¿Está acostumbrado a gestionar todo usted mismo o a trabajar con asistentes en la oficina?
Si su respuesta es afirmativa, es evidente que ha soñado con alguien que le ayude con el «trabajo pesado» y las tareas administrativas que abarrotan su día, para que pueda centrarse en el trabajo profundo.
Esto es posible con un asistente virtual (VA), alguien que le ayude a aligerar la carga, mejorar su productividad y liberar su valioso tiempo.
El asistente virtual adecuado puede marcar una gran diferencia, pero la clave es contratar a alguien que aumente tu productividad, no que te añada más tareas. En esta guía, te explicaremos cómo contratar a un asistente virtual que te ayude a trabajar de forma más inteligente, no más dura. 💪
⏰ Resumen de 60 segundos
Siga estos pasos para contratar a un asistente virtual:
- Paso n.º 1: Crea una lista detallada de las tareas en las que necesitas ayuda.
- Paso n.º 2: Determina cuánto estás dispuesto a gastar.
- Paso n.º 3: Redacta una descripción concisa del puesto de asistente virtual.
- Paso n.º 4: Publique su oferta de trabajo en plataformas como Upwork, Fiverr o servicios específicos para asistentes virtuales.
- Paso n.º 5: Realice la selección de los mejores candidatos, entrevístelos y evalúe sus habilidades.
- Paso n.º 6: Verifique las credenciales y la calidad del trabajo del candidato.
- Paso n.º 7: Comunicar las tareas, los plazos y los requisitos
- Paso n.º 8: Utiliza una tarea de prueba remunerada y un periodo de prueba para evaluar la compatibilidad.
- Paso n.º 9: Proporcione las herramientas necesarias, los POE y las presentaciones del equipo.
- Paso n.º 10: Asigne tareas de forma clara con listas de control y plazos.
- Paso n.º 11: Realice comprobaciones periódicas para realizar el seguimiento del rendimiento y resolver los problemas.
¿Quién es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un trabajador remoto que proporciona asistencia administrativa, técnica o creativa a clientes, normalmente empresas o particulares, desde una ubicación fuera de la oficina del cliente.
Estas personas utilizan diversas herramientas de asistente ejecutivo en línea, software y plataformas de comunicación para gestionar tareas, colaborar con equipos y completar proyectos.
Contratar a un asistente virtual le permite externalizar tareas administrativas que requieren mucho tiempo sin necesidad de contar con un empleado presencial, lo que reduce los gastos generales, como el espacio de oficina, el equipo y los gastos de desplazamiento. Los asistentes virtuales pueden contratarse a tiempo completo, a tiempo parcial o por proyectos, según las necesidades del cliente.
🧐 Nota: En esta publicación, abordamos las complejidades de contratar a un asistente humano que trabaje de forma remota, no a asistentes virtuales basados en IA como Siri y Alexa.
¿Por qué contratar a un asistente virtual?
Un asistente virtual puede ser una incorporación muy valiosa para su equipo, ya que a menudo supera a los asistentes internos tradicionales en áreas clave. He aquí por qué tiene sentido contratar a un asistente virtual:
- Más tiempo para las prioridades: Delega tareas rutinarias como la gestión del correo electrónico, la gestión del Calendario, la programación, las llamadas telefónicas y la introducción de entradas para que puedas centrarte en las decisiones estratégicas y las responsabilidades críticas.
- Solución rentable: Evite los gastos generales, como el espacio de oficina, el equipo y las prestaciones para los empleados. Pague solo por los servicios que necesita, lo que convierte a los asistentes virtuales en una opción económica.
- Acceso a habilidades especializadas: Encuentre asistentes virtuales especializados con experiencia en áreas como marketing digital, soporte al cliente o contabilidad, adaptados a las necesidades de su empresa. Esto reduce la necesidad de una formación exhaustiva.
- Soporte flexible: amplíe o reduzca sus servicios a medida que evoluciona su empresa y disfrute de asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y de las ventajas de los equipos virtuales sin comprometerse con personal a tiempo completo.
Además, los asistentes virtuales pueden mejorar la productividad de la empresa, favorecer el equilibrio entre la vida laboral y personal, y mejorar el servicio al cliente.
🧠 Dato curioso: Aunque la mayoría de los asistentes virtuales se contratan para el trabajo administrativo y la gestión de proyectos, puedes encontrar asistentes virtuales especializados en todo tipo de funciones específicas, como estudios de mercado, redacción de discursos y marketing de influencers.
