Las llamadas de Zoom con equipos internos y clientes se han convertido en la norma debido a la pandemia y a los cambios en nuestra forma de trabajar. Dado este cambio en el estilo de trabajo y la importancia de las reuniones de Zoom, es fundamental estar bien preparado.
¿Alguna vez ha asistido a esas incómodas reuniones de Zoom en las que se olvidó de activar el audio? ¿O ha participado en reuniones remotas en Zoom en las que su PC se actualizó un minuto antes de la llamada, lo que le hizo llegar tarde a una reunión virtual importante?
Todos hemos pasado por eso, pero si no quieres que las reuniones virtuales incómodas sean lo tuyo, familiarízate con estos 20 consejos y trucos de Zoom.
Comprender Zoom y cómo utilizarlo
Zoom es un software de comunicación virtual basado en la nube que utilizan pequeñas, medianas y grandes empresas para organizar reuniones virtuales, seminarios web, clases magistrales y sesiones individuales, así como para crear salas de descanso.
Algunas de las funciones avanzadas que lo hacen más robusto que las alternativas a Zoom son sus capacidades de colaboración en tiempo real, la mensajería instantánea y los sistemas de salas Zoom. Zoom también es fácilmente accesible a través de aplicaciones móviles y de escritorio.
Algunos de los usos más populares de Zoom son:
- Unifique un equipo distribuido con comunicaciones virtuales periódicas.
- Aprovecha la interfaz de usuario sencilla e intuitiva de Zoom, que resulta fácil de usar tanto para usuarios técnicos como no técnicos.
- Aprovecha los planes asequibles y gratuitos de Zoom.
- Crea salas de descanso en Zoom para dividir las sesiones largas en varias sesiones más pequeñas.
- Utiliza el chat de Zoom para colaborar con los miembros del equipo.
Aunque Zoom es una aplicación estupenda para mejorar el rendimiento en el trabajo, no todas las llamadas de Zoom salen bien. Algunos retos inherentes pueden hacer que Zoom resulte difícil de usar en ocasiones.
Retos habituales en las reuniones de Zoom
Los retos que plantean la creación y la asistencia a reuniones de Zoom pueden variar. Para algunos, una conexión a internet estable puede ser el mayor reto, mientras que para otros, tomar notas durante una llamada de Zoom puede suponer un mayor desafío.
Hemos hablado con muchos profesionales que participan a diario en múltiples llamadas de Zoom y hemos recopilado una lista de los retos más comunes de las reuniones de Zoom:
- No disponer de un proceso para documentar el orden del día de la reunión
- Desviación de los temas principales de debate
- Dificultad para encontrar el ID de la reunión para las salas de reuniones de Zoom adecuadas
- No realizar ajustes técnicos con antelación, como el micrófono, la cámara, los altavoces y el ruido de fondo.
- ¿Le cuesta concentrarse en los debates de las reuniones?
- Problemas con la calidad del audio y el vídeo
- Problemas para reducir el ruido de fondo
- Permitir automáticamente la entrada de asistentes no deseados a las videollamadas de Zoom sin el consentimiento del anfitrión, lo que genera problemas de privacidad.
- ¿Le cuesta compartir su opinión en un equipo grande?
- No entender lo que dicen los demás debido a las barreras lingüísticas
- Complicar la comunicación interna al no utilizar el chat de Zoom de manera eficiente
- Distraerse al realizar varias tareas a la vez, como cambiar varias veces entre aplicaciones.
- ¿Le resulta difícil realizar el seguimiento de las notas de la reunión?
¿Te has sentido identificado con alguno de ellos?
Si es así, aquí te explicamos cómo abordar fácilmente estos retos con los consejos de Zoom.
20 consejos para reuniones de vídeo con Zoom
Las llamadas de Zoom son ahora una parte integral de la mejora de los procesos empresariales. Probablemente no encontrará una alternativa eficaz a Zoom en el mercado actual, especialmente si tiene equipos grandes y remotos que trabajan desde múltiples ubicaciones. Las funciones de Zoom permiten a estos equipos realizar llamadas periódicas y sesiones de puesta al día diarias, crear salas de descanso y sesiones para todos los empleados.
