Un entorno de trabajo desestructurado en Notion puede convertirse rápidamente en un laberinto de páginas y bloques.
Las notas importantes pueden quedar ocultas o perderse en un agujero negro digital, lo que dificulta mantener el orden.
Sin embargo, crear una base de datos en Notion puede poner orden en este caos y ahorrarte tiempo. Puedes estructurar, filtrar y establecer conexiones entre tu información mientras realizas el seguimiento de los plazos, gestionas proyectos o planificas contenidos.
En esta guía, hemos explorado cómo crear una base de datos en Notion. ¡Es hora de realizar el trabajo con información estructurada en un formato personalizable!
⏰ Resumen de 60 segundos
- Una base de datos de Notion almacena, organiza y gestiona datos estructurados dentro de Notion en una tabla o lista flexible y personalizable.
- En una base de datos de Notion, puedes filtrar los datos utilizando tipos de propiedades personalizados, como texto, fechas y casillas de selección.
- Puede enlazar bases de datos relacionadas con relaciones y resúmenes para conexiones de datos.
- Los usuarios pueden visualizar los datos en diferentes vistas (tabla, tablero, galería, calendario) y automatizar los flujos de trabajo con plantillas y filtros de bases de datos.
- Sin embargo, Notion carece de funciones avanzadas de automatización, lo que requiere actualizaciones manuales para muchos flujos de trabajo.
- Las bases de datos grandes pueden ralentizarse, lo que afecta a los tiempos de carga y a la capacidad de respuesta.
- ClickUp destaca en la gestión de tareas y proyectos con automatización, control de tiempo y elaboración de informes.
- La vista Tabla de ClickUp permite la edición masiva, los campos personalizados y las opciones de filtrado para gestionar bases de datos y tareas.
¿Qué es una base de datos de Notion?
Una base de datos de Notion te permite almacenar y organizar la información de forma estructurada y personalizable. A diferencia de las hojas de cálculo estáticas o las notas dispersas, los bloques de bases de datos de Notion te permiten ordenar, filtrar y establecer conexiones entre tus datos en múltiples vistas. Piensa en tablas, tableros, calendarios y listas en un solo espacio.
Cada base de datos de Notion contiene entradas (filas) con propiedades (columnas) que definen detalles como texto, fechas, etiquetas o casillas de selección. Se pueden conectar con otras bases de datos para organizar y automatizar el flujo de trabajo.
Por ejemplo, su base de datos de Notion puede realizar el seguimiento de las tareas, los plazos, las personas asignadas y los estados con diferentes diseños de vista durante la gestión de proyectos. Esto le ayuda a visualizar el progreso de un vistazo.
Ventajas de utilizar una base de datos de Notion
Para los usuarios avanzados de Notion, las bases de datos abren un nuevo nivel de productividad y personalización. Con ellas, puedes:
- Cree flujos de trabajo y sistemas personalizados, adaptándose a necesidades únicas más allá de las plantillas de bases de datos estándar ✅.
- Automatiza procesos complejos utilizando fórmulas, relaciones y resúmenes, gestionando tareas repetitivas y ahorrando tiempo ✅.
- Visualiza los datos en múltiples formatos (tablas, tableros, calendarios, cronogramas) y obtén información útil desde diversas perspectivas ✅.
- Establece sistemas interconectados a través de relaciones y bases de datos enlazadas, creando un ecosistema de información dinámico ✅.
- Refina los datos con filtros y clasificaciones avanzados, lo que garantiza un acceso rápido a la información crítica dentro de grandes conjuntos de datos ✅.
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Tipos de vistas de bases de datos de Notion
Las bases de datos de Notion funcionan con fluidez: se pueden mostrar en diferentes formatos para diferentes tipos de datos, dependiendo de cómo desee ver su información.
Aquí tienes una lista útil:
- Base de datos en línea: Se integra dentro de una página existente de Notion.
- Base de datos a página completa: crea una base de datos independiente y nueva.
- Vista Tabla: presenta un diseño de tabla similar a una hoja de cálculo para datos estructurados y un seguimiento detallado.
- Vista Tablero (Kanban): presenta un tablero estilo Kanban con funcionalidad de arrastrar y soltar, ideal para la gestión de proyectos en Notion.
- Vista Lista: organiza las notas o tareas pendientes en una sencilla lista lineal.