Habilidades y cualificaciones comunes que se deben buscar en un asistente virtual
Contratar a un asistente virtual es una forma excelente de mejorar la eficiencia, pero elegir al adecuado requiere comprender claramente las habilidades esenciales que debe aportar. Estas son algunas de las cualificaciones clave a las que hay que dar prioridad:
- Habilidades comunicativas: Sólidas habilidades comunicativas escritas e interpersonales para interactuar eficazmente con los clientes y atender sus necesidades.
- Habilidades organizativas: Competencia en la priorización de tareas, la gestión de horarios y el mantenimiento de flujos de trabajo ordenados.
- Gestión del tiempo: la capacidad de cumplir con los plazos y distribuir el tiempo de manera eficiente entre múltiples responsabilidades.
- Atención al detalle: precisión y exactitud en la tarea de completar tareas como la introducción de datos, la contabilidad y la elaboración de informes.
- Competencia técnica: Familiaridad con herramientas como plataformas de correo electrónico, hojas de cálculo, software de gestión de proyectos y sistemas CRM.
- Automotivación: Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima y cumplir con las expectativas.
- Habilidades para resolver problemas: Aptitud para identificar retos y encontrar soluciones eficaces.
- Integridad y fiabilidad: de confianza y fiable en el manejo de tareas delicadas como el análisis financiero, la conversión de clientes potenciales o las conversaciones con los clientes.
💡 Consejo profesional: Permita que su empresa traspase las fronteras internacionales con asistentes virtuales multilingües, que le ayudarán a llegar a diversos grupos demográficos y a obtener ingresos en divisas extranjeras.
11 pasos para contratar a un asistente virtual
Contratar los servicios de un asistente virtual puede suponer una transformación para las empresas emergentes, los equipos pequeños o los gerentes individuales. Tanto si estás abrumado por tareas de poco valor como si necesitas experiencia en un área específica, un asistente virtual puede ayudarte a liberar tiempo y mejorar tu flujo de trabajo.
Aquí tienes una guía paso a paso para contratar a un asistente virtual, diseñada específicamente para equipos pequeños que no cuentan con un departamento de RR. HH. ni un reclutador.
1. Identifique las tareas que desea delegar
Empieza por identificar las tareas específicas en las que necesitas ayuda. Estas podrían ser:
- Tareas que requieren mucho tiempo y tienen poco valor
- Responsabilidades que no le gustan o no disfruta
- Tareas que requieren habilidades que usted no tiene
Crea una lista detallada de estas tareas.
Para los asistentes virtuales generales, agrupa las responsabilidades de complejidad similar para justificar una tarifa por hora coherente. Para los asistentes virtuales especializados, céntrate en los resultados específicos que deseas, como la gestión de redes sociales o la contabilidad.
2. Establece un presupuesto
Determina cuánto estás dispuesto a gastar en un asistente virtual. Ten en cuenta factores como:
- El alcance del trabajo
- La complejidad de las tareas
- El nivel de experiencia requerido
Investiga las tarifas por hora estándar para los asistentes virtuales en tu sector o región. Esto te ayudará a establecer expectativas realistas sin salirte del presupuesto.
📖 Lea también: Las 10 mejores herramientas de IA para asistentes ejecutivos
3. Crea una descripción clara y detallada del puesto
Una descripción del puesto bien definida es fundamental para atraer a los candidatos adecuados. Incluye estos componentes en la descripción:
- Una panorámica de su empresa (sector, productos/servicios y público objetivo).
- Una lista de tareas y responsabilidades específicas.
- Habilidades, experiencia y nivel de formación requeridos.
- Herramientas, software o aplicaciones que el asistente virtual necesitará utilizar.
Por ejemplo, un asistente virtual para una agencia de marketing podría necesitar experiencia en gestión de redes sociales, optimización de motores de búsqueda (SEO) y otras herramientas como Google Analytics y Canva.
🧠 Dato curioso: Los asistentes virtuales autónomos son para todo el mundo, tengan o no una empresa. Pueden organizar tu Calendario, enviar correos electrónicos programados, recomendarte conjuntos basados en tus gustos e incluso proporcionarte recordatorios para beber agua.
4. Elige la plataforma de contratación adecuada
Publica tu oferta de trabajo en plataformas donde los asistentes virtuales suelen buscar oportunidades, como los mercados de autónomos Upwork, Fiverr o Toptal. También puedes explorar software específico para asistentes virtuales para obtener opciones más seleccionadas o conectar con asistentes virtuales a través de las redes sociales y las comunidades online.
