Si crees que WhatsApp solo sirve para enviar textos rápidos y planear viajes que nunca salen de los chats grupales, apenas estás rascando la superficie.
Con más de dos mil millones de usuarios mensuales en todo el mundo, WhatsApp no solo mantiene las conversaciones, sino también las agendas empresariales críticas. Sin embargo, muy pocos de los que instalan WhatsApp aprovechan todo su potencial.
Tanto si gestionas proyectos con múltiples partes interesadas, como si te cuesta mantenerte en contacto con los clientes o simplemente intentas evitar que tu bandeja de entrada se convierta en un agujero negro, dominar los potentes trucos de WhatsApp puede cambiar las reglas del juego.
En esta guía, encontrarás estrategias prácticas y reales para que tu experiencia diaria con WhatsApp sea más fluida, precisa y significativamente más productiva. Y si sigues con nosotros, también te mostraremos una alternativa más inteligente (léase: ClickUp ) para pasar de las conversaciones simples a la acción productiva.
¡Vamos allá! 💪🏼
Trucos imprescindibles de WhatsApp para usuarios habituales
WhatsApp ofrece innumerables trucos ocultos que pueden ahorrarte tiempo, organizar mejor tus chats e incluso proteger tu privacidad. Aquí tienes siete trucos imprescindibles de WhatsApp para convertirte de un usuario ocasional en un profesional de la productividad:
1. Fija los chats esenciales en la parte superior
¿Cansado de desplazarte por la pantalla para encontrar un chat importante? O peor aún, ¿has olvidado responder a uno porque tus chats no leídos se han ido acumulando?
La posibilidad de fijar hasta tres conversaciones importantes en WhatsApp garantiza que las conversaciones más importantes, tanto personales como profesionales, permanezcan en la parte superior de tu bandeja de entrada. Y, por lo tanto, en tu mente.
Para fijar un chat:
- En un dispositivo Android, mantén pulsado el chat y toca el icono del alfiler.
- En iPhone, desliza el dedo hacia la derecha en el chat y pulsa «Anclar».
Esto te salvará la vida a la hora de mantener conversaciones con clientes, tu equipo o tu familia fácilmente accesibles.
💡 Consejo profesional: Actualiza regularmente tus chats fijados en función de los cambios en tus prioridades.
2. Utiliza los mensajes destacados como marcadores rápidos
Las direcciones importantes, los plazos o la información clave suelen perderse entre cientos de textos. Marcar un texto con una estrella permite acceder fácilmente a él más tarde.
- Para marcar un mensaje con una estrella, manténlo pulsado y toca el icono de la estrella.
- Para ver tus mensajes destacados, ve a Ajustes > Mensajes destacados.
Piensa en ello como tu recopilación personal de lo más destacado de WhatsApp. Es especialmente útil cuando estás gestionando varios proyectos o coordinando eventos, con detalles dispersos en múltiples herramientas.
3. Busca como un profesional utilizando filtros
¿Estás buscando esa foto de un producto que enviaste a un cliente, pero no recuerdas a cuál?
Desplazarse manualmente por un sinfín de mensajes para encontrar lo que buscas es la peor pesadilla de la empresa.
La barra de búsqueda de WhatsApp te lo pone más fácil. Toca el icono de búsqueda, filtra por tipo de medio (como fotos, documentos, enlaces, vídeos, GIF o audio) y, a continuación, introduce una palabra clave. Encontrarás exactamente lo que buscas en cuestión de segundos, sin tener que rebuscar en un historial de chat tras otro.
📮 Información de ClickUp: 1 de cada 5 profesionales dedica más de 3 horas al día solo a buscar archivos, mensajes o contexto adicional sobre sus tareas. ¡Eso supone casi el 40 % de una semana laboral completa desperdiciada en algo que solo debería llevar unos segundos!
La búsqueda conectada de ClickUp unifica todo tu trabajo entre tareas, documentos, correos electrónicos y chats, para que puedas encontrar exactamente lo que necesitas cuando lo necesitas sin tener que cambiar de herramienta.
4. Envía mensajes masivos sin crear grupos
¿Quieres enviar actualizaciones a varias personas sin tener que crear un chat grupal?
Utiliza las listas de difusión para enviar el mismo mensaje a muchos contactos de WhatsApp de forma individual. Lo recibirán como un mensaje privado normal, sin que los demás puedan verlo.
Para crear uno, sigue estos pasos:
- iPhone: Chats > Listas de difusión > Nueva lista
- Android: Menú > Nueva transmisión
Es perfecto para un uso compartido de anuncios importantes, invitaciones o novedades de la empresa sin abrumar a los destinatarios.
