Los trabajadores remotos lo saben muy bien. Abra su Calendario y verá múltiples reuniones de Zoom programadas a lo largo de la semana.
Y admitámoslo, la probabilidad es que no estarás totalmente atento durante todas ellas, ni recordarás todo lo que se discuta.
Según una encuesta de Microsoft, el 42 % de los participantes en reuniones realizan varias tareas a la vez en una semana normal.
Por eso es importante tomar notas y grabar las reuniones, o tener acceso a ellas. Pero, ¿quién puede prestar atención a los ponentes y tomar notas de forma precisa y rápida? No muchos de nosotros.
Pero este proceso puede ser mucho más fácil con las herramientas adecuadas y algunos consejos prácticos.
En esta publicación, le mostraremos cómo hacer registros de forma rápida y sencilla, incluyendo formas de automatizar el proceso. En poco tiempo, tendrá todas las herramientas que necesita para crear notas detalladas y prácticas de las reuniones de Zoom en todo momento.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Zoom Notes es una función de Zoom que crea automáticamente notas de reuniones con la ayuda de su Companion de Zoom.
- Zoom ayuda a transcribir las reuniones y a capturar los elementos clave y las acciones pendientes durante las llamadas, lo que facilita la organización.
- Tomar notas de Zoom de forma eficaz implica tres fases. Antes de la reunión, planifique los puntos clave y establezca metas. Durante la reunión, capture notas claras sobre temas importantes. Después, revise y organice sus notas en tareas.
- ClickUp Bloc de notas le ayuda a tomar notas rápidamente durante las reuniones, mientras que ClickUp Documentos le permite crear entradas más detalladas y enlazar la información con su flujo de trabajo.
- ClickUp Brain va un paso más allá al convertir sus notas en elementos pendientes y establecer automáticamente los siguientes pasos.
- Un error común y grave es escribir cada palabra de la reunión, lo que dificulta encontrar los puntos clave más adelante.
- No hacer un seguimiento de los elementos pendientes también puede provocar que se incumplan los plazos, mientras que las notas desorganizadas son difíciles de encontrar.
- Puede evitar estos errores centrándose en resumir los puntos y decisiones clave y utilizando las potentes funciones de ClickUp para mejorar la organización, la búsqueda y el seguimiento de los elementos de la reunión.
¿Qué son las notas de Zoom?
Zoom Notes es una ingeniosa función integrada en la popular plataforma de videoconferencias que le permite tomar notas y compartirlas con otras personas durante las reuniones. Puede crear una nueva nota o abrir una ya existente mientras está en una videollamada. Una vez compartida, todos pueden participar y colaborar para capturar los detalles importantes en tiempo real.
Y eso no es todo: ¡aquí puede crear y compartir agendas con su equipo! Y cuando termine la llamada, esas notas estarán fácilmente formateadas y listas para el uso compartido con todos los demás.
Lo mejor de esta función es que está disponible para todos los usuarios de la plataforma Zoom sin coste adicional.
💡Consejo profesional: Active las transcripciones en directo en las reuniones de Zoom haciendo clic en el botón situado junto a Grabar. Esto genera subtítulos para todos los participantes. Puede acceder a la transcripción más tarde para redactar el acta de la reunión mucho más rápido.
Por qué las notas de Zoom son un cambio revolucionario para la productividad
👉🏼 En 1885, el psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus introdujo la curva del olvido. Esta mostraba cómo la información recién adquirida se va borrando de la memoria si no se refuerza.
Ahora, imagina la cantidad de información que recibes durante una sola jornada laboral. Confiar en tu memoria para recordar todo lo que se discutió en tu llamada de Zoom es una receta para el desastre. Por lo tanto, toma notas!
Así es como simplifica y beneficia su productividad:
- Mantiene su mente concentrada y activa: cuando escribe o teclea, no solo está escuchando, sino que también está procesando y resumiendo lo que se dice, lo que le facilita la comprensión y el recuerdo posterior.
