Los trabajadores a distancia lo saben muy bien. Abra su Calendario, y verá múltiples Reuniones de Zoom programadas a lo largo de la semana.

Y admitámoslo, probablemente no estarás totalmente atento durante todas ellas, ni recordarás todo lo discutido.

Según una encuesta de Microsoft, el 42% de los participantes en reuniones realizan varias tareas a la vez en una semana normal.

Por eso es importante tomar notas y grabar las reuniones, o tener acceso a ellas. Pero, ¿quién puede prestar atención a los oradores y apuntarlo todo con precisión y rapidez? No muchos.

Pero este proceso puede ser mucho más fácil con las herramientas adecuadas y algunos consejos prácticos.

En este post, le mostraremos cómo hacer anotaciones de forma rápida y sencilla, incluyendo formas de automatización del proceso. En poco tiempo, dispondrá de todas las herramientas que necesita para crear notas de reuniones de Zoom detalladas y prácticas en todo momento.

⏰ Resumen de 60 segundos

• Zoom Notes es una función de Zoom que crea automáticamente notas de reunión con la ayuda de su compañero de Zoom
• Zoom ayuda a transcribir las reuniones y capturar los puntos clave y elementos de acción durante las llamadas, lo que hace que sea más fácil mantenerse organizado
• Tomar notas con Zoom implica tres fases. Antes de la reunión, planifica los puntos clave y ajusta las metas. Durante la reunión, tome notas claras sobre los temas importantes. Después, revise y organice sus notas en tareas
• ClickUp Bloc de notas le ayuda a tomar notas rápidas durante las reuniones, mientras que ClickUp Docs le permite crear entradas más detalladas y enlazar la información a su flujo de trabajo
• ClickUp Brain va un paso más allá al convertir sus notas en elementos de acción y establece los siguientes pasos de forma automática
• Uno de los errores más comunes es anotar todas las palabras de la reunión, lo que dificulta la posterior localización de los puntos clave
• No hacer un seguimiento de los elementos de acción también puede hacer que no se cumplan los plazos, mientras que las notas desorganizadas son difíciles de encontrar
• Puede evitar estos errores centrándose en resumir los puntos clave y las decisiones y utilizando las potentes funciones de ClickUp para mejorar la organización, la capacidad de búsqueda y el seguimiento de los elementos de la reunión

¿Qué son las notas de Zoom?

vía Zoom Zoom Notes es una ingeniosa función integrada en la popular plataforma de videoconferencias que te permite anotar y compartir notas con otras personas durante las reuniones. Puedes iniciar una nueva nota o abrir una ya existente durante una llamada. Una vez compartida, todo el mundo puede participar y colaborar para capturar los detalles importantes en tiempo real.

Y eso no es todo: aquí puedes crear y compartir agendas con tu equipo Y cuando finaliza la llamada, esas notas se formatean fácilmente y están listas para compartirlas con todos los demás.

Lo mejor de esta función es que está disponible para todos los usuarios de la plataforma Zoom sin coste adicional.

Consejo profesional: Para activar las transcripciones en directo en las reuniones de Zoom, haz clic en el botón situado junto a Grabar. Esto genera subtítulos para todos los oradores. Puede acceder a la transcripción más tarde para ayudar a redactar el acta de la reunión mucho más rápido.

Por qué las notas de Zoom cambian la productividad

👉🏼 En 1885, el psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus introdujo la curva del olvido. Demostró cómo una información recién adquirida desaparece de la memoria si no se refuerza.

Ahora imagine la cantidad de información que recibe durante un solo día de trabajo. Confiar en tu memoria para recordar todo lo que se habló en tu llamada de Zoom es una receta para el desastre. Por tanto, ¡toma notas!

