20 trucos y consejos de Zoom para mejorar las videoconferencias

Las llamadas de Zoom con equipos internos y clientes se han convertido en la norma gracias a la pandemia y a los cambios en nuestro estilo de trabajo. Dado este cambio en el estilo de trabajo y la importancia de las reuniones con Zoom, es fundamental estar bien preparado.

¿Has asistido alguna vez a esas incómodas reuniones de Zoom en las que olvidaste quitar el silencio del audio? ¿O has participado en reuniones remotas en Zoom en las que tu PC recibía una actualización un minuto antes de la llamada, haciéndote llegar tarde a una reunión virtual crítica?

A todos nos ha pasado, pero si no quieres que las reuniones virtuales incómodas sean lo tuyo, familiarízate con estos 20 trucos y consejos de Zoom.

Comprender Zoom y cómo utilizarlo

Zoom es un software de comunicación virtual basado en la nube que las pequeñas, medianas y grandes empresas utilizan para celebrar reuniones virtuales, seminarios web, clases magistrales y sesiones 1:1 y crear salas de reuniones.

Algunas funciones avanzadas que lo hacen más robusto que el Alternativas a Zoom son sus capacidades de colaboración en tiempo real, mensajería instantánea y sistemas de salas Zoom. Zoom también es fácilmente accesible a través de aplicaciones móviles y de escritorio.

Algunos de los usos más populares de Zoom son:

• Unificar un equipo distribuido con comunicación virtual regular
• Aprovechar la sencilla e intuitiva interfaz de usuario de Zoom, fácil de usar tanto para profesionales técnicos como no técnicos
• Aprovechar los planes gratuitos/a y asequibles de Zoom
• Crear salas de reuniones de Zoom para dividir sesiones largas en varias sesiones más pequeñas
• Utilizar el chat de Zoom para colaborar con los miembros del equipo

Aunque Zoom es una gran aplicación para mejorar el rendimiento en el trabajo, no todas las llamadas con Zoom van bien. Algunos problemas inherentes pueden dificultar el uso de Zoom en ocasiones.

Desafíos comunes de las reuniones de Zoom

Los desafíos de crear y asistir a reuniones de Zoom pueden variar. Para algunos, una conexión (a internet) estable puede ser el mayor desafío, mientras que tomar notas de la reunión durante una llamada de Zoom puede ser más difícil para otros.

Hemos hablado con muchos profesionales que atienden varias llamadas de Zoom al día y hemos elaborado una lista de los retos más comunes de las reuniones de Zoom:

• No disponer de un proceso para documentar lasagenda de la reunión* Desviación de los principales temas de debate
• Dificultad para encontrar el ID de la reunión para las salas de reuniones de Zoom adecuadas
• No ajustar de antemano aspectos técnicos como el micrófono, la cámara, el altavoz y el ruido de fondo
• Dificultad para concentrarse en los debates de la reunión
• Problemas con la calidad de audio y vídeo
• Problemas para reducir el ruido de fondo
• Permitir la entrada de asistentes no deseados en las videollamadas de Zoom de forma automática sin el consentimiento del anfitrión, lo que genera problemas de privacidad
• Dificultades para compartir opiniones en un equipo grande
• No entender lo que dicen los demás debido a las barreras lingüísticas
• Complicar la comunicación interna al no utilizar el chat de Zoom de forma eficiente
• Distraerse al realizar varias tareas a la vez, como cambiar de una aplicación a otra varias veces
• Dificultad para hacer un seguimiento de losnotas de la reunión ¿Te has sentido identificado con alguno de estos temas?

Si es así, a continuación te explicamos cómo afrontar estos retos fácilmente con los consejos de Zoom.

20 consejos para reuniones de vídeo con Zoom

Las llamadas de Zoom son ahora parte integral de mejora de los procesos de empresa . Es probable que no encuentre una alternativa eficaz a Zoom en el mercado actual, especialmente si tiene equipos grandes y remotos que trabajan desde múltiples ubicaciones. Las funciones de Zoom permiten a estos equipos realizar llamadas recurrentes y puestas al día, crear salas de reuniones y sesiones para todos.

