Cuando estás de vacaciones o te has tomado el día libre en el trabajo, no quieres que te moleste el teléfono sonando constantemente, ¿verdad? Pero a veces hay mensajes a los que simplemente tienes que responder.
No responder puede significar perder conversaciones cruciales y comentarios de los clientes, lo que afecta a la satisfacción general. En momentos como este, incluso un simple mensaje para acusar recibo es una buena opción.
Si eres uno de los 1500 millones de usuarios de WhatsApp Business, la función de respuesta automática te ofrece una solución. La función de respuestas automáticas de WhatsApp te permite enviar respuestas automatizadas a todas tus comunicaciones empresariales.
Proporcionar una comunicación eficiente, incluso cuando te has tomado un descanso, es el sello distintivo de una persona bien organizada. Veamos cómo la respuesta automática de WhatsApp puede aligerar tu bandeja de entrada.
Cómo realizar los ajustes para la respuesta automática en WhatsApp
En primer lugar, veremos cómo configurar estas respuestas automáticas en la aplicación WhatsApp Business. Siguiendo estos pasos, podrás controlar tu mensaje de respuesta automática, a quién se lo envías e incluso cómo especificar tu horario de empresa.
Paso 1: Crea una cuenta de WhatsApp Business.
Lo primero que necesitarás para configurar estos mensajes de respuesta automática es una cuenta en la aplicación WhatsApp Business. Es muy sencillo: solo tienes que descargar la aplicación desde tu tienda de aplicaciones e iniciar sesión con tu número de teléfono registrado en WhatsApp Business.
Paso 2: Encuentre las herramientas de la empresa
A continuación, debe buscar la sección Herramientas empresariales en la aplicación WhatsApp Business. Si utiliza Android, se encuentra en el menú de la esquina superior derecha, así que solo tiene que hacer clic en los tres puntos. Los usuarios de iOS pueden encontrar la sección Herramientas empresariales en Ajustes.
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Paso 3: Configure un «mensaje de ausencia».
En la sección Herramientas empresariales, encontrarás la pestaña Mensaje de ausencia, donde puedes configurar tus mensajes de respuesta automática. Al pulsar sobre ella, aparecerá la opción Enviar mensaje de ausencia. Actívala pulsando sobre el interruptor.
Paso 4: Personaliza tu mensaje
La pestaña «Mensaje de ausencia» te permite realizar la edición de tus mensajes de respuesta automática de WhatsApp. Puedes adaptar tu mensaje automático a las necesidades de tu empresa o personales.
Paso 5: Programa los mensajes
El siguiente paso en este proceso es realizar la selección del horario que desea seguir para su mensaje de ausencia. Hay tres opciones básicas:
- Enviar siempre: esta respuesta estándar se enviará a cualquier persona que se ponga en contacto contigo. Cuando tengas un mensaje preparado para enviar, quienes se comuniquen contigo nunca se sentirán desatendidos.
- Horario personalizado: ¿Utilizas WhatsApp para tu empresa o para la comunicación interna? Configura tus respuestas automáticas para que se envíen dentro de un horario específico. Esta es también una excelente manera para que los profesionales que trabajan puedan gestionar con éxito sus mensajes entrantes.
- Fuera del horario laboral: incluso cuando no estés trabajando, WhatsApp responderá con un mensaje automático a tus clientes.
Paso 6: Selecciona los destinatarios
Después de personalizar tu mensaje y decidir cuándo enviarlo, debes configurar los destinatarios. Puede ser para todos o solo para aquellos que hayas añadido a tu libreta de direcciones. Aquí se pueden realizar pequeñas personalizaciones, como elegir no enviar el mensaje de ausencia a determinadas personas.
¡Y eso es todo! Solo tienes que guardar todo el trabajo que has realizado y, tras una rápida verificación, ¡ya está terminado!
💡Consejo profesional: Asegúrate de que tu dispositivo tenga una conexión a Internet activa para que los mensajes de ausencia funcionen.
Limitaciones del uso de WhatsApp
Aunque automatizar estas respuestas en la aplicación WhatsApp Business te permite disponer de más tiempo, también conlleva algunas limitaciones:
- No es totalmente personalizable: la solución actual de WhatsApp, válida para todos los casos, solo permite personalizar el primer mensaje. Para actualizaciones o para crear tareas de seguimiento, WhatsApp sigue exigiendo que te pongas en contacto con tus contactos manualmente.
- Falta de flexibilidad: Aunque puedes gestionar tu agenda con cierta libertad, hay momentos en los que te gustaría poder realizar la automatización del proceso. Por ejemplo, los profesionales en activo pueden querer programar una respuesta automática de WhatsApp solo para los días festivos.
- Cuidado con los malentendidos: si no actualizas regularmente tus respuestas automáticas, podrías dar información errónea. Asegúrate de estar atento a tus mensajes automáticos y realiza ediciones de vez en cuando.
- Falta de humanidad: uno de los mayores retos de los mensajes automáticos es la falta de comunicación interactiva. Sin una respuesta en tiempo real, los destinatarios pueden sentirse alejados de usted.
Sí, la aplicación WhatsApp Business gestiona los mensajes entrantes para las empresas. Sin embargo, cuando los mensajes y las conversaciones deben convertirse en elementos procesables, una herramienta de productividad todo en uno como ClickUp ofrece posibilidades para mejorar la comunicación empresarial. Veamos más información.
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Programa mensajes de fuera de la oficina con ClickUp.
Cuando te des cuenta de que las respuestas automáticas de WhatsApp Business no son suficientes para resolver tus problemas, debes buscar una solución más completa que te permita comunicarte sin problemas, al tiempo que realizas la automatización de las respuestas y separas las tareas según su prioridad.
Una búsqueda rápida revelará muchas herramientas que ofrecen estas funciones. Pero, ¿cuál debería elegir?
Pues bien, ClickUp es la respuesta. Se trata de una solución flexible y eficaz para simplificar las comunicaciones empresariales. También puede utilizarla para gestionar los mensajes entrantes, realizar el uso compartido de archivos y realizar videollamadas.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico de ida y vuelta conducían a un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las acciones pendientes, chatear y colaborar dentro de las tareas.
Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico iban y venían, lo que provocaba un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen las acciones pendientes, chatear y colaborar dentro de las tareas.
Mantén el ritmo incluso cuando no estés en la oficina con el dinámico ClickUp Chat. Estas son algunas de las funciones que ofrece:
1. Reduce los cuellos de botella con ClickUp Chat.
ClickUp es la aplicación que lo tiene todo para el trabajo. Y con ClickUp Chat, puedes reunir todo tu trabajo en un solo lugar. Así, en lugar de configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business, que mantiene las conversaciones separadas de tu entorno de trabajo, ClickUp Chat se integra directamente en todo tu flujo de trabajo.
ClickUp Chat elimina los constantes cambios de contexto. Puedes enviar comentarios, compartir opiniones o solicitar actualizaciones sobre dónde se añaden tus tareas.
Para personalizarlo, los canales de chat funcionan como hilos individuales y se pueden separar por equipo, proyecto o conversación. Con múltiples participantes que pueden ver tu disponibilidad, agenda y tareas con prioridad, ClickUp Chat permite a tus compañeros de trabajo continuar con una comunicación fluida incluso en tu ausencia.
El chat integra además videollamadas y llamadas de audio, lo que permite a los usuarios pasar fácilmente de una conversación escrita a una discusión en directo dentro de la misma plataforma.
2. Configura mensajes automáticos para alertar a tus equipos
Integrado directamente en tu lugar de trabajo, puedes crear una publicación de «Actualización» o «Anuncio» antes de tu tiempo libre. Enlaza todas las actualizaciones, documentos o instrucciones relevantes en esta actualización, y tus compañeros podrán acceder a ella mientras estás fuera.
Esta función es extremadamente útil para garantizar que el trabajo no se vea interrumpido por la falta de información cuando alguien de tu equipo no está disponible.
3. Revisa en un minuto
ClickUp Chat no solo garantiza que no haya interrupciones en tu flujo de trabajo, sino que también registra y enlaza todos los comentarios relevantes a sus tareas correspondientes.
Si tu compañero hace una mención de una tarea específica en el chat, se enlaza inmediatamente. Esto te permite seguir los pasos de una tarea sin perderte ninguna información. Cuando regreses de tu descanso, podrás revisar los chats y ponerte al día con todo lo que te has perdido en cuestión de minutos.
ClickUp Chat ofrece infinitas posibilidades. Si se utiliza bien, esta herramienta de comunicación interna puede cambiar tu forma de pensar sobre la productividad.
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📮ClickUp Insight: Casi el 20 % de los encuestados envían más de 50 mensajes instantáneos al día. Este elevado volumen podría indicar que el equipo está constantemente inmerso en intercambios rápidos, lo que es ideal para la velocidad, pero también propicio para la sobrecarga de comunicación. Con las herramientas de colaboración integradas de ClickUp, como ClickUp Chat y ClickUp Assigned Comments, tus conversaciones siempre están enlazadas con las tareas adecuadas, lo que mejora la visibilidad y reduce la necesidad de seguimientos innecesarios.
ClickUp Brain: tu compañero de IA
A veces, el trabajo nos hace desear que alguien responda por nosotros a las preguntas sencillas o a las que recibimos fuera del horario de empresa. Pues bien, ClickUp Brain está entrenado para hacer precisamente eso.
ClickUp Brain es una herramienta de IA entrenada para responder consultas sencillas en tu nombre, incluso cuando no estás presente, a partir del contexto de conversaciones anteriores.
Además, ClickUp Brain también puede resumir el progreso que puede que te hayas perdido en los proyectos. Olvídate de los días en los que tenías que revisar páginas y páginas de correos electrónicos y datos para ponerte al día; ¡ahora solo te llevará unos segundos!
ClickUp Brain también puede ayudarte a redactar el mensaje de fuera de la oficina perfecto, teniendo en cuenta las menciones que debes hacer, el tono y el contexto de tu respuesta automática.
Puede configurar respuestas automáticas y mensajes automatizados utilizando WhatsApp Business o cualquier otra aplicación de mensajería. Además, la elaboración de un plan de comunicación sólido consolida aún más las necesidades de comunicación de su empresa.
4. Realice el seguimiento de todas las conversaciones con las plantillas de ClickUp.
La mensajería instantánea se ha convertido en una parte indispensable de la gestión del trabajo moderna. Sin embargo, gestionar múltiples conversaciones en varias plataformas puede provocar caos y pérdida de información.
La plantilla de mensajes instantáneos de ClickUp ofrece una solución centralizada para facilitar la comunicación de tu equipo.
Esta plantilla puede organizar tus chats en los mensajes internos de tu equipo. Con ella, podrás:
- Consulte todos sus hilos de conversación en un solo lugar.
- Destaca las tareas prioritarias y realiza el trabajo en consecuencia.
- No se arriesgue a perder ningún mensaje.
Mejora tu comunicación con ClickUp
Aunque la función de respuesta automática de WhatsApp puede ser útil, existen soluciones más eficientes para gestionar las comunicaciones de tu empresa.
WhatsApp presenta retos como los límites de caracteres, la falta de automatización avanzada y la posibilidad de malentendidos, lo que puede obstaculizar la productividad.
ClickUp, por su parte, ofrece una plataforma integral que permite a las empresas optimizar su comunicación y aumentar su eficiencia. Con Chat, todo, desde la comunicación diaria hasta la gestión de tareas, se encuentra bajo un mismo techo.
¡Y eso no es todo! Añade, edita, elimina y realiza la automatización de respuestas como un ninja de la comunicación.
Así que, si quieres tomarte un respiro del trabajo o dejar que la IA responda a las consultas diarias, ¡prueba ClickUp gratis hoy mismo!