Cuando se gestionan varios proyectos o se trabaja en tareas complejas, es necesario contar con todas las manos en la masa. Facilita el trabajo, mejora los resultados y ayuda a cumplir los plazos de entrega.
Pero para que esto suceda, primero tiene que conseguir que los miembros de su equipo estén en la misma página y asegurarse de que todos tengan siempre acceso a la información más reciente. Esto ayuda al equipo a trabajar en equipo para encontrar soluciones innovadoras, compartir ideas y aportar múltiples perspectivas.
Habrá instancias en las que, en lugar de recurrir a interminables CC y reenvíos de correo electrónico, sólo quiera compartir una nota rápida con un miembro del equipo: una actualización breve, un recordatorio rápido o una simple nota aclaratoria. Es mucho más fácil y rápido.
En este artículo, compartimos algunos consejos y trucos para compartir notas y colaborar como un profesional.
Escenarios habituales para compartir notas
Los miembros de un equipo comparten notas y mensajes todo el tiempo. Discuten lo que se destacó durante una reunión, comparten pensamientos, dan contexto a ciertas tareas, discuten actualizaciones o simplemente proporcionan retroalimentación.
Éstos son algunos de los escenarios más comunes para el uso compartido de notas.
- Después de reuniones de equipo: Crear un resumen rápido del acta de la reunión para repasar los puntos clave que se trataron y trabajar en elementos de acción específicos
- Colaboración en proyectos: Aportar comentarios sobre las tareas, desarrollar ideas y proponer soluciones creativas
- Reuniones con clientes: Confirmar los puntos discutidos mutuamente, captar los requisitos del cliente, añadir contexto y destacar las tareas críticas
- Creación de contenidos: Anotar y compartir ideas, coordinar tareas, hacer una lista de los resultados de la investigación y de las directrices para proporcionar a los miembros del equipo suficiente información de base
- Equipos multifuncionales: Aclarar temas complejos, intercambiar ideas de distintas funciones y documentar tareas, plazos y personas asignadas en una carpeta compartida
- Soporte al cliente: Documentar las interacciones con un cliente en un ticket concreto, coordinarse internamente para encontrar la mejor forma de resolver una queja y pasar información entre agentes que estén trabajando en una consulta de un cliente
**Más información 5 estrategias para tomar notas mejor y con más eficacia
Métodos para compartir notas
Si te imaginas a ti mismo garabateando frenéticamente ideas y pensamientos cuando piensas en compartir notas, te sugerimos que utilices un método más eficaz estrategia para tomar notas . Las notas y listas poco claras son la perdición de una comunicación eficaz y pueden dar lugar a muchos malentendidos.
Utilice la función Mapas mentales de ClickUp para mejorar sus notas
Estos son algunos métodos eficaces que puede utilizar para tomar notas claras y concisas.
- Método del esquema: Las ideas se representan mediante una estructura jerárquica. Las ideas principales se sitúan en la parte superior de la estructura. Los subtemas y los detalles de compatibilidad se ramifican a partir de la idea principal. Toda la representación se asemeja a un árbol y sus ramas, y es la mejor manera de mostrar el flujo de información al explicar un concepto
- Método de correlacionar mentalmente: Un método visual para tomar notas en el que el tema principal se sitúa en el centro y múltiples líneas radiales representan ideas conectadas. El sitiométodo de toma de notas con mapas mentales es estupendo para comprender cómo se interconectan los diferentes conceptos
- Método de gráficos: Las notas individuales se organizan en tablas. Es perfecto cuando quieres comparar un conjunto de información con otro. Las tablas pueden tener varias filas y columnas para ayudarte a organizar varias ideas y detectar patrones
- Método Cornell: También utiliza una tabla para organizar las ideas, pero de una forma ligeramente diferente. Hay tres columnas en la tablaMétodo Cornell para tomar notas. La columna de la izquierda representa las ideas, la del medio incluye pistas para recordarlas y la de la derecha contiene un resumen rápido de conclusiones relacionadas con la idea
He aquí un ejemplo rápido de cómo utilizar el método Cornell para tomar notas notas de reunión .