También puede utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
Con la plataforma integral de gestión de recursos humanos de ClickUp, puede diseñar un sistema ideal para optimizar los procesos de contratación, incorporación y desarrollo de los empleados.
Incluye campos personalizados de ClickUp para realizar el seguimiento de los candidatos y el estado de sus solicitudes. Esto le permite añadir campos de datos únicos a las tareas de ClickUp, lo que le permite supervisar información específica, como las fases de la solicitud, las fechas de las entrevistas o las valoraciones de los candidatos.
5. Preseleccione las solicitudes y realice entrevistas
A medida que empiecen a llegar solicitudes, revíselas cuidadosamente para asegurarse de que se ajustan a la descripción del puesto. Dé prioridad a los candidatos con habilidades y experiencia relevantes, y reduzca su lista a entre 5 y 10 candidatos destacados.
A continuación, programe entrevistas virtuales con los candidatos preseleccionados. Si las videollamadas en directo no son viables debido a las diferencias de zona horaria, considere la posibilidad de utilizar la comunicación por vídeo asíncrona para un enfoque más flexible. Esto le permitirá evaluar su profesionalidad, comunicación y personalidad sin necesidad de coordinar horarios.
Durante la entrevista, céntrate en:
- Sus habilidades y experiencias previas
- Cómo gestionan los retos o los comentarios
- Su estilo de trabajo y sus metas
6. Comprueba las referencias
Al contratar a contratistas independientes, es importante verificar las credenciales del candidato poniéndose en contacto con sus clientes o empleadores anteriores. Pregunte por:
- La calidad de su trabajo
- Su fiabilidad y habilidades comunicativas
- Cualquier área en la que puedan mejorar.
Este paso añade un plus de confianza a su decisión.
7. Define claramente las expectativas
Una vez que haya realizado la selección de un asistente virtual, establezca expectativas claras desde el primer día. Discuta:
- Las tareas que se encargarán de realizar
- Plazos y tiempos de entrega
- Frecuencia de las actualizaciones o informes de progreso
Puede utilizar los estados de tareas personalizados de ClickUp para crear flujos de trabajo que realicen el seguimiento del progreso de un asistente virtual en cada fase de la tarea. Personalizar estos estados le ayuda a ver fácilmente lo que está completado, lo que aún está en curso y lo que está por venir.
Para estar al tanto de todo, configura recordatorios recurrentes de ClickUp para realizar seguimientos y enviar comentarios. Esto hace que todos se responsabilicen de sus tareas.
🔍 ¿Sabías que...? La previsión es que el mercado de los asistentes virtuales alcance un valor de 15 880 millones de dólares estadounidenses en 2028.
8. Comience con un periodo de prueba y asigne una tarea de prueba
Antes de confirmar la selección de un candidato, asígnele una pequeña tarea de prueba remunerada que refleje el tipo de trabajo que realizará habitualmente. Esto le ayudará a evaluar su enfoque para la resolución de problemas, la calidad de su trabajo y su capacidad para cumplir con los plazos.
Por ejemplo, si lo contrata para gestionar el correo electrónico, pídale que organice la bandeja de entrada o redacte respuestas a los clientes.
A continuación, establezca un periodo de prueba de entre 30 y 90 días. Esto dará a ambas partes la oportunidad de evaluar la relación laboral. Durante este tiempo:
- Supervise el rendimiento y la fiabilidad del asistente virtual.
- Proporcione comentarios para ayudarles a adaptarse a su flujo de trabajo.
- Evalúa cómo se integran en tu equipo.
La combinación de una tarea de prueba y un período de prueba proporciona una forma clara y práctica de evaluar la idoneidad del candidato para el rol.
9. Optimice la incorporación y la formación
Un proceso de incorporación fluido prepara a tu asistente virtual para el éxito. Equípalo con las herramientas de IA, las directrices y los recursos que necesitará. Incluye estos pasos:
- Usa procedimientos operativos estándar (POE).
- Proveedor de software o plataformas necesarios.
- Preséntelos a su equipo y a las normas de comunicación.
Puede utilizar la vista Lista de ClickUp para realizar el seguimiento de las tareas en diferentes fases, como la preincorporación, la configuración del equipo y las encuestas de progreso.
