Tu equipo abarca continentes, zonas horarias y culturas, pero debéis colaborar como si estuvierais todos en la misma sala. Esta es la realidad de muchos lugares de trabajo modernos.
🔎 ¿Sabías que... El 95 % de los trabajadores del sector tecnológico cree que los roles de trabajo a distancia son posibles y contribuyen a la productividad. Las empresas de todo el mundo están adoptando este cambio.
Sin embargo, los equipos remotos se enfrentan a retos como mantenerse conectados y tomar decisiones rápidas. Las herramientas de reuniones en línea como Microsoft Teams ofrecen videollamadas, chat, uso compartido de archivos e integraciones para simplificar los flujos de trabajo.
Este artículo le mostrará cómo utilizar Microsoft Teams para reuniones, desde la programación hasta la gestión de los participantes.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Programación de reuniones: programa reuniones a través del Calendario o la función de chat de Microsoft Teams. Utiliza las opciones de repetición / periodicidad para las reuniones periódicas.
- Consejos de preparación: comparte la agenda con antelación, comprueba los ajustes de audio y vídeo, y ten en cuenta las zonas horarias.
- Iniciar reuniones: utilice «Reunirse ahora» para reuniones instantáneas desde el Calendario, el Chat o los Canales, y ajuste los ajustes de la reunión, como los roles y los permisos.
- Funciones para reuniones eficaces: utilice la función de uso compartido de pantalla, las salas de descanso, las encuestas y los controles de silencio para mejorar la participación y la productividad.
- Personalizaciones: edita los enlaces de las reuniones, ajusta los fondos y cambia entre diferentes vistas de los participantes para disfrutar de una experiencia profesional.
- Integración con Outlook: programa reuniones directamente desde Outlook utilizando el complemento de Teams y sincronízalas en ambas plataformas.
- Gestión de participantes: añade asistentes antes o durante las reuniones, asigna roles y controla lo que pueden ver los asistentes.
- Mejora la colaboración: integra herramientas como ClickUp para la gestión de tareas, la preparación previa a las reuniones y el seguimiento fluido.
Cómo iniciar una reunión de Microsoft Teams
Crear una nueva reunión en línea en Microsoft Teams es rápido y sencillo. Puedes hacerlo a través de las funciones de chat o Calendario. La opción de chat te permite programar una reunión directamente dentro de una conversación en curso.
Por otra parte, la función Calendario ofrece una vista más completa, lo que le permite programar y gestionar fácilmente reuniones virtuales con todo su equipo.
Para iniciar una reunión en línea satisfactoria en Microsoft Teams, es necesario prepararse adecuadamente y seguir las normas de etiqueta apropiadas para las reuniones virtuales.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a organizar y llevar a cabo reuniones eficaces en Teams.
- Elabora y comparte una agenda clara en la invitación a la reunión al menos entre 24 y 48 horas antes de la reunión ✅.
- Asegúrate de que tu cámara y micrófono funcionan correctamente y que tus fondos virtuales son adecuados para un entorno profesional ✅.
- Ten en cuenta a los participantes de diferentes zonas horarias, horarios de trabajo y días festivos, y comunícales cómo esperas que participen ✅.
- Haz que sea una prioridad comenzar y terminar tus reuniones puntualmente ✅
- Utiliza la función de uso compartido de pantalla para mostrar tu escritorio, ventanas específicas, diapositivas de PowerPoint o una pizarra ✅.
- Si el ruido de fondo se convierte en un problema, silencia a participantes individuales o a todos para tener una reunión más tranquila ✅.
- Realiza una sesión de práctica para detectar cualquier problema técnico, como problemas con los dispositivos, la iluminación o la red ✅.
- Involucre a los participantes creando encuestas durante la reunión para recopilar comentarios en tiempo real ✅.
¿Te parece mucho trabajo? ClickUp, la aplicación que tiene todo para el trabajo, simplifica la gestión de las listas de control previas a las reuniones para una preparación eficiente de las mismas.