Lo ideal es sacar el máximo partido a tus llamadas de Zoom siguiendo las normas de etiqueta y las buenas prácticas de Zoom.
1. Integra ClickUp y Zoom para programar, resumir y grabar vídeos.
¿Utilizas ClickUp en tu lugar de trabajo? Añade una capa colaborativa optando por la integración de Zoom para organizar reuniones dentro de ClickUp.
Esta integración le ayuda a:
- Inicie las sesiones de Zoom desde una tarea de ClickUp utilizando el botón Reunión de Zoom. El comando integrado «/zoom» le permite no tener que cambiar entre Zoom y ClickUp cada vez que necesite realizar una llamada de 15 minutos con los miembros de su equipo. Además, cuando se inicia una reunión de Zoom, el enlace de la reunión aparece automáticamente en el comentario de la tarea para garantizar la visibilidad de todos.
- Si grabas tus videollamadas de Zoom, no tendrás que esperar entre 15 y 20 minutos a que la grabación en la nube llegue a tu bandeja de entrada. ClickUp actualiza automáticamente el enlace a la grabación de la reunión dentro de la misma tarea poco después de que finalice la reunión.
- Añade tus listas de control para videoconferencias de Zoom en ClickUp y, a medida que avance la reunión, asegúrate de tachar las tareas de tu lista de control una por una.
- Resuma sus reuniones de ClickUp como un profesional con una función editorial experta que recoge todos los puntos críticos de debate de sus conferencias y los organiza para crear el MoM.
2. Utiliza los prácticos atajos de teclado para completar tus tareas rápidamente.
Aquí tienes algunos atajos de teclado útiles para Zoom si todas tus reuniones virtuales se realizan a través de esta plataforma:
| Objetivo | MacOS | Windows |
| Para ir a la ventana de invitación | Cmd+I | Alt+I |
| Cuando el anfitrión de una reunión desea silenciar a los participantes | Cmd+Ctrl+M | Alt+M |
| Para activar el sonido de todos los participantes | Cmd+Ctrl+U | Alt+M (pulsa de nuevo) |
| Para iniciar/detener el uso compartido de pantalla | Cmd+Shift+S | Alt+Mayús+S |
| Para iniciar/finalizar la grabación de una reunión en la nube | Cmd+Shift+C | Alt+C |
| Para hacer una captura de pantalla | Cmd+Shift+5 | Alt+Mayús+T |
3. Añade tu nombre y el pronombre que prefieras en Zoom
Un consejo fundamental para cualquiera que utilice la plataforma para reuniones profesionales es añadir su nombre legal al portal de Zoom. Solo tiene que hacerlo una vez para asegurarse de que aparezca cada vez que participe en una reunión de Zoom.
El proceso es muy sencillo.
- Inicie sesión en su portal web de Zoom.
- Haga clic en «Perfil» y, a continuación, en «Edición».
- Añade tu nombre en el campo «Nombre para mostrar» y guarda los cambios.
Verás una opción para introducir tu pronombre preferido debajo del campo «Nombre para mostrar». En aras de la diversidad y la inclusión, considera la posibilidad de añadir tu pronombre preferido. Esto garantiza que los demás se dirijan a ti de forma adecuada durante las reuniones remotas.
4. Configure los ajustes de privacidad de una sola vez
Configurar con antelación todos los ajustes de privacidad de las reuniones de Zoom mejorará la experiencia de la aplicación de videoconferencia tanto para el anfitrión como para todos los invitados.
Utiliza los siguientes consejos sobre Zoom para configurar los ajustes de privacidad en cinco minutos:
- Mantén tus reuniones privadas de Zoom separadas de tus sesiones profesionales de Zoom.
- Cuando organices un seminario web o un evento público, no utilices tu dirección de correo electrónico privada para proteger tu privacidad.
