Una encuesta realizada por McKinsey reveló que, en promedio, los proyectos superan sus presupuestos y plazos entre un 30 % y un 45 %. Un análisis más detallado de un estudio sobre «megaproyectos», algunos de los cuales superan los mil millones de dólares, revela que los costes superan en un 79 % las estimaciones presupuestarias iniciales.
Esto pone de relieve los retos evidentes en la ejecución, pero también apunta a estimaciones deficientes de los costes y el calendario en la aprobación del proyecto.
Esto pone de relieve los retos evidentes en la ejecución, pero también apunta a estimaciones deficientes de los costes y el calendario en la aprobación del proyecto.
Una de las razones clave por las que los proyectos se salen del presupuesto y se retrasan es la inexactitud de las estimaciones. Los gestores de proyectos suelen enfrentarse a este problema y han creado diversos marcos para abordarlo. El concepto de estimación al término (EAC) es uno de ellos.
En esta entrada del blog, comprenderemos esta técnica de estimación de proyectos, aprenderemos a calcular el EAC y exploraremos sus usos en las empresas.
⏰ Resumen de 60 segundos
La estimación al finalizar (EAC) predice el coste total del proyecto basándose en los gastos reales y el trabajo restante. Se utiliza para evitar sobrecostes, mejorar las previsiones financieras y tomar decisiones informadas.
La fórmula más utilizada para calcular el EAC es: EAC = AC + (BAC – EV)
Sin embargo, dependiendo de la naturaleza del proyecto, las métricas de seguimiento, el calendario y otros factores, es posible que necesite otras fórmulas.
Pasos para calcular el EAC
Para utilizar la fórmula anterior y calcular el EAC, siga estos pasos.
- Obtenga el presupuesto completado (BAC).
- Identifique el coste real (AC).
- Calcule el valor ganado (EV), el índice de rendimiento de costes (CPI), el índice de rendimiento del calendario (SPI), etc., según sea necesario.
- Aplique la fórmula EAC pertinente en función de la condición del proyecto.
- Calcule el EAC basándose en estos KPI de gestión de proyectos.
Para obtener más información sobre el uso de estas fórmulas, las ventajas de utilizarlas y los errores comunes que se deben evitar, ¡siga leyendo!
¿Qué es el EAC (Estimate at Completion)?
La estimación al finalizar (EAC) es un término que se utiliza para realizar la previsión del coste total de un proyecto al completarlo. Se trata de un cálculo continuo que supervisa cualquier cambio en las estimaciones durante el ciclo de vida del proyecto.
Antes de que comience el proyecto, el EAC debe ser igual al presupuesto. Esto significa que, al final del proyecto, habrá gastado lo que estimó.
Sin embargo, durante el transcurso de un proyecto, es posible que se enfrente a varios retos o eventos externos.
Por ejemplo, su proyecto de construcción podría retrasarse por la falta de disponibilidad de materias primas debido a problemas en la cadena de suministro. Su proyecto de software podría superar el presupuesto inicial porque tuvo que contratar a un consultor externo para que le prestara soporte.
Estos gastos inesperados se suman a los costes del proyecto. El EAC ayuda a realizar la previsión del coste total ajustado del proyecto en tiempo real, teniendo en cuenta estos costes adicionales.
¿Cómo calcular el EAC?
Estimación al finalizar (EAC) = Presupuesto al finalizar (BAC) + [Coste real (AC) – Valor ganado (EV)]
Primero definamos estos términos y luego veamos el cálculo a través de un ejemplo.
- Presupuesto al finalizar (BAC): importe total que prevé gastar para completar todo el proyecto, también conocido como presupuesto original del proyecto.
- Coste real (AC): dinero total que ha gastado en un proyecto hasta el momento, es decir, los gastos reales hasta el momento actual.
- Valor ganado (EV): El trabajo completado en términos de su valor presupuestado.
Supongamos que ha iniciado un proyecto de desarrollo de software con un presupuesto total (BAC) de 20 000 $.
Hasta ahora, ha completado el 50 % del trabajo en el 40 % del tiempo y ha gastado 12 000 $. El valor ganado en la gestión de proyectos es la cantidad de trabajo que ha completado en términos de su valor presupuestado. Por lo tanto, para simplificar el cálculo, el 50 % del trabajo debería haberle costado 10 000 $, que es su valor ganado.
Por lo tanto, su fórmula de estimación al finalizar sería 20 000 + (12 000-10 000) = 22 000 $.
Ahora bien, si se pregunta «¿cómo puede estar seguro de que las siguientes partes del proyecto tampoco costarán más?», ¡enhorabuena!
Veamos también otras formas más matizadas de calcular el EAC.
Estimación al completar (EAC) = Presupuesto al completar (BAC) / Índice de rendimiento de costes (CPI)
Índice de rendimiento de costes (CPI): la tasa de eficiencia del gasto de su proyecto. Se calcula dividiendo el valor ganado por el coste real. Si el CPI es > 1, está gastando menos de lo planificado, y si el CPI es < 1, está gastando más de lo planificado.
Ampliando el ejemplo anterior, su valor ganado es de 10 000 $ y su coste real es de 12 000 $. Por lo tanto, el IPC = 10 000/12 000 = 0,83.
Por lo tanto, utilizando esta fórmula, su EAC = 20 000 / 0,83 = 24 390 $.
En este caso, verá que la fórmula asume que sus gastos futuros seguirán la misma tasa de cambio que en el pasado.
Estimación al finalizar (EAC) = Coste real (AC) + [{Presupuesto al finalizar (BAC) – Valor ganado (EV)} / Índice de rendimiento del coste (CPI)]
En el mismo ejemplo, con esta fórmula, EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000)/0,83] = 24 048 $.
Estimación al finalizar (EAC) = Coste real (AC) + [{Presupuesto al finalizar (BAC) – Valor ganado (EV)} / {Índice de rendimiento del coste (CPI) x Índice de rendimiento del calendario (SPI)}]
Aquí hay otra métrica, el índice de rendimiento del calendario. Definámoslo.
Índice de rendimiento del calendario (SPI): El SPI es el equivalente temporal del CPI. Mide la eficiencia de su progreso en relación con la duración estimada de finalización. Se calcula dividiendo el valor ganado por el valor planificado. Si el SPI > 1, va adelantado con respecto al calendario. Si el SPI = 1, va según lo previsto. Si el SPI < 1, va retrasado con respecto al calendario.
Como en el ejemplo anterior, si ha completado el 50 % de su trabajo en el 40 % del tiempo, su SPI = (50 % de BAC) / (40 % de BAC) = 10 000/8000 = 1,25.
Por lo tanto, su EAC = 12 000 + [(20 000 – 10 000) / (0,83 x 1,25)] = 22 375 $.
Estimación completada (EAC) = Coste real (AC) + ETC ascendente
La estimación ascendente hasta la finalización se refiere a las estimaciones revisadas para todas las tareas restantes. A menudo, esto se hace manualmente.
Si le confunden las cinco fórmulas diferentes para el mismo cálculo, le ofrecemos ayuda.
💡¿Sabía que también puede utilizar otras estimaciones análogas en la gestión de proyectos para realizar sus cálculos de EAC?
Cuándo utilizar cada fórmula EAC
El objetivo de estas fórmulas es el mismo, es decir, calcular el EAC. Sin embargo, la fórmula que utilice para calcular su EAC dependerá del contexto, incluida la naturaleza del proyecto, los eventos que lo afecten y sus implicaciones en cuanto a costes. Veamos algunos ejemplos.
El rendimiento de los costes es estable + se mantendrán las tendencias anteriores.
EAC = BAC / CPI
Si detecta que su proyecto presenta alguna ineficiencia o se ha producido un exceso presupuestario y prevé que la situación se mantendrá al mismo ritmo, utilice la fórmula anterior.
Este método asume que cualquier variación en los costes es sistémica y persistirá de manera uniforme en el resto del alcance del proyecto. Es aplicable a proyectos estables y bien gestionados con poca variabilidad en el rendimiento.
Existen variaciones en los costes + se mantendrá la tendencia actual de eficiencia.
EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]
Si ha experimentado variaciones en los costes, pero espera que sigan las tendencias de rendimiento actuales, utilice la fórmula anterior. Este enfoque es práctico en proyectos en los que se espera que las variaciones se estabilicen, reflejando la eficiencia de costes actual.
Con este método, se tienen en cuenta las discrepancias pasadas y se proyectan los costes futuros basándose en los niveles de productividad actuales, lo que lo hace adecuado para proyectos dinámicos pero manejables.
Las variaciones de costes son anomalías + el futuro coincidirá con las estimaciones originales.
EAC = AC + (BAC – EV)
Si las variaciones de costes son incidencias aisladas y cree que el proyecto avanzará al ritmo presupuestado originalmente para el trabajo restante.
Este método es adecuado cuando eventos puntuales, como costes iniciales de configuración inesperados o ineficiencias tempranas, provocan variaciones que el equipo del proyecto no espera que se repitan.
Variación de costes + variación de plazos
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
Si el calendario es un factor importante para la previsión del coste total, la fórmula anterior es la más adecuada. Ajusta la previsión del coste del trabajo restante teniendo en cuenta los retrasos en el calendario y la eficiencia de los costes. Este método es especialmente útil para proyectos que se han excedido del presupuesto y están retrasados.
Las tendencias de los costes son impredecibles.
EAC = AC + Estimación ascendente
Si el rendimiento de su proyecto ha sido impredecible o las tendencias de los costes ya no son indicadores fiables del rendimiento futuro, utilice la fórmula anterior.
En lugar de basarse en fórmulas basadas en el IPC o el SPI, este método consiste en volver a estimar el trabajo restante desde cero y añadirlo a los costes reales incurridos hasta el momento, lo que lo hace más preciso.
Si todavía tiene dudas sobre cómo calcular el EAC, aquí tiene una breve introducción.
Pasos para calcular el EAC
Enfoque EAC descendente
Cuatro de las cinco fórmulas anteriores adoptan un enfoque descendente. Esto significa que se basan en presupuestos ya existentes y en el rendimiento pasado.
Para utilizar la fórmula anterior y calcular el EAC, siga estos pasos.
- Obtenga el presupuesto al completar (BAC).
- Identifique el coste real (AC).
- Calcule el valor ganado (EV), el índice de rendimiento de costes (CPI), el índice de rendimiento del calendario (SPI), etc., según sea necesario.
- Aplique la fórmula EAC pertinente en función de la condición del proyecto.
- Calcule el EAC basándose en estos KPI de gestión de proyectos.
Enfoque EAC ascendente
El enfoque ascendente consiste en recalcular desde cero el coste de todo el trabajo restante y sumarlo al coste real incurrido hasta el momento. Este método proporciona la estimación más precisa y detallada, ya que tiene en cuenta las condiciones actuales del proyecto y cualquier cambio en su alcance.
- Revise el trabajo completado.
- Calcule el AC hasta el momento.
- Desglose el trabajo restante del proyecto en tareas o componentes detallados.
- Calcule el coste de completar cada tarea, teniendo en cuenta las condiciones actuales.
- Añada el coste restante estimado al coste real incurrido.
De hecho, una buena herramienta puede facilitar mucho todo esto.
Herramientas para el cálculo del EAC
El cálculo es sencillo, se trata de aritmética básica. Por lo tanto, si dispone de todos los datos, una calculadora será suficiente. Comencemos con la herramienta más sencilla para calcular el EAC.
Hojas de cálculo para calcular el EAC
Con los campos de fórmula, puede realizar la automatización del cálculo de EAC. Por ejemplo, puede realizar el seguimiento de todos los costes en una pestaña, con una celda para el total. Puede realizar el seguimiento del progreso del proyecto en otra pestaña con una celda para supervisar la variación.
Basándose en estos datos, puede calcular el valor ganado.
Aunque son muy populares y fáciles de usar, las hojas de cálculo también son totalmente manuales. Tendrás que introducir todos los datos en las hojas de cálculo tú mismo. Esto es propenso a errores y puede resultar tedioso. Puedes hacerlo mejor con una herramienta como ClickUp para equipos financieros.
Aprovecha el EAC con ClickUp.
El uso de una plataforma integral de gestión de proyectos como ClickUp garantiza que todos los datos que necesita para realizar los cálculos de EAC ya estén disponibles para usted.
Gestión de costes del proyecto: puede integrar cualquier herramienta externa que utilice para el seguimiento de gastos para calcular automáticamente el AC dentro de ClickUp.
Seguimiento del progreso: como herramienta de gestión de proyectos, ClickUp le permite tener una vista en tiempo real de su progreso. Basándose en las tareas que ha configurado, calcula automáticamente la cantidad de trabajo completado.
Supervisión del cronograma: con las fechas de inicio, las fechas de finalización y los campos personalizados, puede realizar un seguimiento detallado del cronograma de su proyecto. Esto le ayuda a calcular las variaciones del cronograma, que necesita para medir el EAC.
Coste de los recursos: si factura un proyecto según el modelo de tiempo y materiales (T&M), necesita que todos los miembros del equipo realicen un seguimiento del tiempo que han trabajado. Con ClickUp Tasks, sus equipos pueden realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier dispositivo, añadir notas, asignar rótulos y marcar el tiempo como facturable (o no). También permite agregar el tiempo entre tareas y subtareas.
Cálculos automáticos: ¿Le gusta la simplicidad de las hojas de cálculo para configurar fórmulas? ¡Puede hacerlo con ClickUp! Utilice los datos numéricos de sus tareas y proyectos para calcular automáticamente el EAC, actualizado en tiempo real.
Informes en tiempo real: el EAC es una métrica para el futuro, es una previsión. Sin embargo, para asegurarse de no sobrepasar los presupuestos o los cronogramas, es necesario realizar ajustes en el presente. Los paneles de ClickUp pueden ayudarle con eso.
La supervisión continua de los gastos reales en comparación con el presupuesto planificado le permite identificar rápidamente los sobrecostes y tomar medidas correctivas. Ayuda a evitar sorpresas presupuestarias y garantiza que las partes interesadas se mantengan informadas sobre la salud financiera del proyecto.
El rol de las herramientas y técnicas de calidad en el éxito de los proyectos.
Se puede calcular el EAC con una calculadora o incluso con papel y lápiz. Sin embargo, las herramientas y técnicas de calidad pueden hacer que el proceso sea más preciso y eficiente. A continuación le explicamos cómo.
Calidad de los datos: las herramientas que utilice determinan la calidad de los datos. Una herramienta como ClickUp, que ya recopila información relacionada con el proyecto, garantiza la calidad de los datos, como un calendario en constante evolución, duración estimada, gastos, etc.
Integraciones: una herramienta completa que también recopila datos de fuentes externas. Por ejemplo, si realiza el control de tiempo con una herramienta externa, puede importarlo a ClickUp con API.
Automatizaciones: el cálculo de métricas como el EAC puede requerir una gran cantidad de tiempo por parte del gestor de proyectos. Para facilitar esta tarea, pueden resultar útiles las herramientas de automatización. También pueden facilitar la elaboración de mejores previsiones mediante el análisis de tendencias y las simulaciones de Monte Carlo.
Replicabilidad: Las herramientas adecuadas también proporcionan los marcos, las plantillas de análisis de coste-beneficio y las plantillas de estimación para calcular y realizar el seguimiento de las métricas del proyecto.
La plantilla de análisis de costes de proyectos de ClickUp es un marco listo para usar, totalmente personalizable y fácil de usar para principiantes, destinado al análisis de proyectos. La columna de cálculo automático puede proporcionar un desglose detallado de los costes, lo que facilita los cálculos.
Ventajas del EAC en la gestión de proyectos
Si todos estos cálculos le parecen excesivos, sopéselos con las ventajas que ofrecen.
✅ Ahorro de costes: no se puede ahorrar lo que no se ve. El EAC le permite observar y medir los excesos presupuestarios, que puede controlar con estrategias de mitigación.
✅ Detección de riesgos: al analizar las tendencias en el rendimiento, puede identificar posibles ineficiencias y riesgos en los costes del proyecto antes de que se conviertan en problemas importantes.
✅ Comunicación con las partes interesadas: el EAC proporciona datos concretos para informar a las partes interesadas sobre la salud financiera del proyecto. Las actualizaciones periódicas generan confianza entre las partes interesadas y demuestran responsabilidad.
✅ Toma de decisiones: EAC proporciona a los equipos información útil para tomar decisiones informadas cuando surgen cambios imprevistos. Puede reasignar recursos, ajustar el alcance del proyecto o implementar medidas de reducción de costes basándose en datos precisos y actualizados.
✅ Seguimiento del rendimiento: EAC le ayuda a supervisar el rendimiento del proyecto en relación con el coste y el calendario planificados. Puede utilizar estos datos para proporcionar información a los equipos, gestionar los presupuestos del proyecto, planificar extensiones del calendario, etc.
✅ Previsión presupuestaria: obtendrá una estimación precisa y continua del coste total, lo que le permitirá realizar un seguimiento del cumplimiento del presupuesto del proyecto. Esto puede ser una gran aportación para la elaboración de presupuestos, la planificación y el control de proyectos en el futuro.
Para aprovechar estas ventajas, hay algunos errores comunes que debe evitar.
Errores comunes que se deben evitar al calcular el EAC
Por sencillo que parezca, los pequeños errores pueden dar lugar a conclusiones erróneas, decisiones ineficaces y resultados contraproducentes. A continuación, le mostramos algunos errores comunes y cómo puede evitarlos.
Uso de la fórmula incorrecta: calcular el EAC como BAC / CPI en un proyecto con retrasos significativos en el calendario ignora el impacto de las ineficiencias de tiempo, lo que resulta en una estimación excesivamente optimista.
Tenga en cuenta todos los factores y elija la fórmula más adecuada.
Supuestos erróneos: Suponer que el rendimiento pasado refleja perfectamente el rendimiento futuro puede sesgar los cálculos del EAC.
Por ejemplo, si un gasto puntual provocó un aumento temporal de los costes, el uso de EAC = AC + (BAC – EV) podría ignorar el hecho de que es probable que el trabajo futuro siga la tasa presupuestaria original.
Haga suposiciones razonables basadas en hechos.
Pasar por alto el AC o el EV: los cálculos del EAC dependen en gran medida de la precisión de los cálculos del coste real y del valor ganado. Si se omiten algunos gastos o se calcula de forma inexacta el valor ganado, se pueden obtener proyecciones engañosas.
Céntrese en garantizar la precisión de sus datos.
Ignorar los retrasos en el calendario: No incluir los retrasos en el calendario en los cálculos del EAC a menudo lleva a subestimar los costes totales. Por ejemplo, un proyecto que se retrasa meses debido a la falta de recursos probablemente incurrirá en mayores costes en salarios, alquiler de equipos o multas.
Para evitarlo, incluya siempre el impacto de los retrasos en el coste.
Uso de un EAC obsoleto: el EAC no es un cálculo que se realiza una sola vez. Se trata de una métrica dinámica que evoluciona con cada día que pasa. Si cambia el alcance, fluctúa el índice de rendimiento de los costes o se produce un retraso en el calendario, el EAC original dejará de representar la realidad del proyecto.
Por lo tanto, se recomienda calcular el EAC de forma regular para reflejar con precisión la situación actual.
Manténgase al tanto de las métricas de su proyecto con ClickUp
En un mundo en el que los sobrecostes son tan habituales, puede marcar una gran diferencia simplemente entregando a tiempo y dentro del presupuesto. La única forma de lograrlo es realizar un seguimiento periódico de los costes y los plazos en relación con los presupuestos.
La potente plataforma de gestión de proyectos de ClickUp lo hace muy fácil. Captura datos automáticamente, permite realizar cálculos y ofrece visibilidad en tiempo real del estado del proyecto.
Sus paneles de control en tiempo real, campos de costes personalizables, seguimiento del cronograma y gestión de la carga de trabajo proporcionan una forma eficaz de calcular y supervisar el EAC sin esfuerzo.