¿Está acostumbrado a gestionar todo usted mismo o a trabajar con asistentes en la oficina?
Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, es evidente que ha soñado con alguien que le ayude con el «trabajo pesado» y las tareas administrativas que abarrotan su día a día, para poder centrarse en el trabajo importante.
Esto es posible con un asistente virtual (VA), alguien que le ayude a aligerar la carga, mejorar su productividad y liberar su valioso tiempo.
El asistente virtual adecuado puede marcar una gran diferencia, pero la clave es contratar a alguien que aumente tu productividad, no que añada más tareas a tu lista. En esta guía, te explicaremos cómo contratar a un asistente virtual que te ayude a trabajar de forma más inteligente, no más dura. 💪
⏰ Resumen de 60 segundos
Siga estos pasos para contratar a un asistente virtual:
- Paso n.º 1: Cree una lista detallada de las tareas con las que necesita ayuda
- Paso n.º 2: Determine cuánto está dispuesto a gastar
- Paso n.º 3: Redacta una descripción concisa del puesto de asistente virtual
- Paso n.º 4: Publique su oferta de trabajo en plataformas como Upwork, Fiverr o servicios específicos para asistentes virtuales
- Paso n.º 5: Seleccione a los mejores candidatos, entrevístelos y evalúe sus habilidades
- Paso n.º 6: Verifique las credenciales y la calidad del trabajo del candidato
- Paso n.º 7: Comunicar las tareas, los plazos y los requisitos
- Paso n.º 8: Utilice una tarea de prueba de pago y un periodo de prueba para evaluar la compatibilidad
- Paso n.º 9: Proporcione las herramientas necesarias, los POE y presente al equipo
- Paso n.º 10: Asigne tareas claramente con listas de control y plazos
- Paso n.º 11: Realice comprobaciones periódicas para realizar un seguimiento del rendimiento y abordar los problemas
¿Quién es un asistente virtual?
Un asistente virtual es un trabajador remoto que proporciona asistencia administrativa, técnica o creativa a clientes, normalmente empresas o particulares, desde una ubicación fuera de la oficina del cliente.
Estas personas utilizan diversas herramientas, software y plataformas de comunicación en línea para gestionar tareas, colaborar con equipos y completar proyectos.
Contratar un asistente virtual le permite externalizar tareas administrativas que requieren mucho tiempo sin necesidad de un empleado presencial, lo que reduce los gastos generales, como el espacio de oficina, el equipo y los gastos de desplazamiento. Los asistentes virtuales pueden contratarse a tiempo completo, a tiempo parcial o por proyectos, en función de las necesidades del cliente.
🧐 Nota: En esta publicación, tratamos las complejidades de contratar a un asistente humano que trabaja de forma remota, no a asistentes virtuales basados en IA como Siri y Alexa.
¿Por qué contratar a un asistente virtual?
Un asistente virtual puede ser una incorporación muy valiosa para su equipo, ya que a menudo supera a los asistentes internos tradicionales en áreas clave. He aquí por qué tiene sentido contratar a un asistente virtual:
- Más tiempo para las prioridades: Delegue tareas rutinarias como la gestión del correo electrónico, la gestión del calendario, la programación, las llamadas telefónicas y la entrada de datos para que pueda centrarse en las decisiones estratégicas y las responsabilidades críticas
- Solución rentable: Evite los gastos generales, como el espacio de oficina, el equipo y las prestaciones para los empleados. Pague solo por los servicios que necesita, lo que convierte a los asistentes virtuales en una opción económica
- Acceso a habilidades especializadas: Encuentre asistentes virtuales especializados con experiencia en áreas como marketing digital, soporte al cliente o contabilidad, adaptados a las necesidades de su empresa. Esto reduce la necesidad de una formación exhaustiva
- Soporte flexible: amplíe o reduzca su equipo a medida que evolucione su empresa y disfrute de asistencia 24/7 y de las ventajas de los equipos virtuales sin la confirmación de personal a tiempo completo
Además, los asistentes virtuales pueden mejorar la productividad de la empresa, facilitar la conciliación entre la vida laboral y personal, y mejorar el servicio al cliente.
🧠 Dato curioso: Aunque la mayoría de los asistentes virtuales se contratan para tareas administrativas y de gestión de proyectos, se pueden encontrar asistentes virtuales especializados en todo tipo de capacidades específicas, como investigación de mercado, redacción de discursos y marketing de influencers.