Lo ideal es sacar el máximo partido de las llamadas de Zoom siguiendo la etiqueta y las buenas prácticas de Zoom.

1. Integre ClickUp y Zoom para programar, resumir y grabar vídeos

¿Utiliza ClickUp en su lugar de trabajo? Añada una capa de colaboración optando por la opción Integración de Zoom para organizar reuniones dentro de ClickUp.

Esta integración le ayuda a:

• Iniciar sesiones de Zoom dentro de una tarea de ClickUp mediante el botón Zoom meeting. El comando '/zoom' integrado significa que no tendrá que cambiar entre Zoom y ClickUp cada vez que necesite realizar una llamada de 15 minutos con los miembros de su equipo. Además, cuando se inicie una reunión de Zoom, el enlace a la reunión aparecerá automáticamente en el comentario de la tarea para visibilidad de todos

Zoom en su próxima reunión desde ClickUp

• Si graba sus videollamadas de Zoom, no tendrá que esperar entre 15 y 20 minutos a que la grabación en la nube llegue a su bandeja de entrada. ClickUp actualiza automáticamente el enlace a la grabación de la reunión dentro de la misma tarea poco después de que finalice la reunión

Cuando finalizan las reuniones, ClickUp actualiza automáticamente la tarea con los detalles

• Añada sus listas de control de videoconferencia de Zoom dentro de ClickUp y, a medida que la reunión continúa, asegúrese de tachar las tareas de su lista de control una a una
• Resuma sus tareasReuniones de ClickUp como un profesional con una función editorial experta que recoge todos los puntos críticos de debate de sus conferencias y los organiza para crear la MdM

2. Utilice los prácticos atajos de teclado para completar sus tareas rápidamente

Aquí tienes algunos atajos de teclado útiles de Zoom si todas tus reuniones virtuales en Zoom:

Atajos de teclado para Zoom

3. Añade tu nombre y pronombre preferido en Zoom

Un consejo crucial de Zoom para cualquiera que utilice la plataforma para reuniones profesionales es añadir su nombre legal a su portal de Zoom. Sólo tienes que hacerlo una vez para asegurarte de que se refleje cada vez que estés en una reunión de Zoom.

El proceso es bastante sencillo.

• Accede a tu portal web de Zoom
• Haz clic en "Perfil" seguido de "Editar
• Añade tu nombre en el campo "Nombre para mostrar" y guarda los cambios

Verás una opción para introducir tu pronombre preferido debajo del campo "Nombre para mostrar". En aras de la diversidad y la inclusión, considere la posibilidad de añadir su pronombre preferido. Así se asegurará de que los demás se dirijan a usted correctamente durante las reuniones a distancia.

Añade tu nombre y tu pronombre preferido en Zoom

4. Establece los ajustes de privacidad de una sola vez

Establecer de antemano todos los ajustes de privacidad de la reunión de Zoom mejorará la experiencia de la app de videoconferencia para el anfitrión y todos los invitados.

Utiliza los siguientes consejos de Zoom para configurar los ajustes de privacidad en cinco minutos:

• Mantén tus salas de reuniones privadas de Zoom separadas de tu sesión profesional de Zoom
• Cuando organices un seminario web o un evento público, no utilices tu ID de correo electrónico privado para proteger tu privacidad
• Activa el cifrado de extremo a extremo (E2E) en tu cuenta de Zoom. Esto limitará automáticamente las actividades de filtración de información, como que los invitados graben la reunión o intenten compartir la pantalla sin el permiso del anfitrión
• Cuando organice eventos públicos, elimine de las llamadas a los invitados no deseados. También es una buena práctica bloquear por completo sus llamadas de audio y vídeo
• Si programa un evento en directo con más de 100 asistentes, no permita que los invitados se unan a la reunión antes que el anfitrión. Este consejo de Zoom garantiza que los invitados no se aburran por entrar antes de tiempo. Vaya a "Ajustes" en su portal web de Zoom, pase por encima de la pestaña "Reuniones" y desplácese hacia abajo para encontrar esta opción