| Notas | Cues | Resumen |
|---|---|---|
| Aumentar la notoriedad de la marca |
Generar nuevos contactos a través de las redes sociales Objetivos de la campaña Aumentar la notoriedad de la marca en un 15% y mejorar la generación de contactos a través de las redes sociales en un 20% | Mensajes clave: Destacar los puntos fuertes del producto e incentivar a los usuarios para que lo prueben | Canales de redes sociales: Instagram y YouTubeBoletines mensualesArtículos, libros blancos, libros electrónicos | Canales de promoción | Utilizar los canales de medios sociales existentes y utilizar el marketing por correo electrónico y la creación de contenidos para impulsar el alcance de los clientes | Medios de comunicación social: 10.000 dólares | Redes sociales: 10.000 $ Correo electrónico: 5.000 $Creación de contenidos: 15.000 $ Asignación del presupuesto El presupuesto total de 30.000 $ se distribuirá entre varias iniciativas en función del canal
💡Pro Tip: Si se está preparando para una reunión, utilice el método del esquema para tomar notas para un conjunto más avanzado de funciones
- iPhone: Anotar rápidamente tus pensamientos es muy cómodo con Notas en tu iPhone. Selecciona la carpeta Notas en iCloud para abrir una nueva nota. Organiza tus ideas en una nota de iCloud utilizando tablas y listas de control para listas de pendientes importantes. Incluso puedes cargar imágenes, bocetos o documentos escaneados para añadir más contexto. Guarda tus notas en tu carpeta de iCloud
- Dropbox Paper: La aplicación de Dropbox para tomar notas está diseñada para que los equipos puedan colaborar en tiempo real. Añade personas asignadas a elementos de acción junto con fechas límite dentro de la nota compartida. También te permite incrustar vídeos, imágenes y archivos en tu documento como referencia
💡Pro Tip: Supera la sobrecarga de información organizando los detalles esenciales utilizando diferentes métodos para tomar notas para crear notas bien estructuradas con ricas funciones de edición. Elige entre las opciones de formato predefinidas para añadir secciones, viñetas y párrafos y organizar la información fácilmente. También puedes invitar a miembros de tu equipo a colaborar en tiempo real. Cualquier cambio en la lista de notas compartidas se reflejará inmediatamente en el documento para que los miembros del equipo invitados sólo dispongan de la información más reciente.
Obtenga una vista rápida de todas sus Subpáginas conectadas y relaciones en ClickUp Docs para mantenerse organizado y mantener el trabajo conectado
Cree carpetas con varios documentos para diferentes temas y guárdelos en la carpeta Docs Hub para que los miembros de su equipo puedan acceder a ellos.
💡Pro Tip: Si hace malabares con múltiples tareas y elementos de acción, elija un app de listas de tareas pendientes . Con sus exhaustivas opciones de edición, puede dar formato a las notas, organizarlas de forma lógica y convertir sus entradas en tareas rastreables. Asígnelas a nuevos colaboradores junto con las fechas límite para que todo el mundo se mantenga alineado.
La función Bloc de notas de ClickUp es sencilla e intuitiva para tomar notas detalladas o crear listas de control
Añada tareas a listas de control mediante la función de arrastrar y soltar de ClickUp para que todas las tareas se ejecuten sin problemas. Anote ideas incluso cuando esté fuera de casa utilizando la extensión de ClickUp para Chrome o la aplicación móvil.
💡Pro Tip: Leverage plantillas para tomar notas .
Intercambie ideas, elabore estrategias o correlacione flujos de trabajo con las pizarras ClickUp de colaboración visual
Puede realizar lluvias de ideas, crear estrategias y correlacionar conceptos en un lienzo digital, incluso cuando su equipo trabaja a escala mundial.
Cree ideas, conéctelas entre sí, añada una conexión y utilice notas adhesivas en línea para añadir contexto a cada idea. Puede añadir tareas directamente en la Pizarra y asignarlas a los miembros del equipo, lo que significa que pasar de la ideación a la ejecución nunca ha sido tan fácil.
💡Pro Tip: En lugar de crear una nueva pizarra para representar las ideas cada vez, utilice plantillas para pizarra blanca le ayuda a generar ideas de alta calidad en cuestión de segundos. Todo lo que tienes que hacer es introducir tu indicación, y ClickUp Brain te ofrecerá sugerencias relevantes para cualquier tema.
Resume notas de reuniones en un instante con ClickUp Brain
ClickUp Brain puede incluso analizar una grabación de su reunión (o sus actas documentadas) para generar notas de reunión eficaces. Esto le ahorra la molestia de crear manualmente notas de reunión y le ayuda a agilizar el proceso de documentación de información y requisitos críticos. Con unos pocos clics, puede crear tablas y transcripciones, compartir una nota, elaborar respuestas rápidas a conversaciones y crear informes de estado y agendas de reuniones.