Tareas de ClickUp
Con ClickUp Tasks, puedes crear listas específicas para centralizar tareas como recopilar materiales, distribuir agendas y asignar acciones. Asigna tareas a los miembros del equipo, establece plazos y utiliza Campos personalizados para establecer prioridades.
Cómo realizar una reunión ahora en Microsoft Teams
En una oficina física, las reuniones espontáneas suelen dar lugar a las mejores ideas. Microsoft Teams reproduce esta situación con la función «Reunirse ahora», que permite celebrar reuniones instantáneas para una colaboración rápida y eficaz entre los miembros del equipo.
Estas son las diferentes formas en las que puede iniciar una reunión inmediata en Teams:
- Desde el Calendario: selecciona Reunirse ahora en la esquina superior derecha del Calendario, en la parte izquierda de Teams.
- Desde un chat grupal: en un chat grupal, realiza la selección Reunirse ahora en la parte superior de la ventana de chat.
- Desde un canal: ve a la pestaña Publicaciones del canal en el que deseas tener una reunión y realiza la selección Reunirse ahora.
- Desde un hilo de conversación: responde a un hilo de conversación y realiza la selección de Reunión debajo del lugar donde escribirías tu respuesta.
- Uso de comandos: escribe /meetnow en la Box de redacción de la conversación del chat y, a continuación, pulsa Intro o Tab para iniciar una reunión instantánea.
Una vez establecida la reunión, puede personalizar estos ajustes.
- Editar el nombre de la reunión: cambia el título de la reunión en el cuadro de texto.
- Comparte la invitación: pulsa el icono Personas y el botón Compartir invitación para invitar a nuevos asistentes.
- Copiar enlace: haz clic en Más opciones y, a continuación, en Información de la reunión. Pulsa Copiar información de participación para guardar el enlace en el portapapeles.
- Cambiar las opciones de la reunión: pulsa el icono Opciones de la reunión para configurar los ajustes para aquellos que pueden saltarse la sala de espera o presentar su pantalla. Después de realizar los cambios, pulsa Guardar.
🔎 ¿Sabías que...? El 70 % de los trabajadores remotos considera que las reuniones virtuales son menos estresantes, y el 67 % cree que pueden ser tan productivas como las reuniones presenciales.
Cómo programar una reunión de Microsoft Teams
Programar una reunión en Microsoft Teams es sencillo y se puede hacer directamente desde la aplicación.
Para programar una reunión en Microsoft Teams:
- Abre Microsoft Teams y selecciona Calendario.
- Haz clic en el botón + Nueva reunión.
- Introduce un título para tu reunión.
- Elige una fecha y una hora
- Añade asistentes escribiendo sus direcciones de correo electrónico.
- Revise los detalles de la reunión y realice la selección Guardar. La reunión aparecerá ahora en su Calendario.
También puede programar una reunión desde un chat de la siguiente manera:
- Abrir el chat para chatear
- Selecciona Más opciones en la parte superior de la ventana de chat y asigna un nombre a la reunión.
- Haz clic en Obtener un enlace para el uso compartido o Iniciar reunión directamente desde el chat.
Cómo iniciar una reunión periódica en Teams
Las reuniones periódicas en Microsoft Teams son muy prácticas para eventos programados con regularidad. Los participantes se unen a una reunión de equipo utilizando el mismo enlace y los mismos detalles cada vez. Puede personalizar las opciones de periodicidad diaria, semanal o mensual, o crear un calendario personalizado. Además, las reuniones se pueden ajustar en un canal, lo que permite participar a todos los miembros del canal.
Para configurar una reunión periódica en Microsoft Teams:
- Inicie sesión en Teams de Microsoft.
- Selecciona el icono Calendario en la barra lateral izquierda. Haz clic en + Nueva reunión en la esquina superior derecha.
- Introduce el título de la reunión, la fecha, la hora de inicio y la duración.
- En el menú desplegable, realiza la selección de la periodicidad que desees (diaria, semanal, mensual, anual o personalizada).
- Establece la fecha de finalización para la periodicidad.