Ajustes de privacidad en Zoom

5. Añadir una foto de perfil profesional y un fondo virtual

La ventaja añadida de subir tu foto de perfil profesional es que te permite apagar el vídeo durante largos periodos de tiempo Zoom reuniones sin que los demás participantes sientan que hablan con un espacio en blanco.

Una foto de perfil profesional con un fondo virtual de Zoom tiene este aspecto:

vía YouTube Cambiar tu foto de perfil es bastante sencillo. Ve a "Perfil" y haz clic en "Editar" para cambiarla.

Otro truco de Zoom es añadir fondos virtuales de Zoom personalizados.

Nuestras configuraciones de teletrabajo no siempre son las mejores. Zoom te permite elegir un fondo virtual que te proporcione más privacidad y te evite tener que preocuparte de ordenar todo antes de una reunión. Ya sea una imagen del brillante puente Golden Gate o un cielo lleno de estrellas, elige el fondo virtual que mejor se adapte a tu personalidad. Ve a "Ajustes de Zoom" y desplázate hacia abajo para encontrar esta opción.

Ajuste de su fondo virtual en Zoom

6. Configure su sala de espera en Zoom

Uno de los mejores consejos de Zoom para asegurar tu reunión personal es configurar tu sala de espera. Como anfitrión, puedes añadir invitados reales a los eventos de colaboración en línea y eliminar a los participantes que envíen spam.

Ajuste su sala de espera Zoom

Vaya a "Ajustes de la reunión", a continuación a la pestaña "Reunión" y desplácese hacia abajo para activar el campo "Sala de espera" en su portal web de Zoom.

7. Iniciar todas las reuniones de Zoom con el audio y el vídeo desactivados

¿A menudo te unes a una llamada de Zoom por la mañana temprano con la cabeza despeinada? ¿O te cuesta que tu perro deje de ladrar cuando la reunión está a punto de empezar?

Aquí tienes un truco de Zoom que funciona de maravilla en estas situaciones: silencia el audio y apaga el vídeo para calmarte antes de que estés listo para activar el audio, reducir el ruido de fondo y estar listo para grabar vídeo. Puedes hacer que este sea tu ajuste predeterminado/a siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

• Silenciar el audio de forma predeterminada: Ve a Ajustes de la reunión > Audio > Silenciar micrófono al entrar en una reunión
• Desactivar vídeo de forma predeterminada, por defecto: Vaya a Ajustes de vídeo > Vídeo > Desactivar mi vídeo al entrar en una reunión

8. Active siempre la vista de galería para ver a todos los participantes en la reunión

Tanto si se trata de un evento de colaboración en línea como un seminario web u otra llamada de Zoom, es una cortesía común de Zoom observar a todos los presentes en la reunión, no sólo al orador. Para ello, primero debes activar la "vista de galería" cada vez que te unas a una reunión de Zoom.

Vaya a "Ver" en la esquina superior derecha de la pantalla de Zoom y seleccione "Galería"

Cómo ajustar la vista de la galería durante una reunión de Zoom

La vista de galería le permite ver a 49 invitados o menos en una sola pantalla de reunión. Si tiene más participantes, active la opción de varias páginas.

Zoom le permite establecer salas de breakout para convertir una sesión larga en 100 sesiones más cortas. Los anfitriones pueden asignar participantes a estas sesiones de forma automática o manual, y los participantes tienen la flexibilidad de elegir la sala de breakout que prefieran.

Para crear salas de breakout Vaya a Ajustes > Reuniones breakout > Asignar participantes > Programar reunión.

vía Zapier

9. Utilice un único enlace de Zoom para programar reuniones recurrentes

Programar reuniones recurrentes en tu calendario de Google utilizando una sola URL de reunión es un gran ahorro de tiempo que te ahorra la molestia de enviar varias invitaciones justo antes de que comience la reunión.