- Vista de calendario: muestra las entradas de la base de datos por fecha para la planificación y programación de eventos.
- Vista de galería: muestra las entradas como tarjetas visuales, útiles para portafolios o bibliotecas de contenido.
- Vista de cronograma: realiza un seguimiento del estado y los plazos del proyecto en un diseño estilo diagrama de Gantt.
💡Consejo profesional: en la parte superior de tu base de datos, puedes cambiar entre las vistas existentes haciendo clic en las pestañas de vista individuales o añadir una vista haciendo clic en «+ Vista».
Guía paso a paso para crear una base de datos en Notion
Crear una base de datos en Notion es el primer paso para gestionar tus datos en la plataforma. A continuación, te mostramos un proceso paso a paso para crear bases de datos en Notion:
Paso 1: Abra una nueva página en Notion.
Notion funciona con páginas, al igual que las bases de datos que contiene. Cada nueva página equivale a un nuevo elemento añadido a la misma base de datos. Puedes crear páginas para proyectos específicos, tareas o necesidades de gestión de datos.
- Accede a Notion y crea una nueva página haciendo clic en el botón «+» o en el botón azul «nuevo» de la barra lateral.
- También puede pulsar Ctrl + N (Windows) o Cmd + N (Mac).
- Dale a tu nueva base de datos un título claro.
📌 También puedes escribir comandos como /vista Tabla, /vista Tablero, /vista Galería, etc., para crear una base de datos con tu diseño preferido.
Paso 2: Insertar una base de datos
Notion ofrece múltiples formatos de bases de datos para adaptarse a diversas fuentes de datos y tipos de datos. Puedes elegir la estructura que mejor se adapte a tu flujo de trabajo, como tablas, tableros Kanban o calendarios.
- Escribe /database y realiza la selección del formato/vista de la base de datos que desees.
📌 Si no estás seguro de qué tipo elegir, empieza con una base de datos en línea. Te permite crear dentro de un flujo de trabajo existente y luego convertirlo en una base de datos de página completa para un espacio dedicado.
A medida que creamos un calendario de contenido, utilicemos el formato de tabla para introducir entradas de forma estructurada.
📌 Cada elemento de tu base de datos es una fila, una página existente en sí misma. Puedes abrir cualquier entrada de la base de datos para acceder a una página completa con más contenido.
Para crear una base de datos enlazada, haz lo siguiente:
- Utiliza el comando /linked database si tu fuente de datos existente es otra base de datos dentro de tu entorno de trabajo de Notion.
- Importa datos directamente a una base de datos de Notion si tus datos están en formato CSV.
- Utiliza la API de Notion si necesitas conectarte a una fuente de datos que no se puede importar fácilmente.
Paso 3: Personalizar las propiedades de la base de datos
Añade propiedades que contengan información específica sobre cada entrada (por ejemplo, nombre de la tarea, fecha límite, estado). Son como columnas en una hoja de cálculo. Puedes añadirlas, ocultarlas y personalizarlas.
- Haz clic en el signo «+» situado junto a la columna predeterminada para añadir nuevas propiedades.
📌 El campo «nombre» en Notion es obligatorio. Puede cambiarle el nombre, como lo hemos hecho nosotros con «título», pero aparece de forma predeterminada.
Un usuario de Reddit lo considera uno de los inconvenientes de Notion y afirma:
Para mí es ese molesto campo obligatorio del nombre. Es mi mayor frustración. »
Para mí es ese molesto campo obligatorio del nombre. Es mi mayor frustración. »
Paso 4: Empieza a añadir información a la base de datos.
Añadir entradas (o filas) permite almacenar elementos relevantes de la base de datos, como fechas importantes, tareas, diferentes formatos, etc.
- Vaya a un campo y comience a introducir manualmente los datos relevantes.
📌Al crear propiedades como «Fecha» o «Estado», el campo de Notion se formaatea automáticamente. Esto le permite añadir fácilmente información desde un Calendario (en diferentes formatos de fecha) o un menú desplegable.
Lea también: El mejor software gratuito para bases de datos
Paso 5: Aplica filtros, ordena y agrupa
Los filtros, la clasificación y la agrupación te ayudan a gestionar los datos, ya que te permiten acceder rápidamente a la información relevante.