- Habilita el cifrado de extremo a extremo (E2E) en tu cuenta de Zoom. Esto establecerá automáticamente un límite para las actividades que pueden provocar fugas de información, como que los invitados graben la reunión o intenten realizar el uso compartido de la pantalla sin el permiso del anfitrión.
- Cuando organices eventos públicos, elimina a los invitados no deseados de las llamadas. También es recomendable bloquear por completo sus llamadas de audio y videollamadas.
- Si programas un evento en directo con más de 100 asistentes, no permitas que los invitados se unan a la reunión antes que el anfitrión. Este consejo de Zoom garantiza que los invitados no se aburran al entrar antes de tiempo. Ve a «Ajustes» en tu portal web de Zoom, pasa el cursor por la pestaña «Reuniones» y desplázate hacia abajo para encontrar esta opción.
5. Añade una foto de perfil profesional y un fondo virtual.
La ventaja añadida de subir tu foto de perfil profesional es que te permite desactivar el vídeo durante las reuniones largas de Zoom sin que los demás participantes tengan la sensación de estar hablando con un espacio en blanco.
Una foto de perfil profesional con un fondo virtual de Zoom tiene un aspecto similar a este:
Cambiar tu foto de perfil es muy sencillo. Ve a «Perfil» y haz clic en «Editar» para cambiarla.
Otro consejo para Zoom es añadir fondos virtuales personalizados.
Nuestras configuraciones de teletrabajo no siempre son las mejores. Zoom te permite elegir un fondo virtual que te da más privacidad y te garantiza que no tendrás que preocuparte por ordenar antes de una reunión. Ya sea una imagen del brillante puente Golden Gate o un cielo lleno de estrellas, elige el fondo virtual que mejor se adapte a tu personalidad. Ve a «Configuración de Zoom» y desplázate hacia abajo para encontrar esta opción.
6. Configura tu sala de espera de Zoom
Uno de los mejores consejos para garantizar la seguridad de sus reuniones personales es configurar una sala de espera. Como anfitrión, puede añadir invitados auténticos a los eventos de colaboración en línea y eliminar a los participantes no deseados.
Ve a «Ajustes de la reunión», luego a la pestaña «Reunión» y desplázate hacia abajo para activar el campo «Sala de espera» en tu portal web de Zoom.
7. Comience todas las reuniones de Zoom con el audio y el vídeo desactivados.
¿Sueles unirte a las llamadas de Zoom a primera hora de la mañana con el pelo revuelto? ¿O te cuesta mucho evitar que tu perro ladre cuando está a punto de empezar la reunión?
Aquí tienes un consejo sobre Zoom que funciona de maravilla en estas situaciones: silencia el audio y apaga el vídeo para tranquilizarte antes de volver a activar el audio, reducir el ruido de fondo y estar listo para el vídeo. Puedes establecer este ajuste como predeterminado siguiendo los pasos que se indican a continuación:
- Silenciar el audio de forma predeterminada: Ve a Ajustes de la reunión > Audio > Silenciar micrófono al unirte a una reunión.
- Desactiva el vídeo de forma predeterminada: Ve a Configuración de vídeo > Vídeo > Desactivar mi vídeo al unirme a una reunión.
8. Active siempre la vista de galería para ver a todos los participantes en la reunión.
Ya se trate de un evento de colaboración en línea, como un seminario web, o de otra llamada de Zoom, es una cortesía habitual en Zoom observar a todos los presentes en la reunión, no solo al ponente. Para ello, primero debe activar la «Vista de galería» cada vez que se una a una reunión de Zoom.
Ve a «Vista» en la esquina superior derecha de la pantalla de Zoom y realiza la selección «Galería».
La vista de galería le permite ver a 49 invitados o menos en una sola pantalla de reunión. Si tiene más participantes, active la opción de páginas múltiples.
Zoom te permite crear salas de descanso para convertir una sesión larga en 100 sesiones más cortas. Los anfitriones pueden asignar a los participantes a estas sesiones de forma automática o manual, y los participantes tienen la flexibilidad de elegir la sala de descanso que prefieran.