Así es como simplifica y beneficia tu productividad:

• **Cuando escribes o tecleas, no sólo estás escuchando, sino que también estás procesando y resumiendo lo que se dice, lo que facilita la comprensión y el recuerdo posterior
• Mantiene un registro claro de los debates y planes de las reuniones: Las notas explican quién hace qué y correlacionan los pasos siguientes para que no se olvide nada
• Mejora la comunicación y la colaboración: Las notas compartidas mantienen a todo el mundo en la misma página. Colaborar en las reuniones reduce la confusión y facilita la comunicación
• Promueve el aprendizaje activo: Tomar notas mejora la forma de procesar y comprender la información. También ayuda a detectar puntos clave y conexiones y fomenta el pensamiento crítico
• Actúa como guía para la toma de decisiones en el futuro: Las notas almacenan las decisiones, el progreso del proyecto y las discusiones del equipo en un único lugar. También pueden ser un valioso recurso para la incorporación de nuevos empleados y la comprensión de estrategias anteriores

**Lea también 20 consejos y trucos de Zoom para mejorar las reuniones de vídeo

Cómo automatizar la toma de notas con Zoom

a través de Zoom

Puede automatizar el proceso de toma de notas con el IA Companion de su cuenta de Zoom.

Este Herramienta para tomar notas de IA se une a tus reuniones o seminarios web de Zoom para tomar notas automáticamente. Transcribe la conversación a medida que hablas y proporciona un resumen detallado del debate.

La herramienta puede decir quién está hablando, hacer un seguimiento de los elementos de acción y resaltar las decisiones clave en tiempo real.

vía Zoom Sin embargo, algunos usuarios de Zoom han encontrado esta precisión cuestionable durante conversaciones complejas. Aunque funciona para conversaciones sencillas, la herramienta suele tener problemas cuando se solapan conversaciones, se reconocen términos técnicos o se entiende el lenguaje específico del sector.

Como resultado, puedes acabar dedicando tiempo adicional a corregir las notas, lo que hace que te lleve casi tanto tiempo como crearlas manualmente desde cero.

Por no mencionar que buscar en Zoom Notes la información exacta que necesitas es un proceso laborioso. Además, si necesitas utilizar la información procesable, tienes que cambiar de plataforma e introducirlo todo manualmente en otras herramientas de gestión de contenidos.

Así que, ¿por qué no empezar por ahí?

Como.. La app Todo para el trabajo, ClickUp Combina tareas, documentos, reuniones y gestión del conocimiento en una potente plataforma de productividad basada en IA

Pero, ¿cómo se puede automatizar la toma de notas con ClickUp?

Afortunadamente, el asistente nativo de IA más potente de ClickUp, Cerebro ClickUp ofrece la solución perfecta.

Deja que ClickUp Brain resuma las notas de tu reunión de Zoom con sólo pulsar un botón

Con Integración de Zoom de ClickUp con ClickUp, puede importar las notas de su reunión de Zoom a ClickUp y dejar que ClickUp Brain haga el resto. Puede resumir los puntos clave, las discusiones y los elementos de acción con un solo clic. ¿Le falta tiempo o tiene que transcribir una nota de voz de la reunión? También puede hacerlo.

La herramienta también puede adaptar su tono, lenguaje y nivel de creatividad a tus necesidades. Tanto si necesita traducir notas para un equipo internacional como mantener un estilo de redacción coherente, puede adaptarse a sus necesidades.

ClickUp Brain también puede convertir sus notas en tareas prácticas, pero hablaremos de ello más adelante.

**Lea también Cómo llevar a cabo reuniones de Zoom como un experto: consejos, trucos y buenas prácticas

Cómo tomar notas eficaces con Zoom

Tomar notas no consiste en apuntar todas y cada una de las palabras pronunciadas durante una llamada. Imagínate tener que revisar páginas y páginas de una reunión de una hora La idea es identificar y resaltar los elementos de acción en los que tienes que trabajar más tarde.

En este caso, la IA es tu aliada. Pero tomar notas de forma activa también te asegurará que estás bien informado. Anota y refuerza los puntos que necesites aclarar al final de la llamada. O simplemente anota los problemas que necesites discutir más a fondo con tu equipo. Veamos cómo hacerlo bien.

🧠 Dato curioso: ¿Conoces la fatiga Zoom? Explica el agotamiento que provocan las videollamadas largas. Una de sus principales causas es la excesiva necesidad de mantener contacto visual cercano .

Antes de la reunión

Como joven Scout, probablemente escuchaste a menudo "Prepárate". Tomar notas de la reunión hará que vuelvas a trabajar con el mismo lema.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a prepararte antes de la reunión:

1. Comienza por revisar detenidamente la agenda o la invitación de la reunión para entender los temas y metas principales. Si no lo hay, pregunta al organizador el propósito de la reunión
2. Prepara tu app, aplicación para tomar notas. Si utilizas una herramienta digital, pruébala con antelación para evitar problemas durante la reunión.
3. Haz una plantilla sencilla antes de la reunión con secciones como "Elementos de la agenda", "Puntos clave", "Acciones" y "Preguntas" Esto te ayudará a tomar notas rápidamente durante la llamada
4. A continuación, comprueba tu configuración. Asegúrate de que el ordenador está cargado, de que Internet es estable y de que estás en un lugar tranquilo y bien iluminado. Cerrada las pestañas del navegador y aplicaciones adicionales para evitar distracciones
5. Si se supone que la reunión va a tratar sobre un documento o material específico, revísalo antes de la llamada. Descarga o imprime los informes, presentaciones u otros recursos que vayas a necesitar para contextualizar mejor la reunión
6. Decide qué quieres obtener de la reunión. Pueden ser actualizaciones de proyectos o planes futuros, pero tener una meta clara le ayudará a tomar las notas adecuadas
7. Por último, prepara las preguntas que quieras hacer o los temas que quieras que se traten

Durante la reunión

La eficacia de la toma de notas durante la reunión depende mucho del tipo de estrategia que elijas. Algunas de las más populares son: El método Cornell , a pesar de la intención de la mayoría de las personas de celebrar reuniones de acción, son incapaces de hacerlo. ¿El motivo? Los elementos de acción suelen estar dispersos y carecen de visibilidad debido a que los canales de comunicación actuales se dividen entre el correo electrónico (42%) y la mensajería instantánea (41%)

clickUp facilita la transición de la discusión a la acción como la app todo para el trabajo. Reúne tus reuniones, notas y tareas en una plataforma unificada para aumentar la productividad de las reuniones

Convierte tus notas en tareas organizadas con ClickUp

Utilice el Bloc de notas de ClickUp para anotar puntos importantes sin salirse del entorno de trabajo de ClickUp

Transforme sus notas estáticas de Zoom en un trabajo impactante en cuatro sencillos pasos.

Paso 1: Comience con Integración del Zoom de ClickUp y acceda a una reunión programada (o cree una nueva) directamente desde la página correspondiente Tareas de ClickUp .

Paso 2:

1. Tomar notas de la reunión manualmente durante la reunión utilizandoClickUp Bloc de notas o /ref/ https://clickup.com/features/docs Documentos de ClickUp /%href/ .

Prueba ClickUp Bloc de notas

ClickUp Bloc de notas

ClickUp Bloc de notas es ideal para tomar notas rápidas o crear listas de control. Mientras tanto, ClickUp Docs es mejor para tomar notas más detalladas que incluyan agendas o planes de proyectos.

Estos documentos son fáciles de editar gracias a las completas herramientas de formato de ClickUp, como encabezados, listas con viñetas y numeradas, tiras y tablas. Estos elementos también mejoran la legibilidad de las notas. ¿Y lo mejor? Puede compartirlas con su equipo en tiempo real (e incluso coeditarlas), para que todos estén en la misma página

Colabora con tu equipo en tiempo real en ClickUp

1. Obtenga la transcripción y la grabación de su reunión (si está activada) dentro de su tarea de forma automática una vez finalizada la reunión. Incluso puede configurar una funciónAutomatización en ClickUp para notificar a los participantes de la reunión cuando esto suceda, de modo que todos tengan acceso a todos los materiales de la reunión de inmediato.

Prueba ClickUp Brain

Cerebro ClickUp

Una vez hecho esto, puedes preguntar al asistente nativo de IA de ClickUp, Cerebro ClickUp para resumir el debate y descubrir elementos de acción a partir de la transcripción sin necesidad de documentar manualmente durante la reunión

Paso 3: Ahora es el momento de crear tareas y subtareas de ClickUp y asignarlas a los miembros de su equipo (o a usted mismo) para que realicen un seguimiento de los elementos de acción. Sólo tiene que resaltar una entrada en el Bloc de notas o en Docs para convertirla en tarea y añadir una persona asignada y una fecha límite.