10. Delegue de forma eficaz
La delegación no termina con la asignación de tareas. Asegura la claridad y la productividad mediante:
- Documentar las normas y directrices de su empresa
- Uso de listas de control para desglosar tareas complejas
- Establecer plazos y prioridades claros
Evita la microgestión confiando en que tu asistente virtual se encargará de sus tareas. Dales la libertad de tomar decisiones independientes dentro de los límites que hayas establecido.
11. Supervisa y proporciona comentarios
Las revisiones periódicas son fundamentales para mantener la productividad y abordar cualquier problema. Considere la posibilidad de realizar evaluaciones de rendimiento semanales o quincenales. Además, fomente la comunicación abierta para recibir comentarios, utilizando herramientas de comunicación con IA para mantener debates fructíferos.
Utilice los paneles de ClickUp para visualizar el progreso mostrando métricas clave de rendimiento (KPI), tasas de finalización de tareas y próximos plazos. Esto le ayudará a realizar el seguimiento de las metas y evaluar el rendimiento de su asistente virtual de un vistazo, lo que le permitirá estar al tanto de cualquier desafío.
🔍 ¿Sabías que...? Trabajar con asistentes virtuales es rentable y respetuoso con el medio ambiente. Como trabajan a distancia, no hay desplazamientos, lo que ayuda a reducir la contaminación.
Plantillas para contratar asistentes virtuales
Encontrar y contratar al asistente virtual adecuado para que se incorpore a su equipo puede resultar abrumador. Con tantas tareas que gestionar, mantenerse organizado es clave para encontrar la persona más adecuada para su empresa.
Ahí es donde entran en juego las plantillas de contratación de ClickUp.
Estas plantillas están diseñadas para agilizar cada paso del proceso de contratación, desde el seguimiento de las solicitudes hasta la selección del asistente virtual más adecuado. Veamos algunas de estas plantillas. 👇
Plantilla de ClickUp para contratar candidatos
La plantilla de contratación de candidatos de ClickUp te ayuda a mantenerte organizado mientras revisas y realizas un seguimiento de los solicitantes de empleo. Elimina el estrés de la evaluación de candidatos, lo que te permite comparar y priorizar a los solicitantes con confianza.
Con esta plantilla, podrás:
- Personalice las escalas de valoración para evaluar a los candidatos en función de los criterios que son importantes para su empresa.
- Manténgase al día con las tareas gracias a las listas de control, las fechas límite y los recordatorios.
- Utilice las vistas interactivas de ClickUp para visualizar los datos de los candidatos y comparar fácilmente a los solicitantes entre sí.
Plantilla de matriz de selección de contratación de ClickUp
La plantilla de matriz de selección de contratación de ClickUp le permite evaluar a los candidatos de forma justa y eficiente, desglosando los criterios clave de contratación en una estructura fácil de seguir. Esta plantilla simplifica la comparación de varios candidatos, lo que facilita la selección del candidato adecuado basándose en datos objetivos.
Te permite:
- Mantenga todas las solicitudes de empleo organizadas en un solo lugar.
- Evalúa los currículos y los datos de los candidatos centrándote en factores clave como la experiencia, las habilidades y las cualificaciones.
- Tome decisiones rápidas y basadas en datos con un proceso de evaluación estructurado e imparcial.
Plantilla de reclutamiento y contratación de ClickUp
Desde publicar ofertas de empleo hasta gestionar entrevistas y procesos de incorporación, la plantilla de reclutamiento y contratación de ClickUp te ayuda a mantener un enfoque sistemático en cada paso del camino.
Con esta plantilla, podrás:
- Realice un seguimiento de todos los candidatos en un solo lugar con estados y campos personalizados para supervisar el progreso.
- Programa entrevistas con recordatorios y notificaciones automáticos para no perderte nunca una reunión importante.
- Colabora con tu equipo utilizando opciones de retroalimentación integradas, como votaciones y comentarios, que permiten a todos opinar sobre los candidatos.
- Gestiona fácilmente la incorporación con una lista de control personalizable para garantizar que tu nuevo empleado esté preparado para el éxito.
Esta plantilla mejora la comunicación y la colaboración en equipo, aumenta la transparencia y ahorra tiempo gracias a la automatización de la programación y la gestión de tareas.
Plantilla de lista de control para la contratación de ClickUp
Si su objetivo es estandarizar su proceso de contratación, la plantilla de lista de control de contratación de ClickUp es su herramienta ideal. Le ayuda a seguir un proceso coherente y repetible que le garantiza no pasar por alto ningún paso.