5. Da formato al texto para resaltar lo importante
Para aquellos de nosotros que amamos la energía de la comunicación en persona, los textos pueden resultar un poco... insulsos.
Con las sencillas herramientas de formato de texto de WhatsApp, puedes poner en negrita, cursiva o tachado tu texto para que sea más claro y expresivo.
Así es como funciona:
- Negrita: Añade asteriscos negrita
- Cursiva: Añade guiones bajos _cursiva_
- Tachado: añade tildes ~tachado~
- Monospace: añade tres comillas invertidas ( «`texto«` »).
Esto puede mejorar tu comunicación y hacer que tu tono e intención sean más fáciles de entender, especialmente cuando das instrucciones o aclaras puntos esenciales. El sarcasmo, el entusiasmo, el énfasis... todo se transmite con mayor claridad.
6. Lee mensajes sin desencadenar los recibos de lectura.
¿Necesitas leer un mensaje sin que el remitente se entere? (¡Choca esos cinco, no te juzgamos!)
En lugar de abrir la app:
- Activa el modo avión.
- Leer el mensaje
- Cierra WhatsApp por completo.
- A continuación, desactiva el modo avión.
Esta técnica te permite estar informado sin sentirte obligado a responder de inmediato, lo que te ahorrará mucho estrés en los días más ajetreados.
7. Acelera la reproducción de mensajes de voz
Las notas de voz largas pueden resultar pesadas. A veces, agradeces conocer toda la historia; otras veces, solo te interesan los aspectos más destacados.
WhatsApp ahora te permite reproducir notas de voz a una velocidad de 1,5x o 2x. Solo tienes que tocar el botón 1x junto a la nota de voz para cambiar de velocidad.
Se trata de una pequeña función que ahorra una cantidad sorprendente de tiempo, especialmente en contextos de trabajo en los que los compañeros pueden enviar largas actualizaciones o informes con algún que otro detalle irrelevante.
📮 Información de ClickUp: Mientras que el 60 % de los trabajadores responde a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos, el 15 % tarda más de 2 horas en responder. Esta combinación de respuestas ultrarrápidas y respuestas tardías puede crear brechas de comunicación y ralentizar la colaboración.
Con ClickUp, todos los mensajes, tareas y actualizaciones se encuentran en un solo lugar, lo que garantiza que ninguna conversación quede pendiente y que todos estén sincronizados, independientemente de la rapidez o lentitud con la que respondan.
Trucos de privacidad y seguridad de WhatsApp
El cifrado de extremo a extremo de WhatsApp ofrece una sólida seguridad básica. Pero si te quedas ahí, te estás dejando vulnerable. Tanto si manejas información confidencial de clientes, gestionas el acceso de equipos o simplemente valoras tu privacidad personal, estos cinco trucos de privacidad y seguridad de WhatsApp te ayudarán a proteger mejor tus datos sin sacrificar la usabilidad:
8. Activa la verificación en dos pasos para obtener protección adicional.
Las contraseñas se filtran. Los dispositivos se roban. Por eso, activar la verificación en dos pasos como capa adicional de defensa es una medida inteligente.
Con esta función activada, necesitarás un PIN de seis dígitos cada vez que registres tu número en un nuevo dispositivo, lo que impedirá cualquier acceso no autorizado.
Y solo te llevará unos segundos. Simplemente ve a: Ajustes > Cuenta > Verificación en dos pasos > Activar.
💡 Consejo profesional: utiliza un PIN único que sea difícil de adivinar pero fácil de recordar, como los cuatro últimos dígitos del antiguo número de teléfono de tu mejor amigo o el número de camiseta de tu deportista favorito más los dígitos de tu código postal. Además, añade una dirección de correo electrónico para recuperar tu cuenta de WhatsApp si olvidas el PIN.
🧠 Dato curioso: Según los hallazgos de Google, habilitar la autenticación de dos factores (2FA) puede bloquear de manera efectiva el 100 % de los ataques automatizados de bots, el 96 % de los ataques de phishing masivo y el 76 % de los ataques dirigidos cuando se utiliza la verificación basada en SMS. El empleo de métodos más seguros, como las indicaciones en el dispositivo a través de aplicaciones de autenticación, puede mejorar aún más estas cifras, logrando una eficacia del 100 % contra los bots automatizados, del 99 % contra el phishing masivo y del 90 % contra los ataques dirigidos.
