mucho más allá de lo básico. Aquí tienes cinco consejos avanzados de WhatsApp que pueden facilitar las interacciones con los clientes, automatizar el trabajo repetitivo y dar a tu marca una presencia más pulida y receptiva:
1. Configura un perfil empresarial completo (y optimízalo)
Tu perfil de WhatsApp Business actúa como un mini sitio web dentro de la app. Puedes utilizarlo para mostrar:
- Descripción de tu empresa
- Horas de trabajo
- Ubicación
- Enlace al sitio web
- Catálogo de servicios o productos
Para configurarlo:
- Ve a Ajustes
- Elige herramientas empresariales
- Dirígete a Perfil empresarial
Un perfil completo genera confianza y profesionalidad, lo que da seguridad a los clientes cuando se ponen en contacto contigo. Es como tener una tarjeta de visita online con todo lo que necesitan saber justo delante de ellos, lo que reduce las idas y venidas y aumenta las posibilidades de conseguir un cliente potencial.
Además, al optimizar tu perfil, facilitarás que los clientes encuentren, contacten e interactúen con tu empresa.
2. Crea atajos para respuestas rápidas
¿Cansado de escribir las mismas respuestas una y otra vez? Las respuestas rápidas te permiten guardar los mensajes de WhatsApp que utilizas con más frecuencia y enviarlos con unos pocos toques.
Configúralos siguiendo esta ruta: Ajustes > Herramientas empresariales > Respuestas rápidas
📌 Ejemplos de atajos:
- /hours = «Nuestro horario de oficina es de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00»
- /pricing = «Aquí tienes un enlace a nuestra lista de precios actual: [Enlace]»
Esto reduce drásticamente los tiempos de respuesta y garantiza una comunicación coherente y profesional sin someterte a una presión excesiva en momentos de máxima demanda.
3. Automatiza los mensajes de ausencia y los mensajes de bienvenida
La primera impresión es importante, incluso cuando no estás disponible. Configura saludos automáticos para dar la bienvenida a los nuevos clientes y mensajes de ausencia para las consultas fuera del horario laboral, de modo que tus clientes potenciales sepan que deben esperar (y no se desanimen).
Ruta de configuración: Ajustes > Herramientas empresariales > Mensaje de ausencia / Mensaje de bienvenida
💡 Consejo profesional: Personaliza los mensajes de ausencia para establecer expectativas claras sobre los tiempos de respuesta («Nos pondremos en contacto contigo en un plazo de 2 horas») y mantener así la confianza y evitar la frustración de los clientes.
4. Configura un catálogo de productos para navegar al instante
En lugar de enviar complejos archivos PDF u hojas de cálculo con precios, muestra tus ofertas dentro de la propia aplicación WhatsApp para convertir los clientes potenciales en clientes reales más rápidamente.
En Herramientas empresariales > Catálogo, puedes:
- Sube imágenes de productos
- Establece precios
- Escribe descripciones breves
- Añadir enlaces de compra
Esto convierte a WhatsApp en un mini escaparate, lo que permite a los clientes navegar y realizar consultas al instante, reduciendo la fricción y acortando el ciclo de ventas.
5. Delega las tareas repetitivas a la IA
Con el asistente empresarial de Meta IA en la app WhatsApp Business, puedes obtener ayuda con tareas como redactar mejores descripciones de productos, generar imágenes para tu catálogo o configurar campañas de marketing de WhatsApp y plantillas de marketing de WhatsApp. Solo tienes que tocar una indicación sugerida o enviar la tuya propia para empezar.
📮 Información de ClickUp: El 88 % de los participantes en nuestra encuesta utilizan la IA para sus tareas personales, pero más del 50 % evitan utilizarla en el trabajo. ¿Las tres principales barreras? La falta de una integración perfecta, la falta de conocimientos o las preocupaciones por la seguridad.
Pero, ¿y si la IA estuviera integrada en tu entorno de trabajo y ya fuera segura? ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, lo hace realidad. Entiende las indicaciones en lenguaje sencillo y resuelve las tres preocupaciones relacionadas con la adopción de la IA, al tiempo que conecta tus chats, tareas, documentos y conocimientos en todo el entorno de trabajo. Encuentra respuestas e información con un solo clic
Aunque WhatsApp ofrece muchas funciones inteligentes y potentes herramientas empresariales, es fundamental conocer también sus limitaciones, especialmente si lo utilizas para comunicarte en el ámbito profesional o para gestionar equipos grandes. No todo funciona tan bien como debería, y no todas las conversaciones deben tener lugar en una app de mensajería informal.