Pasos a seguir: Reuniones > Programar una reunión > Marca la casilla Reunión periódica > Añadir frecuencia > Guardar.

Cómo configurar una reunión recurrente en Zoom

Una vez que cambies el evento programado, éste se actualizará automáticamente en tu calendario de Google o Outlook con tu ID de reunión personal y se convertirá en el ajuste predeterminado/a para todas tus próximas reuniones.

10. Practicar el uso de la función de levantar la mano

En el mundo virtual, intervenir mientras alguien está hablando está muy mal visto. Expresar tus pensamientos en reuniones virtuales puede ser complicado. Por suerte, Zoom nos tiene cubiertos con el emoji de levantar la mano. Es como hacer un pequeño gesto virtual con la mano para indicar a los demás que tienes algo que decir, de modo que el anfitrión pueda darte la palabra sin el caos de todo el mundo hablando a la vez.

Aquí tienes dos formas de utilizarlo:

• Ve al botón "Reacciones" de tu pantalla de llamada y elige este emoji "✋" para indicar a los participantes en la reunión que quieres decir algo y que estás esperando tu turno. Para activar esta función, ve a los ajustes de tu perfil y activa la opción "Reacciones no verbales"
• Publica el mismo emoji en la ventana de chat durante la llamada para informar a los miembros de tu equipo de que estás esperando para hablar

11. Activar los tonos de piel de reacción emoji

Mientras que los ajustes predeterminados de todos los tonos de piel emoji son amarillos, Zoom te permite personalizarlos en seis tonos de piel disponibles. Ve a Perfil> Ajustes > cambiar tonos de piel emoji.

vía Zoom

12. Activar la opción de transcripción en directo para las reuniones de Zoom

Zoom te permite activar la transcripción en directo durante las reuniones. Si organizas una videollamada, desplázate hasta la parte inferior de la pantalla y haz clic en el botón "Transcripción en directo" situado junto al botón "Grabar".

Genere subtítulos para todos los oradores y vea la transcripción completa más tarde para redactar el borrador de la actas de las reuniones (MoM).

Transcripción en directo en Zoom

La función de transcripción de llamadas es una opción excelente para equipos diversos con miembros de distintas etnias, ya que garantiza que los participantes no se pierdan discusiones significativas.

13. Juega con los avatares de Zoom

¿Cansado de la misma apariencia de siempre durante las sesiones de Zoom a cuatro manos? Utiliza los avatares de Zoom para darle un toque divertido a tus reuniones.

Los pasos para elegir tu avatar son Ajustes > Fondo y efectos > Avatar.

vía HelloTech También puedes elegir entre varios avatares de animales favoritos y sustituir tu foto de perfil por un divertido carácter animal. El aspecto de tu reunión será algo parecido a esto:

Añade un divertido avatar de Zoom a tu perfil

14. Saca el máximo partido a la Pizarra de Zoom en tus sesiones de brainstorming

La pizarra de Zoom es tu solución única para las sesiones de brainstorming, que funciona como una software de colaboración visual que te permite

• Iniciar una sesión de lluvia de ideas, añadir imágenes y mapas mentales, y compartirla con todos los participantes en la reunión
• Presentar un lienzo virtual a todo el equipo
• Crear pizarras interactivas en tiempo real para simplificar la colaboración

Acceder a la Pizarra es muy sencillo. Haga clic con el botón derecho del ratón en el botón "Compartir contenido" de la pantalla de llamada y desplácese hacia abajo hasta encontrar la pizarra.

vía Zoom

15. Ajuste de recordatorios para reuniones de Zoom programadas automáticamente

Activa recordatorios de reuniones en tu teléfono a través de la app, aplicación de Zoom para recibir notificaciones sobre las próximas reuniones de Zoom, incluso cuando no estés en tu puesto de trabajo.