9. Controla quién puede ver tu información personal
WhatsApp te permite ajustar quién puede ver tu:
- Última vez visto y estado en línea
- Foto de perfil
- Acerca de
- Actualizaciones de estado
Ve a Ajustes > Privacidad y elige entre Todos, Mis contactos, Mis contactos excepto... o Nadie.
📌 Por ejemplo, si recibes mensajes no deseados con frecuencia, configurar la visibilidad de la «Foto de perfil» en «Mis contactos» reduce drásticamente la exposición. Pequeños ajustes como estos pueden minimizar considerablemente riesgos como la ingeniería social o la atención no deseada.
10. Utiliza el bloqueo mediante huella dactilar o reconocimiento facial para la app.
👀 ¿Sabías que...? Las contraseñas se basan en «algo que sabes», lo que las hace vulnerables a los ataques de fuerza bruta, en los que los atacantes prueban numerosas combinaciones para adivinar la contraseña. Por el contrario, la biometría se basa en «algo que eres», que no se puede adivinar ni forzar fácilmente en el sentido tradicional.
Incluso si tu teléfono está bloqueado, considera añadir una capa adicional de seguridad a WhatsApp con la autenticación mediante huella dactilar o Face ID. También puedes configurar un cronómetro de bloqueo automático corto (por ejemplo, inmediatamente después de salir de la aplicación).
Además, el bloqueo de chat de WhatsApp te permite bloquear conversaciones individuales con tu huella dactilar, Face ID o un PIN personalizado, lo que resulta especialmente útil si hay un uso compartido del teléfono con familiares, amigos o compañeros de trabajo.
Cuando bloqueas un chat, este se mueve a una carpeta separada, fuera de tu lista de chats habitual, de modo que solo tú puedes acceder a él. Los nuevos mensajes de los chats bloqueados tampoco aparecerán con vistas previas completas, lo que mantiene tus conversaciones aún más discretas.
11. Desactiva las copias de seguridad en la nube para los chats confidenciales.
👀 ¿Sabías que...? Los chats de WhatsApp están cifrados de extremo a extremo, pero tus copias de seguridad en la nube no lo están (a menos que las cifres específicamente).
De forma predeterminada, por defecto, se puede acceder a las copias de seguridad de WhatsApp almacenadas en Google Drive o iCloud si esas cuentas se ven comprometidas.
Si la privacidad es tu prioridad:
- Desactiva las copias de seguridad en la nube en Ajustes > Chats > Copia de seguridad de chats > Copia de seguridad en Google Drive (o iCloud) > Nunca.
- Habilita las copias de seguridad cifradas en el mismo menú (si necesitas hacer una copia de seguridad de tus chats).
Esta medida es fundamental si manejas comunicaciones de trabajo confidenciales, datos sanitarios o conversaciones financieras a través de WhatsApp.
12. Ten cuidado con las estafas y los mensajes de phishing en WhatsApp.
Los usuarios de WhatsApp son objetivo diario de sofisticadas estafas de phishing, desde falsas solicitudes de asistencia técnica hasta enlaces maliciosos de «verificación».
🚩 Cualquier mensaje que solicite un código de verificación, incluso si proviene de un contacto conocido, debe considerarse sospechoso. Recuerda que WhatsApp nunca te enviará mensajes directamente ni te pedirá datos personales.
🤝 Sigue estas buenas prácticas para mantener la seguridad:
- Comprueba dos veces las URL antes de hacer clic.
- Nunca hagas un uso compartido de códigos de verificación.
- Denuncia y bloquea cuentas sospechosas de inmediato.
Según la Comisión Federal de Comercio, las estafas por mensajería provocaron pérdidas por valor de 470 millones de dólares en 2024, lo que supone un aumento de cinco veces con respecto a lo registrado en 2020, a pesar de que el número de denuncias disminuyó. Mantener la vigilancia es tan importante como utilizar funciones de seguridad técnicas.
Trucos de productividad de WhatsApp
Es cierto que la función principal de WhatsApp es enviar mensajes, pero ¿y si te dijéramos que también puede ser tu lugar para guardar ideas que se te ocurren a medianoche, una herramienta para tomar notas y almacenar (y recuperar) detalles esenciales, una aplicación para crear listas de tareas pendientes e incluso un asistente de IA?
Estos trucos de productividad de WhatsApp te ayudarán a terminar más con menos esfuerzo:
13. Crea un chat personal de notas en WhatsApp
¿Alguna vez has querido enviarte a ti mismo ideas rápidas, tareas pendientes, enlaces o incluso notas de voz?
