Los teletrabajadores lo saben muy bien. Abre tu Calendario y verás varias reuniones de Zoom programadas a lo largo de la semana.
Y admitámoslo, la probabilidad es que no estarás totalmente atento durante todas ellas, ni recordarás todo lo que se haya comentado.
Según una encuesta de Microsoft, el 42 % de los participantes en reuniones realizan varias tareas a la vez durante una semana normal.
Por eso es importante tomar —o tener acceso a— notas y grabaciones de las reuniones. Pero, ¿quién puede prestar atención a los ponentes y tomar nota de todo con precisión y rapidez? No muchos de nosotros.
Pero este proceso puede resultar mucho más sencillo con las herramientas adecuadas y algunos consejos prácticos.
En esta entrada, te mostraremos cómo tomar notas de forma rápida y sencilla, incluyendo formas de automatizar el proceso. En poco tiempo, dispondrás de todas las herramientas necesarias para crear notas detalladas y útiles de las reuniones de Zoom en todo momento.
⏰ Resumen de 60 segundos
- «Zoom Notes» es una función de Zoom que crea automáticamente notas de las reuniones con la ayuda de Zoom Companion.
- Zoom te ayuda a transcribir las reuniones y a anotar los puntos clave y los elementos pendientes durante las llamadas, lo que facilita mantenerte organizado.
- Tomar notas de forma eficaz en Zoom implica tres fases. Antes de la reunión, planifica los puntos clave y establece metas. Durante la reunión, toma notas claras sobre los temas importantes. Después, revisa y organiza tus notas en tareas.
- El Bloc de notas de ClickUp te ayuda a tomar notas rápidas durante las reuniones, mientras que ClickUp Docs te permite crear entradas más detalladas y enlazar la información con tu flujo de trabajo.
- ClickUp Brain va un paso más allá al convertir tus notas en elementos pendientes y te indica automáticamente los siguientes pasos a seguir.
- Un error muy común es anotar cada palabra de la reunión, lo que dificulta encontrar los puntos clave más adelante.
- No hacer un seguimiento de los elementos pendientes también puede provocar que se incumplan los plazos, mientras que las notas desorganizadas son difíciles de encontrar
- Puedes evitar estos errores centrándote en resumir los puntos clave y las decisiones, y utilizando las potentes funciones de ClickUp para mejorar la organización, la facilidad de búsqueda y el seguimiento de los elementos tratados en las reuniones.
¿Qué son las notas de Zoom?
«Zoom Notes» es una ingeniosa función integrada en la popular plataforma de videoconferencias que te permite tomar notas y compartirlas con otros participantes durante las reuniones. Puedes crear una nota nueva o abrir una ya existente mientras estás en una llamada. Una vez compartida, todos pueden participar y colaborar para anotar los detalles importantes en tiempo real.
Y eso no es todo: ¡aquí puedes crear y compartir agendas con tu equipo! Además, cuando termine la llamada, esas notas se pueden formatear fácilmente y estarán listas para ser usadas por el resto.
Lo mejor de esta función es que está disponible para todos los usuarios de la plataforma Zoom sin coste adicional.
💡Consejo de experto: Activa las transcripciones en directo en las reuniones de Zoom haciendo clic en el botón situado junto a «Grabar». Esto genera subtítulos para todos los participantes. Podrás acceder a la transcripción más tarde para redactar el acta de la reunión mucho más rápido.
Por qué las notas de Zoom suponen un cambio revolucionario para la productividad
👉🏼 Ya en 1885, el psicólogo alemán Hermann Ebbinghaus presentó la curva del olvido. Esta curva mostraba cómo la información recién adquirida se va perdiendo de la memoria si no se refuerza.
Ahora, imagina la cantidad de información que te llega durante una sola jornada laboral. Confiar en tu memoria para recordar todo lo que se ha tratado en tu llamada de Zoom es una receta para el desastre. Por eso, ¡toma notas!
Así es como simplifica el proceso y mejora tu productividad:
- Te ayuda a mantener la concentración y la atención: cuando escribes a mano o a máquina, no solo estás escuchando, sino que también estás procesando y resumiendo lo que se dice, lo que facilita la comprensión y el recuerdo posterior.