Para crear salas de descanso: Ve a Ajustes > Reuniones de descanso > Asignar participantes > Programar reunión.
9. Utiliza un único enlace de Zoom para programar reuniones periódicas.
Programar reuniones periódicas en tu Google Calendar utilizando una sola URL de reunión te ahorrará mucho tiempo y te evitará tener que enviar varias invitaciones justo antes de que comience la reunión.
Pasos a seguir: Reuniones > Programar una reunión > Marcar la casilla Reunión periódica > Añadir frecuencia > Guardar.
Una vez que cambies tu evento programado, se actualizará automáticamente tu calendario de Google o Outlook con tu ID de reunión personal y se convertirá en el ajuste predeterminado para todas tus próximas reuniones.
10. Practique el uso de la función de levantar la mano.
En el mundo virtual, interrumpir a alguien mientras habla es un gran error. Expresar tus ideas en reuniones virtuales puede resultar complicado. Por suerte, Zoom nos ayuda con el emoji de levantar la mano. Es como hacer un pequeño gesto virtual para indicar a los demás que tienes algo que decir, de modo que el anfitrión te dé la palabra sin que se produzca el caos de que todos hablen a la vez.
Aquí tienes dos formas de utilizarlo:
- Ve al botón «Reacciones» en la pantalla de la llamada y selecciona este emoji «✋» para que los participantes en la reunión sepan que quieres decir algo y estás esperando tu turno. Para habilitar la función, ve a los ajustes de tu perfil y activa la opción «Comentarios no verbales».
- Publica el mismo emoji en la ventana de chat de la llamada para informar a los miembros de tu equipo de que estás esperando para hablar.
11. Habilita los tonos de piel para las reacciones con emojis.
Aunque el tono de piel predeterminado de todos los emojis es amarillo, Zoom te permite personalizarlos con seis tonos de piel diferentes. Ve a Perfil > Ajustes > Cambiar tonos de piel de los emojis.
12. Active la opción de transcripción en directo para las reuniones de Zoom.
Zoom te permite activar las transcripciones en directo durante las reuniones. Si organizas una videollamada, desplázate hasta la parte inferior de la pantalla y haz clic en el botón «Transcripción en directo» situado junto al botón «Grabar».
Genera subtítulos para todos los participantes y consulta posteriormente la transcripción completa para redactar el acta de la reunión (MoM).
La función de transcripción de llamadas es una opción excelente para equipos diversos con miembros de diferentes etnias, ya que garantiza que los participantes no se pierdan ninguna discusión importante.
13. Juega con los avatares de Zoom
¿Cansado de la misma apariencia de siempre durante las sesiones generales de Zoom? Cambie a los avatares de Zoom para añadir un poco de diversión a sus reuniones.
Los pasos para elegir tu avatar son: Ajustes > Fondo y efectos > Avatar.
También puedes elegir entre varios avatares de animales favoritos y sustituir tu foto de perfil por un divertido carácter animal. Tu apariencia en la reunión será algo así:
14. Aprovecha al máximo la pizarra de Zoom para las sesiones de brainstorming.
La pizarra de Zoom es tu solución integral para la lluvia de ideas, ya que funciona como un software de colaboración visual que te permite:
- Inicie una sesión de lluvia de ideas, añada imágenes y mapas mentales, y realice el uso compartido de la información con todos los participantes en la reunión.
- Presente un lienzo virtual al equipo en general.
- Crea pizarras interactivas en tiempo real para simplificar la colaboración.
Acceder a la pizarra es muy sencillo. Haz clic con el botón derecho del ratón en el botón «Compartir contenido» de la pantalla de la llamada y desplázate hacia abajo hasta encontrar la pizarra.
15. Establece recordatorios para las reuniones de Zoom programadas automáticamente.
Activa los recordatorios de reuniones en tu teléfono a través de la aplicación Zoom para recibir notificaciones sobre las próximas reuniones de Zoom, incluso cuando no estés en tu puesto de trabajo.