Crea una ventana de chat personal donde puedas escribir todo, desde listas de la compra hasta la próxima gran idea de empresa, e incluso notas de tu libro o podcast favorito.
¿Cómo realizar el ajuste?
- Guarda tu propio número de teléfono en Contactos
- Inicia un nuevo chat para chatear contigo mismo
Esto evita que se te escapen ideas y tareas importantes, especialmente si no tienes a mano lápiz y papel (o una aplicación específica para tomar notas).
🧠 Dato curioso: WhatsApp ahora ofrece de forma nativa la función «Enviarte un mensaje a ti mismo» como alternativa a crear manualmente una nueva ventana de chat personal. Para acceder a ella, pulsa Nuevo chat > «Enviarte un mensaje a ti mismo».
14. Utiliza WhatsApp Web/escritorio para escribir más rápido y realizar varias tareas a la vez.
¿Cansado de los errores tipográficos al enviar respuestas largas en WhatsApp? Cambia a WhatsApp Web o a la aplicación de escritorio para facilitar las conversaciones con el control total del teclado y el ratón.
Ve a web.whatsapp.com y escanea el código QR que se muestra con tu teléfono.
La versión de escritorio también te permite arrastrar y soltar archivos fácilmente en los chats, lo que te ahorrará mucho tiempo durante la incorporación de clientes, la colaboración en proyectos o la aprobación de contenidos de marketing. ¡E incluso puedes hacer y recibir llamadas de WhatsApp desde tu sistema!
15. Configura notificaciones personalizadas para contactos con prioridad
Algunas notificaciones merecen atención inmediata, otras pueden esperar. Las notificaciones personalizadas te permiten diferenciar los mensajes importantes de un vistazo sin siquiera desbloquear el teléfono.
Para configurarlos, abre el chat deseado, pulsa el nombre del contacto y realiza la selección de Notificaciones personalizadas.
Asigna diferentes sonidos, vibraciones y ajustes emergentes para clientes VIP, gerentes o familiares. Este sutil truco entrena tu cerebro para priorizar de manera más eficaz y reduce los cambios de contexto innecesarios.
📮 Información de ClickUp: Casi el 20 % de los participantes en nuestra encuesta envían más de 50 mensajes instantáneos al día. Este elevado volumen podría indicar que el equipo está constantemente intercambiando mensajes rápidos, lo que es ideal para la velocidad, pero también propicio para la sobrecarga de comunicación.
Con las herramientas de colaboración integradas de ClickUp, como ClickUp Chat y ClickUp Assigned Comments, tus conversaciones siempre estarán enlazadas a las tareas adecuadas, lo que mejora la visibilidad y reduce la necesidad de seguimientos innecesarios.
16. Automatiza las respuestas con WhatsApp Business.
Si utilizas WhatsApp para el trabajo, configurar respuestas automáticas te ahorrará mucho tiempo. Te ayudará a encontrar el equilibrio entre responder rápidamente y mantener la concentración sin interrumpir constantemente tu flujo de trabajo.
Con una cuenta de WhatsApp Business (gratis para configurar), puedes:
- Envía mensajes de ausencia instantáneos.
- Crea mensajes de saludo para los nuevos contactos.
- Configura plantillas de respuesta rápida para preguntas frecuentes.
📌 Por ejemplo, puedes realizar la automatización de un mensaje del tipo «Ahora mismo estoy en una reunión, responderé en X horas» para no dejar en espera a tus clientes potenciales o actuales.
👀 ¿Sabías que...? Según HubSpot, el 90 % de los clientes otorgan una valoración alta o muy alta a una respuesta «inmediata» cuando tienen una pregunta sobre el servicio de atención al cliente, y el 60 % de los clientes definen «inmediata» como 10 minutos o menos. La automatización te ayuda a cumplir con esa expectativa sin agotarte.
17. Rótula tus chats para organizarlos mejor.
¿Te sientes abrumado por docenas de chats simultáneos? Utiliza la función «Rótulos» (disponible en WhatsApp Business) para organizar las conversaciones en categorías como:
- Nuevo cliente potencial
- Pago pendiente
- Solicitud de soporte
- Personal
Esto crea un semi-CRM dentro de la propia aplicación de WhatsApp, perfecto para emprendedores individuales, agencias o proveedores de servicios que necesitan una organización ligera sin invertir en otra herramienta costosa.