- Mantiene un registro claro de las discusiones y los planes de la reunión: las notas detallan quién hace qué y correlacionan los siguientes pasos para que no se olvide nada.
- Mejora la comunicación y la colaboración: las notas compartidas permiten que todos estén en sintonía. Colaborar en las reuniones reduce la confusión y facilita evitar malentendidos.
- Fomenta el aprendizaje activo: tomar notas mejora la forma en que procesas y comprendes la información. También ayuda a detectar puntos clave y conexiones, y potencia el pensamiento crítico.
- Sirve de guía para la toma de decisiones futuras: las notas almacenan las decisiones, el progreso del proyecto y las discusiones del equipo en un solo lugar. Estas pueden servir también como un recurso valioso para incorporar a los nuevos empleados y comprender las estrategias pasadas.
Cómo automatizar la toma de notas en Zoom
Puede automatizar el proceso de toma de notas con el asistente de IA de su cuenta de Zoom.
Esta herramienta de toma de notas con IA se une a sus reuniones o seminarios web de Zoom para tomar notas automáticamente. Transcribe la conversación mientras habla y proporciona un resumen detallado del debate.
La herramienta puede indicar quién está hablando, realizar el seguimiento de los elementos pendientes y resaltar las decisiones clave en tiempo real.
Sin embargo, algunos usuarios de Zoom han cuestionado la precisión de esta función durante conversaciones complejas. Aunque funciona bien en debates sencillos, la herramienta suele tener dificultades con las conversaciones superpuestas, el reconocimiento de términos técnicos o la comprensión del lenguaje específico de cada sector.
Como resultado, es posible que acabe dedicando más tiempo a corregir las notas, lo que hace que sea casi tan laborioso como crearlas manualmente desde cero.
Por no hacer mención de ello, buscar en Zoom Notes la información exacta que necesita es un proceso laborioso. Además, si necesita utilizar la información útil, tiene que cambiar de plataforma e introducir manualmente todo en otras herramientas de gestión de contenidos.
¿Por qué no empezar por ahí?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp combina la gestión de tareas, documentos, reuniones y conocimientos en una potente plataforma de productividad respaldada por IA.
Pero, ¿cómo se pueden automatizar las notas con ClickUp?
Afortunadamente, el asistente de IA nativo más potente de ClickUp, ClickUp Brain, ofrece la solución perfecta.
Con la integración de Zoom en ClickUp, puede importar sus notas de reuniones de Zoom a ClickUp y dejar que ClickUp Brain se encargue del resto. Puede resumir los puntos clave, los debates y los elementos pendientes con solo un clic. ¿Tiene poco tiempo o tiene que transcribir una nota de voz de la reunión? También puede hacerlo.
La herramienta también puede adaptar su tono, lenguaje y nivel de creatividad para satisfacer sus necesidades. Tanto si necesita traducir notas para un equipo global como mantener un estilo de redacción coherente, puede adaptarse a sus necesidades.
ClickUp Brain también puede convertir tus notas en tareas prácticas, pero hablaremos de eso más adelante. Mientras tanto, echa un vistazo a este vídeo explicativo sobre el uso de la IA para tomar notas en reuniones.
Cómo tomar notas eficaces en Zoom
Tomar notas no consiste en anotar cada palabra que se dice durante una llamada. ¡Imagina tener que revisar páginas y páginas de una reunión de una hora! La idea es identificar y resaltar los elementos que debes trabajar más adelante.
Por supuesto, la IA para tomar notas es tu aliada en este caso. Pero tomar notas de forma activa también te garantizará estar al tanto de todo. Anota y refuerza los puntos que puedas necesitar aclarar al final de la llamada. O simplemente anota los problemas que necesites discutir más a fondo con tu equipo. Veamos cómo puedes hacerlo bien.
🧠 Dato curioso: ¿Conoce el término «fatiga de Zoom»? Se refiere al agotamiento causado por las videollamadas prolongadas. Una de las principales causas es la necesidad excesiva de mantener un contacto visual cercano.