Convierta sus notas directamente en tareas, establezca plazos y asígnelas a los respectivos miembros del equipo

Con la incorporación de ClickUp Brain a su tarea, descubra las responsabilidades y los plazos directamente desde sus notas. Establezca prioridades, realice un seguimiento del progreso y asegúrese de que no se olvida nada en las tareas.

Soy un gran fan de ClickUp. La mejor función que tiene (y que nadie más tiene) es que puedes guardar todas tus notas en documentos y éstas se integran con las tareas... Así que puedes resaltar una frase de un documento y hacer clic con el botón derecho para convertirla en una tarea. Esto es muy útil cuando quiero traducir mis notas de una llamada telefónica de una hora en tareas discretas... y no tengo que volver a escribirlas o incluso copiarlas y pegarlas Jon Mervis consultor de Salesforce, Blue Engine Solutions

Si necesita ayuda, la amplia biblioteca de plantillas de ClickUp incluye múltiples plantillas de notas para reuniones para todos los casos.

Plantillas ClickUp para asistir a sus reuniones

Descargar esta plantilla

Plantilla de notas para reuniones de ClickUp

Uno de nuestros favoritos es la plantilla Plantilla de notas de reunión de ClickUp . Ayuda a mantener organizadas las reuniones del equipo, desde llamadas semanales detalladas hasta comprobaciones diarias, con secciones dedicadas a órdenes del día, notas y elementos de acción.

Incluso puedes añadir imágenes, enlaces o vídeos para que la reunión esté bien documentada.

Con ClickUp, tendrá todo lo que necesita para reuniones y proyectos en un solo lugar, manteniéndole organizado y productivo.

Otra opción con la que puede trabajar es la plantilla Plantilla de actas de reunión de ClickUp . Le ayuda a crear un panel de notas en forma de subpáginas para cada sesión, de modo que no se le escape nada. La plantilla es perfecta para principiantes, para que todos los miembros de su equipo puedan colaborar de verdad sin tener que lidiar con una curva de aprendizaje.

Consejo profesional: Si tu lugar de trabajo utiliza el entorno de trabajo de Google, es probable que tus agendas estén en Documentos de Google. Puedes consultar estas plantillas de agenda gratuitas para Documentos de Google para empezar.

Errores comunes al tomar notas en Zoom y cómo evitarlos

Incluso con las herramientas y la preparación adecuadas, es habitual cometer errores durante las llamadas en línea que pueden afectar directamente a la productividad.

Pero la mayoría de ellos son sencillos de solucionar. He aquí algunos errores típicos al tomar notas y cómo evitarlos.

• Sobrecargar las notas con detalles innecesarios puede dificultar la revisión o la toma de decisiones. En lugar de intentar captarlo todo, céntrate en los puntos clave, las decisiones y los elementos de acción
• No hacer un seguimiento de los elementos de acción después de una reunión es un problema habitual. Inmediatamente después de la reunión, revise los elementos de acción y asígnelos a las personas adecuadas
• Las notas desorganizadas e irrecuperables pueden provocar la pérdida de información y de tiempo. Establece un sistema claro para almacenarlas, con nombres de carpetas sencillos y rótulos coherentes
• La multitarea reduce la calidad de las notas. Si revisas el correo electrónico durante una llamada, te perderás detalles vitales. Concéntrate en la reunión
• No compartir las notas con las personas adecuadas reduce su valor y provoca confusión. Envía notas inmediatamente a las partes interesadas después de una reunión

¡Deje la toma de notas en manos de ClickUp!

Tomar buenas notas es clave para que las reuniones sean productivas y no se pierda nada importante. La herramienta interna de Zoom ha estado haciendo un gran trabajo para equipos de todo el mundo.

Pero si buscas algo aún más potente y preciso, ClickUp es la solución.

ClickUp no sólo ayuda a tomar notas, sino que también se conecta con sus herramientas de gestión de proyectos, para que pueda convertir las notas de las reuniones en tareas de inmediato sin tener que saltar de una aplicación a otra. Desde el ajuste de plazos hasta la asignación de tareas y el seguimiento del progreso, ClickUp lo hace todo. Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp ¡y deja que gestione tus proyectos y notas en el mismo lugar de trabajo!