18. Silencia los grupos que te distraen
No siempre quieres salir de un equipo (especialmente de los de familia, antiguos alumnos o equipos de trabajo), pero el constante bullicio puede romper tu concentración.
¿La solución? Silenciarlos.
Así es como se hace: Abre el grupo > Toca el nombre del grupo > Silenciar notificaciones > Selecciona la duración (8 horas, 1 semana o Siempre).
Los grupos silenciados siguen actualizándose en segundo plano, sin resentimientos ni puentes quemados, pero tu cerebro tiene un espacio para centrarse en lo que realmente importa.
Con estos sencillos ajustes, WhatsApp puede pasar de ser una fuente de distracción a convertirse en una de tus herramientas diarias más eficientes. Ya sea para enviarte mensajes con tus tareas, agilizar los chats en el escritorio o etiquetar conversaciones como si fuera un mini CRM, estos trucos de WhatsApp son mejoras prácticas que puedes implementar hoy mismo.
Ahora, vamos a dar un paso más allá y descubrir algunas funciones ocultas que incluso los usuarios más experimentados suelen pasar por alto.
Funciones ocultas de WhatsApp que probablemente no conocías
WhatsApp es tan versátil que es probable que aún no hayas desbloqueado algunas de sus funciones ocultas realmente útiles. Estas herramientas poco conocidas pueden hacer que tu comunicación sea más rápida, inteligente y mucho más organizada... una vez que sabes que existen.
Aquí tienes seis que vale la pena dominar:
1. Edita los mensajes enviados (en un plazo de 15 minutos)
¿Alguna vez has enviado un texto con un error tipográfico que ha cambiado por completo el significado que querías transmitir... y te has sonrojado de vergüenza al darte cuenta de lo que había pasado?
WhatsApp te permite realizar la edición de los mensajes enviados para evitar este tipo de situaciones. Pero solo es posible durante los 15 minutos posteriores al envío.
Para ello, mantén pulsado el mensaje > pulsa «Editar» > corrige y vuelve a enviar.
Los mensajes editados muestran un rótulo «editado», pero sin revelar el historial de edición. Es un gran alivio para las conversaciones de empresas en las que la precisión es importante, o simplemente para evitar los incómodos errores de autocorrección.
2. Envía fotos y vídeos en alta definición
Hasta hace poco, WhatsApp comprimía tus archivos multimedia de forma predeterminada, lo que lo hacía poco adecuado para enviar pruebas de diseño, contratos o portafolios visuales.
Ahora puedes enviar fotos y vídeos en calidad HD sin sacrificar la claridad. Lo pendiente es pulsar el botón «HD» en la parte superior del archivo multimedia seleccionado antes de enviarlo.
Esto elimina la necesidad de utilizar aplicaciones de terceros o enviar adjuntos de gran tamaño por correo electrónico, lo que supone una gran ventaja para los profesionales del marketing, los fotógrafos y los consultores.
3. Utiliza el modo acompañante (varios dispositivos, misma cuenta)
Anteriormente limitado a un dispositivo por número, WhatsApp ahora ofrece el modo complementario, que te permite enlazar hasta cuatro dispositivos a la misma cuenta.
Esta función es una bendición si alguna vez has querido acceder a tus chats tanto desde tu teléfono del trabajo como desde tu dispositivo personal, por ejemplo.
¿Lo mejor de todo? Tus mensajes permanecen sincronizados y el cifrado se mantiene intacto en todos los dispositivos.
4. Conserva los mensajes de los chats que desaparecen
Si tú o tus contactos usáis mensajes que desaparecen para proteger vuestra privacidad, pero queréis conservar algunos textos concretos de un chat, WhatsApp ahora os permite hacerlo de forma selectiva.
Para conservar un mensaje que desaparece, mantén pulsado el mensaje y toca «Conservar».
Permanece en la conversación, incluso después de que se agote el cronómetro de eliminación automática, lo que te permite controlar mejor lo que permanece y lo que desaparece.
5. Busca chats por fecha
¿Necesitas encontrar esa dirección que te envió tu amigo hace meses? En lugar de desplazarte sin fin, ahora puedes buscar mensajes por fecha.
Abre el chat correspondiente. Pulsa Buscar. Selecciona el icono Calendario y elige una fecha.
Es una función pequeña, pero cuando estás buscando antiguos resúmenes de proyectos, facturas o planes de viaje, te ahorra mucho tiempo.
Ahora que has desbloqueado algunos de los superpoderes ocultos de WhatsApp, vamos a subir aún más el nivel, especialmente si utilizas WhatsApp para alcanzar metas de comunicación profesional.
Trucos avanzados para WhatsApp Business de empresa
Si te tomas en serio el uso de WhatsApp como parte de tu estrategia de experiencia del cliente o de equipo de ventas, WhatsApp Business ofrece ventajas que van mucho más allá de lo básico. A continuación te presentamos cinco consejos avanzados de WhatsApp que pueden facilitar las interacciones con los clientes, automatizar el trabajo repetitivo y dar a tu marca una presencia más pulida y receptiva:
1. Configura un perfil empresarial completo (y optimízalo)
Tu perfil de WhatsApp Business actúa como un mini sitio web dentro de la aplicación. Puedes utilizarlo para mostrar:
- Descripción de tu empresa
- Horario laboral
- Ubicación
- Enlace al sitio web
- Catálogo de servicios o productos
Para configurarlo:
- Ve a Ajustes.
- Elige herramientas empresariales
- Dirígete a Perfil empresarial.
Un perfil completo genera confianza y profesionalidad, lo que da seguridad a los clientes a la hora de ponerse en contacto contigo. Es como tener una tarjeta de visita online con toda la información que necesitan justo delante de ellos, lo que reduce las idas y venidas y aumenta las posibilidades de conseguir un cliente potencial.
Además, al optimizar tu perfil, facilitarás que los clientes encuentren tu empresa, se pongan en contacto contigo y se interesen por ella.
2. Crea atajos para respuestas rápidas
¿Cansado de escribir las mismas respuestas una y otra vez? Las respuestas rápidas te permiten guardar los mensajes de WhatsApp que utilizas con más frecuencia y enviarlos con solo unos toques.
Configúralos siguiendo esta ruta: Ajustes > Herramientas empresariales > Respuestas rápidas.
📌 Ejemplos de atajos:
- /hours = «Nuestro horario de oficina es de lunes a viernes, de 9:00 a 17:00».
- /pricing = «Aquí tienes un enlace a nuestra lista de precios actual: [Enlace]».
Esto reduce drásticamente los tiempos de respuesta y garantiza una comunicación coherente y profesional sin someterte a una presión excesiva en momentos de máxima demanda.
3. Realiza la automatización de los mensajes de ausencia y los mensajes de saludo
La primera impresión es importante, incluso cuando no estás disponible. Configura saludos automáticos para dar la bienvenida a los nuevos clientes y mensajes de ausencia para las consultas fuera del horario laboral, de modo que tus clientes potenciales sepan que deben esperar (y no se enfaden).
Ruta de configuración: Ajustes > Herramientas empresariales > Mensaje de ausencia / Mensaje de bienvenida
💡 Consejo profesional: personaliza los mensajes de ausencia para establecer expectativas claras sobre los tiempos de respuesta («Te responderemos en un plazo de 2 horas») y así mantener la confianza y evitar la frustración de los clientes.
4. Configura un catálogo de productos para navegar al instante.
En lugar de enviar complejos archivos PDF u hojas de cálculo con precios, muestra tus ofertas dentro de la propia aplicación WhatsApp para convertir clientes potenciales más rápidamente.
En Herramientas empresariales > Catálogo, puedes:
- Sube imágenes de productos
- Establecer precios
- Escribe descripciones breves.
- Añadir enlaces de compra
Esto convierte WhatsApp en una pequeña tienda virtual, lo que permite a los clientes navegar y realizar consultas al instante, reduciendo las fricciones y acortando el ciclo de ventas.
5. Delega las tareas rutinarias a la IA
Con el asistente empresarial de Meta IA en la aplicación WhatsApp Business, puedes obtener ayuda con tareas como redactar mejores descripciones de productos, generar imágenes para tu catálogo o configurar campañas de marketing y plantillas de marketing de WhatsApp. Solo tienes que tocar una indicación o enviar la tuya propia para empezar.
📮 ClickUp Insight: El 88 % de los encuestados utiliza la IA para sus tareas personales, pero más del 50 % evita utilizarla en el trabajo. ¿Las tres principales barreras? La falta de integración fluida, la falta de conocimientos o las preocupaciones en materia de seguridad.
Pero, ¿y si la IA estuviera integrada en tu entorno de trabajo y ya fuera segura? ClickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, lo hace realidad. Entiende las indicaciones en lenguaje sencillo, resolviendo las tres preocupaciones relacionadas con la adopción de la IA, al tiempo que conecta tus chats, tareas, documentos y conocimientos en todo el entorno de trabajo. ¡Encuentra respuestas e información con un solo clic!