Vaya a Ajustes, haga clic en la opción "Recordármelo" y actívela. Elige cuántos minutos u horas antes de la convocatoria quieres recibir la alerta.

a través de Technipages

16. Opta por el uso compartido de pantalla avanzado

Los anfitriones pueden mejorar la naturaleza colaborativa de las reuniones de Zoom optando por la opción de uso compartido avanzado de pantalla. Utilice las herramientas de anotación de uso compartido de pantalla de Zoom para:

• Señalar un área específica de la pantalla
• Convertir el cursor en una flecha y hacer clic en cualquier lugar de la pantalla para "pegar" la flecha
• Convertir el cursor del anfitrión en un punto

17. Utiliza el chat de equipo de Zoom para comunicarte durante la llamada

¿Por qué interrumpir una reunión de varios equipos para decirle algo a un miembro concreto del equipo cuando, en su lugar, puede enviar directamente mensajes con sus ideas por separado? El chat de mensajería instantánea integrado de Zoom te permite:

• Chatear antes o durante una llamada remota
• Buscar contactos y archivos sin problemas
• Añadir, eliminar, silenciar y bloquear participantes
• Asistir a reuniones de Zoom desde el móvil y el escritorio

¿Y lo mejor? Zoom Team Chat es gratuito/a.

18. Cerrada de pestañas antes de uso compartido de la pantalla

¿Alguna vez has tenido que presentar tu pantalla durante una llamada de trabajo sólo para revelar accidentalmente tu lista de deseos de Amazon?

Esas molestas pestañas siempre te pillan, ¿verdad?

Cierra las pestañas adicionales antes de empezar a compartir toda la pantalla de tu escritorio con tu equipo.

Mantén abiertas la pestaña de la reunión y otras carpetas y aplicaciones relevantes para no tener que cambiar entre Zoom y otras aplicaciones. No sólo te ayuda a mantener tus asuntos personales en privado, sino también a que tu equipo trabaje más rápido

19. Evita las actualizaciones de software antes de la reunión de Zoom

De vez en cuando, verás en tu pantalla los mensajes "las actualizaciones están listas para instalarse".

Si ve estas ventanas emergentes antes de una reunión de Zoom, evite hacer clic en la opción "actualizar ahora". En su lugar, espere hasta el final de su jornada laboral para ejecutar todas las actualizaciones de software.

20. Identifique y resuelva los primeros signos de "fatiga de Zoom

Cuando asiste a una sesión, ¿siente a menudo que todo el mundo le está mirando? A veces, las reuniones largas y frecuentes pueden provocar una sobrecarga cognitiva y hacer que te sientas abrumado y agotado.

Estos son signos de "fatiga Zoom", un síntoma frecuente entre los trabajadores virtuales. Afortunadamente, hay algunos pasos que puede dar para remediarlo.

Jeremy Bailenson, profesor de comunicación del Virtual Human Interaction Lab (VHIL) de la Universidad de Stanford, hace algunas sugerencias en su libro trabajo de investigación que ayudan a aliviar los síntomas de la fatiga de Zoom:

• Reducir el tamaño de la ventana de Zoom
• Activar la opción "ocultar vista propia" durante reuniones remotas consecutivas
• Apagar el vídeo durante las reuniones largas para descansar de la pantalla
• Haz pausas de audio para controlar la presión de estar constantemente activo verbalmente

Los consejos y trucos de Zoom te ayudarán en tu próxima llamada

Aunque puede que las reuniones de Zoom no siempre ofrezcan la mejor experiencia, es innegable que Zoom tiende un puente eficaz entre equipos globales y remotos, facilitando el acceso a la información.

Con estos sencillos consejos y trucos de Zoom, organizar reuniones de Zoom con éxito será coser y cantar.

Facilite el trabajo a distancia iniciando sus reuniones de Zoom directamente desde las tareas de ClickUp. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp .