Como cualquier gestor de proyectos sabe, crear estimaciones para un proyecto es crucial y estresante. Si bien es más fácil comprender y generar estimaciones a medida que avanza el proyecto, resulta difícil elaborar estimaciones precisas en las fases iniciales.
¿Cómo se generan estimaciones en las primeras fases de un proyecto con pocos datos?
Una técnica de gestión de proyectos que puede ayudarte es la estimación analógica. La estimación analógica en la gestión de proyectos es una técnica de estimación esencial que ayuda a elaborar estimaciones de costes y a evaluar la duración del proyecto y las necesidades de recursos en las fases iniciales.
Veamos en qué consiste esta técnica, cómo funciona, sus metodologías y mucho más.
¿Qué es la estimación analógica en la gestión de proyectos?
La estimación analógica en la gestión de proyectos es una técnica ágil que utiliza datos históricos de proyectos anteriores con entregables o tareas similares para predecir el coste, la duración y los recursos de un proyecto actual. Cuanta más información histórica se disponga, mejor será la predicción en una estimación analógica.
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar la estimación analógica en la gestión de proyectos:
- Elija un proyecto comparable: elija un proyecto anterior que se parezca mucho al nuevo. Por ejemplo, si su proyecto actual es un estudio de mercado, elija un proyecto anterior que implique actividades similares. Las similitudes entre el proyecto anterior y el que está estimando determinan la precisión de las predicciones.
- Encuentre elementos relevantes para ambos proyectos: identifique valores, como el coste, la duración, el alcance y las tareas específicas, que sean similares en ambos proyectos para crear estimaciones.
- Anote las similitudes: haga una lista de los elementos similares en ambos proyectos para facilitar la comparación.
- Elige tus estimaciones: compara ambos elementos del proyecto y elige las estimaciones que necesitas para el proyecto actual en función de los requisitos de las partes interesadas, como el presupuesto, el plazo, el alcance, las horas de trabajo diarias/semanales de los miembros del equipo y los recursos necesarios según los datos de proyectos anteriores.
Estimación analógica frente a estimación paramétrica
La estimación paramétrica es una técnica basada en datos y en la precisión que utiliza tasas unitarias de actividad y relaciones estadísticas entre variables para definir con exactitud los costes, los recursos y la duración de los proyectos.
Tanto las técnicas de estimación paramétrica como las de estimación analógica en la gestión de proyectos utilizan los datos históricos de forma diferente. A continuación se indican algunas diferencias entre la estimación analógica y la paramétrica.
| Diferencias clave | Estimación analógica | Estimación paramétrica |
| Base de la estimación | Crea una estimación genérica del proyecto basada en datos históricos de proyectos similares. Implica el uso de detalles como el alcance, el coste y el tiempo de proyectos anteriores, así como el criterio de expertos. | Utiliza cálculos por unidad y análisis estadísticos para estimar la duración, el dinero y los recursos del proyecto. Implica identificar y utilizar parámetros en la información histórica que se correlacionan con la duración, el coste o los valores de los recursos del proyecto para estimar los valores actuales del proyecto. |
| Precisión y aplicabilidad | Sirve como punto de partida para las estimaciones de proyectos. Es menos precisa que una estimación paramétrica y es ideal para proyectos con disponibilidad de datos limitada. | Ofrece más precisión que una estimación analógica, utilizando cálculos detallados y relaciones estadísticas. Ideal para proyectos bien definidos. |
| Complejidad | Una técnica sencilla y rápida sin enfoques estadísticos. | Más complejo y lento que la estimación analógica Implica cálculos estadísticos y ajustes |
Aunque ahora las diferencias están claras, aquí tienes cuándo utilizar la estimación paramétrica y la estimación analógica en la gestión de proyectos:
- Uso de la estimación analógica: los gestores de proyectos suelen utilizar la estimación analógica en las fases iniciales para generar estimaciones aproximadas. Utilice esta técnica cuando no se disponga de datos detallados.
- Uso de la estimación paramétrica: La estimación paramétrica es un enfoque basado en datos que requiere cálculos detallados y datos de evaluación del proyecto. Esta técnica se utiliza principalmente para proyectos que ofrecen información detallada y parámetros definidos, como los precios unitarios de los materiales, la mano de obra u otros componentes del proyecto.
Metodologías de estimación analógica
La estimación analógica en la gestión de proyectos es una técnica de estimación descendente, lo que significa que se obtiene la estimación completa del proyecto y luego se desglosa en elementos más pequeños. Aquí hay dos metodologías de estimación analógica que puede utilizar.
Estimación analógica basada en parámetros
Esta metodología estima el presupuesto, el alcance y los recursos del proyecto actual utilizando variables o parámetros específicos de proyectos anteriores. En resumen, utiliza los parámetros críticos del proyecto que influyen en los resultados y en los KPI de gestión de proyectos.
Por ejemplo, si la investigación de mercado en un proyecto de análisis de ventas anterior llevó 10 horas, puede utilizar este parámetro para estimar la duración de una tarea de investigación de mercado similar en el proyecto actual. Del mismo modo, los gestores de proyectos pueden estimar otros parámetros para el proyecto actual, como el coste o los recursos, mediante la comparación.
Estimación analógica basada en la evaluación del ciclo de vida
Con esta metodología, los gestores de proyectos tienen en cuenta una vista global de las fases del ciclo de vida de proyectos anteriores, desde el inicio hasta su completación, para estimar los recursos, los costes y los plazos de un nuevo proyecto.
Supongamos que ha tenido un proyecto de desarrollo de software en el pasado con las fases de recopilación de recursos, diseño, desarrollo, pruebas, implementación, análisis de métricas del proyecto y comentarios. Utilizando la estimación analógica basada en la evaluación del ciclo de vida, debe analizar los recursos específicos y el tiempo asignado a cada fase del proyecto. Esta información ayuda a estimar los parámetros de un nuevo proyecto de desarrollo de software.
Ventajas e inconvenientes de la estimación analógica
Al igual que otras técnicas de gestión de proyectos, la estimación analógica tiene ventajas e inconvenientes.
Ventajas
- Requisitos mínimos de recursos y costes: la estimación analógica proporciona estimaciones básicas rápidamente con un mínimo de recursos. Se trata de una técnica rentable que implica menos procesos y documentación.
- Mejora gradual de las estimaciones: aunque la estimación analógica es adecuada para las primeras fases del proyecto, resulta útil en cualquier momento del proyecto para perfeccionar sus estimaciones.
- Estimación a nivel granular: la estimación analógica en la gestión de proyectos ayuda a estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cada tarea individual, lo que posteriormente le ayuda a analizar el panorama general.
- Análisis de viabilidad: esta técnica ayuda a los equipos de proyecto a evaluar la viabilidad, el presupuesto y el rendimiento potencial, lo que garantiza una toma de decisiones informada.
Inconvenientes
- Precisión limitada: la técnica puede carecer de precisión debido a la información limitada del proyecto y a los cambios en variables como los recursos y las tasas de inflación.
- Basada en suposiciones: esta técnica se basa en las suposiciones realizadas a partir de datos de proyectos anteriores. Sin embargo, es posible que los datos históricos no representen con precisión el proyecto actual.
- No apto para proyectos únicos: si no dispone de datos históricos, la estimación analógica no será viable.
Guía paso a paso para la estimación analógica
Entre las técnicas de estimación ágiles, la estimación analógica es una de las más sencillas y útiles a la hora de elaborar estimaciones para las fases iniciales de un proyecto. Para sacar el máximo partido a esta técnica, utilice un software de gestión de proyectos como ClickUp.
ClickUp es una solución integral para todas las tareas relacionadas con proyectos. Almacena información sobre los proyectos, le permite configurar flujos de trabajo, realizar el seguimiento del progreso, asignar tareas y optimizar los procesos de los proyectos.
A continuación, le mostramos cómo puede aprovechar las ventajas de un software de gestión de proyectos como ClickUp para generar estimaciones para su próximo proyecto utilizando la estimación analógica.
Paso 1: Averigüe los requisitos tecnológicos y del ámbito del nuevo proyecto
Identifica el ámbito del proyecto anterior (ya sea marketing, desarrollo de productos, construcción u otro campo) y los recursos tecnológicos necesarios. Por ejemplo, tu nuevo proyecto podría ser una iniciativa de desarrollo de software o de marketing de productos. Una vez identificado el ámbito, comprenderás la tecnología necesaria para el proyecto. Esto facilita la búsqueda de proyectos similares anteriores.
Paso 2: Realice el trabajo de buscar un proyecto similar realizado anteriormente
Empieza por crear una lista de proyectos anteriores (por ejemplo, diez o más) basándote en variables como el ámbito, los equipos, los objetivos de gestión de proyectos o el contexto. A continuación, selecciona los proyectos que consideres comparables hasta que tengas dos o tres proyectos para comparar.
Paso 3: Compare los proyectos
Una vez que tenga lista la lista de proyectos comparables, comience la comparación basándose en las variables más relevantes. Cuanto más similares sean las variables que encuentre, más precisas serán las estimaciones de su proyecto.
Dentro de la lista, puede añadir proyectos individuales como tareas en ClickUp. Además, con los campos personalizados de ClickUp, puede especificar todos los factores importantes (presupuesto, cronograma, recursos, etc.) en los que desea comparar los proyectos. A continuación, se pueden asignar valores para esas variables concretas a cada tarea del proyecto.
Además de la vista Lista, el tablero Kanban de ClickUp te permite ver las tareas de un vistazo, agruparlas según sus similitudes, prioridad o estado, ordenarlas mediante campos personalizados y filtrarlas según las personas asignadas.
Consejo profesional: Utilice ClickUp Control de tiempo para tomar decisiones informadas durante las comparaciones de proyectos. Le proporciona datos históricos valiosos, que puede aprovechar para crear duraciones estimadas más realistas y precisas para sus nuevos proyectos.
Paso 4: Genere estimaciones de costes y duración para el proyecto planificado
El coste y la duración son las dos variables principales que los gestores de proyectos estiman en primer lugar. Una vez comparados los proyectos, obtenga estimaciones aproximadas del tiempo que tardaron en completarse y los costes asociados. Además, estime otras variables basándose en las actividades del proyecto y las demandas de las partes interesadas.
Utilice la plantilla de análisis de costes de ClickUp para ver los presupuestos y realizar el seguimiento de los costes generales del proyecto. Esta plantilla mejora la asignación de recursos, le ayuda a mantenerse al día con el rendimiento de los costes en tiempo real y le ayuda a comprender las compensaciones entre el coste y el valor del ciclo de vida del proyecto.
Paso 5: Identifica actividades similares en proyectos anteriores
Busque actividades similares en proyectos anteriores para generar una estimación final. Por ejemplo, si se trata de un proyecto de desarrollo de productos, identifique actividades y temas similares en proyectos anteriores en fases de desarrollo específicas, como el diseño o la implementación. Cree estimaciones de costes, duración y recursos para estas tareas individuales.
Consejo profesional: ClickUp Brain puede escanear largos documentos de desarrollo de productos y resumirlos en segundos. Estos documentos resumidos le ayudan a comprender rápidamente los aspectos fundamentales de los documentos de desarrollo de productos y a encontrar actividades similares en proyectos anteriores de forma más sencilla y rápida.
Paso 6: Crea las estimaciones finales con los datos recopilados
Una vez que tus estimaciones estén listas, puedes comenzar con la ejecución del proyecto. Utiliza tus estimaciones finales (un valor único o un intervalo de valores) para crear un flujo de trabajo de ejecución del proyecto.
La plantilla de desglose del trabajo de ClickUp puede ayudarte a crear una vista clara de las tareas, los cronogramas y los entregables del proyecto, y a estimar los costes y los recursos del proyecto con mayor precisión a un nivel granular. Utiliza esta plantilla para garantizar que las tareas estén definidas, los recursos asignados y el progreso se siga de forma coherente.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de estructura de desglose del trabajo!
Una vez que tengas listas tus estimaciones, ClickUp puede ayudarte a crear una hoja de ruta del proyecto que detalle los pasos estratégicos que tu equipo debe seguir para entregar los resultados del proyecto a tiempo. Esta hoja de ruta muestra claramente los cronogramas, el alcance, las prioridades, las expectativas y las metas del proyecto para avanzar más rápidamente.
Combine la estimación analógica con la plantilla de hoja de ruta de ClickUp para garantizar una planificación de proyectos fluida y estratégica. Esta hoja de ruta de proyectos totalmente personalizable incluye numerosas herramientas que le ayudarán al seguimiento de los proyectos, a elaborar estrategias y a priorizar tareas, así como a colaborar con sus equipos internos para garantizar la entrega de los resultados según lo previsto.
Ejemplo de estimación analógica
Se asigna a un gestor de proyectos la tarea de estimar el coste y la duración de una nueva campaña de marketing en redes sociales. Estos son los detalles:
- Proyecto: Campaña de marketing en redes sociales para promover el lanzamiento de un nuevo sitio web.
- Meta: Dirigir el tráfico al nuevo sitio web: 18 000 visitantes al mes.
- Reto: dado que el proyecto se encuentra en sus primeras fases, el gestor carece de cronogramas detallados o presupuestos de costes.
- Solución: El gestor utiliza la estimación analógica en la gestión de proyectos para desarrollar estimaciones aproximadas. Estos son los pasos: El gestor del proyecto elabora una lista con diez proyectos similares de campañas de marketing en redes sociales realizados en el pasado. Tras revisar minuciosamente cada proyecto, el gestor encuentra las variables más similares: coste, duración, actividades, alcance, público objetivo y canales sociales. Utilizando estos datos, el gestor del proyecto calcula las estimaciones del proyecto actual. Dado que las estimaciones iniciales pueden no ser precisas, el gestor puede ir refinándolas gradualmente utilizando más detalles a medida que avanza el proyecto.
- El gestor de proyectos hace una lista de diez proyectos similares de campañas de marketing en redes sociales realizados en el pasado.
- Después de revisar minuciosamente cada proyecto, el gestor encuentra las variables más similares: coste, duración, actividades, alcance, público objetivo y canales sociales.
- Con estos datos, el gestor del proyecto calcula las estimaciones del proyecto actual. Dado que las estimaciones iniciales pueden no ser precisas, el gestor puede ir refinándolas gradualmente a medida que avanza el proyecto, utilizando más detalles.
- El gestor de proyectos hace una lista de diez proyectos similares de campañas de marketing en redes sociales realizados en el pasado.
- Después de revisar minuciosamente cada proyecto, el gestor encuentra las variables más similares: coste, duración, actividades, alcance, público objetivo y canales sociales.
- Con estos datos, el gestor del proyecto calcula las estimaciones del proyecto actual. Dado que las estimaciones iniciales pueden no ser precisas, el gestor puede ir refinándolas gradualmente a medida que avanza el proyecto, utilizando más detalles.
Obtenga las estimaciones adecuadas para sus proyectos con ClickUp
La estimación analógica en la gestión de proyectos es muy popular entre los profesionales. ¿Por qué? Por su facilidad de uso, sus resultados rápidos y la reducción de procesos.
Cuando comienza un nuevo proyecto, la estimación analógica es el método preferido para obtener una estimación aproximada de los costes, los recursos y la duración del proyecto. Aunque se trata de una técnica básica, las estimaciones pueden ser bastante fiables.
Con ClickUp, el proceso de estimación analógica es aún más fácil. Los tableros y plantillas de proyectos de ClickUp, fáciles de usar y personalizables, le permiten obtener estimaciones de sus proyectos en muy poco tiempo. ¡Regístrese ahora gratis y pruébelo!
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cuál es la diferencia entre la estimación paramétrica y la estimación analógica?
La principal diferencia entre la estimación paramétrica y la estimación analógica en la gestión de proyectos es que la técnica de estimación paramétrica utiliza comparaciones y cálculos basados en unidades. Las estimaciones paramétricas aprovechan las relaciones estadísticas entre variables para calcular los costes o recursos actuales del proyecto. Por otro lado, las estimaciones analógicas utilizan datos históricos de proyectos similares anteriores para un nuevo proyecto.
¿Qué es un estimador analógico?
Un estimador analógico es un método que utiliza información de proyectos similares anteriores para estimar el coste y la duración de un proyecto actual. El método de estimación analógica consiste en elegir un proyecto anterior muy similar al nuevo para generar estimaciones precisas.
¿Qué es el principio de analogía de la estimación?
El principio de analogía de la estimación de proyectos consiste en utilizar los parámetros de un proyecto anterior similar al nuevo proyecto para obtener estimaciones de costes, etc. Este principio constituye la base de la estimación analógica en la gestión de proyectos, en la que las estimaciones se generan utilizando datos históricos de proyectos anteriores.