Con equipos en todas las geografías y profesionales equipados para trabajar a distancia desde cualquier lugar, ¿podría imaginarse el lugar de trabajo moderno sin un vídeo? de videoconferencia como Zoom?
A medida que evoluciona la dinámica de trabajo, Zoom es tan esencial como la máquina de café. También lo es saber cómo comportarse en estas reuniones: su etiqueta virtual.
Dominar el Zoom protocolo de reuniones no se trata sólo de ser educado. Se trata de fomentar una experiencia de comunicación profesional, productiva y, en última instancia, de mayor intento correcto para todos los implicados.
Las buenas prácticas, como la puntualidad y el contacto visual, forman parte del protocolo universal de las reuniones, virtuales o no. Pero un plataforma de videoconferencia también requiere que conozcamos algunas otras reglas tácitas.
¿Qué es el protocolo de reuniones de Zoom?
La etiqueta de las reuniones de Zoom es un conjunto de directrices sobre el comportamiento adecuado durante las videollamadas. Lo abarca todo, desde la vestimenta y los antecedentes hasta la forma de comunicarse.
Dominar estos principios fomenta un entorno positivo y productivo, maximizando los beneficios de las reuniones virtuales. ⭐
Piense en la etiqueta de Zoom como reglas tácitas que crean un entorno respetuoso y centrado en el que todo el mundo se siente escuchado y las ideas fluyen libremente. Todo ello aprovechando al máximo las funciones exclusivas de la plataforma.
Importancia de la etiqueta en las reuniones de Zoom
Un protocolo adecuado en las reuniones de Zoom es crucial para garantizar una interacción eficaz y respetuosa. Minimiza las distracciones, promueve la escucha activa y garantiza una comunicación clara y concisa. Como resultado, puede esperar mejor comprensión y colaboración dentro del equipo.
Estas son algunas de las ventajas de seguir el protocolo de Zoom:
- Aumento de la productividad: Cuando todo el mundo sigue la etiqueta establecida, las reuniones se desarrollan con más fluidez y permiten centrar los debates. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida y a un uso eficiente del tiempo
- Mejora de la profesionalidad: Prestar atención a la ropa y al fondo, y participar activamente en la llamada, ayuda a mantener una imagen profesional. Seguir las normas de etiqueta de Zoom también demuestra respeto por los demás participantes en la reunión
- Dinámica de equipo positiva: La comunicación respetuosa y el comportamiento atento durante las reuniones virtuales fomentan un sentimiento de confianza y camaradería en el equipo, incluso cuando los miembros se encuentran a kilómetros de distancia
- Reducción del estrés: Cuando todo el mundo sigue las directrices establecidas, disminuye la ansiedad que rodea a las interacciones virtuales, lo que crea un entorno de reunión más cómodo y libre de estrés para todos
En este sentido, veamos lo que no hay que hacer durante una llamada de Zoom.
Errores comunes de etiqueta en las reuniones de Zoom
Éstos son algunos de los errores más comunes que hay que evitar durante una reunión virtual:
1. Multitarea
Revisar el correo electrónico, navegar por las redes sociales o trabajar en otras tareas durante una reunión es irrespetuoso e improductivo. Mantente totalmente presente y participa en la conversación.
2. Ignorar el fondo
Un fondo desordenado o que distraiga puede desviar la atención de la conversación. Opta por un fondo limpio y neutro o utiliza fondos virtuales si es necesario. Si esto no es posible, puedes desenfocar el fondo.
3. Dominar los debates
Hablar por encima de los demás, monopolizar el protagonismo o interrumpir constantemente puede dificultar la participación y crear un ambiente hostil. Practica la escucha activa y deja hablar a los demás.
4. Comer delante de la cámara
Aunque parezcan inofensivos, los ruidos al masticar y tragar pueden distraer y desviar la atención. Evite comer durante las videollamadas.
5. No vestirse adecuadamente
Un atuendo poco profesional te hace parecer descuidado, independientemente de la naturaleza de la reunión. Vístete de forma profesional para tus llamadas de trabajo, incluso si trabajas desde casa.
6. No mantener el contacto visual
Imagina mantener una conversación cara a cara con alguien sin mirarle a los ojos. Imposible, ¿verdad? Y, sin embargo, a menudo nos olvidamos de hacerlo en una reunión virtual y pasamos más tiempo mirando nuestra imagen o la dirección general de la pantalla. O peor aún, manteniendo la cámara apagada.
Consejos de etiqueta para reuniones de Zoom que promueven una comunicación eficaz
Ahora que ya hemos abordado los escollos, he aquí algunos consejos prácticos para navegar por el mundo de las llamadas de Zoom con elegancia y eficacia:
Prepárese como un profesional
La preparación previa a la reunión le mantendrá seguro y sin estrés durante las reuniones. Del mismo modo que te prepararías para una presentación tradicional o un debate en un tablero, sigue una lista de control profesional como parte de la etiqueta de tu reunión de Zoom. Esto es aún más importante para los anfitriones de reuniones.
- Ten en cuenta tu zona horaria: Programa las reuniones a horas convenientes para todos los asistentes
- Fije una agenda y comparta materiales: Si usted es el anfitrión, asegúrese de comunicar elagenda de la reunión con antelación. Todos los invitados deben saber a qué atenerse y cuál será su rol en la reunión. Es igualmente importante enviar invitaciones sólo a las personas pertinentes. Invitar a compañeros de trabajo que no necesitan participar o tomar decisiones puede entorpecer la calidad de la reunión. Si te han invitado a una reunión de Zoom, lee atentamente la agenda y haz preguntas para aclarar cualquier duda antes de la reunión.
- **Comprueba tu equipo y tu conexión (a internet) antes de unirte a la reunión para evitar problemas técnicos. Aunque esto es crucial para el anfitrión de la reunión, cada participante debe probar su micrófono y cámara para evitar distracciones y retrasos
- Busca un lugar tranquilo: El ruido de fondo puede ser molesto y distraer. Elija una ubicación tranquila y libre de interrupciones para que usted y sus colegas puedan centrarse en el debate
- Llega pronto: Marca la pauta entrando unos minutos antes de la hora prevista
- **Las reuniones de Zoom no suelen durar más de 45-60 minutos. Si tiene que programar una reunión larga, planifique breves descansos para que los participantes no se sientan agotados.
Consejo extra: Crea listas de control que puedas utilizar en todo tu equipo y guárdalas como plantillas con
Listas de control de ClickUp
lista de comprobación ClickUp reunión de zoom agendas y preparación con plantillas de listas de control en ClickUp
Presentaciones
Como anfitrión, debe presentarse a sí mismo y a los demás al comienzo de la reunión. Pendiente de la agenda y la preparación con plantillas de listas de comprobación en ClickUp.
También puedes animar a los participantes a que se presenten.
- **Como anfitrión, es una norma de etiqueta tener la cámara encendida y el micrófono sin silenciar cuando empiece la reunión. Tú diriges la reunión, así que es de mala educación que todo el mundo se quede mirando un rectángulo en blanco en la pantalla del ordenador. Si eres un invitado, es aceptable estar fuera de cámara si los demás asistentes también lo están.
- Configure su entorno con un fondo de Zoom: Si se une a la llamada desde su Inicio, una cafetería o un entorno que no sea de oficina, es una buena práctica configurar un fondo virtual más profesional o neutro. Así eliminarás las distracciones del movimiento o de la gente que te rodea.
Sea un participante atento
Aparta el teléfono, cierra las pestañas innecesarias y participa activamente en la conversación. Muestra interés a través de las expresiones faciales y el lenguaje corporal, aunque no estés delante de la cámara.
- Habla de forma clara y concisa: Enuncia tus palabras, evita palabras de relleno como "um" y "uh", y mantén tus intervenciones concisas y relevantes para el tema que se esté tratando
- Silencie el micrófono cuando no esté hablando: De este modo se elimina el ruido de fondo y se evitan interrupciones involuntarias, lo que garantiza el flujo fluido de la conversación
- Tenga en cuenta su lenguaje corporal: Mantenga una buena postura, evite inquietarse y mantenga el contacto visual con la cámara (o el nombre del orador). Asentir con la cabeza, sonreír y mantener el contacto visual (con la cámara) transmiten escucha activa y compromiso
- Explora funciones como las reacciones y el chat: Los botones de reacción te ofrecen un método aceptable para expresar una opinión o hacer una pregunta mientras otra persona está hablando. Por ejemplo, puedes "levantar la mano" para que el orador sepa que debe hacer una pausa y cederte la palabra. O puedes reconocer un logro o una celebración mediante reacciones de "aplauso" o "corazón". Del mismo modo, la función de chatear es una forma estupenda de compartir enlaces e ideas sin interrumpir el flujo de la reunión.
- **El uso compartido de la pantalla es una herramienta poderosa, pero hay que tener cuidado con lo que se ve. Cierra las pestañas innecesarias y evita mostrar archivos personales que te distraigan
- **Si necesitas grabar la reunión para consultarla en el futuro, pide siempre permiso y da una razón válida. Todos los participantes deben saber que se está grabando la reunión y el propósito de la grabación
Consejo extra: ¡No subestimes el poder de una sonrisa! Aunque estés delante de una cámara, una sonrisa genuina puede transmitir calidez, compromiso y energía positiva, y establecer el tono para una reunión más agradable y productiva.
Maximice el potencial de la reunión con mejoras tecnológicas
Explore las distintas funciones e integraciones de Zoom, desde encuestas y salas de reuniones hasta el uso compartido de pantallas. Visite herramientas que mejoran sus reuniones a la vez que se adaptan a sus necesidades específicas. Por ejemplo, puede utilizar ClickUp como un completo planificación de reuniones herramienta.
Vista del Calendario ClickUp
Visualice todas las reuniones, tareas y plazos de su equipo en un solo lugar con la herramienta Vista del Calendario de ClickUp . Evite cambiar de plataforma o perder el seguimiento de las fechas importantes. Puede filtrar fácilmente por equipo, proyecto o persona para centrarse en lo relevante.
gestione y organice proyectos, y programe tareas a través de la flexible vista Calendario de ClickUp para mantener a los equipos sincronizados_
Reuniones de ClickUp Reuniones ClickUp va más allá de la videoconferencia básica al integrarse perfectamente con la plataforma de gestión de proyectos ClickUp.