Limitaciones del uso de WhatsApp para la comunicación
WhatsApp destaca por su sencillez, pero muestra sus limitaciones cuando se le exige para necesidades de comunicación complejas.
- No se diseñó para la colaboración en equipo en tiempo real ni para la gestión formal de proyectos. Los chats grupales se vuelven rápidamente ruidosos y desestructurados, lo que dificulta el seguimiento de las decisiones, los elementos de acción o los plazos
- La búsqueda de mensajes y la recuperación del historial también pueden resultar complicadas una vez que se superan unos pocos miles de textos
- La seguridad, aunque es sólida para los chats individuales, tiene lagunas en las copias de seguridad en la nube, a menos que se cifren específicamente
- WhatsApp carece de controles administrativos. No hay forma de asignar permisos, moderar conversaciones o establecer flujos de trabajo estructurados como se puede hacer en herramientas específicas para el lugar de trabajo
- Otro reto clave es la profesionalidad: no todos los clientes, socios o compañeros aprecian recibir mensajes a través de una plataforma asociada a la comunicación informal
Queda claro que WhatsApp es un excelente punto de partida, pero no es una solución completa para una colaboración seria y escalable. Reconocer las brechas que WhatsApp deja abiertas es el primer paso. ¿El siguiente? Avanzar hacia una herramienta de comunicación que no solo solucione los problemas, sino que realmente impulse la eficiencia de tu equipo.
Ahí es donde entra en juego ClickUp. Ofrece una solución que combina la facilidad de la mensajería instantánea con la estructura que las empresas necesitan para colaborar de verdad.
📚 Más información: Las mejores apps de chat en grupo para equipos de empresas
Aprovecha ClickUp para una gestión y comunicación eficaz en grupo
Mientras WhatsApp mantiene las conversaciones en movimiento, ClickUp hace avanzar proyectos completos.
Como la app para todo el trabajo, ClickUp combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
El chat de ClickUp está diseñado para conversaciones en tiempo real dentro de tu entorno de trabajo, lo que significa que las ideas, las actualizaciones y las acciones pendientes permanecen conectadas a las tareas, los cronogramas y las metas.
Gestionar la dinámica de los grupos también se vuelve mucho más fácil. Con ClickUp, puedes:
- Asigna permisos (quién puede ver, participar o moderar los chats)
- Crea canales privados o públicos
- Concede acceso específico a chats o canales según sea necesario a personas ajenas al entorno de trabajo de tu organización
Así es como ClickUp Chat te ofrece una ventaja real en productividad:
1. Envía mensajes en tiempo real con tu contexto de trabajo integrado
En lugar de mensajes aislados perdidos en un mar de chats, ClickUp Chat te permite crear canales basados en tus proyectos, listas y espacios dentro de ClickUp.
Así, podrás tener un canal dedicado donde interactúen todos tus equipos de marketing y ventas, y otro solo para tus equipos de medios de pago y ABM.
Puede haber un canal independiente para cada equipo que trabaje en una función específica del producto y un canal consolidado de lanzamiento de productos donde todos compartan las actualizaciones.
Además, puedes enlazar las tareas de ClickUp relevantes a conversaciones específicas, adjuntar archivos multimedia o documentos de ClickUp directamente al chat sin tener que buscar enlaces externos. E incluso crear elementos de acción o tareas directamente desde un hilo de chat cuando surja algo importante.
Esta convergencia significa que no se pierde nada importante en las discusiones flotantes. Todo se puede rastrear, asignar y poner en práctica.
2. Elige entre diferentes tipos de mensajes para mayor claridad
ClickUp Chat te permite diferenciar entre un simple mensaje de texto y un mensaje especial, también conocido como Post. Un Post es ideal para llamar más la atención y puede adoptar la forma de un Anuncio, una Discusión, una Idea y una Actualización.
Al categorizar los mensajes, los miembros del equipo pueden comprender inmediatamente el propósito de un mensaje sin necesidad de leer todo su contenido.