Antes de la reunión
Cuando era joven y estaba en los Scouts, seguramente escuchó muchas veces «Siempre listo». Tomar notas en las reuniones le permitirá volver a trabajar con el mismo lema.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a prepararte antes de la reunión:
- Empiece por revisar cuidadosamente la agenda de la reunión o la invitación para comprender los temas y metas principales. Si no hay ninguna, pregunte al organizador cuál es el propósito de la reunión.
- Prepare su aplicación para tomar notas. Si utiliza una herramienta digital, pruébela con antelación para evitar cualquier problema durante la llamada.
- Cree una plantilla sencilla antes de la reunión con secciones como «Elementos del orden del día», «Puntos clave», «Acciones pendientes» y «Preguntas». Esto le ayudará a tomar notas rápidamente durante la llamada.
- A continuación, compruebe su configuración. Asegúrese de que su ordenador esté cargado, que su conexión a Internet sea estable y que se encuentre en un lugar tranquilo y bien iluminado. Cierre las pestañas y aplicaciones adicionales del navegador para evitar distracciones.
- Si la reunión tiene como objetivo debatir un documento o material específico, revíselo antes de la llamada. Descargue o imprima cualquier informe, presentación u otros recursos que necesite para comprender mejor el contexto.
- Decida qué quiere obtener de la reunión. Podrían ser actualizaciones del proyecto o planes futuros, pero tener una meta clara le ayudará a tomar las notas adecuadas.
- Por último, prepare cualquier pregunta que desee hacer o cualquier tema que quiera asegurarse de que se trate.
Durante la reunión
La eficacia de tus notas durante la reunión depende en gran medida del tipo de estrategia que utilices. Algunas de las más populares son:
- El método Cornell (perfecto para aquellos a quienes les gusta una estructura clara y quieren revisar las notas más tarde): toma notas en tres secciones: una para los puntos y detalles clave, otra para las palabras clave o preguntas, y la última para el resumen de la reunión.
- Método de los recuadros (ideal para todos los que aprenden de forma visual): divide la página en recuadros, cada uno para un tema o punto diferente, y rellénalos a medida que avanza la reunión.
- Esquema (para aquellos que prefieren un proceso paso a paso): escriba sus notas en una lista, utilizando títulos para los temas principales y añada detalles como subpuntos debajo.
Pero no basta con tener una estrategia y escribir todo palabra por palabra: hay que centrarse activamente en escuchar y capturar las ideas principales, las tareas y las decisiones. Utilice atajos, abreviaturas o símbolos para seguir el hilo de la conversación.
💡Consejo profesional: si las cosas van demasiado rápido, no dude en pedir un resumen de la reunión o una aclaración sobre los puntos clave.
Después de la reunión
Una vez finalizada la reunión, es el momento de organizar y revisar sus notas. Intente revisarlas en el plazo de una hora, mientras los detalles aún están frescos.
Aquí tiene una lista de control de todo lo que necesita hacer:
- Organice sus apuntes en un documento claro y fácil de leer.
- Reescribe tu trabajo de forma clara, convirtiendo las abreviaturas en frases completas.
- Resalte los puntos clave, como decisiones, tareas y plazos.
- Utilice colores para clasificar la información. Por ejemplo, rojo para los plazos y verde para las tareas.
- Añada un resumen con los elementos principales, las decisiones clave y los elementos a tomar, con las responsabilidades y los plazos correspondientes.
- Gestiona tus notas físicamente o utiliza una plataforma digital para organizarlas por proyecto, fecha o equipo, y utiliza nombres claros.
Uso de integraciones para mejorar la gestión de notas
Sus notas están pensadas para aportar claridad. Sin embargo, gestionarlas manualmente puede convertir rápidamente esa claridad en caos. Evite la confusión conectando sus notas de reuniones a sus aplicaciones de productividad existentes.