Entre sus funciones se incluyen
- Programación centralizada: para invitar a los asistentes a reuniones y gestionar las confirmaciones de asistencia dentro de ClickUp
- Recordatorios automatizados: Para recibir notificaciones a tiempo y mantener a todo el mundo al día
- Notas de la reunión y elementos de acción: Para capturar los puntos clave y asignar tareas de seguimiento directamente durante la llamada
Pizarras ClickUp
ClickUp ofrece un sistema de función de Pizarra incorporada que transforma tu llamada de Zoom en una entorno de trabajo colaborativo . Lluvia de ideas, esbozo de diagramas o crear cronogramas en tiempo real mejorando la comunicación visual y el compromiso.
colabore visualmente con los miembros de su equipo en las Pizarras de ClickUp para intercambiar ideas y convertirlas en acciones concretas
Tareas de ClickUp
Utilice esta función para
/ref/ https://clickup.com/features/tasks convertir elementos de acción en tareas procesables /%href/
dentro de la plataforma. Esto agiliza la comunicación, fomenta la rendición de cuentas y mantiene a todo el mundo en la misma página incluso después de finalizada la reunión.
establezca fácil y rápidamente las fechas de inicio y vencimiento de una tarea en ClickUp o utilice ajustes condicionales para que las fechas se repitan o para crear una nueva tarea tras su finalización
Termina con una nota destacada
Para terminar bien no basta con marcar casillas. Inyecte personalidad o humor (dependiendo del tono de la reunión) para dejar una impresión duradera.
Un rápido "Estoy deseando ver lo que vamos a conseguir ahora" o un chiste compartido pueden despertar la expectación ante futuras reuniones Reuniones con Zoom .
- El anfitrión se marcha el último: Deja que los asistentes se vayan a su ritmo y que digan sus últimas palabras antes de desconectarse. La mejor práctica en este caso es que el anfitrión cuelgue después de que todos los demás hayan abandonado la reunión
- Resuma los puntos clave y los elementos de acción: Recapitule brevemente el debate, destaque los puntos clave y asigne elementos de acción claros con fechas límite para asegurarse de que todo el mundo se va con un sentido de propósito y responsabilidad
- Deje espacio para preguntas: Antes de dar por terminada oficialmente la reunión, deje unos minutos para preguntas o aclaraciones finales. De este modo se garantiza que se aborden las preocupaciones de todos y que los asistentes salgan de la reunión con una nota positiva
- Destaque los logros: Si la reunión ha dado lugar a progresos o avances, dedique un momento a reconocer el esfuerzo colectivo y a celebrar el resultado. Esto refuerzael trabajo en equipo positivoy motiva una mayor colaboración
- Exprese su gratitud: Agradezca a sus colegas su participación y su tiempo. Fomenta un sentimiento de aprecio y anima a participar activamente en futuras reuniones
Consejos extra:
- Si procede, aprovecha el impulso de la reunión actual para programar la siguiente de forma provisional. Esto ahorra tiempo en el futuro y demuestra proactividad en la gestión de proyectos
- UtiliceNotas de ClickUp para capturar los puntos clave y los elementos de acción en tiempo real, permitiendo que todos puedan consultarlos rápidamente después de la reunión
- Asigne tareas directamente en ClickUp, estableciendo plazos y asignando propietarios específicos para el seguimiento
- Reflexione sobre su rendimiento e identifique áreas de mejora. ¿Habló demasiado rápido? ¿Le distrajo el fondo? Utilice esta información para mejorar su presencia virtual en futuras reuniones
capture notas e ideas de reuniones en ClickUp en tiempo real_
Más allá de la convocatoria
La etiqueta de las reuniones de Zoom se aplica incluso después de la reunión. Es fundamental enviar resúmenes de las reuniones y los elementos de acción inmediatamente después de la reunión. Anime también a los participantes a compartir sus ideas y sugerencias para futuras reuniones. ✏️
Consejo extra: Documente las buenas prácticas y normas para las reuniones de Zoom. Compártalas como directrices en su organización para que todo el mundo esté en la misma página en futuras videoconferencias.
Iniciar una reunión de Zoom directamente desde una tarea de ClickUp
Predicar con el ejemplo: Protocolo de reuniones de Zoom
A medida que evolucionan los lugares de trabajo, Zoom se ha convertido en nuestra sala de estar, sala de conferencias e incluso en el lugar de la hora feliz. Y la etiqueta eficaz de Zoom es una calle de doble sentido.
Si te responsabilizas de ti mismo y tratas a los demás con respeto, puedes contribuir a un entorno virtual más productivo, atractivo y, en última instancia, más satisfactorio para todos.
Al adoptar estos consejos de Zoom y aprovechar el poder de ClickUp, estarás bien encaminado para navegar por el mundo de las reuniones de Zoom con confianza y profesionalismo. 🎉 Dale a tus reuniones de Zoom la ventaja de ClickUp ¡hoy mismo!