Aunque WhatsApp ofrece numerosas funciones inteligentes y potentes herramientas empresariales, es fundamental reconocer también sus límites, especialmente si lo utilizas para comunicaciones profesionales o para gestionar equipos grandes. No todo se adapta tan bien como debería, y no todas las conversaciones tienen cabida en una aplicación de mensajería informal.
Limitaciones del uso de WhatsApp para la comunicación
WhatsApp destaca por su simplicidad, pero muestra deficiencias cuando se le exige para necesidades de comunicación complejas.
- No se diseñó para la colaboración en equipo en tiempo real ni para la gestión de proyectos. Los chats grupales se vuelven rápidamente ruidosos y desestructurados, lo que dificulta el seguimiento de las decisiones, las acciones pendientes o los plazos.
- La búsqueda de mensajes y la recuperación del historial también pueden resultar complicadas una vez que se superan los miles de textos.
- La seguridad, aunque es sólida para los chats individuales, tiene lagunas en las copias de seguridad en la nube, a menos que se cifren específicamente.
- WhatsApp carece de controles administrativos. No hay forma de asignar permisos, moderar conversaciones o establecer flujos de trabajo estructurados como se puede hacer en herramientas específicas para el lugar de trabajo.
- Otro reto clave es la profesionalidad: no todos los clientes, socios o compañeros de trabajo aprecian que se les envíen mensajes a través de una plataforma asociada a la comunicación informal.
Queda claro que WhatsApp es un excelente punto de partida, pero no es una solución completa para una colaboración seria y escalable. Reconocer las brechas que WhatsApp deja abiertas es el primer paso. ¿El siguiente? Avanzar hacia una herramienta de comunicación que no solo solucione los problemas, sino que realmente impulse la eficiencia de tu equipo.
Ahí es donde entra en juego ClickUp. Ofrece una solución que combina la facilidad de la mensajería instantánea con la estructura que las empresas necesitan para colaborar de verdad.
📚 Más información: Las mejores aplicaciones de chat grupal para equipos de trabajo de empresas
Aprovecha ClickUp para una gestión y comunicación grupales eficaces.
Mientras WhatsApp mantiene las conversaciones en movimiento, ClickUp hace avanzar proyectos completos.
Como la aplicación para todo el trabajo, ClickUp combina la gestión de proyectos, la gestión del conocimiento y el chat, todo ello impulsado por la IA que te ayuda a trabajar de forma más rápida e inteligente.
ClickUp Chat está diseñado para conversaciones en tiempo real dentro de tu entorno de trabajo, lo que significa que las ideas, las actualizaciones y las acciones pendientes permanecen conectadas a las tareas, los cronogramas y las metas.
La gestión de la dinámica de grupo también se vuelve mucho más fácil. Con ClickUp, puedes:
- Asigna permisos (quién puede ver, participar o moderar los chats).
- Crea canales privados o públicos.
- Concede acceso específico a chats o canales según sea necesario a personas ajenas al entorno de trabajo de tu organización.
Así es como ClickUp Chat te ayuda a mejorar tu productividad:
1. Envía mensajes en tiempo real con tu contexto de trabajo integrado.
En lugar de mensajes aislados que se pierden en un mar de chats, ClickUp Chat te permite crear canales basados en tus proyectos, listas y espacios dentro de ClickUp.
Así, puedes tener un canal dedicado donde interactúen todos tus equipos de marketing y ventas, y otro solo para tus equipos de medios de pago y ABM.
Puede haber un canal independiente para cada equipo que trabaje en una función específica del producto y un canal consolidado de lanzamiento de productos en el que se realice un uso compartido de las actualizaciones.
Además, puedes vincular las tareas relevantes de ClickUp a conversaciones específicas, adjuntar archivos multimedia o documentos de ClickUp directamente al chat sin tener que buscar enlaces externos. E incluso crear elementos de acción o tareas directamente desde un hilo de chat cuando surja algo importante.
Esta convergencia significa que nada importante se pierde en las discusiones flotantes. Todo se puede rastrear, asignar y poner en práctica.
2. Elige entre diferentes tipos de mensajes para mayor claridad.
ClickUp Chat te permite diferenciar entre un mensaje de texto simple y un mensaje especial, también conocido como «publicación». Las publicaciones son ideales para llamar más la atención y pueden adoptar la forma de anuncios, debates, ideas y actualizaciones.
Al clasificar los mensajes, los miembros del equipo pueden comprender inmediatamente el propósito de un mensaje sin necesidad de leer todo su contenido.