Por supuesto, puede evitar la molestia de tener que saltar entre múltiples plataformas con la plataforma de productividad todo en uno de ClickUp.
📮ClickUp Insight: Casi el 40 % de los profesionales se sienten obligados a hacer un seguimiento de los elementos pendientes inmediatamente después de cada reunión.
Según una investigación de ClickUp, a pesar de que la mayoría de las personas tienen la intención de llevar a cabo reuniones, no pueden hacerlo. ¿El motivo? Los elementos pendientes suelen estar dispersos y carecen de visibilidad debido a que los canales de comunicación actuales se dividen entre el correo electrónico (42 %) y la mensajería instantánea (41 %).
ClickUp facilita la transición del debate a la acción, ya que es la aplicación integral para el trabajo. Reúne tus reuniones, notas y tareas en una plataforma unificada para aumentar la productividad de las reuniones.
Convierta sus notas en tareas organizadas con ClickUp.
Para transformar sus notas estáticas de Zoom en un trabajo impactante, solo tiene que seguir cuatro sencillos pasos.
Paso 1: Comience con la integración de Zoom en ClickUp y acceda a una reunión programada (o cree una nueva) directamente desde las tareas relevantes de ClickUp.
Paso 2:
- Tome notas de la reunión manualmente durante la misma utilizando ClickUp Bloc de notas o ClickUp Documentos.
ClickUp Bloc de notas es ideal para tomar notas rápidas o crear listas de control. Por su parte, ClickUp Documentos es mejor para tomar notas más detalladas que incluyen agendas o planes de proyectos.
Estos documentos son fáciles de editar con las completas herramientas de formato de ClickUp, como encabezados, listas con viñetas y numeradas, tiras y tablas. Estos elementos también mejoran la legibilidad de sus notas. ¿Lo mejor de todo? Puede compartirlos con su equipo en tiempo real (e incluso realizar la edición conjuntamente), para que todos estén en sintonía.
- Obtenga la transcripción y la grabación de la reunión (si está habilitada) dentro de su tarea automáticamente una vez finalizada la reunión. Incluso puede configurar una automatización en ClickUp para notificar a los participantes de la reunión cuando esto suceda, de modo que todos tengan acceso inmediato a todos los materiales de la reunión.
Una vez hecho esto, puede pedirle al asistente de IA nativo de ClickUp, ClickUp Brain, que resuma la discusión y descubra los elementos a realizar a partir de la transcripción, sin necesidad de documentar manualmente las cosas durante la reunión.
💡 Consejo profesional: ¿Cansado de tomar notas de reuniones manualmente? Es hora de probar ClickUp AI Notetaker.
- Manténgase presente en sus reuniones mientras se capturan automáticamente los puntos clave, las decisiones y los elementos pendientes en un documento ClickUp Doc perfectamente organizado.
- Convierta las conversaciones en acciones con resúmenes basados en IA que se sincronizan directamente con sus tareas y documentos.
- Las notas de reunión se estructuran al instante, se pueden buscar y se conectan a su flujo de trabajo.
Paso 3: Ahora es el momento de crear tareas y subtareas en ClickUp y asignarlas a los miembros de su equipo (o a usted mismo) para llevar a cabo las acciones necesarias. Simplemente resalte una entrada en su Bloc de notas o documentos para convertirla en tarea y añada una persona asignada y una fecha límite.
Con la incorporación de ClickUp Brain a su tarea, averigüe las responsabilidades y los plazos directamente desde sus notas. Establezca prioridades, realice el seguimiento del progreso y asegúrese de que no se pase por alto ninguna tarea.
Soy un gran admirador de ClickUp. La mejor función que tiene (y que nadie más tiene) es que puedes guardar todas tus notas en Docs y están integradas con Tasks... Así que puedes resaltar una frase de un documento y hacer clic con el botón derecho para convertirla en una tarea. Esto es muy útil cuando quiero convertir las notas de una llamada telefónica de una hora en tareas discretas... y no tengo que volver a escribirlas ni copiarlas y pegarlas.