- Mantiene un registro claro de las conversaciones y los planes de la reunión: las notas especifican quién hace qué y correlacionan los próximos pasos para que no se olvide nada.
- Mejora la comunicación y la colaboración: Las notas compartidas permiten que todos estén al corriente de lo mismo. Colaborar en las reuniones reduce la confusión y facilita evitar malentendidos.
- Fomenta el aprendizaje activo: Tomar notas mejora la forma en que procesas y comprendes la información. Además, te ayuda a identificar puntos clave y conexiones, y potencia el pensamiento crítico.
- Sirve de guía para la toma de decisiones futuras: Las notas recogen las decisiones, el progreso de los proyectos y las conversaciones del equipo en un único lugar. Además, pueden servir como un recurso valioso para la incorporación de nuevos empleados y para comprender estrategias pasadas.
Cómo automatizar la toma de notas en Zoom
Puedes automatizar el proceso de toma de notas con el asistente de IA de tu cuenta de Zoom.
Esta herramienta de toma de notas basada en IA se conecta a tus reuniones o seminarios web de Zoom para tomar notas automáticamente. Transcribe la conversación a medida que hablas y ofrece un resumen detallado de lo tratado.
La herramienta puede indicar quién está hablando, realizar el seguimiento de los elementos pendientes y resaltar las decisiones clave en tiempo real.
Sin embargo, algunos usuarios de Zoom han puesto en duda esta precisión durante conversaciones complejas. Aunque funciona bien en debates sencillos, la herramienta suele tener dificultades con las conversaciones que se solapan, el reconocimiento de términos técnicos o la comprensión del lenguaje específico de cada sector.
Como resultado, es posible que acabes dedicando más tiempo a corregir las notas, lo que hace que resulte casi tan laborioso como crearlas manualmente desde cero.
Por no hablar de que buscar en las notas de Zoom la información exacta que necesitas es un proceso laborioso. Además, si necesitas utilizar esa información práctica, tienes que cambiar de plataforma e introducir manualmente todo en otras herramientas de gestión de contenidos.
¿Por qué no empezar por ahí?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp combina la gestión de tareas, documentos, reuniones y conocimientos en una potente plataforma de productividad respaldada por IA.
Pero, ¿cómo puedes automatizar la toma de notas con ClickUp?
Afortunadamente, el asistente de IA nativo y más potente de ClickUp, ClickUp Brain, ofrece la solución perfecta.
Con la integración de Zoom en ClickUp, puedes importar tus notas de las reuniones de Zoom a ClickUp y dejar que ClickUp Brain se encargue del resto. Puede resumir los puntos clave, los debates y los elementos pendientes con solo un clic. ¿Te falta tiempo o tienes una nota de voz de la reunión que transcribir? También puede hacerlo.
La herramienta también puede adaptar su tono, lenguaje y nivel de creatividad a tus necesidades. Tanto si necesitas traducir notas para un equipo internacional como si quieres mantener un estilo de redacción coherente, se adapta a tus necesidades.
ClickUp Brain también puede convertir tus notas en tareas que se pueden llevar a cabo, pero ya hablaremos de eso más adelante. Mientras tanto, echa un vistazo a este vídeo explicativo sobre cómo utilizar la IA para tomar notas en las reuniones.
Cómo tomar notas eficaces en Zoom
Tomar notas no consiste en anotar cada palabra que se dice durante una llamada. ¡Imagina tener que revisar páginas y páginas de una reunión de una hora! La idea es identificar y resaltar los elementos de trabajo que tendrás que realizar más adelante.
Por supuesto, la IA para tomar notas te será de gran ayuda en este caso. Pero tomar notas de forma activa también te garantizará que no te pierdas nada. Anota y refuerza los puntos sobre los que puedas necesitar una aclaración al final de la llamada. O simplemente anota los problemas que debas tratar más a fondo con tu equipo. Veamos cómo puedes hacerlo bien.