- Anuncios: destaca las decisiones importantes que todos deben conocer, incluidos los anuncios para todo el equipo, los cambios en las políticas de la empresa y los lanzamientos de productos
- Discusiones: fomenta las conversaciones colaborativas en torno a un tema o una decisión específicos
- Ideas: comparte pensamientos creativos o sugerencias para intercambiar ideas
- Actualizaciones: proporciona informes de progreso o actualizaciones del estado de las tareas o proyectos
Los diferentes tipos de mensajes ayudan a los miembros del equipo a priorizar su atención. Por ejemplo, un Anuncio puede requerir atención inmediata, mientras que una Idea puede explorarse más tarde. Esto garantiza que el contexto del mensaje sea claro, lo que reduce los malentendidos y las idas y venidas innecesarias.
3. Ahorra tiempo con las acciones de IA
Con ClickUp Brain, la IA nativa de ClickUp integrada directamente en ClickUp Chat, puedes:
- Resume automáticamente los hilos de chat que te hayas perdido, en lugar de tener que reconstruir manualmente lo que pasó mientras estabas desconectado o concentrado en otra cosa
- Selecciona un mensaje no enviado y obtén ayuda para editarlo o escribirlo. También puedes pedirle a la IA que publique la respuesta en el hilo una vez terminada
- Asigna un mensaje enviado a un miembro del equipo como elemento de acción
- Genera una tarea a partir del contenido del mensaje con un solo clic
- Encuentra tareas y documentos relacionados con el mensaje
- Pide a IA que capture respuestas y detalles clave de cualquier conversación, incluso si tuvo lugar hace meses
Esta integración te permite gestionar tareas, resumir conversaciones y automatizar flujos de trabajo sin salir de la interfaz de chat
4. Colabora en tiempo real con SyncUps
A veces, un mensaje rápido no es suficiente: necesitas hablarlo.
Con SyncUps en ClickUp Chat, puedes iniciar fácilmente una llamada de audio o vídeo con un compañero o con todo tu equipo al mismo tiempo, sin salir de tu entorno de trabajo ni cambiar a aplicaciones externas como Zoom o Meet.
A diferencia de WhatsApp, que requiere un cambio engorroso para las llamadas grupales y no tiene una integración real con el entorno de trabajo, ClickUp no requiere cambiar de app, ni cambiar de contexto para hacer las cosas.
Comparte tu pantalla para seguir las discusiones en directo. Haz una lluvia de ideas en las pizarras de ClickUp. Y captura las decisiones directamente en tareas o documentos mientras colaboras.
Para equipos remotos, startups distribuidas o equipos de proyectos que se mueven rápidamente, esto significa menos herramientas fragmentadas, una resolución de problemas más rápida y una alineación más estrecha, sin necesidad de cinco plataformas diferentes solo para comunicarse de manera eficaz.
💡 Consejo profesional: Al igual que con WhatsApp, puedes personalizar las notificaciones de chat que recibes en ClickUp. De forma predeterminada, por defecto, los canales que sigues utilizarán tus ajustes de notificaciones globales, pero puedes personalizar las notificaciones de cada canal según tus preferencias.
Ve más allá de los mensajes y accede a un potente motor de ejecución
Dominar los trucos de WhatsApp puede acelerar, organizar y proteger al instante tus mensajes personales y profesionales. Las pequeñas mejoras se suman para lograr una eficiencia real, ya sea que comiences por fijar chats importantes, automatizar respuestas o reforzar tus ajustes de privacidad.
Pero cuando tus necesidades de comunicación empiezan a crecer, ya sea porque gestionas proyectos, coordinas equipos o estableces relaciones con clientes, las limitaciones de WhatsApp se convierten rápidamente en obstáculos.
Ahí es donde entran en juego alternativas a WhatsApp como ClickUp.
ClickUp integra chats en tiempo real, gestión de tareas, flujos de trabajo con IA, anuncios y llamadas de audio/vídeo instantáneas dentro de un entorno de trabajo estructurado. Esta convergencia del flujo de trabajo se traduce en una ejecución más rápida, menos errores y una colaboración mucho más estrecha. Marca la diferencia entre «lo hemos discutido» y «lo hemos enviado»
Así que, si estás listo para dejar de hacer malabarismos con las apps y empezar a conectar cada conversación con acciones significativas, ClickUp es el paso más inteligente. ¡Prueba ClickUp gratis hoy mismo!