Soy un gran admirador de ClickUp. La mejor función que tiene (y que nadie más tiene) es que puedes guardar todas tus notas en Docs y están integradas con Tasks... Así que puedes resaltar una frase de un documento y hacer clic con el botón derecho para convertirla en una tarea. Esto es muy útil cuando quiero convertir las notas de una llamada telefónica de una hora en tareas discretas... y no tengo que volver a escribirlas ni copiarlas y pegarlas.
Si necesita ayuda, la amplia biblioteca de plantillas de ClickUp incluye múltiples plantillas de notas de reuniones que se adaptan a todos los escenarios.
Plantillas de ClickUp para ayudarle en sus reuniones
Una de nuestras favoritas es la plantilla de notas de reuniones de ClickUp. Desde llamadas semanales detalladas hasta controles diarios, ayuda a mantener organizadas las reuniones del equipo con secciones específicas para agendas, notas y acciones pendientes.
Incluso puede añadir imágenes, enlaces o vídeos para proporcionar contexto adicional y asegurarse de que su llamada quede bien documentada.
Con ClickUp, tendrás todo lo que necesitas para tus reuniones y proyectos en un solo lugar, lo que te permitirá mantenerte organizado y tener una alta productividad.
Otra opción con la que puede trabajar es la plantilla de actas de reuniones de ClickUp. Le ayuda a crear un panel de notas en forma de subpáginas para cada sesión, de modo que no se le escape nada. La plantilla es perfecta para principiantes, por lo que todos los miembros de su equipo pueden colaborar sin tener que pasar por una curva de aprendizaje.
💡Consejo profesional: si en su lugar de trabajo se utiliza Google Workspace, es probable que sus agendas estén en Documentos de Google. Puede consultar estas plantillas de agenda gratuitas para Documentos de Google para empezar.
Errores comunes al tomar notas en Zoom y cómo evitarlos
Incluso con las herramientas y la preparación adecuadas, es habitual cometer errores durante las llamadas en línea que pueden afectar directamente a la productividad.
Pero la mayoría de ellos son fáciles de solucionar. A continuación, se indican algunos errores típicos al tomar notas y cómo evitarlos.
- Sobrecargar sus notas con detalles innecesarios puede dificultar su revisión o su aplicación. En lugar de intentar capturar todo, concéntrese en los puntos clave, las decisiones y los elementos a tomar.
- No dar seguimiento a los elementos pendientes después de una llamada es un problema común. Inmediatamente después de la reunión, revise los elementos pendientes y asígnelos a las personas adecuadas.
- Las notas desorganizadas e imposibles de recuperar pueden provocar la pérdida de información y una pérdida de tiempo. Establezca un sistema claro para almacenarlas, con nombres de carpetas sencillos y rótulos coherentes.
- La multitarea reduce la calidad de sus notas. Si revisa sus correos electrónicos mientras está en una llamada, se perderá detalles importantes. Manténgase concentrado en la reunión.
- No realizar el uso compartido de las notas con las personas adecuadas reduce su valor y provoca confusión. Envíe las notas inmediatamente a las partes interesadas después de una llamada.
¡Deje la toma de notas en manos de ClickUp!
Tomar buenas notas es clave para garantizar la productividad de sus reuniones y que no se pierda nada importante. La herramienta interna de Zoom ha estado haciendo un gran trabajo para equipos de todo el mundo.
Pero si busca algo aún más potente y preciso, ClickUp es la solución.
ClickUp no solo te ayuda a tomar notas, sino que también se conecta con sus herramientas de gestión de proyectos, por lo que puedes convertir las notas de la reunión en tareas de inmediato sin tener que cambiar de aplicación. Desde establecer plazos hasta asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso, ClickUp lo hace todo.
¡Regístrese hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y deje que gestione sus proyectos y notas en el mismo lugar de trabajo!