🧠 Dato curioso: ¿Has oído hablar de la «fatiga de Zoom»? Se refiere al agotamiento que provocan las videollamadas prolongadas. Una de las principales causas es la necesidad excesiva de mantener un contacto visual cercano.
Antes de la reunión
Cuando eras un joven scout, seguramente oías a menudo «Siempre listo». Tomar notas en las reuniones te permitirá volver a poner en práctica ese mismo lema.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a prepararte antes de la reunión:
- Empieza por revisar detenidamente la Agenda de la reunión o la invitación para comprender los temas y metas principales. Si no hay ninguno, pregunta al organizador cuál es el propósito de la reunión.
- Prepara tu aplicación para tomar notas. Si utilizas una herramienta digital, pruébala con antelación para evitar cualquier problema durante la llamada.
- Crea una plantilla sencilla antes de la reunión con secciones como «Elementos de la Agenda», «Puntos clave», «Medidas a tomar» y «Preguntas». Esto te ayudará a tomar notas rápidamente durante la llamada.
- A continuación, comprueba tu configuración. Asegúrate de que tu ordenador esté cargado, de que la conexión a Internet sea estable y de que te encuentres en un lugar tranquilo y bien iluminado. Cierra las pestañas del navegador y las aplicaciones que no necesites para evitar distracciones.
- Si la reunión tiene como objetivo debatir un documento o material concreto, revísalo antes de la llamada. Descarga o imprime cualquier informe, presentación u otros recursos que necesites para tener una mejor perspectiva del contexto.
- Decide qué quieres sacar de la reunión. Pueden ser novedades sobre el proyecto o planes de futuro, pero tener una meta clara te ayudará a tomar las notas adecuadas.
- Por último, prepara las preguntas que quieras plantear o los temas que quieras que se traten sin falta.
Durante la reunión
La eficacia de tus notas durante la reunión depende en gran medida del tipo de estrategia que elijas. Algunas de las más habituales son:
- El método Cornell (perfecto para quienes prefieren una estructura clara y quieren repasar las notas más tarde): toma tus notas en tres secciones: una para los puntos clave y los detalles, otra para las palabras clave o las preguntas, y la última para el resumen de la reunión.
- Método de los recuadros (ideal para quienes aprenden de forma visual): divide la página en recuadros, cada uno dedicado a un tema o punto concreto, y ve rellenándolos a medida que avanza la reunión.
- Esquema (para quienes prefieren un proceso paso a paso): Escribe tus notas en forma de lista, utilizando títulos para los temas principales, y añade detalles como subpuntos debajo de cada uno.
Pero no basta con tener una estrategia y escribirlo todo palabra por palabra: tienes que centrarte activamente en escuchar y captar las ideas principales, las tareas y las decisiones. Utiliza atajos, abreviaturas o símbolos de Zoom para seguir el hilo de la conversación.
💡Consejo de experto: Si todo va demasiado rápido, no dudes en pedir un resumen de la reunión o una aclaración sobre los puntos clave.
Después de la reunión
Una vez finalizada la reunión, es el momento de organizar y revisar tus notas. Intenta repasarlas en el plazo de una hora, mientras los detalles aún están frescos en tu memoria.
Aquí tienes una lista de control de todo lo que tienes pendiente:
- Organiza tus apuntes en un documento claro y fácil de leer
- Reescribe tu trabajo de forma ordenada, convirtiendo las abreviaturas en frases completas.
- Resalta los puntos clave, como decisiones, tareas y plazos
- Utiliza colores para clasificar la información. Por ejemplo, el rojo para los plazos y el verde para las tareas.
- Añade un resumen con los puntos principales, las decisiones clave y los elementos a realizar, indicando las responsabilidades y los plazos.
- Gestiona tus notas en papel o utiliza una plataforma digital para organizarlas por proyecto, fecha o equipo, y utilice nombres claros
Uso de integraciones para mejorar la gestión de notas
Tus notas están pensadas para aportar claridad. Pero gestionarlas manualmente puede convertir rápidamente esa claridad en caos. Evita la confusión conectando tus notas de las reuniones a tus aplicaciones de productividad habituales.