- Añade asistentes y envía invitaciones
- Selección Guardar.
Cómo editar una reunión programada en Microsoft Teams
Tanto si modificas las opciones de la reunión como si simplemente cambias la hora, Teams ofrece un intervalo de funciones para personalizar tus videorreuniones según tus necesidades.
Las políticas de reuniones de Teams te permiten controlar las funciones disponibles para los participantes, como por ejemplo:
- Permisos de grabación
- Gestión del vestíbulo
- Controles para el uso compartido de contenido
- Ajustes de reuniones de audio y vídeo
- Gestión de participantes, invitados y accesos
- Ajustes de voz y llamadas
En la aplicación Teams, pulsa Calendario y selecciona una reunión para ver sus detalles. Si eres el organizador, pulsa Editar para realizar cambios.
- En la aplicación de escritorio o web, selecciona el icono Calendario y, a continuación, haz clic en la reunión.
- Seleccione Editar y haga clic en Opciones de reunión en la barra de herramientas o en el pie de página. Después de realizar los ajustes, seleccione Guardar.
Calendario y vista de calendario de ClickUp
ClickUp Calendar es una herramienta basada en inteligencia artificial que se adapta a tus prioridades y se integra perfectamente en tu entorno de trabajo. Muestra todas las tareas, eventos y recordatorios en un solo lugar, bloquea automáticamente las tareas de alta prioridad e integra calendarios externos como Google Calendar.
También puede utilizar la vista Calendario de ClickUp para organizar y gestionar su agenda de reuniones. Le permite programar y realizar el seguimiento de las reuniones, así como personalizar su calendario para adaptarlo a las necesidades de su equipo.
Con la vista del Calendario, puedes:
- Programar reuniones: planifica reuniones directamente en el Calendario.
- Añadir notas: adjunte notas a sus reuniones para consultarlas rápidamente.
- Filtrar reuniones: utilice filtros para ver las reuniones por categoría.
- Integración con herramientas externas: sincroniza con herramientas como Google Calendar.
- Crear calendarios de referencia: Crea y cambia entre diferentes calendarios de referencia.
- Configura vistas personalizadas: personaliza calendarios diarios, semanales o mensuales para adaptarlos a tus necesidades específicas.
👀 ¿Sabías que...? Gracias a su formato virtual, la reunión anual de la AAPOS de 2021 ahorró aproximadamente 1282 toneladas métricas de emisiones de CO₂, lo que equivale a las emisiones anuales de unos 264 vehículos de pasajeros.
Cómo crear un enlace para una reunión de Microsoft Teams
Tanto si estás organizando una reunión espontánea como si necesitas enviar un enlace de invitación con antelación, Microsoft Teams ofrece un proceso sencillo para generar y compartir el enlace con los participantes.
Para crear y compartir un enlace de reunión de Microsoft Teams:
- Abre Microsoft Teams y selecciona Calendario.
- Haga clic en «Reunirse ahora».
- Selecciona Obtener un enlace para compartir.
- Copia el enlace de la reunión y compártelo con los participantes.
💡Consejo profesional: Un truco de Microsoft Teams consiste en obtener fácilmente transcripciones de las reuniones en Microsoft Teams cargando tu grabación en Stream, seleccionando el idioma en los detalles del vídeo y, a continuación, descargando la transcripción.
Cómo programar una reunión de Teams desde Outlook
Microsoft Teams se integra con Microsoft Outlook a través de un complemento, lo que te permite crear nuevas reuniones de Teams directamente desde Outlook. Puedes ver, aceptar y unirte a reuniones de Microsoft Teams desde cualquiera de las dos aplicaciones.
Una vez programada, la reunión aparecerá automáticamente en tus calendarios tanto en Teams como en Outlook, y tendrás acceso al enlace para unirte a la reunión, al número de llamada y al ID de la conferencia de audio.
Para programar una reunión de Teams desde Outlook:
- Abre Outlook en la web o en el escritorio.
- Seleccione el icono de vista de Calendario en la parte superior izquierda.