El filtrado le permite mostrar solo las entradas de la base de datos que cumplen criterios específicos.
- Haz clic en el botón «Filtrar» situado a la derecha de la vista de la base de datos de Notion.
- Seleccione la propiedad que desea filtrar (por ejemplo, hemos elegido «estado»).
- Elige los criterios de filtrado (por ejemplo, nosotros hemos elegido «terminado» en «estado»).
📌 Notion permite aplicar filtros simples y avanzados que utilizan la lógica «Y» y «O». La opción «+ Añadir filtro» te permite añadir varios filtros.
La clasificación ordena las entradas de la base de datos según un orden específico basado en los valores de una propiedad elegida. Esto facilita la búsqueda de información y la identificación de patrones.
- Seleccione el icono «Ordenar» situado junto al icono de filtro en la parte derecha de la vista de la base de datos.
- Seleccione la propiedad que desea ordenar (por ejemplo, nosotros hemos elegido «fecha»).
- Elige si deseas ordenar en orden ascendente o descendente.
La agrupación organiza las entradas de tu base de datos en categorías basadas en los valores de una propiedad elegida. Esto crea secciones visuales dentro de tu base de datos, lo que facilita ver juntas las entradas relacionadas.
- Ve a los tres puntos situados en la parte superior derecha de la vista de tu base de datos, junto al botón azul «Nuevo», y selecciona «Grupo».
- Elige la propiedad que deseas agrupar (por ejemplo, nosotros hemos elegido la «categoría de selección múltiple»).
También puede utilizar las plantillas, automatizaciones y relaciones de Notion. Las relaciones le permiten vincular bases de datos entre sí: imagine conectar sus tareas a proyectos específicos o vincular contactos a acuerdos con clientes.
Esto crea una red de datos interconectados, lo que facilita filtrar, realizar consultas y obtener vistas de la información en diferentes contextos. Del mismo modo, puede poner en marcha sus proyectos con plantillas y crear un panel en Notion.
Sin embargo, Notion no cuenta con desencadenantes de automatización nativos ni avanzados. Puede utilizar las integraciones de Notion para estas funciones e integrarlas con herramientas de terceros.
Utiliza su API para configurar automatizaciones que reducen el trabajo manual, como enviar notificaciones cuando se actualiza una tarea o crear entradas recurrentes basadas en criterios establecidos. Esto le permite centrarse más en el trabajo estratégico.
👀¿Sabías que... Algunos investigadores comparan las bases de datos con el cerebro humano: ambos almacenan, recuperan y procesan información. ¿Cuál es la diferencia? El cerebro es increíblemente eficiente en el reconocimiento de patrones, mientras que las bases de datos son mucho mejores en la recuperación precisa.
Limitaciones del uso de Notion para la gestión de bases de datos
Notion es adecuado para contenidos creativos y organizaciones flexibles, pero al ser un motor de bases de datos de gran potencia, es probable que te encuentres con algunos obstáculos. Estas son algunas de las limitaciones clave que podrían hacerte buscar alternativas a Notion:
- Rendimiento lento con grandes conjuntos de datos: puede experimentar caídas en el rendimiento, como tiempos de carga más lentos o retrasos durante la edición, cuando se trabaja con bases de datos extensas y organizadas ❌.
- Capacidades de consulta limitadas: En su mayoría, estás limitado a condiciones simples sin la potencia de consultas complejas u operaciones similares a SQL ❌.
- Gestión básica de datos relacionales: El espectro completo de funciones de bases de datos relacionales, como operaciones conjuntas complejas o normalización avanzada de datos, sigue siendo inaccesible ❌.
- Informes personalizados controlados: si desea generar informes o paneles detallados y personalizados directamente a partir de sus datos, Notion puede resultar un poco limitado ❌.
- Sin gráficos avanzados: Carece de un panel interactivo con gráficos detallados que se actualicen en tiempo real ❌.
- Personalización subóptima: Las funciones de filtrado y clasificación no se traducen en los análisis visuales personalizados que cabría esperar de un software dedicado a la visualización de datos ❌.
👀¿Sabías que... Las bases de datos empresariales se deterioran con el tiempo: los estudios demuestran que el 30 % de los datos B2B quedan obsoletos cada año debido a cambios de trabajo, cierres de empresas y cambios de marca. El mantenimiento regular de las bases de datos es fundamental para garantizar su precisión.