Ve a los ajustes, haz clic en la opción «Recordármelo» y activa el interruptor. Elige cuántos minutos u horas antes de la llamada quieres recibir el recordatorio.
16. Opte por el uso compartido avanzado de la pantalla
Los anfitriones pueden mejorar la naturaleza colaborativa de las reuniones de Zoom optando por la opción de uso compartido avanzado de pantalla. Utilice las herramientas de anotación para uso compartido de pantalla de Zoom para:
- Seleccione un área específica de la pantalla
- Convierte el cursor en una flecha y haz clic en cualquier lugar de la pantalla para «pegar» la flecha.
- Convierte el cursor del anfitrión en un punto
17. Utilice el chat de equipo de Zoom para comunicarse durante la llamada.
¿Por qué interrumpir una reunión con varios equipos para decirle algo a un miembro específico del equipo cuando puede enviarle un mensaje directamente por separado? El chat de mensajería instantánea integrado en Zoom le permite:
- Chatea antes o durante una llamada remota.
- Encuentre contactos y archivos sin problemas
- Añadir, eliminar, silenciar y bloquear participantes
- Asiste a las reuniones de Zoom desde tu móvil y tu escritorio.
¿Lo mejor de todo? El chat de equipo de Zoom es gratis.
18. Cierre las pestañas antes del uso compartido de la pantalla.
¿Alguna vez ha tenido que compartir su pantalla durante una llamada de trabajo y ha revelado accidentalmente su lista de deseos de Amazon?
Esas molestas pestañas te sacan de quicio, ¿verdad?
Cierre las pestañas adicionales antes de empezar con el uso compartido completo de la pantalla de su escritorio con su equipo.
Mantenga abierta la pestaña de la reunión y otras carpetas y aplicaciones relevantes para no tener que cambiar entre Zoom y otras aplicaciones. Esto no solo le ayudará a mantener la privacidad de sus asuntos privados, sino que también hará que su ordenador funcione más rápido.
19. Evite actualizar el software antes de una reunión de Zoom.
De vez en cuando, verás los mensajes «las actualizaciones están listas para instalarse» en tu pantalla.
Si ves ventanas emergentes de este tipo antes de una reunión de Zoom, evita hacer clic en la opción «actualizar ahora». En su lugar, espera hasta el final de tu jornada laboral para ejecutar todas las actualizaciones de software.
20. Identifica y resuelve los primeros signos de «fatiga de Zoom».
Cuando asiste a una sesión, ¿sente a menudo que todo el mundo le está mirando? A veces, las reuniones largas y frecuentes pueden provocar una sobrecarga cognitiva y hacer que se sienta abrumado y agotado.
Estos son signos de «fatiga de Zoom», un síntoma frecuente entre los trabajadores virtuales. Afortunadamente, hay algunos pasos que puede tomar para solucionarlo.
Jeremy Bailenson, profesor de comunicación del Laboratorio de Interacción Humana Virtual (VHIL) de la Universidad de Stanford, ofrece en su trabajo de investigación algunas sugerencias que ayudan a aliviar los síntomas de la fatiga de Zoom:
- Reduce el tamaño de la ventana de Zoom.
- Activa la opción «ocultar mi vista» durante las reuniones remotas consecutivas.
- Desactiva tu vídeo durante las reuniones largas para descansar de estar en pantalla.
- Tómese descansos de audio para gestionar la presión de estar constantemente activo verbalmente.
Triunfa en tu próxima llamada de Zoom con estos consejos y trucos
Aunque las reuniones de Zoom no siempre ofrecen la mejor experiencia, es innegable que Zoom acorta eficazmente la distancia entre equipos globales y remotos, facilitando el acceso a la información.
Con estos sencillos consejos y trucos de Zoom, organizar reuniones exitosas en Zoom será pan comido.
Facilita el teletrabajo iniciando tus reuniones de Zoom directamente desde las tareas de ClickUp.