Habilidades y cualificaciones comunes que debe buscar en un asistente virtual
Contratar a un asistente virtual es una forma excelente de mejorar la eficiencia, pero elegir al adecuado requiere una comprensión clara de las habilidades esenciales que debe aportar. A continuación, se indican algunas cualificaciones clave que deben priorizarse:
- Habilidades de comunicación: Sólidas habilidades de comunicación escrita e interpersonal para interactuar eficazmente con los clientes y atender sus necesidades
- Habilidades organizativas: Competencia en la priorización de tareas, la gestión de horarios y el mantenimiento de flujos de trabajo ordenados
- Gestión del tiempo: La capacidad de cumplir con los plazos y distribuir el tiempo de manera eficiente entre múltiples responsabilidades
- Atención al detalle: Exactitud y precisión en la realización de tareas como la entrada de datos, la contabilidad y la elaboración de informes
- Competencia técnica: Familiaridad con herramientas como plataformas de correo electrónico, hojas de cálculo, software de gestión de proyectos y sistemas CRM
- Automotivación: Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima y cumplir con las expectativas
- Habilidades para resolver problemas: Capacidad para identificar retos y encontrar soluciones eficaces
- Integridad y fiabilidad: Digno de confianza y fiable en el manejo de tareas delicadas como el análisis financiero, la conversión de clientes potenciales o las comunicaciones con los clientes
💡 Consejo profesional: Haga que su empresa traspase las fronteras internacionales con asistentes virtuales multilingües, que le ayudarán a llegar a diversos grupos demográficos y a obtener ingresos en divisas.
11 pasos para contratar a un asistente virtual
Contratar servicios de asistentes virtuales puede suponer una transformación para las empresas emergentes, los equipos pequeños o los gerentes individuales. Tanto si estás ahogado en tareas de poco valor como si necesitas experiencia en un área específica, un asistente virtual puede ayudarte a liberar tiempo y mejorar tu flujo de trabajo.
Aquí tienes una guía paso a paso para contratar a un asistente virtual, diseñada para equipos pequeños que no cuentan con un departamento de RR. HH. ni un reclutador.
1. Identifique las tareas que desea delegar
Empiece por comprender en qué tareas específicas necesita ayuda. Estas podrían ser:
- Tareas que requieren mucho tiempo y tienen poco valor
- Responsabilidades que no te gustan o no disfrutas
- Tareas que requieren habilidades que usted no tiene
Cree una lista detallada de estas tareas.
Para los asistentes virtuales generales, agrupa las responsabilidades de complejidad similar para justificar una tarifa por hora coherente. Para los asistentes virtuales especializados, céntrate en los resultados específicos que deseas, como la gestión de redes sociales o la contabilidad.
2. Establezca un presupuesto
Determine cuánto está dispuesto a gastar en un asistente virtual. Tenga en cuenta factores como:
- El alcance del trabajo
- La complejidad de las tareas
- El nivel de experiencia requerido
Investigue las tarifas por hora estándar para los asistentes virtuales en su sector o región. Esto le ayudará a establecer expectativas realistas sin salirse del presupuesto.
📖 Lea también: Las 10 mejores herramientas de IA para asistentes ejecutivos
3. Cree una descripción clara y detallada del puesto
Una descripción bien definida del puesto es fundamental para atraer a los candidatos adecuados. Incluya estos componentes en la descripción:
- Una panorámica de su empresa (sector, productos/servicios y público objetivo)
- Una lista de tareas y responsabilidades específicas
- Habilidades, experiencia y nivel de formación requeridos
- Herramientas, software o apps, aplicaciones que necesitará utilizar el asistente virtual
Por ejemplo, un asistente virtual para una agencia de marketing podría necesitar experiencia en gestión de redes sociales, optimización de motores de búsqueda (SEO) y otras herramientas como Google Analytics y Canva.
🧠 Dato curioso: Los asistentes virtuales autónomos son para todo el mundo, tengan o no una empresa. Pueden organizar tu calendario, enviar correos electrónicos programados, recomendarte conjuntos según tus gustos e incluso recordarte que bebas agua
4. Elige la plataforma de contratación adecuada
Publique su oferta de trabajo en plataformas donde los asistentes virtuales suelen buscar oportunidades, como los mercados de autónomos Upwork, Fiverr o Toptal. También puede explorar software específico para asistentes virtuales para obtener opciones más seleccionadas o conectar con asistentes virtuales a través de las redes sociales y las comunidades online.
También puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp, la app, aplicación para todo el trabajo.
Con la plataforma integral de gestión de recursos humanos de ClickUp, puede diseñar un sistema ideal para optimizar los procesos de contratación, incorporación y desarrollo de los empleados.
Cuenta con campos personalizados de ClickUp para realizar un seguimiento de los candidatos y el estado de sus solicitudes. Esto te permite añadir campos de datos únicos a las tareas de ClickUp, lo que te permite supervisar información específica, como las fases de la solicitud, las fechas de las entrevistas o las valoraciones de los candidatos.
5. Preselecciona las solicitudes y realiza entrevistas
A medida que empiecen a llegar las solicitudes, revíselas cuidadosamente para asegurarse de que se ajustan a la descripción del puesto. Priorice a los candidatos con habilidades y experiencia relevantes, y reduzca la lista a los 5-10 mejores candidatos.
A continuación, programe entrevistas virtuales con los candidatos preseleccionados. Si las videollamadas en directo no son viables debido a las diferencias de zona horaria, considere la posibilidad de utilizar la comunicación por vídeo asíncrona para un enfoque más flexible. Esto le permitirá evaluar su profesionalidad, comunicación y personalidad sin necesidad de ajustar horarios.
Durante la entrevista, céntrate en:
- Sus habilidades y experiencias previas
- Cómo gestionan los retos o los comentarios
- Su estilo de trabajo y sus metas
6. Comprueba las referencias
Al contratar a contratistas independientes, es importante verificar las credenciales del candidato poniéndose en contacto con sus clientes o empleadores anteriores. Pregunte por:
- La calidad de su trabajo
- Su fiabilidad y habilidades comunicativas
- Áreas en las que podrían mejorar
Este paso añade un nivel adicional de confianza a su decisión.
7. Defina claramente las expectativas
Una vez que haya seleccionado un asistente virtual, establezca expectativas claras desde el primer día. Discuta:
- Las tareas que realizarán
- Plazos y tiempos de entrega
- Frecuencia de las actualizaciones o informes de progreso
Puedes utilizar los estados de tareas personalizados de ClickUp para crear flujos de trabajo que realicen un seguimiento del progreso de un asistente virtual a lo largo de cada fase de la tarea. Personalizar estos estados te ayuda a ver fácilmente lo que se ha completado, lo que aún está en curso y lo que está por venir.
Para estar al tanto de todo, configura recordatorios recurrentes de ClickUp para realizar seguimientos y enviar comentarios. Así, todos rendirán cuentas.
🔍 ¿Sabías que...? Se prevé que el mercado de los asistentes virtuales alcance un valor de 15 880 millones de dólares estadounidenses en 2028.
8. Comience con un periodo de prueba y asigne una tarea de prueba
Antes de confirmar a un candidato, asígnele una pequeña tarea de prueba remunerada que refleje el tipo de trabajo que realizará habitualmente. Esto le ayudará a evaluar su enfoque para resolver problemas, la calidad de su trabajo y su capacidad para cumplir con los plazos.
Por ejemplo, si está contratando para la gestión del correo electrónico, pídales que organicen la bandeja de entrada o redacten una respuesta para un cliente.
A continuación, establezca un periodo de prueba de entre 30 y 90 días. Esto dará a ambas partes la oportunidad de evaluar la relación laboral. Durante este tiempo:
- Supervisa el rendimiento y la fiabilidad del asistente virtual
- Proporcione comentarios para ayudarles a adaptarse a su flujo de trabajo
- Evalúa cómo se integran en tu equipo
La combinación de una tarea de prueba y un periodo de prueba proporciona una forma clara y práctica de evaluar la idoneidad del candidato para el rol.
9. Optimice la incorporación y la formación
Un proceso de incorporación fluido prepara a tu asistente virtual para un intento correcto. Equípalo con las herramientas de IA para asistentes virtuales, las directrices y los recursos que necesitará. Incluye estos pasos:
- Comparta procedimientos operativos estándar (POE)
- Proporcione acceso al software o las plataformas necesarias
- Preséntelos a su equipo y a las normas de comunicación
Puedes utilizar la vista Lista de ClickUp para realizar un seguimiento de las tareas en diferentes fases, como la preincorporación, la configuración del equipo y las encuestas de progreso.
10. Delegue de manera eficaz
La delegación no termina con la asignación de tareas. Garantice la claridad y la productividad mediante:
- Documentar los estándares y directrices de su empresa
- Uso de listas de control para dividir tareas complejas
- Ajuste de plazos y prioridades claros
Evite la microgestión confiando en que su asistente virtual asumirá la propiedad de sus tareas. Empodérelos para que tomen decisiones independientes dentro de los límites que usted haya establecido.
11. Supervisar y proporcionar comentarios
Las revisiones periódicas son fundamentales para mantener la productividad y abordar cualquier problema. Considere la posibilidad de realizar evaluaciones de rendimiento semanales o quincenales. Además, fomente la comunicación abierta para recibir comentarios, utilizando herramientas de comunicación de IA para mantener debates fructíferos.
Utiliza los paneles de ClickUp para visualizar el progreso mostrando métricas clave de rendimiento (KPI), tasas de finalización de tareas y próximos plazos. Esto te ayuda a realizar un seguimiento de las metas y evaluar el rendimiento de tu asistente virtual de un vistazo, lo que te permite estar al tanto de cualquier desafío.
🔍 ¿Sabías que...? Trabajar con asistentes virtuales es rentable y respetuoso con el medio ambiente. Como trabajan a distancia, no hay desplazamientos, lo que ayuda a reducir la contaminación.
Plantillas para contratar asistentes virtuales
Encontrar y contratar al asistente virtual adecuado para que se incorpore a su equipo puede resultar abrumador. Con tantas tareas que gestionar, mantenerse organizado es clave para encontrar la persona más adecuada para su empresa.
Ahí es donde entran en juego las plantillas de contratación de ClickUp.
Estas plantillas están diseñadas para optimizar cada paso del proceso de selección, desde el seguimiento de las solicitudes hasta la elección del asistente virtual más adecuado. Veamos algunas de estas plantillas. 👇
Plantilla de ClickUp para contratar candidatos
La plantilla de ClickUp para la contratación de candidatos te ayuda a mantenerte organizado mientras revisas y realizas el seguimiento de los solicitantes de empleo. Elimina el estrés de la evaluación de candidatos, lo que te permite comparar y priorizar a los solicitantes con confianza.
Con esta plantilla, podrá:
- Personalice las escalas de valoración para evaluar a los candidatos en función de los criterios que importan a su empresa
- Manténgase al día con las tareas gracias a las listas de control, las fechas límite y los recordatorios
- Utilice las vistas interactivas de ClickUp para visualizar los datos de los candidatos y comparar fácilmente a los solicitantes entre sí
Plantilla de matriz de selección de contratación de ClickUp
La plantilla de matriz de selección de contratación de ClickUp le permite evaluar a los candidatos de manera justa y eficiente, desglosando los criterios clave de contratación en una estructura fácil de seguir. Esta plantilla simplifica la comparación de varios candidatos, lo que facilita la selección del candidato adecuado basándose en datos objetivos.
Te permite:
- Mantén todas las solicitudes de empleo organizadas en un solo lugar
- Evalúe los currículos y los datos de los candidatos centrándose en factores clave como la experiencia, las habilidades y las cualificaciones
- Tome decisiones rápidas y basadas en datos con un proceso de evaluación estructurado e imparcial
Plantilla de reclutamiento y contratación de ClickUp
Desde publicar ofertas de empleo hasta gestionar entrevistas y incorporar nuevos empleados, la plantilla de reclutamiento y contratación de ClickUp te ayuda a mantener un enfoque sistemático en cada paso del proceso.
Con esta plantilla, podrá:
- Realice un seguimiento de todos los candidatos en un solo lugar con estados y campos personalizados para supervisar el progreso
- Programe entrevistas con recordatorios y notificaciones automáticos para no perderse nunca una reunión importante
- Colabore con su equipo mediante opciones de comentarios integradas, como votaciones y comentarios, que permiten a todos opinar sobre los candidatos
- Gestione fácilmente la incorporación con una lista de control personalizable para garantizar que su nuevo empleado esté preparado para el éxito
Esta plantilla mejora la comunicación y la colaboración en equipo, aumenta la transparencia y ahorra tiempo con la programación automatizada y la gestión de tareas.
Plantilla de lista de control para la contratación de ClickUp
Si tu objetivo es estandarizar tu proceso de contratación, la plantilla de lista de control para la contratación de ClickUp es tu herramienta ideal. Te ayuda a seguir un proceso coherente y repetible que garantiza que no te pierdas ningún paso.
Así es como esta plantilla puede marcar la diferencia:
- Defina y documente sus expectativas de contratación para que todo quede claro desde el principio
- Cree un flujo de trabajo optimizado que cubra todos los pasos, desde la contratación hasta la incorporación, para que no se pase nada por alto
- Realice un seguimiento de todas las tareas relacionadas con la contratación, asegurándose de que cada paso se complete a tiempo
Con esta lista de control, podrás realizar un seguimiento de las tareas de contratación para incorporar a tus nuevos empleados sin problemas. Crea una ruta clara y organizada desde el momento en que comienzas el proceso de selección hasta el día en que tu nuevo empleado comienza su andadura en tu empresa.
🔍 ¿Sabías que...? En diciembre de 2023, el 46 % de las empresas estadounidenses utilizaban asistentes virtuales con IA, como Siri y Alexa.
Cómo configurar nuevas contrataciones de asistentes virtuales para un intento correcto
Configurar correctamente a tu nuevo asistente virtual es esencial para optimizar los procesos y garantizar una colaboración fluida. El software de gestión de proyectos para equipos remotos de ClickUp es una app, aplicación que lo tiene todo y que hace que gestionar tareas, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse con tu asistente virtual sea más fácil que nunca.
Echemos un vistazo más de cerca a sus funciones. 👀
ClickUp Brain
ClickUp Brain es una herramienta fiable para redactar correos electrónicos, generar contenido e incluso hacer lluvias de ideas. Si su asistente virtual tiene la tarea de crear contenido escrito, este asistente integrado en y basado en IA puede ampliar simples indicaciones en borradores completos, ahorrando tiempo y aumentando la productividad.
ClickUp Brain también funciona como base de conocimientos. Es perfecto para almacenar y organizar documentos, ideas y recursos esenciales.
A medida que incorpores a tu asistente virtual, puedes utilizar la IA como asistente personal para cargar directrices importantes, políticas de la empresa y materiales de formación, proporcionándoles un fácil acceso a todo lo que necesitan para ponerse al día rápidamente.
Automatizaciones de ClickUp
Para tareas repetitivas, las automatizaciones de ClickUp pueden ahorrarle mucho tiempo.
Las automatizaciones se encargan de procesos como enviar correos electrónicos recordatorios o mover tareas a través de diferentes fases, lo que reduce la comunicación de ida y vuelta.
Supongamos que le ha asignado a su asistente virtual la tarea de actualizar un informe semanal. Con Automatizaciones, puede configurarlo para que cada lunes por la mañana, la tarea se mueva automáticamente a su lista «Pendiente» y se le envíe un recordatorio por notificación.
Una vez que lo marquen como completado, ClickUp te notificará automáticamente y lo moverá a «Completada»
Chat de ClickUp
La comunicación es clave cuando se trabaja con un asistente virtual.
ClickUp Chat lo mantiene todo en un solo lugar, lo que le permite comunicarse con su asistente virtual en tiempo real. Ya sea que esté solicitando actualizaciones, proporcionando comentarios o respondiendo preguntas, Chat ofrece una comunicación directa y fluida sin necesidad de salir de la plataforma.
Más allá de la mensajería básica, ClickUp Chat te permite compartir fácilmente archivos, enlaces y detalles de tareas, lo que facilita proporcionar contexto durante las conversaciones.
Además, con las notificaciones y las @menciones, no te perderás actualizaciones importantes ni solicitudes urgentes.
📮ClickUp Insight: Más del 60 % del tiempo de un equipo se dedica a buscar contexto, información y elementos de acción.
Según una investigación de ClickUp, los equipos pierden horas valiosas saltando entre diferentes herramientas. Para evitar la falta de comunicación, integra la mensajería en tus flujos de trabajo con una plataforma centralizada que une la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación. Prueba ClickUp , la app, aplicación, para todo el trabajo.
📖 Lea también: Cómo ClickUp puede ayudarle a recuperar el control de los proyectos de su agencia
Contrata de forma más inteligente con ClickUp
Contratar un asistente virtual es una decisión inteligente para empresas de todos los tamaños, capacidades y metas, ya que puede hacer maravillas por su productividad y equilibrio entre la vida laboral y personal. Delegar tareas como el trabajo de administrador o proyectos especializados le permite concentrarse en lo que realmente importa, mientras que su asistente virtual se encarga del resto.
ClickUp facilita el proceso de contratación con herramientas como ClickUp Brain para almacenar documentos e ideas esenciales, Automatizaciones para gestionar tareas repetitivas y plantillas listas para empezar rápidamente.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp para transformar su forma de trabajar!