- Haz clic en el menú desplegable junto a Nuevo correo electrónico y haz clic en Evento.
- Introduce un título para la reunión y añade asistentes escribiendo sus nombres o direcciones de correo electrónico.
- Selecciona una fecha, una hora de inicio y una hora de finalización.
- Añade una descripción o adjunta documentos si es necesario.
- Realice la selección Guardar para programar la reunión y enviar invitaciones por correo electrónico a los participantes.
La integración de ClickUp con Outlook centraliza tu flujo de trabajo al mantener las conversaciones y las tareas en un solo lugar. Puedes enviar y recibir correos electrónicos directamente desde las tareas, lo que garantiza que todas las comunicaciones permanezcan conectadas con el trabajo relevante. Las respuestas por correo electrónico se muestran como comentarios separados o hilos, lo que facilita el seguimiento de las conversaciones.
Cómo personalizar el fondo de Microsoft Teams
Personalizar el fondo de tu reunión en línea en Microsoft Teams ayuda a reducir las distracciones al ocultar el desorden o cualquier interrupción visual en tu entorno, lo que permite a los participantes mantenerse concentrados.
Es una forma estupenda de expresar tu personalidad y mostrar tu estilo único durante las reuniones.
Para cambiar tus fondos virtuales en Microsoft Teams:
- Únete a una reunión de Teams
- Selecciona Más en los controles de la reunión.
- Haz clic en Efectos y ajustes de vídeo.
- Haga clic en Efectos de vídeo.
- Elige un fondo predefinido de Teams y haz clic en Aplicar o selecciona Añadir nuevo para cargar el tuyo propio.
- Seleccione la imagen de su ordenador y haga clic en Aplicar.
ClickUp Documenti
Usar ClickUp Docs para el uso compartido de las buenas prácticas para los ajustes del fondo es una excelente manera de mantener a todos en sintonía. Puedes crear un documento que cubra todos los aspectos esenciales, como cómo encuadrar la cámara, los mejores consejos de iluminación, formas de reducir el ruido y elegir fondos profesionales para evitar distracciones.
Además, la función colaborativa te permite obtener opiniones de otras personas para que puedas perfeccionar tus ideas antes de darles el toque final.
🧠 Dato curioso: Las reuniones municipales existen desde la época colonial de los Estados Unidos, cuando los políticos se reunían para chatear sobre nuevas leyes, debatir problemas e incluso protestar, algo así como un animado club de lectura, pero con más pelucas y menos aperitivos.
Cómo añadir miembros a las reuniones de Microsoft Teams
Todo está listo para una reunión de marketing crucial en Microsoft Teams, en la que se va a debatir la próxima gran campaña. Pero, al mirar a tu alrededor, te das cuenta de que faltan tu diseñador jefe y el estratega de redes sociales.
No recibieron la invitación y ahora te has quedado con la mitad del equipo. ¡Que no cunda el pánico! Añadir miembros a tus reuniones de MS Teams es muy fácil.
Para invitar a personas a una reunión de Microsoft Teams:
Antes de la reunión
- Ve al calendario de Teams y realiza la selección de Nueva reunión.
- Añade asistentes en los campos Añadir asistentes obligatorios o Añadir asistentes opcionales.
- Utiliza el Asistente de programación para encontrar una hora adecuada para todos.
📮ClickUp Insight: Casi el 35 % de los trabajadores del conocimiento consideran que el lunes es el día menos productivo de la semana. Los correos electrónicos acumulados, los mensajes y las nuevas prioridades que surgen durante los resumenes matutinos del lunes podrían contribuir a ello.
Pero, ¿y si pudieras reunir todas esas actualizaciones, tareas, reuniones y correos electrónicos de los lunes en una sola plataforma y gestionarlos todos de una sola vez en ClickUp?
Durante una reunión en curso
Si ha iniciado una reunión sin añadir a ningún participante o necesita incluir a alguien sobre la marcha, también puede hacerlo.
- Selecciona «Reunirse ahora».
- Haz clic en Mostrar participantes y busca a la persona en el Box Invitar a los asistentes.
Gestionar los roles de los asistentes en las reuniones de Microsoft Teams es fundamental para mantener el control sobre la dinámica de las reuniones en línea y garantizar un entorno de productividad. Para gestionar lo que pueden ver los asistentes:
- Programar una reunión
- Selección de Opciones > Más opciones.
- En la sección Roles, realiza el ajuste ¿Quién puede presentar? en Personas específicas.
- En la sección Participación, activa Administrar lo que ven los asistentes.
Automatizaciones de ClickUp
ClickUp Automatizaciones simplifica la gestión de invitaciones y seguimientos, lo que garantiza que tu equipo se mantenga informado sobre los próximos eventos.
Con Automatizaciones, puedes:
- Cree plantillas de correo electrónico de seguimiento: los equipos pueden utilizar plantillas para redactar correos electrónicos de recordatorio y realizar un seguimiento eficaz de las respuestas.
- Configure automatizaciones: puede crear reglas personalizadas o realizar una selección entre una biblioteca de automatizaciones predefinidas para automatizar tareas como la gestión de invitaciones y seguimientos.
Cómo ver a todos los participantes en Teams
Microsoft Teams ofrece varias opciones de vista para las reuniones, entre las que se incluyen:
- Galería: la vista predeterminada muestra a los participantes en un diseño de cuadrícula. Puede ajustar el número de participantes visibles seleccionando Ver y, a continuación, eligiendo Seleccionar tamaño máximo de galería ✅.
- Galería grande: muestra hasta 49 participantes en una cuadrícula de 7×7, disponible cuando al menos 10 participantes tienen sus cámaras encendidas ✅
- Modo Juntos: crea la ilusión de que todos trabajan juntos en un espacio virtual compartido, y requiere un mínimo de cinco participantes ✅.
- Vista del orador: destaca al orador activo en la reunión de vídeo ✅
- Céntrate en el contenido: reduce las distracciones ocultando los controles de la reunión y el chat ✅
- Vista del presentador: destaca al orador actual para mejorar la participación ✅
Paneles de ClickUp
Los paneles de ClickUp proporcionan una forma eficaz de supervisar la participación del equipo en las reuniones, ya que ofrecen herramientas completas de seguimiento y organización.
Con la plantilla del registro de reuniones, puedes anotar los detalles clave de las reuniones, como la fecha, la hora, la ubicación, los asistentes y los temas tratados.
Elegir lo que quieres ver en una reunión de Teams
En las reuniones de Microsoft Teams, puede anclar una transmisión de vídeo para mantenerla visible para usted o destacar una transmisión de vídeo para todos los participantes:
- Anclar una transmisión de vídeo: esta opción mantiene una transmisión de vídeo específica en vista, independientemente de si la persona está hablando. Para anclar una transmisión de vídeo: Seleccione la transmisión de vídeo deseada. Haga clic en el icono del menú de tres puntos de la transmisión. Seleccione Anclar para mí .
- Seleccione la fuente de vídeo deseada.
- Haz clic en el icono del menú de tres puntos en el feed.
- Elige «Anclar para mí»
- Seleccione la fuente de vídeo deseada.
- Haz clic en el icono del menú de tres puntos en el feed.
- Elige «Anclar para mí»
- Destacar una transmisión de vídeo: esta función destaca una transmisión de vídeo para todos los participantes en la reunión. Para destacar una transmisión de vídeo: seleccione la transmisión de vídeo que desea destacar, haga clic en el icono del menú de tres puntos, elija Destacar para todos y confirme seleccionando Destacará este vídeo para todos los participantes en la reunión.
- Selecciona la fuente de vídeo que deseas destacar.
- Haz clic en el icono del menú de tres puntos.
- Seleccione Destacar para todos y confirme mediante una selección: Destacará este vídeo para todos los participantes en la reunión.
- Selecciona la fuente de vídeo que deseas destacar.
- Haz clic en el icono del menú de tres puntos.
- Seleccione Destacar para todos y confirme mediante una selección: Destacará este vídeo para todos los participantes en la reunión.
Microsoft Teams ofrece varias opciones de personalización para mejorar tu experiencia en las videoconferencias. Desde ajustar los fotogramas de vídeo hasta gestionar el ancho de banda, los ajustes de las reuniones pueden ayudar a mejorar la claridad visual y la eficiencia de las reuniones.
Estos son algunos de ellos:
- Reencuadrar un vídeo: haz clic con el botón derecho del ratón en un vídeo y selecciona Ajustar al marco para ver el vídeo completo. Elige Rellenar marco para obtener una vista más cercana y recortada.
- Cambia entre personas y contenido: haz clic en el vídeo que te interese para alternar entre ver el contenido compartido y centrarte en los participantes.
- Utilice colores de alto contraste: active el modo de alto contraste para mejorar la visibilidad del texto y los elementos en la pantalla.
- Gestiona el ancho de banda: configura tu ancho de banda en 10 Mbps para las reuniones que requieran una experiencia de vídeo de la máxima calidad.
Controles durante la reunión y lo que puede hacer con Microsoft Teams
A veces, estás en medio de una animada reunión de Microsoft Teams y las cosas se vuelven caóticas. La gente realiza el uso compartido de sus pantallas, chatea en la barra lateral e intenta gestionar el audio, todo ello mientras mantiene el flujo de la conversación.
Microsoft Teams ofrece una serie de controles durante la reunión que facilitan la gestión de todo, desde los ajustes de vídeo hasta los roles de los participantes. Puedes:
- Comparte tu pantalla: comparte toda tu pantalla, una ventana específica, un archivo de PowerPoint o una pizarra para colaborar ✅
- Silenciar o activar el micrófono: utilice la flecha desplegable situada junto al icono del micrófono para ajustar los ajustes del sonido o silenciar/activar el micrófono ✅.
- Mostrar u ocultar la conversación de la reunión: haz clic en Chat para acceder al chat de la reunión y chatear con los participantes ✅.
- Mostrar u ocultar participantes: Seleccione Personas para ver una lista de los asistentes a la reunión.
- Ceder el control a otro usuario: coloque el cursor cerca de la parte superior de la ventana de la reunión, haga clic en Ceder control y seleccione el asistente al que desea ceder el control ✅.
- Recupera el control: vuelve a pasar el cursor por la parte superior de la ventana de la reunión y haz clic en Recuperar control para volver a tener el control ✅.
- Solicitar control: pasa el cursor por encima de la pantalla con uso compartido, haz clic en Solicitar control y espera a que el presentador apruebe tu solicitud ✅.
- Control de detención: haz clic en el botón de control de detención para revocar el control del uso compartido de la pantalla desde tu extremo ✅
¿Cómo se crean salas de descanso en Microsoft Reuniones?
Las salas de descanso de Microsoft Teams permiten a los participantes colaborar en grupos más pequeños durante una reunión, lo que las hace ideales para tutoriales, sesiones grupales o actividades colaborativas.
Para utilizar salas de reuniones en Teams:
- Crear salas de descanso: en el Calendario de Teams, selecciona una reunión y, a continuación, ve a Salas de descanso > Crear salas. Puedes establecer el número de salas, asignar participantes de forma automática o manual y establecer un límite de tiempo.
- Iniciar salas de reuniones: Seleccione Salas de reuniones y haga clic en Abrir para iniciar todas las salas simultáneamente. Para abrir las salas individualmente, coloque el cursor sobre la sala, seleccione Más opciones y, a continuación, Abrir sala.
- Únete a una sala de descanso: recibirás una notificación cuando el organizador abra las salas. Selecciona «Unirse a la sala» para entrar.
- Chatee en una sala de descanso: cada sala tiene su propio chat. Solo tiene que seleccionar Chat dentro de la sala de descanso.
- Gestiona salas de descanso: en los controles de la reunión, selecciona Salas > Gestionar salas para tomar el control como administrador de salas de descanso.
- Asignar participantes durante la reunión: haz clic en el icono de salas de descanso, selecciona Asignar participantes y elige los usuarios que deseas asignar a una sala específica.
¿Las reuniones improductivas te hacen perder el tiempo?
Una reunión de nivel 10 mantiene las discusiones centradas, alinea a tu equipo e impulsa la responsabilidad. Intenta establecer un límite estricto de 90 minutos y utiliza las plantillas de ClickUp para mantener las discusiones por el buen camino. Desde el seguimiento de los KPI hasta la resolución eficiente de los problemas del equipo, ClickUp te ayuda a llevar a cabo reuniones que realmente marcan la diferencia.
Mejora la comunicación de tu equipo con ClickUp
ClickUp es la aplicación de trabajo todo en uno que simplifica la gestión de las listas de control previas a las reuniones para una preparación eficiente de las mismas. Exploremos sus funciones.
Colabora y organízate con ClickUp Documentos.
ClickUp Docs ofrece funciones de almacenamiento y uso compartido más potentes, lo que facilita a los equipos la creación, organización y colaboración en documentos en un lugar centralizado.
Con Docs, puedes:
- Almacena los documentos de la reunión: sube las notas de la reunión y los documentos relevantes directamente a ClickUp Docs, creando un repositorio centralizado para todos los participantes.
- Organiza documentos: utiliza carpetas para clasificar los materiales de las reuniones por proyecto, tipo de reunión o fecha, para facilitar el acceso y la consulta.
- Compartir de forma segura: controla el acceso con permisos detallados para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan tener vista de las grabaciones.
Captura información sobre las reuniones con ClickUp Brain.
ClickUp Brain ofrece funciones de transcripción sin esfuerzo, lo que facilita la captura y documentación de debates importantes durante las reuniones.
Brain te ayuda con:
- Transcripción automática: utiliza la IA de ClickUp Brain para transcribir automáticamente las grabaciones cargadas.
- Transcripción con marca de tiempo: navega fácilmente por los debates con transcripciones con marca de tiempo.
- Mayor precisión: tiene compatibilidad con varios idiomas, lo que garantiza transcripciones precisas para reuniones multilingües.
- Anota transcripciones: resalta puntos clave, asigna tareas o haz preguntas directamente en la transcripción mediante comentarios.
¡Conoce ClickUp AI Notetaker, tu nuevo mejor amigo para las reuniones! A diferencia de los tomadores de notas tradicionales, que a menudo te dejan luchando por anotar los puntos importantes, ClickUp te permite concentrarte en la conversación que se está llevando a cabo. Captura todo lo que importa, desde las acciones a realizar hasta las decisiones clave, para que puedas mantenerte involucrado sin preocuparte por perderte nada.
Después de cada llamada, obtienes un resumen claro y estructurado de lo que se ha discutido. Lo que realmente distingue a ClickUp AI Notetaker es cómo se integra a la perfección con el resto de tu trabajo en ClickUp. En lugar de limitarte a grabar una reunión y dejar que las ideas se acumulen, obtienes notas prácticas que permiten a tu equipo ponerse manos a la obra con sus tareas.
Facilita la colaboración con los comentarios de ClickUp.
ClickUp Comments te permite asignar comentarios a tareas específicas, lo que facilita el seguimiento de las conversaciones y garantiza la responsabilidad. También puedes resolver comentarios para indicar que los has abordado y reasignarlos a diferentes miembros del equipo si es necesario.
Además, los hilos de discusión te ayudan a organizar las conversaciones posteriores a la reunión, ya que permiten iniciar debates en cadena dentro de los comentarios, lo que facilita la claridad y la colaboración.
Utiliza Microsoft Teams con ClickUp.
Imagina gestionar tareas mientras chateas con tu equipo en tiempo real, ¡todo en un solo lugar!
Veamos cómo puedes mejorar la comunicación de tu equipo utilizando la integración de ClickUp con Microsoft Teams para mantener a todos conectados y con alta productividad.
Aquí tienes un resumen de la integración de ClickUp y MS Teams:
- Mantén las conversaciones en contexto conectando tu cuenta de Microsoft Teams con tus entornos de trabajo de ClickUp.
- Realice un seguimiento de las tareas sin esfuerzo creando tareas desde cualquier canal de Teams con el comando «crear tarea».
- Mantén a tu equipo involucrado recibiendo notificaciones de cualquier nuevo comentario, adjunto, cambio de estado y actualización de las personas asignadas en su canal de Microsoft Teams.
Aunque Microsoft Teams cuenta con diversas funciones, tiene algunos límites, como un número limitado de canales, ajustes de permisos rígidos y notificaciones y entrega de mensajes poco fiables.
Organiza mejores reuniones con ClickUp.
ClickUp Meetings es una alternativa a Microsoft Teams que puede transformar la colaboración y la comunicación de tu equipo. Con todo centralizado en un solo lugar, puedes programar reuniones, compartir agendas y tomar notas sin esfuerzo. Asigna tareas viables con propiedad y plazos claros para garantizar el cumplimiento de las decisiones.
Nuestro cliente Marcos Vinícius Costa de Carvalho, analista de análisis empresarial de ACE, opina lo siguiente sobre el uso de las reuniones de ClickUp.
Lo utilizamos para facilitar y agilizar nuestras reuniones diarias de nuestro ritual Scrum. Me ayuda a conocer el progreso de mi sprint, el progreso de mis tareas y a mantener un backlog organizado para todas mis tareas.
Lo utilizamos para facilitar y agilizar nuestras reuniones diarias de nuestro ritual Scrum. Me ayuda a conocer el progreso de mi sprint, el progreso de mis tareas y a mantener un backlog organizado para todas mis tareas pendientes.
Mantén conversaciones prácticas con ClickUp Chat.
ClickUp Chat facilita la comunicación al integrar las conversaciones y tareas del equipo en un único espacio de trabajo. Puede convertir los mensajes en tareas, de forma manual o con IA, y utilizar los seguimientos para asegurarse de que no se pase por alto ninguna acción.
Los chats también sincronizan tareas y actualizaciones en tiempo real, lo que te permite ver estados, realizar actualizaciones y colaborar sin salir del chat.
Comparte ideas fácilmente con los clips y plantillas de ClickUp.
ClickUp ofrece grabación de pantalla gratuita con ClickUp Clips, que te permite grabar tu pantalla directamente sin necesidad de aplicaciones de terceros. Esto facilita el uso compartido de vídeos con tu equipo.
ClickUp se integra con Slack y Zoom. Puedes personalizar las notificaciones, crear tareas desde Slack y gestionar reuniones de Zoom directamente desde ClickUp.
Plantilla de actas de reuniones de ClickUp
Además, la plantilla de actas de reuniones de ClickUp reduce el esfuerzo y el tiempo necesarios para crear y gestionar las actas de las reuniones.
Esta plantilla incluye secciones para:
- Detalles de la reunión: recopile información esencial, como la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes.
- Agenda de la reunión : Prepare una lista de los temas que se tratarán durante la reunión.
- Elementos a realizar: Asignar tareas a personas específicas con plazos claros.
- Decisiones: documenta cualquier decisión importante que se tome durante la reunión.
- Puntos de debate: Registre los puntos clave debatidos, incluyendo cualquier desacuerdo o área de consenso.
Mejora la comunicación en tus proyectos con ClickUp.
Microsoft Teams es una plataforma sólida para celebrar reuniones virtuales eficaces.
La integración de ClickUp con Microsoft Teams te permite pasar fácilmente de las discusiones de las reuniones a la gestión de tareas, lo que garantiza que las tareas se registren y se realice un seguimiento de ellas de manera eficiente.
Puede crear tareas directamente desde los chats de Teams, realizar el seguimiento del progreso y mantenerse organizado sin salir de la plataforma.
Regístrate hoy mismo en ClickUp y comprueba la diferencia.