Por supuesto, puedes evitar la molestia de tener que cambiar constantemente entre varias plataformas gracias a la plataforma de productividad «todo en uno» de ClickUp.
📮Dato de ClickUp: Casi el 40 % de los profesionales se ve obligado a hacer un seguimiento de los elementos pendientes inmediatamente después de cada reunión.
Según un estudio de ClickUp, a pesar de que la mayoría de las personas tienen la intención de llevar a cabo las acciones acordadas en las reuniones, no son capaces de hacerlo. ¿El motivo? Los elementos pendientes suelen estar dispersos y carecen de visibilidad debido a que los canales de comunicación actuales se dividen entre el correo electrónico (42 %) y la mensajería instantánea (41 %).
ClickUp facilita la transición de la discusión a la acción al ser la aplicación integral para el trabajo. Reúne tus reuniones, notas y tareas en una única plataforma unificada para aumentar la productividad de tus reuniones.
Convierte tus notas en tareas organizadas con ClickUp
Para convertir tus notas estáticas de Zoom en un trabajo de gran impacto, solo tienes que seguir cuatro sencillos pasos.
Paso 1: Empieza con la integración de Zoom en ClickUp y únete a una reunión programada (o crea una nueva) directamente desde las tareas correspondientes de ClickUp.
Paso 2:
- Toma notas manualmente durante la reunión utilizando ClickUp Bloc de notas o ClickUp Documentos.
El Bloc de notas de ClickUp es ideal para tomar notas rápidas o crear listas de control. Por su parte, ClickUp Docs es más adecuado para tomar notas más detalladas que incluyan agendas o planes de proyecto.
Estos documentos son fáciles de editar con las completas herramientas de formato de ClickUp, como encabezados, listas con viñetas y numeradas, tiras y tablas. Estos elementos también mejoran la legibilidad de tus notas. ¿Lo mejor de todo? Puedes compartirlas con tu equipo en tiempo real (e incluso editarlas conjuntamente), para que todos estén al corriente de todo.
- Obtén automáticamente la transcripción y la grabación de la reunión (si está activada) en tu tarea una vez finalizada la reunión. Incluso puedes configurar una automatización en ClickUp para notificar a los participantes de la reunión cuando esto ocurra, de modo que todos tengan acceso inmediato a todos los materiales de la reunión.
Una vez hecho esto, puedes pedirle al asistente de IA nativo de ClickUp, ClickUp Brain, que resuma el debate y identifique los elementos a realizar a partir de la transcripción, sin necesidad de tomar notas manualmente durante la reunión.
💡 Consejo de experto: ¿Cansado de tomar notas de las reuniones a mano? Es hora de probar el tomador de notas con ClickUp AI.
- Mantén la atención en tus reuniones mientras la aplicación recoge automáticamente los puntos clave, las decisiones y los elementos pendientes en un documento de ClickUp perfectamente organizado.
- Convierte las conversaciones en acciones con resúmenes generados por IA que se sincronizan directamente con tus tareas y documentos.
- Tus notas de las reuniones quedan estructuradas al instante, se pueden buscar y están conectadas a tu flujo de trabajo
Paso 3: Ahora es el momento de crear tareas y subtareas en ClickUp y asignarlas a los miembros de tu equipo (o a ti mismo) para dar seguimiento a las acciones pendientes. Solo tienes que resaltar una entrada en tu Bloc de notas o en Docs para convertirla en tarea, y añadir la persona asignada y la fecha límite.
Con la incorporación de ClickUp Brain a tu tarea, consulta las responsabilidades y los plazos directamente desde tus notas. Establece prioridades, realiza el seguimiento del progreso y asegúrate de que no se pase por alto nada de lo que hay que hacer.
Soy un gran fan de ClickUp. La mejor función que tiene (y que nadie más tiene) es que puedes guardar todas tus notas en Docs y están integradas con Tasks… Así que puedes resaltar una frase de un documento y hacer clic con el botón derecho para convertirla en una tarea. Esto me resulta muy útil cuando quiero convertir las notas de una llamada telefónica de una hora en tareas concretas… y no tengo que volver a escribirlas ni siquiera copiarlas y pegarlas.