Así es como esta plantilla puede marcar la diferencia:
- Defina y documente sus expectativas de contratación para que todo quede claro desde el principio.
- Crea un flujo de trabajo optimizado que cubra todos los pasos, desde la contratación hasta la incorporación, para que no se pase nada por alto.
- Realice un seguimiento de todas las tareas relacionadas con la contratación, asegurándose de que cada paso se complete a tiempo.
Con esta lista de control, podrás realizar el seguimiento de las tareas de contratación para incorporar a tus nuevos empleados sin problemas. Crea una ruta clara y organizada desde el momento en que comienzas el proceso de selección hasta el día en que tu nuevo empleado comienza su andadura en la empresa.
🔍 ¿Sabías que...? En diciembre de 2023, el 46 % de las empresas estadounidenses utilizaban asistentes virtuales basados en IA, como Siri y Alexa.
Cómo preparar a los nuevos asistentes virtuales contratados para el éxito
Configurar tu nuevo asistente virtual para el éxito es esencial para optimizar los procesos y garantizar una colaboración fluida. El software de gestión de proyectos para equipos remotos de ClickUp es una aplicación integral que facilita más que nunca la gestión de tareas, el seguimiento del progreso y la comunicación con tu asistente virtual.
Echemos un vistazo más de cerca a sus funciones. 👀
ClickUp Brain
ClickUp Brain es una herramienta fiable para redactar correos electrónicos, generar contenido e incluso intercambiar ideas. Si su asistente virtual tiene la tarea de crear contenido escrito, este asistente integrado e , impulsado por IA, puede convertir simples indicaciones en borradores completos, lo que ahorra tiempo y aumenta la productividad.
ClickUp Brain también funciona como base de conocimientos. Es perfecto para almacenar y organizar documentos, ideas y recursos esenciales.
A medida que incorpore a su asistente virtual, puede utilizar la IA como su asistente personal para cargar directrices importantes, políticas de la empresa y materiales de formación, proporcionándoles un fácil acceso a todo lo que necesitan para ponerse al día rápidamente.
Automatizaciones de ClickUp
Para tareas repetitivas, las automatizaciones de ClickUp pueden ahorrarle mucho tiempo.
Las automatizaciones se encargan de procesos como enviar correos electrónicos recordatorios o mover tareas a través de diferentes fases, lo que reduce la comunicación de ida y vuelta.
Supongamos que le ha asignado a su asistente virtual la tarea de actualizar un informe semanal. Con Automatizaciones, puede configurarlo para que cada lunes por la mañana, la tarea se mueva automáticamente a su lista de «Tareas pendientes» y se le envíe una notificación de recordatorio.
Una vez que lo marquen como completado, ClickUp te notificará automáticamente y lo moverá a «Completada».
Chat de ClickUp
La comunicación es clave cuando se trabaja con un asistente virtual.
ClickUp Chat mantiene todo en un solo lugar, lo que le permite comunicarse con su asistente virtual en tiempo real. Ya sea para solicitar actualizaciones, proporcionar comentarios o responder preguntas, Chat ofrece una comunicación directa y fluida sin necesidad de salir de la plataforma.
Más allá de la mensajería básica, ClickUp Chat le permite compartir fácilmente archivos, enlaces y detalles de tareas, lo que facilita proporcionar contexto durante las conversaciones.
Además, con las notificaciones y las menciones, no te perderás ninguna actualización importante ni solicitud urgente.
📮ClickUp Insight: Más del 60 % del tiempo de un equipo se dedica a buscar contexto, información y elementos pendientes.
Según un estudio de ClickUp, los equipos pierden horas valiosas saltando entre diferentes herramientas. Para evitar la falta de comunicación, integra la mensajería en tus flujos de trabajo con una plataforma centralizada que aúne la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación. Prueba ClickUp , la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
Contrata de forma más inteligente con ClickUp
Contratar a un asistente virtual es una decisión inteligente para empresas de todos los tamaños, capacidades y metas, ya que puede hacer maravillas por su productividad y equilibrio entre la vida laboral y personal. Delegar tareas como el trabajo administrativo o proyectos especializados le permite centrarse en lo que realmente importa, mientras que su asistente virtual se encarga del resto.
ClickUp facilita el proceso de contratación con herramientas como ClickUp Brain para almacenar documentos e ideas esenciales, Automatizaciones para gestionar tareas repetitivas y plantillas listas para usar que le permitirán empezar rápidamente.
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