- Anuncios: destaca las decisiones importantes que todos deben conocer, incluidos los anuncios para todo el equipo, los cambios en las políticas de la empresa y los lanzamientos de productos.
- Debates: fomenta las conversaciones colaborativas en torno a un tema o una decisión específicos.
- Ideas: Haz un uso compartido de pensamientos creativos o sugerencias para una lluvia de ideas.
- Actualizaciones: proporciona informes de progreso o actualizaciones de estado sobre tareas o proyectos.
Los diferentes tipos de mensajes ayudan a los miembros del equipo a priorizar su atención. Por ejemplo, un Anuncio puede requerir atención inmediata, mientras que una Idea puede explorarse más tarde. Esto garantiza que el contexto del mensaje sea claro, lo que reduce los malentendidos y las idas y venidas innecesarias.
3. Ahorra tiempo con las acciones de IA
Con ClickUp Brain, la IA nativa de ClickUp integrada directamente en ClickUp Chat, puedes:
- Resumir automáticamente los hilos de chat que te has perdido, en lugar de reconstruir manualmente lo que sucedió mientras estabas desconectado o concentrado en otra cosa.
- Selecciona un mensaje no enviado y obtén ayuda para realizar la edición o escribirlo. También puedes pedirle a la IA que publique la respuesta en el hilo una vez que el mensaje esté terminado.
- Asigna un mensaje enviado a un miembro del equipo como un elemento pendiente.
- Genera una tarea a partir del contenido del mensaje con un solo clic.
- Busca tareas y documentos relacionados con el mensaje.
- Pide a la IA que capture respuestas y detalles clave de cualquier conversación, incluso si tuvo lugar hace meses.
Esta integración te permite gestionar tareas, resumir conversaciones y automatizar flujos de trabajo sin salir de la interfaz del chat.
4. Colabora en tiempo real con SyncUps
A veces, un mensaje rápido no es suficiente: necesitas hablarlo.
Con SyncUps en ClickUp Chat, puedes iniciar fácilmente una llamada de audio o una videollamada con un compañero o con todo tu equipo al mismo tiempo, sin salir de tu entorno de trabajo ni cambiar a aplicaciones externas como Zoom o Meet.
A diferencia de WhatsApp, que requiere un cambio engorroso para las llamadas grupales y no tiene una integración real con el entorno de trabajo, ClickUp no requiere cambiar de aplicación ni de contexto para terminar las tareas.
Comparte tu pantalla para seguir las conversaciones en directo. Haz una lluvia de ideas en las pizarras de ClickUp. Y captura las decisiones directamente en tareas o documentos mientras colaboras.
Para equipos remotos, startups de distribución o equipos de proyectos dinámicos, esto se traduce en menos herramientas fragmentadas, una resolución de problemas más rápida y una mayor coordinación, sin necesidad de utilizar cinco plataformas diferentes solo para comunicarse de forma eficaz.
💡 Consejo profesional: al igual que con WhatsApp, puedes personalizar las notificaciones de chat que recibes en ClickUp. De forma predeterminada, los canales que sigues utilizarán tus ajustes globales de notificaciones, pero puedes personalizar las notificaciones de cada canal según tus preferencias.
Ve más allá de los mensajes y convierte WhatsApp en un potente motor de ejecución.
Dominar los trucos de WhatsApp puede acelerar, organizar y garantizar la seguridad de tus mensajes personales y profesionales al instante. Las pequeñas mejoras se suman para lograr una eficiencia real, ya sea que comiences por fijar chats importantes, realizar automatizaciones de respuestas o reforzar tus ajustes de privacidad.
Pero cuando tus necesidades de comunicación comienzan a crecer, ya sea porque gestionas proyectos, coordinas equipos o estableces relaciones con clientes, los límites de WhatsApp se convierten rápidamente en obstáculos.
Ahí es donde entran en juego alternativas a WhatsApp como ClickUp.
ClickUp integra chats en tiempo real, gestión de tareas, flujos de trabajo basados en IA, anuncios y videollamadas instantáneas dentro de un entorno de trabajo estructurado. Esta convergencia de flujos de trabajo se traduce en una ejecución más rápida, menos errores y una colaboración mucho más estrecha. Marca la diferencia entre «lo hemos discutido» y «lo hemos enviado».
Así que, si estás listo para dejar de hacer malabarismos con las aplicaciones y empezar a conectar cada conversación con acciones significativas, ClickUp es el siguiente paso más inteligente. ¡Prueba ClickUp gratis hoy mismo!