Soy un gran fan de ClickUp. La mejor función que tiene (y que nadie más tiene) es que puedes guardar todas tus notas en Docs y están integradas con Tasks… Así que puedes resaltar una frase de un documento y hacer clic con el botón derecho para convertirla en una tarea. Esto me resulta muy útil cuando quiero convertir las notas de una llamada telefónica de una hora en tareas concretas… y no tengo que volver a escribirlas ni siquiera copiarlas y pegarlas.
Si necesitas ayuda, la amplia biblioteca de plantillas de ClickUp incluye múltiples plantillas de notas de reuniones que se adaptan a todo tipo de situaciones.
Extra: ¡Echa un vistazo a estos memes de Zoom para echarte unas risas!
Plantillas de ClickUp para ayudarte en tus reuniones
Una de nuestras favoritas es la plantilla de notas de reuniones de ClickUp. Desde llamadas semanales detalladas hasta reuniones diarias, ayuda a mantener organizadas las reuniones del equipo con secciones específicas para órdenes del día, notas y tareas pendientes.
Incluso puedes añadir imágenes, enlaces o vídeos para aportar más contexto y asegurarte de que tu llamada quede bien documentada.
Con ClickUp, tienes todo lo que necesitas para reuniones y proyectos en un solo lugar, lo que te permite mantenerte organizado y tener productividad.
Otra opción que puedes utilizar es la plantilla de actas de reuniones de ClickUp. Te ayuda a crear un panel de notas en forma de subpáginas para cada sesión, de modo que no se te escape ningún detalle. La plantilla es perfecta para principiantes, por lo que todos los miembros de tu equipo podrán colaborar de verdad sin tener que pasar por una curva de aprendizaje.
💡Consejo de experto: Si en tu empresa se utiliza el entorno de trabajo de Google, es probable que tus órdenes del día estén en los Documentos de Google. Echa un vistazo a estas plantillas gratuitas de órdenes del día para los Documentos de Google para empezar.
Errores habituales al tomar notas en Zoom y cómo evitarlos
Incluso con las herramientas adecuadas y una buena preparación, es habitual cometer errores durante las llamadas en línea que pueden afectar directamente a la productividad.
Pero la mayoría de ellos son fáciles de solucionar. A continuación te presentamos algunos errores típicos a la hora de tomar notas y cómo evitarlos.
- Sobrecargar tus notas con detalles innecesarios puede dificultar su revisión o la puesta en práctica de lo anotado. En lugar de intentar anotarlo todo, céntrate en los puntos clave, las decisiones y los elementos a realizar.
- No hacer un seguimiento de los elementos pendientes tras una llamada es un problema habitual. Justo después de la reunión, revisa los elementos pendientes y asígnalos a las personas adecuadas.
- Las notas desorganizadas e imposibles de recuperar pueden provocar la pérdida de información y una pérdida de tiempo. Establece un sistema claro para almacenarlas, con nombres de carpetas sencillos y rótulos coherentes.
- Hacer varias tareas a la vez reduce la calidad de tus notas. Si revisas el correo electrónico mientras estás en una llamada, te perderás detalles fundamentales. Mantén la atención en la reunión.
- No realizar un uso compartido de las notas con las personas adecuadas reduce su valor y genera confusión. Envía las notas inmediatamente a las personas implicadas tras la llamada.
¡Deja que ClickUp se encargue de tomar notas!
Tomar buenas notas es clave para garantizar la productividad de tus reuniones y que no se pase por alto nada importante. La herramienta interna de Zoom ha demostrado ser muy útil para equipos de todo el mundo.
Pero si buscas algo aún más potente y preciso, ClickUp es la solución.
ClickUp no solo te ayuda a tomar notas, sino que también se integra con sus herramientas de gestión de proyectos, para que puedas convertir las notas de las reuniones en tareas al instante sin tener que cambiar de aplicación. Desde establecer plazos hasta asignar tareas y realizar el seguimiento del progreso, ClickUp lo hace todo.
¡Regístrate hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y deja que gestione tus proyectos y notas en un mismo espacio de trabajo!