Más información: Las 10 mejores herramientas de IA para tomar notas en 2024
5. Estandarizar la toma de notas para cada situación
ClickUp ofrece una enorme biblioteca de plantillas web para cada caso de uso.
Si busca algo que le facilite el proceso de toma de notas, ¡lo tenemos!
Aquí tienes cinco plantillas que puedes utilizar para diferentes escenarios de toma de notas.
1. Plantilla de notas de clase ClickUp
Plantilla de notas de clase
Los estudiantes pueden utilizar la plantilla Plantilla de notas de clase de ClickUp para organizar sus trabajos escolares, deberes y enlaces útiles en un único lugar. La plantilla tiene secciones que le ayudarán a crear un repositorio estructurado de notas de clase, y puede aplicarse a cualquier asignatura. Seleccione la sección que desea ver eligiendo un título de nota de una tabla de contenidos preconstruida.
2. ClickUp Plantilla de notas diarias
Plantilla de notas diarias de ClickUp
Lista tus pensamientos, da vida a tus ideas y gestiona la información importante con la plantilla Plantilla de notas diarias de ClickUp . Es el lugar perfecto para registrar sus pensamientos y reflexiones y anotar rápidamente elementos de acción. Las vistas y campos personalizados facilitan la organización de la información y la visualización de las tareas importantes de un vistazo.
3. Plantilla de notas para formadores de ClickUp
Plantilla de notas para el formador de ClickUp
Capture y documente los puntos importantes de las sesiones de formación con la plantilla Plantilla de notas para formadores de ClickUp . Se trata de una herramienta estupenda para que los formadores más ocupados planifiquen sus sesiones, documenten la información y realicen un seguimiento de los comentarios de los alumnos. Puede compartirla con otros formadores para que todas las sesiones sigan un proceso estándar.
4. Plantilla de estilo de nota de reunión ClickUp
Plantilla de estilo de nota de reunión de ClickUp
¿Está cansado de crear interminables notas para cada reunión? Utilice la plantilla Plantilla de estilo de notas para reuniones de ClickUp para facilitar la toma de notas en las reuniones. El formato personalizable le permite anotar rápidamente los momentos clave de la reunión. Organice los puntos de acción, las decisiones y los datos en secciones relevantes, y utilice el filtro de búsqueda para navegar hasta elementos específicos.
5. Plantilla de nota de proyecto ClickUp
Plantilla de nota de proyecto de ClickUp
Utilice la plantilla Plantilla de nota de proyecto ClickUp para documentarlo todo sobre sus proyectos. Aproveche el formato coherente para registrar los detalles del proyecto, mostrar actualizaciones, realizar un seguimiento del progreso y compartir información. Clasifique la información de forma lógica para que todo el mundo reciba las últimas actualizaciones del proyecto cuando abra la nota.
Maximizar la eficacia del equipo: El poder del uso compartido de notas y la colaboración eficaces
Tomar y compartir notas de forma eficaz es clave para transmitir la información correcta a los miembros del equipo, especialmente cuando se colabora en un proyecto. Evita malentendidos, añade contexto a las tareas y facilita mucho el trabajo complejo.
Las notas son una forma de comunicación sencilla y pueden ayudar a garantizar que todo el mundo está en la misma página en lo que respecta a detalles minúsculos pero importantes, como horarios de reuniones, otros mensajes, plazos de tareas y recordatorios de proyectos.
Añadir a su flujo de trabajo las herramientas adecuadas para tomar notas puede simplificar la colaboración en equipo. Funciones como el control de acceso, la edición colaborativa, la asignación de tareas y la gestión de documentos pueden ayudar a los equipos a mejorar la coordinación y alcanzar sus metas con mayor rapidez.
Si está considerando las aplicaciones para tomar notas disponibles en el mercado, considere la posibilidad de probar la app de notas y plataforma de productividad todo en uno de ClickUp. Sus sólidas funciones, como las pizarras interactivas y los blocs de notas enriquecidos, ofrecen todo lo necesario para compartir notas y colaborar fácilmente. Regístrate gratis, gratuito/a hoy mismo y descubre cómo ClickUp puede mejorar la toma de notas.