Crea y gestiona tu base de datos con ClickUp.
Notion puede ayudarte a organizar ideas y contenidos, pero se queda corto en la gestión de proyectos.
ClickUp , la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, puede superarlo con información en tiempo real, tareas periódicas y automatización condicional dentro de su ecosistema impulsado por IA.
Paneles de ClickUp
Por ejemplo, los paneles de ClickUp pueden convertir datos sin procesar en información útil, ofreciendo una vista general de toda su operación. Sin embargo, para una experiencia interactiva como esta, Notion requiere soluciones alternativas y herramientas externas.
Por lo tanto, en un debate entre Notion y ClickUp, los profesionales y equipos con amplios requisitos de bases de datos de proyectos o necesidades completas de gestión de tareas podrían optar por este último.
💡Consejo profesional: Para exportar datos de Notion a ClickUp, ve a ajustes y miembros en la parte inferior de la barra lateral izquierda y selecciona Exportar todo el contenido del entorno de trabajo en HTML. En ClickUp, selecciona la opción importar/exportar, elige Notion y haz clic en Importar desde Notion.
ClickUp CRM y vistas
A continuación, le mostramos cómo puede utilizar ClickUp para crear y gestionar una base de datos relacional:
ClickUp CRM ofrece 10 vistas muy flexibles, entre las que se incluyen Lista, Kanban y Tabla, que le permiten personalizar la forma en que ve y gestiona sus relaciones con los clientes. Puede cambiar entre vistas generales a nivel macro y análisis detallados, lo que le garantiza tener todos los detalles de la base de datos al alcance de la mano.
Vista Tabla de ClickUp
La vista Tabla de ClickUp ofrece una eficiencia similar a la de una hoja de cálculo, lo que le permite introducir, editar y visualizar datos en un formato de cuadrícula familiar. Admite más de 15 tipos de campos personalizados, desde el progreso de las tareas y los archivos adjuntos hasta las valoraciones con estrellas, para que pueda registrar la información relevante.
Con funciones como arrastrar, fijar y ocultar columnas, puedes personalizar tu tabla para resaltar los datos más importantes. Las opciones de agrupación y filtrado facilitan la clasificación de grandes conjuntos de datos, tanto si gestionas pedidos de clientes como si realizas el seguimiento de los presupuestos de los proyectos.
La vista Tabla de ClickUp también permite la edición masiva y las actualizaciones instantáneas, lo que la convierte en una herramienta excelente para la gestión de datos. Puede exportar sus tablas a hojas de cálculo accesibles o realizar el uso compartido a través de enlaces públicos, lo que garantiza que las partes interesadas y los clientes tengan acceso en tiempo real a la información clave.
Vista Lista de ClickUp
Además, está la vista Lista de ClickUp, que ofrece un diseño limpio y lineal perfecto para la gestión de datos centrada en tareas. Es especialmente eficaz cuando necesitas ver tareas o crear entradas en la base de datos en un formato de lista sencillo, lo que facilita el escaneo rápido, la priorización y la actualización de elementos.
Cada elemento de la lista en ClickUp no es solo una línea de texto, sino que puede incluir propiedades enriquecidas como fechas límite, estados, prioridades y campos personalizados.
Esto convierte a ClickUp Vista Lista en un software de flujo de trabajo ideal para realizar el seguimiento de los procesos de ventas, supervisar la participación de los clientes u organizar los resultados de los proyectos.
Además de las vistas, el CRM de ClickUp cuenta con más de 50 widgets de panel de control para visualizar métricas clave y simplificar los datos del panel. Sus datos de CRM, ya sean gestionados a través de vistas Lista o Tabla, se introducen directamente en estos paneles de control con la ayuda de las herramientas de elaboración de informes de ClickUp.
Cualquier actualización que realice, cambio de estado o asignación automática de tareas se refleja inmediatamente en sus informes, lo que garantiza que su información esté siempre actualizada. Puede personalizar los paneles para adaptarlos a las necesidades de su empresa reorganizando los widgets, realizando ajustes en los filtros y más escenarios.
Automatizaciones de ClickUp
La función integrada ClickUp Automatizaciones permite a tu CRM ClickUp capturar y gestionar datos.
Se pueden establecer reglas condicionales para reasignar tareas en función de los cambios en el estado del cliente, ajustar las prioridades a medida que avanzan los acuerdos o incluso generar informes detallados sobre las métricas de conversión.
Reduce el riesgo de errores humanos y elimina la necesidad de realizar entradas manuales, lo que garantiza que tu base de datos siga siendo precisa y refleje las actualizaciones en tiempo real.
🧠 Dato curioso: los sistemas de gestión de bases de datos relacionales (RDBMS) representan el 72 % de la cuota de popularidad.
Plantillas de bases de datos de ClickUp
Si buscas una solución más rápida, también puedes probar las plantillas de bases de datos de ClickUp.
Puede utilizar la plantilla de hoja de cálculo para gestión de proyectos de ClickUp para disfrutar de amplias funciones centradas en los proyectos. Ofrece un espacio centralizado y personalizable para realizar el seguimiento de las tareas, los plazos, los cronogramas y las dependencias.
Tanto si es un principiante como un gestor de proyectos experimentado, esta plantilla le ayudará a visualizar el progreso del proyecto a través de estados personalizados (Completado, En curso y Pendiente) y múltiples vistas, como Lista, Tabla y Calendario.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar la plantilla:
- Supervise las tareas, los plazos y el progreso en tiempo real con los estados personalizados.
- Planifique los cronogramas y las dependencias de los proyectos utilizando las vistas Lista, Tabla y Calendario.
- Consolide los datos críticos del proyecto, incluidos los niveles de riesgo, las fases de aprobación y las fases, en una hoja de cálculo accesible.
- Involucre a los miembros del equipo y a las partes interesadas asignando tareas y compartiendo actualizaciones.
- Ajusta los calendarios, reasigna tareas y actualiza los estados a medida que evoluciona tu proyecto para mantener la claridad y el enfoque.
Además, la plantilla de hoja de cálculo de ClickUp te permite recopilar y centralizar información vital, desde datos de contacto e historiales de compras hasta métricas de interacción y registros de comunicación, en una ubicación unificada y accesible.
Puede organizar y segmentar los datos de sus clientes utilizando múltiples vistas y estados para realizar el seguimiento de sus trayectorias, identificar tendencias y gestionar las relaciones. En definitiva, esta plantilla de hoja de cálculo es una herramienta polivalente que le ayudará a tomar mejores decisiones empresariales.
ClickUp te permite crear tareas que están profundamente conectadas con tus datos. Cada tarea incluye Campos personalizados, estados, dependencias e incluso documentos o hojas de cálculo enlazados.
Chat de ClickUp
Con funciones como ClickUp Chat, la colaboración se produce al mismo tiempo que las actualizaciones de tareas y las modificaciones de datos. A diferencia de las aplicaciones de chat tradicionales que funcionan de forma aislada, ClickUp Chat está integrado en su flujo de trabajo de gestión de proyectos.
Puede debatir tareas, realizar el uso compartido de actualizaciones y consultar proyectos o documentos específicos sin salir de su entorno de trabajo.
Olivia Wheeler, directora ejecutiva de Acton Circle, afirma que cambiaron de Notion a ClickUp:
Antes de usar ClickUp, me costaba encontrar una plataforma que pudiera adaptarse al crecimiento de mi equipo. Probé Hive App, Notion, Asana, Basecamp y Wrike, pero ninguna de ellas era tan fácil de usar Y tan bonita.
Antes de usar ClickUp, me costaba encontrar una plataforma que pudiera adaptarse al crecimiento de mi equipo. Probé Hive App, Notion, Asana, Basecamp y Wrike, pero ninguna de ellas era tan fácil de usar Y tan bonita.
Cree su base de datos en ClickUp para una gestión completa.
A medida que tus necesidades de gestión de proyectos complejos y seguimiento de tareas se amplían, las valiosas funciones de Notion pueden parecer insuficientes o insatisfactorias.
Carece de funciones avanzadas de base de datos, como elaboración de informes complejos, automatización extensa y escalabilidad para la gestión de datos a nivel de corporación.
Mientras que Notion puede parecer fragmentado a la hora de gestionar tareas y flujos de trabajo, ClickUp combina estas funciones en un único ecosistema. Esta integración significa que las tareas, los datos y la comunicación coexisten en un solo lugar, lo que elimina la necesidad de saltar entre herramientas separadas. ¿A qué esperas?
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